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1. Encontrar un problema
Puede ser muy til hacerse estas preguntas:
Qu ocurre (sntomas).
Dnde ocurre.
Ejemplo 9.1
El servicio de atencin de garantas de una empresa de equipos informticos ha
detectado un nmero de reclamaciones por averas en la pantalla de uno de los modelos
de ordenador porttil vendido. Se ha podido comprobar que estos ordenadores han sido
montados en el taller Norte desde hace dos meses. Hasta ahora se ha intentado reparar
los equipos, pero el coste econmico est siendo elevado y los clientes insatisfechos
estn haciendo or su voz a travs de los foros de Internet.
2. Identificar las posibles causas del problema
Cundo ocurre?
Dnde ocurre?
Quin lo produce?
Cmo ocurre?
Ejemplo 9.2
Despus de analizar los sntomas y el proceso en el que se produce el problema, un
equipo de trabajo ha encontrado diez causas que podran originar el fallo en la pantalla
del ordenador.
Ejemplo 9.3
Despus de un estudio en profundidad, el equipo de trabajo concluye que las
causas que producen los fallos parecen ser las siguientes: a) El 30% de las pantallas que
suministra el proveedor poseen un tamao ligeramente superior. b) En el proceso de
montaje de la pantalla se fuerzan los contactos.
Coste de la solucin.
Tiempo de implantacin.
Relacin coste/beneficio.
Ejemplo 9.4
Dado que el proveedor suministra las pantallas a muy buen precio y a tiempo, se ha
decidido optar por modificar el proceso de montaje con una pequea inversin en una
nueva tecnologa.
5. Implantar la solucin
Aqu se debe proceder a:
Disear los nuevos procesos.
control.
7. Aplicar cambios
Una vez probado el buen funcionamiento de las mejoras, se aplican los cambios
necesarios a toda la organizacin y se documenta el sistema.
Estos pasos que hemos indicado para la resolucin de problemas podran ser igualmente
vlidos para implantar pequeas mejoras. Para poder actuar de la forma correcta en cada
uno de estos pasos se debe contar fundamentalmente con:
La capacidad de resolucin e innovacin del equipo de personas de la
organizacin.
Tcnicas estadsticas que nos ayuden a comprender mejor los datos, de tal
forma que las decisiones que se tomen estn fundamentadas y no se basen nicamente
en la intuicin o en corazonadas.
5. Los post-it se van moviendo para conseguir que las ideas queden agrupadas
segn su afinidad.
6. Escribir pequeos textos muy breves en etiquetas que expresen las ideas de
cada grupo de post-it afn.
7. Hacer un esfuerzo por ordenar los grupos de ideas hasta conseguir entre tres
y siete grupos.
Figura 9.4. En el Diagrama de Afinidades las ideas escritas en unos post-it se agrupan hasta conseguir grupos de ideas afines
9.2.3 Catchball
Esta herramienta desarrollada por los japoneses contribuye a cultivar la cultura de
la colaboracin de todos los empleados de una empresa con el fin de encontrar frmulas
que mejoren y den solucin a todo tipo de problemas o para aprovechar oportunidades
de mejora (Figura 9.5).
1. Lanzar: Alguien lanza una idea para que se tenga en cuenta.
2. Atrapar y reflexionar: Los que reciben la idea reflexionan sobre ella e intentan
comprenderla.
3. Mejorar: A alguien se le ocurre una idea que consigue mejorar la original.
4. Volver a lanzar: La idea mejorada se vuelve a lanzar para que los dems la atrapen y
vuelvan a reflexionar e intentar buscar nuevas mejoras.
Este ciclo se repite hasta conseguir algn resultado que aporte una verdadera
mejora.
9.3 Las 7 herramientas estadsticas de la Calidad
Sabas que:
Vilfredo Pareto, economista y socilogo italiano, naci en Turn en el ao 1848.
El nombre de la "Ley de Pareto" fue dado a este principio de la Economa por el Dr. Joseph Juran en honor de este economista, quien realiz
un estudio sobre la distribucin de la riqueza, en el cual descubri que la minora de la poblacin posea la mayor parte de la riqueza y la
mayora de la poblacin posea la mayor parte de la pobreza. Con esto estableci la llamada "Ley de Pareto" segn la cual la desigualdad
econmica es inevitable en cualquier sociedad.
La calidad de un producto o servicio se puede determinar por sus caractersticas
de calidad, como, por ejemplo: acabado, dimensiones, esttica, tiempos de entrega, etc.
Para establecer la calidad del producto se realizan mediciones de estas
caractersticas y se obtienen datos numricos. Lo habitual es que estos datos presenten
pequeas variaciones de un producto a otro. El anlisis de estos datos nos aportar una
informacin valiosa sobre el funcionamiento y eficacia de los procesos que nos
permitir estudiar y corregir cualquier desviacin detectada.
Para analizar estos datos se hace necesario recurrir a tcnicas estadsticas que
permitan visualizar y tener en cuenta la variabilidad a la hora de tomar las decisiones.
Existen multitud de tcnicas y herramientas a este respecto, siendo las ms conocidas
las siete herramientas de la Calidad.
Estas siete herramientas fueron recopiladas en los aos sesenta por Kaoru Ishikawa
y la experiencia ha demostrado que el uso de estas sencillas herramientas permite
resolver el 80% de los problemas que se presentan en las organizaciones.
etc.).
Etc.
Y permite observar:
Nmero de veces en el que sucede algo.
la otra.
Correlacin lineal negativa: cuando aumenta una variable, la otra disminuye.
curva.
Sin correlacin: no existe relacin alguna de influencia entre las dos variables.
Figura
En general se puede afirmar que no existe ningn proceso que no est sometido a
variaciones. Es decir, el resultado del proceso nunca es el mismo. Si las variaciones son
pequeas y no afectan de forma significativa al resultado, podremos decir que el
proceso funciona de forma estable y controlada y con gran capacidad (no se producen
productos no conformes). Ahora bien, cuando estas variaciones son significativas y
afectan a las caractersticas de calidad del producto, ser necesario estudiar cules son
las posibles causas de tales variaciones para poder reducirlas o eliminarlas.
El diagrama de causa-efecto, tambin conocido como diagrama de espina de
pescado, por la forma que adopta, es una herramienta que nos ayuda a estudiar de forma
estructurada todas las posibles causas que pueden producir variaciones en un proceso.
Por lo general, las causas ms comunes que pueden ocasionar variaciones en los
procesos son (las 6 M):
Variaciones en las Mquinas o equipos (las mquinas producen variaciones
demasiado intensas)
Variaciones en el Material de entrada al proceso (la materia prima utilizada no
es uniforme)
Variaciones en el Mtodo o procedimiento (se aplican procedimientos de
trabajo diferentes)
Variaciones en los operarios o Mano obra (las personas trabajan de forma
diferente)
Variaciones en el Medio ambiente (el medio ambiente afecta al proceso)
Los directivos de las organizaciones no deben tener envidia cuando un operario da una opinin valiosa.
Cualquier tipo de problema puede ser resuelto con el uso de simples herramientas para el anlisis.
Sabas que:
Thomas Alva Edison afirm:
"Las personas no son recordadas por el nmero de veces que fracasan, sino por el nmero de veces que tienen xito.
Figura 9.11. Diagrama de causa-efecto
El diagrama de causa-efecto trata de encontrar todas aquellas causas que producen
un determinado efecto en la calidad final del producto.
El diagrama de causa-efecto es tambin una buena herramienta para que las
personas que trabajan en un proceso lo conozcan en profundidad, ya que de esta forma
se visualizan las relaciones que entre lo que se hace (causa) y lo que se produce (efecto).
9.3.5 Diagrama de flujo
Esta sencilla herramienta, que ya conocemos, nos permite representar, de forma
sencilla y grfica, la secuencia que se produce en un proceso. Con el diagrama de flujo
obtenemos una visin general del sistema y cmo se relacionan todos los elementos que
lo componen. Es una herramienta muy til para analizar un proceso y estudiar la manera
de simplificarlo, mejorarlo y resolver todos aquellos problemas que se presenten.
La figura 9.14 representa un diagrama de flujo sencillo de la secuencia de actividades
que se realizan cuando se va a arrancar el motor de un automvil, e indica las
posibilidades en el caso de que el motor no arranque.
Los japoneses les han dado el nombre de 5 S porque corresponden a las iniciales de
cinco palabras japonesas que dan nombre a las cinco fases de que consta esta filosofa
(vese la Tabla 9.8).
Sabas que:
Samuel Johnson afirm:
"Las grandes obras son hechas no con la fuerza, sino con la perseverancia.
Tabla 9.8.
9.9. Comparativa entre una organizacin que no aplica las 5 S y otra que s las aplica
1) Seiri: Despejar
Es el primer paso que se da y consiste en realizar una identificacin de todos los
elementos necesarios para el desempeo de las tareas y separarlos de los que son
innecesarios y eliminar estos ltimos.
Si observamos atentamente nuestros puestos de trabajo diarios podemos comprobar
que realmente slo se necesita un pequeo nmero de elementos para el desarrollo de
nuestro desempeo, y que los restantes no se utilizan nunca o se usan en contadas
ocasiones. Esta acumulacin de objetos dificulta nuestros movimientos y reduce
drsticamente nuestra eficacia.
He aqu una estrategia que podra seguirse para despejar un entorno de trabajo:
Tabla 9.17. Organizacin del rea de trabajo en funcin del grado de necesidad de uso
2) Seiton: Orden
Sabas que:
C. C. Cortez afirm:
"El xito se alcanza convirtiendo cada paso en una meta y cada meta en un paso.
Una vez despejada el rea de trabajo con los elementos mnimos y necesarios, se
ponen en orden, de tal forma que sea fcil encontrarlos y manejarlos. Un lugar para
cada cosa, y cada cosa en su lugar:
Una buena estrategia para ordenar el entorno de trabajo podra ser la siguiente:
Reparar los elementos que funcionan incorrectamente o a los que les falta
alguna pieza.
Adecuar los medios para que su uso sea ms eficaz.
Ajustar y poner a punto mquinas, herramientas y todo tipo de medios para que
Proveer de los medios y recursos necesarios para llevar a cabo estas tareas
desorden, etc.).
Para facilitar estos controles se deben establecer sistemas que permitan un
rpido control visual, como, por ejemplo, flechas de direccin, carteles de ubicacin,
alarmas para detectar fallos, paneles con siluetas de herramientas, esquemas de
procesos, herramientas con colores dependiendo de la mquina en que se utilicen, tapas
trasparentes en las mquinas para poder ver en su interior, marcas de nivel mximo y
mnimo de existencias, etc.
5) Shitsuke: Disciplina
"El xito no es para los que piensan que pueden hacer algo sino para quienes lo hacen.
Evidentemente toda esta filosofa no es posible sin la total implicacin y
convencimiento de las personas que integran la organizacin. Las personas se
autoexigen convencidas de que lo que hacen facilita su trabajo. Las personas que
practican continuamente el orden y la limpieza adquieren el hbito de hacer estas tareas
en su trabajo diario. Esto requiere autodisciplina, aunque con el tiempo se convertir en
otra actividad ms dentro de las habituales en un entorno de trabajo de calidad.
Extracto de la obra Calidad. Thomson-Paraninfo, 2009