bibliogrfica das mais importantes formas de desperdcio nos escritrios e apresentar os mtodos que podem ser aplicadas no ambiente administrativo para transformar os escritrios em lean offices. Vrias ferramentas e conceitos lean usados no cho da fbrica vem sendo utilizados e implementados em ambientes administrativos. importante que as reas administrativas trabalhem integradas e em sintonia com a rea fabril, pois elas esto conectadas e so interdependentes.
1. DESPERDCIOS NOS ESCRITRIOS A ideia de
tornar tambm enxutos os processos administrativos vem sendo aceita por empresas no Brasil e no mundo. Porm, a migrao destes conceitos da rea fabril para o escritrio no to simples. mais fcil identificar os desperdcios quando so envolvidos matrias primas e processos de transformao fsica ou qumica. Na rea administrativa, a maior parte das atividades diz respeito a gerao de informaes, o que torna difcil a identificao dos desperdcios, pois visualizar o processamento de algo intangvel como a informao bem mais complicado. No escritrio, o que so os estoques? Pode-se defini-los como os relatrios produzidos e parados por dias nos computadores a espera de alguma anlise? O que so os defeitos? Retrabalhos e dados incorretos registrados? Uma mquina parada ou a falta de matria-prima em uma fbrica causa desperdcio e visualizada imediatamente, mas no escritrio nem sempre fica visvel esta situao.
Conforme Lareau (2002), os desperdcios nos
processos administrativos classificam-se da seguinte forma:
. Alinhamento de objetivos: a energia gasta por
pessoas trabalhando com objetivos mal entendidos e o esforo necessrio para corrigir o problema e produzir o resultado esperado;
. Atribuio: o esforo usado para completar uma
tarefa inapropriada e no necessria;
. Espera: o recurso perdido enquanto pessoas esperam
por informaes, reunies, assinaturas, o retorno de uma ligao e assim por diante; . Movimento: o esforo perdido em movimentaes desnecessrias;
. Processamento: um trabalho no executado da melhor
forma um desperdcio de processamento;
. Controle: a energia usada para controlar e monitorar e
que no produz melhorias no desempenho;
. Variabilidade: so recursos utilizados para compensar
ou corrigir resultados que variam do esperado;
. Alterao: o esforo usado para mudar
arbitrariamente um processo sem conhecer todas as conseqncias e os esforos seguintes para compensar as conseqncias inesperadas;
. Estratgia: o valor perdido ao implementar processos
que satisfazem objetivos de curto prazo, mas que no agregam valor aos clientes e investidores;
. Confiabilidade: o esforo necessrio para corrigir
resultados imprevisveis devido a causas desconhecidas;
. Padronizao: a energia gasta por causa de um
trabalho no ter sido feito da melhor forma possvel por todos os responsveis;
. Subotimizao: causada pela concorrncia de dois
processos, no melhor caso o desperdcio ser o trabalho duplicado, mas pode chegar ao comprometimento de ambos os processos e na degradao do resultado final;
. Agenda: a m utilizao dos horrios e da agenda;
. Processos informais: ocorre quando recursos so usados para criar e manter processos informais que substituem os processos oficiais ou que conflitam com outros processos informais, e tambm os recursos utilizados para corrigir os erros causados por este sistema;
. Fluxo irregular: recursos investidos em materiais ou
informaes que se acumulam entre as estaes de trabalho e criam o desperdcio de fluxo irregular;
. Checagens desnecessrias: o esforo usado para
inspees e re-trabalhos;
. Erros: so causados pelos esforos necessrios para
refazer um trabalho que no pde ser utilizado;
. Traduo: o esforo requerido para alterar dados,
formatos e relatrios entre passos de um processo ou seus responsveis;
. Informao perdida: ocorre quando recursos so
requeridos para reparar ou compensar as conseqncias da falta de informaes chave;
. Falta de integrao: o esforo necessrio para
transferir informaes (ou materiais) dentro de uma organizao (departamento ou grupos) que no esto completamente integradas cadeia de processos utilizados;
. Irrelevncia: esforos empregados para lidar com
informaes desnecessrias ou esforos para fixar problemas que isso causa; . Inexatido: o esforo usado para criar informaes incorretas ou para lidar com as conseqncias disso;
. Inventrio: so todos os recursos aplicados a um
servio antes dele ser requerido, todos os materiais que no esto sendo utilizados e todos os materiais que j esto prontos para serem entregues e esto aguardando;
. Processos secundrios: so os recursos despendidos
em processos secundrios que ainda no podem ser utilizados pelos passos seguintes do processo;
. Ativos subutilizados: so os equipamentos e prdios
que no esto sendo usados de forma mxima;
. Transporte: todo transporte de materiais e informaes,
exceto aqueles utilizados para entregar produtos e servios aos clientes;
. Falta de foco: ocorre toda vez que a energia e a
ateno de um empregado no est voltada para os objetivos crticos da organizao;
. Estrutura: acontece quando comportamentos
existentes, expectativas, procedimentos, rituais, regulamentos, cargos e prioridades no esto reforando, guiando, e orientando o melhor comportamento para reduo de desperdcios e tambm quando existe muita diferena entre a estrutura organizacional da empresa e os elementos fundamentais encontrados nas organizaes de classe mundial;
. Disciplina: ocorre sempre que existir uma falha no
sistema de identificao acurada e reao rpida contra negligncia, falta de responsabilidade e problemas relacionados disciplina esperada dos empregados;
. Domnio: ocorre toda vez que uma oportunidade de
aumentar o domnio de um empregado sobre sua rea de trabalho no for utilizada;
A identificao dos desperdcios no a nica
dificuldade. Muitas vezes, mtodos para aumentar a eficincia no so vistos com muita normalidade pelo pessoal das reas administrativas. A padronizao, por exemplo, um problema, pois os especialistas afirmam que possvel definir a maneira e o tempo exato para realizar qualquer tarefa repetitiva, sendo que as mesmas podem ser feitas de maneira mais segura e eficiente. O problema que o funcionrio do escritrio tende a acreditar que seu trabalho, ao contrrio do funcionrio da fbrica, no est vinculado a uma rotina diria ou a qualquer tipo de padronizao ou padro pr- determinado.
2. MTODOS APLICADOS PARA A
TRANSFORMAO LEAN NOS ESCRITRIOS
Tornar um escritrio enxuto atravs da eliminao dos
desperdcios no ambiente administrativo pode seguir estratgias semelhantes s utilizadas para a transformao na produo. A melhoria dos processos se d atravs de atividades que identificam os problemas e os desperdcios, eliminam os mesmos e medem e avaliam a mudana. No existe uma receita passo a passo para se deixar o escritrio enxuto de um momento para outro, pois cada empresa pode seguir um caminho diferente para atingir o seu estado futuro esperado. Abaixo os modelos, conceitos e ferramentas freqentemente utilizados nas fbricas e que podem ser transpostos ao ambiente administrativo:
2.1. 5S. Ferramenta com grande potencial de uso nos
escritrios para melhoria de processos baseada em cinco palavras japonesas iniciadas com a letra S (SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUIKE), que tem como objetivo criar um espao de trabalho que permita controle visual e execuo de tarefas de forma enxuta. Com sua aplicao, o espao de trabalho ser padronizado, os desperdcios sero reduzidos e os trabalhadores tero maior controle sobre o espao e as atividades realizadas.
2.2. Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV) / Value
Stream Mapping (VSM). uma ferramenta fundamental que diagrama o fluxo de material e de informaes. A grande diferena nos ambientes administrativos est na quase impossibilidade de se distinguir o fluxo dos materiais do fluxo de informaes. O MFV adaptado ao ambiente administrativo focaliza no fluxo de informaes e ajuda a planejar e ligar as iniciativas lean para se atingir o estado futuro planejado atravs da captura sistemtica de dados, e de sua anlise, resultando na reduo de custo atravs da eliminao de desperdcios e a criao de fluxos suaves de informao e trabalho.
2.3. Fluxo Contnuo. um conceito que permite que a
unidade de trabalho flua entre as etapas do processo sem paradas entre elas e, portanto, sem a necessidade de transporte e estoques. As clulas de trabalho consistem no arranjo das pessoas necessrias para um servio colocando-as prximas umas das outras, na seqncia das atividades que sero realizadas. A vantagem est na reduo do tempo, do espao e dos recursos despendidos com o transporte entre as atividades, acelerando o processo, e com isso aumentando sua produtividade O Quadro de Balanceamento do Operador uma ferramenta visual que mostra os elementos de trabalho, o tempo disponvel para sua execuo, o pessoal empregado e utilizado para mostrar oportunidades de melhoria, atravs da relao entre o tempo utilizado para cada tarefa, o tempo de ciclo total e o tempo takt. As linhas FIFO (First In First Out) estabelecem que todas as tarefas devem ser processadas seguindo a ordem de entrada no fluxo.
2.4. Tempo Takt. o tempo determinado pela demanda
do cliente, sendo, portanto, o ritmo imposto ao fluxo de trabalho por essa demanda. Para calcul-lo para um determinado fluxo de valor, basta dividir o nmero de horas de trabalho dirias pelo total de unidades de trabalho requeridas para um dia, descontando os intervalos para reunies, almoos, etc. No h uma frmula exata para se determinar a demanda do cliente para as atividades administrativas, e nem sempre a unidade de trabalho mensurvel, como ocorre na manufatura, sendo necessrio recorrer a histricos, desenvolver tcnicas para a coleta desses dados, e definir uma unidade de trabalho, que possa ser associada a um tempo de processamento. O Pitch utilizado quando no prtico para algumas atividades do fluxo mover uma unidade de trabalho de acordo com o tempo takt, sendo assim utilizado para determinar a quantidade de trabalho ideal, ou lote, para se movimentar. O Pitch um mltiplo do tempo takt, que permite a criao e sustentao de um fluxo de trabalho consistente e prtico, para a unidade de trabalho se mover do incio ao fim do processo atravs do fluxo de valor, mantendo um ritmo contnuo e suave e a ocorrncia de algum problema rapidamente identificada, pois o Pitch permite que a produo seja acompanhada em pequenos intervalos de tempo, evitando o acmulo de problemas e erros at o final do perodo.
2.5. Trabalho Padronizado. um conceito que
significa estabelecer e documentar o procedimento que fornece o melhor resultado, com o melhor mtodo e a melhor seqncia das atividades. A padronizao das tarefas uma importante ferramenta na identificao de problemas nos ambientes administrativos, criando uma seqncia eficiente para o fluxo de atividades, minimizando as variaes nos procedimentos, estabelecendo as melhores prticas para manter a qualidade do servio, e permitindo o treinamento simples do pessoal, de forma que uma pessoa seja capaz de executar mais de um servio, dando maior flexibilidade ao fluxo. Deve-se procurar reduzir o nmero de passos ao padronizar um processo, analisando o fluxo de valor para destacar as atividades desnecessrias e desperdcios inerentes a elas.
2.6. Sistemas puxados. No ambiente administrativo
necessrio conhecer bem os processos seguintes e o que ocorre a jusante de forma que o servio seja executado e seu resultado esteja disponvel no momento correto, nem antes, nem depois. A mudana para a produo puxada acarreta em vantagens, como: diminuio do tempo de processamento, reduo do trabalho em processo (pilhas de papel nas mesas), reduo de estoques e filas, reduo no transporte de unidades de trabalho, reorganizao do ambiente de trabalho, com a reduo de etapas do processo e pessoal envolvido, programao nivelada, maior controle da produo e da identificao de problemas, maior flexibilidade para responder as alteraes na demanda etc. Os supermercados so utilizados quando existem obstculos no processo onde unidades de trabalho podem ser movidas uma por vez, enquanto outras trabalham em lotes ou quando existe variao no tempo de ciclo entre duas atividades.
2.7. Heijunka (Nivelamento). E um artifcio fsico
utilizado para controlar o volume de servio e sua variedade dentro de certo perodo. Consiste em uma caixa com espaos onde cada um representa um incremento Pitch em que a unidade de trabalho deve ser transferida para a atividade seguinte. O objetivo nivelar a carga de trabalho de forma que as pessoas e recursos sejam utilizados da melhor forma possvel, servindo tambm como centro de informaes do que est ocorrendo no fluxo. 3. CONCLUSO
As ferramentas lean utilizadas na produo esto sendo
aplicadas com sucesso nos escritrios. A reviso realizada neste artigo no teve como objetivo definir um padro de implantao. O esforo para a reduo de desperdcio dentro dos escritrios no to simples e nem to bvio, mas que com esforo e dedicao na aplicao dos mtodos apresentados fica claro que os resultados a serem colhidos so muito positivos. No entanto, no basta focalizar apenas em algumas reas pois deve-se transformar a empresa como um todo. Para o sucesso da transformao da empresa, as pessoas devem estar continuamente procurando formas de melhorar os processos. Cultivar o ambiente de criar novos kaizen atravs do reconhecimento do esforo da equipe importante na busca da perfeio.