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Pourquoi investir dans un logiciel de gestion des achats, des

stocks, de la production

Par Thierry Longeau, directeur d'Alcantis, cabinet de conseil et d'experts en systmes


d'informations pour l'htellerie et la restauration - Septembre 2014

Mme si la gestion des achats, des stocks, de la production nest pas toujours une priorit, un logiciel
de gestion vous aidera suivre vos prix d'achat, vos prix de revient de vos produits, vos fournisseurs,
la valorisation de vos fiches techniques, vos consommations de matires et vous permettra de vrifier
votre rentabilit. Votre seule contrainte pour arriver ces objectifs est de mobiliser le temps ncessaire
pour le paramtrage des donnes, produits, prix, fournisseurs, recettes et de saisir rgulirement vos
commandes, livraisons et inventaires.

Faut-il investir dans un logiciel ?

La gestion des stocks d'un restaurant, bar, brasserie, htel, camping est peu diffrente des processus de
gestion des stocks d'une entreprise produisant des biens destins la consommation. On y retrouve les
mmes schmas de flux.

Achat de matires premires -> stockage -> transformation pour fabrication de produit finis->,
stockage de produits finis -> distribution -> vente.

La complexit d'un restaurant rside dans le fait que les lieux de stockage, production, distribution et
vente sont souvent confondus et que les clients-consommateurs sont toujours prsents au centre du
dispositif.

Les objectifs de la gestion des achats, stocks et production consistent suivre les flux de marchandises
et les mouvements d'inventaires pour apporter une vision en quasi temps rel des informations de
stocks et des indicateurs de gestion afin de comparer ce qui se passe avec ce que l'on avait prvu.

Le calcul des ratios matire peut tre une priorit pour certain tablissements, sans pour autant passer
par un systme de gestion des ventes intgr. Il existe donc plusieurs dmarches pour le restaurateur
ou l'htelier suivant son degr d'exigence, ses besoins et ses impratifs de gestion.

La dmarche comptable

Elle s'appuie sur le ratio matire global.

C'est la mthode comptable la plus simple qui consiste dterminer son ratio matire ou cot matire
sur la priode choisie (mois, trimestre, anne)

Consommation de matire mensuelle hors taxes / Chiffre d'affaires mensuel hors taxes

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Elle peut s'appuyer galement sur le ratio matire ou cot matire par famille.

Cest la mthode comptable et analytique pour dterminer un ratio matire par famille de produits
comme : nourriture, vins, alcools, cafterie etc.

Consommation de matire HT famille A / CA HT famille A, consommation de matire HT famille B /


CA HT famille B, etc.

Cette mthode vous oblige valoriser votre inventaire par famille de produits, diffrencier vos achats
de matires par famille de produits et avoir une segmentation par famille de vos ventes qui
correspond vos familles dachat. Elle le mrite de donner plus dinformations qu'un ratio global, elle
permet dviter larbre qui cache la fort

Ces deux mthodes permettent uniquement de calculer un ratio matire rel globalis qui est un
indicateur parmi tant d'autres pour le restaurateur.

Produit posteriori il ne permet que de comparer un rsultat ralis global un rsultat attendu global
et ne permet pas l'analyse des diffrences ni la mise en place d'actions correctives adquates et cibles.

Inconvnient de cette mthode : vous vous poserez toujours les questions suivantes :

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- Mes ratios sont-ils bons ou sont-il mauvais ?
- quoi puis-je comparer mes ratios ?
- Comment les comparer d'autres indicateurs ?
- Pourquoi mon ratio nourriture est-il de 30 % au lieu de mes 28 % prvus ?
- Do provient cette diffrence ?
- Reprsente-elle du coulage ?
- Est-ce que j'achte trop cher ?
- Les prix facturs sont-ils en accord avec les prix ngocis ?
- Mes livraisons correspondent-elles a mes rception de marchandise ?
- Mes livraisons correspondent-elles mes factures ?
- Ai-je reu tous mes avoirs ?
- Mes portions respectent elle les quantits que jai prvu ?
- Combien me coute mes repas personnel ?
- Combien me coute mes offerts ?
- Sur quels produits augmenter ma marge ?

La liste des questions peut tre longue, d'o la ncessite d'introduire un outil de gestion pour lever
toutes ces interrogations.

La dmarche de gestionnaire

- C'est quoi ?

Cette dmarche consiste mettre en place un outil logiciel ayant pour objectif la gestion des flux de
matires depuis les achats des marchandises, leur lieux de stockage, leur transformation s jusqu' la
vente des produits finis. La production de nouveaux indicateurs de gestion permettra la comparaison,
l'amlioration et l'optimisation de la gestion de ses achats, ses stocks et de sa production.

- Comment ?

Cette dmarche implique toutefois de dfinir des processus, des standards et d'allouer un minimum de
moyens humains pour faire fonctionner l'outil informatique.

Outre le fait d'enregistrer ses ventes produites par produits sur un Terminal Point de Vente, ce qui est
le cas de la plupart des restaurants aujourd'hui, vous devrez passer du temps pour le paramtrage de
votre logiciel et pour l'exploitation de celui-ci. Suivant les diffrents logiciels ou modules de gestion
choisis, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion simple ou un logiciel complet.

Avec un logiciel de gestion des stocks : que faut-il faire ?

Identifier les marchandises

La cration et la gestion des produits l'achat, des units d'achat, lieu de stockage vous permettra de
pouvoir enregistrer vos commandes, vos livraisons, vos sorties, saisir un inventaire initial et un
inventaire de fin de mois valoris. Il vous permettra de constater les premiers carts entre vos
commandes et vos livraisons (en quantits, qualit, prix) puis entre vos livraisons de produits et vos
factures (en quantits ou en prix) de gnrer les avoirs demander vos fournisseurs, de produire un
inventaire thorique ( par la consommation thorique) qui sera comparer votre inventaire physique
(celui que vous avez t compter dans vos rserves).

Identifier et grer la production et consommation des produits

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Il est ncessaire de crer des fiches techniques pour construire et respecter les recettes de la carte mais
aussi pour dstocker les quantits de matires premires des produits la vente, dstocker les pertes
des pertes de produits, dstocker les offerts et les repas du personnel. Ces fiches techniques
permettront de calculer votre consommation thorique de toutes les sorties de marchandise et de
produire des carts de consommation en les comparants votre consommation relle qui provient de
linventaire physique.

Ainsi, si votre ratio nourriture est de 31 % au lieu de 28 %, votre logiciel de gestion des stocks doit
tre capable d'identifier une surconsommation de matire, la nature de la surconsommation (en
quantit ou/et prix) ou tout autre incident ainsi que chacun des produits concerns par ces faits.

Votre logiciel permettra de produire un ou plusieurs ratios thoriques que vous pourrez comparer aux
ratios rels afin de dterminer vos carts : entre le ratio thorique (ce que j'aurais d consommer) et le
ratio rel (ce que j'ai rellement consomm).

Ainsi, un logiciel de gestion des achats, stocks, production permet de produire des carts de
consommation globaux ou par produits, identifie et valorise ces carts en une dmarque connue (les
offerts, les remises, les pertes, les repas personnels) et en une dmarque inconnue (les carts que l'on
n'a pas pu identifier) globalement et/ou produit par produit. Il vous permet ainsi de prendre les
mesures adaptes la correction de chacun de ses carts.

Le logiciel doit permettre de lancer un calcul d'indicateurs en cours de priode afin d'anticiper les
actions correctives et ne pas attendre la fin du mois pour constater un mauvais ratio. Enfin, votre

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logiciel doit vous permettre de connatre en temps rel le cot de revient des fiches techniques afin
d'tre certain de bien vendre, de proposer les bons produits aux bons prix et ainsi faire varier les cartes
et les menus plus rapidement.

Pour finir, suivant les diffrents logiciels, on peut galement trouver de nombreuses autres
fonctionnalits comme : la gestion des inventaires tournants, ponctuels, les volumes d'achats raliss
chez les fournisseurs, l'volution des prix d'achats d'un produit, la contribution la marge de chacun
des produits pour aider remodeler et optimiser la carte, une aide la prvision de commande, des
stocks d'alerte, des journaux d'achats, ventes, une interface vers votre logiciel de comptabilit etc.

Combien peut coter un logiciel de gestion de stocks et d'achats ?

Le cot d'un logiciel de gestion de stocks varie selon les fonctions et les modules qui le composent
ainsi que le nombre d'utilisateurs souhaits. On trouve aujourd'hui des logiciels de gestion des stocks
partir de 400 euros pour les plus simples (gestion des entres/sorties et inventaires) jusqu' 2 500 euros
pour les plus complets, auquel il faudra rajouter en option prix de support utilisateur et/ou de mise
jour logiciel.

Lautre modle conomique est labonnement mensuel qui comprends la fourniture daccs un
logiciel hberg par lditeur (Mode SAAS / Cloud) le support utilisateur, les mises jour du logiciel.
Ces abonnements varient entre 50 euros / mois pour les plus simple et 200 euros / mois pour suivant
les diffrents modules choisis et pour les plus complets.

Vous comprendrez alors l'intrt de bien apprhender et dcrypter les offres des fournisseurs pour
valuer correctement vos besoins en termes de gestion et des fonctionnalits que vous recherchez.

Exemples de fonctionnalits dun logiciel de gestion

Pour dfinir prcisment les fonctionnalits que l'on souhaite, aidez-vous de cette liste en cochant
celles que vous souhaitez

o Outil intgr ou interfac a votre logiciel dencaissement

o Mono socit (un tablissement) ou multi socit (plusieurs tablissements)

o Mono point de vente ou multi point de vente (bar, restaurant1 restaurant 2, plage..)

o Mono stock (un seul lieu de stockage) ou multi stock (plusieurs lieux de stockage et conomat
central)

o Gestion et classification des produits l'achat (simples ou composs)

o Gestion des mercuriales fournisseurs, des prix

o Gestion des commandes et envoi des commandes au fournisseur, fax, mail, document pdf, EDI

o Rception des marchandises

o Gnration des avoirs sur prix, quantit et suivi

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o Rapprochement des bons livraison avec les factures ou relev de facture

o dition tats prparatoires de l'inventaire et de saisie de linventaire

o Types dinventaires souhaites, partiels, tournants , complets

o Valorisation du stock (mthodes fifo, lifo, pmp, dernier prix)

o Gestion des fournisseurs, conditions, tarifs, jour de livraison, historiques, rglements

o Transferts de stock stock et sessions de marchandise entre point de vente.

o Aide la commande, prvisions de commandes

o Fiches techniques et recette, ratio, marge, cot matire, simulateur, droul de la recette

o Gestion des poids brut, gestion des poids nets

o Fiches menus, menus choix

o Gestion de production, calcul des besoins nets, mise en fabrication, dclaration de production

o Lecture code barre (livraison et inventaire)

o Interface EDI catalogue produits, commandes, bons de livraisons, factures

o Module dappel doffre aux fournisseurs

o Gestion des produits finis

o Dstockage automatique par les ventes (avec la facturation) et/ou manuel

o Calcul des carts, analyse des carts. Classement ABC, Pareto

o Analyse des ventes, optimisation des marges et des ventes

o Calcul des valeurs nutritionnelles, suivi des allergnes

o Traabilit des produits, suivi des lots, contrle HACCP

o Module mobilit sur tablette (connect ou off line) pour rception marchandise ou saisie inventaire o

o Interface vers votre comptabilit

Exemple d'investissement pour un restaurant

- Matriel : Ordinateur + Ecran + imprimante de 500 1 200 .


- Logiciel : de 400 2 500 ou 50 200 euros/mois
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- Formation : de 1 jour de formation pour les logiciels simples (de 500 850 ) 7 jours de formation
pour les logiciels les plus complets (de 500 6 000 ).

Ressources humaines mobiliser dans votre tablissement

- Formation : voir ci-dessus.


- Paramtrage des donnes : (fournisseurs, produits, units, stock, fiches techniques, produits de
vente, etc.) de 1 3 mois (suivant le temps consacr).
- Exploitation du logiciel : 1 8 heures de temps par jour, 5j/semaine suivant les volumes et type
d'tablissements.
- Premier rsultats : de 4 8 mois.

Combien cela peut-il rapporter ?

Suivant les diffrents types d'tablissements et type d'offres, on peut constater des gains objectifs et
subjectifs.

Des gains objectifs

- Gain sur les achats : de 2 7 points

Pourquoi ? Une meilleure gestion entrane un meilleur contrle des flux de marchandise et une
diminution du volume des achats.

La mise en place du contrle de la rception des marchandises permet de constater immdiatement les
carts sur quantit ou sur prix et de gnrer les avoir demander vos fournisseurs. Cest un excellent
levier pour le de contrle de vos fournisseurs

- Gains sur les ratios : de 1 4 points

Pourquoi ? La mise en place de fiches techniques et le respect de celles-ci entranent le respect des
cots de fabrication, d'o le respect des ratios prvisionnels. Cest un excellent levier de sensibilisation
pour le chef de cuisine et son quipe

- Gains sur les ventes : de 1 3 points

Pourquoi ? L'analyse des ventes et de la contribution la marge de chacun des produits, pondr par le
nombre de produits vendu permet d'optimiser son offre en terme de prix de vente au client et de marge
pour le restaurateur. Cest un excellent levier de sensibilisation de lquipe de vente pousser les
produits forte marge

Des gains subjectifs

- La dmarche de mise en place d'outils, procdures et de contrles influent directement sur la gestion
de l'entreprise.

- La dmarche de mise en place d'une gestion de stocks peut devenir un outil de motivation et de
management.

- La dmarche de gestion sensibilise chacun des acteurs aux rsultats de l'tablissement.

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- La dmarche permet de prendre du recul sur les tches quotidiennes et concentrer ses efforts sur ses
clients et la commercialisation de son restaurant.

Quels sont les cueils que l'on peut rencontrer lors de la mise en place ?

Gnralement, la premire phase de la mise en place du logiciel (cration produits, enregistrement des
rceptions et saisie des inventaires) se passe bien lorsqu'on a fait en sorte de runir tous les lments
pour paramtrer les donnes dans le logiciel et les exploiter.

En revanche, la deuxime phase (cration des fournisseurs, fiches techniques et dstockage par les
ventes, carts de consommation) est souvent plus dlicate.

Cette deuxime phase reprsente un investissement de temps pour l'exploitant et les rsultats produits
ne sont fiables qu'aprs une priode de rodage des donnes du logiciel. La vrification des fiches
techniques (units et grammages), l'analyse des carts dus un mauvais paramtrage et autres facteurs
sont normaux pour un dbut et ne doivent pas dcourager. C'est la phase o il faut persvrer et o on
obtient toutes les rcompenses !

On peut dire que les principaux cueils que l'on rencontre dans la mise en place d'une gestion des
stocks sont lis aux paramtres suivants :

- la direction de l'tablissement n'est pas suffisamment implique dans le projet ;

- le manque de ressources et le manque de temps affects aux paramtrages et la mise en uvre du


projet ;

- le manque de ressources et le manque de temps affects aux oprations d'enregistrement des


mouvements ;

- le manque de temps consacr l'analyse des rsultats du logiciel, la recherche des incohrences et
aux corrections des erreurs ;

- les oprations d'enregistrement ne sont pas faites au jour le jour ;

- les inventaires ne sont pas effectus en fin de mois ;

- les saisies des inventaires ne sont pas effectues ;

- les fiches techniques ne sont pas cres ;

- les pertes et les offerts ne sont pas enregistrs ;

- les ventes ne sont pas saisies automatiquement ni mme manuellement ; etc.

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Quelques solutions logicielles du march et fournisseurs (non exhaustif)

Nom du logiciel Fournisseur

Adoria MDB Procurement


Apicius Incapi + Distributeurs
Elyx PI Electronique
ETC ETC France
First Pointex
FTBE MDB MultiMedia
Herms Ubique + Distributeurs
My Inventory, Materials Controls, Micros
Pixel Point Ubique
RestOffice GIL RMA
Unirest Logotek

Tmoignages

Alain Prault, chef excutif du Chai 33

Restaurant, bar et boutique thme autour du vin au centre de Bercy-Village Paris.

5.7 Millions d'euros de CA HT, 24 % de cot matire.

Avec un investissement d'environ 12 000 entre le matriel, le logiciel Visual Stock d'Amadeus
Hospitality et la formation, les objectifs taient d'aller plus loin que la gestion des flux, volume d'achat
et inventaires et inscrire l'tablissement dans une vritable dmarche de respect, d'amlioration du cot
matire et de l'offre client.

"Nous avons obtenus des rsultats et des indicateurs fiables au bout de 18 mois, ce qui nous a permis
de mener nos premires actions correctives sur les postes de gestion les plus impacts. Nous
recherchions surtout des indicateurs et pas forcement des carts. Maintenant nous optimisons
constamment notre offre clients en terme de qualit pour le client et rentabilit pour l'entreprise."

Les points importants souligns par Alain Prault

- Ne pas sous-estimer l'investissement humain d'un tel projet dans la mise en place et son utilisation de
tous les jours (quivalent un temps plein rparti aujourd'hui sur 5 6 personnes).

- Ne pas hsiter investir dans du conseil.

- Investir dans la formation interne afin de repartir la connaissance du produit dans les quipes.

- tre patient avant le retour sur investissement.

- Se servir de l'outil comme un outil de management (intressement du chef, caviste au respect des
objectifs).

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- Utiliser l'outil pour mesurer la qualit de son travail.

- Ne pas faire l'erreur d'investir seulement dans un logiciel.

- S'occuper de grer ce qui cote.

Isabelle Champvert, propritaire de l'Entrecte Paris

Restaurant thme autour de la viande, rue de Marignan Paris.

4 millions d'euros de CA HT, 21 % de cot matire.

"Venant des mtiers de l'audit, la reprise de cet tablissement en 1993, il me paraissait impensable
de travailler sans outils. Aprs la mise en place de notre premier systme de gestion des stocks, le
rsultat a t norme. Nous avons diminu notre cot matire de 9 point au bout de 10 mois
d'utilisation passant de 35 % 26 % de cot matire."

Renouvel en 2002, avec un investissement d'environ 4 500 entre le matriel, le logiciel Herms de
Cirrus informatique et la formation, son utilisation quotidienne reprsente un quart de temps plein
rparti sur 2 3 personnes malgr des procdures d'inventaire et de contrle la semaine.

Les points importants souligns par Isabelle Champvert

- Inscrire cette dmarche dans la dure.

- Une tape mener en corrlation avec la mise en place des terminaux point de vente.

- Ne jamais, jamais lcher prise.

- Privilgier la simplicit des outils et processus de gestion.

- Investir dans la formation dispense par votre prestataire (elle peut tre rembourse dans le cadre de
la formation professionnelle).

ric Corailler, propritaire du Mirabelle

Restaurant traditionnel bar brasserie Puteaux (92) qu'il a revendu il y a 3 mois.

820 000 de CA HT, 28 % de cot matire.

"J'ai toujours t utilisateur d'outil de gestion des stocks et fiches techniques sur mes diffrents
restaurants, pour analyser, comprendre mon cot matire et ne pas attendre les chiffres de mon
comptable. Les outils offrent galement des supports de qualit pour participer l'amlioration du
travail de tous les jours, feuilles de comptage, book de fiches techniques et processus de mise en
uvre, comparatifs, tableaux de bord Tout ceci nous pousse utiliser les diffrents leviers de
gestion pour combattre nos faiblesses et faire prosprer l'entreprise."

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Avec un investissement d'environ 3 500 euros entre, un ordinateur portable, le logiciel FTBE de MdB
Multimdia et la formation, il en est le seul utilisateur dans son restaurant, ceci ne lui prend pas plus
de 15 20 minutes par jours. Bien sr, il m'a fallu une priode de mise en place de 4 6 mois, mais
sans cet outil, je n'aurai aucun moyen de contrle et d'analyse et mon cot matire serait proche de
31 % voir plus. Mon retour sur investissement est incontestable

Les points importants souligns par ric Corailler

- vitez de faire compliqu surtout au niveau des achats (limiter le nombre de fournisseurs et de
conditionnements)

- Ne jamais cesser de grer.

Herv Pitault, directeur gnral de caf concept

1er rseau de cafs, bars, brasseries indpendants et propritaire du O'Lodge, bar, brasserie tendance
Orlans.

1,1 million d'euros de CA HT, 27 % de cot matire.

"J'ai toujours considr que c'tait une hrsie de travailler sans outils de gestion. La mise en place
d'un outil de gestion des stocks fait partie intgrante de ce que nous apportons nos membres en
terme de gestion et d'organisation des points de vente. Cela nous permet de gagner en efficacit et de
prendre le recul ncessaire vis--vis de notre activit." Avec un investissement d'environ 5 000 entre
le matriel, le logiciel Caf Concept Gestion dit par Incapi et distribu par Caf Concept, la
formation, une priode de mise en place d'environ 6 mois est ncessaire pour aller jusqu' l'interface
avec les ventes et sortir des indicateurs fiables. L'utilisation du logiciel reprsente 20 30 minutes par
jour. "Cette dmarche nous fait constater une augmentation de 3 % de nos marges, un premier rsultat
que nous comptons poursuivre bien entendu."

Les points importants souligns par Herv Pitault

- Ne voir aucun frein cette dmarche.

- Accepter de changer ses habitudes.

- Choisir un logiciel mtier adapt ses besoins.

- Si la difficult majeure de mise en place reste le temps, aprs on ne peut plus s'en passer !

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