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12. Establece un tiempo todos los das para trabajo ininterrumpido. Sea
cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada da un bloque
de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta
imposible para ti, al menos intenta minimizar las interrupciones cuanto sea
posible. Este tiempo te permitir enfocarte en hacer las cosas que tienes
que hacer y la sensacin de haberlo logrado contribuir de tal manera que
sers ms productivo durante el resto del da.
13. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva
contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del da.
Esto es muy til ya que te permitir tener un punto de referencia a partir
del cual tendrs claro en que reas debers esforzarte para administrar
mejor el tiempo. Esta informacin te permitir identificar los puntos obvios
en los cuales pierdes tiempo (podra ser que fuiste al supermercado tres
veces en la semana o que te pasaste diez minutos todos los das buscando
las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qu le dedicas tu
tiempo, fcilmente podrs mejorar.
18. Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de
administracin del tiempo; tocar cada papel una sola vez. Toma una
decisin al respecto la primera vez que lo tomas en tus manos; o lo
archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notars que el tiempo que
dedicas a buscar cosas entre pilas de papeles disminuye
considerablemente.
24. Mantn ms de una lista de tareas. En lugar de tener una sola, enorme
lista, opta por armar un sistema de listas. De esta manera, tendrs todo
ms y mejor organizado. Adems, claramente si tienes un listado enorme
de tareas por hacer, al leerlo instantneamente te sentirs abrumado. Los
sistemas de listas subdivididas son una gran alternativa. Podrs genera
listas por categoras: lista de cosas para hacer hoy, lista de proyectos
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32. Define una agenda para cada reunin. Al definir los objetivos y temas a
tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrn bien claro que
temas se discutirn y cual es el objetivo del encuentro. Inclusive en las
reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones de brainstorming,
es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarn y que todos estn
de acuerdo con ello. Ciertas limitaciones generan reuniones ms
productivas.
34. Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las
prioridades cambian. Lo que hoy puede ser importante tal vez la semana
prxima no lo sea.
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36. No postergues. Si ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de
pasar mucho tiempo pensando sobre por qu hay que hacerlo o por qu no
lo has hecho an. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a pensar
al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podras tener la tarea
completada y archivada.
37. Aprende a decir no. Si alguien te solicita que tomes alguna otra
actividad que no puedes o no quieres hacer, simplemente utiliza la palabra
no. Encontrars cierta dificultad al principio pero una vez que comiences a
hacerlo vers los beneficios y rpidamente lo incorporars.
38. Limita la cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces, las
reuniones nos hacen perder demasiado tiempo. Por lo tanto, haz cuanto
est a tu alcance para reducir al mximo la cantidad de reuniones en las
que participas. A veces, podrs delegar la asistencia en alguna otra persona
o simplemente solicitar una minuta de la reunin (en particular si el tema
en cuestin no es de suma importante para tus actividades).
43. Determina los momentos del da en los que eres menos efectivo. Todos
tienen momentos de baja actividad, es simplemente natural. Al reconocer
cules son los tuyos puedes planear tu almuerzo y otros momentos libres
durante esos perodos menos eficientes. A menudo una pausa es todo lo que
necesitas para despejar tu mente, para que puedas retomar una tarea con un
mejor enfoque.
44. Minimiza el estrs quitando del medio las tareas pequeas. El estrs
habitualmente surge de la lista de tareas que an tienes pendientes y no de las
cosas que ya has completado. Minimiza el estrs realizando las tareas ms
pequeas o simples de tu lista. Una vez que tengas un flujo de tareas estars
preparado para enfrentar cuestiones mayores y ms complejas.
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46. Mantn un archivero organizado. Al menos una vez al mes, revisa tus
archiveros para asegurarte que tus archivos estn organizados de la manera ms
eficiente para con tus hbitos y que contienen informacin til y completa.
Elimina viejo papeleo y cosas que ya no tienen utilidad. Esto simplificar y
acelerar el hallar lo que necesites cuando lo necesites en lugar de tener que
descifrar archivos irrelevantes y papeleo intil.
49. Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando trabajes con
una agenda, intenta identificar tempranamente donde puede haber problemas.
Agregar algo de tiempo es una buena idea cuando puedes anticipar algn
problema. Si todo sale bien, terminars antes de tiempo. Si hay algn problema,
estars mejor preparado para resolverlo y an as terminar a tiempo.
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Si eres proactivo acerca de hacer que las tareas sean prioritarias con un par de
das de antelacin a la fecha en que deben ser completadas, sers ms eficiente
y tendrs menos estrs.