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REPUBLIQUE DE GUINEE

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Travail Justice Solidarit

Electricit de Guine

Coordination Gnrale
Dpartement Informatique

Dossier dAppel dOffres

Pour un Systme de Gestion Intgre


Appel dOffres Systme de Gestion Intgre - Page 2
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AVIS DAPPEL DOFFRES


N..

POUR UN SYSTEME DE GESTION INTEGREE

Dans le cadre de lexcution de son Budget, exercice 2012, EDG lance un appel doffres pour
lacquisition dun systme de gestion intgre.

La participation la concurrence est ouverte aux personnes physiques et morales de


renomme nationale ou internationale reconnue et ayant ou non une reprsentation
rgulirement installe en Guine et en rgle vis vis de lAdministration fiscale nationale
ou internationale. A ce titre elle doit avoir des documents certifis reconnus par les autorits
comptentes en la matire sur le plan national ou international.

Le dossier complet dudit Appel doffres peut tre retir contre le paiement dune somme
forfaitaire et non remboursable de quinze millions de Francs guinens (15 000 000 GNF)
la Banque Islamique de Guine au compte 11717060102. Le reu de paiement sera
dpos auprs de la direction planification et quipement pour approbation et diligence
du retrait du dossier appel doffres aux adresses suivantes :

MONSIEUR Oury DIALLO


RESPONSABLE PLANIFICATION ET EQUIPEMENT
Tl : +224 68 77 08 60
email : ourybtt@yahoo.fr
ETAGE : 4me - IMMEUBLE KOUNDARA SIEGE EDG
CITE CHEMIN DE FER
ENTREPRISE : ELECTRICITE DE GUINEE
BP 1463 CONAKRY - REPUBLIQUE DE GUINEE
Les offres, prsentes conformment aux instructions aux soumissionnaires, et accompagnes
dun cautionnement bancaire de 30 % du montant de la soumission, devront parvenir ou tre
remis aux adresses ci-dessus mentionnes, la cit chemin de fer sige dEDG au plus tard
le 25 novembre 2011 10 heures trs prcises (heure locale rpublique de guine).

Louverture des plis interviendra en sance publique le mme jour 10 heures 45 minutes
dans la salle de runions de la coordination gnrale au 6ime tage du sige lImmeuble
Koundara cit chemin de fer
.
Les soumissionnaires resteront engags par leurs offres pour un dlai de quatre vingt dix
jours compter de la date prvue pour le dpt des offres.

EDG se rserve le droit de ne donner aucune suite tout ou partie du prsent dAppel
dOffres.

Les renseignements complmentaires peuvent tre obtenus par crit auprs du Dpartement
Informatique de EDG.

Conakry, le .2011
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EDG - Electricit de Guine - Dpartement Informatique
Socit Anonyme participation Publique n ENTREPRISE/RCCM/GCKRY/075N2001-Capital social 60.000.000 FG
Immeuble EDG Cit chemin de fer - Tl. 45.18.56- Tlcopieur: 41.18.53- BP 1463- Conakry- Rpublique de Guine
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SOMMAIRE
PARTIE 1. REGLEMENT DAPPEL DOFFRES ........................................................................... 4
1.1 OBJET DE LAPPEL DOFFRES..................................................................................................... 5
1.2 CONTENU DES LOTS ................................................................................................................. 5
1.3 TYPE DE LAPPEL DOFFRES....................................................................................................... 5
1.4 LANGUE DE LAPPEL DOFFRES .................................................................................................. 5
1.5 MONNAIE DE LAPPEL DOFFRES ................................................................................................ 5
1.6 PLANNING DE LAPPEL DOFFRES ............................................................................................... 5
1.7 DELAI DE VALIDITE DES OFFRES ................................................................................................ 5
1.8 MODIFICATION .......................................................................................................................... 6
1.9 DOCUMENTS CONSTITUTIF DE LOFFRE ...................................................................................... 6
1.10 CALENDRIER ET ENGAGEMENT .................................................................................................. 6
1.11 CONFIDENTIALITE ..................................................................................................................... 6
1.12 QUALIFICATION DES SOUMISSIONNAIRES .................................................................................... 7
1.13 PRESENTATION DES OFFRES ..................................................................................................... 7
1.14 ANALYSE DES OFFRES .............................................................................................................. 8
PARTIE 2. CAHIER DES CHARGES - ENVIRONNEMENT ACTUEL & JUSTIFICATIONS ..................10
2.1 INTRODUCTION ....................................................................................................................... 11
2.2 OBJECTIFS ............................................................................................................................. 11
2.2.1 Objectifs globaux ............................................................................................................. 11
2.2.2 Objectifs spcifiques ........................................................................................................ 11
2.3 INFORMATIONS GENERALES SUR EDG .................................................................................... 12
2.3.1 Prsentation ..................................................................................................................... 12
2.3.2 Organisation..................................................................................................................... 12
2.3.3 Chiffres Cls .................................................................................................................... 14
2.4 SYSTEME ACTUEL ................................................................................................................... 15
2.4.1 Environnement informatique ............................................................................................ 15
2.4.2 Systme de Gestion Clientle actuel ............................................................................... 17
2.4.3 Systme de Gestion Comptabilit, Immos, stocks /Achats et GRH SAGES......17
PARTIE 3. CAHIER DE CHARGES LE SYSTEME DINFORMATION FUTUR DE GESTION INTEGREE .20
3.1 PREAMBULE LINTERCONNEXION .......................................................................................... 21
3.2 LOT 1 TELECOMMUNICATIONS ............................................................................................. 22
3.2.1 Rseaux ........................................................................................................................... 22
3.2.2 Solution anti-virale ........................................................................................................... 22
3.2.3 Messagerie ...................................................................................................................... 22
3.2.4 Service annuaire .............................................................................................................. 22
3.2.5 Serveurs pour le LOT tlcommunications ..................................................................... 22
3.2.6 Internet et scurit ........................................................................................................... 24
3.2.7 Connexion des agences .................................................................................................. 24
3.2.8 Limite du rseau .............................................................................................................. 23
3.3 LOT 2 - ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DATA CENTER....................................................... 25
3.3.1 Prsentation gnrale ...................................................................................................... 25
3.3.2 Contenu Matriel du Data Center .................................................................................... 26
3.4 LOT 3 SYSTME DE GESTION INTGRE ................................................................................ 28
3.4.1 Les Outils communs ........................................................................................................ 28
3.4.2 Le Module Gestion Clientle ........................................................................................... 28
3.4.3 Le Moule Gestion comptable et finances ........................................................................ 37
3.4.4 Le Module Gestion des Resssources Humaines............................................................. 37
3.4.5 Le Module Planification et Equipement ........................................................................... 37
3.4.6 Le Module Distribution ..................................................................................................... 37
3.4.7 Le Module Production et Transport ................................................................................. 38
3.4.8 Le Module Audit Interne..37
3.4.9 Le module Msure de performance..37
3.4.10 La gestion du workflow .................................................................................................... 38
3.4.12 Les gestions spcifiques mtiers ..................................................................................... 39

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EDG - Electricit de Guine - Dpartement Informatique
Socit Anonyme participation Publique n ENTREPRISE/RCCM/GCKRY/075N2001-Capital social 60.000.000 FG
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Dpartement Informatique

Partie 1. REGLEMENT DAPPEL DOFFRES

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1.1 OBJET DE LAPPEL DOFFRES


EDG souhaite acqurir une solution globale de systme de gestion intgre.

Lobjectif est de mieux relier les activits de supports (achats, finance, contrle de gestion,
ressources humaines, gestion clientle) et les activits industrielles (production, transport,
distribution et commercialisation de llectricit sur toute ltendue du territoire guinen).

1.2 CONTENU DES LOTS


Les offres comporteront au minimum les lots suivants:
1. La fourniture dun logiciel de gestion intgre
2. La mise en uvre dune nouvelle plateforme matrielle ou Data Center
3. La mise en place de linterconnexion
4.
Les soumissionnaires rpondront aux lots, qui sont indissociables.

1.3 TYPE DE LAPPEL DOFFRES


Lappel doffres est ouvert aux entreprises locales ou autres entreprises internationales. A ce
titre, tous les soumissionnaires rpondant aux critres et en rgle vis vis de lAdministration
nationale ou internationale peuvent concourir.

1.4 LANGUE DE LAPPEL DOFFRES


La langue de toute correspondance et tout document concernant l'offre est le Franais.
Certains documents caractre purement marketing pourront tre en anglais, ds lors que
les passages intressant seront traduits en langue franaise

1.5 MONNAIE DE LAPPEL DOFFRES


Les offres seront libelles en monnaie locale GNF, toutes taxes comprises.

1.6 PLANNING DE LAPPEL DOFFRES

Etapes Date limite

Publication de lavis dappel doffres 25/ 10 / 2011


Remise des offres 25 / 11 / 2011
Dpouillement 25 / 11 / 2011
Dmarrage du projet 20 / 12 / 2011

1.7 DELAI DE VALIDITE DES OFFRES


Les soumissionnaires sont engags pendant un dlai de 3 mois sur leur offre partir de la
date de remise des offres.

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1.8 MODIFICATION
EDG se rserve le droit de modifier le dossier dappel doffres avant la date de remise des
offres.

1.9 DOCUMENTS CONSTITUTIFS DE LOFFRE


Loffre gnrale, prsente par les soumissionnaires, sera constitue dune offre technique,
dune annexe technique et dune offre financire, faisant lobjet de documents spars.

Loffre technique inclura :


La comprhension du besoin par un tat des lieux prsents et la description des
lacunes.
Les lments de diffrentiation de la solution propose (les avantages distinctifs, les
rfrences,)
La description de la solution propose, en termes de rponses fonctionnelles et
techniques aux spcificits qui suivent.
Seront Notamment dcrits :
Larchitecture matrielle et logicielle
La mthodologie et le contenu des services (gestion en mode projet).
Lorganisation gnrale du projet
La liste quantitative, non valorise, des quipements proposs (matriels et
logiciels)
Un projet de contrat de maintenance
Une prsentation (type Powerpoint) qui rsumera en 20 diapositives maximum
loffre technique et inclura des schmas explicatifs

Lannexe inclura :
une prsentation de la socit soumissionnaire
les plaquettes marketing des matriels et logiciels proposs
les dfinitions gnrales des services proposs
Les plans de formation

Loffre financire inclura :


Les cots et quantits des quipements (matriels et logiciels)
Les cots de la maintenance et du service aprs-vente
Une synthse des cots
dveloppement et de mise en place de la solution et de ses accessoires
Les cots des diffrentes la formations y affrentes.

1.10 CALENDRIER ET ENGAGEMENT


Les soumissionnaires prsenteront dans loffre technique un calendrier dexcution des
diffrentes tches. Ils sengageront sur les rsultats dans les dlais quils auront annoncs.

1.11 CONFIDENTIALITE
Les soumissionnaires sengagent maintenir confidentielles toutes les communications
passes avec EDG. A lissue de la consultation, lobligation de confidentialit demeure.

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1.12 QUALIFICATION DES SOUMISSIONNAIRES


Les soumissionnaires devront
- Avoir au moins des rfrences concernant la mise en uvre de systmes de gestion
intgre dans les domaines de llectricit, eau et la tlphonie.
- A voir des rfrences dans la mise en uvre des systmes de rseaux,
dinterconnexions et de solution de scurit des systmes dinformations
- Avoir mis en uvre des bases de donnes relationnelles
- Avoir un Service aprs-vente qualifi bas en Guine ou en Afrique, ayant des
ressources humaines et matrielles permettant doprer dans un dlai de 24 heures
pour les interventions.
- Avoir les capacits dassurer la formation des intervenants tant en moyens quen
ressources.
- Avoir des rfrences de transferts de comptences dans un projet de grande
ampleur.
- Rpondre toutes les rubriques du prsent cahier de charges
- Etre capable de former les formateurs des exploitants pour lutilisation ainsi que les
techniciens du dpartement informatique dEDG pour la gestion, ladministration, la
maintenance et la scurit du systme de gestion intgre.
- Assister pour la mise en route du logiciel (mise en exploitation) lorsque la plateforme
dexploitation sera prsente.
- Avoir des certificats de lditeur de la solution ERP tant au niveau de lintgration que
de la formation sur la solution logiciel et base de donnes relationnelles
MIDDLEWARE.
- Avoir de lexprience de mise en uvre de centre de donnes de niveau trois
minimum

1.13 PRESENTATIONS ET DEPOTS DES OFFRES


Les offres seront dposes ladresse suivante

ELECTRICITE DE GUINEE
DIRECTION PLANIFICATION ET EQUIPEMENT.
MONSIEUR Oury DIALLO
RESPONSABLE PLANIFICATION ET EQUIPEMENT
Tl : +224 68 77 08 60
email : ourybtt@yahoo.fr
ETAGE : 4me - IMMEUBLE KOUNDARA SIEGE EDG
CITE CHEMIN DE FER
ENTREPRISE : ELECTRICITE DE GUINEE
BP 1463 CONAKRY - REPUBLIQUE DE GUINEE

Les offres doivent tre dans des enveloppes extrieures, anonyme et cachete, ne
comportant que la mention suivante : Consultation pour la fourniture et la mise en
uvre dun systme informatique A nouvrir quen sance plnire .

Cette enveloppe extrieure contiendra 2 enveloppes intrieures, cachetes,

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Lune contenant loffre technique et lannexe sur laquelle seront crits le nom du
soumissionnaire et la mention Offre Technique
Lautre contenant loffre financire sur laquelle seront crits le nom du
soumissionnaire et la mention Offre Financire

1.14 ANALYSE DES OFFRES


Lanalyse des offres se fera sur la base des critres suivants :

Analyse technique

Dsignation Points
Exprience des prestataires
Ralisation de prestations similaires 8
Autres Prestations 2
Service aprs-vente 20

Conformit du plan de travail et de la mthode proposs aux termes de


rfrence
Degr de dtail 20
Pertinence 10
Capacit mettre en uvre dans les dlais 20

Contenu Matriel et Logiciel


Conformit au cahier des charges 30
Rponse fonctionnelle des logiciels 20
Evolutivit et scurit 20

Total 150

Score Technique minimum : 80 points

Lanalyse financire ne sera faite que si le score technique minimum est


atteint.

Analyse financire
La formule utilise pour tablir le score financier est la suivant : Sf = 100 x Fm / F
Sf tant le score financier,
Fm : le montant de la proposition la moins disante
F : le montant de la proposition considre

Analyse globale
Les poids respectifs attribus aux propositions technique et financire sont :
T= pondration technique = 0,7
P = pondration Financire = 0,3

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Electricit de Guine
EDG

Cahier des Charges

Systme de Gestion Intgre

Dpartement Informatique

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Partie 2. CAHIER DES CHARGES - ENVIRONNEMENT ACTUEL &


CONTEXTE

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2.1 INTRODUCTION
Dans le cadre de sa politique de croissance, EDG souhaite disposer dun logiciel de gestion
intgre qui aura pour objectif de grer toutes les directions et fonctions de lentreprise.

Les principales fonctions attendues sont :

La gestion clientle
La gestion comptable et financire
La gestion ressources humaines
La gestion de la distribution
La gestion de la production et transport
La gestion planification et quipement
La gestion de laudit interne
La gestion des mesures de performance
Les gestions spcifiques mtiers

Lensemble de ces fonctions est dcrit ci-aprs et permettra chaque Direction de


l'Entreprise davoir une passerelle de travail approprie.

2.2 OBJECTIFS

2.2.1 OBJECTIFS GLOBAUX


Le prsent cahier des charges a pour objectifs:
1. de prsenter le contexte et l'environnement de lEDG
2. de prciser les motivations de ce changement ainsi que les fonctionnalits
remplir pour la nouvelle solution logicielle.
3. de communiquer aux fournisseurs les exigences de l'entreprise et de leur spcifier
la forme que devra prendre leur rponse.

2.2.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES


Le prsent cahier des charges permet:
- De dfinir tous les aspects des diffrentes applications et de les communiquer aux
fournisseurs de faon systmatique;
- De faciliter la communication entre les divers intervenants du projet;
- De faciliter l'obtention des cots de ralisation du projet;
- De dcouvrir le meilleur pourvoyeur compte tenu des besoins exprims;
- De s'assurer d'un outil de gestion efficace et efficient pour comparer les offres sur
une base gale et faciliter par la suite le processus de dcision;
- D'tablir les bases d'un contrat efficace.

La proposition, qui en suivra, inclura un projet de contrat de maintenance qui fera suite la
mise en exploitation du nouveau systme de gestion intgre

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2.3 INFORMATIONS GENERALES SUR EDG

2.3.1 PRESENTATION
Electricit de Guine est une entreprise nationale caractre industriel et
commercial qui gre la production, le transport, la distribution et la vente de l'nergie
lectrique sur le territoire guinen.

2.3.2 ORGANISATION

2.3.2.1 Les Directions


Elles sont au nombre de huit (08) et il faut ajouter cela la Coordination Gnrale, ses
conseillers et ses adjoints:
1. Coordination gnrale (CG),
2. Cabinet du DG compos de 3 conseillers et de trois dpartements
3. CGA - (politique efficacit nergtique )
4. CGA - (Exploitation)
5. Direction Distribution (DD),
6. Direction des Ressources Humaines (DRH),
7. Direction Administration et finances (DAF)
8. Direction Marketing &commerciale (DMC),
9. Direction de la production et du transport (DPT),
10. Direction de la planification et de l'quipement (DPE),
11. Direction efficacit nergtique et lutte contre la fraude

2.3.2.2 Effectifs et rpartition des agents actifs EDG (Septembre 2007)

Dsignation Nombre d'agents


Direction Gnrale 24
Secrtariat Gnral 18
Direction des Ressources Humaines 80
Direction Marketing & Commerciale (+Agences+Service plus) 406
Direction Informatique 15
Direction Approvisionnement & Logistique 122
Direction Production & Transport 446
Direction Financire 34
Direction Audit Interne 29
Direction Distribution 152
Direction Equipement & Planification 35
Direction Exploitation Rgionale 379
Personnel Dplac 8
Total 1748

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2.3.2.3 Les agences

Les agences dans la structure actuelle de la Direction Marketing et Commerciale se


repartissent de la faon suivante: .

Dpartement ville de Conakry

Les agences de la ville de Conakry au nombre de dix (10) sont :

1. Agence Kaloum ;
2. Agence Dixinn ;
3. Agence Coleah ;
4. Agence Matam ;
5. Agence Taouyah ;
6. Agence Yimbayah ;
7. Agence Kip ;
8. Agence Lambanyi ;
9. Agence Kissosso ;
10. Agence Tombolia ;

Structure actuelle dune agence ou dun district


Une agence est compose de la manire suivante :
- un service Administratif : il soccupe de la facturation et des autres aspects
administratifs de lagence.
- Un service Commercial : il soccupe de lencaissement, du recouvrement, de la
gestion relations clientles et activits de dpts bancaires.
- Un service Technique : il soccupe de la ralisation des branchements, des
dpannages ,du suivi du rseau et autres travaux utiles.
- Un service Gestion de Stock : il gre les stocks de compteurs et les autres
matriels de branchement du magasin.

Les rgions lectriques de lintrieur

Elles relvent du dpartement ville de lintrieur de la Direction Commerciale et marketing et


sont au nombre de huit (08) savoir:
Coyah, Dubrka, Bok, Kindia, Lab, Faranah, Kankan, Nzrkor.

Les rgions lectriques couvrent les districts qui aussi sont au nombre de vingt cinq (26) :
Kountiah, Coyah, Dubreka, Bok, Kindia, Lab, Faranah, Kankan, Nzrkor, Forcariah,
Fria, Km36,Gaoul, Bofa, Mamou, Tlml, Dalaba, Pita, Llouma, Dabola, Dinguiraye,
Kissidougou,Kouroussa, Siguiri, Macenta, Guckdou.

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2.3.3 CHIFFRES CLES


Nombre d'abonns et rpartition (septembre 2007)
Rpartition globale des abonns Rpartitions des Abonns actifs
Moyenne
Agences Actif Rsilis Total Basse Tension Total
Tension
KALOUM_011 12 631 7236 19 867 175 12 456 12 631
MATAM_012 19 067 10699 29 766 83 18 984 19 067
DIXINN_013 11 021 8587 19 608 81 10 940 11 021
TAOUYAH_021 11 475 8265 19 740 28 11 447 11 475
KIPE_022 9736 4970 14 706 20 9 716 9 736
LAMBANYI_023 15 360 2574 17 934 13 15 347 15 360
YIMBAYA_031 8433 4573 13 006 35 8 398 8 433
KISSOSSO_32 8170 3731 11 901 13 8 157 8 170
TOMBOLIA_033 10 094 2170 12 264 13 10 081 10 094
Totaux 105 987 52 805 158 792 461 105 526 105 987

Energie facture et ventes de janvier septembre 2007


MWh TTC en Millions de GNF
Agences BT MT Total Privs ADM Total
KALOUM 26 254 26 172 52 426 24 479 8 991 33 470
DIXINN 18 244 11 514 29 758 7 675 3 699 11 374
MATAM 17 820 4 666 22 486 9 831 1 166 10 997
KISSOSO 14 099 8 153 22 252 8 335 1 563 9 898
KIPE 11 008 839 11 847 2 422 632 3 054
LAMBANYI 8 352 3 837 12 189 5 130 433 5 563
TAOUYAH 15 137 3 717 18 854 7 023 1 262 8 285
YIMBAYA 3 989 4 978 8 967 3 016 1 514 4 530
TOMBOLIA 2 584 127 2 711 1 028 12 1 040
Exploitation Rgionale 27 325 5 920 33 245
Totaux 144 812 69 923 214 735 68 939 19 272 88 211

Rsum des ventes de janvier septembre 2007


Facturation en MWh Ventes TTC en Millions de GNF
2007 Exploitation Rgionale Exploitation Rgionale
Conakry Conakry
BT MT BT MT

Janvier 19 808 3 585,7 922,274 10 111 1 049 471 935 750 473 254
Fvrier 19 933 3 304,7 744,904 9 490 964 891 034 606 297 715
Mars 18 805 3 389,3 679,074 9 089 901 666 715 545 922 738
Avril 19 187 2 892,3 856,390 9 793 778 049 739 675 222 281
Mai 21 641 2 915,5 647,780 11 437 803 687 248 507 537 317
Juin 18 371 3 038,3 597,133 9 303 817 971 063 477 205 586
Juillet 18 999 2 624,5 828,806 9 318 734 825 089 648 268 785
Aot 20 628 2 707,9 350,364 8 832 776 682 125 246 432 119
Septembre 24 118 2 866,5 293,634 10 838 855 526 628 236 740 506
Totaux 181 490 27 325 5 920 88 211 7 682 771 576 4 694 100 301

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2.4 SYSTEME ACTUEL
Cette partie permet l'entreprise de faire une valuation de l'existant afin de dfinir ce qui lui
est ncessaire en matire informatique pour atteindre ses objectifs et l'aider travailler
harmonieusement

2.4.1 ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE

2.4.1.1 Rseaux et Tlcommunications


Les diffrents serveurs des agences ne sont pas relis entre eux.
La configuration du rseau local des agences est du type Ethernet.

2.4.1.2 Gestion des sauvegardes


Journalire (2 fois /.jour pour la direction commerciale, DAL et financire)
Mensuelle (1 fois/mois pour la direction commerciale, DASG et financire)

2.4.1.3 Logiciels

Gestion de la Agences de Conakry


clientle GESABEL (GEStion des ABbonns l'ELectricit) est le progiciel qui
assure la gestion clientle depuis 1995 pour les 11 agences de
Conakry. GESABEL est un produit ivoirien fonctionnant sous
SQLServer 6.5, l'origine conu par la CIE (Compagnie Ivoirienne
d'Electricit). EDG ne dispose pas des sources de ce programme, donc
ne peut fair aucune amlioration ni de mise jour. La dernire mise
jour du progiciel de la CIE remonte l'anne 2000.

Rgions lectriques
GAREL est le logiciel utilis pour la facturation et le recouvrement.
Seulement deux de ses districts sont informatiss savoir Coyah et
Kindia depuis 2001. GAREL a t dvelopp par le dpartement
informatique de EDG. Il a t programm en Cliper 3.11 sous.winows.

Autres La gestion de la paie, de la comptabilit, des immobilisations et des


gestions tats financiers, du stocks et les achats est assure par le progiciel
SAGE depuis 2002.
Le progiciel SATI, qui grait la comptabilit avant 2002, est encore
utilis pour assurer la passerelle entre GESABEL et SAGE.

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2.4.1.4 Matriels
Serveurs

Lieu Systme dexploitation Disque CPU Mmoire


Dpartement W2000 Server 70 Go Exon 1 Go
Informatique NT 4.0 40 Go Pentium 4 1,2 Ghz 256Mo
Direction Financire W2000 Server 2x100Go Intel R 1 Go
Direction Distribution Nant
Direction Production & Nant
Transport
Direction NT 4.0 10Go Pentium 3 64 Mo
Approvisionnement &
Services Gnraux
DASG Tombo W2008 Server 3x150Go Pentium 4 Ghz 2 Go
Agence Kaloum NT 4.0 4x4Go Pentium 3 450 256 Mo
Dixinn NT 4.0 4x4Go Pentium 3 450 256 Mo
Matam W2003 Server 3x150Go Pentium 4 Ghz 2 Go
Kip W2000 Server 4x4Go Pentium 3 450 1Go
Kissosso W2000 Server 160 Go Pentium 4 1 Go
Lambanyi NT 4.0 4x4Go Pentium 3 450 256 Mo
Taouhya W2000 Server 70 Go Xon 1 Go
Tombolia W2000 Server 80 Go Pentium 4 2,7Ghz 1 GO
Yimabaya W2000 Server 160 Go Pentium 4 1 Go

Stations de travail

W2000
Lieu W95 W98 WXP Me W2000 NT Totaux
Pro
Direction Gnrale 0 1 5 0 0 0 0 6
Direction Informatique 0 0 11 0 1 2 1 15
Direction Financire 3 0 13 2 3 0 0 21
Direction Distribution 2 0 5 0 0 0 0 7
Direction Approvisionnement & Logistique 1 2 7 1 0 0 0 11
Direction Plannification & Equipement 0 2 3 1 1 0 0 7
Direction des Ressources Humaines 0 5 7 0 0 0 0 12
Direction Exploitation Rgionale 3 3 4 1 0 0 0 11
Direction Commerciale 0 3 6 0 0 0 0 9
Direction Audit Interne 2 0 1 1 0 0 0 4
Direction Production & Transport 8 2 10 0 0 0 0 20
Agence Kaloum 3 0 11 0 0 0 1 15
Dixinn 3 0 8 0 2 0 1 14
Matam 4 0 9 0 1 0 1 15
Kip 5 0 13 0 0 0 1 19
Kissosso 3 0 11 0 0 0 1 15
Lambanyi 3 0 11 0 0 0 1 15
Taouyah 3 0 11 0 0 1 0 15
Yimbaya 1 0 1 0 0 1 0 3
Tombolia 3 0 11 0 0 1 0 15
Totaux 47 18 158 6 8 5 7 249

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2.4.2 SYSTEME DE GESTION CLIENTELE ACTUEL

2.4.2.1 Caractristiques principales de la consolidation des donnes


- Chaque base de donnes d'une agence est entirement indpendante.
- La consolidation de l'ensemble des donnes des diffrentes agences de Conakry et
des districts de l'intrieur est manuelle. Elle est donc lente et peu fiable.
- Les sauvegardes sont dverses manuellement sur un serveur la Direction
informatique.
- La centralisation complte du systme n'existe pas.
- Le transfert des donnes de GESABEL la comptabilit se fait via le progiciel SATI

2.4.2.2 Les programmes sources


- EDG ne dispose pas des programmes sources de GESABEL ni de documentation
complte et ne peut pas mettre en uvre de nouveaux besoin ou simplement assurer
la continuit dexploitation en cas dincident informatique majeur.

2.4.2.3 Gestion des demandes et Prestations dans GESABEL


- Rigidit dans la gestion des demandes:
- Traitement limit des branchements (classique, exonr, forfaitaire et promotionnel) :
- Manque d'option de flexibilit dans la gestion des Avances sur consommation (prises
en compte sur les missions normales par exemple);
- Impossibilit de transfert d'abonnement d'une agence une autre;
- Rigidit dans la gestion de la planification des demandes:
- Le systme ne laisse pas la main aux utilisateurs de planifier le traitement (dlai
d'excution, RDV, ...)
- Absence de calage systmatique de la priodicit des facturations et recouvrements
- Absence de mthode de prise en charge de gestion des branchements clandestins.

2.4.2.4 Gestion de la Facturation


- Pas de Pr Facturation ce qui augmente les risques d'erreur de facturation.
- Les tats de contrle des consommations excessives ou trop faibles ne sont pas
fiables car GESABEL ne met pas jour les consommations moyennes en cas d'erreur
de facturation.
- Impossible de faire la facturation par cycle, par groupes et par lot en fonction des
critres des exploitants;
- Pas de mode de facturation forfaitaire. Il y a saisie d'index fictifs pour les abonns sans
compteur;
- Les exploitants ne peuvent spcifier le libell suivant le motif de facturation;
- Pas de possibilit de faire des factures de travaux pour les clients actifs;
- Facturation lie l'espace gographique et non lectrique.
- Mauvaise prise en compte de la moyenne de consommation suite une anomalie de
facturation
- Absence de facturation avec option compteur horaire
- Mauvaise gestion de la prime fixe.

2.4.2.5 Gestion du Recouvrement


- Les informations de coupure ne sont pas suffisamment fournies (position, type abonn,
clients actifs, rsilis et contentieux,...) ,
- Les exploitants n'ont pas totalement la main pour affiner les critres de coupures

2.4.2.6 Gestion de lencaissement


- Pas de possibilit d'encaissements croiss,

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- Les encaissements en caisses dplaces ne sont pas automatiquement insrs en
agence mais plutt ressaisis. (les rencaissements des caisses dplaces sont
manuels)
- Reu de caisse peu renseign
- Pas d'tat de synthse sur le prix moyen.de kWh encaisss
- Absence de mthode de rgularisation automatique des .acomptes pour solder les
factures.
- Mauvaise rgularisation des avoirs.

2.4.2.7 Communication
- Absence de communication entre agents de EDG via un outil temps rel (messagerie)
- Absence dinterconnexion entre les agences
- Absence de communication entre le systme de facturation et ltat des quipements
du rseau, notamment les transformateurs

2.4.2.8 Grille tarifaire et montant facturer

Abonns Tranches
Abonns Basse Tension 1 90 Kwh, 91 420 Kwh, 421 Kwh et plus
Professionnels (commerce et Industrie BT) 1 420 Kwh, 421 Kwh et plus
Privs Industrie MT et BT Tranche unique
Administration Tranche unique
Ambassades et institutions Internationales Tranche unique

En fonction des catgories de consommation, le calcul du montant de la facture s'effectue


suivant un mcanisme bas sur les diffrentes tranches du tableau ci-dessus.

La prime fixe est fonction du type de branchement (monophas et Triphas) et s'exprime en


Francs guinens:

Le montant total de la facture hors taxe (HT) sera donn par la somme des trois tranches et
de la Prime fixe.

Le montant total (TTC) reprsente la somme du montant hors taxe(MHT) plus la taxe (TVA)

2.4.3 . SYSTEME DE GESTION SAGE ACTUEL


Le progiciel SAGE est acquit dans son intgralit avec la version 5.18 qui permet de faire
entre autre :
La gestion de la comptabilit analytique et la comptabilit gnrale;
la gestion des immobilisations;
la gestion des ressources humaines;
la gestion commerciale (stock et achat).
Il faut noter les modules GRH et gestion commerciale sont fonctionnels respectivement aux
volets gestion de la paie et stocks.
Ce volet stock du module commercial de SAGE est seulement exploit au niveau du
magasin TOMBO. Ce module dans son ensemble nest pas activ au dpartement achats et
logistiques.

Il y a une application de gestion des ouvrages disponible mais non exploit par la
distribution. Une autre application de gestion du carburant (GISCAR) la station des travaux
neufs est mise en place. Egalement il y a une application de gestion de lofficine sogel
pharmacie informatise qui ne fonctionne pas actuellement (SOPHI). A la direction de la
planification il y a le progiciel CYME pour les ingnieurs du rseau de transport. Il
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leur permet de faire des calculs et analyse de simulations sur les paramtres des
lignes de transport et injection de nouvelles puissances sur des nouvelles
constructions de barrages de production dlectricit.

Pour les agences des villes de lintrieur notamment Coyah et Kindia, une application
maison gestion des abonns des rgions lectriques (GAREL) est implante et
exploite pour la facturation et le recouvrement.

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Partie 3. CAHIER DES CHARGES - LE SYSTEME DINFORMATION


FUTUR DE GESTION INTEGREE

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3.1 PREAMBULE LINTERCONNEXION

La solution retenue sera base sur linterconnexion qui a pour objectif majeur la gestion
centralise pour lensemble des agences des dpartements commerces villes de lintrieur et
de la ville de Conakry proprement dite et consquemment :
La disparition des serveurs en agences au profit de serveurs centraux grs par la
direction informatique
La disparition des caisses dconnectes et la multiplication des points dencaissement
avec des encaissements croiss en temps rel, connects aux serveurs centraux
La mise en place dune consolidation des donnes de toutes les agences en temps
rel
La mise en place dun rel systme de secours apportant une continuit de service
quasi immdiate en cas de panne majeure sur le systme dexploitation
La centralisation de la traabilit (qui fait quoi o et quand) et de la gestion des
habilitations, de la catgorisation des utilisateurs et plus gnralement du contrle
daccs
La centralisation des paramtres propres EDG tels que le taux de pnalit ou le
montant des frais de banque pour chque impay.
La mise en place dune passerelle comptable unique qui dversera les donnes du
systme de facturation dans la Comptabilit
La centralisation des donnes histories telles que les factures ou les relevs
La connectivit fiable et viable quelque soit la position occup par lintervenant dans
lespace et le temps.
Lutilisation directe des tableaux de bord et de gestion

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3.2 LOT 1 TELECOMMUNICATIONS

3.2.1 RESEAUX
La solution dinterconnexion sera du type MAN/WAN ou tout autre certifie et devra tre
prenne. Pour cela EDG souhaite saffranchir de la maintenance, de la supervision du
rseau et de l'acquisition de matriel de tlcommunications. Le fournisseur prendra
notamment en charge :
La fourniture et la mise en uvre d'une solution d'interconnexion hertzienne sous
frquence oprateur pour viter les perturbations et les interfrences externes ou par
Fibre Optique afin d'avoir de meilleures performances.
La gestion des solutions de secours de telle manire assurer une grande disponibilit
La gestion des problmes dinterfrence sur les frquences alloues par ltablissement
un taux dinterfrences trs faible
La gestion de lvolutivit et de la rigidit des quipements des nouvelles technologies de
linformation utiliss
La liaison de point multipoint centralis chez le prestataire
La supervision du MAN et WAN tandis que la EDG supervisera son LAN (hors A/O)
Lexploitation gnrale et le suivi du rseau au quotidien
La fourniture sa charge de matriel de tlcommunications, de la bande passante
ncessaire de sorte que l EDG ne paye que les prestations des connexions
La reprise autant que faire se peut de lexistant et la livraison de nouvelles

3.2.2 SOLUTION ANTI-VIRALE


Une solution antivirale anti spam globale pour lensemble des postes de travail (250
environs) qui sera propose avec une licence annuelle
Cette solution sera supporte par un serveur ddi

3.2.3 MESSAGERIE
Une solution de messagerie interne pour les employs utilisateurs sera propose
permettant la mise en place dun nom de domaine @edg.com.gn et dune adresse de
messagerie pour chaque employ
Cette solution sera supporte par un serveur ddi

3.2.4 SERVICE ANNUAIRE


Une solution de gestion d'annuaire centralis selon les normes reconnus ISO90. Tous les
systmes proposs devraient tre compatibles avec ces normes et doit tre par ailleurs
en mesure de grer les cls de scurit PKI pour tous les accs.
Cette solution sera supporte par un serveur ddi

3.2.5 SERVEURS POUR LE LOT TELECOMMUNICATIONS


Lensemble des applications dcrites dans ce lot pourra tre hberg par un seul serveur et
son back up en utilisant un logiciel de virtualisation proposer.

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Tous les serveurs doivent tre dans un environnement scuris (DMZ) base de Switch
niveau 3 proposer par le soumissionnaire.

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3.2.6 INTERNET ET SECURITE


La solution comprendra :
Un accs internet, incluant une solution de scurit
Un Routeur/Pare Feu (Firewall) devra tre propos comprenant un dispositif de contrle
de URLS par catgories
Une Passerelle Antivirus et Anti spam
Un Systme de dtection et prvention d'intrusion
Un Systme de synchronisation avec Active Directory
Un Systme de gestion et d'archivage des logs volus pour assurer la scurit des
informations.

3.2.7 CONNEXION DES AGENCES


Dans un premier temps, les dlgations Rgionales et agences de Conakry seront
connectes lors de la mise en production de lapplication de gestion clientle et de gestion
commerciale. Elles concernent toutes les agences de la direction commerciale et marketing:

La solution intgrera la mise en connexion de ces agences dont notamment la mise jour du
cblage existant et la mise en place de linfrastructure destine linterconnexion avec la
direction informatique.

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3.3 LOT 2 - ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DATA CENTER

3.3.1 PRESENTATION GENERALE

3.3.1.1 Systme informatique


- Le futur systme de gestion devra reposer sur un systme informatique ltat de
lart, ouvert et notoirement reconnu tant en termes de base de donnes relationnelles
ainsi que doutil de dveloppement
- Il pourra fonctionner sur la plupart des plateformes des systmes dexploitation
informatiques en usage (Windows, Unix, Linux,..).
- Le futur systme sera capable daccueillir la future volution tant en terme de volume
de donnes que de nouvelles stations de travail.

3.3.1.2 Base de donnes


- La base de donnes sera en occurrence Oracle 11G ou SQL Server 2005
(relationnelle et notoirement reconnue) avec leur panoplie dutilitaires de sauvegarde
interfaables.
- Les outils dadministration de la base de donnes seront ergonomiques et
accessibles par des assistants. Le mode ligne ne sera quaccessoire.
- Elle sera capable daccueillir la future volution en termes de volume de donnes et
de gestion des historiques (notamment les factures, les oprations de caisse et
dencaissements,).
- Les meilleurs options de gestion des historiques seront choisies et expliques (en
vitant la gestion manuelle de mise en ligne ou mise lcart des factures ou des
rfrences passes)
- Les sauvegardes des donnes seront automatiques et pourront se faire en ligne.

3.3.1.3 Systme applicatif


- Les outils de dveloppement seront conviviaux et utiliseront des techniques ltat
de lart telles que les bibliothques dobjets ou les assistants en natif.
- Linterface utilisateur sera conviviale et permettra lutilisation dicnes, de boutons, de
couleurs, de diffrentes polices et de limagerie.

3.3.1.4 Architecture globale


- Larchitecture recommande sera de type web plutt que de type client-serveur;
- Larchitecture prsente sera progressive;
- lapplication de gestion clientle permettra une migration simple et rapide en
fonctionnement centralis lorsque les agences seront relies au systme central;
- Dans tous les cas larchitecture intgrera une base de donnes centrale. Au final les
agences sur Conakry nauront plus de serveurs, mais des stations de travail qui
seront relies au serveur dexploitation central.

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3.3.2 CONTENU MATERIEL DU DATA CENTER


Le futur systme abandonnera les serveurs en agence ou serveurs dpartementaux.

Le Data center propos se composera :

Dune 1re armoirie rack 42 U incluant


o Un systme clustris compos de deux serveurs dans le monde Unix de prfrence
dernire version quadri-processeurs, Mmoire de 32 Go au moins, permettant la
mise en place dune architecture 3 tiers (serveurs logiques de donnes et
dapplication)
o Une baie de disque, partage entre les 2 systmes, compose a minima de 5
disques de 300 Go en raid 5
o Un systme de sauvegarde automatique
o un onduleur de 20 KVA minimum avec une autonomie dune demi-heure

dune 2me armoirie rack 42U incluant


o Un serveur de secours froid, en tout point identique aux serveurs de la 1re
armoirie
o Une baie de disque identique celle de la 1re armoirie
o Un serveur de tests ddi aux tests et la formation, identique en caractristiques
gnrales (version Unix identique) mais plus allg
o Un systme de sauvegarde identique celui de la premire armoirie (pour les
restaurations)
de licences ORACLE ou SQL SERVER dans leur dernire version (11g pour la premire
et Server 2005 pour la seconde) entreprise dition pour 150 utilisateurs nomms en
exploitation
de 250 stations de travail dont 80 portables et 130 PC
De 25 imprimantes laser noir et blanc

Remarques

La premire armoire accueillera galement les serveurs et composants du lot


Tlcommunications
La deuxime armoire sera dans une pice diffrente de la premire.
Les armoires nauront chacune quun seul cran accompagn dun switch permettant
datteindre les diffrents serveurs qui les composent
Tous les serveurs doivent tre dans un environnement scuris base de Switch niveau
3 proposer par le soumissionnaire
La fourniture et la mise en uvre de client lger en remplacement progressif des postes
actuels (nouvel caisse, nouveau poste de gestion clientle,..) pourra tre envisage.

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Labandon de larchitecture client-serveur actuellement en place et son remplacement par
une architecture full web (3 tiers) sera proposer.
La mise en place de la nouvelle architecture due linterconnexion ne doit en rien
impacter lapplication.
Les prestations de services incluront la migration des donnes des agences vers les
serveurs centraux.

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3.4 LOT 3 SYSTME DE GESTION INTGRE


Le systme de gestion intgre sera de type ERP et permettra aux diffrentes
applications de partager la mme base de donnes (Oracle ou SQL Server)

3.4.1 LES OUTILS COMMUNS


Personnalisation des tats et crans
Traabilit de toutes les transactions sur un enregistrement, un champ, une mthode
Gestion des profils par donnes, par fonction et par cran
Gestion des politiques daccs et authentification
Architectures monobase et multi-bases disponibles
Version web en natif
Gestion des automates et workflow
Outil de conception de requtes, de modules de gestion spcifiques

3.4.2 LA GESTION CLIENTELE

3.4.2.1 Grandes fonctions


Le systme de gestion clientle prendra en compte les grandes fonctions suivantes qui sont
dcrites dans les chapitres suivants :
- La planification de la gestion des demandes avec une plus grande transparence dans
la traabilit.
- La gestion des branchements
- La gestion des abonnements
- La gestion des transformateurs
- grer le client en tenant compte de ses proccupations quelque soit sa nature et sa
catgorisation dans le parc clientle;
- dterminer et traiter les diffrentes demandes qui concourent la gestion du dossier
abonn dun client;
- grer efficacement toutes autres demandes du client en rapport avec les autres
modules du systme de gestion intgre;
- grer avec efficacit et efficience toutes les demandes lies la gestion du compteur

et ou du comptage de tout type connus dans ce domaine.

- La gestion de compteurs (post et prpays) et du matriel de branchement (cble,


coffret de comptage,)
- La gestion des tournes et des relevs en fonction de la rpartition lectrique
- La pr facturation
- Le calcul des consommations avec dtection des anomalies
- Le calcul des montants facturer (forfait, avec compteur, des compteurs prpays)
- Lmission des factures
- La gestion des encaissements avec mise jour automatique des comptes clients.

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- La gestion des recouvrements avec plus de critres de choix de lutilisateur
- La gestion des tableaux de bord avec mise en place de systme dclencheur.
- La gestion de compteurs pr paiement
- La gestion des abonns avec compteur pr pay
- Assurer la migration dun systme lautre (ancien systme avec compteur post pay
et le nouveau avec compteur prpay et vice versa)
- La mise en place des tats de consolidation en temps rel, concernant lensemble des
agences, suite la mise en place de linterconnexion des agences

3.4.2.2 Gestion des demandes


Une demande est suivie tape par tape de l'enregistrement du dbut jusqu' la fin. Les
tapes dpendent du type de demande. Dans tous les cas un suivi devra tre mis en place
avec constitution d'un numro de demande. Des tats et/ou crans permettront de connatre
la situation des demandes un moment donn.

Actuellement seules les demandes en attente sont traites. Le futur logiciel devra inclure le
traitement:
- des lettres non rpondues
- des dossiers en attente
- des relances en attente

Les demandes concernent toutes les oprations clientles dont entre autres:
- les branchements, les abonnements
- les mutations, les coupures, les dposes
- les suspensions sans mouvement de solde, les rsiliations
- les remplacements de compteurs ordinaires compteurs prpays et vice-versa.."
- les transferts de compteurs,
- les modifications commerciales et techniques sans rsiliation
- les transferts de compte d'une agence une autre
- la prise en charge de l'nergie des clandestins sans procder un abonnement
- la prise en charge des rclamations clientles avec gnration de statistiques
- la mise en place de processus dclencheur pour alerter sur les dlais d'excution et
d'attente ou autres
en bref
- dterminer et traiter les diffrentes demandes qui concourent la gestion du dossier
abonn dun client;
- grer efficacement toutes autres demandes du client en rapport avec les autres
modules du systme de gestion intgre;
- grer avec efficacit et efficience toutes les demandes lies la gestion du compteur

et ou du comptage de tout type connus dans ce domaine.

3.4.2.3 Gestion des branchements


Un branchement est li plusieurs abonnements dans le temps. La rsiliation dun
branchement implique que le compteur est dpos sauf en cas de mutation.

3.4.2.4 Gestion des abonnements


- La Demande dabonnement fait lobjet dun devis incluant lavance sur consommation
et les frais de travaux. Une fois le paiement effectu, le client devient abonn actif.

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- La Modification dabonnement se distingue par
1 La modification commerciale : Elle concerne la modification des paramtres de
labonn (nom, adresse, profession,)
2 La modification technique : Elle concerne la modification des paramtres
techniques (puissance souscrite, type compteur)

3.4.2.5 Gestion des lots dabonns


La gestion des relevs et des factures reprsente un travail important qui demande tre
scind sous forme de lot. Des abonnements sont choisis en fonction de diffrents critres
pour constituer un lot et ensuite tre relevs via des tournes et facturs.

Une tourne est alors un ensemble de branchements sous la responsabilit dun releveur ou
agent de zone. On parle alors de tournes lectriques puisque le dcoupage se fait en
fonction des charges lectriques (transformateurs).

3.4.2.6 Gestion des suspensions


On distingue
- Une suspension qui fait suite des factures impayes. Le systme gnrera
automatiquement la liste des sus pendables selon des critres variables (le type de
client, catgorie de client, le montant minimum des factures impays, le nombre
minimum de factures impays,...)
- Une suspension qui fait suite la demande dun client.
- Une suspension technique qui fait suite des pannes de transformateur, de lignes, de
dlestages, des dmolitions de btiments,

3.4.2.7 Gestion des rsiliations


Une rsiliation est une rupture de labonnement la demande du client ou de lentreprise
pour non paiement. Elle gnre une facture qui inclut la dernire consommation, les factures
non rgles, et lavance sur consommation.

3.4.2.8 Gestion des relves


La priodicit des relevs dpend du type de client (mensuelle pour la clientle moyenne
tension, bimestrielle pour la basse tension). A ce niveau le nouveau systme devra tre
capable de donner la main aux utilisateurs afin de permettre une facturation en mission
normale tout moment avec une priodicit au choix.

La facturation par transformateur ou groupe de transformateurs doit se faire des cadences


de priodes rptitives et respectives

Le systme doit procder la facturation suivant diffrents critres et paramtres


dterminant une facturation fiable, flexible, modulaire, segmentable, oriente par rapport
certaines donnes du systme intgr
Faire la lecture de donnes par lusage des rgles et techniques des nouvelles technologies
de linformation et de la communication.
Grer la prvision des ventes

Le contrle des consommations se fait selon des rgles bien prcises qui seront intgres
au systme. La saisie dun index entranera automatiquement un cas de relev et une
consommation calcule. En labsence dindex, la saisie dun cas de relev entranera
automatiquement une consommation estime partir des consommations antrieures.

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Tous les relevs seront archivs.

Le systme intgrera des codes pouvant bloquer la facturation dun abonn (cas dun
abonn non aliment par exemple).

Dans tous les cas, quelque soit la mthode de gestion, des tats de contrle seront produits.

3.4.2.9 Gestion de la segmentation de la clientle


Le systme doit tenir compte de la segmentation de la clientle. La segmentation dans le
dtail du parc abonn de tous les types de recouvrement est souhaitable pour une bonne
gestion qui permettra
- L'apport de chaque segment par rapport l'encaissement global
- De recevoir les encaissements de partout quelque soit l'appartenance de l'abonn
une Agence quelconque

3.4.2.10 Transfert de client


La notion de client sera rattache la personne physique ou morale. Labonnement sera
rattach au compteur et au lieu gographique.

Cette option devrait permettre le traitement de dossier client de n'importe quelle agence ou
district vers une autre.

3.4.2.11 Gestion de lhistorique


Les relevs, les factures et les encaissements seront archivs. La consultation de ces
historiques ne doit pas avoir dimpact sur les temps de rponse du systme. Il pourrait alors
tre ncessaire de supprimer plusieurs identifiants actifs sur une mme rfrence (faiblesse
volutive)

Afin de faciliter les recherches, les caractristiques du dernier relev et la dernire facture
seront intgres labonnement.

Lenregistrement des vnements dans le temps sera faite par loutil daudit, dcrit
prcdemment. Ce sera par exemple les dates des diffrents tats dun abonnement.

3.4.2.12 Gestion des devis et factures diverses


Le systme devra grer les devis et factures concernant des travaux ou des pr-
abonnements.

Il pourra aussi gnrer, titre exceptionnel, des factures de consommation sans passer par
la notion de lot prcdemment dcrite. Cette facturation peut tre motive par une demande
de labonn ou par une carence de la gestion par lot.

Les factures diverses concernent principalement les frais de travaux , les frais de contentieux
et les pnalits pour fraude.

3.4.2.13 Pr facturation
Le futur systme instaurera un systme de pr facturation consistant procder la
correction de toutes les anomalies et la vrification des consommations saisies avant la
validation de la facturation avec
- tat comptabiliser (mission corriges. journal des redressements,...)
- tat rejeter (liste des consommations excessives, trop fortes, trop faibles...)

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3.4.2.14 Gestion des factures
Une facture ne pourra tre imprime que si elle est valide. Cette validation doit tre
prcde dune tape de pr facturation qui permet lutilisateur de sassurer de la fiabilit
de la facture diter. Dans tous les cas la gestion des factures doit permettre de minimiser
les risques derreur de facturation afin dviter les corrections, sources de conflit avec la
clientle.

L'objectif principal recherch est de pouvoir facturer tous les abonns en mission normale
pour diminuer autant que possible le nombre de prime fixe et en consquence supprimer la
notion de factures complmentaires.

Une procdure de correction doit tre dfinie en fonction des cas derreur que le systme
devra tre capable de grer. Cette procdure doit comprendre :
- le nom de lanomalie et son code
- le responsable de lanomalie
- la rfrence de labonn
- la date de lanomalie,
- le numro de la facture
- la priode de facturation
- le responsable de la correction
- la date de correction
- la facture en nergie et en Francs Guinens

A la validation de la correction une fiche rcapitulative est imprime et archive


consquemment. Des tats seront lis ces corrections de sorte pouvoir produire un
rapport une priode donne. Ces tats seront aussi des indicateurs de performance ou
dapprciation des facturiers. Les principaux types dtats seront
- Etat valider (journal de facturation, synthse de facturation,..)
- Format de la facture

Le systme devra galement liminer les vagues de facturation actuelle et tre capable
- de circonscrire les zones de facturation
- de facturer avec compteur et au forfait.
- dliminer la mauvaise facturation actuelle des primes fixes. (Ce genre de facturation
provoque pour les abonns facturs sur plusieurs priodes une augmentation des
dites primes fixes et du nombre de jours, de facturation en facturation)

Un remplacement des missions actuelles (1re vague, 2me vague) par une facturation par
lot et avec des cycles variables est souhaitable.

3.4.2.15 Gestion des statuts des donnes


Des statuts seront dfinis pour :

Les enregistrements hors codification


- statut des prestations divers (branchement, achat matriel)
- statut du rseau (panne dclare, rsolu, type de panne, quipe intervenant)

Les factures
- valider (journal de la facturation, synthse de facturation,)
- comptabiliser (mission corriges, journal des redressements,)
- rejeter (liste des consommations excessives, trop fortes, trop faibles)

Les abonnements
- en service (avec option des diffrentes position couper, coup, ...),
- hors service(en attente pose compteur, rsili, suspendu)
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- statut des branchements libres
- statut des clandestins(client aliment sans abonnement)

Les prestations
- statut des prestations divers (branchement, achat matriel...)
- statut du rseau (panne dclare, rsolu, type de panne, quipe intervenant...)
- statut des prestations gratuites ou rmunres demandes et excutes pour un
client (y compris dpannage ou maintenance doivent tre prises en charge travers
un document qu'on appellera classeur ou chrono client ;
- Possibilit de procder la modification de l'ASC lors des branchements,
- Statut des abonnements personnels ou de variation de puissance sans passer par la
DT

Cette gestion des statuts des donnes devrait permettre dviter toute suppression sauf cas
exceptionnel motiv par des considrations techniques.

3.4.2.16 Gestion des Transformateurs


La gestion des transformateurs relve de la comptence de la Direction "Distribution". Au
mme titre que les compteurs, les transformateurs doivent tre suivis individuellement, avoir
un statut (nouveau, en rseau, en magasin, dfectueux ou hors service).

La caractristique la plus importante en matire de gestion clientle serait de pouvoir


renseigner les gestionnaires sur le nombre d'abonns raccords un Transformateur.

Il serait intressant d'avoir une passerelle de travail entre le logiciel intgr et celui de la
gestion des quipements de la Distribution taye par un SIG (Systme d'Information
Gographique) appropri: par exemple le systme de la cartographie.

3.4.2.17 Gestion des compteurs


Les compteurs doivent tre suivis individuellement (historique du compteur) avec au moins
une date darrive, un lieu (en clientle, en magasin, ...) et un statut (en attente daffectation,
affect en service, dfectueux, mettre au rebus).

Le systme devrait permettre d'offrir une passerelle de travail avec les logiciels de gestion
des stocks et permettre au Responsable de Gestion de Stock - RGS de bnficier d'une
certaine autonomie dans l'attribution des droits d'accs certaines fonctionnalits du
systme propos

Le systme devrait permettre la gestion du stock dans tous les aspects;

tablir le variant en fonction des quotas dfinis aux normes standards de gestion;

Procder la valorisation du stock en faveur de la partie interface comptabilit financire

Le systme grera un changement compteur via une facture de rappel afin que des
diffrences d'index ne concernent qu'un et un seul compteur. Le systme permettra
- de raffecter et de rintgrer un compteur suite son remplacement.
- dviter la cration et l'affectation de numros fictifs affects aux compteurs lors de
leur remplacement comme c'est le cas prsentement.

3.4.2.18 Gestion des compteurs en prpaiement


Ces compteurs sont grs par un logiciel propre conu pour vendre de lnergie aux
utilisateurs en pr paiement. (activation et dsactivation gres au niveau du compteur)

Le systme propos devra permettre la gestion du systme de comptage en prpaiement


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Le transfert des donnes de chaque compteur vers la base de donnes centralise gre
par le futur systme de gestion clientle sera fait en fonction de la solution dinterconnexion
du sige, des autres directions et des agences commerciales de la direction marketing et
commerciale

En Consquence, le futur systme de gestion clientle sattachera grer les compteurs pr


pays
- la cration de labonnement et sa rsiliation
- de faon automatique, semi-automatique ou manuelle pour le suivi de consommation
(via les options de connexion sus cites) avec une ouverture site internet

Les gestions annexes telles que la gestion des squences des cartes, la gestion des achats
et ventes des cartes, la gnration des codes des cartes, .font partie du projet.

La mise en uvre dune passerelle dynamique permettant dintgrer les donnes issues
dun compteur en pr paiement dans la base de donnes centrale pourra tre envisage.

3.4.2.19 Gestion du Recouvrement


La gestion des impays devra permettre de recouvrer tous les montants dus. Cette
fonctionnalit n'est plus disponible dans GESABEL, les seules valeurs disponibles
concernent seulement les gros montants dj extraits de la Base.

Le systme devra permettre de traiter convenablement

- le changement des rfrences d'un abonn (d'une agence une autre, dun
compteur un autre (post paiement pr paiement)) sans entraner des
perturbations dans la Base de donnes.

- les rfrences dun client rsili qui ne devrait pas apparatre dans les bordereaux
comme c'est le cas prsentement.

- la gestion des comptes solds sur une certaine priode (qui pose actuellement
souvent problme par leur tat de saturation). Pour une gestion rapide de l'historique
des tats, il est souhaitable de travailler sur les donnes clientle de deux (2) ans
antrieures.

- un client ayant rgl son paiement sans apparatre toujours dans la catgorie des
rglements en attente (cas actuel). Les consquences d'une telle situation entranent
une croissance des rglements la caisse sur les demandes dj payes

- les slections priodiques sur les comptes clients

- Assurer des mthodes de recouvrement reconnus dans les secteurs commerciaux et


financiers ;

- Grer la prvision des recouvrements.

3.4.2.20 Gestion des encaissements


Le systme proposera toutes les fonctionnalits relatives aux encaissements:

Lencaissement / dcaissement ou remboursement de tout produit financier avec une


capacit de robustesse considrable.

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Assurer tous les modes de paiement (encaissement / dcaissement ou remboursement)
connus avec une souplesse ni faille, ni interruption au cours des transactions commerciales
et financires
Assurer grande chelles toutes les facilits de rglement de factures, toutes autres
produits commerciaux et ou financiers en adquation avec les modes de paiements
existants
Assurer les encaissements croiss et(ou) dplacs pour tous les points de caisses autoriss
avec clart transactionnelle.
Assurer des mthodes dencaissement reconnus dans les secteurs commerciaux et
financiers ;
Grer la prvision des encaissements.

3.4.2.21 Pnalits et Provision


Le systme affectera automatiquement et quotidiennement des pnalits aux factures non
rgles la date dchance

Le systme permettra, moyennant les bonnes habilitations de reculer la date dchance


dune facture donnes

3.4.2.22 Gestion des moratoires


Cette fonctionnalit permet dtablir un chancier pour une facture donne avec la
substitution dune seule date dchance par plusieurs.

3.4.2.23 Scurit
Le futur systme assurera une scurit plusieurs niveaux :

Niveau de Description
scurit
Niveau Cette scurit est le contrle daccs. Il devra exister la fois sur le
utilisateur systme et sur les donnes, ceci afin de contrler les accs aux
donnes en dehors du systme.
A ce niveau,
- il faut catgoriser les utilisateurs en dfinissant leurs pouvoirs
(lecture, suppression, mise jour). Le mot de passe utilisateur
devra tre modifi autant de fois que lutilisateur le dsire et avoir
une dure de vie limite.
- Les menus ddis chaque groupe dutilisateur seront dfinis (et
pourront tre modifis par ladministrateur de lapplication)

Niveau Agence La scurit est gre de faon autonome au niveau des agences. Seuls
les agents dune agence pourront modifier les donnes de cette
agence. Ici le niveau de responsabilit des utilisateurs devra tre dfini.

Niveau Le systme intgrera un outil daudit qui consignera les modifications


Information sensibles. Les informations suivantes seront enregistres :
(gestion du La date et le lieu de lopration
mouchard) lutilisateur (n badge, nom, prnom, fonction)
la ou les table(s) modifie(s)

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les valeurs avant et aprs modification
le type de modification (insertion, suppression, mise jour)

Ce niveau de scurit permet de doter le futur systme dune gestion de


la surveillance des activits de tous les oprateurs de faon suivre ou
reproduire les traces de ceux-ci aprs une intervention sur la base de
donnes

Un systme de validation pourra tre envisag afin de rendre une transaction modifiable ou
inviolable

3.4.2.24 Gestion des paramtres


Le systme intgrera une gestion des paramtres utiliss pour son exploitation. Ce seront
par exemple le taux de pnalit de EDG ou le montant des frais de banque pour chque
impay, le taux de productivit, de facturation et dencaissement.

3.4.2.25 Passerelle comptable


Le systme intgrera une passerelle vers le Module de comptabilit pour la comptabilisation
des ventes et des encaissements, ainsi que les tats relatifs ces oprations.
- de grer laspect comptabilit financire des produits commerciaux et financiers;
- dclater les produits commerciaux ou financiers en ses diffrentes composantes, il
en est de mme pour les encaissements/dcaissements ou remboursements ;
- Assurer une comptabilit intgre conforme la ralit du systme SYSCOA-OHADA
adopt par les pays membres de la CEDEAO.
- Ouverture, fermeture de caisse, pause,...
- Saisie des encaissements de tout type (espces, chques, virements, autres)
- Billetage de la caisse
- Edition des tats affrents (brouillard de caisse, restitution de caisse, journal de
caisse, tats rcapitulatifs par date, type,)
- Volume des encaissements par rapport la facturation

3.4.2.26 Tableaux de bords


Le tableau de bord est un nouvel outil d'une extrme importance pour l'excution, le suivi, le
contrle et la prise de dcision ncessaire aux problmes de la gestion clientle

Le systme devra donc permettre de procder des simulations afin d'analyser et de


prendre les dcisions prventives lies aux rclamations et prestations tant au niveau des
acteurs du terrain qu'au niveau des dcideurs.

3.4.2.27 Etats de contrle


Le contrle des consommations se fait selon des rgles bien prcises qui seront intgres
au systme. En l'absence d'index, la saisie d'un cas de relev entranera automatiquement
une consommation estime partir des consommations antrieures.

Le systme intgrera des codes pouvant bloquer la facturation d'un abonn (cas d'un
Abonn non aliment par exemple).

Dans tous les cas, peu importe la mthode de gestion, des tats de contrle seront produits.

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3.4.3 LA GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE

3.4.3.1 Comptabilit gnrale et auxiliaire

Elle inclura entre autres


la gestion des moyens de paiements (chques, constitution de bordereau de remise
automatique, comptabilisation de la remise)
le rapprochement bancaire
la gestion des relances
la gestion de lchancier client comme fournisseur
la rpartition des charges
la gestion des abonnements (rcurrence de loyer par exemple)
le suivi des transactions par affaire
la gestion comptable des comptes abonns et (ou) clients;
la gestion comptable des comptes fournisseurs

3.4.3.2 Comptabilit analytique


Elle inclura entre autres
Lanalyse sur plusieurs axes, plusieurs plans
Le suivi analytique en quantit
La cration des modles de ventilation automatique

3.4.4 LA GESTION DES IMMOBILISATIONS


Elle inclura entre autres
La Gestion multi-socits, multi-tablissements
La gestion multidevises
Le suivi analytique
La gestion des budgets dinvestissement
La gestion de la structure des projets
la gestion immobilisation des biens et produits financiers dans tous les dtails par
rapport aux diffrents centres de cots;

3.4.5 LA GESTION DE LA TRESORERIE


Elle inclura entre autres
La Gestion complte des frais bancaires
La simulation (avec flux prvisionnels)
Laide la mise en place de stratgie et de plan de trsorerie

3.4.6 LA GESTION BUDGETAIRE


Elle inclura entre autres
La possibilit dimport/export de matrice budgtaire (depuis excel)
La gestion et le suivi des engagements
Le suivi budgtaire selon diffrentes hypothses
Lanalyse budgtaire et le suivi du ralis
grer le budget de lentreprise dans tous ses aspects, notamment lexploitation et
linvestissement;
permettre tout moment dapprcier le niveau dexcution du budget en temps rel
par rapport la trsorerie nette de lentreprise.

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3.4.7 LA GESTION ADMINISTRATION
Le logiciel intgr doit pouvoir permettre de:
grer tous les engagements financiers et dinvestissements entre ladministration et
lentreprise, il en est de mme pour les bailleurs de fonds et les donateurs;
grer laspect paie, rmunrations, avantages sociaux, indemnits, les primes, la
CNSS et autres aspects de gestion lis au personnel de lentreprise.

3.4.8 LA GESTION COMMERCIALE


grer les achats par la matrise du processus dacquisition des biens;
grer les cots de revient ;
la gestion des appels doffres ;
la gestion des offres ;
grer le stock de tous les biens laide des entrepts et dpts au niveau du
magasin principal et des magasins auxiliaires;
La gestion du stock dans tous les aspects;
tablir le variant en fonction des quotas dfinis aux normes standards de gestion;
procder la valorisation du stock en faveur de la partie interface comptabilit
financire;

3.4.8.1 La gestion des stocks


Elle inclura entre autres
Paramtrage des schmas des critures de stocks
Le choix du mode de transfert inter-dpts
Le rapprovisionnement
La mise en place de circuits logistiques
La personnalisation des tats et crans

3.4.8.2 La gestion des achats


Elle inclura entre autres
La gestion des circuits administratifs sur les commandes et les factures
La simulation sur les tarifs
La gestion des circuits de rception (avec contrle qualit)
La gestion des acomptes
La gestion des articles prestations, kits et frais facturables
La gestion des frais dapproche (avec les structures de cot)
La gestion des contrats (ou offres ou dossiers daffaires)

3.4.8.3 La gestion des ventes


Elle inclura entre autres
La gestion des circuits de livraison (avec contrle qualit)
La gestion de la tarification
La gestion des acomptes
Gestions des articles lis (accessoires)
La gestion des articles prestations, kits et frais facturables

3.4.9 LA GESTION DU WORKFLOW


Le logiciel de gestion intgre devra possder un outil (workflow) permettant de dclencher
des actions ou des processus selon des vnements paramtrables, avec notification via
une messagerie interne
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EDG - Electricit de Guine - Dpartement Informatique
Socit Anonyme participation Publique n ENTREPRISE/RCCM/GCKRY/075N2001-Capital social 60.000.000 FG
Immeuble EDG Cit chemin de fer - Tl. 45.18.56- Tlcopieur: 41.18.53- BP 1463- Conakry- Rpublique de Guine
Appel dOffres Systme de Gestion Intgre - Page 39
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3.4.10 LA GESTION DE LA PAIE ET DES RESSOURCES HUMAINES
Le logiciel intgr, doit pouvoir traiter tous les aspects relatifs aux questions de gestion des
ressources humaines. A cet effet, le module GRH doit permettre entre autres:
La gestion automatique des congs annuels
La gestion administrative des dossiers du personnel
La gestion des plannings de travail
La gestion des demandes de congs (formation, maladie, mise en disponibilit, ..)
et leurs validations
La gestion des heures supplmentaires
La gestion de la formation
La gestion des carrires (incluant la gestion des plans de carrires, de la mobilit et
des comptences)
La gestion des risques, la scurit et lenvironnement du travail et de lemploy;
La gestion de la sant des employs et de leurs familles ;
grer les officines et les pharmacies et cliniques en relation avec lentreprise.
La gestion des ressources humaines affectes dans lexploitation commerciale
pure du mtier y compris leur valuation la tache ;
Permettre de contrler les gratuits suivant des quottas attribus et dimputer
en termes de facturation interne rgularisable automatiquement dans la paie
de lemploy.

3.4.11 LES GESTIONS SPECIFIQUES METIERS


Le logiciel intgr sera capable daccueillir les gestions spcifiques mtiers qui comprennent
entre autres :

la gestion de la planification
pour grer la maintenance de tous les quipements de lentreprise (en particulier
ceux de la production/transport et de la distribution/exploitation rgionale)
pour grer les projets de nouveaux investissements
pour grer la structure des projets ;
pour dterminer certains paramtres qui concourent la mise en place du tarif et du
prix moyen pondr du kilowatt heure;
pour grer les rseaux de transport et de distribution;
pour disposer de linterface cartographie (avec le progiciel Autocard ou autres)
pour planifier des capacits ;*
pour le suivi et lvaluation de la production.

la gestion de la distribution
pour la gestion des ouvrages ;
pour la gestion des paramtres de mesures des postes ;
pour la gestion des auxiliaires du rseau ;
pour la gestion de la maintenance affrente

la gestion des centrales thermiques


pour grer les centrales par la matrise des paramtres dexploitation de ces dites
centrales
pour grer les programmer dentretiens majeurs
pour grer la maintenance des auxiliaires
La gestion des mouvements dnergie
pour grer le mouvement dnergie
pour grer centre de dispatching (la centre de rpartition);
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Appel dOffres Systme de Gestion Intgre - Page 40
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pour grer les quarts de travail
pour grer les lignes de transport et les postes des sous-stations et stations de transit

la gestion des centrales hydrauliques


pour grer les centrales par la matrise des paramtres dexploitation de ces dites
centrales
pour grer les programmer dentretiens majeurs
pour grer les auxiliaires aux centrales

la gestion de laudit interne


pour veiller lapplication des procdures et normes de performance;
pour dterminer les zones de risques;
pour proposer des suggestions pour liminer les zones de risques ;
pour la planification des audits et inspections

la gestion des performances


pour dterminer les performances;
pour raliser les procdures;

3.5 LE METIER INFORMATIQUE


Tous les intervenants doivent tre classs dans une chane de traitement du
processus par la dfinition des niveaux et des rgles de privilges daccs suivant la
catgorie et nature du client ainsi que la position hirarchique de lemploy dans la
structure concerne.

Les modules doivent tre intgr et interfacs pour laccs aux donnes de manire
dynamique en temps rel laide du systme interconnexion de tous ces diffrents
modules de gestion.

LA BASE DE DONNEES RELATIONNELLES EST SQL SEVEUR OU


ORACLE VERSIONS RECENTES
LE SYSTEME DEXPLOITATION WINDOWS SERVER OU LINUX
AVEC UN ENVIRONNEMEMNT SITE INTERNET ET WEB POUR DES
CONNEXIONS EN TEMPS REELS QUELQUE SOIT LA POSITION DANS
LESPACE ET LE TEMPS DE FACON DYNAMIQUE

LES RESTITUTIONS OU LES ETATS


Doivent rpondre aux besoins des exploitants et des tableaux de bords rservs aux
dcideurs

TOUS LES TRAITEMENTS SE FERONT SUR DES SERVEURS POUR :


LE SERVEUR INTERFACE WEB/INTERNET ET MESSAGERIE;
LE SERVEUR DE BASE DE DONNEES ;
LE SERVEUR DE SAUVEGARDE ;
LE SERVEUR DE MIRROIR INTERACTIVE AVEC LE SERVEUR REEL EN
ACTIVITE ;
UN SYSTEME DALIMENTATION ONDULEE SECURISE

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