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Data: 28/11//2016

Pedido Eletrnico

Manual prtico para usurio

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1. Implantao

Para a implantao do pedido eletrnico, entrar em contato com o

fornecedor e solicitar dados como: cdigo das lojas, endereo ftp, usurio e
senha do acesso, diretrios de envio e recebimento, qual layout ser utilizado.

2. Verificao do fornecedor

Gesto Estoque >> Cadastro >> Fornecedores >> Cadastros.

No cabe ao TI o cadastro de fornecedores. Geralmente efetuado pelo setor
de Compras.

Na aba Pedido Eletrnico ser realizada a primeira configurao do PW.

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Cada filial que ser atendida por determinado fornecedor possui um

cdigo (disponibilizado pelo prprio fornecedor) e o mesmo dever ser
vinculado a loja (cdigo interno).

2.1. Verificao de fornecedor Manualmente

O modelo de layout que foi previamente verificado com o fornecedor deve

ser identificado (geralmente utilizamos o layout padro 9- Gesto/ItecGyn).

O nome com extenso do arquivo de envio e retorno deve vir do

fornecedor, pois no se sabe em qual extenso ele vai coletar e retornar os
dados. Geralmente utilizado para nome do arquivo o login de acesso no FTP.

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O caminho de gerao/leitura j existente (por exemplo, a pasta Work>>

compras), salvar os envios e retornos. A parametrizao desse caminho ir
depender de como o fornecedor opera (se fidelize, entire ou normal).

Questes de valor mnimo do pedido (exemplo: taxa de boleto), fica a

cargo do setor de Compras.

3. Configurao do PW

Acessar o Gesto Web (https://192.168.1.22:4929/gestao-web/) e

selecionar a opo Sistemas >> Pedido Eletrnico.

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Nessa tela inicial esto listados os fornecedores que esto vinculados ao

pedido eletrnico. Para adicionar novos fornecedores clicar em Cadastrar e,
para editar qualquer fornecedor j cadastrado clicar na figura do lpis na linha
do fornecedor desejado.
Obs.: At o momento no possvel excluir fornecedores vinculados.

4. Cadastro

Informar na tela de cadastro:

Cdigo: cdigo do fornecedor cadastrado no Itec previamente.
Layout: layout que ser utilizado pelo fornecedor. Caso o layout seja informado de
forma incorreta, o pedido no ser realizado com sucesso.
Tipo Int.: como ser feita a comunicao entre o cliente e o fornecedor. Geralmente
do FTP

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Nome Interno: nome do fornecedor que ser exibido na tela de configurao. Informar
o nome e a qual regio ele ir atender, ou algo que identifique melhor o fornecedor
para manutenes futuras.
URL FTP: endereo de acesso do FTP. disponibilizado pelo fornecedor.
Usurio: usurio para acesso ao FTP.
Senha: senha para acesso ao FTP.
E-mail: e-mail de contato com o fornecedor (no necessrio).
Assunto: assunto dos e-mails enviados (no necessrio).
Diretrio de Envio: diretrio onde sero deixados os arquivos enviados para o FTP
Diretrio de Retorno: diretrio onde sero deixados os arquivos que sero retornados
pelo fornecedor.
Arquivo: Nome do arquivo de envio. O incio do nome deve vir com as iniciais do
fornecedor, para melhor identificao (Exemplo: Santa Cruz = SC, Nazaria = NZ,
Servimed= SM). Para que um arquivo no sobrescreva o outro, cada arquivo dever
ter um nome randmico de acordo com o tempo. Para isso aps as iniciais do
fornecedor insira [RANDOM_TIME_SECUND]. Logo aps defina a extenso do arquivo
que deve ser informado pelo fornecedor.
Arq Retorno: os dados sero os mesmos do arquivo de envio (iniciais do fornecedor,
nome randmico e extenso previamente definida pelo fornecedor).
Aps informar dados, salvar as alteraes realizadas. Pedidos enviados para este
fornecedor agora j estaro habilitados a transitar pelo FTP do Gesto.

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5. Configurao de roteiro de compras

Aps a configurao do fornecedor, os mesmos devem ser vinculados a roteiros

de compras. Os roteiros definem os dias que os pedidos ficaro ativos, bem como
quais so os fornecedores que iro atender a demanda.

5.1. Criao do roteiro

Gesto Compras >> Suprimento >> Pedido >> Compra automtica (Rob) >>
Configurao >> Parmetro de compras
Nessa tela faz-se a criao do roteiro, bem como sua manuteno.
O comprador define o filtro de compras (normalmente no utilizado o processo de
van). Sero definidas quais as lojas que iro fazer parte do pedido e quais so os
fornecedores que iro atend-las. Lembrando que, caso no cadastro do fornecedor
Y no seja definida o cdigo da filial X e essa mesma filial estar no roteiro, o
fornecedor no realizar o seu atendimento.
Nas abas seguintes o comprador define quais as linhas de produtos sero
atendidas pelo roteiro. Caso ele selecione a linha de produtos ticos, todos eles
sero inclusos. Caso ele informe o fornecedor, apenas os produtos da linha
selecionada e do fornecedor sero atendidos.
A ordem em que os fornecedores esto define a ordem de atendimento. No
exemplo abaixo, a busca por produtos ser feita primeiro na Santa Cruz, e para os
produtos que sobrarem sero consultados na Profarma, e sucessivamente.
Colocar o fornecedor na lista no significa necessariamente que ele ir atender a
todos os pedidos.

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Para definio pelo comprador dos dias da semana em que o roteiro

ficar ativo e apto para atendimento: Gesto Compras >> Suprimento >>
Pedido >> Compra automtica (Rob) >> Configurao >> Roteiro de
compras.
E, para definio pelo administrador, os roteiros esto ativos de segunda
a sexta, indicando que a qualquer dia til da semana podero ser feitos
pedidos e os mesmos sero enviados aos fornecedores.

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6. Gerao de Pedidos

Mdulo Compras >> Suprimento >> Pedido >> Eletrnico>> Demanda.

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Ser requisitada o grupo de pedido (MG, BA ou ES), o comprador que o solicitou,

as linhas e fabricantes. Na aba Demanda listar os produtos que vo ser solicitados.
Essa operao feita pelo setor de Compras.
Aps realizado o pedido, o mesmo precisa ser ativado: Gesto Compras ->>
Suprimento ->> Pedido ->> Compra automtica (Rob) ->> Ativao de Compras.
Aps ser gerado o pedido ele fica pendente de ativao. Enquanto o comprador
no realizar a mesma, o pedido fica inutilizado. Para realizar a ativao selecionar o
pedido pretendido, marcar a qual roteiro pertence e clicarem Ativar compra.

6.1. Status do pedido

A legenda apresenta o status do pedido. Assim que ativado ele ficar em
verde e quando finalizado ficar em azul.

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Clicar duas vezes sobre o pedido para acompanhar o atendimento sem

detalhes.
A tela informa apenas a quantidade (em porcentagem) atendida de produtos por
fornecedor.
Para verificar com mais detalhes, clicar com o boto direito sobre o pedido
ativado.

Para obter informaes sobre quais lojas j foram geradas clicar visualizar >>
Demanda.

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Ao clicar duas vezes em determinada filial, sero informados quais fornecedores

realizaram o atendimento referente a ela, juntamente com o nmero do pedido gerado,
Xped.

Para gerar relatrios cubos com informaes mais detalhadas sobre os pedidos,
produto, quantidades atendidas, valores, etc., clicar no boto direito sobre o pedido em
Visualizar >> Auditoria ou Atendimento de demanda.

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7. Conferncia de arquivos de envio e retorno

Acessar o endereo http://192.168.1.30:4928/Pedido-

Eletronico/arquivos.html.

Informar a data a ser pesquisada ou o nmero da demanda.

O nmero da demanda pode ser encontrado na tela de ativao e est

identificado como grupo demanda.

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Ao pesquisar, retornar um relatrio informando:

Id do registro,
O cdigo do fornecedor,
O nome do arquivo de envio,
O nome do arquivo de retorno,
Datas de envio do pedido para o FTP do fornecedor,
A data do retorno do pedido,
Se o arquivo foi retornado,
Se foi processado pelo itec.
Acessar o FTP direto do browser ou ferramenta, utilizando os dados usados
no cadastro do fornecedor (endereo, usurio e senha) para verificar se houve
envio e retorno do arquivo. H a possibilidade de baixar os arquivos.

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Na aba arquivos pendentes encontram-se os arquivos que ainda no

foram enviados. Se houver alguma reclamao de que os pedidos esto sendo
feitos em sua totalidade, a verificao deve iniciar pelos arquivos faltantes.
Na aba de logs h os registros das demandas enviadas.
Nas abas de FTP e Exporta configuraes possuem os dados de
configurao e arquivos FTP que podem ser consultados/exportados.

8. Verificao de layout do arquivo

Problemas onde o arquivo enviado e retornado, verificar o contedo do

arquivo para constatar se no h problemas com os dados e o layout.
Exemplo:
A loja 84 faz parte do roteiro de Encomendas Bahia, porm produtos da
Santa Cruz no esto sendo retornados para a loja. Os arquivos de envio e
retorno esto todos certos, constam nos diretrios, porm ao pesquisar pela
demanda foi verificado que h um arquivo que ainda no foi processado.
Ao fim das consultas foi descoberto que a identificao da loja no fornecedor
estava com um espao a mais. Para chegar nesse resultado verificamos o
layout do arquivo. O mais usado o Gesto verso.
O arquivo se apresenta da seguinte maneira:

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LINHA 1 - INFORMAES DE CABEALHO

Do digito 1 ao 4 representar o nmero sequencial do registro. composto

apenas por nmeros.

Do dgito 5 ao 6 correspondem sempre aos dgitos 01 que um padro

fixo, independente do fornecedor.

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Do dgito 7 ao 20 corresponde ao cdigo do cliente no fornecedor. Ou

seja, o cdigo que simbolize a farmcia na Santa Cruz por exemplo.
composto por caracteres alfanumricos.

Do dgito 21 ao 28 corresponde a data da gerao do arquivo no formato

DD/MM/AAAA.

Do dgito 29 ao 32 corresponde a hora de gerao doa arquivo no

formato HH:MM.

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Do dgito 33 ao 38 corresponde ao cdigo do pedido do cliente.

O dgito 39 corresponde ao tipo do arquivo. 0 (zero) quando for um

pedido e 1 (um) quando for apenas consulta.

O dgito 40 ao 48 corresponde a forma de pagamento e condies

utilizadas. Os arquivos no tm essa informao, mas essencial que
esses dgitos fiquem demarcados mesmo que com espaos em branco.

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Do dgito 49 ao 53 corresponde ao cdigo interno da filial.

LINHA 2 - INFORMAES DE PRODUTO.

Dgito 1 ao 4 refere-se ao nmero sequencial do registro

Do dgito 5 ao 6 correspondem sempre aos dgitos 02 que um padro

fixo, independente do fornecedor.

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Do dgito 7 ao 19 refere-se ao cdigo do produto no fornecedor.

Do dgito 20 ao 32 informar apenas zeros

Do dgito 33 ao 36 informar a quantidade de produtos solicitados.

Do dgito 37 ao 40 informar apenas zeros.

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Aps informar esses dados uma quebra de linha obrigatria e as prximas

linhas devem ser preenchidas nesse formato at que todos os produtos sejam
informados.

ULTIMA LINHA INFORMAO SOBRE O TRAILER

Dgito 1 ao 4 refere-se ao nmero sequencial do registro.

Do dgito 5 ao 6 correspondem sempre aos dgitos 03 que um padro

fixo, independente do fornecedor.

Do dgito 7 ao 10 refere-se a quantidade de arquivos que foram enviados

para um mesmo pedido.

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O restante dos dgitos at o 40 de apenas zeros.

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