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Gesto da Informao e Documentao

Conceitos bsicos em Gesto Documental

Mdulo
3 Ciclo de Vida dos Documentos

Braslia - 2015
Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira

Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares

Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica


Diretoria de Comunicao e Pesquisa
SAIS - rea 2-A - 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMRIO

3.1 Fases da Gesto Documental ......................................................................................... 6

3.2 Teoria das Trs idades:................................................................................................... 7

3.3 Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade........................................................ 9


Mdulo
3 Ciclo de Vida dos Documentos

As fases de uma gesto documental englobam um conjunto de procedimentos referentes


produo, utilizao e destinao dos documentos, compreendendo desde a criao at a
eliminao ou o recolhimento para a guarda permanente, e tm como objetivos:

Assegurar, de forma eficiente, a produo, a utilizao e a destinao dos documentos;


Garantir que a informao esteja disponvel quando e onde seja necessrio;
Contribuir para o acesso e conservao dos documentos de guarda permanente,
levando em conta o seu valor probatrio, cientfico ou histrico;
Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para a pesquisa;
Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.

As fases da gesto documental podem ser dividas em 3, clique para conhecer cada uma delas:

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3.1 Fases da Gesto Documental

Primeira fase - PRODUO:

Essa fase corresponde produo dos documentos provenientes da execuo das atividades
de um rgo ou entidade. Nessa fase, importante ter o cuidado de evitar a produo de
documentos no essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de
automao. A fase composta pelos seguintes elementos:

elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;


controle da produo e da difuso de documentos e carter normativo;
utilizao de processadores de palavras e textos.

Segunda fase - UTILIZAO:

Refere-se ao fluxo de trabalho percorrido pelos documentos, durante o cumprimento de sua


funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
A segunda fase da gesto de documentos compreende:

os mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas


especficas de classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao
da informao;
a gesto de arquivos correntes e intermedirios (que veremos mais adiante); e
a implantao de sistemas de arquivo.

Terceira fase - DESTINAO:

Essa fase envolve as atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica em decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
sero preservados permanentemente.

Para que a destinao dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:

cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gesto de documentos;


manter processos contnuos de avaliao, com aplicao dos prazos de guarda e
destinao final dos documentos;
promover a eliminao peridica dos documentos que j tenham cumprido os prazos
de guarda e no possuam valor secundrio.

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3.2 Teoria das Trs idades:

A teoria das trs idades define o valor temporal de um documento, ou seja, a necessidade de
mant-lo em virtude de sua importncia no tempo. Esse processo avaliativo tem como objetivo
determinar o tempo necessrio de permanncia nos arquivos (corrente e intermedirio), at
que seja dada a destinao final dos documentos: eliminao ou guarda permanente.

Veremos, mais adiante, que essa destinao realizada utilizando o cdigo de classificao de
documentos e a tabela de temporalidade.

Veremos, mais adiante, que essa destinao realizada utilizando o cdigo de classificao
documentos e a tabela de temporalidade.

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Conhea as caractersticas de cada idade:

Conjunto de documentos vinculados aos fins imediatos


para os quais foram produzidos ou recebidos e que,
ARQUIVO
1 IDADE mesmo cessada sua tramitao, conservam-se junto
CORRENTE
aos rgos produtores em razo da frequncia com
que so consultados.
Conjunto de documentos originrios de arquivos
ARQUIVO
2 IDADE correntes, com uso pouco frequente, que aguardam
INTERMEDIRIO
sua destinao final.
Conjunto de documentos preservados em carter
ARQUIVO
3 IDADE definitivo, em funo do seu valor, como prova,
PERMANENTE
garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

Os documentos de idades CORRENTE e INTERMEDIRIA tm valor administrativo. J os


documentos PERMANENTES tm valor histrico.

Um documento que se encontra em idade CORRENTE poder ter 3 destinaes:

Eliminao;
Transferncia para o arquivo intermedirio;
Recolhimento para o arquivo permanente.

J um documento que est na idade INTERMEDIRIA poder ter 2 destinaes:

Eliminao;
Recolhimento para o arquivo permanente.

Por fim, um arquivo que se encontra em idade PERMANENTE jamais ser eliminado, pois
tem valor histrico.

Conhecendo mais sobre cada idade, temos:

a) 1 idade - Arquivo Corrente

Nessa fase, encontramos os documentos que esto em curso, em trmite


ou que foram arquivados, mas que so objetos de consultas frequentes.

Os documentos em fase corrente so conservados nos locais onde foram


produzidos, sob a responsabilidade do rgo produtor.

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b) 2 idade - Arquivo Intermedirio

A idade intermediria refere-se aos documentos que no so mais de uso


corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo,
aguardam, no arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido
em tabela de temporalidade e destinao para serem eliminados ou
recolhidos ao arquivo permanente.

c) 3 idade - Arquivo Permanente

Como o prprio nome sugere, arquivo permanente refere-se aos


documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu
valor histrico, probatrio ou informativo.

Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histrico. Aqueles
que o possuem sero recolhidos idade permanente e jamais sero eliminados. Portanto,
apenas os documentos histricos so recolhidos.

Voc deve estar se perguntando...

E como saber quando um documento deve ser classificado em arquivo corrente, intermedirio
e permanente?

E por quanto tempo ele dever ser arquivado?

Essas informaes voc encontrar no cdigo de classificao e na tabela de temporalidade!

3.3 Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade

O Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade so instrumentos arquivsticos que


tratam das regras utilizadas para definir a classificao dos documentos, bem como o tempo
que eles permanecero no arquivo.

Vimos anteriormente que existem 3 tipos de idades em que os documentos podem estar. So
elas: corrente, intermediria e permanente.

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Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definio de qual o
tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Cdigo de Classificao
dos Documentos e a Tabela de Temporalidade.

a) Cdigo de Classificao de documentos

Classificar organizar, e, neste caso, a organizao dos documentos em um arquivo. A


classificao feita a partir da anlise do contedo dos documentos, para posteriormente
selecionar a categoria do assunto. Uma vez classificado, o documento poder ser facilmente
localizado e corretamente arquivado.

O instrumento utilizado para essa anlise o Cdigo de Classificao de Documentos, que


estabelece as regras de classificao de todo e qualquer documento produzido ou recebido
por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.

O ato de classificar refere-se ao processo de insero dos documentos em classes.

A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-


se em referencial bsico para sua recuperao.

No Cdigo de Classificao de Documentos, funes, atividades, espcies e tipos documentais


genericamente denominados assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo
com as funes.

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Um Plano de Classificao de Documentos dividido em classes e subclasses, grupos e
subgrupos. Para compreendermos o uso de um Plano de Classificao, vamos conhecer o
Plano de Classificao para as Atividades-Meio da Administrao Pblica Federal, elaborado
pelo Conarq:

Mas o que so atividades-meio e atividades-fim?

Atividade-fim: designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma


instituio. So as que identificam a rea de um rgo, na qual so desenvolvidos processos de
trabalho que do caractersticas evidentes s aes que por definio constituem o objetivo
para o qual a instituio foi criada.

Atividades-meio: designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de


uma instituio, aquelas que se prestam a dar condies para que uma empresa atinja seus
objetivos sociais, ou seja, as atividades desempenhadas pela empresa, que no coincidem
com os fins principais.

O CONARQ regulamentou, por meio da Resoluo N 14, de 24 de outubro de


2001, o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Atividades-Meio
da Administrao Pblica, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes
dos rgos, e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
s Atividades-Meio da Administrao Pblica.

O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica -


Atividades-meio, elencado abaixo, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe
000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL, e a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS.

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Entretanto, as demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim
do rgo. Essas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos a elaborao de
seu prprio Plano de Classificao para as Atividades-fim, seguindo orientaes da instituio
arquivstica na sua esfera especfica de competncia.

Veja um exemplo com a estrutura organizacional:

Classes:

000 Administrao Geral;


100 Contas;
200 Fiscalizao;
300 Denncia; Representao; Consulta; Solicitao;
400 Ato sujeito a registro;
500 Coeficientes de participao constitucional;
600 Vaga;
700 Outros assuntos referentes a controle externo;
800 Sesso do plenrio e da Cmara;
900 Assuntos Diversos Incluem-se documentos de carter genrico referentes
administrao geral, cujos assuntos no possuem classificao especfica nas demais
classes do cdigo.

A classe 000, Administrao Geral, tem como subclasses:

010 - Organizao e funcionamento;


020 - Pessoal;
030 - Material;
040 - Patrimnio;
050 - Oramento e Finanas;
060 - Documentao e Informao;
070 - Comunicaes;
080 - Aes correcionais, de controle interno e ouvidoria;
090 - Outros assuntos referentes administrao geral.

Cada subclasse pode possuir subgrupos:

Exemplo:

Subclasse: 050 Oramento e Finanas

Grupo: 051 Oramento

Subgrupos: 051.1 Programao oramentria


051.11 Previso oramentria

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Note que os cdigos numricos refletem uma relao de subordinao:

Classe

Subclasse

Grupo

Subgrupo

Essa subordinao representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos
tratados.

Essas regras, para a atividade-meio, so definidas pela Administrao Pblica Federal, por
meio do CONARQ, que um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da
Justia, tm por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como
rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa
visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

Caso queira saber mais sobre o Conarq, acesse o link:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf

Vimos at aqui as regras para classificao dos documentos, mas como definir o tempo de
guarda?

A guarda dos documentos definida pela Tabela de Temporalidade! Lembrando que h uma
tabela para cada tipo de atividade: atividade-meio e atividade-fim!

Todo documento dentro da Administrao Pblica tem um tempo de vida til. Esse tempo
denominado prazo de guarda, e no possvel determin-lo de forma aleatria, existem
parmetros definidos na legislao brasileira para isso.

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b) Tabela de Temporalidade

A Tabela de temporalidade o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos glo, no qual
devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferncia ao
arquivo central/intermedirio e sua destinao final, que seria a eliminao ou o recolhimento
ao arquivo permanente.

A Tabela de Temporalidade um instrumento dinmico de gesto de documentos e precisa


estar sempre atualizada, para incluso dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser
produzidos e as mudanas que normalmente ocorrem na legislao.

A Tabela de Temporalidade construda a partir do Cdigo de Classificao dos Documentos


e um instrumento arquivstico resultante de uma avaliao, que tem por objetivo definir
prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso glo informao.
Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar:

Conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de


suas atividades.
Assunto: os documentos de uma instituio sero organizados pela hierarquia de
atividades e funes. Para isso, utilizado um ndice que contm todos os cdigos e
a sua referncia, para facilitar na hora da procura.

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Prazos de guarda nas fases corrente e intermediria: o prazo de guarda representa o
tempo em que um documento ficar arquivado, nas fases corrente e intermediria.
Esse prazo estipulado pensando-se, tambm, nas necessidades de quem elaborou
os documentos.
Destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Observaes: o local destinado para incluir informaes adicionais, justificativas e
orientaes sobre suporte informao e o destino dos documentos na tabela
necessria sua compreenso e aplicao.

A Tabela de temporalidade e destinao para documentos de arquivo, que elaborada


em cada rgo ou entidade do Poder Executivo Federal, deve ser encaminhada ao Arquivo
Nacional para aprovao e posterior divulgao, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.

(Fonte: Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal SIGA. Ministrio da Justia/
Arquivo Nacional)

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A partir dos exemplos de classificao dos documentos, vimos que a destinao do documento
Previso Oramentria, utilizando-se a Tabela de Temporalidade, de 2 anos.

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