9.1. Concepto de Manuales.

Los Manuales Administrativos: son documentos que sirven como medio de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (Antecentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.),
as como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios
para el mejor desempeo de sus tareas. (Gmez G).

9.2. Objetivos.

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (Individual,

grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para
definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin e las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la
repeticin de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.
Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relacin
con el resto de la organizacin.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de
los distintos niveles jerrquicos que la componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales financieros y tecnolgicos disponibles.

9.3. Ventajas y Limitaciones de los Manuales.

9.3.01. Ventajas de los Manuales

Facilitar las labores de auditoria.

Disminuyen la prdida de tiempo, de recursos econmicos y
humanos.
Disminuyen la carga de supervisin y ayuda la eficaz supervisin del
trabajo permitiendo que la gerencia disponga de mayor tiempo libre
para planificar y resolver problemas.
 Son herramientas valiosas y tiles en el entrenamiento y
capacitacin del personal.
Ayudan a definir el perfil para la seleccin de trabajadores en caso
de vacantes.
Son una gua efectiva y una valiosa herramienta de consulta.
Facilitan la revisin constante de las polticas y procedimientos,
revelando las deficiencias o debilidades.
Sirven para uniformar y controlar el registro de las operaciones,
permitiendo hacer ms eficiente el trabajo del personal.
Permiten el mejor entendimiento de las normas y de los
procedimientos de la empresa.
Los empleados puedan tener acceso y conocer la informacin

9.3.02. Limitaciones de los Manuales

El costo de preparacin y actualizacin elevados.

Pierden vigencia con rapidez
Limita el trabajo del individuo
En algunas ocasiones frenan la iniciativa del individuo
No considera los aspectos informales de la organizacin.
Requiere de tiempo para su desarrollo.
Preparacin es deficiente o mal redactado causa inconveniente en
el normal desenvolvimiento de las operaciones.
Es una herramienta, no es la solucin para todos los problemas
administrativos que puedan presentarse.

9.4. Requisitos de los Manuales.

9.4.01. Diagramacin.

Se refiere al esquema que representa los rasgos principales del

manual.

9.4.02. Redaccin.

A quien va dirigido?

Lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.

9.4.03. Uso.
Instruir a los miembros de la organizacin acerca de aspectos como:
Funciones, Autoridad, Disciplina, Normas, Procedimientos, Polticas,
Objetivos, Premios, Sanciones, entre otros.

9.4. Requisitos de los Manuales.

9.4.04. Flexibilidad.

Deben adaptarse a los cambios

9.4.05. Renovacin Constante.

Se deben revisar y actualizar Con el fin de que no pierdan vigencia

9.4.06. Instructivo.

Se explicar de qu manera se logra ubicar un tema en el cuerpo

principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se
actualizarn las piezas del manual

9.5. Presentacin de los Manuales.

9.5.01. Encuadernacin.

Los manuales son encuadernados normalmente en carpetas lomo

ancho con anillas, para facilitar la incorporacin o retiro de alguna
informacin referente al mismo.

9.5.02. Formato.

Depende de las finalidades y del tipo de informacin que

contengan los manuales, debe procurarse que el manual sea fcil
de leer, consultar, estudiar y conservar.

9.5.03. Contenido

9.5.03.01. Portada

Debe identificar el tipo de manual, fecha de elaboracin y el

responsable de su expedicin.
9.5.03.02. ndice

Se sealan los captulos o apartados que constituyen la estructura

del documento, nmero de pagina de cada titulo y subtitulo.

9.5.03.03. Introduccin.

Seccin en donde se explica qu es el manual, su estructura,

propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo
vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la
organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico.

9.5.03.04. Objetivos.

Deber establecerse el propsito que se desea alcanzar; es decir,

qu se pretende lograr con la integracin y aplicacin del manual.

9.5.03.05. Instrucciones para el uso del Manual.

Se explicar de qu manera se logra ubicar un tema en el cuerpo

principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se
actualizarn las piezas del manual

9.5.03.06. Reglamentacin.

Los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan

en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

9.5.03.07. Cuerpos.

Es la parte ms importante y la verdadera razn del manual.

9.5.03.08. Apndice.

Se refiere al esquema que representa los rasgos principales del

manual.

9.5.03.09. Glosario.
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el
contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

9.5.03.10. ndice Analtico.

Es aquel en el que los temas se presentan ordenados

alfabticamente para facilitar su localizacin por este medio. Por lo
general, el ndice temtico se ubica como ltima seccin del
manual.

9.6. Tipos de Manuales.

9.6.01. Por rea de Actividad.

Manuales de Produccin.

Unificar criterios y sistematizar lneas de trabajo en reas de

fabricacin.

Manuales de Finanzas.

Unificar criterios para el manejo y distribucin de los recursos

econmicos.

9.6.01. Por rea de Actividad.

Manuales de Compras.

Unificar criterios para las adquisiciones de materiales y servicios.

Manuales de Contabilidad.

Unificar criterios para la clasificacin, registro y anlisis de la

informacin financiera.

9.6.02. Por su Contenido.

Manuales de Organizacin.
Explica la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, las
funciones y actividades de las reas.

Manuales de Procedimientos.

Contienen la secuencia cronolgica de pasos a seguir en la

ejecucin de una funcin o en la prestacin de un servicio.

Manuales de Polticas.

Descripcin detallada de los lineamientos a seguir, el personal.

Manuales de Personal.

Contienen aspectos sobre la Administracin de Recursos Humanos.

Manuales de Usos Mltiples.

Contienen la informacin que corresponde a ms de uno de los tipos

de manuales ya sealados.