GESTIN DE INVENTARIO

El inventario es una parte primordial de muchas empresas. Esencialmente, el

inventario es el almacenamiento de los productos que se veneran a los
consumidores con el fin de obtener una utilidad. Adems, en algunos casos
tambin incluye lo que la empresa utiliza para mantener el negocio en marcha y
funcionando.

La gestin inadecuada de ese inventario puede dar lugar a excesos en el

pedido de materiales y hasta la perdida del mismo. La mala gestin de
inventario en un almacn o en una empresa puede incluso resultar en el robo:
elementos de almacenamiento pueden hasta ser robados sin el conocimiento
de la empresa, si el inventario no esta bien rastreado.

La entrada y salida de los materiales son registrados en el sistema

computarizado, para actualizar el inventario del mismo, as se especifica la
cantidad de insumos que ingresa y sus caractersticas.

El software para manejo de inventarios puede ayudar a controlar la cantidad de

inventario que una empresa tiene. Estas aplicaciones permiten a la empresa
calcular y en algunos casos la creacin de nuevos pedidos de existencias. As
pues, las aplicaciones de software pueden minimizar el tiempo de manejo de
inventario.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INVENTARIO

Con el sistema de inventario la empresa puede realizar sus tareas de
produccin y de compra economizando recursos, y tambin atender a sus
clientes con ms rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin
embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se
debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de
oportunidad causando por inexistencia, y otros.

Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta
donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un
inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es
el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa,
teniendo como premisas sus objetivos generales.

CONTROL DE INVENTARIOS
La eficiencia del control de inventarios puede afectar la flexibilidad de operacin
de la empresa. Dos empresas esencialmente idnticas, con la misma cantidad
de inventario, pero con grandes diferencias en los grados de flexibilidad de sus
operaciones, pueden tener inventarios desbalanceados, debido bsicamente a
controles ineficientes de estos. Ello ocasiona que en determinado momento se
encuentren con abundancia de alguna materia y carezcan de otra.

Finalmente, estas deficiencias tienen efectos negativos en la utilidad. En otras

palabras, la ineficacia del control de inventarios para un nivel dado de
flexibilidad afecta el monto de las inversiones que requieren, es decir, a menor
eficiencia en el sistema de control de inventarios, mayor la necesidad de
inversin. Consecuentemente, las altas inversiones en inventarios tendrn un
impacto adverso en la utilidad de la empresa.

Expuesta la importancia de un sistema de control de inventarios cabe

mencionar estos objetivos generales que se buscar manejar en la optimizacin
de un sistema de gestin de materiales:

Minimizar la inversin en el inventario.

Minimizar los costos de almacenamiento.
Minimizar las perdidas por daos, obsolescencia o por artculos
perecederos.
Mantener un inventario suficiente para que la produccin no carezca de
materias primas, partes y suministros.
Mantener un transporte eficiente de los inventarios, incluyendo las
funciones de despacho y recibo.
Mantener un sistema eficiente de informacin del inventario.
Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad.
 Realizar compras de manera que se pueden lograr adquisiciones
econmicas y eficientes.
Hacer pronsticos sobre futuras necesidades de inventario.

FACTORES DE COSTO EN EL CONTROL DEL INVENTARIO

El objetivo primordial del control del inventario es tener la cantidad apropiada
de materia prima u otros materiales y productos terminados en el lugar
adecuado, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible. Los costos
excesivos en inventarios pueden ser por malas decisiones en el
establecimiento de un sistema. Los factores de costo en el control de inventario
son:

COSTO DE COMPRA O INVERSIN

El costo de compra es el precio unitario de un artculo si ste fue adquirido de
fuente externa o proveedor, y debe ser registrado en el costo de inventario
como tal.

COSTO DE ADQUISICIN O DE TRMITE, O COLOCACIN DE PEDIDOS

Este costo de colocacin o trmite de pedidos, se origina por los gastos de la
emisin de la orden de compra a un proveedor. Estos costos varan en razn
directa al nmero de rdenes colocadas, y no con el tamao o monto de la
orden.

COSTOS DE NO TENER INVENTARIO

El costo de tener o mantener el inventario en almacenes, comprende diferentes
conceptos como los de almacenaje, depreciacin de bodegas y equipo o renta
de estos, impuestos, seguros, desperdicio, obsolescencia, manejo, entre otros.

COSTOS DE NO TENER INVENTARIO DE OPORTUNIDAD

Estos costos pueden tener su origen en faltantes externos cuando a un cliente
no se le puede surtir una orden ocasionando ordenes pendiente, disminucin
en las ventas y perdida de prestigio comercial, o internos cuando un
departamento dentro de la organizacin no cuenta con materiales o artculos
ocasionando perdidas de produccin, retraso en las fechas de entrega.
INVENTARIO FSICO
Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de
la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de las empresas. En
realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales
existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de
existencias o en el banco de datos sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una

estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa.
El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del
periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin,
el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el
deposito, entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes
razones:

Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las

FE y las existencias fsicas (cantidad real en existencia).

Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables,

en valores monetarios.

Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias

(contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza
prximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
trascrito en el libro de inventario, conforme la legislacin.
 El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real.

REPOSICIN DE STOCK DE MATERIALES Y REPUESTOS

En la empresa PETREX se le asigna a todos los materiales un mximo y un
mnimo, donde la cantidad mnima es el indicativo para realizar el nuevo
requerimiento, estos parmetros se determina con la cantidad consumida,
mensual. La cantidad que se estima tener en stock de este material puede
variar de 1 mes, 2 meses, 3 meses dependiendo del criterio utilizado, de cuanto
quieres te dure el material.

CODIFICACIN O CLASIFICACIN DE LOS MATERIALES

Consiste en la lectura del nmero de parte del fabricante, con respecto a un
cdigo creado en el sistema Flexy-R4, el cual debe ser colocado tanto en la
tarjeta del Kardex como en el material.

Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las

empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad
de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus
respectivos nombres, marcas, tamaos, entre otros.

La codificacin es importante para la buena administracin de un almacn de

materiales y partes de componentes para la manufactura o servicios. Todo
articulo o material debe tener nombre y numero que sirva de identificacin en
los departamentos de compras, ventas, almacenes, control de inventario, etc.
Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra, la del
proveedor y la del almacn de la empresa que compra. La codificacin del
proveedor sirve para usarlas para las rdenes de compras en el caso que no se
utilicen los internos de la empresa, los cdigos del almacn se utilizan para
identificar cada artculo por su nombre y numero en el almacn.

Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos

con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes
adecuados y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de
clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin,
normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que
componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de
clasificacin, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogacin
Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La
catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos
proporcionando una idea general de la coleccin.

Simplificacin
Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una
misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se
recomienda la simplificacin favorece la normalizacin.

Especificacin
Significa la descripcin detallada de un articulo, como sus medidas, formato,
tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms
informaciones sobre el artculo y menos dudas con respecto de su composicin
y caractersticas.

La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al

proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspeccin
al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, entre otros.

Normalizacin
Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de
los materiales.

Estandarizacin:
Significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.
La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre
innecesariamente en existencias.

SISTEMA BSICO DE CODIFICACIN

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Clasificacin General Nmero Progresivo

Grupos de la Clasificacin

Ejemplo

Las herramientas se le asigna, como ejemplo, la numeracin que a

continuacin se indica, adems del nmero progresivo:

20 Codos
20-01 Codos de 90 galvanizado.
20-02 Codos de 90 galvanizado.
20-03 Codos de 90 1 galvanizado.

21 Unin
21-01 Unin de galvanizado.
21-02 Unin de galvanizado.
21-03 Unin de 1 galvanizado.

Los materiales se clasifican por grupos y rangos, donde se identifique en su

codificacin el grupo a los cuales pertenece un determinado material Ejemplo:
0217001.
02 BOMBAS DE LODO Indica el grupo al cual pertenece el material
17 10-P130 Indica el modelo
001 NUMEROCORRELATIVO Indica la numeracin correlativa del material

Es importante destacar que la codificacin del material del Almacn de

PETREX, se realiza desde Lima Per, quienes envan el archivo de
codificacin al almacn para posteriormente actualizar la base de datos en
Ciudad Ojeda Venezuela.

TIEMPO PROMEDIO PARA REALIZAR INVENTARIOS

Se pueden realizar inventarios mensuales para control interno, tambin se
realiza un inventario anual (obligatorio), donde intervienen personas externas al
almacn y auditores externos. El inventario mensual de control interno es
realizado por el personal que labora en el almacn y se realiza un solo conteo
de materiales. El inventario anual obligatorio lo realizan personas externas
supervisado por auditores externos donde realizan dos conteos y un tercer
conteo solo donde haya diferencia.

PUNTOS DE REORDEN DE CADA MATERIAL

El sistema flexy actualmente indica en el almacn de PETREX la existencia de
materiales y repuestos que existen a la fecha, de esta manera permite realizar
el anlisis de los materiales para el pedido de materiales en forma manual.

PROCESO PARA COMPRAS A CORTO Y LARGO PLAZO

Cuando las compras son locales se ordenan los materiales para tener en stock
como mnimo un mes ya que el plazo de las entregas es mas corto.
Cuando las compras son materiales importados se hace el requerimiento para
3 o 6 meses de duracin ya que los plazos de entrega son mayores

CMO DETERMINAN LA CANTIDAD DE REPUESTOS, INSUMOS O

CONSUMIBLES QUE DEBEN MANTENER EN STOCK DE CADA
MATERIAL? POR ALGN MANUAL DEL FABRICANTE?
Para esto se utiliza el catalogo del fabricante y se determinan los repuestos
mas crticos que por su duracin o exposicin al desgaste, requieren un stock
mnimo en el almacn