PAUTAS PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO KAIZEN

Los equipos (crculos) Kaizen son equipos de trabajadores que se integran voluntariamente para
identificar, recoger, analizar y solucionar problemas de su rea de trabajo y convertirlos en mejoras
continuas; ya sean de calidad, productividad, mtodos, mantenimiento, seguridad, salud ocupacional,
ambiental, costos entre otros.

El trabajo kaizen puede resumirse en las siguientes etapas:

1. IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS Y SELECCIN DEL TEMA A TRABAJAR

En esta primera etapa se identifican las situaciones reales (problemas) que estn afectando el rea de
trabajo del equipo Kaizen el cual debe determinar la relevancia (importancia) de cada problema basado
en la medicin de por lo menos una variable de desempeo de la empresa (ej. Del rea de trabajo del
grupo Kaizen) y a partir de la relevancia y con una metodologa de seleccin (usando factores de
impacto, urgencia y tendencia) se escoge el problema a trabajar.

El tema puede enfocarse en los siguientes aspectos:

Muda de sobreproduccin: Producir ms de lo necesario debe considerarse como un crimen.

Muda de Inventario: El inventario debera considerarse como un enemigo que debe destruirse.
Muda de reparaciones: reprocesos, calidad.
Muda de procesamiento: tecnologas o diseos inadecuados conllevan a una muda de
procesamiento.
Muda de espera: cuando tenemos las manos inactivas.
Muda de transporte: el transporte es la parte esencial de las operaciones, pero el movimiento de
materiales o productos no agrega valor.

2. META Y PLAN DE ACTIVIDADES

Una vez escogido el tema se establece la meta la cual debe expresarse en trminos tangibles de qu,
cuanto y cuando se mejorar el problema.

A partir de esto se establece el plan de actividades (cronograma) el cual en lo posible deber coincidir
con el cronograma Kaizen Proveedores enviado por RENAULT-Sofasa o por lo menos deber finalizar
antes de la Convencin Kaizen Proveedores para que RENAULT-Sofasa pueda evaluar el trabajo y
seleccionar a los finalistas.

3. INVESTIGACIN Y ANLISIS DE CAUSAS

En esta etapa se debe recolectar los datos histricos que muestren el comportamiento de la variable de
desempeo en un periodo de tiempo. La variable de desempeo es la que expresa o mide el valor y
comportamiento del problema (Ej. Tasa de defectos, eficiencia, tiempos de paro no-programados,
productos producidos, das de inventario, etc.).

Debe tambin determinarse cules son las causas raz PROBABLES usando herramientas como
Diagrama de pareto, flujograma, diagrama causa efecto (Ishikawa o Espina de Pescado), arbol de fallas,
etc.

Hacer un anlisis estadstico permite demostrar cules son las causas raiz REALES y tambin identificar
otras variables que pueden ser mejoradas o perjudicadas al tratar de resolver el problema.

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4. GENERACIN DE CONTRAMEDIDAS Y PLAN DE IMPLEMENTACIN

Las contramedidas para resolver los problemas (eliminando las causas raz) deben ser ideas generadas
por el equipo y deben ser implementadas usando pocos recursos, es decir, minimizando la inversin.

Las contramedidas se deben especificar teniendo en cuenta el qu, cmo, cundo y quin es el
responsable de la contramedida y deben apuntar a resolver la causa raz del problema. Esto debe
resumirse en un plan que indique el Quien hace Qu y Cuando (Contramedida, responsable, plazo).

5. IMPLEMENTACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y VERIFICACIN DE RESULTADOS

Aqu el equipo implementa las contramedidas (ojala sin ayuda externa) verificando el efecto que tuvo
CADA contramedida sobre la variable de desempeo y la meta. Esto debe hacerse durante un periodo
de tiempo suficiente para demostrar estabilidad del nuevo valor de la variable de desempeo.

Al establecer el efecto total de las contramedidas debe determinarse si la meta se logr o no.

Tambin debe determinarse otros logros positivos y negativos que se hayan tenido al implementar las
contramedidas (Ej. Si se disminuye la tasa de defectos, la eficiencia del rea de trabajo debera
incrementar y las horas de retrabajo deberan disminuir)

6. ESTANDARIZACIN

Si se hizo una mejora en un proceso de la empresa, las contramedidas debern implementarse en otros
procesos similares por medio de un plan de actividades, que indique el Quien hace Qu y Cuando y
donde (Contramedida, ubicacin, responsable, plazo).

Adicionalmente se debe documentar las nuevas responsabilidades (a partir de las acciones) en

estndares escritos y didcticos. Los estndares deben indicar la accin (responsabilidad), Quin las
debe ejecutar, Donde, Cmo y Cuando las debe ejecutar.

7. LOGROS Y BENEFICIOS

Aqu debe determinarse si el esfuerzo del equipo Kaizen se traduce en una mejora de la competitividad
de su empresa en trminos de Calidad, Costo y/o Plazo (entregas) y que hay un retorno a la inversin
realizada.

Para esto debe determinarse cules son las reducciones de costo (beneficios econmicos) de TODOS
los recursos mejorados, las directas (que pueden ser restadas por la empresa inmediatamente a la
estructura de costo del producto/servicio) o las pendientes (aquellas que requieren que se cumplan
algunas condiciones antes de poder restarlas a la estructura de costo del producto/servicio). Los
beneficios econmicos se expresan en dinero por periodo de tiempo (Ej. XXX pesos por ao).

Todos los beneficios econmicos y el valor de la inversin deben ser revisados y avalados por el rea de
contabilidad (o de gestin) de la empresa.

Al final los beneficios econmicos en un periodo de tiempo determinado debern ser mayores a la
inversin realizada.

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Adicionalmente se debe documentar los logros intangibles o aprendizajes del grupo Kaizen durante su
trabajo.

8. PLAN FUTURO

Una vez finalizado el trabajo Kaizen, se debe plantear el comienzo de uno nuevo, por ejemplo trabajar
otro de los problemas identificados al inicio del trabajo y que no fue seleccionado, indicando el momento
de inicio del nuevo trabajo.

Al finalizar el trabajo Kaizen, las etapas anteriores deben resumirse en una presentacin diseada para
hacerse en 10 minutos mximo y que incluya:

A. Organizacin del equipo (empresa, integrantes, rea)

B. Identificacin de problemas y seleccin del tema a trabajar
C. Meta y Plan de actividades (cronograma)
D. Investigacin y anlisis de causas (Historia del desempeo, Variables adicionales, Identificacin
de causas raz, Confirmacin de las causas raz)
E. Generacin de contramedidas y plan de implementacin
F. Implementacin de acciones correctivas y verificacin de resultados (Efecto de cada
contramedida, Efectos negativos, Logro del objetivo, Otros logros)
G. Estandarizacin
H. Logros y beneficios
I. Plan futuro

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