BELAC 3-13 Rev 1-2014

PROCEDURE DE GESTION DES

ENREGISTREMENTS LIES AUX ACTIVITES DE BELAC

Mise en application : 01.07.2014

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 HISTORIQUE DU DOCUMENT
Rvision et date
Motif de la rvision Porte de la rvision
dapprobation
0 Le prsent document reprend, sans modification du contenu du
CC texte, les informations prcdemment inclues au manuel de
- Procdure crite qualit BELAC 1-01 Rv 4 2008.
17.01.2011 Ajout dinformations sur les supports lectroniques utiliss
- runion 27.01.2011
1 Modifications de nature ditoriale, afin de prendre en compte
Secr. l'volution de la pratique Rvision complte
25.06.2014

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 PROCEDURE DE GESTION

DES ENREGISTREMENTS LIES AUX ACTIVITES DE BELAC

1. OBJET ET REFERENCES NORMATIVES

Le prsent document a pour objet de dfinir les modalits de gestion des enregistrements lis
aux activits de BELAC et plus particulirement :

- les dossiers individuels daccrditation ;

- les dossiers des auditeurs et experts et des membres du personnel du secrtariat de BELAC.
- les documents relatifs aux sances des instances de BELAC.
- les documents relatifs au suivi du systme de management.

Chaque fois que pertinent, les aspects identification, approbation, diffusion, confidentialit et
archivage sont abords.

La gestion des enregistrements relatifs aux documents de systme de management est dcrite
dans le document BELAC 3-01.

Le document ci-aprs est conforme et se rfre aux parties concernes de la norme EN

ISO/IEC 17011.

2. DESTINATAIRES

Avec suivi des mises jour :

- Les membres de la Commission de Coordination

- Les membres du Bureau d'accrditation
- Le Secrtariat dAccrditation
- Les auditeurs

Sans suivi des mises jour :

- Tout demandeur

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3. DISPOSITIONS GENERALES RELATIVES AUX
ENREGISTREMENTS.

Les enregistrements peuvent prendre une forme matrielle (sur papier) ou informatise. Le
terme document quand il est utilis dans ce document recouvre tous les formats
denregistrement (papier et support informatis).

BELAC a mis en place divers outils informatiques destins faciliter la production et la

gestion des enregistrements ainsi que la mise disposition et la circulation des informations.

Sont ainsi disponibles en particulier :

- un rseau interne pour larchivage de documents ;
- une application informatise pour la gestion des dossiers daccrditation ;
- une application informatise pour la gestion des donnes relatives aux auditeurs et
experts.

Les principes relatifs la diffusion et larchivage dcrits ci-aprs sont applicables aux deux
types denregistrements (documents papier et informatiss).

4. LES DOSSIERS INDIVIDUELS DACCREDITATION.

4.1. Identification

Ds rception d'une demande complte en vue de l'obtention d'une accrditation, un dossier

individuel est ouvert au nom du demandeur et un numro unique d'identification est attribu. Ce
numro sert de rfrence lors de toute action ultrieure relative la gestion du dossier.

4.2. Contenu

Sont verss au dossier:

- tous les changes de courrier (postal ou lectronique) entre BELAC et le demandeur, les
membres des quipes d'audit, les instances concernes et les autres partenaires ventuels;
- des rapports d'valuation;
- les autres documents relatifs la gestion du dossier et la prparation des dcisions ;
- une copie des certificats d'accrditation et de leurs annexes techniques.

4.3. Confidentialit

Toutes les documents relatifs un dossier d'accrditation sont traites dans des conditions de
stricte confidentialit. Le dossier est plac sous la responsabilit du secrtariat.

Sauf requte judiciaire, les informations ne sont accessibles qu'aux membres :

- du secrtariat, dans le cadre du suivi administratif du dossier;
- du Bureau d'Accrditation appel mettre un avis relatif l'accrditation;
- de la Chambre de Recours appele statuer dans le cadre de l'examen d'une plainte ou

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 d'un recours relatif ce dossier;
- d'une quipe d'audit international dans le cadre d'une valuation pralable
l'tablissement d'un accord de reconnaissance mutuelle.

4.4. Archivage

Les enregistrements sont conservs aussi longtemps que l'organisme est titulaire d'une
accrditation et pendant 7 ans aprs un retrait. Toutefois, pour les cycles d'accrditation antrieurs
au cycle en cours et celui qui le prcde immdiatement, l'archivage peut tre limit aux :
- demandes daccrditation
- rapports d'valuation
- dcisions daccrditation
- copie de certificats et annexes techniques.

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5. LES DOSSIERS DES AUDITEURS ET EXPERTS

5.1. Contenu

Pour chaque auditeur ou expert, le secrtariat tient jour les donnes suivantes :
- un CV tabli sur un formulaire type et une fiche dvaluation qui confirme les secteurs
daccrditation et les secteurs techniques pour lesquels la personne a les comptences
ncessaires pour tre dsigne ;
- les informations relatives aux stages de formation et sminaires d'information suivis par
l'auditeur ;
- le statut en ce qui concerne la qualification ;
- les rapports d'valuation des activits de l'auditeur et les actions qui en dcoulent.

5.2. Confidentialit

Les informations concernant les reprises aux dossiers des auditeurs et les experts sont soumises
aux rgles de confidentialit. Sauf en ce qui concerne les activits professionnelles de l'auditeur
ou expert, elles ne peuvent tre transmises des tiers sans l'accord crit de l'intress.

Les informations sont places sous la responsabilit du secrtariat et ne sont accessibles qu

lintress et aux membres :
- du secrtariat, dans le cadre du suivi administratif du dossier;
- du Bureau d'Accrditation;
- de la Chambre de Recours appele statuer dans le cadre de l'examen d'une plainte ou
d'un recours impliquant l'auditeur ou lexpert;
- d'une quipe d'audit international dans le cadre d'une valuation ' pour des accords de
reconnaissance mutuelle.

5.3. Archivage

Les informations relatives aux auditeurs sont conserves aussi longtemps que l'auditeur ou
lexpert est actif et pour une priode de 7 ans aprs un retrait des listes d'auditeurs.

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6. LES DOCUMENTS RELATIFS AUX SEANCES DES INSTANCES
DE BELAC

6.1. Elments

Sont concerns, les documents relatifs aux sances des instances de dcision de BELAC (Bureau
d'Accrditation, Commission de Coordination, Chambre de Recours).
Les documents sont identifis par un code qui dfinit l'instance et un numro d'ordre
chronologique.

6.2. Modalits pratiques

Le type de document, les responsabilits en matire de rdaction ainsi que les modalits de
diffusion et de respect des obligations de confidentialit sont dfinies au rglement d'ordre
intrieur respectif de chaque instance et/ou aux procdures de gestion spcifiques.

6.3. Archivage

Le secrtariat assure l'archivage, pour une dure minimum de 7 ans, d'un exemplaire des ordres du
jour et procs-verbaux de runion et, le cas chant, du rapport annuel de chaque instance.

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7. LES DOCUMENTS RELATIFS AU SUIVI DU SYSTEME DE
MANAGEMENT

7.1. Elments

Sont concerns, les documents relatifs

- la gestion des plaintes et recours, litiges et observations;
- aux contrles thmatiques (actions qualit);
- l'organisation, excution et suivi des audits internes et revues du systme.

7.2. Diffusion

Ont accs aux documents de systme de management :

- les membres du secrtariat habilits leur gestion quotidienne;
- les membres de la Commission de Coordination en particulier pour l'valuation des
audits internes et des revues du systme;
- les membres d'une quipe d'audit international lors d'une valuation pour les accords de
reconnaissance mutuelle.

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