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El desafo de asumir nuevas responsabilidades

El desafo de asumir nuevas responsabilidades

La llegada de un nuevo director al colegio le dio la oportunidad a Sandra de asumir nuevas labores en
su rol de secretaria, lo que por supuesto significara un importante aumento salarial. Sin embrago, no
imagin que para poder rendir adecuadamente debera cambiar su sistema de trabajo.

Sandra Gonzlez lleva cinco aos desempendose como secretaria del Colegio "El Manzano". Su trabajo siempre
ha consistido en contestar el telfono, recibir facturas y correspondencia, y registrarlas en el computador. Su horario
de llegada es a las 8:00 horas y se retira a las 17:00, pero generalmente se queda hasta las 17:30 ms registrando
facturas.
El segundo semestre del ao lleg un nuevo director y le solicit nuevas labores:
Llevar su agenda.
Enviar correos electrnicos a los apoderados cuando hubiera reuniones.
Administrar la caja chica.
Sandra acept feliz las nuevas funciones, porque significaban un buen aumento de sueldo, pero estaba preocupada
porque no saba si le alcanzara el tiempo para cumplir con tantas actividades.

Sobrepasada
Entre los mltiples intereses de Sandra, destaca su aficin por leer revistas de moda y decoracin, siempre ha
tenido buen gusto y le gusta estar al da con las nuevas tendencias. En sus ratos libres o cuando hay poco trabajo
hojea revistas y comenta con algunas profesoras lo chic de la temporada.

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El desafo de asumir nuevas responsabilidades

Por otra parte, Sandra considera que es importante establecer buenas relaciones con sus compaeros de trabajo,
por lo cual destina parte de su jornada a sociabilizar con ellos.
Hasta la llegada del nuevo director, nunca haba tenido inconvenientes en poder compatibilizar su trabajo con sus
intereses particulares, sin embargo, en poco tiempo, la situacin cambi.
La primera vez que el nuevo director le pidi una rendicin de caja chica, ella no pudo entregrsela porque no la
tena lista. Pero, el problema mayor surgi cuando olvid agendar una reunin con profesores, por lo cual el director
no lleg a la cita.
Ante esto, el nuevo director le dijo a Sandra que le daba un mes para ajustarse a sus nuevas funciones, si no tendra
que contratar a otra secretaria. Este ultimtum gener una gran angustia y nerviosismo en Sandra, quien slo se
apresur a decirle a su nuevo jefe que lo hara mejor.

Hasta la llegada del nuevo director, nunca haba tenido inconvenientes en poder compatibilizar su trabajo con sus
intereses particulares, sin embargo, en poco tiempo, las cosas cambiaron.

Sacando cuentas
Durante el fin de semana, Sandra hizo un listado de sus funciones: anot sus labores antiguas y nuevas, y apunt al
lado cunto tiempo le tomaba hacer cada una de ellas.
Con este ejercicio, se dio cuenta que en realidad no se demoraba tanto en hacer el trabajo, y que si reduca su
quehacer social, le alcanzara el tiempo para hacer todo, incluso podra dedicar media hora al da para leer una
que otra revista y comentar con las profesoras.
Dos semanas despus, el nuevo director le pidi a Sandra su agenda, y ella le entreg las reuniones de toda la
semana apuntadas, incluso con una sugerencia de contactar nuevamente a los profesores para comentarles el
nuevo plan curricular. Tambin le pidi la rendicin de la caja chica y Sandra le entreg en orden semanal cada
gasto.
El nuevo jefe se sorprendi con la eficiencia de su secretaria y le dijo que la felicitaba por haberse adaptado a sus
nuevas funciones y que a partir del mes siguiente comenzara a regir un aumento
de sueldo.

Sandra se dio cuenta que en realidad no se demoraba tanto en hacer el trabajo, y que si reduca su quehacer
social, le alcanzara el tiempo para hacer todo, incluso podra dedicar media hora al da para leer una que otra
revista y comentar con las profesoras.

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Aprendiendo
Cuando el tiempo no alcance para hacer todo el trabajo, es necesario realizar una autoevaluacin sincera, con tal
de poder detectar en que se pierde el tiempo, corregirlo y destinarlo al trabajo.
Para hacer esa autoevaluacin es necesario tener una actitud adecuada, como la que tuvo Sandra al ceder parte de
su quehacer social al trabajo. Esto le permiti desarrollar de mejor manera sus funciones.
Hay desperdiciadores que muchas veces se justifican como parte del trabajo, cuando en realidad no lo son, slo
quitan tiempo a las cosas realmente importantes. Cuando se dejan de lado los desperdiciadores se puede cumplir
el trabajo en los plazos establecidos.
Siempre es posible hacer varias tareas a la vez, basta hacer una planificacin para concretarlas. El tiempo no se
administra, es la persona quien tiene que administrarse. Administrar bien las labores y el tiempo que se le da a cada
tarea produce tranquilidad y evita la angustia.
A continuacin te invitamos a dar tu opinin, comentando la siguiente pregunta:

Pregunta
Qu herramientas utilizas para organizar tus actividades diarias, tanto en el trabajo como en tu vida personal?

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