Manual de Usuario

(Utilidades)

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 ndice

Contenido Pg.

Objetivos. 3

Cmo configurar Parmetros Generales?

Cmo Configurar Alcuotas de I.V.A.?.............................................. 5
Cmo Seleccionar el % de Alcuota General?................................... 7
Cmo Configurar la Tasa de Retencin de I.V.A.?............................. 8
Cmo Configurar el Mtodo de Clculo de Utilidad?.......................... 9
Cmo definir el Redondeo del Sistema?............................................ 10
Cmo definir el Descuentos en el Sistema?....................................... 11
Cmo facturar sin Existencia Disponible?.......................................... 12
Cmo habilitar parmetro de Devoluciones?...................................... 13
Cmo definir el Costos para el clculo de Utilidad?............................ 14
Cmo habilitar el mdulo de Tallas y Colores?................................... 15
Cmo configurar el mdulo de Productos Restringidos?................... 16
Cmo definir el tipo de Pantalla para el Punto de Venta?.................. 17
Cmo deshabilitar el Teclado de Pantalla del Punto de Ventas?....... 19

Cmo Configurar una Impresora Fiscal?................................................ 20

Cmo realizar un Respaldo de Datos?................................................... 23
Cmo ubicar el archivo de respaldo?..................................................... 25
Cmo recuperar un Respaldo de Datos?............................................... 27
Cmo agregar los Datos de la Empresa?............................................... 31
Cmo configurar el Correo Electrnico de la Empresa?......................... 33

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 Objetivos

Objetivo General:

Proporcionar una herramienta ilustrada para la configuracin del Mdulo de

Utilidades y parmetros de la empresa.

Objetivo Especficos:

Conocer las propiedades generales para las funciones bsicas del sistema
y opciones de seguridad.
Efectuar controles de acceso de acuerdo a las funciones de cada usuario
para los mdulos del sistema.
Estudiar las alternativas disponibles en la herramienta para la adaptacin
final a cada empresa.

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 Propiedades Generales

Para comenzar a usar Valery Software Administrativo de forma efectiva y

exitosa es importante tomar en cuentas algunos parmetros generales, para
poner en funcionamiento el sistema adaptado a las necesidades de su empresa,
obteniendo el mayor rendimiento y eficacia en las operaciones a realizar.

Cmo configurar Parmetros Generales?

El sistema Valery Software Administrativo, nos proporciona un mdulo de

configuracin para las adaptaciones y parametrizacin del sistema a nuestras
necesidades. Estas opciones las posemos encontrar en:

Al seleccionar esta opcin nos mostrar una ficha con un conjunto de

propiedades configurables, como se aprecia en la imagen:

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 Para la bsqueda de las propiedades, podemos usar el campo de Buscar,
que permite realizar la consulta o filtro de acuerdo a lo ingresado en su casilla,
en la cual se puede escribir o el nmero de ndico o palabra asociada a la
propiedad, para los ejemplos usaremos el nmero de ndice:

Dentro de este mdulo, podr encontrar configuraciones como:

1- Cmo Configurar Alcuotas de I.V.A.?

Representa una de las propiedades ms relevantes a configurar para

comenzar a usar el sistema, determinando las Alcuotas a utilizar en Valery.

Para (crear/modificar/eliminar) Impuestos, debemos hacer click en

Utilidades, luego en Propiedades Generales, al tener la ventana de Parmetros
Generales iniciada, ubicar el ndice 10 que lleva por nombre Tipo de Impuesto,
y hacer click en el browser o tres puntos (...) al final de la fila, como muestra la
imagen:

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 Nos mostrar la ventana: Tipo de Impuesto.

Para crear Impuesto Solo debemos escribir un cdigo, asignarle el nombre,

luego asignar el porcentaje de Alcuota deseado y para finalizar que tipo de Clase
representa ntrelas opciones disponibles: General, Reducida o General +
Adicional y presionamos el botn F9 Registrar.

Observaciones:
- Ya Valery en sus versiones Administrativas posee creadas las Al-
cuotas de 12%, 8%, 22% y Exento.
- Para modificar alguna alcuota, debemos hacer click en el Browser
o tres puntos (...), seleccionar la Alcuota a modificar y cambiamos
los campos deseados (Nombre, Alcuota o Clase).
- Ingresamos al mdulo Tipo de Impuesto, hacer click el Browser o
tres puntos (...), seleccionar la alcuota a eliminar y para finalizar pre-
sionamos F6 Eliminar. Cabe destacar que para eliminar una alcuota
no se debe haber hecho ningn tipo de transaccin previa en caso
contrario no podr ser eliminada.

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 2- Cmo Seleccionar el % de Alcuota General?

Para seleccionar un Impuestos General o Alcuota General por defecto para

el sistema (esta operacin es importante para los saldos de las facturas en el
Libro de Ventas Articulo 76 y 77 del reglamento de IVA), debemos hacer click en
Utilidades, luego en Propiedades Generales. Al tener la ventana de Parmetros
Generales, ubicar el ndice 11 cuyo nombre es Impuesto 1 - Alcuota General,
y hacer click en el botn al final de la fila, como muestra la imagen:

Nos desplegar una lista de todos impuestos creados en la cual debemos

seleccionar el % de Alcuota general, actualmente por reglamento se maneja el
12%.
Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar y por ltimo el
botn de OK.

Observacin: Este proceso aplica para definir las alcuotas: Reducida,

General + Adicional y Exentos haciendo uso de los parmetros N 12, 13 y 14
respectivamente.

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 3- Cmo Configurar la Tasa de Retencin de I.V.A.?

Para configurar la tasa de retencin de I.V.A por defecto, debemos, hacer

click en Utilidades, luego en Propiedades Generales como se muestra en la
siguiente imagen:

Al tener la ventana de Parmetros Generales, ubicar el ndice 17 que lleva

por nombre Tasa General de Retencin de IVA en Contribuyente Especial
(Cliente y Proveedor), y hacer click en el campo, como muestra la imagen:

Debemos colocar el porcentaje a retener, por lo general se retiene el 75%

para una gran parte de las empresas, para aquellas empresas a las que se
retengan el 100%, este valor puede modificarse al momento de realizar la
retencin de I.V.A. por lo que esta opcin es solo representa un porcentaje
propuesto inicial.
Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar.

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 4- Cmo Configurar el Mtodo de Clculo de Utilidad?

Esta alternativa, nos permite definir el tipo de mtodo para el clculo de

utilidad para los precios de ventas, por lo que se debe uno de los dos mtodos
disponibles:
En Base al Precio
En Base al Costo

Para configurar el Mtodo de Clculo de Utilidad, debemos, hacer click en

Utilidades, luego en Propiedades Generales y ubicar el ndice 1002 como se
muestra en la siguiente imagen:

Seleccionamos el mtodo a usar y presionamos el botn de F9 Registrar

para completar la operacin.

Observacin: Para aplicar la ley de precios justos, es necesario

seleccionar el mtodo de costeo de: En Base al Costo.

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 5- Cmo definir el Redondeo del Sistema?

Permite definir el tipo de redondeo utilizado para los precios de ventas de

los productos de Inventario.
Para lo cual debe configurar este parmetro en el sistema dirigindose a:
Utilidades - Propiedades Generales, y buscar el ndice 1003, y podr definir el
redondeo, como se muestra en la imagen:

Seleccionamos entre las opciones disponibles, sin embargo se recomienda

utilizar el No Redondear, para usar los precios exactos (llevndolos a dos
decimales al momento de facturar) de los productos.

Para finalizar presionar el botn en F9 Registrar.

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 6- Cmo definir el Descuentos en el Sistema?

Permite autorizar a los usuarios del sistema aplicar descuentos por rengln
durante la emisin de factura de ventas.
Para configurar este parmetro en el sistema, dirigirse a: Utilidades -
Propiedades Generales, y buscar el ndice 1020, y podr definir el descuento,
como se muestra en la imagen:

Seleccionamos una de las opciones y para finalizar presionamos el botn

F9 Registrar para guardar los cambios.

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 7- Cmo facturar sin Existencia Disponible?

Permite definir si deseamos facturar o despachar productos terminados sin

existencia disponible en nuestro inventario.

Para configurar este parmetro en el sistema, dirigirse a: Utilidades -

Propiedades Generales, y buscar el ndice 2013, como se muestra en la imagen:

Seleccionamos la opcin SI para habilitar esta propiedad, para finalizar

presionamos el botn de F9 Registrar para mantener los cambios efectuados.

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 8- Cmo habilitar parmetro de Devoluciones?
Esta alternativa permite indicarle al sistema si podemos realizar
devoluciones de ventas.
Configurar el siguiente parmetro en el sistema, dirigirse a: Utilidades -
Propiedades Generales, y buscar el ndice 2098, 2099 y 2100, y podr definir si
necesita realizar devoluciones de ventas, como se muestra en la imagen:

Seleccionamos entre las opciones, para habilitar o no si deseamos realizar

devoluciones, donde:
Permitir Realizar devoluciones Automtica de Facturas de Ven-
tas: permite al usuario efectuar las devoluciones de facturas emiti-
das con el sistema.
Permitir Registrar la Devolucin Automtica Original Como fue
Facturado: hace referencia a realizar una Devolucin (Nota de Cr-
dito) con la misma forma de pago en que fue generada la factura es
decir se hace entrega del dinero al cliente y el mismo queda reflejado
en el reporte de caja.
Permitir Registrar la Devolucin Automtica como Nota de Cr-
dito: permite emitir la devolucin (Nota de Crdito) pero mante-
niendo el saldo de la misma a favor del cliente en el sistema hasta
facturarle nuevamente.

Para finalizar presiona el botn F9 Registrar para guardar la configuracin.

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 9- Cmo definir el Costos para el clculo de Utilidad?

Definir el tipo de costo utilizado para el clculo de utilidad de los precios de

ventas, para realizar esta operacin debe seleccionar el costo a usar de la lista
disponible en el sistema.

Para configurar el parmetro en el sistema dirigindose a: Utilidades -

Propiedades Generales, y buscar el ndice 1022, y seleccionar el costo a usar
para calcular la utilidad como se muestra en la imagen:

Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar y

posteriormente OK para guardar los cambios.

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 10- Cmo habilitar el mdulo de Tallas y Colores?
Esta alternativa le permitir al usuario usar para sus productos terminados
la modalidad de Tallas y/o Colores, para el control de su inventario ms
detallado.
Para configurar el parmetro en el sistema dirigindose a: Utilidades -
Propiedades Generales, y buscar el ndice 22, en este punto presionar los tres
puntos () para configurar, como se muestra en la imagen:

En el nuevo formulario, se debe seleccionar el campo para habilitar la

propiedad, de Definir Niveles por Productos, como se muestra en la imagen:

Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar y

posteriormente OK para guardar los cambios.

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 11- Cmo configurar el mdulo de Productos Restringidos?

Esta modalidad proporciona al usuario el control de la venta de artculos

que de acuerdo a la Ley se encuentran regulados en su venta de acuerdo a la
cantidad permitida que puede adquirir un cliente por determinada cantidad de
das.
Para configurar el parmetro en el sistema dirigindose a: Utilidades -
Propiedades Generales, y buscar el ndice 2268, en este punto asignar el valor
de SI para habilitar la propiedad, como se muestra en la imagen:

Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar y

posteriormente OK para guardar los cambios.

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 12- Cmo definir el tipo de Pantalla para el Punto de Venta?

Permitir definir por el usuario el diseo de la pantalla a usar para el mdulo

de facturacin Punto de Ventas, entre las opciones de Botones y Grid.

Modo Botones: Permite definir un diseo por medio de imgenes en

cuadricula cargadas a los departamentos y productos de nuestro inventario, para
la bsqueda de los tems a Facturar.
Modo Grid: Permite definir la bsqueda solo por medio de nombre o
cdigos de productos para los tems a Facturar.

Para configurar el parmetro en el sistema dirigindose a: Utilidades -

Propiedades Generales, y buscar el ndice 2309, en este punto presionar los tres
puntos () para configurar, como se muestra en la imagen:

Al presionar el botn se mostrar una ventana con las dos (2) alternativas
para el diseo del punto de Ventas, como se muestra en la siguiente imagen:

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 Seleccionar el de su preferencia, presionar ESC Cerrar.

Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar y

posteriormente OK para guardar los cambios.

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 13- Cmo deshabilitar el Teclado de Pantalla del Punto de Ventas?

Permitir al usuario ocultar el teclado de pantalla al momento de facturar

con el Mdulo de Punto de Ventas, cuando nuestro monitor no es tctil.

Para configurar el parmetro en el sistema dirigindose a: Utilidades -

Propiedades Generales, y buscar el ndice 2302, en este punto asignar el valor
de NO para deshabilitar la propiedad, como se muestra en la imagen:

Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar y

posteriormente OK para guardar los cambios.

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 Cmo Configurar una Impresora Fiscal?

Para la configuracin de la Impresora fiscal dentro del sistema Valery,

debemos realizar en primera instalacin la conexin fsica de Impresora al
Computador por medio de su puesto Serial o USB de acuerdo al modelo de la
impresora que posea.
Una vez conectado el cable de datos al nuestro computador que se usara
como caja para facturar y encendida la impresora, se debe configurar al sistema
para su funcionamiento.

Paso N 1:
Para configurar la Impresora Fiscal, debemos hacer click en Utilidades,
luego en Configurar Impresora Fiscal como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez seleccionado la opcin de men, nos mostrar una Ventana de

Configuracin, en la cual se debe indicar la opcin de Usar Impresora Fiscal y
seleccionar el modelo de impresora fiscal, como se muestra en la imagen:

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 Paso N 2:
Despus de seleccionar la impresora, nos encontramos con nuevos
campos para la configuracin de la impresora fiscal llamado: Parmetros de
Comunicacin de la Impresora Fiscal, como se muestra en la siguiente imagen:

En esta sesin del formulario, se debe seleccionar solo el Puerto de

Comunicacin donde fue conectada la impresora al computador, el cual
podemos conocer por el Administrador de Dispositivos de Windows.

Posteriormente encontraremos la siguiente sesin llamada: Opciones de

la Impresora Fiscal, como apreciamos en la imagen:

Entre las opciones que podremos modificar se encuentran:

Modificar el nmero de Decimales en la columna de Cantidad de
facturacin.
Nmero de Decimales en Precio a mostrar en la factura.
Imprimir documentos adicionales.

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 Observaciones: estas opciones no se encuentran disponibles para todos
los modelos de impresoras fiscales.

Paso N 3:
Para continuar la configuracin, nos ubicamos en el botn para Obtener el
Serial el cual debemos presionar u esperar a que el serial de la impresora fiscal
se cargue automticamente, como muestra la imagen:

Paso N 4:
Adicionalmente, se debe seleccionar el Modo de Uso el cual representa
el mdulo de facturacin a usar para generar las facturas, para este ejemplo
usaremos ambos mdulos:

Para guardar la configuracin presiona el botn F9 Aceptar.

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 Cmo realizar un Respaldo de Datos?
Por medio de este mdulo, podr realizar un respaldo de toda la
informacin contenida en el sistema y reportes editados, permitiendo guardar el
archivo generado en una unidad externa para resguardar la informacin ante
cualquier contingencia o incidencia presentada en el computador o servidor
donde se encuentre instalado el sistema. Esta operacin solo podr realizarse
desde el computador principal o servidor.

Paso N 1
Seleccionar la opcin de men: Utilidades Respaldo Respaldo de
Datos:

Paso N 2
Dentro del formulario, podr validar la ruta de su Base de Datos a la cual
efectuara el respaldo (esto le permite estar seguro del respaldo que va a realizar)
y en segundo lugar indicar si desea o no realizar el respaldo de sus reportes,
como se aprecia en la siguiente imagen:

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 Paso N 3
Posteriormente presionar el botn de Hacer Respaldo para comenzar el
proceso de copiado de informacin.

Una vez presionado el botn debe esperar unos minutos hasta completar
el proceso de respaldo, una vez culminada la operacin el sistema le indicara
mostrando un mensaje como el siguiente:

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 Cmo ubicar el archivo de respaldo?
Una vez completado el respaldo en la seccin anterior, debemos ubicar el
archivo de respaldo de datos, el cual podr tomar y guardar en un directorio
diferente o unidad externa.

Paso N 1
Ubicamos dentro del directorio de Valery la carpeta llamada "respaldos",
como se aprecia en la siguiente imagen:

Paso N 2
Dentro de esta carpeta, encontraras dos (2) archivos uno con la extensin
.GDK y otro con extensin .ZIP. (Por cada vez que presiona el botn de hacer
respaldo se crearan dos nuevos archivos con las mismas caractersticas).
Como se muestra en la siguiente imagen:

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 Nota: si posee ms de un archivo .ZIP en la carpeta de "respaldos" para
ubicar el ltimo que haya sido generado tome en cuenta lo siguiente:
Si efectu el respaldo en esta fecha: 01/01/2015 a las 2:00 PM, el archivo
estar identificado de la siguiente manera: Valery3_2015_01_01_14_00.zip es
decir: "Valery 3 + ao + mes + da + hora militar".

Este archivo es el que necesitara guardar para su seguridad en caso de

contingencias con su ordenador. Para los archivos de respaldos solo es
necesario que almacene el que posee extensin .ZIP.

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 Cmo recuperar un Respaldo de Datos?
Por medio de este formulario, se podr recuperar un respaldo de datos
realizado previamente con el sistema, esto con la finalidad de restaurar la
informacin que hasta el momento del respaldo se almaceno en este archivo y
que pudo ser perdida por fallas del computador o por reinstalacin del sistema
en otro ordenador.

Consideraciones Importantes:
Para llevar a cabo, este proceso es necesario que no existan usuarios uti-
lizando el sistema (cuando existan estaciones de trabajo).
Una vez comenzada la operacin el proceso es irreversible los cambios
efectuados.
Una vez comience la recuperacin no puede ser interrumpido el proceso ya
que daara la Base de Datos.
Los datos Actuales del sistema se perdern y se incluirn solo los que po-
see el archivo de respaldo para el momento de su creacin.

Paso N 1
Seleccionar la opcin de men: Utilidades Respaldo Recuperar
Respaldo de Datos:

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 Paso N 2
El sistema le mostrar un mensaje de alerta donde le indica las condiciones
anteriores, adems de preguntarle: Desea realizar un Respaldo de Datos antes
de ejecutar el Proceso?, Ver Imagen:

En caso de estar seguro de los resultados a obtener, debe escribir que NO

y presionar Aceptar, en caso contrario escribir SI, esto significa que el sistema
realizara un respaldo preventivo antes de recuperar los datos por seguridad y
presiona Aceptar.

Paso N 3
En el formulario siguiente, debe ubicar el archivo que desea recuperar
presionando los tres puntos () como se muestra en la imagen:

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 Paso N 4
Una vez ubicado el archivo a recuperar, presionar el botn de Recuperar
Respaldos, para iniciar el Proceso:

Posteriormente, nos indicara nuevamente unas consideraciones y adems

nos pregunta: Desea realizar la Recuperacin de este Respaldo?

Dentro de esta ficha debe escribir SI y presionar Aceptar, ya que

estaremos asegurando que estamos de acuerdo en ejecutar este proceso.

Observacin: En este punto debe esperar unos minutos hasta culminar el

proceso (este proceso tardara dependiendo la cantidad de informacin que se
est recuperando en el respaldo el cual va a partir de tres (3) minutos).

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 Paso N 5
Una vez culminado el proceso, se le mostrar un mensaje emergente
indicando que se ha relazado con xito, al cual presiona OK

Seguidamente mostrar un nuevo mensaje al cual debe presionar OK,

que indica que el sistema necesita cerrar para completar el proceso.

De esta forma abra culminado la recuperacin, y podr iniciar el sistema

con los nuevos datos o restaurando los datos en una nueva computadora.

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 Cmo agregar los Datos de la Empresa?
Por medio de este formulario, se ingresar los datos fiscales asociados a la
empresa.

Paso N 1
Seleccionar la opcin de men: Utilidades Configuracin Datos de la
Empresa:

Una vez dentro del formulario, encontrara una informacin previamente

cargada:
1- Nombre de la Empresa.
2- R.I.F.
3- Nmero de Licencia

Nota: Esta informacin ya viene cargada en el sistema una vez registrada

la licencia, (dicha informacin no podr editada por el usuario).

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 Paso N 2
Dentro de la ficha deber agregar los datos de contacto de la empresa estos
correspondes a datos opcionales por el usuario:
Direccin.
Persona Contacto.
Telfono.
Fax.
Correo Electrnico.

Adems, puede indicar si su empresa realiza retenciones de I.V.A., para

que el sistema por defecto realice las respectivas retenciones de forma
automtica al cargar el pago de las facturas de compras.

Paso N 3
Para Finalizar, presiona F9 Registrar.

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 Cmo configurar el Correo Electrnico de la Empresa?
Permite enviar los archivos generados desde el sistema (Presupuestos,
Facturas, Notas de Entrega, Reportes de listados, entre otros) por correo
electrnico directamente desde Valery.

Paso N 1
Seleccionar la opcin de men: Utilidades Configuracin Datos de la
Empresa:

Paso N 2
En el formulario, debe presionar el botn resaltado el rojo:

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 Paso N 3
En la ficha siguiente, debe ingresar los datos de su correo electrnico,
como:
Contrasea: representa la contrasea que posee su correo electr-
nico.
Servidor de Correo Saliente (SMTP): debe indicar el nombre del
servidor de correo electrnico (esta opcin en la mayora de los ser-
vidores el sistema cargara automticamente esta informacin).
Puerto de Salida: debe indicar el nombre del servidor de correo
electrnico (esta opcin en la mayora de los servidores el sistema
cargara automticamente esta informacin).

Adems de poder determinar el tipo de formato a usar para enviar los

archivos.

Paso N 4
Para finalizar debe presionar F9 Registrar en los dos (2) formulario para
guardar la configuracin.

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