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Metodologia de
Gesto de Processos
Braslia
2012
2012 Tribunal Superior Eleitoral
Organizao
Assessoria de Gesto Estratgica
Escritrio de Processos Organizacionais
Equipe
Snia Kill Camps Guimares Assessora Chefe
Ulisses Sampaio Soares Coordenao dos Trabalhos
Daniel Carlos Lima Corra
Maria Teresa de Freitas Figueiredo
Rodolfo Caixeta dos Santos
Editorao
Seo de Editorao e Programao Visual (Seprov/Cedip/SGI)
Projeto grfico
Valter Lus
Capa
Rauf Soares
Reviso de textos
Seo de Preparao e Reviso de Originais (Seprev/Cedip/SGI)
Impresso e distribuio
Seo de Impresso e Distribuio (Seidi/Cedip/SGI)
CDD 658.404
CDU 658.012.2
Tribunal Superior Eleitoral
Presidente
Ministra Crmen Lcia
Vice-Presidente
Ministro Marco Aurlio
Ministros
Ministro Dias Toffoli
Ministra Nancy Andrighi
Ministro Gilson Dipp
Ministro Arnaldo Versiani
Procurador-Geral Eleitoral
Dr. Roberto Monteiro Gurgel Santos
Lista de Figuras
1.1. Taxonomia........................................................................................ 13
2. Escritrio de Processos............................................................................ 17
4. Glossrio............................................................................................... 179
5. Referncias............................................................................................ 183
6. Anexo.................................................................................................... 187
1. Premissas
C
onsiderando que no h, estrita e formalmente, uma definio rgida
das etapas utilizadas na composio de uma metodologia de gesto
de processos no meio acadmico, nem ferramenta informatizada
comercial que a implemente na mesma sequncia ou com o mesmo rigor dos
termos acadmicos, suas etapas podem ser modificadas, de forma a atender
as necessidades de construo da arquitetura de negcios da organizao, a
partir da anlise corporativa da rea demandante.
A
metodologia de gerenciamento de processos um roteiro para orientar
a conduo de projetos dentro do Tribunal Superior Eleitoral contendo
atividades, tcnicas, tecnologias, regras, artefatos, recursos e mtodos
para o desenvolvimento estruturado de processos. Uma metodologia um
conjunto vivo de informaes que deve ser mantido em evoluo.
Descrio.
Atividades.
Tcnicas.
Tecnologias de apoio.
Artefatos gerados.
Insumos necessrios.
Atores envolvidos.
Redesenho do processo.
FASE 1
Construo da viso de futuro
FASE 6 FASE 2
Gesto do dia a dia Entendimento e mapeamento da
situao atual
FASE 5 FASE 3
Implantao do novo processo Anlise das melhorias e dos
e realizao da operao assistida resultados esperados
FASE 4
Redesenho do processo
1. Definio de escopo.
3. Apresentao do projeto.
5. Encerramento da fase.
Resultados Esperados
Fase 1 Etapa 1
Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto
Definio de Escopo
Informaes necessrias:
Objetivo do projeto.
Restrio de prazo.
Escopo do processo.
Entradas.
Sadas.
Sistemas utilizados.
Justificativa.
Ganho pretendido.
Indicadores existentes.
Premissas.
Riscos.
Restries.
Stakeholders.
Equipe.
Dono do processo.
Gestor do processo.
Tcnicos.
Unidades impactadas.
Documentao existente.
Insumos necessrios:
Pauta da reunio.
Checklist.
Artefatos gerados:
Agenda de melhorias.
Ata de reunio.
Cronograma.
Escopo do processo.
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Agenda corporativa.
Dono do Processo
8 11
14
FORNECER FORNECER
APROVAR
informaes sobre o documentao do
ata de reunio
processo processo
Gestor do Processo
8 11 14
FORNECER FORNECER APROVAR
informaes sobre o documentao do ata de reunio
processo processo
Fase 1 Construo da Viso de Futuro
Fluxos, relatrios,
diretrizes, etc.
5 6
4 12
1 2 3 FORNECER FORNECER 7 9 10
PREPARAR material ANALISAR 13
DEFINIR a equipe do AGENDAR reunio ANALISAR informaes sobre a informaes sobre as COLETAR informaes DEFINIR o SOLICITAR
de apoio para a informaes obtidas ELABORAR
projeto, indicando de definio do informaes existentes metodologia de premissas de sucesso sobre o cronograma das documentao sobre
reunio de definio na reunio de ata de reunio
seu lder escopo do projeto sobre o projeto projeto de processo de um projeto projeto de processo fases do projeto o processo
Incio do do escopo definio de escopo Fim da
do TSE de processo Etapa 1
Projeto
So definidos a pauta da
EPO
reunio e o checklist
Ata de reunio
Cronograma
Descrio:
Ser definida a equipe do EPO que trabalhar no projeto, indicando o
lder e quantas pessoas participaro das reunies de levantamento.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A reunio deve ser agendada com o dono do processo permitindo a
participao dos gestores. Os assuntos que sero tratados na reunio so a
metodologia do EPO, as premissas do projeto e as informaes sobre o projeto
como: objetivo, escopo, prazo para concluso, entradas e sadas do processo,
legislaes pertinentes, sistemas automatizados utilizados, justificativa (ganhos
pretendidos e os indicadores existentes), stakeholders, riscos, restries e
premissas do projeto, e unidades impactadas no processo. A reunio no deve
passar de duas horas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Devem ser efetuadas pesquisas na Intranet sobre o processo a ser
trabalhado para facilitar o entendimento da equipe do EPO na reunio de
definio do escopo.
Descrio:
Devem ser elaborados a pauta da reunio e um checklist. Neste
momento, comea a ser elaborado o documento Agenda da Reunio.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Deve informar o dono do processo sobre a metodologia de projeto de
processos do TSE, destacando as formas de reunio (individual ou em grupo),
as fases e os produtos, como os resultados sero apresentados e a forma de
acompanhamento do projeto.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do EPO tem que informar o dono do processo acerca das
premissas e das restries para o sucesso do projeto, como participao dos
tcnicos que dominam o processo, a disponibilidade de tempo dos envolvidos,
entre outros.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do projeto deve coletar as informaes fornecidas pelo dono e
gestor do processo, que o permita preencher a TAP, o DES, a lista de e-mail dos
stakeholders, o diagrama de escopo do processo e o cronograma.
Em relao ao projeto:
- Sua justificativa.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A reunio deve ser agendada com o dono do processo, permitindo a
participao dos gestores. Os assuntos que sero tratados na reunio so a
metodologia do EPO, as premissas do projeto e as informaes sobre o projeto
como: objetivo, escopo, prazo para concluso, as entrdas e sadas do processo,
as legislaes pertinentes, os sistemas automatizados utilizados, a justificativa
(ganhos pretendidos e os indicadores existentes), os stakeholders, os riscos,
restries e premissas do projeto, e as unidades impactadas no processo. A
reunio no deve passar de duas horas.
- Gestor do processo.
Descrio:
O cronograma criado neste momento possui as datas de incio e fim das
fases do projeto.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do projeto deve solicitar ao dono e ao gestor toda a
documentao existente que possa permitir um entendimento inicial do
processo como atas de reunies, relatrios, diretrizes, fluxogramas, etc.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O dono e o gestor do processo renem toda a documentao disponvel,
tais como diretrizes, fluxos e relatrios, para facilitar o entendimento.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
Descrio:
A equipe do projeto, aps a reunio de Definio do Escopo, analisa
as informaes coletadas e preenche os formulrios de diagrama de escopo,
TAP (Termo de Abertura do Projeto), DES (Descritivo de Escopo), agenda de
melhorias e atualiza a agenda da reunio.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono e
o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O gestor e o dono do processo assinam a ata de reunio aps verificarem
se as informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio
de definio do escopo.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto
Objetivo.
Escopo do processo.
Premissas.
Riscos.
Restries.
Stakeholders.
Metodologia.
Conceitos.
Fases.
Resultados.
Definio de cronograma.
Cronograma inicial.
Artefatos gerados:
Apresentao.
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Agenda corporativa.
15
PREPARAR 16
apresentao do AGENDAR reunio de
EPO
Apresentao Agenda de
reunio
Descrio:
A apresentao deve conter o escopo, o objetivo, os stakeholders, as
premissas, os riscos, as restries, a metodologia de processos (conceitos, fases
e resultados) e o cronograma do projeto.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto deve agendar a reunio de apresentao do projeto
com o dono do processo. A reunio j deve estar agendada desde a reunio
de escopo, sendo neste momento confirmada. Nela devem estar presentes o
dono do processo, os gestores dos processos, os executores, o analista da TI
(caso envolva automao) e as reas impactadas pelo processo, alm do EPO.
A reunio no deve durar mais de duas horas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto
Apresentao do Projeto
Informaes necessrias:
Documentao existente.
Indicadores existentes.
Insumos necessrios:
Apresentao.
Agenda de reunio.
Artefatos gerados:
Ata da reunio.
Cronograma (atualizao).
Tecnologias de apoio:
Agenda corporativa.
Agenda de Cronograma
reunio
17 18 19
CONDUZIR reunio SOLICITAR ANALISAR
EPO
Atividades da etapa:
Descrio:
Na apresentao, devem estar presentes o dono, o gestor, os executores,
o responsvel pela TI (caso o projeto envolva automao) e as unidades
impactadas. A apresentao deve conter o escopo, o objetivo, os stakeholders, as
premissas, os riscos, as restries, a metodologia de processos (conceitos, fases e
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do EPO deve pedir aos integrantes da reunio a documentao
e os indicadores existentes para melhor entendimento do EPO sobre o processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do EPO analisa as informaes coletadas na reunio de
apresentao do projeto, gera a ata de reunio e atualiza os seguintes
documentos:
- Agenda de reunio.
- Cronograma.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto
Informaes necessrias:
Macroprocessos.
Entradas.
Sadas.
Sistemas.
Legislao.
Atores.
Ganhos.
Oportunidades de melhorias.
Indicadores.
Existentes x No existentes.
Automticos x Manuais.
Frmulas.
Atas de reunio.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Painel de indicadores.
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Agenda corporativa.
Gestor do Processo 22
CONSTRUIR o
entendimento da viso
de futuro, fornecendo os
ganhos, melhorias,
resultados
23
CONDUZIR o
entendimento do
escopo do processo
Escopo do Painel de
processo gesto vista
24
CONDUZIR o debate dos
ganhos esperados
documentando as
28
informaes recebidas
20 21 CONSOLIDAR as
PREPARAR a reunio AGENDAR a reunio informaes obtidas
de construo da viso de construo da viso na reunio de
EPO
Etapa 4 Etapa 4
oportunidades de
melhorias
documentando as
informaes recebidas
Ata de Agenda de
26 reunio melhorias
COLETAR as informaes
referentes aos
indicadores existentes
Painel de indicadores
22
CONSTRUIR o
Executores
entendimento da viso
de futuro, fornecendo os
ganhos, melhorias e
resultados
A participao
da TI opcional
Equipe de TI
27
APOIAR o entendimento
da viso de futuro,
fornecendo os ganhos,
melhorias e resultados
A participao
das reas
Unidades Impactadas
impactadas
opcional
27
APOIAR o entendimento
da viso de futuro,
fornecendo os ganhos,
melhorias e resultados
45
Construo da Viso de Futuro
Atividades da etapa:
Descrio:
A equipe do EPO deve elaborar uma lista de perguntas para orientar a
reunio de construo da viso do futuro e organizar a forma de que esta ser
conduzida.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto, aps analisar toda a documentao levantada at o
momento, agenda a reunio de construo da viso do futuro com os gestores,
executores e analista da TI, caso exista automao no projeto.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os gestores de processos informaro sobre os ganhos que podem
ser obtidos em uma situao ideal para o processo, identificando possveis
oportunidades de melhorias e informando acerca dos indicadores existentes, com
suas frmulas, ou os que deveriam existir para medir os ganhos. Os indicadores
podem ser manuais ou automatizados.
- Executores.
Descrio:
O lder do projeto validar e complementar as informaes do
diagrama de escopo com os gestores e tcnicos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do EPO tem que extrair dos gestores e executores os ganhos
possveis no processo. O analista de processos pode fazer uso de questionrios,
checklist, etc. para abranger todas as possibilidades e promover um debate
que auxilia a busca das melhorias.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do EPO deve tentar identificar as oportunidades de melhorias
para o processo atingir os ganhos esperados e documentar todas as
informaes obtidas.
Descrio:
A equipe do EPO deve verificar a existncia de indicadores para os
ganhos esperados ou criar outros, sempre identificando as frmulas para obter
o valor do indicador.
Responsvel:
Escritrio de Processos
Descrio:
A rea de TI, caso necessrio, apoiar o gestor e os executores na
construo da viso do futuro, indicando a possibilidade tcnica de se
implementar determinada melhoria.
Responsvel:
- Unidades impactadas.
- Equipe de TI.
Descrio:
Aps coletar as informaes de ganhos, melhorias e os indicadores, a
equipe do EPO deve consolidar essas informaes na agenda de melhorias e
atualizar, caso necessrio, o diagrama de escopo do processo e o painel de
gesto vista.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 1 Etapa 5
Preparao para
Apresentao do Construo da Encerramento
Definio de escopo apresentao
projeto viso de futuro da fase
do projeto
Encerramento da Fase
Informaes necessrias:
Reviso.
Equipe EPO.
Aprovao.
Dono/Gestor do processo.
Indicadores
Existentes x No existentes.
Automticos x Manuais.
Frmulas.
Artefatos gerados:
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Agenda corporativa.
Dono do Processo
31
VALIDAR o
diagrama do
escopo do processo e
o painel de gesto
vista
31
Gestor do Processo
VALIDAR o
diagrama do
escopo do processo e
o painel de gesto
Fase 1 Construo da Viso de Futuro
vista
A validao
do gestor
opcional
30 32
29 APOIAR a validao ATUALIZAR o diagrama 33 34
REVISAR toda a do diagrama do de escopo e a agenda SOLICITAR publicao ATUALIZAR o
documentao escopo do processo e de melhorias conforme do diagrama cronograma e as
produzida do painel de gesto ajustes definidos de escopo lies aprendidas
Incio da Fim da
vista pelo dono do processo
Etapa 5 Fase 1
EPO
Aprovao
53
Atividades da etapa:
Descrio:
A equipe do EPO deve revisar a documentao gerada e corrigir
eventuais falhas antes de encaminh-la para aprovao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe do EPO auxiliar o gestor e o dono do processo no entendimento
do escopo do processo e do painel de gesto vista para a validao e
liberao do escopo do documento para publicao. Nesta reunio, tambm
ser atualizado o cronograma.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O gestor e o dono do processo analisam o painel de gesto vista e o escopo
do processo, verificando possveis erros e, posteriormente, ainda nessa reunio,
validam a documentao. Se o dono do processo entender desnecessria a validao
do gestor, esta atividade no realizada.
Responsvel:
- Dono do processo.
Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelo dono do processo
e os demais ajustes necessrios, caso tenha sido solicitado na reunio de
aprovao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto encaminha o documento de escopo do processo
validado pelo dono do processo para publicao na Intranet.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto atualiza o cronograma do projeto e as lies aprendidas
na Fase 1 do projeto.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
3. Documentao da anlise.
5. Encerramento da fase.
Resultados Esperados
Fase 2 Etapa 1
Informaes necessrias:
Estratgia de reunies.
Periodicidade.
Agenda de reunio.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Agenda corporativa.
Gestor do Processo
5
4
DEFINIR a equipe de 7
DEFINIR estratgia
executores que APROVAR
das reunies de
participar de cada ata de reunio
entendimento da
reunio de entendimento
situao atual
da situao atual
3
1 2 8
APOIAR na definio 6
AGENDAR reunio de PREPARAR reunio de ATUALIZAR
EPO
7
APROVAR
Ata de reunio ata de reunio
5
4
DEFINIR a equipe de
DEFINIR estratgia
executores que
Executores
das reunies de
participar de cada
entendimento da
reunio de entendimento
situao atual
da situao atual
A participao
dos executores
opcional
Descrio:
O lder do EPO agendar reunio com o gestor e um tcnico indicado pelo
mesmo (opcional) para definio da estratgia de abordagem dos processos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Nesse momento, preparada a apresentao com informaes
necessrias para discusso em reunio.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do EPO apoia o gestor na definio da estratgia de reunies e
na escolha da equipe para o entendimento da situao atual. A participao
dos executores nesse momento opcional.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O gestor do processo apoiado pelo EPO define, em reunio, estratgias
de abordagem para entendimento da situao atual. No obrigatria a
participao dos executores nesse momento.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores (opcional).
Descrio:
Sero definidos, nesse momento, os participantes da equipe que
participaro do processo de levantamento da situao atual.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono
e o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia
s informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O gestor do processo assina a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio de
definio do escopo.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
Nesse momento, atualizada toda a documentao gerada na fase.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 2 Etapa 2
Essa etapa visa entender o processo como ele realmente acontece no dia
a dia da organizao. A realizao de entrevista com mltiplos participantes do
processo evita a replicao e formalizao de vises isoladas. Uma boa dinmica
deve ser objetivada para garantir fluidez e alcance. As entrevistas devem ser
Informaes necessrias:
Atividades.
Fluxos.
Integraes.
Oportunidades de melhorias.
Insumos necessrios:
Artefatos gerados:
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Gestor do Processo 12
13
FORNECER informaes
DEBATER
sobre a execuo dos
oportunidades de
macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual
10 11
9 CONDUZIR reunio COLETAR as informaes
AGENDAR reunio de entendimento da tratadas na reunio
EPO
12
13
FORNECER informaes
DEBATER
sobre a execuo dos
Executores
oportunidades de
macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual
12
13
FORNECER informaes
Tecnologia da Informao
DEBATER
sobre a execuo dos
oportunidades de
macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual
A participao
da TI
opcional
12
13
FORNECER informaes
DEBATER
sobre a execuo dos
oportunidades de
Unidades Impactadas
macroprocessos para
melhorias dos
mapeamento da
macroprocessos
situao atual
A participao de
reas impactadas
opcional
Reunio
67
Atividades da etapa:
Descrio:
O EPO agendar as reunies de acordo com os participantes definidos
na fase anterior e conforme definio dos macroprocessos levantados. O lder
do projeto formaliza e convoca os profissionais definidos para as dinmicas de
entendimento e mensurao da situao atual.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O EPO dar apoio e conduzir a reunio de entendimento da situao
atual buscando reunir informaes suficientes para desenho do processo
atual, alm de identificar possveis melhorias a serem implementadas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe envolvida do EPO, nessa reunio, dever coletar informaes
sobre processos, pessoas envolvidas, legislao existente, a fim de ter uma
viso mais abrangente e assertiva sobre como funciona a organizao ou
setores envolvidos no processo.
Descrio:
Uma vez identificados os macroprocessos, necessrio detalhar o
funcionamento e os responsveis envolvidos para apoiar na modelagem e no
detalhamento das atividades.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Durante a reunio, no levantamento das atividades no processo, podem surgir
situaes em que o processo pode ser melhorado. Diante disso, essas oportunidades
devem ser registradas a fim de que, na fase de anlise e redesenho, essas possibilidades
sejam analisadas e a viabilidade de implementao seja verificada.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Documentao da Anlise
Informaes necessrias:
Insumos necessrios:
Artefatos gerados:
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Cronograma
Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual
14
15
CONSOLIDAR as 16
ANALISAR a situao
informaes obtidas REVISAR toda a
atual para identificar
nas reunies de documentao
novas oportunidades
entendimento da produzida
EPO
Diagrama do
processo (As Is)
Agenda de melhorias
Descritivo de atividades
Descrio:
Este o momento de organizar todas as informaes obtidas nas reunies,
desenhar os fluxos (diagrama As Is), preencher o documento descritivo de atividades
e atualizar o painel de gesto vista e o cronograma.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Aps o desenho dos fluxos e a descrio das atividades, feita uma
anlise para identificao de melhorias objetivando ganhos no processo. Todo
registro deve ser feito na agenda de melhorias.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Este o fechamento da etapa, em que toda a documentao produzida
dever ser revisada para correo de erros e realizao de ajustes, caso haja
necessidade.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Informaes necessrias:
Insumos necessrios:
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Tcnicas utilizadas:
Workshop.
Dono do Processo
21
18 VALIDAR
VALIDAR o mapa da ata de reunio
situao atual e a
agenda de melhorias
Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual
18
VALIDAR o mapa da
situao atual e a 21
Gestor do Processo
A validao do
gestor opcional
Aceite formal da
anlise de processos
19 Fim da
17
APOIAR a validao 20 Etapa 4
AGENDAR reunio
do mapa da situao ELABORAR
de validao da
atual e a agenda ata de reunio
documentao
EPO
Incio da de melhorias
Etapa 4
Aprovao
Ata de reunio
77
Atividades da etapa:
Descrio:
O lder de projeto do EPO entra em contato com o dono e com o
gestor do processo (este em carter opcional) para reunio de validao das
informaes obtidas, agora organizada em forma de fluxos e documentao
complementar.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
apresentado aos responsveis pelo processo o mapa da situao
atual e a agenda de melhorias atualizados, e as informaes coletadas so
validadas, podendo surgir alteraes.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
Descrio:
A equipe do EPO auxiliar os gestores e o dono do processo no
entendimento do diagrama de escopo do processo e do painel de gesto
vista para a validao e liberao do diagrama do escopo do processo para
publicao. Nesta reunio, ser atualizado tambm o cronograma.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono e
o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O dono e o gestor do processo assinam a ata de reunio aps verificarem
se as informaes esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
Encerramento da Fase
Informaes necessrias:
Atualizao de documentos.
Insumos necessrios:
Agenda de melhorias.
Cronograma.
Artefatos gerados:
Cronograma (atualizao).
Ajustes de documentos.
Tecnologias de apoio:
22
ATUALIZAR o mapa da
23
situao atual e a
ATUALIZAR o
EPO
agenda de melhorias
cronograma e as lies
conforme ajustes
aprendidas
definidos pelo dono
Incio da Fim da
do processo
Etapa 5 Fase 2
Descrio:
Realizao pelo lder de projeto. Atualizao da documentao,
principalmente do mapa da situao atual e da agenda de melhorias designadas
pelo dono do processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Essa atividade complementar anterior, servindo tambm para
atualizao de documentao do cronograma e das lies aprendidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Essa fase tem como objetivo a validao dessas melhorias pelos envolvidos,
bem como sua priorizao e agendamento do incio de sua implantao.
3. Seminrio de melhorias.
5. Encerramento da fase.
Resultados Esperados
Informaes necessrias:
Situao atual.
Situao desejada.
Unidades impactadas.
Ganhos associados.
Necessidade de benchmarking.
Agenda de melhorias.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Ajustes de documentos.
Tecnologias de apoio:
Gestor do Processo
12
14 15 16
VALIDAR as
DEBATER as GERAR informaes IDENTIFICAR os 18
oportunidades de
oportunidades de de performance dos riscos para execuo APROVAR
melhorias identificadas
melhorias validadas resultados esperados do processo ata de reunio
pelo EPO
2 3 4
PREPARAR REALIZAR CONSOLIDAR
escopo de visitas de informaes de
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados
Necessita de benchmarking
benchmarking benchmarking benchmarking
Agenda de Painel de
melhorias indicadores
EPO
1
6 7 8 9 10 20 21
ANALISAR com os 5 11 17 19
AGENDAR reunio PREPARAR reunio INFORMAR sobre as CONDUZIR debate QUANTIFICAR os ANALISAR os riscos ANALISAR os
gestores a ATUALIZAR IDENTIFICAR os ELABORAR ATUALIZAR
para detalhar de detalhamento oportunidades de de detalhamento resultados esperados identificados para resultados esperados
necessidade de No necessita de benchmarking documentao riscos para execuo ata de reunio documentao
melhorias e das melhorias e melhorias identificadas das melhorias que no dependam a execuo do e as oportunidades
realizao de do projeto do processo do projeto
Incio da resultados esperados resultados esperados pelo EPO identificadas de benchmarking processo de melhorias Fim da
benchmarking Etapa 1
Fase 3
A participao do 18
executor nesse momento APROVAR
opcional ata de reunio
Executores
13
14 15 16
APOIAR a validao
DEBATER as GERAR informaes IDENTIFICAR os
das oportunidades de
oportunidades de de performance dos riscos para execuo
melhorias identificadas
melhorias validadas resultados esperados do processo
pelo EPO
Descrio:
verificada nesse momento, com os gestores, a necessidade de realizao
de benchmarking para que haja alinhamento das melhorias nos processos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Preparar a documentao contendo o escopo e a abrangncia do
trabalho de benchmarking.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O trabalho nesse momento j em loco, seguindo o plano de abrangncia
e alinhamento de melhorias.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Esta a fase final do processo de benchmarking para consolidao das
informaes coletadas a fim de alinhar os procedimentos coletados para a
fase de redesenho.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Essa fase acontece independentemente das anteriores e tem como
nico objetivo manter atualizada a agenda de melhorias e o cronograma.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Momento de iniciar o processo de reunies de melhorias envolvendo os
gestores e executores envolvidos e predefinidos anteriormente. So utilizados,
nesse momento, agenda corporativa e e-mail para comunicao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Atividade realizada antes da reunio, em que os analistas de processos
preparam a apresentao e o material necessrio para a conduo da reunio.
Descrio:
J na reunio, a equipe do EPO comunica aos participantes as
oportunidades de melhorias identificadas no processo de levantamento e
avalia com eles a possibilidade de implantao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O trabalho do EPO ainda na reunio conduzir o debate de detalhamento
das melhorias, fazendo com que transcorra de forma objetiva e tenha o mximo
proveito, pois este ser o insumo necessrio para a fase do redesenho.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Momento de documentar e estimar os resultados esperados com base
nas melhorias propostas que no dependam de iniciativas de benchmarking.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Com base nas melhorias propostas, importante identificar os riscos
encontrados para execuo do processo com base nas melhorias propostas. Essa
anlise importante para que as providncias necessrias sejam tomadas e os
impactos, minimizados.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Aps a apresentao das oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO,
o gestor faz uma anlise e verifica a possibilidade de implantao das alteraes
no fluxo ou dos procedimentos realizados pelas reas. Essa validao muito
importante, pois afetar diretamente o trabalho dos envolvidos. Sem essa validao,
as melhorias identificadas no podero ser implementadas.
Responsvel:
Gestor do processo.
Descrio:
Os responsveis pela execuo do processo, caso participem da reunio,
apoiam o gestor na validao das melhorias propostas pelo EPO, lembrando
que quem decide, de fato, o gestor do processo.
Responsvel:
Executores.
Descrio:
Durante a reunio e aps validar as melhorias propostas, os responsveis,
com o EPO, discutem as formas de implementao e de estruturao dessas
alteraes.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
Aps anlise das melhorias, interessante levantar informaes de
performance dos processos a fim de ajudar em medies posteriores.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
Essa atividade complementa a anlise de execuo das melhorias,
em que de extrema importncia registrar os riscos identificados para tal
execuo. Esse documento dever ser de fcil acesso, principalmente no
momento da execuo.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o gestor
e os executores do processo possam validar as informaes fornecidas e dar
cincia s informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O gestor do processo assina a ata de reunio aps verificar se as
informaes esto corretas e de acordo com o tratado na reunio. Os executores
tambm assinam caso tenham participado da reunio.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
A equipe do EPO atualiza toda a documentao alterada na etapa.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Aps a identificao dos riscos, a equipe do EPO realiza mais uma
anlise interna para ratificao dos impactos levantados na reunio com o
gestor e/ou com os executores do processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Atividade de fechamento da etapa em que a equipe do EPO faz mais
uma reviso dos resultados e das oportunidades de melhorias.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 3 Etapa 2
Informaes necessrias:
Situao atual.
Situao desejada.
Unidades impactadas.
Ganhos associados.
Necessidade de benchmarking.
Insumos necessrios:
Agenda de melhorias.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Documento de riscos.
Ajustes de documentos.
Tecnologias de apoio:
Documento de Cronograma
riscos
24
23 25
EPO
22 COLETAR 29 31
INFORMAR as IDENTIFICAR ELABORAR
AGENDAR reunio informaes sobre CONSOLIDAR as
oportunidades de novos riscos ata de reunio
de validao das as macroatividades informaes coletadas
melhorias que e o tempo de execuo para execuo do
melhorias Fim da
Incio da
impactam a unidade do processo processo
Etapa 2
Etapa 2
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados
27 28
26
IDENTIFICAR as IDENTIFICAR o 30
VALIDAR as
macroatividades tempo necessrio APROVAR
oportunidades de
para a implementao para implementar ata de reunio
melhorias
da melhoria aprovada a melhoria validada
30
Unidades Impactadas
APROVAR
ata de reunio
27 28
26
IDENTIFICAR as IDENTIFICAR o
VALIDAR as
macroatividades tempo necessrio
oportunidades de
para a implementao para implementar
melhorias
da melhoria aprovada a melhoria validada
Descrio:
O lder do projeto entra em contato com a equipe de TI e com as
unidades impactadas para incio do estudo de viabilidade com base nas
melhorias aprovadas e validadas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do processo informa os participantes da reunio acerca das
oportunidades de melhorias identificadas tanto pela equipe do Escritrio de
Processos quanto pelas reas envolvidas no projeto. Nesse momento, o lder
deve registrar as opinies e ponderar as ideias que surgirem.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder solicita informaes sobre as macroatividades para
implementao das melhorias aprovadas, caso seja possvel nesse momento.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Durante a reunio, importante levantar, com os participantes, os riscos
envolvidos na execuo das melhorias definidas e aprovadas, e registrar os
pontos crticos na execuo do processo, pois estes podem inviabilizar todo o
projeto.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes avaliam as melhorias apresentadas pelo lder do
projeto e, posteriormente, aprovam ou rejeitam-nas. nessa reunio que se
define o que de fato ser implementado.
Responsvel:
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Estimulados pelo lder do projeto, os participantes ajudam a identificar
as macroatividades correspondentes execuo das melhorias aprovadas. As
informaes prestadas sero analisadas, discutidas e avaliadas.
Responsvel:
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Ainda na reunio, definido o tempo necessrio para a implementao
das melhorias. Mesmo que no seja exata, importante haver uma
aproximao de data para atualizao de cronograma, pois isso afetar as
entregas acordadas com o dono do processo.
Responsvel:
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
presentes na reunio possam validar as informaes fornecidas e dar cincia
s informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
A equipe de TI e os participantes das unidades impactadas assinam a
ata de reunio aps verificarem se as informaes da ata esto corretas e de
acordo com o tratado na reunio de definio do escopo.
Responsvel:
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Momento final da etapa aps a reunio para consolidao das
informaes obtidas e para a atualizao dos documentos existentes.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 3 Etapa 3
Seminrio de Melhorias
Informaes necessrias:
Novas aes.
Datas.
Responsveis.
Insumos necessrios:
Plano de implantao.
Agenda de melhorias.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Ajustes de documentos.
Tecnologias de apoio:
Dono do Processo
36
PRIORIZAR 39
as melhorias APROVAR
conforme regras ata de reunio
preestabelecidas
Gestor do Processo
36
PRIORIZAR 39
as melhorias APROVAR
conforme regras ata de reunio
preestabelecidas
Agenda de Cronograma
reunio
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados
32 33 34
PREPARAR seminrio AGENDAR seminrio PROMOVER o 35 37 38 40
de priorizao e de priorizao debate de COLETAR e registrar ATUALIZAR a agenda ELABORAR ATUALIZAR a
EPO
pactuao das e pactuao priorizao das as informaes de melhorias ata de reunio documentao
melhorias das melhorias melhorias Fim da
Incio da
Etapa 3
Etapa 3
A participao dos
executores na
reunio opcional
39
Executores
APROVAR
ata de reunio
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras
Somente se
preestabelecidas
participarem da reunio
A participao da
equipe de TI opcional
39
Equipe de TI
APROVAR
ata de reunio
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras Somente se
preestabelecidas participarem da reunio
Unidades Impactadas
36
PRIORIZAR 39
as melhorias APROVAR
conforme regras ata de reunio
preestabelecidas
107
Seminrio de Priorizao e Pactuao das Melhorias
Atividades da etapa:
Descrio:
responsabilidade do lder do projeto preparar o material necessrio
para a apresentao na reunio de priorizao das melhorias.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Aps a preparao da reunio, o lder entra em contato com os
envolvidos para agendar uma data em comum para todos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder e a equipe envolvida do Escritrio de Processos promovem o
debate de priorizao com os participantes da reunio. importante que o
mediador mantenha a discusso com foco na priorizao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
No decorrer da reunio, necessrio que haja uma pessoa do Escritrio de
Processos no papel de relator para que nenhuma informao se perca. Por isso,
refora-se que o ideal que em cada reunio haja mais de uma pessoa do EPO.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Todos os envolvidos discutem acerca da priorizao das melhorias,
buscando uma definio de ordem de execuo.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
O lder do projeto fica responsvel por manter atualizado o plano de
implantao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelos participantes e os
demais ajustes necessrios.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Informaes necessrias:
Alinhamento de indicadores.
Insumos necessrios:
Agenda de melhorias.
Artefatos gerados:
Tcnicas utilizadas:
Ajustes de documentos.
Tecnologias de apoio:
41
42
ALINHAR
EPO
DOCUMENTAR
indicadores com a
informaes
EGQ
Incio da Fim da
Etapa 4 Etapa 4
Painel de indicadores
Atividades da etapa:
Descrio:
Nesse momento, a equipe envolvida do Escritrio de Processos se rene
com o Escritrio da Qualidade a fim de alinhar os indicadores principalmente
para utilizao na fase de operao assistida.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Aps a reunio, o lder do projeto prepara a documentao com as
informaes obtidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 3 Etapa 5
Encerramento da Fase
Informaes necessrias:
Atualizao de documentos.
Insumos necessrios:
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Ajustes de documentos.
Tecnologias de apoio:
44
43 SOLICITAR 45
EPO
Cronograma Lies
aprendidas
Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelo dono do processo
e os demais ajustes necessrios.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto encaminha o diagrama de escopo do processo
validado pelo dono do processo para publicao na Intranet.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto atualiza o cronograma do projeto e as lies
aprendidas na Fase 3 do projeto.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Essa fase tem como objetivo definir a deciso a ser tomada em relao
aos processos identificados durante a fase de mapeamento e entendimento da
situao atual (As Is).
5. Encerramento da fase.
Resultados Esperados
Informaes necessrias:
Insumos necessrios:
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Gestor do Processo
5
AVALIAR verso 7
preliminar do APROVAR
novo processo e prover ata de reunio
mais informaes
Diagrama inicial
do novo processo (to be)
Fase 4 Redesenho dos Processos
1
3 8
ANALISAR agenda 2 4
AGENDAR reunies 6 CONSOLIDAR
EPO
Ata de reunio
5
AVALIAR verso 7
preliminar do APROVAR
novo processo e prover ata de reunio
mais informaes
Executores
Reunio de Redesenho
121
Atividades da etapa:
Descrio:
Como forma de preparao, a equipe do Escritrio de Processos analisa
toda a documentao obtida e relevante para incio do redesenho do processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
De posse da documentao necessria para entendimento da situao
atual e melhorias a serem implementadas, o lder da equipe do Escritrio de
Processos desenha a primeira verso no novo processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Com a verso preliminar pronta, o lder agenda com o gestor e com os
executores do processo a verificao e a validao do novo fluxo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Ser apresentado o mapa preliminar do novo processo. Nesse momento,
o lder verificar o entendimento das melhorias aprovadas na fase anterior.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Nessa reunio, ser avaliado e validado, pelo gestor e pelos executores, o
entendimento de implementao das melhorias. Essa parte muito importante
para o andamento do redesenho.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o gestor
e os executores do processo possam validar as informaes fornecidas e dar
cincia s informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O gestor e os executores do processo assinam a ata de reunio aps
verificarem se as informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado
na reunio de redesenho.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
J com as informaes coletadas na reunio, o lder do projeto realiza as
alteraes no mapa do processo e consolida as informaes obtidas. Todas as
modificaes devem ser feitas nesse momento para posterior validao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 4 Etapa 2
A etapa de aceite formal do novo processo uma etapa que deve ser
sempre respeitada e realizada, independentemente da deciso sobre a adoo
do novo processo. Essa etapa deve garantir que o processo foi compreendido e
Informaes necessrias:
Insumos necessrios:
Mapa do processo.
Agenda de melhorias.
Artefatos gerados:
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Dono do Processo
11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio
Gestor do Processo
11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio
Fase 4 Redesenho dos Processos
14
9 10 CONSOLIDAR
AGENDAR CONDUZIR 12 informaes da
reunio de validao reunio de aceite ELABORAR reunio de
e aceite do do mapa do ata de reunio validao do
novo processo novo processo Fim da
EPO
Incio da redesenho
Etapa 2
Etapa 2
11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio
Unidades Impactadas
11 13
VALIDAR o mapa APROVAR
do novo processo ata de reunio
127
Atividades da etapa:
Descrio:
Com o mapa j alterado para sua verso final, o lder do projeto entra em
contato com os envolvidos para validao do redesenho. As reas participantes
so o dono do processo, o gestor do processo, o EPO, a equipe de TI e as
unidades impactadas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio e apresenta o mapa do novo processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes validam o mapa do novo processo e do o aceite.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Escritrio de processos.
- Unidades impactadas.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio de
validao e aceite do novo processo.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Momento apenas de consolidar a documentao obtida na etapa.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 4 Etapa 3
Informaes necessrias:
Insumos necessrios:
Agenda de melhorias.
Painel de indicadores.
Cronograma.
Artefatos gerados:
Cronograma (atualizao).
Descritivo de atividades.
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
15 16
PREPARAR AGENDAR
EPO
Descrio:
Nesse momento, o lder do projeto, de posse do mapa validado do novo
processo e dos documentos complementares, prepara apresentao e checklist de
perguntas para levantamento das informaes necessrias para automao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto entra em contato com as pessoas responsveis pela
execuo do processo. O gestor e os executores do processo possuem extremo
conhecimento do funcionamento deste.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Fase 4 Etapa 4
Coletar informaes:
Agenda de melhorias.
Painel de indicadores.
Agenda de reunies.
Cronograma.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Tcnicas utilizadas:
Entrevistar atores.
Tecnologias de apoio:
Gestor do Processo
18
21
DETALHAR as
APROVAR
atividades do mapa
ata de reunio
do novo processo
22
17 CONSOLIDAR
20
CONDUZIR informaes da reunio
ELABORAR
reunio do descritivo do descritivo de
ata de reunio
Fase 4 Redesenho dos Processos
Incio da
Etapa 4
Etapa 4
18
Executores
21
DETALHAR as
APROVAR
atividades do mapa
ata de reunio
do novo processo
19
APOIAR no 21
detalhamento das APROVAR
Equipe de TI
137
Descritivo de Atividades
Atividades da etapa:
Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio seguindo a lista de perguntas
necessrias para automao do processo. importante haver uma pessoa no
papel de relator para que nenhuma informao se perca.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes e responsveis pela execuo do processo detalham
o funcionamento e respondem aos questionamentos, principalmente tcnicos
estipulados pela equipe de processos.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
Descrio:
A participao da equipe de TI opcional nessa reunio. No entanto,
como so os maiores interessados nas informaes extradas nessa reunio,
de grande relevncia que observem e faam suas prprias anotaes para
implementao do processo.
Responsvel:
Equipe de TI.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
Descrio:
Momento de consolidar todas as informaes coletadas na reunio e
atualizar documentos relacionados.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Encerramento da Fase
Informaes necessrias:
Atualizao de documentos.
Aprovao da documentao.
Insumos necessrios:
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Dono do Processo
31
27 APROVAR
VALIDAR o descritivo 28 ata de reunio
de atividades e o APROVAR plano
mapa do novo de implantao
processo
27
VALIDAR o descritivo 28
Gestor do Processo
A participao do
gestor opcional
Agenda de reunio
32
26 29 33
23 ATUALIZAR 34
24 25 APOIAR a validao APOIAR a 30 SOLICITAR publicao
REVISAR toda a documentao ATUALIZAR o
CRIAR plano de PREPARAR reunio do descritivo de aprovao do plano ELABORAR do mapa do novo
documentao conforme ajustes cronograma e as
implantao de aprovao atividades e do mapa de implantao ata de reunio processo e do descritivo
produzida na definidos pelo lies aprendidas
do novo processo de atividades Fim da
Incio da Fase 4 dono do processo
Fase 4
Etapa 5
EPO
Descritivo de Cronograma
Aprovao
Ata de reunio atividades
Plano de
implantao
143
Atividades da etapa:
Descrio:
A equipe do Escritrio de Processos faz uma reviso geral em toda a
documentao produzida na fase e, posteriormente, apresenta-a ao dono do
processo para aprovao. A participao do gestor opcional.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Essa atividade responsvel pelo planejamento do projeto de
desenvolvimento e operacionalizao do novo processo. No entanto, essa
atividade s ser realizada caso seja definido que o novo processo ser
implantado ou executado.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Nesse momento que antecede a reunio, o lder do projeto prepara os
documentos a serem validados.
So eles:
- Plano de implantao.
- Descritivo de atividades.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto apresenta ao dono do processo e, opcionalmente,
ao gestor o descritivo de atividades atualizado para automao com o mapa
do novo processo. Este o ltimo encontro antes de a equipe de TI realizar a
implementao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
De posse da documentao produzida para automao do processo, os
participantes, principalmente o dono do processo, valida-a e d o aceite para
implementao.
- Dono do processo.
Descrio:
Nesse momento, o dono do processo, apoiado pelo EPO, analisa o plano
de implantao para aprovao. A participao do gestor opcional.
Responsvel:
- Escritrio de Processos.
- Dono do processo.
Descrio:
A equipe do EPO apoia o dono do processo na validao das informaes
para aprovao do documento.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Dono do processo.
Descrio:
Caso haja alguma alterao solicitada pelo dono do processo, a equipe
do escritrio de processos procede com os ajustes, no sendo necessrio um
encontro formal para validao, que pode ser feita por e-mail.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Com os ajustes realizados e validados pelo dono do processo, o lder do
projeto solicita rea a publicao da documentao (mapa e descritivo de
atividades).
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Internamente, a equipe atualiza o cronograma e o documento de lies
aprendidas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
4. Encerramento da fase.
Resultados Esperados
Realizao da
Implantao do Apurao de Encerramento
operao
novo processo ganhos da fase
assistida
Informaes necessrias:
Insumos necessrios:
Plano de implantao.
Agenda de reunio.
Cronograma.
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Dono do Processo
6
8 10
REVISAR indicadores
APROVAR APROVAR
e diretrizes da
plano de implantao ata de reunio
implantao
Gestor do Processo
6
8 10
REVISAR indicadores
APROVAR APROVAR
e diretrizes da
plano de implantao ata de reunio
implantao
Fase 5 Implantao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida
1 2 4
3 9 11
AGENDAR reunio PREPARAR reunio AGENDAR reunies 5
CONDUZIR ELABORAR CONSOLIDAR
de formalizao para de formalizao da de acompanhamento DEFINIR prazo de
reunio de
EPO
7 8 10
REVISAR diretrizes APROVAR APROVAR
da implantao plano de implantao ata de reunio
Equipe de TI
A participao da equipe
de TI ser necessria se
houver automao
Unidades Impactadas
7 8 10
REVISAR diretrizes APROVAR APROVAR
da implantao plano de implantao ata de reunio
153
Reunio de Formalizao para Implantao do Processo
Atividades da etapa:
Descrio:
O lder do projeto entra em contato com as reas envolvidas para
formalizar a implementao do novo processo. Os participantes so:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Preparar apresentao e reunir documentao de implantao do
novo processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto apresenta as diretrizes de implantao do novo
processo, debatendo com os participantes a forma de que ser feito.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Na mesma reunio, o lder do projeto aproveita tambm para marcar
reunies pontuais de acompanhamento das aes definidas para implantao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Atividade muito importante, pois a operao assistida deve ter um
prazo definido de realizao. Posteriormente, deve-se formalizar essa data em
documento para que o projeto tenha um fim.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O dono e o gestor do processo revisam os indicadores definidos e as
diretrizes de implantao. Isso se faz necessrio para um melhor monitoramento
e alinhamento com os interesses.
- Gestor do processo.
Descrio:
A equipe de TI e as unidades impactadas tambm revisam as diretrizes
de implantao do novo processo.
Responsvel:
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Ainda na reunio, os participantes, depois de revisarem o plano de
implantao, aprovam ou solicitam alterao em alguma ao.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata de reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Descrio:
Os participantes assinam a ata aps verificar se as informaes da ata
esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Gestor do processo.
- Dono do processo.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Momento final da etapa para consolidao das informaes reunidas e
atualizao de documentos, tais como:
- Agenda de reunio.
- Cronograma.
- Indicadores.
- Plano de implementao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Realizao da
Implantao do Apurao de Encerramento
operao
novo processo ganhos da fase
assistida
Informaes necessrias:
Insumos necessrios:
Plano de implementao.
Cronograma.
Ata de reunio.
Cronograma (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Tecnologias de apoio:
Dono do Processo
15 16 18 19
INFORMAR INFORMAR AVALIAR 22
DEFINIR estratgia de
resultados do resultados dos problemas na APROVAR
correo dos problemas
novo processo indicadores execuo do plano ata de reunio
identificados na
de implantao execuo do processo
Gestor do Processo
15 18 19
INFORMAR AVALIAR DEFINIR estratgia de 22
resultados do problemas na correo dos problemas APROVAR
novo processo execuo do plano identificados na ata de reunio
de implantao execuo do processo
Fase 5 Implementao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida
17 18 19 23
12 13 14 ATUALIZAR
ANALISAR AVALIAR DEFINIR estratgia de 21
AGENDAR PREPARAR para CONDUZIR
EPO
Cronograma
Ata de reunio
15 18 20
Executores
18 20
15 AVALIAR APOIAR na estratgia de
INFORMAR problemas na correo dos problemas
Equipe de TI
A participao da equipe
Somente se houver
de TI ser necessria
automao
se houver automao
Unidades Impactadas
18 20
15
AVALIAR APOIAR na estratgia de
INFORMAR 22
problemas na correo dos problemas
resultados do APROVAR
execuo do plano identificados na
novo processo ata de reunio
de implantao execuo do processo
161
Reunio de Operao Assistida
Atividades da etapa:
Descrio:
O lder do projeto entra em contato com os envolvidos para realizao
de alinhamento da operao assistida. So eles:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI (opcional).
- Unidades impactadas.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Preparar documentao e levantar informaes relevantes acerca da
execuo do novo processo.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio de levantamento de informaes
da execuo do processo, atentando ao plano de implementao. Da mesma
forma das reunies anteriores, de grande relevncia a participao de pelo
menos dois membros da equipe do Escritrio de Processos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Os participantes informam os resultados do novo processo de acordo com
as diretrizes definidas. Essas informaes so importantes para a avaliao do
trabalho realizado.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
O dono do processo informa equipe do escritrio de processos os
resultados dos indicadores.
Responsvel:
Dono do processo.
Descrio:
A equipe do EPO analisa o plano de ao para verificar a execuo do
plano de implantao e se necessria alguma ao corretiva.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Todos os envolvidos analisam os problemas encontrados na execuo do plano
de implantao com base nas informaes obtidas por quem monitora os indicadores.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
A partir da anlise da execuo do processo e dos resultados obtidos, o dono,
o gestor e o EPO definem uma estratgia para aes corretivas a fim de atingir os
objetivos definidos no plano de implantao.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Escritrio de processos.
Descrio:
O restante dos participantes apoiam e opinam acerca das aes corretivas.
No entanto, o papel destes apenas de auxlio, no de tomada de deciso.
Responsvel:
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata de reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
Momento de atualizar a documentao:
- Plano de implantao.
- Cronograma.
- Agenda de melhorias.
- Documento de ganhos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Realizao da
Implantao do Apurao de Encerramento
operao
novo processo ganhos da fase
assistida
Apurao de Ganhos
Esta etapa visa realizar uma anlise e apurar os ganhos para verificar se o
plano de implantao foi executado com sucesso. Esse momento mostra se o trabalho
de melhoria dos processos obteve resultados positivos e se valeu o esforo dispensado.
Vale ressaltar que, para uma mensurao apurada dos ganhos,
importante avaliar se o indicador de ganhos est estabilizado, ou seja, se o
histrico das ltimas medies se mantm uniforme. Caso existam variaes
significativas nas medies, no recomendada uma apurao oficial de
ganhos, pois a organizao ainda est aprendendo a realizar o novo processo.
Informaes necessrias:
Plano de implantao.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Documento de ganhos.
Tcnicas utilizadas:
Anlise de documentao.
Realizao de reunio.
Dono do processo
24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio
Gestor do Processo
24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio
Fase 5 Implementao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida
24 25
APURAR os ELABORAR
ganhos obtidos ata de reunio
Fim da
EPO
Incio da Aps o
Etapa 3
Etapa 3 encerramento
da operao
assistida
24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio
24
Equipe de TI
APURAR os
ganhos obtidos
26
APROVAR
ata de reunio
Somente se houver
automao
Unidades Impactadas
24 26
APURAR os APROVAR
ganhos obtidos ata de reunio
171
Reunio de Apurao de Ganhos
Atividades da etapa:
Descrio:
Nessa reunio, todos os participantes apuram os ganhos com base nos
dados fornecidos para anlise do resultado. Deve ficar evidente o retorno da
implementao da melhoria para posterior divulgao do sucesso do projeto.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Escritrio de processos.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata de reunio de forma que os
participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as
informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
- Unidades impactadas.
Fase 5 Etapa 4
Realizao da
Implantao Apurao de Encerramento
operao
do novo processo ganhos da fase
assistida
Encerramento da Fase
Insumos necessrios:
Artefatos gerados:
Cronograma.
Lies aprendidas.
Plano de implantao.
Termo de Encerramento do Projeto (TEP).
Tcnicas utilizadas:
Atualizao da documentao.
Conduo de reunio.
Tecnologias de apoio:
Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de
apresentao.
EPO
Etapa 4 Fase 5
Plano de
implantao
Descrio:
O Escritrio de Processos rene todas as informaes obtidas e atualiza
os documentos para posterior publicao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Momento apenas de revisar toda a documentao produzida na fase e
verificar tudo que foi produzido para armazenamento e publicao.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Atividade de preparao da reunio de encerramento do projeto com
todos os envolvidos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Nessa reunio, formalizado o encerramento do projeto, em que ser
apresentado um resumo sobre como o processo foi abordado e melhorado. O
ponto principal apresentar os ganhos obtidos e evidenciar a importncia do
trabalho realizado.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Aps a apresentao de encerramento e de posse de toda documentao
atualizada, o lder do projeto solicitar a publicao do plano de implantao
atualizado e os ganhos obtidos com o novo processo. Isso muito importante
para evidenciar o trabalho do Escritrio de Processos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
Descrio:
Para finalizar, o lder atualiza o cronograma e preenche o documento de
lies aprendidas, que servir de insumo para outros projetos.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
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