El Sistema Informtico y las Organizaciones

En este captulo, explicamos cmo se puede entender el sistema informtico dentro de la

organizacin. Asimismo, introducimos los elementos fsicos que lo integran y el
componente humano que forma parte de ste. La unin de estas partes es lo que las
organizaciones denominan departamento de informtica.
Tambin explicamos por qu hemos distribuido los materiales en los diversos mdulos y
su relacin con las funciones; as como el organigrama de la organizacin.
Es importante tener presente que el sistema informtico es un elemento ms dentro de la
organizacin, pese a que, con el paso del tiempo, se ha ido convirtiendo en una pieza
clave y se ha introducido en todos los mbitos de la organizacin.

EL SISTEMA INFORMATICO Y LA ORGANIZACION

Podemos estudiar la informtica de la organizacin desde diferentes pticas
posibles:
Para la organizacin: un departamento como cualquier otro, con unos recursos,
que est a disposicin de la organizacin.
Para los informticos: un conjunto de servidores, redes y terminales de trabajo
para hacer cosas.
Para los usuarios: una herramienta ms que les da la organizacin para mejorar
su tarea.
Informacin: es un elemento aadido del sistema de informacin de la
organizacin.
Para la direccin: es como una gran base de datos para realizar consultas que
faciliten la toma de decisiones.
Actualmente, se utiliza el trmino tecnologas de la informacin (TI), donde se incluira la
informtica se ha extendido por ello es necesario poner en hincapi tal diferencia. As
mismo, para simplificar, se ha tratado el departamento de informtica como una entidad
propia con fines y recurso que hacen de sta un sistema viable. Es importante tener en
cuenta los puntos de vista de la organizacin para las funciones del jefe del departamento
de informtica.
Ahora bien, todos los puntos de vista son interesantes e importantes para
conseguir que el sistema informtico sea eficaz y eficiente:
Eficaz: produce los resultados esperados.
Eficiente: lleva a cabo la tarea encomendada en un tiempo razonable y con un uso
de los recursos adecuado.

COMPONENTES DEL SISTEMA INFORMTICO

Al observar en forma general el departamento de informtica podemos encontrar lo
siguiente:

a) Sistema informtico fsico

Hardware
Servidores.
Terminales de trabajo.
Cableado y electrnica de red.
Software
Sistemas operativos.
Software de base.
Aplicaciones especficas.
b) Personal
Jefe de informtica.
Personal tcnico.
Grafico N11 El sistema informtica en la organizacin

En forma general dentro de cada uno de los componentes del sistema informtico
podemos encontrar algunos como:

El Departamento de Informtica
Uno de los objetivos del departamento de informtica es la planificacin y gestin para
ofrecer un buen servicio a los usuarios. Se puede ver en el mdulo de administracin de
los usuarios, y tambin aparece a lo largo de los materiales, porque es uno de los
objetivos bsicos de un departamento de informtica.
Desde el punto de vista de la informacin, el departamento de informtica es el encargado
de manipular datos e informacin dentro de la organizacin.
Esta visin est muy bien tratada en la dentro de los conocedores de la gestin de
organizaciones y proyectos informticos.
Finalmente, el punto de vista de la direccin los estudian en el los conocedores de la
Administracin de datos. Y los expertos en gestin de organizaciones y proyectos
informticos, y es el objeto de gran parte de los proyectos de software actuales. A pesar
de todos los avances, slo se pueden dar sistemas de ayuda o de soporte. En este campo
todava queda mucho camino por recorrer.

Servidores
Es muy usual que las organizaciones dispongan de diversos servidores, para que se
especialicen en funciones diferentes. Ello aumenta el control por parte de los
administradores de sistemas y disminuye el riesgo de fallos.

Terminales de trabajo
El nmero de terminales de trabajo aumenta sin cesar, y se est alcanzando,
rpidamente, la proporcin de uno por cada trabajador, sobre todo en los departamentos
administrativos. Debido a este hecho, la cantidad de terminales instalados empieza a ser
considerable.
Red
Hoy en da, se denomina red o cableado de red tanto al cable fsico que conecta los
terminales de trabajo, como a la electrnica de control de la red, constituida por
concentradores (hubs), en caminadores (routers) y conmutadores (switches) (se explica
ms adelante, en el mdulo de Administracin de la red, aunque se ofrece una
explicacin completa y detallada en las asignaturas de redes).

Software
En relacin con el software, podemos encontrar, como mnimo, dos tipos de sistemas
operativos (a partir de ahora, tambin SO): los de los servidores y los de los terminales de
trabajo, ya que los SO para servidores y los SO para terminales de trabajo no son iguales,
pues deben realizar funciones diferentes. Esta situacin complica la administracin de los
sistemas, porque las personas que los administran (los administradores) deben conocer,
al menos, dos SO diferentes.

PERSONAL RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMTICO

Podramos elaborar un organigrama del departamento, pero las organizaciones tienen
una historia y unas costumbres que condicionan los organigramas. Es decir cada
organizacin tienen una caracterstica propia el cual le hace nico y por ello el
organigrama tambin ser nico para cada organizacin, pues ello reflejara las funciones
y jerarquas que tiene cada organizacin en particular.
Por lo tanto, es mucho ms til hablar de las funciones que es necesario cubrir en
cualquier departamento, y despus cada organizacin las distribuir dentro de su propio
organigrama.
Todas las tareas que se deben realizar en un departamento de informtica se agrupan de
una manera natural en grupos de tareas que guardan relacin entre s, y que conforman
los mdulos de este temario.
Todos estos mbitos son funciones y, por lo tanto, como sucede en muchas
organizaciones, se ven cubiertas slo por una o dos personas; nicamente las grandes
entidades tienen diferentes personas dedicadas a cada una de estas funciones.
Tambin puede ocurrir que haya organizaciones que carezcan de alguna de estas
funciones, por ejemplo, la de administracin de la web, en el caso de una entidad que no
tenga ninguna web en Internet.

LOS CARGOS
Los cargos funcionales del rea de informtica nacen de la necesidad de contar con
profesionales conocedores de dicho proceso a realizar, es ms, debern ser conocedores
de las funciones especficas a realizar.

FUNCIONES

Administracin de servidores
Esta funcin se encarga de instalar y mantener, de dar servicio a la organizacin, en lo
referente a los servidores, y a la estructura informtica en general. Tambin debe
encargarse de recuperarlos rpidamente en caso de fallo. Igualmente, se debe procurar
que funcione bien para poder llevar a cabo el resto de tareas de administracin (la
administracin de usuarios, por ejemplo).

Administracin de usuarios
En esta funcin, se selecciona todo lo que hace referencia a la atencin de las
necesidades de los usuarios y al mantenimiento de sus equipos de sobremesa (o
terminales de trabajo. A veces, tambin se conocen con el nombre de microinformtica).
Debido a que el sistema informtico constituye una herramienta para la organizacin, sta
es una de las partes ms visibles y, por lo tanto, es necesario ir con mucho cuidado
porque es fcil que el usuario tenga problemas con el funcionamiento diario del sistema.

Administracin de la red
La responsabilidad bsica de esta funcin se refiere a la parte fsica de la red*: se debe
asegurar que funcione correctamente y tambin controlar que se encuentre en buen
estado, as como mejorarla y hacerla llegar a todos los lugares de la organizacin donde
sea necesaria.

Red informtica: Es un trmino bastante genrico, y, a veces, en lugar de red se

denomina comunicaciones, aunque en este caso tambin engloba la telefona.

Administracin de los datos

Esta funcin se ocupa de mantener la integridad de la informacin de la organizacin. Se
puede encontrar en los servidores o dispersa por todo el sistema informtico.
Generalmente, es una mezcla de ambas cosas, es decir, muchos elementos estn en los
servidores, pero a menudo se halla informacin importante dispersa en terminales de
trabajo. Cuando existen grandes bases de datos, el hecho de velar por la integridad de la
informacin tambin tiene sentido. Asimismo, es muy interesante relacionar la informacin
almacenada, para conocer ms aspectos de la organizacin.

Administracin de la web
Es la funcin que incluye el mantenimiento del servidor web y, a menudo, tambin del
contenido (de las pginas). En cualquier caso, es responsable de conservar la
homogeneidad global del servidor.

Administracin de la seguridad
La funcin de la seguridad informtica es compleja, porque incluye desde la seguridad de
la informacin existente, hasta la proteccin fsica del equipamiento contra robos,
pasando por la prevencin contra los ataques a los sistemas informticos que provienen
de Internet. De hecho, la seguridad es una tarea presente en todas las funciones, ya que
se trata de una cuestin usual en la informtica; es necesario proteger la informacin de la
organizacin.

Desarrollo
La organizacin tiene necesidades informticas y alguien debe estar preparado para
atenderlas. Si slo se pueden cubrir fabricando software nuevo, sta es la funcin que se
encarga de realizarlo. Nosotros no trataremos nada del desarrollo, ya que existen
asignaturas especialmente dedicadas a explicar cmo elaboran los programas y cmo se
llevan a cabo los proyectos informticos. Lo nico que veremos ser la relacin del jefe de
informtica con la implantacin de un nuevo software en la organizacin. Tener en cuenta,
sin embargo, que existen otras soluciones que el tcnico puede aconsejar, aunque es el
jefe de informtica quien debe tomar la decisin definitiva.
A continuacin, enumeramos algunas posibles soluciones:
Comprar software estndar.
Traspasar la aplicacin a una empresa ajena a la organizacin (outsorcing).
 Analizar las necesidades de sistematizacin de toda la informacin en cuanto a su
volumen e importancia.
Implantar nuevos sistemas de acuerdo a estndares establecidos.
Llevar a cabo la programacin de sistemas, procesos y actividades que requiera la
empresa o institucin.
Elaborar manuales de operacin y guas del funcionamiento de los sistemas para
los usuarios.
Coordinar, supervisar el anlisis, diseo, desarrollo y operacin de los sistemas de
informacin.
Se comunica con profesionales de otras disciplinas para conocer problemas de
informacin, entenderlos y trasladar la visin estratgica de la organizacin en
funcin tecnolgica.

Jefe de informtica
Esta funcin, junto con la de administrador de servidores y la de administrador de
usuarios, son las ms importantes del departamento. El jefe de informtica es el enlace
entre las necesidades de la empresa y el trabajo que se realiza en el departamento. Por lo
tanto, es el puente entre los dos mbitos. Muchas veces engloba al administrador de
servidores, el administrador de usuarios y el trmino genrico de administrador de
sistemas
Normalmente, el jefe de informtica, junto con los administradores de servidores y los
administradores de usuarios (o asesorado por ellos), toma las determinaciones que
afectan a la estructura informtica de la organizacin, a medio y largo plazo (la
responsabilidad ltima slo es suya). Desde qu software comprar (o si se debe crear a
medida y cmo), hasta los servidores necesarios, pasando por la decisin de qu
ordenadores y qu red de comunicaciones se instalan para los usuarios. Un estudio
completo de todas sus tareas se encuentra fuera del alcance de este temario, con lo que
slo veremos algunas vertientes, por ejemplo, la eleccin de qu software comprar, pues
conseguir que la informtica est actualizada es una tarea clave, compleja y
econmicamente comprometida.
El jefe del departamento de informtica se denomina, normalmente, director de
informtica o jefe de informtica. Tambin nos podemos encontrar con organizaciones en
las que se utiliza el trmino de tecnologas de la informacin, y, en este caso,
seguramente, habr un departamento de gestin de TI y un jefe de TI o un gestor de TI.
Las TI engloban ms elementos que la informtica.
Grafico N12 El jefe de informtica en relacin a los elementos del sistema
informtico
 Vigilar la administracin y operacin de los sistemas de informacin,
instalaciones fsicas, equipos de cmputo, as como sugerir mejoras en los
mismos a beneficio de la empresa.
Mantener actualizados los registros para la rpida consulta de informacin.
Administrar el recurso humano informtico, asignando equilibradamente
los compromisos de trabajo para optimizar el recurso de tiempo.
Elaborar estudios de factibilidad tcnica y econmica para la seleccin de
equipo de cmputo.
Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de
cmputo.
Asesoras tcnicas, a usuarios para el correcto uso de los equipos de
cmputo.
Proporcionar el correcto Servicio y administracin de red en la plataforma
requerida.
Vigilar y revisar la captura de informacin de los documentos fuente y
llevar un registro pormenorizado de los recursos empleados para su
funcionamiento.
Diseo, actualizacin y administracin del contenido de las pginas web,
incorporadas a Internet; acorde a las necesidades que se presenten.
Anlisis y evaluacin de proyectos internos, relacionados con la
adquisicin de bienes informticos, para optimizar las actividades que se
desarrollan en la dependencia.
Realizar cursos de capacitacin para el personal de la secretara.
Se capacita en la administracin de la funcin informtica para realizar
funciones de auditoria y asesora informtica.

FUNCIONES

Administracin de servidores
Esta funcin se encarga de instalar y mantener, de dar servicio a la organizacin, en lo
referente a los servidores, y a la estructura informtica en general. Tambin debe
encargarse de recuperarlos rpidamente en caso de fallo. Igualmente, se debe procurar
que funcione bien para poder llevar a cabo el resto de tareas de administracin (la
administracin de usuarios, por ejemplo).

Administracin de usuarios
En esta funcin, se selecciona todo lo que hace referencia a la atencin de las
necesidades de los usuarios y al mantenimiento de sus equipos de sobremesa (o
terminales de trabajo. A veces, tambin se conocen con el nombre de microinformtica).
Debido a que el sistema informtico constituye una herramienta para la organizacin, sta
es una de las partes ms visibles y, por lo tanto, es necesario ir con mucho cuidado
porque es fcil que el usuario tenga problemas con el funcionamiento diario del sistema.

Administracin de la red
La responsabilidad bsica de esta funcin se refiere a la parte fsica de la red*: se debe
asegurar que funcione correctamente y tambin controlar que se encuentre en buen
estado, as como mejorarla y hacerla llegar a todos los lugares de la organizacin donde
sea necesaria.
 Red informtica: Es un trmino bastante genrico, y, a veces, en lugar de red se
denomina comunicaciones, aunque en este caso tambin engloba la telefona.

Administracin de los datos

Esta funcin se ocupa de mantener la integridad de la informacin de la organizacin. Se
puede encontrar en los servidores o dispersa por todo el sistema informtico.
Generalmente, es una mezcla de ambas cosas, es decir, muchos elementos estn en los
servidores, pero a menudo se halla informacin importante dispersa en terminales de
trabajo. Cuando existen grandes bases de datos, el hecho de velar por la integridad de la
informacin tambin tiene sentido. Asimismo, es muy interesante relacionar la informacin
almacenada, para conocer ms aspectos de la organizacin.

Administracin de la web
Es la funcin que incluye el mantenimiento del servidor web y, a menudo, tambin del
contenido (de las pginas). En cualquier caso, es responsable de conservar la
homogeneidad global del servidor.

Administracin de la seguridad
La funcin de la seguridad informtica es compleja, porque incluye desde la seguridad de
la informacin existente, hasta la proteccin fsica del equipamiento contra robos,
pasando por la prevencin contra los ataques a los sistemas informticos que provienen
de Internet. De hecho, la seguridad es una tarea presente en todas las funciones, ya que
se trata de una cuestin usual en la informtica; es necesario proteger la informacin de la
organizacin.

Desarrollo
La organizacin tiene necesidades informticas y alguien debe estar preparado para
atenderlas. Si slo se pueden cubrir fabricando software nuevo, sta es la funcin que se
encarga de realizarlo. Nosotros no trataremos nada del desarrollo, ya que existen
asignaturas especialmente dedicadas a explicar cmo elaboran los programas y cmo se
llevan a cabo los proyectos informticos.
Lo nico que veremos ser la relacin del jefe de informtica con la implantacin de un
nuevo software en la organizacin. Tened en cuenta, sin embargo, que existen otras
soluciones que el tcnico puede aconsejar, aunque es el jefe de informtica quien debe
tomar la decisin definitiva.
A continuacin, enumeramos algunas posibles soluciones:
Comprar software estndar.
Traspasar la aplicacin a una organizacin ajena a la organizacin (outsorcing).

Jefe de informtica
Esta funcin, junto con la de administrador de servidores y la de administrador de
usuarios, son las ms importantes del departamento. El jefe de informtica es el enlace
entre las necesidades de la organizacin y el trabajo que se realiza en el departamento.
Por lo tanto, es el puente entre los dos mbitos. Muchas veces engloba al administrador
de servidores, el administrador de usuarios y el trmino genrico de administrador de
sistemas
Normalmente, el jefe de informtica, junto con los administradores de servidores y los
administradores de usuarios (o asesorado por ellos), toma las determinaciones que
afectan a la estructura informtica de la organizacin, a medio y largo plazo (la
responsabilidad ltima slo es suya). Desde qu software comprar (o si se debe crear a
medida y cmo), hasta los servidores necesarios, pasando por la decisin de qu
computadores y qu red de comunicaciones se instalan para los usuarios. Un estudio
completo de todas sus tareas se encuentra fuera del alcance de este temario, con lo que
slo veremos algunas vertientes, por ejemplo, la eleccin de qu software comprar, pues
conseguir que la informtica est actualizada es una tarea clave, compleja y
econmicamente comprometida.
Un departamento informtico no necesita, obligatoriamente, contar con todas las
funciones. Las imprescindibles son la de jefe de informtica, la de administrador de
usuarios y la de administrador de servidores, que pueden ser asumidas por una sola
persona.

ORGANIGRAMA
A continuacin, se presenta un posible organigrama del departamento informtico; aunque
son la cultura, la historia y las costumbres de la organizacin las que crean el
organigrama real. Otro factor que influye bastante es el de la tecnologa, porque puede
introducir cambios por el hecho de variar las necesidades.

Grafico N13 Organigrama del departamento informtico

SOLAPAMIENTO DE FUNCIONES
Por lo tanto, en general, la lista de tareas para cada funcin se define con precisin; sin
embargo, existen tareas que cada organizacin en particular asigna a una funcin o a
otra.
 CASO PRCTICO

Dar de alta a un usuario en los servidores es una tarea para la funcin del administrador
de usuarios o para la del administrador de servidores? Si es la misma persona quien
desempea estas dos funciones, no hay problema. Si no lo es, se debe decidir quin se
encarga. En el caso de que lo lleve a cabo la persona que administra los servidores, se
divide la tarea de dar de alta a los usuarios (y todo lo que ello comporta) entre diferentes
personas.
Es importante considerar si vale la pena. Si nicamente lo desarrolla la persona que
administra a los usuarios, entonces sta manipular los servidores para poder hacerlo.
Se debe valorar, pues, si es prudente.
La solucin al problema del ejemplo, y a muchos de los que aparecen en la
administracin, es que las tareas deben admitir intersecciones y, por lo tanto, para que
una administracin sea eficiente un administrador de usuarios debe poder dar de alta a
usuarios nuevos. Esto implica interaccionar con los servidores (labor que desarrolla el
administrador de servidores).
Este problema se extiende, pues, a todos los mbitos de la administracin de sistemas
informticos y, por lo tanto, aunque aqu se ha colocado por separado, la realidad es que
algunas tareas deben estar combinadas para conseguir una gestin, un servicio y una
atencin al usuario en las mejores condiciones posibles.
Todas estas funciones tienen unas tareas definidas, pero no son independientes, sino que
deben trabajar coordinadas y muchas veces las funciones sufren solapamientos en
algunos puntos.
 Resumen

La informtica se ha convertido en imprescindible para cualquier organizacin, y si sta

tiene un cierto volumen, sus ordenadores no estarn aislados y, por lo tanto, existir una
red y ser necesario un departamento de informtica para optimizar el uso.
La dimensin de este departamento depender de la complejidad, el volumen y la
finalidad de la organizacin, pero las funciones que deber desempear siempre sern las
mismas. Una gran entidad necesitar muchas personas para llevar a cabo cualquiera de
las funciones, sin embargo, una organizacin pequea puede tener suficiente con una
persona para cubrir varias, o todas las que sean necesarias.
Finalmente, cmo se transforman las funciones que son necesarias para el organigrama
real depende mucho de cada organizacin.

Bibliografa

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proyectos informticos. Barcelona: Universitat Oberta de Catalunya.
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Foundations and Practice. Ed. McGraw Hill . 1998.
Plans, Jos. La prctica de la Auditora Informtica. Ediciones del Instituto de
Censores Jurados de Cuentas de Espaa. 1986.
Piattini, M.; Calvo-Manzano, J.; Cervera, J.; Fernndez, L. (1996). Anlisis y
diseo detallado de aplicaciones informticas de gestin. Madrid: Ra-Ma.