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T R I B U N A L S U P E R I O R E L E I T O R A L

Metodologia de
Gesto de Processos

Braslia
2012
2012 Tribunal Superior Eleitoral

Setor de Administrao Federal Sul


Quadra 7, Lotes 1/2 Ed. Anexo
70070-600 Braslia/DF
Telefone: (61) 3030-7315

Organizao
Assessoria de Gesto Estratgica
Escritrio de Processos Organizacionais

Equipe
Snia Kill Camps Guimares Assessora Chefe
Ulisses Sampaio Soares Coordenao dos Trabalhos
Daniel Carlos Lima Corra
Maria Teresa de Freitas Figueiredo
Rodolfo Caixeta dos Santos

Editorao, reviso, impresso e distribuio


Coordenadoria de Editorao e Publicaes/SGI

Editorao
Seo de Editorao e Programao Visual (Seprov/Cedip/SGI)

Projeto grfico
Valter Lus

Capa
Rauf Soares

Reviso de textos
Seo de Preparao e Reviso de Originais (Seprev/Cedip/SGI)

Impresso e distribuio
Seo de Impresso e Distribuio (Seidi/Cedip/SGI)

Brasil. Tribunal Superior Eleitoral.


Metodologia de gesto de processos/Tribunal Superior Eleitoral Braslia: Tribunal Superior
Eleitoral, 2012.
190 p. ; 23 cm

1. Gesto de processos metodologia. 2. Gesto de processos guia. 3. Tribunal Superior


Eleitoral. I. Ttulo.

CDD 658.404
CDU 658.012.2
Tribunal Superior Eleitoral

Presidente
Ministra Crmen Lcia

Vice-Presidente
Ministro Marco Aurlio

Ministros
Ministro Dias Toffoli
Ministra Nancy Andrighi
Ministro Gilson Dipp
Ministro Arnaldo Versiani

Procurador-Geral Eleitoral
Dr. Roberto Monteiro Gurgel Santos
Lista de Figuras

Figura 1 Ciclo de Vida de Gerenciamento de Processos de Negcio...... 23


Figura 2 Fase 1 Atividades da Etapa 1............................................... 29
Figura 3 Fase 1 Atividades da Etapa 2............................................... 38
Figura 4 Fase 1 Atividades da Etapa 3............................................... 41
Figura 5 Fase 1 Atividades da Etapa 4.............................................. 45
Figura 6 Fase 1 Atividades da Etapa 5.............................................. 53
Figura 7 Fase 2 Atividades da Etapa 1............................................... 61
Figura 8 Fase 2 Atividades da Etapa 2............................................... 67
Figura 9 Fase 2 Atividades da Etapa 3............................................... 72
Figura 10 Fase 2 Atividades da Etapa 4............................................. 77
Figura 11 Fase 2 Atividades da Etapa 5............................................. 82
Figura 12 Fase 3 Atividades da Etapa 1............................................. 87
Figura 13 Fase 3 Atividades da Etapa 2............................................. 99
Figura 14 Fase 3 Atividades da Etapa 3........................................... 107
Figura 15 Fase 3 Atividades da Etapa 4........................................... 113
Figura 16 Fase 3 Atividades da Etapa 5........................................... 115
Figura 17 Fase 4 Atividades da Etapa 1........................................... 121
Figura 18 Fase 4 Atividades da Etapa 2........................................... 127
Figura 19 Fase 4 Atividades da Etapa 3........................................... 132
Figura 20 Fase 4 Atividades da Etapa 4........................................... 137
Figura 21 Fase 4 Atividades da Etapa 5........................................... 143
Figura 22 Fase 5 Atividades da Etapa 1........................................... 153
Figura 23 Fase 5 Atividades da Etapa 2........................................... 161
Figura 24 Fase 5 Atividades da Etapa 3........................................... 171
Figura 25 Fase 5 Atividades da Etapa 4........................................... 176
Sumrio
1. Premissas.................................................................................................. 9

1.1. Taxonomia........................................................................................ 13

1.2. Prtica Metodolgica........................................................................ 15

2. Escritrio de Processos............................................................................ 17

3. Metodologia de Gesto de Processos...................................................... 21

3.1. Fase 1 Construo da Viso de Futuro........................................... 25

3.2. Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual................ 57

3.3. Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados............. 84

3.4. Fase 4 Redesenho dos Processos................................................. 117

3.5. Fase 5 Implantao do Novo Processo e Realizao da


Operao Assistida............................................................................... 150

4. Glossrio............................................................................................... 179

5. Referncias............................................................................................ 183

6. Anexo.................................................................................................... 187
1. Premissas
C
onsiderando que no h, estrita e formalmente, uma definio rgida
das etapas utilizadas na composio de uma metodologia de gesto
de processos no meio acadmico, nem ferramenta informatizada
comercial que a implemente na mesma sequncia ou com o mesmo rigor dos
termos acadmicos, suas etapas podem ser modificadas, de forma a atender
as necessidades de construo da arquitetura de negcios da organizao, a
partir da anlise corporativa da rea demandante.

Portanto, foi utilizada a premissa de que a descrio completa do negcio


dar-se- por meio da construo de uma arquitetura de negcios composta
de vises de negcio (segundo determinadas perspectivas), a partir das quais
classes de modelagem so elaboradas por meio de atividades especficas que
produzem determinados artefatos.

Esta metodologia foi imaginada para ser implementada por


intermdio das melhores prticas de mercado e com base em etapas
disseminadas pela Associao de Profissionais de Gerenciamento de
Processos de Negcio (ABPMP).

Para um melhor entendimento, seguem alguns conceitos importantes:

Negcio: o termo aqui utilizado se refere a pessoas que interagem


para executar um conjunto de atividades de entrega de valor a clientes e gerar
retorno de investimento a partes interessadas.

Processo: neste contexto, um conjunto definido de atividades ou


comportamentos executados por humanos ou mquinas a fim de alcanar
uma ou mais metas.

Um processo de negcio definido como um trabalho ponta a ponta


que agrega valor aos clientes.

A agregao de valor centrada em processos de negcio. Processos de


negcio so a implementao da estratgia e so orientados a objetos de negcio
(recursos), que sofrem modificaes de estado durante a execuo de processos.

Define-se BPM como uma abordagem disciplinada para identificar,


desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos

Metodologia de Gesto de Processos 11


de negcio automatizados ou no para alcanar os resultados pretendidos,
consistentes e alinhados com as metas estratgicas de uma organizao.

A modelagem de processos de negcio se desenvolve no contexto da


BPM (em nvel operacional) tendo como insumo os artefatos produzidos pela
anlise do negcio (nvel ttico ou estratgico).

12 Metodologia de Gesto de Processos


1.1. Taxonomia

A
metodologia de gerenciamento de processos um roteiro para orientar
a conduo de projetos dentro do Tribunal Superior Eleitoral contendo
atividades, tcnicas, tecnologias, regras, artefatos, recursos e mtodos
para o desenvolvimento estruturado de processos. Uma metodologia um
conjunto vivo de informaes que deve ser mantido em evoluo.

A sua taxonomia se apresenta como:

a) mtodo: ciclo de vida de processos divididos em etapas;

b) tcnica: conceitos de BPM (Business Process Management);

c) notao: suporte de BPMN (Business Process Modeling Notation);

d) ferramenta: software BPMS que produza os artefatos de forma


integrada e inteligente e que permita sua publicao e comunicao
para toda a organizao.

Considerando a falta de definio rgida de etapas a seguir na literatura


existente e no meio acadmico, algumas etapas podem ser suprimidas, de
forma a atender as necessidades apontadas durante a fase de planejamento
da modelagem.

Metodologia de Gesto de Processos 13


1.2. Prtica Metodolgica

Para o entendimento do ciclo de vida de um projeto de processos, esse


guia considerar na concepo dos artefatos descritos:

Viso geral das fases.

Dinmica interativa das fases.

Notao para modelagem de processos.

Diante disso, conter o detalhamento de cada fase do ciclo de vida, a saber:

Descrio.

Atividades.

Tcnicas.

Tecnologias de apoio.

Artefatos gerados.

Insumos necessrios.

Atores envolvidos.

Metodologia de Gesto de Processos 15


2. Escritrio de Processos
O Escritrio de Processos Organizacionais (EPO) tem como objetivo
realizar a gesto dos processos de trabalho do TSE, com foco na sua eficincia,
qualidade e evoluo.

So atribuies do Escritrio de Processos Organizacionais:

Identificar e selecionar processos-chave para gesto.

Gerenciar o ciclo de vida dos processos (modelagem, anlise, proposio


e implantao de melhorias e avaliao dos resultados).

Consolidar os registros, documentaes e avaliaes dos processos


gerenciados.

Difundir as melhores prticas utilizadas nos processos gerenciados.

Realizar auditorias nos processos gerenciados.

Apoiar os gestores no acompanhamento e avaliao dos processos.

Realizar a interlocuo entre os gestores dos processos e a alta direo.

Centralizar as aes de BPM, definindo padres, artefatos e mtodos.

Metodologia de Gesto de Processos 19


3. Metodologia de
Gesto de Processos
As fases do ciclo de vida de gerenciamento de processos de negcio se
referenciam nos preceitos disseminados pela ABPMP, entre os quais destacam-
se as fases do ciclo de vida de projeto do processo:

Construo da viso de futuro.

Entendimento e mapeamento da situao atual.

Anlise das melhorias e dos resultados esperados.

Redesenho do processo.

Implantao do novo processo e realizao da operao assistida.

Gesto do dia a dia.

FASE 1
Construo da viso de futuro

FASE 6 FASE 2
Gesto do dia a dia Entendimento e mapeamento da
situao atual

FASE 5 FASE 3
Implantao do novo processo Anlise das melhorias e dos
e realizao da operao assistida resultados esperados

FASE 4
Redesenho do processo

Figura 1 Ciclo de Vida de Gerenciamento de Processos de Negcio

Metodologia de Gesto de Processos 23


3.1. Fase 1 Construo da Viso de Futuro

O ciclo de BPM comea com o desenvolvimento de um plano e com


uma estratgia dirigida a processos para organizao. O plano deve conter
um entendimento das estratgias e metas da organizao desenhadas para
assegurar uma proposio de valor atrativa para os gestores.

O plano fornece uma estrutura e o direcionamento para gerenciamento


contnuo de processos centrados no cliente. Estabelece fundao para uma
abordagem BPM holstica a fim de assegurar o alinhamento com a estratgia
organizacional e a integrao de estratgia, pessoas, processos e sistemas
ao longo dos seus limites funcionais. Essa fase estabelece a estratgia e o
direcionamento do processo BPM. Tambm identifica papis e responsabilidades
organizacionais apropriadas de BPM, patrocnio executivo, metas e expectativas
de medies de desempenho.

Abaixo seguem as etapas dessa fase:

1. Definio de escopo.

2. Preparao para apresentao do projeto.

3. Apresentao do projeto.

4. Construo da viso de futuro.

5. Encerramento da fase.

Resultados Esperados

Definio e validao do escopo do processo por meio do levantamento


de suas etapas, entradas, sadas, sistemas envolvidos e legislaes aplicadas.

Identificao dos ganhos almejados na realizao do processo.

Metodologia de Gesto de Processos 25


Definio das ideias de melhorias e inovaes que sero necessrias
para atingir a nova forma de executar o processo.

Mobilizao das reas envolvidas (internas e externas) para


implementarem a viso de futuro dos processos.

Fase 1 Etapa 1

Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto

Definio de Escopo

Nessa etapa, ser realizada reunio de definio do escopo do projeto


de processo com o objetivo de definir as diretrizes do projeto, stakeholders,
riscos e cronograma bsico. O projeto de processo pode ser considerado
invivel nessa reunio.

Informaes necessrias:

Objetivo do projeto.

Mapeamento, melhoria, automao.

Restrio de prazo.

Escopo do processo.

Entradas.

Sadas.

Sistemas utilizados.

26 Metodologia de Gesto de Processos


Legislaes vinculadas.

Justificativa.

Ganho pretendido.

Indicadores existentes.

Premissas.

Riscos.

Restries.

Stakeholders.

Equipe.

Dono do processo.

Gestor do processo.

Tcnicos.

Unidades impactadas.

Documentao existente.

Insumos necessrios:

Pauta da reunio.

Checklist.

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias.

Metodologia de Gesto de Processos 27


Agenda de reunio.

Ata de reunio.

Cronograma.

Escopo do processo.

Termo de abertura do projeto (TAP).

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunies e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Agenda corporativa.

Ferramenta de elaborao de cronograma.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

28 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 2 Etapa 1 Definio de Escopo

Dono do Processo

8 11
14
FORNECER FORNECER
APROVAR
informaes sobre o documentao do
ata de reunio
processo processo
Gestor do Processo

8 11 14
FORNECER FORNECER APROVAR
informaes sobre o documentao do ata de reunio
processo processo
Fase 1 Construo da Viso de Futuro

Fluxos, relatrios,
diretrizes, etc.

5 6
4 12
1 2 3 FORNECER FORNECER 7 9 10
PREPARAR material ANALISAR 13
DEFINIR a equipe do AGENDAR reunio ANALISAR informaes sobre a informaes sobre as COLETAR informaes DEFINIR o SOLICITAR
de apoio para a informaes obtidas ELABORAR
projeto, indicando de definio do informaes existentes metodologia de premissas de sucesso sobre o cronograma das documentao sobre
reunio de definio na reunio de ata de reunio
seu lder escopo do projeto sobre o projeto projeto de processo de um projeto projeto de processo fases do projeto o processo
Incio do do escopo definio de escopo Fim da
do TSE de processo Etapa 1
Projeto

So definidos a pauta da
EPO

reunio e o checklist

Ata de reunio
Cronograma

TAP Agenda de Escopo do Agenda de


reunio processo melhorias

Reunio de Definio do Escopo

Nesta reunio, devem ser obtidas as informaes


sobre escopo, objetivo, justificativa do projeto,
restrio de prazo para concluso do projeto,
stakeholders, unidades impactadas, premissas,
riscos e restries do projeto
29
Atividades da etapa:

1. DEFINIR equipe do projeto, indicando seu lder

Descrio:
Ser definida a equipe do EPO que trabalhar no projeto, indicando o
lder e quantas pessoas participaro das reunies de levantamento.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

2. AGENDAR reunio de definio do escopo do projeto

Descrio:
A reunio deve ser agendada com o dono do processo permitindo a
participao dos gestores. Os assuntos que sero tratados na reunio so a
metodologia do EPO, as premissas do projeto e as informaes sobre o projeto
como: objetivo, escopo, prazo para concluso, entradas e sadas do processo,
legislaes pertinentes, sistemas automatizados utilizados, justificativa (ganhos
pretendidos e os indicadores existentes), stakeholders, riscos, restries e
premissas do projeto, e unidades impactadas no processo. A reunio no deve
passar de duas horas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

3. ANALISAR informaes existentes sobre o projeto

Descrio:
Devem ser efetuadas pesquisas na Intranet sobre o processo a ser
trabalhado para facilitar o entendimento da equipe do EPO na reunio de
definio do escopo.

Metodologia de Gesto de Processos 31


Responsvel:
Escritrio de Processos.

4. PREPARAR material de apoio para a reunio de definio do escopo

Descrio:
Devem ser elaborados a pauta da reunio e um checklist. Neste
momento, comea a ser elaborado o documento Agenda da Reunio.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

5. FORNECER informaes sobre a metodologia de projeto de processo do TSE

Descrio:
Deve informar o dono do processo sobre a metodologia de projeto de
processos do TSE, destacando as formas de reunio (individual ou em grupo),
as fases e os produtos, como os resultados sero apresentados e a forma de
acompanhamento do projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

6. FORNECER informaes sobre as premissas de sucesso de um projeto


de processo

Descrio:
A equipe do EPO tem que informar o dono do processo acerca das
premissas e das restries para o sucesso do projeto, como participao dos
tcnicos que dominam o processo, a disponibilidade de tempo dos envolvidos,
entre outros.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

32 Metodologia de Gesto de Processos


7. COLETAR informaes sobre o projeto de processo

Descrio:
A equipe do projeto deve coletar as informaes fornecidas pelo dono e
gestor do processo, que o permita preencher a TAP, o DES, a lista de e-mail dos
stakeholders, o diagrama de escopo do processo e o cronograma.

Em relao ao projeto:

- Sua justificativa.

- Seu escopo (quais processos sero englobados).

- Seu objetivo (mapeamento, implementao de melhorias e/ou automao).

- Prazo para sua concluso a fim de identificar se ser possvel atend-lo.

- O escopo, as entradas e sadas, as legislaes pertinentes ao


processo, os stakeholders, informando os gestores e os lderes acerca de
possveis problemas existentes, unidades impactadas pelo processo, sistemas
automatizados existentes, macroprocessos e ganhos esperados. Se possvel,
algumas oportunidades de melhorias e indicadores existentes.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

8. FORNECER informaes sobre o processo

Descrio:
A reunio deve ser agendada com o dono do processo, permitindo a
participao dos gestores. Os assuntos que sero tratados na reunio so a
metodologia do EPO, as premissas do projeto e as informaes sobre o projeto
como: objetivo, escopo, prazo para concluso, as entrdas e sadas do processo,
as legislaes pertinentes, os sistemas automatizados utilizados, a justificativa
(ganhos pretendidos e os indicadores existentes), os stakeholders, os riscos,
restries e premissas do projeto, e as unidades impactadas no processo. A
reunio no deve passar de duas horas.

Metodologia de Gesto de Processos 33


Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

9. DEFINIR o cronograma das fases do projeto

Descrio:
O cronograma criado neste momento possui as datas de incio e fim das
fases do projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

10. SOLICITAR documentao sobre o processo

Descrio:
A equipe do projeto deve solicitar ao dono e ao gestor toda a
documentao existente que possa permitir um entendimento inicial do
processo como atas de reunies, relatrios, diretrizes, fluxogramas, etc.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

11. FORNECER documentao do processo

Descrio:
O dono e o gestor do processo renem toda a documentao disponvel,
tais como diretrizes, fluxos e relatrios, para facilitar o entendimento.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

34 Metodologia de Gesto de Processos


12. ANALISAR informaes obtidas na reunio de definio do escopo

Descrio:
A equipe do projeto, aps a reunio de Definio do Escopo, analisa
as informaes coletadas e preenche os formulrios de diagrama de escopo,
TAP (Termo de Abertura do Projeto), DES (Descritivo de Escopo), agenda de
melhorias e atualiza a agenda da reunio.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

13. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
A lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono e
o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

14. APROVAR ata de reunio

Descrio:
O gestor e o dono do processo assinam a ata de reunio aps verificarem
se as informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio
de definio do escopo.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

Metodologia de Gesto de Processos 35


Fase 1 Etapa 2

Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto

Preparao para Apresentao do Projeto

Esta etapa visa organizar o material de apresentao da metodologia a


ser utilizada, bem como as informaes adicionais do projeto. importante que
o lder do projeto tenha o conhecimento dos principais termos utilizados pela
rea a fim de facilitar a conduo da reunio.

Roteiro da reunio (apresentao):

Objetivo.

Escopo do processo.

Premissas.

Riscos.

Restries.

Stakeholders.

Metodologia.

Conceitos.

Fases.

Resultados.

Definio de cronograma.

36 Metodologia de Gesto de Processos


Insumos necessrios:

Ata de reunio Etapa 1.

Documento com as informaes da fase de escopo do projeto.

Cronograma inicial.

Artefatos gerados:

Agenda de reunio (atualizao).

Apresentao.

Tcnicas utilizadas:

Preparao de reunio em ferramenta de apresentao.

Tecnologias de apoio:

Agenda corporativa.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 37


Fluxo de atividades da etapa:
Figura 3 Etapa 2 Preparao para Apresentao do Projeto
Fase 1 Construo da Viso de Futuro

15
PREPARAR 16
apresentao do AGENDAR reunio de
EPO

projeto para apresentao do


executores e unidades projeto
Incio da Fim da
impactadas
Etapa 2 Etapa 2

Apresentao Agenda de
reunio

Figura 3 Fase 1 Atividades da Etapa 2

38 Metodologia de Gesto de Processos


Atividades da etapa:

15. PREPARAR apresentao do projeto para executores e unidades impactadas

Descrio:
A apresentao deve conter o escopo, o objetivo, os stakeholders, as
premissas, os riscos, as restries, a metodologia de processos (conceitos, fases
e resultados) e o cronograma do projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

16. AGENDAR reunio de apresentao do projeto

Descrio:
O lder do projeto deve agendar a reunio de apresentao do projeto
com o dono do processo. A reunio j deve estar agendada desde a reunio
de escopo, sendo neste momento confirmada. Nela devem estar presentes o
dono do processo, os gestores dos processos, os executores, o analista da TI
(caso envolva automao) e as reas impactadas pelo processo, alm do EPO.
A reunio no deve durar mais de duas horas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 39


Fase 1 Etapa 3

Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto

Apresentao do Projeto

Reunio para apresentar o projeto de processos explanando a


metodologia, escopo, objetivo e resultados esperados. Devem ser solicitados
aos participantes os documentos existentes para criar o entendimento da
equipe de processo.

Informaes necessrias:

Documentao existente.

Indicadores existentes.

Insumos necessrios:

Apresentao.

Agenda de reunio.

Artefatos gerados:

Agenda de reunio (atualizao).

Ata da reunio.

Cronograma (atualizao).

Plano Geral do Projeto (PGP).

40 Metodologia de Gesto de Processos


Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunies e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Agenda corporativa.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Fluxo de atividades da etapa:


Figura 4 Etapa 3 Apresentao do Projeto
Fase 1 Construo da Viso de Futuro

Agenda de Cronograma
reunio

17 18 19
CONDUZIR reunio SOLICITAR ANALISAR
EPO

de apresentao do documentao e a documentao


projeto indicadores existentes recebida
Incio da Fim da
Etapa 3 Etapa 3

Agenda de PGP Ata de


reunio reunio

Reunio de Apresentao do Projeto

Figura 4 Fase 1 Atividades da Etapa 3

Atividades da etapa:

17. CONDUZIR reunio de apresentao do projeto

Descrio:
Na apresentao, devem estar presentes o dono, o gestor, os executores,
o responsvel pela TI (caso o projeto envolva automao) e as unidades
impactadas. A apresentao deve conter o escopo, o objetivo, os stakeholders, as
premissas, os riscos, as restries, a metodologia de processos (conceitos, fases e

Metodologia de Gesto de Processos 41


resultados) e o cronograma do projeto. O lder do projeto deve elaborar a ata da
reunio. Aps a reunio, o lder do projeto deve atualizar a agenda de reunio e
o cronograma do projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

18. SOLICITAR documentao e indicadores existentes

Descrio:
A equipe do EPO deve pedir aos integrantes da reunio a documentao
e os indicadores existentes para melhor entendimento do EPO sobre o processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

19. ANALISAR a documentao recebida

Descrio:
A equipe do EPO analisa as informaes coletadas na reunio de
apresentao do projeto, gera a ata de reunio e atualiza os seguintes
documentos:

- Agenda de reunio.

- Cronograma.

- Plano Geral do Projeto (PGP).

Responsvel:
Escritrio de Processos.

42 Metodologia de Gesto de Processos


Fase 1 Etapa 4

Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto

Construo da Viso de Futuro

Nesta etapa, ser construdo o entendimento da viso de futuro do processo


definido no escopo e os ganhos esperados no processo. As oportunidades de
melhorias identificadas devem ser anotadas.

Informaes necessrias:

Escopo do processo validao.

Macroprocessos.

Entradas.

Sadas.

Sistemas.

Legislao.

Atores.

Ganhos.
Oportunidades de melhorias.

Indicadores.
Existentes x No existentes.

Automticos x Manuais.

Frmulas.

Metodologia de Gesto de Processos 43


Insumos necessrios:

Documentao sobre o processo e informaes da fase


de escopo do projeto.

Atas de reunio.

Checklist (lista de perguntas).

Painel de gesto vista.

Agenda de melhorias (indicadores).

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Ata de reunio.

Escopo do processo (atualizao).

Painel de gesto vista.

Painel de indicadores.

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunies e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Agenda corporativa.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas


eletrnicas e de apresentao.

44 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 5 Etapa 4 Construo da Viso de Futuro

Gestor do Processo 22
CONSTRUIR o
entendimento da viso
de futuro, fornecendo os
ganhos, melhorias,
resultados

23
CONDUZIR o
entendimento do
escopo do processo

Escopo do Painel de
processo gesto vista
24
CONDUZIR o debate dos
ganhos esperados
documentando as
28
informaes recebidas
20 21 CONSOLIDAR as
PREPARAR a reunio AGENDAR a reunio informaes obtidas
de construo da viso de construo da viso na reunio de
EPO

de futuro de futuro 25 construo da viso


Incio da Fim da
CONDUZIR o debate das de futuro
Fase 1 Construo da Viso de Futuro

Etapa 4 Etapa 4
oportunidades de
melhorias
documentando as
informaes recebidas

Ata de Agenda de
26 reunio melhorias
COLETAR as informaes
referentes aos
indicadores existentes

Painel de indicadores

22
CONSTRUIR o
Executores

entendimento da viso
de futuro, fornecendo os
ganhos, melhorias e
resultados

A participao
da TI opcional
Equipe de TI

27
APOIAR o entendimento
da viso de futuro,
fornecendo os ganhos,
melhorias e resultados

A participao
das reas
Unidades Impactadas

impactadas
opcional
27
APOIAR o entendimento
da viso de futuro,
fornecendo os ganhos,
melhorias e resultados

45
Construo da Viso de Futuro
Atividades da etapa:

20. PREPARAR a reunio de construo da viso de futuro

Descrio:
A equipe do EPO deve elaborar uma lista de perguntas para orientar a
reunio de construo da viso do futuro e organizar a forma de que esta ser
conduzida.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

21. AGENDAR reunio de construo da viso de futuro

Descrio:
O lder do projeto, aps analisar toda a documentao levantada at o
momento, agenda a reunio de construo da viso do futuro com os gestores,
executores e analista da TI, caso exista automao no projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

22. CONSTRUIR o entendimento da viso de futuro, fornecendo os


ganhos, melhorias e resultados

Descrio:
Os gestores de processos informaro sobre os ganhos que podem
ser obtidos em uma situao ideal para o processo, identificando possveis
oportunidades de melhorias e informando acerca dos indicadores existentes, com
suas frmulas, ou os que deveriam existir para medir os ganhos. Os indicadores
podem ser manuais ou automatizados.

Metodologia de Gesto de Processos 47


Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

23. CONDUZIR o entendimento do escopo do processo

Descrio:
O lder do projeto validar e complementar as informaes do
diagrama de escopo com os gestores e tcnicos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

24. CONDUZIR o debate dos ganhos esperados documentando as


informaes recebidas

Descrio:
A equipe do EPO tem que extrair dos gestores e executores os ganhos
possveis no processo. O analista de processos pode fazer uso de questionrios,
checklist, etc. para abranger todas as possibilidades e promover um debate
que auxilia a busca das melhorias.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

25. CONDUZIR o debate das oportunidades de melhorias documentando


as informaes recebidas

Descrio:
A equipe do EPO deve tentar identificar as oportunidades de melhorias
para o processo atingir os ganhos esperados e documentar todas as
informaes obtidas.

48 Metodologia de Gesto de Processos


Responsvel:
Escritrio de Processos.

26. COLETAR as informaes referentes aos indicadores existentes

Descrio:
A equipe do EPO deve verificar a existncia de indicadores para os
ganhos esperados ou criar outros, sempre identificando as frmulas para obter
o valor do indicador.

Responsvel:
Escritrio de Processos

27. APOIAR o entendimento da viso de futuro, fornecendo os ganhos,


melhorias e resultados

Descrio:
A rea de TI, caso necessrio, apoiar o gestor e os executores na
construo da viso do futuro, indicando a possibilidade tcnica de se
implementar determinada melhoria.

Responsvel:
- Unidades impactadas.

- Equipe de TI.

28. CONSOLIDAR as informaes obtidas na reunio de construo da


viso de futuro

Descrio:
Aps coletar as informaes de ganhos, melhorias e os indicadores, a
equipe do EPO deve consolidar essas informaes na agenda de melhorias e
atualizar, caso necessrio, o diagrama de escopo do processo e o painel de
gesto vista.

Metodologia de Gesto de Processos 49


- O lder do projeto deve gerar a ata, encaminh-la para assinatura e
atualizar o cronograma do projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 1 Etapa 5

Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto

Encerramento da Fase

Nesta etapa, sero apresentados ao gestor e dono do processo os


documentos produzidos na primeira fase para aprovao e posterior publicao.

Informaes necessrias:

Reviso.

Equipe EPO.

Aprovao.

Dono/Gestor do processo.

Indicadores

Existentes x No existentes.

Automticos x Manuais.

Frmulas.

50 Metodologia de Gesto de Processos


Insumos necessrios:

Documentao gerada na fase.

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Cronograma (atualizao).

Escopo do processo (atualizao).

Lies aprendidas (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunio e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Agenda corporativa.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas


eletrnicas e de apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 51


52 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 6 Etapa 5 Encerramento da Fase

Dono do Processo

31
VALIDAR o
diagrama do
escopo do processo e
o painel de gesto
vista

31
Gestor do Processo

VALIDAR o
diagrama do
escopo do processo e
o painel de gesto
Fase 1 Construo da Viso de Futuro

vista

A validao
do gestor
opcional

30 32
29 APOIAR a validao ATUALIZAR o diagrama 33 34
REVISAR toda a do diagrama do de escopo e a agenda SOLICITAR publicao ATUALIZAR o
documentao escopo do processo e de melhorias conforme do diagrama cronograma e as
produzida do painel de gesto ajustes definidos de escopo lies aprendidas
Incio da Fim da
vista pelo dono do processo
Etapa 5 Fase 1
EPO

Aprovao

Agenda de Escopo do Cronograma Lies


melhorias processo aprendidas

53
Atividades da etapa:

29. REVISAR toda a documentao produzida

Descrio:
A equipe do EPO deve revisar a documentao gerada e corrigir
eventuais falhas antes de encaminh-la para aprovao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

30. APOIAR a validao do escopo do processo e do painel de gesto


vista

Descrio:
A equipe do EPO auxiliar o gestor e o dono do processo no entendimento
do escopo do processo e do painel de gesto vista para a validao e
liberao do escopo do documento para publicao. Nesta reunio, tambm
ser atualizado o cronograma.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

31. VALIDAR o escopo do processo e o painel de gesto vista

Descrio:
O gestor e o dono do processo analisam o painel de gesto vista e o escopo
do processo, verificando possveis erros e, posteriormente, ainda nessa reunio,
validam a documentao. Se o dono do processo entender desnecessria a validao
do gestor, esta atividade no realizada.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo (opcional).

Metodologia de Gesto de Processos 55


32. ATUALIZAR o documento de escopo do processo e a agenda de melhorias

Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelo dono do processo
e os demais ajustes necessrios, caso tenha sido solicitado na reunio de
aprovao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

33. SOLICITAR publicao do documento de escopo do processo

Descrio:
O lder do projeto encaminha o documento de escopo do processo
validado pelo dono do processo para publicao na Intranet.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

34. ATUALIZAR o cronograma e as lies aprendidas

Descrio:
O lder do projeto atualiza o cronograma do projeto e as lies aprendidas
na Fase 1 do projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

56 Metodologia de Gesto de Processos


3.2. Fase 2 Entendimento e Mapeamento da
Situao Atual

Anlise de processos incorpora vrias metodologias com a finalidade


de entender os atuais processos organizacionais no contexto das metas
e objetivos desejados. A anlise assimila informaes oriundas de planos
estratgicos, modelos de processo, medies de desempenho, mudanas
no ambiente externo e outros fatores, a fim de entender completamente os
processos de negcio no escopo da organizao como um todo.

Essa fase tem como objetivo levantar, modelar e avaliar os processos da


organizao retratando a sua realizao exatamente como no momento da anlise.

Uma anlise de processos eficiente produzir informaes cruciais para


a evoluo de ideias e a proposio de melhorias. uma fase considerada
essencial e mandatria, devendo sempre preceder a fase de redesenho de
processos (Fase 4).

So as etapas definidas para a fase de anlise de processos:

1. Definio de estratgia para abordagem dos processos.

2. Reunies de entendimento da situao atual.

3. Documentao da anlise.

4. Validao do entendimento e da documentao.

5. Encerramento da fase.

Resultados Esperados

Representao do fluxo do processo como ele realizado atualmente,


permitindo a avaliao da implantao das melhorias e inovaes sugeridas
viso de futuro.

Metodologia de Gesto de Processos 57


Levantamento dos problemas e desafios que dificultem ou impeam a
implementao da viso de futuro do processo.

Quantificao do desempenho do processo na situao atual, levando


em considerao os ganhos almejados na viso de futuro, com o objetivo de
apoiar a estimativa e a apurao do projeto.

Documentos coletados relativos ao desempenho do processo na


situao atual: relatrios, ocorrncias, depoimentos, questionamentos, multas,
no conformidades, perdas, etc.

Fase 2 Etapa 1

Definio da estratgia Reunio para Validao do


Documentao Encerramento
para abordagem entendimento da entendimento e da
da anlise da fase
dos processos situao atual documentao

Definio da Estratgia para Abordagem


dos Processos

Essa etapa visa reunir a documentao sobre o processo. Ao iniciar a fase de


anlise de processos, devem-se buscar todas as informaes existentes e disponveis,
sendo a sua anlise inicial um insumo importante que, preferencialmente, deve ser
realizado antes das entrevistas com os atores do processo.

Informaes necessrias:

Estratgia de reunies.

Equipe para reunies.

Periodicidade.

58 Metodologia de Gesto de Processos


Insumos necessrios:

Documentao da fase de escopo do projeto.

Agenda de melhorias (indicadores).

Agenda de reunio.

Artefatos gerados:

Agenda de reunio (atualizao).

Ata de reunio.

Cronograma (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunies e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Agenda corporativa.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas


eletrnicas e de apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 59


60 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 7 Etapa 1 Definio de Estratgia para Abordagem dos Processos

Gestor do Processo

5
4
DEFINIR a equipe de 7
DEFINIR estratgia
executores que APROVAR
das reunies de
participar de cada ata de reunio
entendimento da
reunio de entendimento
situao atual
da situao atual

Cronograma Agenda de reunio


Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual

3
1 2 8
APOIAR na definio 6
AGENDAR reunio de PREPARAR reunio de ATUALIZAR
EPO

da estratgia das ELABORAR


definio da estratgia definio da estratgia documentao do
reunies de ata de reunio
para abordagem de abordagem dos projeto
entendimento da
Incio da dos processos processos Fim da
situao atual
Fase 2 Etapa 1

7
APROVAR
Ata de reunio ata de reunio

5
4
DEFINIR a equipe de
DEFINIR estratgia
executores que
Executores

das reunies de
participar de cada
entendimento da
reunio de entendimento
situao atual
da situao atual

A participao
dos executores
opcional

Reunio de Definio de Estratgia 61


Atividades da etapa:

1. AGENDAR reunio de definio da estratgia para abordagem dos processos

Descrio:
O lder do EPO agendar reunio com o gestor e um tcnico indicado pelo
mesmo (opcional) para definio da estratgia de abordagem dos processos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

2. PREPARAR reunio de definio da estratgia de abordagem dos processos

Descrio:
Nesse momento, preparada a apresentao com informaes
necessrias para discusso em reunio.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

3. APOIAR na definio da estratgia das reunies de entendimento


da situao atual

Descrio:
O lder do EPO apoia o gestor na definio da estratgia de reunies e
na escolha da equipe para o entendimento da situao atual. A participao
dos executores nesse momento opcional.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 63


4. DEFINIR estratgia das reunies de entendimento da situao atual

Descrio:
O gestor do processo apoiado pelo EPO define, em reunio, estratgias
de abordagem para entendimento da situao atual. No obrigatria a
participao dos executores nesse momento.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores (opcional).

5. DEFINIR a equipe de executores que participar de cada reunio


de entendimento da situao atual

Descrio:
Sero definidos, nesse momento, os participantes da equipe que
participaro do processo de levantamento da situao atual.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

6. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono
e o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia
s informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

64 Metodologia de Gesto de Processos


7. APROVAR ata de reunio

Descrio:
O gestor do processo assina a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio de
definio do escopo.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

8. ATUALIZAR documentao do projeto

Descrio:
Nesse momento, atualizada toda a documentao gerada na fase.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 2 Etapa 2

Definio da estratgia Reunies para Validao do


Documentao Encerramento
para abordagem entendimento da entendimento e da
da anlise da fase
dos processos situao atual documentao

Reunies para Entendimento da Situao Atual

Essa etapa visa entender o processo como ele realmente acontece no dia
a dia da organizao. A realizao de entrevista com mltiplos participantes do
processo evita a replicao e formalizao de vises isoladas. Uma boa dinmica
deve ser objetivada para garantir fluidez e alcance. As entrevistas devem ser

Metodologia de Gesto de Processos 65


repetidas at que se alcance uma viso e um entendimento consistentes e
condizentes com a realidade.

Caso exista documentao atualizada sobre o processo, pode-se recorrer


anlise do processo.

Informaes necessrias:

Detalhamento dos macroprocessos.

Atividades.

Fluxos.

Integraes.

Oportunidades de melhorias.

Insumos necessrios:

Documento contendo anlise da documentao do processo.

Artefatos gerados:

Esboo da descrio inicial do processo.

Esboo do diagrama do processo.

Agenda de melhorias (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunies e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

66 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 8 Etapa 2 Reunies para Entendimento da Situao Atual

Gestor do Processo 12
13
FORNECER informaes
DEBATER
sobre a execuo dos
oportunidades de
macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual

10 11
9 CONDUZIR reunio COLETAR as informaes
AGENDAR reunio de entendimento da tratadas na reunio
EPO

de entendimento situao atual e debate para atualizar a


da situao atual de oportunidades documentao do
Incio da projeto Fim da
de melhorias
Etapa 2 Etapa 2
Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual

12
13
FORNECER informaes
DEBATER
sobre a execuo dos
Executores

oportunidades de
macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual

12
13
FORNECER informaes
Tecnologia da Informao

DEBATER
sobre a execuo dos
oportunidades de
macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual

A participao
da TI
opcional

12
13
FORNECER informaes
DEBATER
sobre a execuo dos
oportunidades de
Unidades Impactadas

macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual

A participao de
reas impactadas
opcional

Reunio
67
Atividades da etapa:

9. AGENDAR reunio de entendimento da situao atual

Descrio:
O EPO agendar as reunies de acordo com os participantes definidos
na fase anterior e conforme definio dos macroprocessos levantados. O lder
do projeto formaliza e convoca os profissionais definidos para as dinmicas de
entendimento e mensurao da situao atual.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

10. CONDUZIR reunio de entendimento da situao atual e debate de


oportunidades de melhorias

Descrio:
O EPO dar apoio e conduzir a reunio de entendimento da situao
atual buscando reunir informaes suficientes para desenho do processo
atual, alm de identificar possveis melhorias a serem implementadas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

11. COLETAR as informaes tratadas na reunio para atualizar a


documentao do projeto

Descrio:
A equipe envolvida do EPO, nessa reunio, dever coletar informaes
sobre processos, pessoas envolvidas, legislao existente, a fim de ter uma
viso mais abrangente e assertiva sobre como funciona a organizao ou
setores envolvidos no processo.

Metodologia de Gesto de Processos 69


Responsvel:
Escritrio de Processos.

12. FORNECER informaes sobre a execuo dos macroprocessos para


mapeamento da situao atual

Descrio:
Uma vez identificados os macroprocessos, necessrio detalhar o
funcionamento e os responsveis envolvidos para apoiar na modelagem e no
detalhamento das atividades.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

13. DEBATER oportunidades de melhorias dos macroprocessos

Descrio:
Durante a reunio, no levantamento das atividades no processo, podem surgir
situaes em que o processo pode ser melhorado. Diante disso, essas oportunidades
devem ser registradas a fim de que, na fase de anlise e redesenho, essas possibilidades
sejam analisadas e a viabilidade de implementao seja verificada.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

70 Metodologia de Gesto de Processos


Fase 2 Etapa 3

Definio da estratgia Reunies para Validar o


Documentar Encerramento
para abordagem entendimento da entendimento da
anlise da fase
dos processos situao atual documentao

Documentao da Anlise

A etapa de documentao uma importante atividade dentro da fase de


entendimento e de mapeamento da situao atual. a forma como ser ratificado o
entendimento do processo e a qualidade da informao recebida. Essa documentao
deve representar unicamente a viso atual do processo e sua forma de realizao
no mais que isso. nessa etapa que tambm feita a integrao dos macroprocessos.

Informaes necessrias:

Diagramar o processo (As Is).

Documentar as atividades do processo.

Declarar participantes e responsabilidades.

Construir ou atualizar o glossrio.

Insumos necessrios:

Informaes coletadas nas reunies de entendimento da situao atual.

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Agenda de reunio (atualizao).

Cronograma (atualizao).

Metodologia de Gesto de Processos 71


Descritivo de atividades.

Diagrama do processo (As Is).

Painel de gesto vista (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Modelagem de processo com notao BPMN.

Descrio de processo e detalhamentos.

Tecnologias de apoio:

Ferramenta de diagramao na notao de processos.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Fluxo de atividades da etapa:


Figura 9 Etapa 3 Documentao da Anlise

Cronograma
Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual

Agenda de reunio Painel de


gesto vista

14
15
CONSOLIDAR as 16
ANALISAR a situao
informaes obtidas REVISAR toda a
atual para identificar
nas reunies de documentao
novas oportunidades
entendimento da produzida
EPO

Incio da de melhorias Fim da


situao atual
Etapa 3 Etapa 3

Diagrama do
processo (As Is)

Agenda de melhorias

Descritivo de atividades

Figura 9 Fase 2 Atividades da Etapa 3

72 Metodologia de Gesto de Processos


Atividades da etapa:

14. CONSOLIDAR as informaes obtidas nas reunies de entendimento


da situao atual

Descrio:
Este o momento de organizar todas as informaes obtidas nas reunies,
desenhar os fluxos (diagrama As Is), preencher o documento descritivo de atividades
e atualizar o painel de gesto vista e o cronograma.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

15. ANALISAR situao atual para identificar novas oportunidades de


melhorias

Descrio:
Aps o desenho dos fluxos e a descrio das atividades, feita uma
anlise para identificao de melhorias objetivando ganhos no processo. Todo
registro deve ser feito na agenda de melhorias.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

16. REVISAR toda a documentao produzida

Descrio:
Este o fechamento da etapa, em que toda a documentao produzida
dever ser revisada para correo de erros e realizao de ajustes, caso haja
necessidade.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 73


Fase 2 Etapa 4

Definio da estratgia Reunies para Validao do


Documentao Encerramento
para abordagem entendimento da entendimento e da
da anlise da fase
dos processos situao atual documentao

Validao do Entendimento e da Documentao

Essa etapa visa formalizao/ratificao do entendimento sobre


o processo e sua documentao produzida. Somente aps essa etapa que
se deve continuar no ciclo de vida. Como boa prtica da gesto de projetos,
validar o entendimento e a documentao produzida uma etapa de grande
importncia para o gerenciamento de processos.

Informaes necessrias:

Realizar apresentao de validao do entendimento da documentao.

Insumos necessrios:

Documentao produzida na etapa.

Artefatos gerados:

Aceite formal da anlise de processos.

Ata de reunio.

Tcnicas utilizadas:

Workshop.

Reunio de trabalho em grupo.

74 Metodologia de Gesto de Processos


Tecnologias de apoio:

Ferramenta de diagramao na notao de processos.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas


eletrnicas e de apresentao.

Mapa geral do processo.

Metodologia de Gesto de Processos 75


76 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 10 Etapa 4 Validao do Entendimento e da Documentao

Dono do Processo

21
18 VALIDAR
VALIDAR o mapa da ata de reunio
situao atual e a
agenda de melhorias
Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual

18
VALIDAR o mapa da
situao atual e a 21
Gestor do Processo

agenda de melhorias VALIDAR


ata de reunio

A validao do
gestor opcional

Aceite formal da
anlise de processos

19 Fim da
17
APOIAR a validao 20 Etapa 4
AGENDAR reunio
do mapa da situao ELABORAR
de validao da
atual e a agenda ata de reunio
documentao
EPO

Incio da de melhorias
Etapa 4

Aprovao

Ata de reunio

77
Atividades da etapa:

17. AGENDAR reunio de validao da documentao

Descrio:
O lder de projeto do EPO entra em contato com o dono e com o
gestor do processo (este em carter opcional) para reunio de validao das
informaes obtidas, agora organizada em forma de fluxos e documentao
complementar.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

18. VALIDAR o mapa da situao atual e a agenda de melhorias

Descrio:
apresentado aos responsveis pelo processo o mapa da situao
atual e a agenda de melhorias atualizados, e as informaes coletadas so
validadas, podendo surgir alteraes.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

19. APOIAR a validao do mapa da situao atual e a agenda de


melhorias

Descrio:
A equipe do EPO auxiliar os gestores e o dono do processo no
entendimento do diagrama de escopo do processo e do painel de gesto
vista para a validao e liberao do diagrama do escopo do processo para
publicao. Nesta reunio, ser atualizado tambm o cronograma.

Metodologia de Gesto de Processos 79


Responsvel:
Escritrio de Processos.

20. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono e
o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

21. VALIDAR ata de reunio

Descrio:
O dono e o gestor do processo assinam a ata de reunio aps verificarem
se as informaes esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

80 Metodologia de Gesto de Processos


Fase 2 Etapa 5

Definio da estratgia Reunies para Validao do


Documentao Encerramento
para abordagem entendimento da entendimento e da
da anlise da fase
dos processos situao atual documentao

Encerramento da Fase

Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como


organiz-la e prepar-la para dar apoio ao incio da prxima fase.

Informaes necessrias:

Reviso geral da documentao.

Atualizao de documentos.

Insumos necessrios:

Diagrama (As Is).

Agenda de melhorias.

Cronograma.

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Cronograma (atualizao).

Lies aprendidas (atualizao).

Mapa da situao atual (As Is) produto final.

Metodologia de Gesto de Processos 81


Tcnicas utilizadas:

Ajustes de documentos.

Atualizao da descrio de processo e detalhamentos.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Fluxo de atividades da etapa:


Figura 11 Etapa 5 Encerramento da Fase
Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual

22
ATUALIZAR o mapa da
23
situao atual e a
ATUALIZAR o
EPO

agenda de melhorias
cronograma e as lies
conforme ajustes
aprendidas
definidos pelo dono
Incio da Fim da
do processo
Etapa 5 Fase 2

Mapa da Agenda de Lies Cronograma


situao atual melhorias aprendidas
(As Is)

Figura 11 Fase 2 Atividades da Etapa 5

82 Metodologia de Gesto de Processos


Atividades da etapa:

22. ATUALIZAR o mapa da situao atual e a agenda de melhorias


conforme ajustes definidos pelo dono do processo

Descrio:
Realizao pelo lder de projeto. Atualizao da documentao,
principalmente do mapa da situao atual e da agenda de melhorias designadas
pelo dono do processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

23. ATUALIZAR o cronograma e as lies aprendidas

Descrio:
Essa atividade complementar anterior, servindo tambm para
atualizao de documentao do cronograma e das lies aprendidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 83


3.3. Fase 3 Anlise das Melhorias e dos
Resultados Esperados

As ideias e os desafios coletados nas fases anteriores sero analisados


e transformados em solues maduras e consistentes que, efetivamente,
resolvam os problemas da situao atual, viabilizando a viso de futuro.

Essa fase tem como objetivo a validao dessas melhorias pelos envolvidos,
bem como sua priorizao e agendamento do incio de sua implantao.

So as etapas definidas para a fase:

1. Detalhamento das melhorias e resultados esperados.

2. Viabilidade das melhorias.

3. Seminrio de melhorias.

4. Alinhamento de indicadores com a EGQ.

5. Encerramento da fase.

Resultados Esperados

Identificao de melhorias coerentes e slidas para a implantao da


viso de futuro.

Avaliao e quantificao dos ganhos esperados associados s


melhorias identificadas para o processo.

Identificao das restries e possveis resistncias associadas


mudana na implementao de cada melhoria.

Priorizao das melhorias pelas reas responsveis com a definio


do incio de sua implantao.

84 Metodologia de Gesto de Processos


Fase 3 Etapa 1

Detalhamento das Alinhamento de


Viabilidade das Seminrio de Encerramento
melhorias e dos indicadores
melhorias melhorias da fase
resultados esperados com a EGQ

Detalhamento das Melhorias e dos


Resultados Esperados

Esta etapa tem como objetivo detalhar as melhorias identificadas na


fase de entendimento da situao atual, bem como gerir as expectativas com
relao aos resultados esperados na melhoria dos processos.

Esse momento importante pelo fato de essas definies nortearem a


fase de redesenho e auxiliarem a modelagem.

Informaes necessrias:

Detalhamento das melhorias identificadas.

Situao atual.

Situao desejada.

Unidades impactadas.

Ganhos associados.

Possveis alteraes no fluxo.

Necessidade de benchmarking.

Quantificao dos ganhos esperados (metas).

Metodologia de Gesto de Processos 85


Insumos necessrios:

Alteraes no mapa geral.

Agenda de melhorias.

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Agenda de reunio (atualizao).

Ata de reunio.

Cronograma (atualizao).

Painel de indicadores (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Ajustes de documentos.

Conduo de reunies e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

86 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 12 Etapa 1 Detalhamento das Melhorias e dos Resultados Esperados

Gestor do Processo

12
14 15 16
VALIDAR as
DEBATER as GERAR informaes IDENTIFICAR os 18
oportunidades de
oportunidades de de performance dos riscos para execuo APROVAR
melhorias identificadas
melhorias validadas resultados esperados do processo ata de reunio
pelo EPO

2 3 4
PREPARAR REALIZAR CONSOLIDAR
escopo de visitas de informaes de
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados

Necessita de benchmarking
benchmarking benchmarking benchmarking
Agenda de Painel de
melhorias indicadores
EPO

1
6 7 8 9 10 20 21
ANALISAR com os 5 11 17 19
AGENDAR reunio PREPARAR reunio INFORMAR sobre as CONDUZIR debate QUANTIFICAR os ANALISAR os riscos ANALISAR os
gestores a ATUALIZAR IDENTIFICAR os ELABORAR ATUALIZAR
para detalhar de detalhamento oportunidades de de detalhamento resultados esperados identificados para resultados esperados
necessidade de No necessita de benchmarking documentao riscos para execuo ata de reunio documentao
melhorias e das melhorias e melhorias identificadas das melhorias que no dependam a execuo do e as oportunidades
realizao de do projeto do processo do projeto
Incio da resultados esperados resultados esperados pelo EPO identificadas de benchmarking processo de melhorias Fim da
benchmarking Etapa 1
Fase 3

Ata de reunio Cronograma Agenda de reunio

A participao do 18
executor nesse momento APROVAR
opcional ata de reunio
Executores

13
14 15 16
APOIAR a validao
DEBATER as GERAR informaes IDENTIFICAR os
das oportunidades de
oportunidades de de performance dos riscos para execuo
melhorias identificadas
melhorias validadas resultados esperados do processo
pelo EPO

Reunio de Detalhamento das Melhorias e dos Resultados Esperados


87
Atividades da Etapa

1. ANALISAR com os gestores a necessidade de realizao de benchmarking

Descrio:
verificada nesse momento, com os gestores, a necessidade de realizao
de benchmarking para que haja alinhamento das melhorias nos processos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

2. PREPARAR escopo de benchmarking

Descrio:
Preparar a documentao contendo o escopo e a abrangncia do
trabalho de benchmarking.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

3. REALIZAR visitas de benchmarking

Descrio:
O trabalho nesse momento j em loco, seguindo o plano de abrangncia
e alinhamento de melhorias.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 89


4. CONSOLIDAR informaes de benchmarking

Descrio:
Esta a fase final do processo de benchmarking para consolidao das
informaes coletadas a fim de alinhar os procedimentos coletados para a
fase de redesenho.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

5. ATUALIZAR documentao do projeto

Descrio:
Essa fase acontece independentemente das anteriores e tem como
nico objetivo manter atualizada a agenda de melhorias e o cronograma.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

6. AGENDAR reunio para detalhar melhorias e resultados esperados

Descrio:
Momento de iniciar o processo de reunies de melhorias envolvendo os
gestores e executores envolvidos e predefinidos anteriormente. So utilizados,
nesse momento, agenda corporativa e e-mail para comunicao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

7. PREPARAR reunio de detalhamento das melhorias e resultados esperados

Descrio:
Atividade realizada antes da reunio, em que os analistas de processos
preparam a apresentao e o material necessrio para a conduo da reunio.

90 Metodologia de Gesto de Processos


Responsvel:
Escritrio de Processos.

8. INFORMAR sobre as oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO

Descrio:
J na reunio, a equipe do EPO comunica aos participantes as
oportunidades de melhorias identificadas no processo de levantamento e
avalia com eles a possibilidade de implantao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

9. CONDUZIR debate de detalhamento das melhorias identificadas

Descrio:
O trabalho do EPO ainda na reunio conduzir o debate de detalhamento
das melhorias, fazendo com que transcorra de forma objetiva e tenha o mximo
proveito, pois este ser o insumo necessrio para a fase do redesenho.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

10. QUANTIFICAR os resultados esperados que no dependam de benchmarking

Descrio:
Momento de documentar e estimar os resultados esperados com base
nas melhorias propostas que no dependam de iniciativas de benchmarking.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 91


11. IDENTIFICAR os riscos para execuo do processo

Descrio:
Com base nas melhorias propostas, importante identificar os riscos
encontrados para execuo do processo com base nas melhorias propostas. Essa
anlise importante para que as providncias necessrias sejam tomadas e os
impactos, minimizados.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

12. VALIDAR as oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO

Descrio:
Aps a apresentao das oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO,
o gestor faz uma anlise e verifica a possibilidade de implantao das alteraes
no fluxo ou dos procedimentos realizados pelas reas. Essa validao muito
importante, pois afetar diretamente o trabalho dos envolvidos. Sem essa validao,
as melhorias identificadas no podero ser implementadas.

Responsvel:
Gestor do processo.

13. APOIAR a validao das oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO

Descrio:
Os responsveis pela execuo do processo, caso participem da reunio,
apoiam o gestor na validao das melhorias propostas pelo EPO, lembrando
que quem decide, de fato, o gestor do processo.

Responsvel:
Executores.

92 Metodologia de Gesto de Processos


14. DEBATER as oportunidades de melhorias validadas

Descrio:
Durante a reunio e aps validar as melhorias propostas, os responsveis,
com o EPO, discutem as formas de implementao e de estruturao dessas
alteraes.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

15. GERAR informaes de performance dos resultados esperados

Descrio:
Aps anlise das melhorias, interessante levantar informaes de
performance dos processos a fim de ajudar em medies posteriores.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

16. IDENTIFICAR os riscos para execuo do processo

Descrio:
Essa atividade complementa a anlise de execuo das melhorias,
em que de extrema importncia registrar os riscos identificados para tal
execuo. Esse documento dever ser de fcil acesso, principalmente no
momento da execuo.

Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.

Metodologia de Gesto de Processos 93


17. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o gestor
e os executores do processo possam validar as informaes fornecidas e dar
cincia s informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

18. APROVAR ata de reunio

Descrio:
O gestor do processo assina a ata de reunio aps verificar se as
informaes esto corretas e de acordo com o tratado na reunio. Os executores
tambm assinam caso tenham participado da reunio.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

19. ATUALIZAR documentao do projeto

Descrio:
A equipe do EPO atualiza toda a documentao alterada na etapa.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

94 Metodologia de Gesto de Processos


20. ANALISAR os riscos identificados para a execuo do processo

Descrio:
Aps a identificao dos riscos, a equipe do EPO realiza mais uma
anlise interna para ratificao dos impactos levantados na reunio com o
gestor e/ou com os executores do processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

21. ANALISAR os resultados esperados e as oportunidades de melhorias

Descrio:
Atividade de fechamento da etapa em que a equipe do EPO faz mais
uma reviso dos resultados e das oportunidades de melhorias.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 3 Etapa 2

Detalhamento das Alinhamento de


Viabilidade das Seminrio de Encerramento
melhorias e dos indicadores
melhorias melhorias da fase
resultados esperados com a EGQ

Viabilidade das Melhorias

Aps o detalhamento das melhorias realizadas na etapa anterior, o lder


do projeto do Escritrio de Processos agendar uma reunio com as reas
impactadas e com a equipe de tecnologia da informao para realizao de
estudo em conjunto acerca da viabilidade de implementao das melhorias
definidas.

Metodologia de Gesto de Processos 95


Essa etapa tem um carter tcnico, pois o resultado da anlise
impactar a execuo do projeto.

Informaes necessrias:

Detalhamento das melhorias identificadas.

Situao atual.

Situao desejada.

Unidades impactadas.

Ganhos associados.

Possveis alteraes no fluxo.

Necessidade de benchmarking.

Quantificao dos ganhos esperados (metas).

Insumos necessrios:

Diagrama (As Is).

Agenda de melhorias.

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Agenda de reunio (atualizao).

Ata de reunio.

Cronograma (atualizao).

Documento de riscos.

96 Metodologia de Gesto de Processos


Tcnicas utilizadas:

Ajustes de documentos.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Ferramenta de diagramao de processos.

Metodologia de Gesto de Processos 97


98 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 13 Etapa 2 Viabilidade das Melhorias

Documento de Cronograma
riscos

24
23 25
EPO

22 COLETAR 29 31
INFORMAR as IDENTIFICAR ELABORAR
AGENDAR reunio informaes sobre CONSOLIDAR as
oportunidades de novos riscos ata de reunio
de validao das as macroatividades informaes coletadas
melhorias que e o tempo de execuo para execuo do
melhorias Fim da
Incio da
impactam a unidade do processo processo
Etapa 2
Etapa 2
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados

Agenda de Agenda de reunio


Ata de reunio melhorias

Essas atividades s sero


realizadas se as melhorias
envolverem sistemas
Equipe de TI

27 28
26
IDENTIFICAR as IDENTIFICAR o 30
VALIDAR as
macroatividades tempo necessrio APROVAR
oportunidades de
para a implementao para implementar ata de reunio
melhorias
da melhoria aprovada a melhoria validada

30
Unidades Impactadas

APROVAR
ata de reunio

27 28
26
IDENTIFICAR as IDENTIFICAR o
VALIDAR as
macroatividades tempo necessrio
oportunidades de
para a implementao para implementar
melhorias
da melhoria aprovada a melhoria validada

Reunio de Viabilidade das Melhorias


99
Atividades da etapa:

22. AGENDAR reunio de validao das melhorias

Descrio:
O lder do projeto entra em contato com a equipe de TI e com as
unidades impactadas para incio do estudo de viabilidade com base nas
melhorias aprovadas e validadas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

23. INFORMAR sobre as oportunidades de melhorias que impactam a


unidade

Descrio:
O lder do processo informa os participantes da reunio acerca das
oportunidades de melhorias identificadas tanto pela equipe do Escritrio de
Processos quanto pelas reas envolvidas no projeto. Nesse momento, o lder
deve registrar as opinies e ponderar as ideias que surgirem.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

24. COLETAR informaes sobre as macroatividades e o tempo de


execuo do processo

Descrio:
O lder solicita informaes sobre as macroatividades para
implementao das melhorias aprovadas, caso seja possvel nesse momento.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 101


25. IDENTIFICAR novos riscos para execuo do processo

Descrio:
Durante a reunio, importante levantar, com os participantes, os riscos
envolvidos na execuo das melhorias definidas e aprovadas, e registrar os
pontos crticos na execuo do processo, pois estes podem inviabilizar todo o
projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

26. VALIDAR as oportunidades de melhorias

Descrio:
Os participantes avaliam as melhorias apresentadas pelo lder do
projeto e, posteriormente, aprovam ou rejeitam-nas. nessa reunio que se
define o que de fato ser implementado.

Responsvel:
- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

27. IDENTIFICAR as macroatividades para a implementao da melhoria


aprovada

Descrio:
Estimulados pelo lder do projeto, os participantes ajudam a identificar
as macroatividades correspondentes execuo das melhorias aprovadas. As
informaes prestadas sero analisadas, discutidas e avaliadas.

Responsvel:
- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

102 Metodologia de Gesto de Processos


28. IDENTIFICAR o tempo necessrio para implementar a melhoria
validada

Descrio:
Ainda na reunio, definido o tempo necessrio para a implementao
das melhorias. Mesmo que no seja exata, importante haver uma
aproximao de data para atualizao de cronograma, pois isso afetar as
entregas acordadas com o dono do processo.

Responsvel:
- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

29. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
presentes na reunio possam validar as informaes fornecidas e dar cincia
s informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

30. APROVAR ata de reunio

Descrio:
A equipe de TI e os participantes das unidades impactadas assinam a
ata de reunio aps verificarem se as informaes da ata esto corretas e de
acordo com o tratado na reunio de definio do escopo.

Responsvel:
- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

Metodologia de Gesto de Processos 103


31. CONSOLIDAR as informaes coletadas

Descrio:
Momento final da etapa aps a reunio para consolidao das
informaes obtidas e para a atualizao dos documentos existentes.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 3 Etapa 3

Detalhamento das Alinhamento de


Viabilidade das Seminrio de Encerramento
melhorias e dos indicadores
melhorias melhorias da fase
resultados esperados com a EGQ

Seminrio de Melhorias

Nesta etapa, ser realizada uma reunio de priorizao das melhorias


com os envolvidos no projeto para promover um debate sobre as melhorias a
serem implementadas, organizando e priorizando a execuo a fim de que o
planejamento seja estabelecido.

A participao dos executores e da equipe de TI opcional nesse momento.

Informaes necessrias:

Novas aes.

Detalhamento das aes.

Datas.

Responsveis.

Aprovao das melhorias.

104 Metodologia de Gesto de Processos


Priorizao das melhorias.

Insumos necessrios:

Plano de implantao.

Agenda de melhorias.

Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Agenda de reunio (atualizao).

Ata de reunio.

Cronograma (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Ajustes de documentos.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas


eletrnicas e de apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 105


106 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 14 Etapa 3 Seminrio de Melhorias

Dono do Processo
36
PRIORIZAR 39
as melhorias APROVAR
conforme regras ata de reunio
preestabelecidas
Gestor do Processo

36
PRIORIZAR 39
as melhorias APROVAR
conforme regras ata de reunio
preestabelecidas

Agenda de Cronograma
reunio
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados

32 33 34
PREPARAR seminrio AGENDAR seminrio PROMOVER o 35 37 38 40
de priorizao e de priorizao debate de COLETAR e registrar ATUALIZAR a agenda ELABORAR ATUALIZAR a
EPO

pactuao das e pactuao priorizao das as informaes de melhorias ata de reunio documentao
melhorias das melhorias melhorias Fim da
Incio da
Etapa 3
Etapa 3

Agenda de Ata de reunio


melhorias

A participao dos
executores na
reunio opcional
39
Executores

APROVAR
ata de reunio
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras
Somente se
preestabelecidas
participarem da reunio

A participao da
equipe de TI opcional
39
Equipe de TI

APROVAR
ata de reunio
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras Somente se
preestabelecidas participarem da reunio
Unidades Impactadas

36
PRIORIZAR 39
as melhorias APROVAR
conforme regras ata de reunio
preestabelecidas

107
Seminrio de Priorizao e Pactuao das Melhorias
Atividades da etapa:

32. PREPARAR seminrio de priorizao e pactuao das melhorias

Descrio:
responsabilidade do lder do projeto preparar o material necessrio
para a apresentao na reunio de priorizao das melhorias.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

33. AGENDAR seminrio de priorizao e pactuao das melhorias

Descrio:
Aps a preparao da reunio, o lder entra em contato com os
envolvidos para agendar uma data em comum para todos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

34. PROMOVER o debate de priorizao das melhorias

Descrio:
O lder e a equipe envolvida do Escritrio de Processos promovem o
debate de priorizao com os participantes da reunio. importante que o
mediador mantenha a discusso com foco na priorizao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 109


35. COLETAR e registrar as informaes

Descrio:
No decorrer da reunio, necessrio que haja uma pessoa do Escritrio de
Processos no papel de relator para que nenhuma informao se perca. Por isso,
refora-se que o ideal que em cada reunio haja mais de uma pessoa do EPO.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

36. PRIORIZAR as melhorias conforme regras preestabelecidas

Descrio:
Todos os envolvidos discutem acerca da priorizao das melhorias,
buscando uma definio de ordem de execuo.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

37. ATUALIZAR o plano de implantao

Descrio:
O lder do projeto fica responsvel por manter atualizado o plano de
implantao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

110 Metodologia de Gesto de Processos


38. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

39. APROVAR ata de reunio

Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

40. ATUALIZAR a agenda de melhorias

Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelos participantes e os
demais ajustes necessrios.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 111


Fase 3 Etapa 4

Detalhamento das Alinhamento de


Viabilidade das Seminrio de Encerramento
melhorias e dos indicadores
melhorias melhorias da fase
resultados esperados com a EGQ

Alinhamento de Indicadores com a EGQ

Esta etapa visa reunio com o Escritrio da Qualidade para alinhar os


indicadores de monitoramento dos resultados de execuo do novo processo.

Informaes necessrias:

Alinhamento de indicadores.

Insumos necessrios:

Agenda de melhorias.

Artefatos gerados:

Painel de indicadores (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Ajustes de documentos.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

112 Metodologia de Gesto de Processos


Fluxo de atividades da etapa:
Figura 15 Etapa 4 Alinhamento de Indicadores com a EGQ
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados

41
42
ALINHAR
EPO

DOCUMENTAR
indicadores com a
informaes
EGQ
Incio da Fim da
Etapa 4 Etapa 4

Painel de indicadores

Figura 15 Fase 3 Atividades da Etapa 4

Atividades da etapa:

41. ALINHAR indicadores com a EGQ

Descrio:
Nesse momento, a equipe envolvida do Escritrio de Processos se rene
com o Escritrio da Qualidade a fim de alinhar os indicadores principalmente
para utilizao na fase de operao assistida.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 113


42. DOCUMENTAR informaes

Descrio:
Aps a reunio, o lder do projeto prepara a documentao com as
informaes obtidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 3 Etapa 5

Detalhamento das Alinhamento de


Viabilidade das Seminrio de Encerramento
melhorias e dos indicadores
melhorias melhorias da fase
resultados esperados com a EGQ

Encerramento da Fase

Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como organiz-la,


prepar-la e public-la para dar apoio ao incio da prxima fase.

Informaes necessrias:

Reviso geral da documentao.

Atualizao de documentos.

Insumos necessrios:

Documentao gerada na fase.

114 Metodologia de Gesto de Processos


Artefatos gerados:

Agenda de melhorias (atualizao).

Cronograma (atualizao).

Lies aprendidas (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Ajustes de documentos.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Fluxo de atividades da etapa:

Figura 16 Etapa 5 Encerramento da Fase


Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados

44
43 SOLICITAR 45
EPO

REVISAR publicao da ATUALIZAR


documentao agenda de melhorias cronograma e
produzida na fase e do plano de lies aprendidas
Incio da Fim da
implementao
Etapa 5 Fase 3

Cronograma Lies
aprendidas

Figura 16 Fase 3 Atividades da Etapa 5

Metodologia de Gesto de Processos 115


Atividades da etapa:

43. REVISAR documentao produzida na fase

Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelo dono do processo
e os demais ajustes necessrios.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

44. SOLICITAR publicao da agenda de melhorias e do plano de


implementao

Descrio:
O lder do projeto encaminha o diagrama de escopo do processo
validado pelo dono do processo para publicao na Intranet.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

45. ATUALIZAR cronograma e lies aprendidas

Descrio:
O lder do projeto atualiza o cronograma do projeto e as lies
aprendidas na Fase 3 do projeto.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

116 Metodologia de Gesto de Processos


3.4. Fase 4 Redesenho dos Processos

Essa fase tem como objetivo definir a deciso a ser tomada em relao
aos processos identificados durante a fase de mapeamento e entendimento da
situao atual (As Is).

Os processos, suas principais caractersticas e deficincias foram identificados


em riqueza de detalhes na fase anterior, alm do entendimento do seu alinhamento
com os objetivos e estratgias da organizao. Nesse caso, faz-se necessrio, se possvel,
aplicar simulaes e/ou desenvolver um novo modelo com as melhorias previstas para
o cenrio identificado.
So etapas definidas para a fase de redesenho dos processos:
1. Desenho do novo processo.

2. Validao e aceite do novo processo.

3. Preparao para reunio do descritivo de atividades (automao).

4. Detalhamento das atividades (automao).

5. Encerramento da fase.

Resultados Esperados

Redesenho do novo fluxo do processo, com as melhorias e inovaes


definidas nas fases anteriores, de acordo com o nvel de detalhamento
acordado com os envolvidos.

Atualizao das legislaes e polticas relativas ao processo de acordo


com as mudanas realizadas.

Identificao de demandas de treinamento, gesto de mudana, contrataes


de pessoas e polticas de motivao para a implantao do novo processo.

Alinhamento com a TI para a implementao das melhorias do novo


processo, identificando as mudanas necessrias, inovaes e prazos.

Metodologia de Gesto de Processos 117


Fase 4 Etapa 1

Preparao para Detalhamento


Desenho do Validao e aceite Encerramento
reunio do descritivo das atividades
novo processo do novo processo da fase
de atividades (Automao)

Desenho do Novo Processo

O desenho do novo processo tem por objetivo criar uma representao


da nova realidade do processo ou sua projeo. o estabelecimento dos
conhecimentos, das modificaes, e da aplicao das melhorias propostas
e sugeridas ao novo e melhorado processo (to be). A etapa de desenho do
novo processo deve garantir que o modelo projetado atenda s expectativas e
necessidades da organizao/setor.

Informaes necessrias:

Anlise do material produzido sobre o processo atual (As Is).

Anlise comparativa de lacunas.

Levantamento dos pontos de integrao sistmica.

Levantamento dos dados crticos para o processo.

Evidncia, no diagrama, dos pontos de integrao.

Desenho com refinamento do modelo.

Elaborao do material de direcionamento para workshops do novo


processo.

Insumos necessrios:

Material produzido nas Fases 2 e 3.

Anlise realizada na fase de redesenho.

118 Metodologia de Gesto de Processos


Artefatos gerados:

Ata de reunio.

Cronograma (atualizao).

Descritivo de atividades do novo processo.

Diagrama inicial do novo processo (to be).

Mapa do novo processo (to be).

Tcnicas utilizadas:

Modelagem de processo com notao BPMN.

Descrio de processo e detalhamentos.

Levantamento de pontos de integrao.

Tecnologias de apoio:

Ferramenta de diagramao na notao de processos.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 119


120 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 17 Etapa 1 Desenho do Novo Processo

Gestor do Processo

5
AVALIAR verso 7
preliminar do APROVAR
novo processo e prover ata de reunio
mais informaes

Diagrama inicial
do novo processo (to be)
Fase 4 Redesenho dos Processos

1
3 8
ANALISAR agenda 2 4
AGENDAR reunies 6 CONSOLIDAR
EPO

de melhorias, REDESENHAR CONDUZIR reunio


para redesenho e ELABORAR o mapa do novo
mapa da situao primeira verso de redesenho
validao do ata de reunio processo
atual e outras do novo processo do processo
novo processo Fim da
Incio da documentaes
Etapa 1
Fase 4

Descritivo de Mapa do novo


Cronograma atividades processo

Ata de reunio

5
AVALIAR verso 7
preliminar do APROVAR
novo processo e prover ata de reunio
mais informaes
Executores

Reunio de Redesenho

121
Atividades da etapa:

1. ANALISAR agenda de melhorias e mapa da situao atual e outras


documentaes

Descrio:
Como forma de preparao, a equipe do Escritrio de Processos analisa
toda a documentao obtida e relevante para incio do redesenho do processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

2. REDESENHAR primeira verso do novo processo

Descrio:
De posse da documentao necessria para entendimento da situao
atual e melhorias a serem implementadas, o lder da equipe do Escritrio de
Processos desenha a primeira verso no novo processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

3. AGENDAR reunies para redesenho e validao do novo processo

Descrio:
Com a verso preliminar pronta, o lder agenda com o gestor e com os
executores do processo a verificao e a validao do novo fluxo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 123


4. CONDUZIR reunio de redesenho do processo

Descrio:
Ser apresentado o mapa preliminar do novo processo. Nesse momento,
o lder verificar o entendimento das melhorias aprovadas na fase anterior.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

5. AVALIAR verso preliminar do novo processo e prover mais


informaes

Descrio:
Nessa reunio, ser avaliado e validado, pelo gestor e pelos executores, o
entendimento de implementao das melhorias. Essa parte muito importante
para o andamento do redesenho.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

6. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o gestor
e os executores do processo possam validar as informaes fornecidas e dar
cincia s informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

124 Metodologia de Gesto de Processos


7. APROVAR ata de reunio

Descrio:
O gestor e os executores do processo assinam a ata de reunio aps
verificarem se as informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado
na reunio de redesenho.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

8. CONSOLIDAR o mapa do novo processo

Descrio:
J com as informaes coletadas na reunio, o lder do projeto realiza as
alteraes no mapa do processo e consolida as informaes obtidas. Todas as
modificaes devem ser feitas nesse momento para posterior validao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 4 Etapa 2

Preparao para Detalhamento


Desenho do Validao e aceite Encerramento
reunio do descritivo das atividades
novo processo do novo processo da fase
de atividades (Automao)

Validao e Aceite do Novo Processo

A etapa de aceite formal do novo processo uma etapa que deve ser
sempre respeitada e realizada, independentemente da deciso sobre a adoo
do novo processo. Essa etapa deve garantir que o processo foi compreendido e

Metodologia de Gesto de Processos 125


descrito conforme necessrio. Devido importncia da etapa, deve-se considerar
a sua realizao na forma de evento final sobre a melhoria do processo.

Informaes necessrias:

Realizar reunio de validao prvia com o dono do processo e


intervenientes.

Realizar reunio de validao final com a equipe do projeto e


intervenincia executiva.

Insumos necessrios:

Mapa do processo.

Agenda de melhorias.

Artefatos gerados:

Documento contendo assinatura do dono do processo e dos


intervenientes diretos.

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunio de trabalho e workshop.

Tecnologias de apoio:

Ferramenta de diagramao na notao de processos.

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

126 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 18 Etapa 2 Validao e Aceite do Novo Processo

Dono do Processo
11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio
Gestor do Processo

11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio
Fase 4 Redesenho dos Processos

14
9 10 CONSOLIDAR
AGENDAR CONDUZIR 12 informaes da
reunio de validao reunio de aceite ELABORAR reunio de
e aceite do do mapa do ata de reunio validao do
novo processo novo processo Fim da
EPO

Incio da redesenho
Etapa 2
Etapa 2

Aceite do novo processo Ata de reunio


Equipe de TI

11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio
Unidades Impactadas

11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio

Reunio de Validao do Redesenho

127
Atividades da etapa:

9. AGENDAR reunio de validao e aceite do novo processo

Descrio:
Com o mapa j alterado para sua verso final, o lder do projeto entra em
contato com os envolvidos para validao do redesenho. As reas participantes
so o dono do processo, o gestor do processo, o EPO, a equipe de TI e as
unidades impactadas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

10. CONDUZIR reunio de aceite do mapa do novo processo

Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio e apresenta o mapa do novo processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

11. VALIDAR o mapa do novo processo

Descrio:
Os participantes validam o mapa do novo processo e do o aceite.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Escritrio de processos.

Metodologia de Gesto de Processos 129


- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

12. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

13. APROVAR ata de reunio

Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio de
validao e aceite do novo processo.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

130 Metodologia de Gesto de Processos


14. CONSOLIDAR informaes da reunio de validao do redesenho

Descrio:
Momento apenas de consolidar a documentao obtida na etapa.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 4 Etapa 3

Preparao para Detalhamento


Desenho do Validao e aceite Encerramento
reunio do descritivo das atividades
novo processo do novo processo da fase
de atividades (Automao)

Preparao para Reunio do Descritivo


de Atividades

Nesta etapa, a equipe do Escritrio de Processos prepara toda a documentao


necessria para o detalhamento das atividades com foco em automao. Esse momento
essencial para o melhor aproveitamento da reunio.

Informaes necessrias:

Detalhamento das atividades do mapa de redesenho do processo.

Insumos necessrios:

Mapa do novo processo (to be).

Agenda de melhorias.

Painel de indicadores.

Metodologia de Gesto de Processos 131


Agenda de reunies.

Cronograma.

Artefatos gerados:

Agenda de reunies (atualizao).

Cronograma (atualizao).

Descritivo de atividades.

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunio e entrevistas.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Fluxo de atividades da etapa:


Figura 19 Etapa 3 Preparao para Reunio do Descritivo de Atividades
Fase 4 Redesenho dos Processos

15 16
PREPARAR AGENDAR
EPO

reunio do descritivo reunies do descritivo


de atividades de atividades
Incio da Fim da
Etapa 3 Etapa 3

Cronograma Descritivo de Agenda de


atividades reunies

Figura 19 Fase 4 Atividades da Etapa 3

132 Metodologia de Gesto de Processos


Atividades da etapa:

15. PREPARAR reunio do descritivo de atividades

Descrio:
Nesse momento, o lder do projeto, de posse do mapa validado do novo
processo e dos documentos complementares, prepara apresentao e checklist de
perguntas para levantamento das informaes necessrias para automao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

16. AGENDAR reunies do descritivo de atividades

Descrio:
O lder do projeto entra em contato com as pessoas responsveis pela
execuo do processo. O gestor e os executores do processo possuem extremo
conhecimento do funcionamento deste.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Fase 4 Etapa 4

Preparao para Detalhamento


Desenho do Validao e aceite Encerramento
reunio do descritivo das atividades
novo processo do novo processo da fase
de atividades (Automao)

Detalhamento das Atividades (Automao)

A etapa de detalhamento de atividades se faz necessria de acordo com


a necessidade na automao dos processos, mais especificamente na evoluo
deles para um software.

Metodologia de Gesto de Processos 133


Informaes necessrias:

Coletar informaes:

Volume: nmero de ocorrncias do processo por dia/ms/ano.

Sazonalidade: h perodos em que h intensificao na utilizao do


processo?

Quantidade estimada de usurios da soluo informatizada.

Existe algum sistema utilizado na situao atual (As Is) a partir do


qual ser necessria a migrao das informaes para a nova soluo
informatizada? Qual (is)? Apenas relacionar o sistema.

Abrangncia da utilizao: regional, nacional.

Durante a modelagem, surgiu alguma necessidade de performance


para a soluo informatizada? Exemplo: existe alguma necessidade
do tipo 95% das transaes/pedidos devem ser processados em
menos de um segundo?

H a necessidade de o processo ser auditado pelos rgos de controle


internos e/ou externos? Que etapas do processo so pontos auditveis?
Em algumas situaes, o sistema dever armazenar informaes
relevantes para auditoria como logs, histrico de transaes, alarmes
caso situaes anmalas ocorram.

Ambiente: Intranet, Internet, aplicaes mveis.

Durante a modelagem surgiu alguma necessidade de segurana


especial? Exemplo: assinatura criptogrfica digital.

H a necessidade de requisitos de acessibilidade (tamanho, letra,


cores)?

H algum indicador levantado no processo de negcio que pode ser


alimentado pelo sistema de informao? Qual (is)?

134 Metodologia de Gesto de Processos


Insumos necessrios:

Mapa do novo processo (to be) validado.

Agenda de melhorias.

Painel de indicadores.

Agenda de reunies.

Cronograma.

Artefatos gerados:

Ata de reunio.

Descritivo de atividades (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunio de trabalho e workshop.

Entrevistar atores.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 135


136 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 20 Etapa 4 Detalhamento das Atividades (Automao)

Gestor do Processo

18
21
DETALHAR as
APROVAR
atividades do mapa
ata de reunio
do novo processo

A participao do Somente se o gestor


gestor opcional participar da reunio

22
17 CONSOLIDAR
20
CONDUZIR informaes da reunio
ELABORAR
reunio do descritivo do descritivo de
ata de reunio
Fase 4 Redesenho dos Processos

de atividades atividades Fim da


EPO

Incio da
Etapa 4
Etapa 4

Descritivo de Ata de reunio


atividades

18
Executores

21
DETALHAR as
APROVAR
atividades do mapa
ata de reunio
do novo processo

19
APOIAR no 21
detalhamento das APROVAR
Equipe de TI

atividades do mapa ata de reunio


do novo processo

A participao da equipe Somente se a


de TI opcional equipe de TI participar
da reunio

137
Descritivo de Atividades
Atividades da etapa:

17. CONDUZIR reunio de descritivo das atividades

Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio seguindo a lista de perguntas
necessrias para automao do processo. importante haver uma pessoa no
papel de relator para que nenhuma informao se perca.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

18. DETALHAR as atividades do mapa do novo processo

Descrio:
Os participantes e responsveis pela execuo do processo detalham
o funcionamento e respondem aos questionamentos, principalmente tcnicos
estipulados pela equipe de processos.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

19. APOIAR no detalhamento das atividades do mapa do novo processo

Descrio:
A participao da equipe de TI opcional nessa reunio. No entanto,
como so os maiores interessados nas informaes extradas nessa reunio,
de grande relevncia que observem e faam suas prprias anotaes para
implementao do processo.

Responsvel:
Equipe de TI.

Metodologia de Gesto de Processos 139


20. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

21. APROVAR ata de reunio

Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

22. CONSOLIDAR informaes da reunio de descritivo das atividades

Descrio:
Momento de consolidar todas as informaes coletadas na reunio e
atualizar documentos relacionados.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

140 Metodologia de Gesto de Processos


Fase 4 Etapa 5

Preparao para Detalhamento


Desenho do Validao e aceite Encerramento
reunio do descritivo das atividades
novo processo do novo processo da fase
de atividades (Automao)

Encerramento da Fase

Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como organiz-la,


prepar-la e public-la para dar apoio ao incio da prxima fase.

Informaes necessrias:

Reviso geral da documentao.

Atualizao de documentos.

Aprovao da documentao.

Insumos necessrios:

Documentao gerada na fase.

Artefatos gerados:

Agenda de reunio (atualizao).

Ata de reunio.

Cronograma (atualizao).

Descritivo de atividades (atualizao).

Lies aprendidas (atualizao).

Mapa do novo processo (atualizao).

Metodologia de Gesto de Processos 141


Plano de implantao.

Tcnicas utilizadas:

Reunies com intervenientes do processo.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

142 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 21 Etapa 5 Encerramento da Fase

Dono do Processo

31
27 APROVAR
VALIDAR o descritivo 28 ata de reunio
de atividades e o APROVAR plano
mapa do novo de implantao
processo

27
VALIDAR o descritivo 28
Gestor do Processo

de atividades e o APROVAR plano 31


mapa do novo de implantao APROVAR
processo ata de reunio
Fase 4 Redesenho dos Processos

A participao do
gestor opcional

Agenda de reunio

32
26 29 33
23 ATUALIZAR 34
24 25 APOIAR a validao APOIAR a 30 SOLICITAR publicao
REVISAR toda a documentao ATUALIZAR o
CRIAR plano de PREPARAR reunio do descritivo de aprovao do plano ELABORAR do mapa do novo
documentao conforme ajustes cronograma e as
implantao de aprovao atividades e do mapa de implantao ata de reunio processo e do descritivo
produzida na definidos pelo lies aprendidas
do novo processo de atividades Fim da
Incio da Fase 4 dono do processo
Fase 4
Etapa 5
EPO

Descritivo de Cronograma
Aprovao
Ata de reunio atividades
Plano de
implantao

Mapa do novo Lies aprendidas


processo
(to be)

143
Atividades da etapa:

23.REVISAR toda a documentao produzida na Fase 4

Descrio:
A equipe do Escritrio de Processos faz uma reviso geral em toda a
documentao produzida na fase e, posteriormente, apresenta-a ao dono do
processo para aprovao. A participao do gestor opcional.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

24. CRIAR plano de implantao

Descrio:
Essa atividade responsvel pelo planejamento do projeto de
desenvolvimento e operacionalizao do novo processo. No entanto, essa
atividade s ser realizada caso seja definido que o novo processo ser
implantado ou executado.

A definio de prioridade de implantao cabe ao gerenciamento de


processo que detm a matriz de priorizao de processos corporativos. Por
sua caracterstica intrnseca de projeto, a atividade de criao do plano de
implantao usualmente realizada por um gerente de projeto da equipe e
apoiada pela equipe de processos. Para isso, importante:

- Definir prioridade de implantao do processo.

- Criar documento contendo plano de implantao do processo.

- Aprovar plano de implantao com o dono do processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 145


25. PREPARAR reunio de aprovao

Descrio:
Nesse momento que antecede a reunio, o lder do projeto prepara os
documentos a serem validados.

So eles:

- Plano de implantao.

- Mapa do novo processo (to be).

- Descritivo de atividades.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

26. APOIAR a validao do descritivo das atividades e do mapa do novo processo

Descrio:
O lder do projeto apresenta ao dono do processo e, opcionalmente,
ao gestor o descritivo de atividades atualizado para automao com o mapa
do novo processo. Este o ltimo encontro antes de a equipe de TI realizar a
implementao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

27. VALIDAR o descritivo das atividades e o mapa do novo processo

Descrio:
De posse da documentao produzida para automao do processo, os
participantes, principalmente o dono do processo, valida-a e d o aceite para
implementao.

146 Metodologia de Gesto de Processos


Responsvel:
- Gestor do processo.

- Dono do processo.

28. APROVAR plano de implantao

Descrio:
Nesse momento, o dono do processo, apoiado pelo EPO, analisa o plano
de implantao para aprovao. A participao do gestor opcional.

Responsvel:
- Escritrio de Processos.

- Dono do processo.

- Gestor do processo (opcional).

29. APOIAR aprovao do plano de implantao

Descrio:
A equipe do EPO apoia o dono do processo na validao das informaes
para aprovao do documento.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

30. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 147


31. APROVAR ata de reunio

Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.

Responsvel:
- Gestor do processo.

- Dono do processo.

32. ATUALIZAR documentao conforme ajustes definidos pelo dono do processo

Descrio:
Caso haja alguma alterao solicitada pelo dono do processo, a equipe
do escritrio de processos procede com os ajustes, no sendo necessrio um
encontro formal para validao, que pode ser feita por e-mail.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

33. SOLICITAR publicao do mapa do novo processo e do descritivo


de atividades

Descrio:
Com os ajustes realizados e validados pelo dono do processo, o lder do
projeto solicita rea a publicao da documentao (mapa e descritivo de
atividades).

Responsvel:
Escritrio de Processos.

148 Metodologia de Gesto de Processos


34. ATUALIZAR o cronograma e as lies aprendidas

Descrio:
Internamente, a equipe atualiza o cronograma e o documento de lies
aprendidas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 149


3.5. Fase 5 Implantao do Novo Processo
e Realizao da Operao Assistida

Essa fase tem como objetivo viabilizar a entrada em produo e a


execuo dos processos definidos. a realizao do desenho de processos
aprovado e o seu fluxo de trabalho documentado.

Comea aqui tambm as atividades de acompanhamento por meio da


Operao Assistida onde o objetivo monitorar a realizao das melhorias
e resultados esperados.

So etapas definidas para a fase:

1. Implantao do novo processo.

2. Realizao da operao assistida.

3. Apurao dos ganhos.

4. Encerramento da fase.

Resultados Esperados

Plano de implantao detalhado, com cronograma de implementao


das aes aprovado, inclusive para execuo de treinamentos, sistemas e
reviso das polticas e procedimentos.

Apurao e divulgao dos ganhos alcanados nos diversos estgios


da implantao e aps a operao assistida.

Realizao da operao assistida, identificando e validando os ajustes


necessrios ao novo processo, finalizando o projeto.

Implantao da gesto do dia a dia, em que sero realizadas reunies


de monitorao dos processos.

150 Metodologia de Gesto de Processos


Fase 5 Etapa 1

Realizao da
Implantao do Apurao de Encerramento
operao
novo processo ganhos da fase
assistida

Implantao do novo processo

Esta a etapa de preparao da implantao do novo processo, a


qual, por meio de uma reunio com os envolvidos, servir para revisar os
indicadores e diretrizes de implantao, definir prazo da operao assistida
e aprovar o plano de implantao. Essa atividade muito importante para
o sucesso da fase.

Informaes necessrias:

Formalizao do incio da implantao.

Revisar as diretrizes da implantao e da operao assistida.

Agendar reunies para acompanhamento das aes e do plano de


implantao.

Definir prazo de operao assistida.

Insumos necessrios:

Plano de implantao.

Agenda de reunio.

Cronograma.

Metodologia de Gesto de Processos 151


Artefatos gerados:

Ata de reunio.

Agenda de reunio (atualizao).

Cronograma (atualizao).

Painel de indicadores (atualizao).

Plano de implantao (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunio de trabalho e workshop.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

152 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 22 Etapa 1 Implantao do Novo Processo

Dono do Processo
6
8 10
REVISAR indicadores
APROVAR APROVAR
e diretrizes da
plano de implantao ata de reunio
implantao
Gestor do Processo

6
8 10
REVISAR indicadores
APROVAR APROVAR
e diretrizes da
plano de implantao ata de reunio
implantao
Fase 5 Implantao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida

Agenda de reunio Cronograma

1 2 4
3 9 11
AGENDAR reunio PREPARAR reunio AGENDAR reunies 5
CONDUZIR ELABORAR CONSOLIDAR
de formalizao para de formalizao da de acompanhamento DEFINIR prazo de
reunio de
EPO

ata de reunio informaes da


implantao do implantao do das aes do operao assistida
formalizao reunio
Incio da novo processo novo processo plano de implantao Fim da
Fase 5 Etapa 1

Ata de reunio Painel de Plano de


indicadores implantao

7 8 10
REVISAR diretrizes APROVAR APROVAR
da implantao plano de implantao ata de reunio
Equipe de TI

A participao da equipe
de TI ser necessria se
houver automao
Unidades Impactadas

7 8 10
REVISAR diretrizes APROVAR APROVAR
da implantao plano de implantao ata de reunio

153
Reunio de Formalizao para Implantao do Processo
Atividades da etapa:

1. AGENDAR reunio de formalizao para implementao do novo processo

Descrio:
O lder do projeto entra em contato com as reas envolvidas para
formalizar a implementao do novo processo. Os participantes so:

- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

2. PREPARAR reunio de formalizao da implantao do novo processo

Descrio:
Preparar apresentao e reunir documentao de implantao do
novo processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 155


3. CONDUZIR reunio de formalizao

Descrio:
O lder do projeto apresenta as diretrizes de implantao do novo
processo, debatendo com os participantes a forma de que ser feito.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

4. AGENDAR reunies de acompanhamento das aes do plano de implantao

Descrio:
Na mesma reunio, o lder do projeto aproveita tambm para marcar
reunies pontuais de acompanhamento das aes definidas para implantao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

5. DEFINIR prazo de operao assistida

Descrio:
Atividade muito importante, pois a operao assistida deve ter um
prazo definido de realizao. Posteriormente, deve-se formalizar essa data em
documento para que o projeto tenha um fim.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

6. REVISAR indicadores e diretrizes da implantao

Descrio:
O dono e o gestor do processo revisam os indicadores definidos e as
diretrizes de implantao. Isso se faz necessrio para um melhor monitoramento
e alinhamento com os interesses.

156 Metodologia de Gesto de Processos


Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

7. REVISAR diretrizes da implantao

Descrio:
A equipe de TI e as unidades impactadas tambm revisam as diretrizes
de implantao do novo processo.

Responsvel:
- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

8. APROVAR plano de implantao

Descrio:
Ainda na reunio, os participantes, depois de revisarem o plano de
implantao, aprovam ou solicitam alterao em alguma ao.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

9. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata de reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Metodologia de Gesto de Processos 157


Responsvel:
Escritrio de Processos.

10. APROVAR ata de reunio

Descrio:
Os participantes assinam a ata aps verificar se as informaes da ata
esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.

Responsvel:
- Gestor do processo.
- Dono do processo.
- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

11. CONSOLIDAR informaes da reunio

Descrio:
Momento final da etapa para consolidao das informaes reunidas e
atualizao de documentos, tais como:

- Agenda de reunio.

- Cronograma.

- Indicadores.

- Plano de implementao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

158 Metodologia de Gesto de Processos


Fase 5 Etapa 2

Realizao da
Implantao do Apurao de Encerramento
operao
novo processo ganhos da fase
assistida

Realizao da Operao Assistida

A operao assistida um acompanhamento da execuo do novo processo.


Nessa etapa, so verificadas as aes de monitoramento e a correo do plano
de ao, caso seja necessrio, para que o projeto atinja seus objetivos iniciais.
importante que todos os envolvidos participem dessa discusso.

Informaes necessrias:

Apurar indicadores e resultados no novo processo.

Avaliar problemas identificados na execuo do plano de implantao.

Definir estratgias de correo dos problemas.

Acompanhar a execuo do novo processo de forma presencial.

Corrigir distores do novo processo.

Insumos necessrios:

Plano de implementao.

Cronograma.

Metodologia de Gesto de Processos 159


Artefatos gerados:

Ata de reunio.

Agenda de reunio (atualizao).

Cronograma (atualizao).

Plano de implementao (atualizao).

Tcnicas utilizadas:

Conduo de reunio de trabalho e workshop.

Tecnologias de apoio:

Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de


apresentao.

160 Metodologia de Gesto de Processos


Figura 23 Etapa 2 Realizao da Operao Assistida

No h problemas na execuo do plano de implantao

Dono do Processo
15 16 18 19
INFORMAR INFORMAR AVALIAR 22
DEFINIR estratgia de
resultados do resultados dos problemas na APROVAR
correo dos problemas
novo processo indicadores execuo do plano ata de reunio
identificados na
de implantao execuo do processo
Gestor do Processo

15 18 19
INFORMAR AVALIAR DEFINIR estratgia de 22
resultados do problemas na correo dos problemas APROVAR
novo processo execuo do plano identificados na ata de reunio
de implantao execuo do processo
Fase 5 Implementao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida

Plano de Agenda de reunio


implantao

17 18 19 23
12 13 14 ATUALIZAR
ANALISAR AVALIAR DEFINIR estratgia de 21
AGENDAR PREPARAR para CONDUZIR
EPO

informaes da problemas na correo dos problemas ELABORAR documentos conforme


reunio de reunio de reunio de reunio de
execuo do plano execuo do plano identificados na ata de reunio
operao assistida operao assistida operao assistida operao assistida
de implantao de implantao execuo do processo Fim da
Incio da
Etapa 2
Etapa 2

Cronograma
Ata de reunio

15 18 20
Executores

AVALIAR APOIAR na estratgia de 22


INFORMAR APROVAR
resultados do problemas na correo dos problemas
execuo do plano identificados na ata de reunio
novo processo
de implantao execuo do processo

18 20
15 AVALIAR APOIAR na estratgia de
INFORMAR problemas na correo dos problemas
Equipe de TI

resultados do execuo do plano identificados na 22


novo processo de implantao execuo do processo APROVAR
ata de reunio

A participao da equipe
Somente se houver
de TI ser necessria
automao
se houver automao
Unidades Impactadas

18 20
15
AVALIAR APOIAR na estratgia de
INFORMAR 22
problemas na correo dos problemas
resultados do APROVAR
execuo do plano identificados na
novo processo ata de reunio
de implantao execuo do processo
161
Reunio de Operao Assistida
Atividades da etapa:

12. AGENDAR reunio de operao assistida

Descrio:
O lder do projeto entra em contato com os envolvidos para realizao
de alinhamento da operao assistida. So eles:

- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI (opcional).

- Unidades impactadas.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

13. PREPARAR para reunio de operao assistida

Descrio:
Preparar documentao e levantar informaes relevantes acerca da
execuo do novo processo.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 163


14. CONDUZIR reunio de operao assistida

Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio de levantamento de informaes
da execuo do processo, atentando ao plano de implementao. Da mesma
forma das reunies anteriores, de grande relevncia a participao de pelo
menos dois membros da equipe do Escritrio de Processos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

15. INFORMAR resultados do novo processo

Descrio:
Os participantes informam os resultados do novo processo de acordo com
as diretrizes definidas. Essas informaes so importantes para a avaliao do
trabalho realizado.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

164 Metodologia de Gesto de Processos


16. INFORMAR resultados dos indicadores

Descrio:
O dono do processo informa equipe do escritrio de processos os
resultados dos indicadores.

Responsvel:
Dono do processo.

17. ANALISAR informaes da execuo do plano de implantao

Descrio:
A equipe do EPO analisa o plano de ao para verificar a execuo do
plano de implantao e se necessria alguma ao corretiva.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

18. AVALIAR problemas na execuo do plano de implantao

Descrio:
Todos os envolvidos analisam os problemas encontrados na execuo do plano
de implantao com base nas informaes obtidas por quem monitora os indicadores.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

Metodologia de Gesto de Processos 165


19. DEFINIR estratgia de correo dos problemas identificados na
execuo do processo

Descrio:
A partir da anlise da execuo do processo e dos resultados obtidos, o dono,
o gestor e o EPO definem uma estratgia para aes corretivas a fim de atingir os
objetivos definidos no plano de implantao.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Escritrio de processos.

20. APOIAR na estratgia de correo dos problemas identificados na


execuo do processo

Descrio:
O restante dos participantes apoiam e opinam acerca das aes corretivas.
No entanto, o papel destes apenas de auxlio, no de tomada de deciso.

Responsvel:
- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

21. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata de reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

166 Metodologia de Gesto de Processos


Responsvel:
Escritrio de Processos.

22. APROVAR ata de reunio

Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

23. ATUALIZAR documentos conforme reunio de operao assistida

Descrio:
Momento de atualizar a documentao:

- Plano de implantao.

- Cronograma.

- Agenda de melhorias.

- Documento de ganhos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 167


Fase 5 Etapa 3

Realizao da
Implantao do Apurao de Encerramento
operao
novo processo ganhos da fase
assistida

Apurao de Ganhos

Esta etapa visa realizar uma anlise e apurar os ganhos para verificar se o
plano de implantao foi executado com sucesso. Esse momento mostra se o trabalho
de melhoria dos processos obteve resultados positivos e se valeu o esforo dispensado.
Vale ressaltar que, para uma mensurao apurada dos ganhos,
importante avaliar se o indicador de ganhos est estabilizado, ou seja, se o
histrico das ltimas medies se mantm uniforme. Caso existam variaes
significativas nas medies, no recomendada uma apurao oficial de
ganhos, pois a organizao ainda est aprendendo a realizar o novo processo.

Informaes necessrias:

Apurar ganhos obtidos.


Insumos necessrios:

Plano de implantao.

Artefatos gerados:

Ata de reunio.

Documento de ganhos.

Tcnicas utilizadas:
Anlise de documentao.

Realizao de reunio.

168 Metodologia de Gesto de Processos


Tecnologias de apoio:
Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e
de apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 169


170 Metodologia de Gesto de Processos
Figura 24 Etapa 3 Apurao de Ganhos

Dono do processo
24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio
Gestor do Processo

24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio
Fase 5 Implementao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida

24 25
APURAR os ELABORAR
ganhos obtidos ata de reunio
Fim da
EPO

Incio da Aps o
Etapa 3
Etapa 3 encerramento
da operao
assistida

Ganhos Ata de reunio


Executores

24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio

24
Equipe de TI

APURAR os
ganhos obtidos
26
APROVAR
ata de reunio

Somente se houver
automao
Unidades Impactadas

24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio

171
Reunio de Apurao de Ganhos
Atividades da etapa:

24. APURAR os ganhos obtidos

Descrio:
Nessa reunio, todos os participantes apuram os ganhos com base nos
dados fornecidos para anlise do resultado. Deve ficar evidente o retorno da
implementao da melhoria para posterior divulgao do sucesso do projeto.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Escritrio de processos.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

25. ELABORAR ata de reunio

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata de reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.

Metodologia de Gesto de Processos 173


Responsvel:
Escritrio de Processos.

26. APROVAR ata de reunio

Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.

Responsvel:
- Dono do processo.

- Gestor do processo.

- Executores.

- Equipe de TI.

- Unidades impactadas.

Fase 5 Etapa 4

Realizao da
Implantao Apurao de Encerramento
operao
do novo processo ganhos da fase
assistida

Encerramento da Fase

Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como


organiz-la para publicao final dos resultados obtidos.

174 Metodologia de Gesto de Processos


Informaes necessrias:

Documentao produzida na fase.

Insumos necessrios:

Documentao produzida na fase.

Artefatos gerados:

Cronograma.
Lies aprendidas.
Plano de implantao.
Termo de Encerramento do Projeto (TEP).
Tcnicas utilizadas:

Atualizao da documentao.

Conduo de reunio.

Tecnologias de apoio:
Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de
apresentao.

Metodologia de Gesto de Processos 175


176
Figura 25 Etapa 4 Encerramento da Fase

Metodologia de Gesto de Processos


31
29 30
28 SOLICITAR a 32
27 ELABORAR CONDUZIR
REVISAR publicao do plano ATUALIZAR
CONSOLIDAR apresentao de reunio de
documentao de implantao o cronograma e as
informaes obtidas ganhos do encerramento do
gerada na Fase 5 atualizado e dos lies aprendidas
Incio da processo projeto Fim da
ganhos apurados

EPO
Etapa 4 Fase 5

Plano de
implantao

Figura 25 Fase 5 Atividades da Etapa 4


TEP

Fase 5 Implementao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida


Atividades da etapa:

27. CONSOLIDAR informaes obtidas

Descrio:
O Escritrio de Processos rene todas as informaes obtidas e atualiza
os documentos para posterior publicao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

28. REVISAR documentao gerada na Fase 5

Descrio:
Momento apenas de revisar toda a documentao produzida na fase e
verificar tudo que foi produzido para armazenamento e publicao.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

29. ELABORAR apresentao de ganhos do processo

Descrio:
Atividade de preparao da reunio de encerramento do projeto com
todos os envolvidos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

Metodologia de Gesto de Processos 177


30. CONDUZIR reunio de encerramento do projeto

Descrio:
Nessa reunio, formalizado o encerramento do projeto, em que ser
apresentado um resumo sobre como o processo foi abordado e melhorado. O
ponto principal apresentar os ganhos obtidos e evidenciar a importncia do
trabalho realizado.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

31. SOLICITAR a publicao do plano de implantao atualizado e dos


ganhos apurados

Descrio:
Aps a apresentao de encerramento e de posse de toda documentao
atualizada, o lder do projeto solicitar a publicao do plano de implantao
atualizado e os ganhos obtidos com o novo processo. Isso muito importante
para evidenciar o trabalho do Escritrio de Processos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

32. ATUALIZAR o cronograma e as lies aprendidas

Descrio:
Para finalizar, o lder atualiza o cronograma e preenche o documento de
lies aprendidas, que servir de insumo para outros projetos.

Responsvel:
Escritrio de Processos.

178 Metodologia de Gesto de Processos


4. Glossrio
ABPMP Associao de Profissionais de Gerenciamento de Processos
de Negcio associao internacional sem fins lucrativos, independente
de fornecedores, dedicada promoo dos conceitos e prticas de BPM
(Gerenciamento de Processos de Negcios), e orientada e conduzida por
praticantes de BPM.

BENCHMARKING busca das melhores prticas na indstria que


conduzem ao desempenho superior; processo positivo e pr-ativo, por meio
do qual uma empresa examina como outra realiza uma funo especfica, a
fim de melhorar tal funo ou uma semelhante. O processo de comparao do
desempenho entre dois ou mais sistemas chamado de benchmarking.

BPM Business Process Management (Gerenciamento de Processos de


Negcios) conceito que une gesto de negcios e tecnologia da informao,
com foco na otimizao dos resultados das organizaes por meio da melhoria
dos processos de negcio. So utilizados mtodos, tcnicas e ferramentas para
analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos
humanos, aplicaes, documentos e outras fontes de informao.

BPMN Business Process Modeling Notation (Notao de Modelagem


de Processos de Negcio) notao para representar processos de negcio
por meio de diagramas. A meta principal da BPMN fornecer uma notao que
possa ser entendida tanto pelo pessoal de negcio como de TI, eliminando a
lacuna entre o desenho e a implementao do processo.

BPMS Business Process Management Suite ou System software


que automatiza a gesto de processos de negcio (execuo, controle e
monitorao). Tem como fundamentos: visibilidade do processo ponta a ponta,
gesto de entregas, tempos e responsabilidades.

DIAGRAMA (As Is) representao grfica de como o processo


realmente executado hoje, contendo seus erros e acertos.

DIAGRAMA (to be) representao grfica do processo sugerido,


incluindo melhorias, inovaes e modificaes.

EGQ Escritrio Geral da Qualidade unidade responsvel por


operacionalizar o Sistema de Gesto da Qualidade implantado no TSE com
base nos requisitos da norma ISO 9001:2008.

Metodologia de Gesto de Processos 181


EPO Escritrio de Processos Organizacionais realiza a gesto dos
processos de trabalho do TSE, com foco na sua eficincia, qualidade e evoluo.

LIES APRENDIDAS registro das aes positivas e negativas


realizadas em um determinado projeto, a fim de compartilhar o conhecimento
que dever ser aplicado nos prximos projetos.

OMG Object Management Group organizao internacional que


aprova padres abertos para aplicaes orientadas a objetos e responsvel
pela notao BPMN.

PLANO DE AO instrumento utilizado para formalizar o incio de


uma ao estratgica pontual.

PGP Plano Geral do Projeto instrumento utilizado para registrar o


detalhamento do projeto, com cronograma, oramento, equipe do projeto, etc.

STAKEHOLDERS em portugus, parte interessada ou interveniente. De


maneira ampla, compreende todos os envolvidos em um processo, que pode
ser de carter temporrio (como um projeto) ou duradouro (como o negcio de
uma empresa ou a misso de uma organizao).

TAP Termo de Abertura do Projeto instrumento utilizado para


formalizar o incio do projeto com a designao do seu lder.

TEP Termo de Encerramento do Projeto instrumento que objetiva


formalizar o encerramento do projeto.

TI Tecnologia da Informao rea de conhecimento responsvel


por criar, administrar e manter a gesto da informao por intermdio de
dispositivos e equipamentos para acesso, operao e armazenamento dos
dados, de forma a gerar informaes para tomada de deciso.

WORKSHOP reunio de grupos de pessoas, interessadas em


determinado projeto ou atividade, para discusso sobre o assunto.

182 Metodologia de Gesto de Processos


5. Referncias
BPM CBOK, V2.0. Business Process Management Commom Body of Knowledge.
ABPMP Global, 2009.

BPMN V2.0. Business Process Model and Notation. OMG, 2011.

CAPOTE, Gart. Guia para formao de analistas de processos. Bookess, 2011.

ELO GROUP. Guia metodolgico para modelagem de processos de negcios. 2012.

SILVER, Bruce. BPMN method and style. Cody-Cassidy, 2009.

Metodologia de Gesto de Processos 185


6. Anexo
Para consultar o detalhamento dos fluxos e templates citados nesse
documento, acesse a pgina do Escritrio de Processos Organizacionais:

http://intranet.tse.jus.br/unidades/age/epo/index.html

Metodologia de Gesto de Processos 189


Esta obra foi composta na fonte Frutiger LT Std 47 Light Condensend,
corpo 11, entrelinhas de 13 pontos, em papel AP 75g/m2 (miolo)
e papel AP 240g/m2 (capa).

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