MANUAL DE PRODECIMIENTOS DE PLANILLAJE

Fecha de emisin: Mayo, 2014 1

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

PROCESO DE PLANILLAJE
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INTRODUCCIN

El SECOB, a travs de la oportuna gestin de las autoridades vigentes ha

establecido una nueva Estructura Organizacional que est alineada a los objetivos
de la institucin y que busca cumplir con eficacia y eficiencia la contratacin de
obras de Infraestructura de las diferentes instituciones pblicas a las cuales brinda
servicio.

Dentro de este ambiente de cambio y como un eje de vital importancia est la

gestin de procesos de la institucin quienes en busca de mejorar los estndares
de calidad de los servicios actualmente se encuentran reestructurando varios
procesos, junto con la ayuda fundamental de los actores que intervienen en los
mismos.

Dada la importancia y contingencia para la institucin, el presente Manual de

Procedimientos del Proceso de Planillaje, contempla toda la informacin y
descripcin del proceso, as como tambin el anlisis y las propuestas a corto y
mediano plazo que lo llevarn a transformarse y ser un puntanal positivo en la
institucin, siempre bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
normativa legal vigente , con una estructura que le permite al SECOB, agilidad,
puntualidad, y eficiente manejo del pago..
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Tabla de contenido

1.- INFORMACIN BSICA .............................................................................................................. 5

2.- GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................... 6
3.- MAPA DE INTERRELACIN DE PROCESO .................................................................................... 8
4.- DESCRIPCIN DEL PROCESO DE PLANILLAJE .............................................................................. 9
4.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 10
5. PROCESO DE PLANILLAJE DESCONCENTRADO ............................... Error! Marcador no definido.
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1.- INFORMACIN BSICA

Proceso Planillaje
Cdigo de Proceso
PROPSITO:

Cancelar los valores adeudados y cumplir con las

clusulas contractuales.

ALCANCE:

Este proceso inicia desde la recepcin de la

documentacin del contratista hasta la cancelacin
Descripcin de los valores econmicos.

ENTRADA:
Planilla y Documentos habilitantes
SALIDA:
Pago y Retencin
SUBPROCESOS:

Productos/ Servicios
Planilla aprobada
del Proceso
Tipo de Proceso Sustantivo
Contratista
Fiscalizador
Administrador de Contrato
Actores del Proceso
Subdireccin Tcnica Zonal
DNAC
Direccin Financiera
Tipo de Cliente Externo
Ley Orgnica de Contratacin Pblica
Reglamento General de la Ley de Contratacin
Pblica
Normas de Control Interno para las Entidades y
BASE LEGAL
Organismos del Sector Pblico y de las Personas
Jurdicas de Derecho Privado que dispongan de
recursos pblicos.
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado
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2.- GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS

TRMINO DEFINICIN

Es el contrato principal con el que se inicia la obra con un plazo

Contrato Original y monto determinado.
Se suscita cuando hay la necesidad de la creacin de rubros
nuevos no contemplados en el contrato original y/o incrementos
Contrato
de rubros que ya no pueden ser cobrados en rdenes de cambio
complementario o de trabajo. Este valor no podr superar el 35% del valor
original del contrato de conformidad con la LOSNCP.
Se presenta cuando hay la necesidad de la creacin de rubros
Costo Ms nuevos no contemplados en el contrato original. Este valor no
porcentaje podr superar el 10% del valor original del contrato, de
conformidad con la LOSNCP.
Se realiza cuando se presentan imponderables en la obra, que
van a impedir se cumpla la ejecucin de los rubros programados
Reprogramacin
inicialmente, sin necesariamente afectar el plazo del contrato
original.
Perodo de Tiempo en el cual se ejecutan rubros, los cuales deben ser
planillaje planillados y cancelados.

Son pruebas tcnicas exigidas al contratista y /o fiscalizador

Pruebas de
para poder ejecutar la obra de acuerdo al cronograma y
laboratorio especificaciones tcnicas contractuales.

Memorias Reporte fotogrfico diario de los rubros ejecutados en el perodo

fotogrficas de la planilla que es objeto de pago.

Certificaciones de Documento habilitante que valida la calidad de los materiales

calidad usados en la construccin de la obra.

Son lineamientos que determinan los criterios constructivos a

Normas Tcnicas seguir en el proceso de ejecucin de la obra.
Registro diario del avance fsico, econmico, personal, clima,
condiciones de seguridad, jornadas de trabajo, observaciones,
Libros de Obra
soluciones y recomendaciones de obra, sumillada por el
fiscalizador y contratista.

Es la programacin de trabajo especificado por rubros

Cronograma
cronolgicamente, en la que se detalla los tiempos en los que se
valorado de trabajo culminarn las actividades establecidas en el contrato.

Procedimiento a travs del cual se actualiza el precio de uno o

Reajuste de varios rubros de acuerdo con la normas INEC y con el tiempo
Precios de ejecucin de la obra.
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Son ndices de materiales, mano de obra y depreciacin de

ndices de INEC
equipo.
Documento habilitante que valida la afiliacin del personal bajo
Certificacin IESS dependencia del contratista.
Son documentos habilitantes que indican que se dar buen uso
Garantas
del anticipo y fiel cumplimiento hasta la terminacin del contrato.
Es la descripcin tcnica del rubro a ejecutarse, su forma de
Especificaciones pago, la unidad de medida, y dems criterios que se necesiten
Tcnicas para que cumplan con las especificaciones requeridas en el
contrato.
Frmula La frmula que est establecida en el contrato y que sirve para
Polinmica el clculo de la planilla de reajuste.
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3.- MAPA DE INTERRELACIN DE PROCESO

CONTRATISTA FISCALIZADOR
Realiza y enva la planilla Revisa y SOLICITA planilla

PROCESO DE
DIRECCION FINANCIERA PLANILLAJE ADMINISTRADOR
Verifica y REALIZA EL PAGO Revisa y APRUEBA

DNAC
Verifica y
SOLICITA EL PAGO
SUBDIRECCIN ZONAL TCNICA
Verifica y SOLICITA
planilla y expediente
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4.- DESCRIPCIN DEL PROCESO DE PLANILLAJE

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4.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
No. Actividades
Elaborar planillas de pago y adjuntar
1 documentacin pertinente.
Revisar documentacin y avalar
2 cantidades y volmenes de obra
3 Realizar informe de fiscalizacin
Remitir documentacin informando
4 Fiscalizador
inconsistencias
5 Revisar documentacin y Anexos
6 Realizar informe del Administrador
Registrar planillas de acuerdo al orden
7 de llegada
8 Revisar planillas e informes
Aprobar planillas y solicitar orden de
9 pago
10
Responsable Descripcin
Contratista Elaborar planillas de pago y adjuntar la
documentacin habilitante.
Revisar documentacin entregada por el
contratista, verificando que se encuentren
correctos y completos los volmenes de
obra, libros de obra, certificados de
calidad, informes de laboratorio,
ejecucin del proyecto (cronograma de
Fiscalizador
avance de obra), especificaciones
tcnicas, avances diarios de acuerdo al
cronograma, planilla y documentos
habilitantes, si la documentacin es
correcta pasar a la actividad 3, si no es
correcta pasar a la actividad 4.
Realizar el informe que considere
criterios tcnicos como la documentacin
Fiscalizador
que se requiere para continuar con el
proceso.
Remitir al contratista la documentacin
sealando las inconsistencias para que
este realice las correcciones pertinentes.
Revisar si la documentacin del
contratista y el informe del fiscalizador
estn completos, si est conforme pasar
Administrador a la actividad 6, si no est completa
regresar al Fiscalizador para que se
realicen las correcciones pertinentes.
Realizar informe en el cual se apruebe
tanto los aspectos tcnicos como la
Administrador
documentacin que se requiere para
continuar el proceso.
Subdireccin
Tcnica Zonal
Registrar planillas de acuerdo al orden
de llegada.
Revisan los informes del fiscalizador y
administrador, as como la
Subdireccin documentacin del contratista, si existen
Tcnica Zonal observaciones pasar a la actividad 9 y si
no existen observaciones pasar a la
actividad 10.
Aprobar planillas y solicitar orden de
Subdireccin
Tcnica Zonal
pago a la Subdireccin Tcnica de
Produccin de Obras.
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Revisar la documentacin y validarla

verificando que est acorde a las
Subdireccin
exigencias del SECOB por la DNAC en el
Tcnica de
caso de la planilla de obra y de la DFO en
10 Validar planilla, expediente Produccin de
el caso de la planilla del fiscalizador. Si la
Obras
documentacin no tiene observaciones
(DNAC/DNFO)
pasar a la actividad 12, y si existen
inconsistencias pasar a la actividad 10.
Subdireccin La DNAC (para planilla de obra) o la DFO
Tcnica de (en el caso de la planilla de fiscalizacin)
Solicitar Certificacin Presupuestaria
12 Produccin de solicitan la partida presupuestaria a la
para efectuar el pago
Obras Direccin Financiera para efectuar el
(DNAC/DNFO) pago.
El subproceso de Certificacin
Direccin presupuestaria se desarrolla hasta emitir
13 Certificacin Presupuestaria
Financiera el documento que sirve de insumo a la
actividad 14.
Subdireccin
Tcnica de
14 Elaborar la aprobacin del pago Produccin de Elaborar el documento de aprobacin del
Obras pago y remitirla a la Direccin Financiera
(DNAC/DNFO) para seguir con el proceso.
Control Interno de la Direccin
Financiera revisa la documentacin y
Direccin aprueba el pago de la planilla, si no es
15 Revisar y aprobar pago de planilla
Financiera aprobada regresar a la actividad 11,si es
correcta la documentacin pasar a la
actividad 16.
Cancelar valores de planilla al Direccin
16 contratista Financiera
Realizar el pago de la planilla.