LAS OFICINAS VIRTUALES

Una oficina virtual es un trmino que se emplea para servicios de oficina

compartidos que incluyen direccin comercial, servicios de correo y mensajera, de
telefona, de fax, de contestador, de alojamiento web, y facilidades para reuniones
y conferencias.

ste es un nuevo modelo de oficina que permite que las personas se relacionen
electrnicamente, sin necesidad de una oficina fsica, ya que el trabajo en este tipo
de sistema se realiza en cualquier parte en donde la persona pueda estar
conectada.

La oficina virtual comenz en los aos 1978 debido a que en ese tiempo
aparecieron microcomputadoras y equipos de comunicacin de menor costo. Eso
permiti a las personas la posibilidad de trabajar desde sus casas.

Las empresas que usan la oficina virtual, generalmente son aquellas que: buscan
una opcin de bajo riesgo de arrendar una oficina convencional; desean probar
nuevos productos o ideas de servicios; reducir el tamao de la oficina
convencional; buscan establecer una presencia comercial en el lugar de
establecimiento del proveedor; desean obtener una direccin comercial en un
lugar de alto costo para mejorar su imagen empresarial; y buscan servicios
comerciales de apoyo como el servicio de contestador, entre otras.

Una empresa que utiliza la oficina virtual debe asegurarse de proveer a sus
empleados con las herramientas necesarias para que ellos trabajen desde sus
casas. Tambin, es importante que exista un control eficiente desde las oficinas
fijas y asegurarse de controlar minuciosamente las llamadas telefnicas de los
empleados que trabajan a distancia. Adems, es esencial que existan reuniones
peridicas en donde asistan todos los trabajadores, con el fin de motivarlos y
favorecer la comunicacin.

Aun as, en estos tiempos en que todo avanza ms rpido y en donde se requiere
un ahorro monetario, la oficina virtual provee una gran oportunidad para aumentar
las actividades de una empresa, con ello su productividad y al mismo tiempo
disminuir los costos.

Existe una gama de servicios que se pueden ofrecer, desde los bsicos con
mayor demanda hasta algunos servicios especializados como estudios de
 mercado, tele-marketing y otros. Algunos de los servicios que se ofrecen son:

Secretaria. Realiza funciones para varios inquilinos como recepcin de

llamadas, toma de mensajes, envo y recepcin de faxes, coordinacin de
mandados de mensajera, redaccin de documentos, atencin de
visitantes, etc.

Renta de espacios para oficinas de trabajo. Los tamaos van desde

pequeas de 10 metros cuadrados hasta oficinas grandes de 50 m2, con
internet, servicios digitales (fotocopias, escner)
Renta de equipo audiovisual como caoneras, laptops, sistemas de
audio, etc.

Lnea(s) telefnicas. Opcionalmente la oficina puede contar con una o

dos lneas telefnicas exclusivas o compartidas con posibilidad de realizar
llamadas internacionales.

Sala de sesiones o saln para eventos. Estas salas suelen ser espacios
compartidos que los arrendantes pueden utilizar previa solicitud y
programacin las veces que lo necesiten, obviamente con un costo
adicional.

La caracterstica especial de las oficinas virtuales es que los recursos son

totalmente compartidos, con la ventaja de que el cliente no tiene que invertir en
equipo y mobiliario ni cubrir costos de salarios y servicios, sino que paga una
renta mensual nica por el espacio y los servicios que utiliza.

A. Ventajas y desventajas de la oficina virtual

A diferencia de una oficina tradicional, una oficina virtual es un espacio de trabajo

sin una ubicacin fsica establecida. Los pros y contras de la oficina virtual antes
de decidir trabajar de esta forma.

a.1 Ventajas de la oficina virtual

 Menor inversin de puesta en marcha. Por qu permite no tener que
arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional.
Tambin es una opcin tentadora si ests pensando ampliar tu negocio en
otras zonas geogrficas.

En todo momento y en todo lugar. Las actividades cotidianas pueden

realizarse desde cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con
tener los equipos necesarios de comunicacin que permitan contactarte con
tus clientes.

Horarios flexibles. Para muchas personas trabajar desde su casa o el

lugar elegido es una ventaja porque se trabaja ms cmodo y adems hay
flexibilidad horaria. Esto permite tambin atraer y retener talentos que
huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad.

Reduccin de tiempos y eventualidades. En algunos casos, aumenta la

productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a
movilizarse hacia una oficina fsica. Adems el trabajo no se ve afectado por
eventualidades como problemas climticos o de trnsito.

Ahorros en nmina, sueldos y prestaciones.

a.2 Desventajas de la oficina virtual

Dependencia de internet. La conexin a la red se torna indispensable en

este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder
comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta
que prcticamente es imposible trabajar sin conexin.

No todos son capaces de "virtualizar". Por un lado, no todas las

actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio
fsico concreto. Por otro lado... no todas las personas son capaces de
trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere de organizacin.

Dificultades de comunicacin. Con tu equipo de trabajo o con los

clientes. Las herramientas mejoran da a da, pero aun as muchas veces es
difcil suplir la comunicacin personal en asuntos de negocios. Es
importante tener un lugar donde poder reunirse al menos peridicamente.
 Baja personalizacin. Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar
algunos servicios como la atencin telefnica, por ejemplo, a travs de una
secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas
simultneamente, lo que hace que la atencin de los clientes no sea
personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio.

Dificultades para controlar y coordinar. La supervisin en un ambiente

fsico es mucho ms sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina
de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la
direccin de los trabajadores, ni la coordinacin del equipo de trabajo
resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para
favorecer la comunicacin y el control.

B. Teletrabajo
Es el trabajo realizado a distancia utilizando Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin (ms conocidas como TIC) para vender productos y servicios al
mundo.

El concepto a distancia significa que se puede trabajar desde su casa, la de un

familiar o amigo, un hotel, un restaurante, un mnibus, un auto, un ciber o
cualquier otro lugar.

Las diferencias con el trabajo habitual son:

Permite trabajar desde cualquier lugar (no dispone un lugar fijo de

trabajo).

Permite trabajar en cualquier momento (no requiere un horario fijo de

trabajo).

Se utilizan siempre las TIC como apoyo

En la mayora de los casos no se tienen jefes

En la mayora de los casos no se conoce personalmente a los empleadores

o clientes.

C. Estudio jurdico
 Es un estudio jurdico virtual formado por abogados con amplia experiencia terica
y prctica en derecho civil patrimonial y de derecho de familia.

Su objetivo es entregar orientacin de calidad de forma remota por medios

electrnicos o presenciales, concurriendo a la oficina o domicilio, en horarios
compatibles con la jornada laboral de sus clientes.

c.1 Servicios

Orientacin en materias jurdicas civiles y de familia en forma remota por medio

electrnico.

Entrevistas presenciales en su oficina o domicilio fuera de su horario laboral.

Entrega de informe sobre el caso para inicio de acciones judiciales con estudios
jurdicos en convenio.

Confeccin de escrituras tales como testamentos, compraventas, acuerdos

extrajudiciales como transacciones y otros similares (Adicional)

c.2 Requisitos para montar un despacho virtual con xito

Encontrar a un abogado utilizando slo Internet es casi ciencia ficcin en

Espaa. Sin embargo, los despachos virtuales ya son una realidad en muchos
pases, principalmente en Estados Unidos, pioneros a la hora de utilizar las
nuevas tecnologas para comunicarse con los clientes.
 De momento, este mercado lo estn abriendo en Espaa pequeas plataformas
que ofrecen servicios jurdicos de manera limitada: comparativas de precios,
directorios de contactos o redes profesionales, que aprovechan que el 46% de
los clientes de bufetes busca abogado a travs de Internet.

c.3 Riesgos

Si Internet es una oportunidad para los nuevos abogados, la transparencia y los

estndares de calidad que exige tambin representan un desafo, que de no
manejarse adecuadamente, pueden dar al traste con el bufete virtual.

La seguridad, la tecnologa, el mrketing, los contenidos, el tipo de servicio e

incluso el mbito geogrfico donde se va a operar son elementos que hay que
analizar. Aunque en pases como en Estados Unidos los despachos virtuales ya
han probado con xito su modelo, en Espaa, los expertos calculan que todava
habr que esperar una dcada para que estalle el boom de los negocios
jurdicos online.