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Rendre plus oprationnel son

Systme dInformation Hospitalier

Module de Formation dune journe

LExpertise
Associe Proprit du document ADE Conseil Sant. Reproduction interdite
Objectifs et mthode de la journe
Un SIH ?
Rfrents Mtier et Rfrents Informatique
Recettes nouvelles versions
Ingnierie Formation Rfrents et utilisateurs
Relations diteurs
Interoprabilit
Satisfaction Utilisateurs
LExpertise
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Objectifs de la journe
Apporter un regard objectif sur le sujet

Recenser les processus damlioration existants.

Construire les base dun plan daction.

Aborder les outils dvaluation.

LExpertise
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Mthode pdagogique
Partir de la connaissance de la chaine : Conception,
fabrication, dploiement, utilisateurs et donc du qui
fait quoi !

Imaginons un monde parfait

Agir en crant ladhsion autour des solutions.

Aborder les outils dvaluation.

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Objectifs et mthode de la journe
Un SIH ?
Rfrents Mtier et Rfrents Informatique
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Le Systme dInformation
Cest quoi un SIH ?

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Le Systme dInformation
Cela devrait tre a, mais cest trs rare

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Le Systme dInformation
Cest parfois ressemblant a

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Le Systme dInformation
En fait cest souvent a

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Dossier Mdical Commun / Dossiers Spcialits
Radiologie
Gestion de lactivit Pilotage Mdico Economique PACS
Gestionnaire des Ressources
Cest a Laboratoire
Urgences Prescriptions Soins PMSI

Moteur de communication :NORMES


Identit
Identit
Pharmacie

Mouvements
Mouvements
A Strilisation
EAI ou P
I
Noyau
Activs
Structure Logistique

Base
Structure mdicaments
Scurit
Nomenclature
Scurit
Donnes pour
AP I
Ministre Sant
Facturation GREF GRH
LExpertise
Infocentre et Pilotage institutionnel
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Le Systme dInformation
Cest une nbuleuse pour beaucoup

Ct Utilisateurs, il faut quune application tombe en


panne pour que lon se rende compte de son apport

Ct Direction il est souvent vcu comme une dpense,


rarement comme un investissement

Ct exploitation, les contraintes de haute disponibilit


et de support 24/24, 7/7, sont un vrai sujet

Cest souvent un cimetire de donnes

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Une application : Une histoire de Lgo
Il ny a pas de ralit, il nexiste que des images de la
ralit La ralit cest un ensemble de briques livres
au format brut de paramtrage Loin des attentes et
des besoins exprims.

Qui va construire limage vendue sur la boite ?

Quelle garantie de rsultat ?

Qui va faire vivre limage dans un contexte dvolutions


rglementaires, de nouvelles pratiques, daccrditation,
de besoins ergonomiques, de nouvelles technologies

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Des effets connus, des phrases entendues
La fonction nest pas totalement couverte.
On ne peut pas traiter tous les cas de figure.
Les rsultats sont faux.
Le traitement plante.
Je ne my retrouve pas.
Les crans sont illisibles.
Les ditions ne sont pas bonnes.
Avant a marchait

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Quelques causes rcurrentes
La documentation est inexistante.
Les formations se sont mal passes.
Les rponses aux questions ne viennent pas.
Les rponses apportes sont inefficaces.
Les rponses apportes crent des effets de bord
Les mises jour de versions se font dans la douleur.
Certains nouveaux utilisateurs ne sont pas forms du
tout

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Quelles vraies priorits pour le Systme
dInformation ?
Facturer, Comptabiliser, Pilotage ?
Identito-vigilance ?
Optimiser le recueil et le codage de lactivit ?
Mdicaliser le Systme dInformation ?
Tracer le circuit du mdicament et rpondre aux
obligations lies la certification V2010 ?
Communiquer avec la mdecine de Ville ?
Optimiser le temps de travail ?

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Qui fait quoi : Ct Editeur
Identifier les attentes, les besoins, les diffrentes
pratiques.
Concevoir des spcifications rpondant des
fonctionnalits
Concevoir des spcifications dtailles.
Assurer les dveloppements de qualit (!)
Raliser les tests usines.
Packager la solution.

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Qui fait quoi : Ct Editeur
Modlisation du dploiement sur Sites Pilote.
Transfert de comptences diteur/quipe Projet Site
Pilote.
Test Sites Pilote.
Bascule et suivi du comportement en Production.
Assurer la ractivit sur anomalies.
Librer la version

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Qui fait quoi : Ct Editeur
Proposer des Plans Projets ralistes et dtaills

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Qui fait quoi : Ct Matrise dOuvrage
Une vision stratgique.

Un Schma Directeur valid

Un Comit de Pilotage institutionnel

Faire des choix.

Dfinir des moyens.

Mettre en place une Maitrise duvre.

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Qui fait quoi : Ct Matrise duvre Interne

Maitriser totalement lapplication sur le plan fonctionnel


et technique.
Dcouper lapplication en fonctions.
Raliser les paramtrages.
Faire les tests.
Adapter les supports de formation.
Former les Utilisateurs.
Mettre en place le support Utilisateurs.
Faire vivre la relation Editeur.

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Objectifs et mthode de la journe
Un SIH ?
Rfrents Mtier et Rfrents Informatique
Recettes nouvelles versions
Ingnierie Formation Rfrents et utilisateurs
Relations diteurs
Interoprabilit
Satisfaction Utilisateurs
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Rfrents Mtiers
Patron fonctionnel : Expert dun domaine, dune
application ou dun module et des processus
organisationnels associs.

Transfert de comptences total avec lEditeur.

Options de paramtrage, ralisation du paramtrage.

Campagne de tests.

Plans de formation, recrutement et formation des


Formateurs.

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Rfrents Mtiers
Comprendre le poste, les enjeux, implication totale.

Temps consacr la mission proportionnel la


complexit du domaine, de lapplication, de lvolution
de la rglementation

Volont de dialogue avec les Utilisateurs et lditeur.

Ouvrir le poste en mode recrutement.

Soutient du Directeur indispensable.

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Rfrents Mtiers
Anticiper les catastrophes Exemple

Pourquoi les cltures dexercices comptables sont


prilleuses ?

Pourquoi les Etablissements ne clturent pas au fil de


leau sachant que les hotline des diteurs sont satures en
fin danne ?

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Rfrents Informatique
Connaissance du Domaine.

Transfert de comptences total avec lEditeur.

Comprhension des dysfonctionnements, actions


prventives mener.

Effets de bord, Interoprabilit.

Ne pas faire (trop) de fonctionnel.

Ne pas vouloir rcrire le logiciel

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Les couples
Respect mutuel.

Construire lenvironnement de test.

Construire lenvironnement de formation.

Participer ensemble aux Clubs Utilisateurs ou dfaut


convoquer rgulirement lEditeur pour connatre les
contenus et livraisons de versions.

Se rapprocher des autres sites utilisateurs de taille


comparable.

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Objectifs et mthode de la journe
Un SIH ?
Rfrents Mtier et Rfrents Informatique
Recettes nouvelles versions
Ingnierie Formation Rfrents et utilisateurs
Relations diteurs
Interoprabilit
Satisfaction Utilisateurs
LExpertise
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Recette nouvelle version : les tests
LEditeur ne peut pas raliser les tests avec les
configurations de paramtrage des clients.

La base de tests doit tre identique la base de


production en paramtrage et en volume.

Campagnes de tests pour chaque nouvelle version ou


patch

Minimiser au maximum les risques.

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Recette nouvelle version : campagne de
tests
Dfinir les ressources humaines ncessaires :
qualitativement et quantitativement (les testeurs).

Mise a disposition de la plate forme, des fiches


scnarios et rsultats.

Analyse des rsultats.

Aller retour Editeur.

Dcision bascule.

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Recette nouvelle version : Plan de test
Document de prcision sur :

Les fonctionnalits tester.

Dans quel ordre.

Par qui.

Scnarios.

LExpertise
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Recette nouvelle version : scnario
Lapplication un patrimoine gntique connu des
utilisateurs prcdents bugs, attention particulire
porter sur :
Les nouvelles fonctionnalits.
Les risques de rgression.

Notion de rsultats attendus.

Calculer priori les rsultats des traitements

Hirarchiser les dysfonctionnements : Bloquant,


catastrophique, grave, modr, ennuyeuse

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Recette nouvelle version : exemple de
scenario sur le module agenda
1. Grer les rendez vous.

1.1 Saisir un rendez vous.

1.1.1 Saisir un rendez vous de consultation.


1.1.2 Prise de rendez vous pour un acte.
1.1.3 Prise de rendez vous libre.
1.2 Modifier un rendez vous.

1.2.1 Modification par lot de rendez vous.


1.2.2 Modification unitaire.

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Recette nouvelle version : exemple de
scenario sur le module agenda
1.3 Dupliquer un rendez vous.

1.4 Supprimer un ou plusieurs rendez vous.

1.5 Impression des rendez vous du jour.

2. Grer les indisponibilit.

2.1 Saisie dune indisponibilit pour un utilisateur.

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Recette nouvelle version : exemple de
scenario sur le module agenda
3. Visualiser les agendas.

3.1 Visualiser lagenda journalier.


3.2 Visualiser lagenda mensuel.
3.3 Visualiser lagenda du patient.
3.3.1 Afficher la liste des rendez vous dans lagenda.
3.3.2 Afficher la liste des rendez vous dans le Dossier Patient.

Fiche scn Fiche incid Fiche synt Fiche suiv


ario ents hse i anomalie
s

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Objectifs et mthode de la journe
Un SIH ?
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Ingnierie Formation Rfrents et Utilisateurs
Relations diteurs
Interoprabilit
Satisfaction Utilisateurs
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Ingnierie Formation
Lapplication est dcoupe par fonction oprationnelle
(par exemple crer un Patient, modifier un Patient).

Une fonction oprationnelle = Une leon avec :

Un objectif pdagogique (Savoir crer un Patient).

Un contenu thorique comprenant les enjeux, les risques.

Une session de pratique et dexercices.

Une session dvaluation.

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Ingnierie Formation : profils et leons

Leon 1
Profil 1
Leon 2

Leon 3 Profil 2

Leon 4

Profil 3
Leon 5
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Ingnierie Formation
Tableau de suivi des effectifs par Profils (Annuaire).

Tableau de suivi des formations par leon et par


Utilisateurs.

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Ingnierie Formation
La conduite du changement cest avant tout :

Expliquer pourquoi : les enjeux (contraints ou


volontaristes).
Situer lutilisateur au regard de ses droits daccs.
Expliquer individuellement et prcisment quoi vont
servir les informations saisies.
Expliquer individuellement et prcisment ce que le
Systme apporte ou napporte pas !
Expliciter les choix de solutions.

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Ingnierie Formation
La conduite du changement cest aussi :

Evaluer les impacts des volutions de la solution.

Valider les nouvelles procdures.

Anticiper les blocages

Eliminer les points de rsistance.

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Ingnierie Formation
Les manuels de formation :

Les leons prpares par les diteurs ne correspondent


pas toujours au processus de ltablissement (identit,
mouvement) compte tenu du SIH.

Les fichiers structures, nomenclatures, les paramtrages


sont Etablissements dpendants.

Les supports de formations doivent tre raliss par les


Rfrents Mtier et Formateurs de lEtablissement.

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Ingnierie Formation : cest quoi un
formateur?
Cest un pdagogue.

Il est convaincu du bien fond du Systme


dInformation.

Il est capable de rpondre aux questions sur les enjeux


et les risques de la non qualit de lutilisation sur les
leons dont il est responsable.

Il est capable dvaluer, donc de sanctionner par la


non labellisation.
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Ingnierie Formation : cest quoi la
labellisation ?
Cest le permis de conduire associ au Profil X.

Cest un lment clef de la dmarche qualit.

Cest valorisant

Ce ne vaut que pour une version !!!

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Ingnierie Formation : Logistique
Une session de formation Utilisateur ne doit pas tre
longue (2H00 maximum).

1 stagiaire par poste.

Le stagiaire doit tre totalement disponible.

Le profil dentre dans la session doit tre respect


pour ne pas crer des dcalages de niveau.

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Ingnierie Formation : Le libre service
Uniquement pour les piqures de rappel.

Accs prsentiel une plate forme ou accs dport par


poste client (e-learning).

Exercices.

Evaluation.

Suivi par Formateur du parcours de formation.

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Objectifs et mthode de la journe
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Rfrents Mtier et Rfrents Informatique
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Ingnierie Formation Rfrents et utilisateurs
Relations diteurs
Interoprabilit
Satisfaction Utilisateurs
LExpertise
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Relations diteurs
Quattendez vous de lui : la thorie du curseur

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Relations Editeurs
Maitrise de lapplication :

Modle de donnes.

Documentations.

Plans de formation des Rfrents.

Livrables de formation utilisateurs ?

Qualifier leurs formateurs, refuser les dbutants.

Imposer des formations inter Etablissements.

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Relations Editeurs
Contrat de maintenance :

Le correctif.

Lvolutif rglementaire.

Nouvelles fonctionnalits.

Support.

Help desk .

Base de donnes.

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Relations Editeurs
Le Plan Produit

Existence dun vrai Plan Produit ?

Lisibilit sur les sorties de version.

Impact des Demandes dEvolutions.

Influence possible sur les spcifications gnrales.

Evolutions technologiques obligatoires

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Relations Editeurs
Autres vraies questions

A qui appartient lditeur ?

Son bilan de sant financire.

Sa stratgie de dveloppement dentreprise.

La stabilit des hommes clefs .

Sa philosophie Client.

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Relations diteurs
Interoprabilit
Satisfaction Utilisateurs
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Interoprabilit
Dans labsolue

L interoprabilit est la capacit que possde un produit


ou un systme, dont les interfaces sont intgralement
connues, fonctionner avec d'autres produits, ou systmes
existants, ou futurs, et ce sans restriction d'accs ou de
mise en uvre.
Une interface est une zone, relle ou virtuelle qui spare
deux lments. Linterface dsigne ainsi ce que chaque
lment a besoin de connatre de lautre pour pouvoir
fonctionner correctement. Seule, la connaissance
exhaustive des interfaces dun produit ou dun systme
permet den garantir linteroprabilit.

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Interoprabilit
Dans le quotidien, faire dialoguer plusieurs diteurs
ncessite une vraie dmarche Projet.

Questions pralables :

Sont ils concurrents ?


Combien de sites ont-ils en commun ?
Existe-t-il un site Pilote sur lintgration des deux solutions
Ont-ils dj spcifi les connecteurs ?
Ont-ils dj ralis les connecteurs (synchrone,
asynchrone, prsence dun EAI

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Interoprabilit
Dmarche Projet :

Identification des flux : nature, sens

Arbitrage si chevauchement de couverture fonctionnelle.

Phase tude et phase mise en uvre

Prennisation.

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Relations diteurs
Interoprabilit
Satisfaction Utilisateurs
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Satisfaction Utilisateurs
Parce quils ont aussi des ides

Parce que la qualit de la saisie repose en grande partie


sur eux

Une dmarche de Marketing Oprationnel simpose

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Satisfaction Utilisateurs
Enqute de satisfaction :

Structurer, au-del des mots, son expression au regard


dune fonctionnalit.

Analyser les problmes rencontrs et les effets induits.

Hirarchiser les remarques (fonctionnel, techniques, IHM,


poste de travail).

Rendre public les rsultats.

Mesurer dans le temps pour suivre les volutions.

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Satisfaction Utilisateurs
Expression des besoins :

Crer des groupes restreints : comptence et motivation.

Proposer et encadrer les expressions (sans les brider) pour


viter la lettre au Pre Noel

Approche transverse sur certains sujets : exemple le


circuit du mdicament

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Satisfaction Utilisateurs
Support interne :

Premier filtre sur : fonctionnel, technique, rseau ou


exotique. Mesure de lurgence.

Haute disponibilit du premier filtre.

Intervention sur le mode pdagogique


(Dysfonctionnement li la saisie, provoqu en amont, li
application).

Les incidents provoque les incidents

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Satisfaction Utilisateurs
Support interne :

Dfinition des ressources ncessaires par Domaine / nb


utilisateurs, frquence en rapport avec les changements de
paramtrage, de versions

Choix des intervenants avec les Rfrents.

Mise en place dun outil de suivi pour analyse des appels


entrants.

Possibilits dexternaliser ce mtier.

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Satisfaction Utilisateurs
Communication interne :

Valoriser rgulirement le Systme dInformation en


crant par exemple une lettre lectronique des utilisateurs
avec un contenu positif.

Dcloisonner le monde applicatif mtier au profit dune


contribution de tous pour le mieux de tous

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www.ade-conseil-sante.fr

Sommaire
LExpertise
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Rsultats Attendus observations

Scnario N 1.1.1 :
Prise de rendez-vous de consultation

1. Crer un rendez-vous en cliquant sur :

Choisir le ralisateur dans la liste


droulante : Les ralisateurs doivent
apparaitre dans la liste
droulante

Recherche la date :

Recherche de la premire date disponible


partir du calendrier

Retour
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