Clase 29 y 30 - Gestion de RRHH

Diplomado
Gestin de Proyectos TI
Gestin de RRHH del Proyecto
Ernesto Ganoza Rodrguez, PMP
1
Objetivos del Mdulo
Comprender los conceptos de la gestin de recursos humanos en
proyectos
Reconocer la importancia de incluir en la planificacin temas como:
perfiles de competencias, cronograma de incorporaciones y liberacin
de recursos, disear sistemas de reconocimiento y recompensas
Presentar criterios de toma de decisiones para incorporar RRHH al
equipo, ya sea internos o externos
Distinguir con claridad la diferencia entre actividades de construccin
de equipo (Ejecucin) y gestin del equipo (Control)
Valorizar las habilidades directivas como competencias clave para el
xito en la gestin de proyectos.
2
3
Gestin de los RRHH del Proyecto
Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al
equipo del proyecto:
Gestin de RRHH
Planificar la
Adquirir
Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Los proyectos no son slo planillas de clculos, diagramas de Gantt y

planes. Las personas sern las que harn realidad un proyecto exitoso y
de all la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de
manera apropiada.
4
Incluye los procesos:
Desarrollar el Plan de RRHH: identificar y documentar roles,
responsabilidades, habilidades y relaciones de comunicacin
Adquirir el Equipo del Proyecto: confirmar la disponibilidad de los recursos
humanos y formar el equipo del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejorar las competencias, la interaccin
y el ambiente del equipo.
Dirigir el Equipo del Proyecto: dar seguimiento al desempeo de los
miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y
gestionar cambios del equipo
Estos procesos interactan con el de otras reas de conocimiento, lo que

puede requerir una replanificacin a lo largo del proyecto:
Ejemplo: se puede requerir Incluir nuevos miembros en el equipo donde:
Su nivel de experiencia (o falta) puede impactar en los riesgos del proyecto
Su nivel de competencia puede impactar en la duracin, costo, alcance de las actividades
5
Equipo del proyecto:
Personas asignadas al proyecto, con roles y responsabilidades
definidas
Cantidad y roles varan a medida que el proyecto avanza.
La participacin temprana del equipo en la toma de decisiones y
planificacin del proyecto es beneficiosa.
Aportan experiencia profesional y fortalece su compromiso con el
proyecto
Equipo de Direccin del Proyecto:
Subgrupo responsable de actividades del liderazgo y direccin de fases
Proyectos pequeos: pueden ser administrados slo por el director del
proyecto.
El patrocinador del proyecto trabaja con el equipo de direccin del
proyecto: financia, aclara el alcance, monitorea el avance, influye en
otros interesados.
6
Qu es dirigir y liderar el equipo del proyecto?
Influenciar factores humanos que podran tener impacto en el
proyecto:
ambiente de equipo
ubicacin geogrfica de los miembros del equipo
la comunicacin entre los interesados
las polticas internas y externas
los asuntos de ndole cultural
la singularidad de la organizacin
Asegurar el comportamiento profesional y tico del equipo
tica Profesional:
Conjunto de normas morales
que rigen la conducta humana
7
Gestin de RRHH
Planificar la
Desarrollar Plan de Gestin de RRHH

Adquirir
Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Es el proceso de identificar y documentar los roles dentro de un

proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las
relaciones de comunicacin, as como de crear un plan para la
gestin de personal.
8
Contiene el plan para la direccin de personal, el cual incluye:
El cronograma para la adquisicin y posterior liberacin del personal.
La identificacin de las necesidades de capacitacin del equipo.
Las estrategias para fomentar el espritu de equipo
Los planes de reconocimiento y programas de recompensas
Las consideraciones relativas al cumplimiento
Los asuntos relacionados con la seguridad
El impacto del plan en la organizacin.
Los recursos pueden pertenecer o no a la organizacin
Otros proyectos pueden requerir los mismos recursos
9
Diagrama de Flujo del Proceso
Gestin de RRHH
Adquirir
Equipo
Gestin Integracin
Desarrollar
Plan de Dir. del Proyecto Plan de Gestin Desarrollar
Plan DP
de RRHH Equipo
Gestin del Tiempo Desarrollar Dirigir

Plan de Equipo
Estimar
Requisitos d/l Recursos Gestin de Gestin de Riesgos
Recursos
RRHH Identificar
Riesgos
Activos de los Procesos

Empresa
Factores Ambientales
Gestin de Costos
Estimar
Costos
Herramientas y Tcnicas:
1. Organigrama y Descripcin de Cargos
2. Creacin de Relaciones de Trabajo
3. Teora de la Organizacin
4. Juicio Experto
5. Reuniones
10
Entradas:
1. Plan de Direccin del Proyecto
Ciclo de vida del proyecto y los procesos aplicados a cada fase
Como ser ejecutado el proyecto
Plan de gestin de cambios (monitoreo y control)
Plan de gestin de la configuracin
Mtodos de comunicacin con los interesados
2. Requerimiento de Recursos
Requerimientos preliminares de recursos y sus competencias
Perfiles de competencias para desempear cada rol
11
Entradas:
3. Factores Ambientales de la Empresa
Cultura y estructura de la organizacin
Recursos humanos existentes
Polticas de administracin del personal
Condiciones del mercado
4. Activos de los Procesos de la Organizacin
Procesos y polticas estndar de la organizacin y descripciones de
roles estandarizados
Plantillas para organigramas y descripciones de cargos
Informacin histrica de estructuras organizativas que han funcionado
en proyectos anteriores
12
1. Organigramas y Descripciones de Cargos
Asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable
inequvoco y que todos los miembros del equipo comprendan
claramente sus roles y responsabilidades.
Tres tipos de formato: jerrquico, matricial y texto
13
Diagramas Jerrquicos
Utilizacin de la estructura tradicional de organigrama para
representar cargos y relaciones en un formato grfico
descendente.
Ejemplos de Diagramas Jerrquicos:
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): descomposicin de los
entregables en paquetes de trabajo.
Estructura de Desglose Organizacional (EDO): descomposicin
organizacional de acuerdo a diferentes reas de la organizacin.
Estructura de Desglose de Recursos: descomposicin por tipo y
categora de recurso.
14
Diagrama Jerrquico (Organigrama)
15
Diagramas Matriciales
Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM)
Muestra las relaciones entre las actividades o los paquetes de
trabajo y los miembros del equipo del proyecto.
El formato matricial muestra todas las actividades asociadas
con una persona y todas las personas asociadas con una
actividad.
Ejemplo de RAM: Diagrama RACI
Responsible: responsable, quien ejecuta la tarea
Accountable : aprueba, ve que la tarea se cumpla (no la ejecuta)
Consulted: consultada
Informed : informada
16
Diagramas Matriciales
Matriz RAM (Responsibility Assignment Matrix)
Actividad Pedro Marcela Rogelio
Buscar informacin X
Realizar estudio de mercado X
Analizar costo beneficio X
x = responsable
Matriz RACI
Actividad Pedro Marcela Rogelio
Buscar informacin A R C
Realizar estudio de mercado A R C
Analizar costo beneficio I A R
Responsable (R), Aprueba (A), Consultado (C), Informado (I)
17
Formatos tipo texto:
Descripcin detallada de las responsabilidades de los
miembros del equipo
Informacin resumida de:
responsabilidades
autoridad (nivel de toma de decisiones)
competencias y calificaciones
Se pueden usar como plantillas para proyectos futuros.
Rol Responsabilidad Autoridad Competencias
18
Interaccin formal e informal con otras personas dentro de
una organizacin, industria o ambiente profesional.
Permite comprender los factores polticos e
interpersonales que tendrn un impacto sobre las
opciones de direccin de personal.
Mejora el conocimiento y el acceso a informacin de
RRHH como competencias, especialidades y asociados
externos
19
Suministra informacin relativa a la manera en que se
comportan las personas, los equipos y las unidades de la
organizacin.
El uso eficaz de esta informacin puede disminuir la
cantidad de tiempo, costo y esfuerzo necesarios para crear
la planificacin de los recursos humanos
Considerar que las respuestas individuales, el desempeo
individual y las caractersticas de las relaciones personales
varan en funcin de las diferentes estructuras
organizacionales.
20
La pirmide de Maslow formula en su
teora una jerarqua de necesidades
humanas y defiende que conforme se
satisfacen las necesidades ms bsicas
(parte inferior de la pirmide), los seres
humanos desarrollan necesidades y
deseos ms elevados (parte superior de
la pirmide)
21
La teora X y la teora Y son dos teoras contrapuestas de
direccin definidas por Douglas McGregor
Supuestos de la teora X Supuestos de la teora Y
1. Trabajan lo menos posible. 1. Consideran al trabajo natural como el juego.
2. Se auto dirigen hacia la consecucin de los
2. Carecen de ambicin.
objetivos que se les confan.
3. Evitan responsabilidades. 3. En ciertas condiciones, buscan responsabilidades.
4. Prefieren que las manden. 4. Tienen imaginacin y creatividad.
5. Se resisten a los cambios. 5. Sienten motivacin y desean perfeccionarse.
6. Son crdulas y estn mal 6. Asumen los objetivos de la empresa si reciben
informadas. compensaciones por lograrlos.
7. Asumen los objetivos de la empresa si reciben
7. Hara muy poco por la empresa
compensacin por lograrlos, sobre todo
si no fuera por la direccin.
reconociendo los mritos.
22
McClelland estableci en 1961 que
la motivacin de un individuo
puede deberse a la bsqueda de
satisfaccin de tres necesidades
dominantes:
De logro,
De poder
De afiliacin.
23
Herzberg propuso la Teora de la motivacin e higiene:
Factores de higiene Factores de motivacin
Sueldo y beneficios Logros
Poltica de la empresa y su Reconocimiento
organizacin Independencia laboral
Relaciones con los compaeros Responsabilidad
de trabajo Promocin
Ambiente fsico
Supervisin
Status
Seguridad laboral
Crecimiento
Madurez
Consolidacin
24
4. Juicio Experto
Utilizado para:
Definicin inicial de competencias requeridas
Evaluacin de roles segn descripciones existentes
Determinar esfuerzo preliminar y cantidad de recursos
Determinar relacin de jerarquas de acuerdo a la cultura org.
Determinar plazos requeridos para armar el quipo de proyecto
Identificar riesgos asociados con la adquisicin, retencin y
liberacin de recursos
Cumplimiento de normas laborales y contractuales
5. Reuniones
Reuniones de planificacin del equipo de direccin del
proyecto
25
Salidas:
1. Plan de Recursos Humanos
Gua sobre el modo en que los recursos humanos deben
ser definidos, adquiridos, dirigidos, supervisados y
finalmente liberados.
El plan debe incluir:
Roles y Responsabilidades
Organigramas del Proyecto
Plan para la Direccin del Personal
26
Salidas:
Rol. Describe la parte de un proyecto de la cual una persona
est encargada. Ej. analista de negocios, coordinador de
pruebas.
Autoridad. Derecho a asignar los recursos del proyecto, tomar
decisiones y firmar aprobaciones.
Responsabilidad. El trabajo que se espera que realice un
miembro del equipo del proyecto a fin de completar las
actividades del mismo.
Competencia. La habilidad y la capacidad requeridas para
completar las actividades del proyecto.
27
Ejemplo Descripcin Roles y Responsabilidades
Rol Responsabilidades
Jefe rea de Responsable de implementar la configuracin y el desarrollo de las
Sistemas aplicaciones involucradas en el proyecto, efectuar la migracin de datos, definir
e implementar la arquitectura e interfaces asociadas.
Arquitecto TI Administra los requerimientos funcionales y tcnicos, los cuales plasma en la
plataforma para darles cumplimiento. Tiene administracin sobre el ciclo de
vida de desarrollo de software para estructurar el trabajo de manera eficiente.
Administrador de Entrega gua, recomendaciones e implementaciones referente a las base
Base de Datos de datos para poder utilizarla de manera eficiente dentro de los proyectos de
(DBA) desarrollo y mantencin en cada una de las fases que lo requiera.
Analista Formaliza requerimientos funcionales para poder ser implementado en las

diferentes herramientas tecnolgicas definidas para el proyecto.
Desarrolladores Implementan las funcionalidades en java usando especificaciones entregadas

Java en casos de uso y capaces de implementar las integraciones necesarias dentro
de las fases que as lo requieran.
28
Salidas:
Organigrama del Equipo de Proyecto
Representacin grfica de los miembros del equipo del
proyecto y de sus relaciones de comunicacin.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, puede ser
formal o informal, muy detallado o formulado de manera
general. Gerente
Proyecto
DBA Arquitecto
Lder Lder Lder Lder

Sistemas Analistas Desarrollo Testing
Analistas de Desarrrolla- Analistas

Ing. Sistemas
Negocio dores Testing
29
Salidas:
Plan para la Direccin de Personal
Describe cundo y cmo se adquirir el equipo de proyecto, y
cuanto tiempo ser requerido
Debe considerar:
Adquisicin de personal
Calendario de recursos
Plan de liberacin de recursos
Necesidades de capacitacin
Reconocimiento y recompensas
Cumplimiento de Normativas
Seguridad
30
Adquisicin de personal:
los recursos humanos provendrn de la organizacin o de fuentes
externas contratadas?
Los miembros del equipo debern trabajar en un lugar centralizado o
podrn trabajar desde ubicaciones distantes?
Cules son los costos asociados con cada nivel de experiencia
necesario para el proyecto?
Cunta asistencia pueden suministrar el departamento de recursos
humanos de la organizacin y los gerentes funcionales al equipo de
direccin del proyecto?
31
Calendarios de recursos:
Identifica los das laborables, turnos y asignaciones especificas de los
recursos durante el transcurso del proyecto
Histograma de recursos: diagrama de barras que ilustra la cantidad de
horas que una persona, un departamento o todo el equipo del
proyecto ser requerido por semana o por mes durante el desarrollo
del proyecto.
Recursos
Semanas
32
Plan de liberacin de recursos:
Determinar el mtodo y el tiempo de liberacin de recursos. Posibilidad de
compartir o transferir a otros proyectos (Estructura Matricial)
Necesidades de capacitacin:
Desarrollar un plan de capacitacin si los miembros del equipo que se asignarn
no posean las competencias requeridas
Reconocimiento y recompensas
Definir un claro criterio y sistemas para ayudar a la promocin y reforzamiento de
las conductas deseadas
Cumplimiento de normativas:
Contener Criterios Claros sobre estndares deseado de desempeo
Se recomienda vincularlos a los indicadores clave de Tiempo y Costos
Estrategias para cumplir
Puede con
Fijarse en doslas normas
sentidos: gubernamentales
Reconocimiento aplicables
desempeo individual en materia
o del equipo
de recursos
humanos.
Comunicadas apropiada y oportunamente , para mantener la motivacin .
Seguridad:
Polticas y procedimientos que protegen a los miembros del equipo frente a los
peligros relacionados con la seguridad (Accidentes de trabajo)
33
Sistema de Reconocimiento y Recompensas: Ejercicio
Al elaborar el plan reflexione acerca de los principales puntos a considerar para disear
un sistema de reconocimiento y recompensas. Las siguientes preguntas los guiarn:
1. A quin/quienes debera premiarse en un sistema de reconocimiento y
recompensas en el proyecto?
2. Qu elementos premiara en sus colaboradores (Actividades, conductas,
habilidades, conocimientos, resultados)?
3. De acuerdo a su criterio, le parece adecuado reconocer un desempeo normal de
acuerdo a objetivos fijados o solo premiara los logros que superen los
requerimientos del proyecto?
4. Cunto y con qu frecuencia le parece adecuado premiar a su gente?
5. Discutir con el grupo: les parece mas adecuado reconocer al individuo nicamente,
al equipo o a ambos?
6. Qu instrumentos utilizara para medir el desempeo de la gente en la gestin del
proyecto?
7. Seale al menos tres beneficios concretos que obtendr en la gestin del proyecto
a partir de la implementacin de un sistema de reconocimiento y recompensas.
8. Estn los reconocimientos y recompensas alineados a la importancia del
proyecto? PD: Aplique estas preguntas al momento de generar el
Plan de RRHH en su trabajo grupal 34
Gestin de RRHH
Planificar la
Adquirir
Adquirir el Equipo del Proyecto

Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Es el proceso de confirmar la disponibilidad de los recursos

humanos y obtener el equipo necesario para completar las
actividades del proyecto.
Sus principales acciones estn orientadas a:
Conseguir los mejores recursos humanos para el
proyecto
Desarrollar habilidades de negociacin para
conseguirlos dentro de la organizacin
Incorporar herramientas de reclutamiento y
seleccin si hay que contratarlos
35
Gestin de RRHH
Planificar la
Adquirir

Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Por lo tanto, deben considerarse los siguientes factores:

Negociar e influir sobre las personas que pueden suministran los
recursos requeridos
Evaluar el impacto de no disponer los recursos requeridos
Considerar recursos alternativos con similares competencias
(o inferiores), sin infringir aspectos legales, normativos u obligatorios
36
Gestin de RRHH
Gestin del Tiempo
Planificar Estimar
Plan de Gestin de RRHH Gestin RH Recursos
Estimar
Duracin
Activos de los Procesos Calendario de Recursos Desarrollar
Empresa Desarrollar
Factores Ambientales Equipo
Adquirir Cronograma
Equipo
Dirigir Gestin de Costos

Asignacin de Recursos Equipo Determinar
Presupuesto
Actualizar Plan Gestin RH

Gestin Integracin
Herramientas y Tcnicas Desarrollar
1. Asignacin Previa Plan DP
2. Negociacin
3. Adquisicin
4. Equipos Virtuales
5. Anlisis decisin multicriterio
37
Entradas:
1. Plan de Gestin de RRHH
Los roles y las responsabilidades que definen los cargos,
las habilidades y las competencias que requiere el
proyecto.
Los organigramas del proyecto, que indican la cantidad de
personas necesarias para el mismo.
El plan para la direccin de personal, que define los
perodos de tiempo durante los cuales se necesitar a cada
miembro del equipo del proyecto.
38
Entradas:
2. Factores Ambientales de la Empresa
La informacin existente de los recursos humanos
Disponibilidad, niveles de competencia, experiencias previas,
inters en el proyecto, costos
Polticas de administracin de personal (interno y externo)
Estructura de la organizacin
Ubicacin geogrfica: nica o mltiple.
Polticas, procesos y procedimientos de la organizacin
39
1. Asignacin Previa
Seleccin anticipada de los miembros del equipo:
Promesa de recursos humanos especficos en el marco de una
propuesta competitiva (Licitaciones que exigen especificar al
personal asignado)
Proyecto que depende de la experiencia de determinadas
personas
El acta de constitucin del proyecto define determinadas
asignaciones de personal.
40
2. Negociacin
Negociacin de la asignacin de personal al proyecto:
Gerentes Funcionales: para asegurar personal con competencias
apropiadas dentro del plazo requerido,
Otros proyectos: para obtener recursos humanos escasos o
especializados
Organizaciones externas: para obtener
recursos humanos adecuados, escasos,
especializados, calificados, certificados
o de otro tipo
3. Adquisicin
Adquisicin de servicios de fuentes externas
Consultores individuales o subcontratacin de trabajo a otra
organizacin
41
Grupos de personas con un objetivo comn, con roles
definidos, sin tiempo para reuniones presenciales
Comunicacin electrnica hace posible este formato:
correo electrnico, audio y video conferencias por Internet
El equipo virtual permite:
Formar equipos de personas de la misma empresa que viven en
diferentes reas geogrficas
Incorporar empleados que
trabajan desde su domicilio
Formar equipos de personas que
trabajan en horarios diferentes
Incluir personas con limitaciones
de movilidad o discapacitados
42
4. Equipos Virtuales ()
Algunas desventajas:
Posibilidad de malos entendidos
Sentimientos de aislamiento
Dificultad para compartir conocimiento y experiencia entre
los miembros del equipo
Dedicar tiempo adicional para aclarar expectativas, resolver
conflictos, entender diferencias culturales
43
5. Anlisis decisiones multicriterio
Criterio de seleccin de recursos por ponderacin de:
Disponibilidad durante el tiempo del proyecto
Costo dentro del presupuesto
Experiencia relevante para el proyecto
Competencia requerida
Conocimiento del cliente, proyectos similares
Habilidades relevantes en uso de herramientas de gestin
Actitud para trabajo en equipo
Factores Geogrficos (ubicacin, zona horaria, idioma)
44
Salidas:
1. Asignaciones del Personal del Proyecto
Un proyecto est dotado de personal cuando las personas
apropiadas han sido asignadas y esta asignacin ha sido
documentada.
2. Calendario de Recursos
Documentar los perodos de tiempo durante los cuales
cada miembro del equipo puede trabajar en el proyecto,
considerando vacaciones y compromisos con otros
proyectos
3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Actualizar el plan de recursos humanos.
45
46
Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al
equipo del proyecto:
Gestin de RRHH
Planificar la
Adquirir
Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Los proyectos no son slo planillas de clculos, diagramas de Gantt y

planes. Las personas sern las que harn realidad un proyecto exitoso y
de all la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de
manera apropiada.
47
Gestin de RRHH
Planificar la

Adquirir
Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Es el proceso de identificar y documentar los roles dentro de un

proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las
relaciones de comunicacin, as como de crear un plan para la
gestin de personal.
48
Gestin de RRHH
Adquirir
Equipo
Gestin Integracin
Desarrollar
Plan de Dir. del Proyecto Plan de Gestin Desarrollar
Plan DP
de RRHH Equipo
Gestin del Tiempo Desarrollar Dirigir

Plan de Equipo
Estimar
Requisitos d/l Recursos Gestin de Gestin de Riesgos
Recursos
RRHH Identificar
Riesgos
Activos de los Procesos

Empresa
Factores Ambientales
Gestin de Costos
Estimar
Costos
1. Organigrama y Descripcin de Cargos
4. Juicio Experto
5. Reuniones
49
Gestin de RRHH
Planificar la
Adquirir

Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Es el proceso de confirmar la disponibilidad de los recursos

humanos y obtener el equipo necesario para completar las
actividades del proyecto.
Deben considerarse los siguientes factores:
Negociar e influir sobre las personas que
pueden suministran los recursos requeridos
Evaluar el impacto de no disponer los recursos
requeridos
Considerar recursos alternativos con similares
competencias (o inferiores), sin infringir
aspectos legales, normativos u obligatorios
50
Gestin de RRHH
Gestin del Tiempo
Planificar Estimar
Plan de Gestin de RRHH Gestin RH Recursos
Estimar
Duracin
Activos de los Procesos Calendario de Recursos Desarrollar
Empresa Desarrollar
Factores Ambientales Equipo
Adquirir Cronograma
Equipo
Dirigir Gestin de Costos

Asignacin de Recursos Equipo Determinar
Presupuesto
Actualizar Plan Gestin RH

Gestin Integracin
Herramientas y Tcnicas Desarrollar
1. Asignacin Previa Plan DP
2. Negociacin
3. Adquisicin
5. Anlisis decisin multicriterio
51
Gestin de RRHH
Planificar la
Adquirir
Desarrollar el Equipo del Proyecto

Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Es el proceso de mejorar las competencias, la interaccin entre

los miembros y el entorno general del equipo para lograr un
mejor desempeo del proyecto.
Produce como resultado:
una mejora del trabajo en equipo,
mejoras en las habilidades y competencias personales,
empleados motivados,
Reduccin de las tasas de rotacin y
Un desempeo mejorado.
52
El Director de Proyecto debe identificar, conformar, mantener,
motivar, liderar e inspirar al equipo para lograr un alto
desempeo
El trabajo en equipo es un factor crucial para el xito del
proyecto y el Director de Proyecto debe crear un ambiente
que lo faciliten
El alto desempeo del equipo puede lograrse mediante
Una comunicacin eficaz y abierta
El desarrollo de la confianza entre los miembros del equipo
La gestin de conflictos de manera constructiva
Toma de decisiones y resolucin de problemas en conjunto.
53
Objetivos del proceso:
Mejorar conocimientos y habilidades del equipo
Aumenta capacidad de completar entregables
Disminuye costos y plazos
Mejora Calidad
Mejorar sentimientos de confianza y cohesin en el equipo
Eleva la moral
Disminuye los conflictos
Fomenta el trabajo en equipo
Crear cultura de equipo dinmico y cohesivo
Mejora la productividad individual y grupal
Mejora el espritu de equipo y la cooperacin
54
Gestin de RRHH
Planificar
Plan de Gestin de RRHH Gestin RH
Gestin Adquisiciones
Conducir
Calendario de RRHH Asignacin del Personal Adquirir
Adquisiciones
Calendario de Recursos Equipo
Desarrollar
Equipo
Empresa Actualizacin Fact Amb
Evaluacin Desempeo Eq Dirigir

Equipo
Herramientas y Tcnicas
1. Habilidades Personales
2. Capacitacin
3. Desarrollo Espritu de Equipo
4. Reglas Bsicas
5. Reubicacin
6. Reconocimiento y Recompensas
7. Herramientas de evaluacin del personal
55
Entradas:
Definicin , asignacin, gestin, control y liberacin de los
recursos
Plan de capacitacin
Evaluaciones, recompensas, acciones disciplinarias
Lista documentada de la asignacin de los miembros del
equipo del proyecto.
3. Calendarios de Recursos
Disponibilidad de los miembros del equipo del proyecto
para participar en las actividades de desarrollo del equipo.
56
1. Habilidades Interpersonales
Conocidas como habilidades blandas
Habilidades de Comunicacin
Inteligencia Emocional
Resolucin de conflictos
Negociacin
Influencia
Creacin de equipos
Facilitacin de grupos
Permite reducir problemas y aumentar la cooperacin del
equipo
57
2. Capacitacin
Mejorar las competencias de los miembros del equipo
Puede ser formal o informal:
capacitacin en el aula
por Internet
basada en computadoras
en el lugar de trabajo por personal del equipo
La capacitacin programada se realiza segn el plan de
RRHH
La capacitacin no programada se realiza como resultado
de la observacin, la conversacin y las evaluaciones de
desempeo del proyecto.
58
3. Actividades de Desarrollo del Espritu de Equipo
Vara desde un asunto tratado en una reunin corta hasta
un seminario organizado fuera de la empresa para mejorar
las relaciones
Ayuda al equipo a conocerse y a trabajar en conjunto
Es un proceso permanente y debe considerar las etapas de
desarrollo de los equipos:
Formacin
Turbulencia
Normalizacin
Desempeo
Disolucin
59
Etapas del Desarrollo de un Equipo (modelo de Tuckman):
1. Formacin:
El equipo se rene y se informa acerca del proyecto y de
son sus roles y responsabilidades formales.
Los miembros del equipo tienden a actuar de manera
independiente y no suficientemente abierta
2. Turbulencia.
El equipo comienza a abordar el trabajo del proyecto, las
decisiones tcnicas y el enfoque de direccin del proyecto
Si hay miembros del equipo que no colaboran ni se
muestran abiertos a ideas y perspectivas diferentes, el
ambiente puede tornarse destructivo.
60
Etapas del desarrollo de un Equipo ()
3. Normalizacin.
Comienzan a trabajar en conjunto
Adaptan sus comportamientos y hbitos de trabajo para
apoyar al equipo.
Comienzan a confiar unos en otros.
4. Desempeo.
El Equipo funcionan como una unidad bien organizada
Son interdependientes y enfrentan los problemas con
eficacia y sin complicaciones.
5. Disolucin.
El equipo completa el trabajo y finaliza el proyecto.
61
Etapas del desarrollo de un Equipo
Formacin Conflicto Normalizacin Desempeo

Moral y Rendimiento
Productividad
Moral
Resultados y Ejecucin
62
4. Reglas Bsicas (Ground Rules)
Establecen expectativas claras acerca del comportamiento
aceptable por parte de los miembros del equipo
El compromiso temprano con pautas claras desde el
comienzo reduce los malentendidos y aumenta la
productividad.
Discutir las reglas bsicas permite a los miembros del
equipo descubrir valores que son importantes para unos y
otros (cdigos de conducta, trabajo en equipo, etc.)
Todos los miembros del equipo comparten la
responsabilidad de implementar estas reglas una vez que
han sido fijadas.
63
5. Reubicacin
Colocar a varios o a todos los miembros del equipo en la
misma ubicacin fsica para mejorar su capacidad de
trabajar en equipo.
La reubicacin puede ser temporal o a lo largo de todo el
proyecto.
Las estrategias para mejorar la comunicacin y sentido de
comunidad:
una sala de reuniones para el equipo
lugares para publicar cronogramas (carteleras)
otras comodidades (rincn del caf)
64
6. Reconocimiento y Recompensas
Reconocer y recompensar el comportamiento deseable
de acuerdo a la definicin previamente establecida en el
Plan de Gestin de RRHH
Ej. Buena disposicin y colaboracin, calidad de entregables, etc.
Una recompensa ser eficaz si satisface una necesidad
importante para la persona.
Premios tangibles (dinero, regalos, etc.)
Intangibles (reconocimiento publico, promociones, etc.)
El otorgamiento de premios debe hacerse en funcin de
una evaluacin de desempeo
65
7. Herramientas de evaluacin del personal
Permite ver reas de fortaleza y debilidad
Evala las preferencias, aspiraciones del equipo de
proyecto, como se procesa y organiza la informacin y las
tendencias en la toma de decisiones.
Algunas herramientas:
Encuestas de actitud
Evaluaciones especificas
Entrevistas estructuradas
Pruebas de habilidades
Focus group
66
Salidas:
1. Evaluaciones del Desempeo del Equipo
El desempeo de un equipo se mide en trminos de:
xito tcnico conforme a objetivos acordados del proyecto
(incluyendo los de calidad)
Desempeo segn el cronograma (finalizado en plazo requerido)
Desempeo segn el presupuesto (finalizado dentro de las
restricciones financieras)
La evaluacin de la efectividad del equipo incluye
indicadores como:
Mejoras en las habilidades y competencias
Reduccin en la rotacin del personal
Incremento en la cohesin del equipo (comparten informacin y
experiencias y se ayudan entre todos para lograr los objetivos
67
Salidas:
1. Evaluaciones del Desempeo del Equipo ()
La evaluacin del equipo permite identificar:
las necesidades de capacitacin y entrenamiento
Los cambios especficos para mejorar el desempeo del
equipo
Recursos apropiados o requeridos para implementar las
mejoras
2. Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa
Administracin del personal
Actualizaciones a los registros de capacitacin de
empleados y evaluaciones de habilidades.
68
Gestin de RRHH
Planificar la
Adquirir
Dirigir el Equipo del Proyecto

Gestin
Equipo
de RRHH
Desarrollar Dirigir
Equipo Equipo
Es el proceso de:
Dar seguimiento al comportamiento y desempeo de los
miembros del equipo
Proporcionar retroalimentacin
Gestionar conflictos y resolver problemas
Gestionar cambios en el equipo para optimizar el desempeo
del proyecto
69
Requiere habilidades de gestin para fomentar el trabajo en
equipo y crear equipos de alto desempeo:
Comunicacin
Gestin de conflictos
Negociacin
Liderazgo
Proponer tareas estimulantes a los miembros y recompensar

el alto desempeo del equipo.
70
Gestin de RRHH
Gestin Integracin Planificar
Plan de Gestin de RRHH
Monitorear y Gestin RH
Reportes de desempeo
Controlar
Asignacin del Personal Adquirir
Equipo
Gestin Interesados
Gestionar Desarrollar
Registro de problemas Evaluacin Desempeo
Participacion Dirigir Equipo
Equipo Gestin Integracin
Desarrollar
Actualizar Plan DP
Activos de los Procesos Plan DP
Empresa Ejecutar
Solicitudes de Cambio
Actualizacin Fact Amb Cont. Cambios
y Activos de los Procesos
Actualizar Documentos
Doc. del
Herramientas y Tcnicas Proyecto
1. Observacin y Conversacin
2. Evaluacin de Desempeo del Proyecto
3. Gestin de Conflictos
4. Habilidades Personales
71
Entradas:
Organigrama del Proyecto
Plan para la Direccin del personal
Lista de los miembros del equipo del proyecto.
3. Evaluaciones del Desempeo del Equipo
Evaluaciones formales o informales del desempeo del
equipo
4. Registro de Problemas
Documentar y monitorear la resolucin del problema
72
Entradas:
5. Informes de Desempeo del Trabajo
Control del cronograma
Control de costos
Control de calidad
Verificacin del alcance.
Certificados de reconocimiento
Boletines informativos y sitios Web
Estructuras de bonificaciones
Cdigo de vestimenta de la empresa
otros beneficios adicionales de la organizacin
73
1. Observacin y Conversacin
Contacto permanente con el trabajo y las actitudes de los
miembros del equipo del proyecto.
Se debe monitorear:
El avance de los entregables del proyecto
los logros que son motivo de orgullo para los miembros
los problemas interpersonales.
74
2. Evaluaciones del Desempeo del Proyecto
Clarificacin de roles y responsabilidades de los miembros
Retroalimentacin constructiva a los miembros del equipo
Permite descubrir problemas desconocidos o no resueltos
Genera planes de capacitacin individuales y establecer
objetivos especficos para perodos futuros.
Evaluaciones formales o informales, dependiendo de:
la duracin y complejidad del proyecto
poltica de la organizacin
requisitos de los contratos de trabajo
volumen y la calidad de las comunicaciones regulares.
75
3. Gestin de Conflictos
Los conflictos resultan inevitables en el ambiente de un
proyecto.
Fuentes de conflicto:
Escasez de recursos
Las prioridades del cronograma
Los estilos personales de trabajo
Las diferencias de opinin en el equipo pueden ser un:
Factor positivo: genera una mayor creatividad y una mejor toma
de decisiones
Factor negativo: se genera el conflicto y los miembros del equipo
son inicialmente responsables de resolverlas
76
3. Gestin de Conflictos ()
El director del proyecto interviene si el conflicto se
intensifica, facilitando una resolucin satisfactoria.
El conflicto debe abordarse cuanto antes y en privado,
mediante un enfoque directo y constructivo.
Si el conflicto que contina, puede ser necesario recurrir a
procedimientos formales, incluyendo acciones
disciplinarias.
77
Factores que influyen en la resolucin de conflictos:
La intensidad relativa e importancia del conflicto
La presin de tiempo que exista para resolver el conflicto
La posicin adoptada por los actores implicados
La motivacin para resolver el conflicto en el largo o en el
corto plazo
78
Tcnicas de resolucin de conflictos:
Apartarse/Eludir. Retirarse de una situacin de conflicto
real o potencial.
Suavizar/Reconciliar. Hacer hincapi en los puntos de
acuerdo ms que en las diferencias.
Consentir. Buscar soluciones que aporten un cierto grado
de satisfaccin a todas las partes.
Forzar. Imponer su propio punto de vista a costa de los
dems; ofrece nicamente soluciones de tipo ganar-
perder.
79
Tcnicas de resolucin de conflictos ()
Colaborar. Incorporar mltiples puntos de vista y visiones a
partir de perspectivas diversas; conduce al consenso y al
compromiso.
Confrontar/Resolver problemas. Tratar un conflicto como
un problema que debe resolverse mediante la evaluacin
de alternativas. Requiere una actitud de concesin mutua
y un dilogo abierto.
80
4. Habilidades Interpersonales
Habilidades tcnicas, humanas y conceptuales para
analizar las situaciones e interactuar de manera apropiada
con los miembros del equipo
Liderazgo
Influencia
Toma de decisiones
81
Liderazgo:
Capacidad para comunicar la visin e inspirar al equipo del
proyecto a fin de lograr un alto desempeo.
Influencia:
Habilidad para persuadir y expresar con claridad los puntos de
vista y las posiciones asumidas.
Escuchar de manera activa y eficaz.
Tener en cuenta las diversas perspectivas en cualquier
situacin.
Recopilar informacin relevante y crtica a fin de abordar los
asuntos importantes y lograr acuerdos, manteniendo la
confianza mutua.
82
Toma de decisiones eficaz:
Habilidad de negociar e influir sobre la organizacin y el
equipo de direccin del proyecto.
Requiere:
concentrarse en los objetivos
seguir proceso de toma de decisiones
estudiar los factores ambientales
desarrollar las cualidades personales de
los miembros del equipo
fomentar la creatividad del equipo
gestionar las oportunidades y los riesgos
83
Salidas:
1. Solicitudes de Cambio
Cambios en el personal, ya sea por eleccin o como
consecuencia de acontecimientos incontrolables pueden
afectar el plan para la direccin del proyecto
Problemas con el personal puede extender el cronograma
o exceder el presupuesto
Cambios en el personal pueden incluir:
Mover recursos a nuevas asignaciones
Externalizar parte del trabajo
Remplazar recursos que dejan el proyecto
84
Salidas:
2. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Plan para la direccin de personal.
3. Actualizar los documentos del proyecto
Registro de problemas
Descripcin de roles
Asignacin de recursos
4. Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa
Entradas para las evaluaciones del desempeo de la
organizacin .
Actualizaciones de las habilidades del personal.
85
Salidas:
5. Actualizacin de los Activos de la Empresa
Informacin histrica y lecciones aprendidas.
Plantillas.
Procesos estndar de la organizacin.
86
Entregable del Mdulo
87
Diplomado
Gestin de Proyectos TI
Gestin de RRHH del Proyecto
Ernesto Ganoza Rodrguez, PMP
88

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Ernesto Ganoza Rodrguez, PMP

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Por lo tanto, deben considerarse los siguientes factores:

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