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IAM Conception :
Imaging Assets Management
PROCDURE DE GESTION DES AUDITS
14/10/05
12/01/2011 INTERNES ET EVALUATIONS PR QUAL n7
Version C 05/01/2011

AUDIT INTERNE

Audit : examen mthodique et indpendant qui permet de dterminer si les activits


(des personnes audites) et les rsultats relatifs la qualit rpondent aux
dispositions prtablies.
Laudit constate galement si ces dispositions sont mises en uvres de faon
efficace pour atteindre les objectifs prvus.
Lauditeur doit donc mesurer lefficacit des pratiques.

Champs dapplication dun audit : le responsable assurance qualit, en


collaboration avec les membres de la direction, dfinit les lments du systme
qualit et les activits qui devront tre audits.

Frquence daudit : les audits internes sont dfinis selon le besoin.

Equipe dauditeurs : elle sera compose dune ou deux personnes : un responsable


daudit et ventuellement un assistant.

Rfrentiel daudit : il sagit des documents principaux et documents rsultants,


ncessaires lquipe dauditeurs pour raliser laudit dans de bonnes conditions.

Ecart : - diffrence entre lcrit et la rfrence (rfrentiel de labellisation)


- diffrence entre lcrit et la pratique
- manque defficacit des pratiques

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LOGIGRAMME : DEROULEMENT DUN AUDIT

QUI ETAPES DOCUMENT


RAQ Planning des audits

non
Direction Validation
oui

Service qualit Avis daudit et diffusion

Auditeurs Prparation du questionnaire daudit

Ralisation de laudit

Rdaction du rapport daudit

Membres runion Runion qualit : dcision ou non dactions


qualit correctives

Auditeurs / Diffusion du rapport daudit


responsable des suivi des actions correctives : alimentation
services audits du Plan Amlioration Qualit

Service qualit
Archivage du rapport daudit

PREPARATION DE LAUDIT

Avis daudit

En fonction du planning daudit, le service qualit cre un avis.


Cet avis dfinit : - lquipe dauditeurs
- la date de laudit
- le champ dapplication
- le lieu

Cet avis est diffus au demandeur, aux auditeurs et audits ; la direction et aux
responsables hirarchiques des auditeurs et audits.

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Questionnaire et plan de laudit

Afin de prparer le questionnaire daudit, le service qualit remet lauditeur lensemble des
documents ncessaires la ralisation de laudit.
A laide des documents de rfrence, les auditeurs fabriqueront un questionnaire daudit.
Celui-ci est constitu de questions ouvertes et fermes, il servira de fil conducteur tout au
long de laudit. Il est conserv avec le rapport daudit, et peut resservir pour les audits
suivants si entre temps il ny a pas eu dvolution de la procdure.

) Commencer laudit dun secteur par la rencontre avec le


responsable,

) Commencer par une question dordre gnral

) Ne poser une seule question la fois

) Parler peu mais couter

) Ne pas sortir du domaine audit

) Avoir un vocabulaire adapt

) Recouper les questions et les rponses

) Avoir la mmoire des faits constats (prise de notes)

REALISATION DE LAUDIT
Durant laudit, lauditeur doit sattacher :
rappeler les objectifs avant de commencer (rappels et conseils lors de la runion
douverture ),
noter les rponses,
ne pas hsiter reformuler les questions et rponses (pour assurer la bonne
comprhension),
recueillir toutes les preuves appuyant les rponses des audits,
prciser laudit, avant de le quitter les carts constats.

Durant laudit, auditeurs et audits doivent travailler en toute srnit et tranquillit. En


particulier, le suprieur hirarchique ne pourra auditer son propre service.

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Exemple de discours douverture de laudit :

- se prsenter
- nous sommes ici, pour sassurer du bon fonctionnement et de lefficacit du
systme qualit du service de radiologie.
- nous ne sommes pas ici pour VOUS juger mais pour juger le PROCESSUS
- rappeler les objectifs du service et de laudit interne :
o comme vous le savez, la direction est engage dans une dmarche
qualit, afin dobtenir une labellisation
o il faut maintenir ce niveau de qualit, et amliorer ce qui ne va pas.

o Nous essayons de progresser et dtre plus lcoute des


patients/clients (questionnaires de satisfaction), et plus lcoute du
personnel (via notamment les audits)

o Nous souhaitons voir si les procdures que nous auditons aujourdhui sont
toujours dactualit, et si elles sont applicables, appliques et
efficaces et dans le cas contraire, tudier, ensemble, pourquoi elles ne le
sont pas.

- comment va se drouler cet audit :


o nous allons vous poser des questions sur votre travail de tous les jours,
en particulier sur le processus auditer
o nous noterons vos rponses. Il est important de nous dire ce que vous
faites rellement, car laudit est un tat des lieux, une photographie de ce
qui est fait.
o Plus tard, nous comparerons vos rponses au modle (cest--dire la
procdure), et nous verrons sil existe des carts, des diffrences
importantes. Nous afficherons le rapport daudit dans tous les services
audits, et nous analyserons les rsultats en runion qualit

Dbut : Vous tes prt ? Allons-y, 1re question .


Fin : Nous avons termin avec nos questions, quant vous, avez-vous des questions,
suggestions ?nous vous laissons poursuivre votre travail, merci encore et bientt.

Demander des dtails, des preuves


Ecouter, laisser le temps de rpondre, et de rflchir
essayer de ne pas influencer les rponses : rester le plus impartial possible
ne pas se moquer, rester toujours poli et respectueux
rester calme

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CONSTRUCTION ET PRESENTATION DU RAPPORT DAUDIT

Dans la mesure du possible, la prsentation du rapport a lieu lors des runions qualit
o il y a validation des actions correctives ventuelles.

Aprs avoir t sign par les auditeurs et le responsable du service, le rapport daudit est
diffus aux auditeurs, aux services audits.

EVALUATION DE BONNES PRATIQUES

Caractristiques des valuations de bonnes pratiques professionnelles ralises


dans la clinique :
- dcides selon les besoins de lactivit, en fonction des drives observes,
et des objectifs qualit prvus.

- inopines ou non.

- elles portent sur un geste technique, une pratique spcifique et dfinies ou


un enregistrement.

- Pour faciliter lenregistrement de ces valuations un support (type lite de


point de contrle ) est prpar. Ce support permettra galement de
ritrer lvaluation et dobserver ou non les amliorations.

- observations de la pratique avec ou sans entretien.

- lobservateur peut valuer son propre service.

- une valuation peut tre continue ou ponctuelle.

- le rsultat est communiqu au responsable qualit et ventuellement aux


personnes dont la pratique a t observe.

- le suivi des valuations est tenu par le responsable qualit qui prsente le
bilan au comit de pilotage et la direction.

Diffusion : Intranet
Rdig par : Vrifi et valid par : Approuv par :
Mme Nadine OUACHENE Docteur Franois GOUBAULT Mme Nadine OUACHENE
Responsable Qualit Mdecin Radiologue Directeur Responsable Qualit
Date : 05 janvier 2011 Qualit Date : 05 janvier 2011
Date : 05 janvier 2011

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