AKUNTANSI HOTEL

Prosedur Akuntansi Biaya (Proses Pembelian dan Penggunaan Bahan)

EKA 443 B1

OLEH:

KELOMPOK 2

Ni Putu Wanda Anggeliana Putri (1406305100)

Ni Wayan Risna Swardani (1406305169)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2017

0
1. Pendahuluan
Hotel merupakan salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau
keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta
jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil. Untuk mencukupi
kegiatan operasional perusahaan sehari-hari pihak hotel melakukan kegiatan pembelian
kepada pemasok. Pembelian merupakan kegiatan pemilihan sumber, pemesanan, serta
perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.
Mengingat kegiatan pembelian merupakan hal penting dalam operasional hotel maka
pengendalian internal harus dijalankan secara efektif agar seluruh kegiatan dapat berjalan
dengan maksimal. Maka berdasarkan pertimbangan tersebut sistem akuntansi pembelian
perlu dievaluasiguna untuk meningkatkan pengendalian internal hotel serta meminimalkan
tindakan kecurangan dan penyalahgunaan sehingga keberlangsungan hidup hotel dapat
bertahan hingga jangka waktu panjang.

2. Pembahasan
2.1 Bagan Alur Prosedur Pembelian Pada Hotel
1) Bagian yang Terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
1. Departemen yang memerlukan barang
2. Gudang (general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)

2) Dokumen yang Digunakan

1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang
yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan
minimum.
2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.

1
4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang
untuk kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

3) Bagan Alur-Pembelian Persediaan

4) Bagan Alur-Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai

2
5) Prosedur Pembelian Persediaan (Penjelasan Bagan Alur Pembelian)
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya
dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
a) Cost control, sebagai alat control
b) Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
c) Gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General
Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya
dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
a) Supplier untuk ditunjuk
b) Cost control, sebagai control
c) Gudang, sebagai informasi pembelian
d) Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
e) Purchasing, sebagai arsip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:
a) Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya.
b) Cost control untuk persetujuan harga.
c) Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.

3
 MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada
yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
a) Cost control, sebagai control
b) Gudang, sebagai informasi
c) Purchasing, sebagai arsip
d) Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
e) Supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh
bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily
receiving report.

6) Laporan yang Dihasilkan

Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

2.2 Bagan Alur Prosedur Penggunaan Dairy Product Khususnya Food dan Beverage
Pada Hotel
1) Bagian yang Terlibat
1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control

2) Dokumen yang Digunakan

1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis
persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti
pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.

4
 3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh cost control.

3) Laporan yang Dihasilkan

1. General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan
minuman.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi
persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan
saldo akhir pada cardex/bincard.
3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan
antara total sales dengan total cost.

4) Prosedur Penggunaan Persediaan

1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis
dan jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus
disetujui oleh head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian
menyerahkan barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima
barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR
pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
3. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai
pengurang berdasarkan SR.

5) Bagan Alur-Penggunaan Persediaan

5
3. Kesimpulan
Dalam suatu industri pariwisata khususnya dalam bidang perhotelan purchasing
adalah salah satu department yang berperan penting dalam perkembangan hotel tersebut.
Purchasing adalah bagian dari department hotel yang bertugas melakukan pembelian barang
yang diminta dalam suatu department dalam hotel tak terkecuali Food and Bverage
department. Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah departemen yang
memerlukan barang, gudang (general store/storeroom), pembelian (purchasing), penerimaan
(receiving), cost control, dan account payable (hutang usaha). Adapun dokumen yang
digunakan dalam proses pengadaan barang adalah Purchase requisition (PR), Purchase order
(PO), Memorandum invoice (MI), Daily receiving report (DDR), Quotation analysis price,
Bincard, dan Cardex. Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian. Bagian yang terlibat
pada penggunaan dairy product khususnya food dan beverage pada hotel adalah bagian
departemen, gudang, dan cost control. Dokumen yang digunakan yaitu Storeroom requisition
(SR), Bincard, dan Cardex. Laporan yang dihasilkan pada penggunaan dairy product adalah
General food,beverage cost, Stock opname report, Cost reconciliation, dan Flash cost/daily
food .

DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, AAGP., Suprasto, H Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2009.
Akuntansi Hotel (Pendekatan Sistem Informasi). Denpasar: Graha Ilmu