Anlisis y Diseo de Sistemas Avanzados

Software y Sistemas
CASO ACADEMIA DE BAILE DANCING CLUB
(Mtodo de Captura de Requerimientos: ENTREVISTA)

Entrevistados: Stakeholders (Gerente General, Jefes de reas) y

Usuarios Responsables (Recepcionista, Cajero, Secretaria, Empleado
de Almacn).

N de Iteracin: 01

El Propietario de una Academia de Baile nos ha encargado la labor de realizar

un anlisis a su Negocio con la finalidad de determinar la factibilidad de
implementar una herramienta de software que le permita tener el control de
todos sus procesos, ya que a la fecha viene teniendo problemas con esto, lo
que est ocasionndole prdidas significativas.

En una primera entrevista realiza a los usuarios de los diferentes procesos se

ha podido recopilar la siguiente informacin:

Proceso de Pre Matrcula (Unidad Organizacional: Informacin y

Marketing)

Un interesado se acerca hasta el rea de Recepcin de la academia en donde

solicita informacin sobre el(los) curso(s) de baile de su inters (la academia
por ahora dicta cursos de Salsa, Merengue, Vals, Marinera y Tango), el
Recepcionista le proporciona toda la informacin requerida (cursos, horarios,
vacantes, costos, requisitos) con lo que el interesado podr tomar la decisin
de matrcula en ese mismo instante o podr regresar en otra oportunidad si as
lo prefiere en cuyo caso el Recepcionista toma nota de sus datos para llamarlo
en cuanto sea necesario y brindarle informacin sobre estos cursos. Si el
interesado decide matricularse en ese instante y ha elegido el o los cursos de
baile de su inters(puede matricularse en ms de un curso) solicita al
Recepcionista su inscripcin, este verifica si la persona ya se encuentra
registrada como Socio(Slo de esta forma pude procederse con la matrcula), si
es as solicita su carnet correspondiente, de lo contrario le entrega una ficha de
datos que debe ser llenada completamente (Apellidos, Nombres, Direccin,
Telfono, etc.) y devuelta para su registro correspondiente generndose a
partir de esto un carnet que se imprime con un nmero de socio que en
adelante servir como nico identificador del mismo. Una vez realizado el
proceso previo se procede con la pre matrcula(separacin de cupos en el
curso o los cursos elegidos) respectiva en el o los cursos de baile que haya
elegido el Socio, as mismo se procede a generar los cupones de pago
correspondientes, cabe sealar que el Socio puede elegir entre dos
modalidades de pago: Pago al Contado en donde recibe un % de descuento y
Pago en Partes en donde el monto total es fraccionado en un plazo mximo de
tres meses y por lo que deber pagar un inters adicional de acuerdo a lo

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pactado con l, luego de ello se procede a imprimir los cupones entregndolos
al Socio para que efectu el pago que corresponda.

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Proceso de Pago de Cupones (Unidad Organizacional: Administracin y
Finanzas)

El proceso de pago de cupones por parte del Socio se puede efectuar de dos
maneras diferentes: La primera modalidad de pago es acercndose a la Caja de
la Academia en donde es atendido por el Cajero quien le solicita el cupn o los
cupones que va a cancelar consultndole la forma de pago respectiva(efectivo
o tarjeta de crdito), de elegir la primera opcin solicita el efectivo
correspondiente procediendo a la verificacin y el conteo respectivo, caso
contrario solicita la tarjeta de crdito(Visa o Mastercard) y su documento de
identidad debiendo verificar que el nombre consignado en el DNI sea igual al
nombre impreso en la tarjeta de crdito, pasando luego la tarjeta de crdito por
el terminal post correspondiente digitando el monto a descontar, para ambos
casos si el proceso es correcto se procede a sellar el o los cupones como
cancelados y a entregar el comprobante de pago respectivo al Socio (Boleta o
Factura segn sea el caso y a solicitud), para el caso de tarjeta de crdito debe
firmar adems la copia del voucher impresa por el terminal. La segunda
modalidad, tambin llamada canje, es acercndose a cualquier entidad
Bancaria asociada a la Academia(BCP, Scotia, Interbank) a efectuar el depsito
correspondiente en alguna de las cuentas de la Academia, por lo que el Banco
le entregar la constancia de depsito respectiva, luego de ello el Socio se
acerca hasta la Caja de la Academia en donde es atendido por el Cajero quien
solicita la constancia de pago, verifica a travs de la interface bancaria del
Banco asociado la conformidad de este y si todo est correcto procede a sellar
el o los cupones como cancelados y a entregar el comprobante de pago
respectivo al Socio (Boleta o Factura segn sea el caso y a solicitud). Al final del
da el Cajero entregar la siguiente informacin al Administrador: Reporte de
Ingresos a Caja (Efectivo), Reporte de Ingresos a Bancos (Tarjeta de crdito y
Canjes).

Proceso de Matrcula (Unidad Organizacional: Secretara Acadmica)

Una vez realizado el pago del cupn correspondiente, el Socio se acerca al

Departamento de Matrcula en donde es atendido por la Secretaria a cargo, la
misma que le solicita el cupn cancelado y su carnet de Socio, esta verifica que
los datos estn conformes y de ser as procede a generar la Matricula
respectiva imprimiendo una Constancia de Matrcula que es entregada al Socio
devolvindosele adems el cupn y el carnet respectivo, luego de ello la
Secretaria procede a actualizar las vacantes disponibles por cada curso en los
que el Socio se haya matriculado.

Procesos de Compra de Insumos (Unidad Organizacional:_Logstica)

Este proceso se desarrolla de la siguiente manera: Constantemente el

Supervisor de Almacn est verificando el stock de los productos o insumos

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utilizados por la Academia, cuando alguno de ellos ha alcanzado su stock
mnimo de reposicin inmediatamente se efecta una orden de compra(OC) al
Proveedor para reponer el stock a su mximo nivel, la OC es remitida de forma
electrnica(e-mail) al Proveedor el mismo que debe dar conformidad de su
recepcin en un plazo mximo de 24 hora, de no hacerlo se anular la OC y se
efectuar el mismo proceso con otro Proveedor(se tiene hasta tres Proveedores
por cada producto o insumo utilizado), una vez que el Proveedor ha confirmado
la recepcin de la OC este tiene un plazo mximo de 48 horas para efectuar la
entrega de los insumos y/o productos solicitados, de no cumplir con esto se
proceder con la anulacin de la OC y la eleccin de otro Proveedor
efectundose nuevamente los pasos indicados al inicio. Cabe mencionar que la
verificacin en ambos casos es realizada por el Supervisor de Almacn.

Proceso de Recepcin de Insumos (Unidad Organizacional: Logstica)

El proceso de recepcin de insumos o productos en Almacn se realiza de la

siguiente manera: El Proveedor se acerca hasta el Almacn de la Academia en
donde es atendido por el Empleado de Almacn, este solicita la Gua de
Remisin Respectiva y verifica si est conforme a la OC generada para este
proveedor, si todo est correcto procede a recepcionar los insumos y/o
productos solicitados, sellando la gua del proveedor como recepcionada,
solicita la Factura de Pago y remite los documentos(Factura por Pagar) a Caja
para la programacin del pago respectivo (el pago de Facturas para el
proveedor se efecta dentro de los 15 das posteriores a la recepcin),
posteriormente procede a actualizar el stock.

Proceso de Pago a Proveedores (Unidad Organizacional:

Administracin y Finanzas)

Este proceso se efecta de la siguiente forma: El Proveedor se acerca a Caja de

la Academia y es atendido por Cajero el mismo que le solicita la Copia de la
Factura por pagar correspondiente, este verifica en su listado si existen
pendientes por pagar para este proveedor y si estn dentro de la fecha de
pago programada, de existir pagos pendientes con los datos proporcionado,
procede con el pago respectivo sellando la Factura como cancelada y
devolviendo las copias que corresponde al Proveedor, luego de ello actualiza el
listado de pago correspondiente y remite la Factura cancela a Contabilidad
para el registro respectivo.

Existen procesos como Contratacin de Personal y Pago de Planillas que deben

ser revisados an pero que deben ser tomados en cuenta para la descripcin
de la Lgica del Negocio. (Se tomarn en cuenta en la Iteracin N 2)

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