Edmundo A.

Cceres
COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA
EN WORD2003
2007
Introduccin

En las empresas o en el estado es muy comn enviar correspondencia con un contenido similar a muchos
destinatarios, a veces cientos o miles de ellos. Puede ser el reclamo de un importe adeudado, la notificacin
de una facilidad de pago, la comunicacin de una oferta a los buenos clientes, etc. Para facilitar esta tarea,
Word dispone de la facilidad Combinar correspondencia, que se vale de dos archivos:

Documento principal
Origen de datos

El documento principal contiene un texto comn a todos los destinatarios. Para personalizarlo con los datos
de cada uno de ellos, se insertan en los lugares adecuados del texto lo que se llama campos de combinacin.
Estos campos deben tener iguales nombres que el que tienen los campos de los registros almacenados en el
origen de datos. Al ejecutar la combinacin, Word llena los campos de combinacin del documento principal
con los datos que toma de los campos correspondientes de un registro, produciendo un documento personali-
zado; luego los llena con los datos que toma de los campos de otro registro, produciendo otro documento
personalizado, etc., como se ilustra a continuacin.

Documento principal Origen de datos

Seor Nombre Nombre Domicilio Prstamo
Juan Garca Per 450 10.000
Domicilio Luis Gonzlez Salta 659 15.000
Csar Guerra Libertador 1240 12.000
Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerle un prstamo a sola
firma por la cantidad de Prstamo
pesos.

Sin otro particular, le saludamos atte.

El resultado de la combinacin efectiva ser:

Seor Juan Garca Seor Luis Gonzlez Seor Csar Guerra

Per 450 Salta 659 Libertador 1240

Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerle un prstamo a sola
firma por la cantidad de 10.000 pesos.
Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerle un prstamo a sola
firma por la cantidad de 15.000 pesos.
Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerle un prstamo a sola
firma por la cantidad de 12.000 pesos.

Sin otro particular, le saluda- Sin otro particular, le saluda- Sin otro particular, le saluda-
mos atte. mos atte. mos atte.

El documento principal puede ser una carta, sobre, etiqueta, mensaje de correo electrnico, etc. Como las
cartas se mandan en sobres, Word facilita preparar sobres o autoadhesivos con datos postales.

El origen de datos puede ser un documento de Word, una hoja de Excel, una tabla de Access, una tabla de
Visual FoxPro, un archivo de texto, etc. El origen de datos siempre debe tener formato de tabla o debe ser
convertible en tabla por Word, compuesta por filas y columnas. Las filas, como sabemos, se llaman registros,
y las columnas, campos. En el caso de una tabla de Word, una hoja de Excel o un archivo de texto, el primer

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 Edmundo A. Cceres Combinacin de correspondencia en Word 2003 2006

registro debe contener los nombres de los campos, y se llama registro inicial. El resto de los registros contie-
ne datos, en concordancia con lo definido en el registro inicial.

Nombre Domicilio Prstamo Registro inicial

Juan Garca Per 450 10.000
Luis Gonzlez Salta 659 15.000 Registros de datos
Csar Guerra Libertador 1240 12.000

Tratndose de un archivo de texto, los nombres de los campos del registro inicial y los campos de los regis-
tros de datos deben usar delimitadores de campo, como un punto y coma, una tabulacin, etc. En el ejemplo
que sigue se usa el punto y coma como delimitador.

Nombre;Domicilio;Prstamo
Juan Garca;Per 450;10.000
Luis Gonzlez;Salta 659;15.000
Csar Guerra;Libertador 1240;12.000

Combinar correspondencia ayuda a configurar tablas de Word con campos sugeridos, como nombre, ttulo,
organizacin, direccin, etc. Estos campos se pueden eliminar o renombrar, y tambin se pueden incluir cam-
pos nuevos.

La combinacin puede tener varios destinos: impresora, un nico documento normal de Word con el resultado
de haber combinado varios registros, correo electrnico, etc.

Nota. Para facilitar el aprendizaje, cree en un documento normal de Word una tabla con un contenido similar
al que se presenta en la primera ilustracin como origen de datos. Gurdelo. Luego abra un documento nuevo
y configrelo como documento principal, de acuerdo a las indicaciones que siguen. Para pruebas como filtros
y ordenamientos, agregue ms registros. Para probar bloques de direcciones, agregue columnas adecuadas.

Barra de herramientas Combinar correspondencia

Esta herramienta es el corazn de combinacin de correspondencia, porque desde ella se manejan todas las
posibilidades. Se activa con el men Ver, opcin Barras de herramientas. El proceso tambin se puede lograr
con un asistente, que se invoca con el men Herramientas Cartas y correspondencia Combinar corres-
pondencia, que resulta menos claro. Las opciones de la barra de herramientas Combinar correspondencia
son las siguientes.

Configuracin del documento principal. Abre el dilogo Tipo de documento principal, para establecer por pri-
mera vez el tipo de documento principal o cambiarlo por otro: carta, mensaje de correo electrnico, fax, sobre,
etiqueta, directorio y documento normal de Word. Esta ltima opcin transforma un documento principal de
cualquiera de los tipos anteriores en un documento comn.

Abrir origen de datos. Abre el dilogo Seleccionar archivos de origen de datos. Permite usar un archivo como
origen de datos. El archivo puede ser un documento de Word cuyos datos estn dispuestos en forma de ta-
bla, una planilla de clculo de Excel, una tabla de base de datos Access, una tabla de base de Visual FoxPro,
un archivo de texto cuyos registros sean lneas y cuyos campos sean datos separados por comas, puntos y
comas o un carcter definido como separador. Tanto en las tablas de Word como en los archivos de texto, la
primera lnea debe contener los nombres de los campos. Este dilogo tambin permite usar o crear una co-
nexin a un archivo de cualquier tipo vlido. Las conexiones necesitan mayor conocimiento, por lo que no las
estudiaremos. Vamos a suponer que el origen de datos ya existe y lo elegiremos por su nombre en la carpeta
donde est y estableciendo su tipo de archivo.

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Destinatarios de combinar correspondencia. Abre el dilogo de igual nombre, de gran utilidad.

Insertar bloque de direcciones. Abre el dilogo de igual nombre, que permite asociar los campos del origen de
datos a los campos de direccin predefinidos por Word.

Insertar lnea de saludo. Abre el dilogo de igual nombre, que permite configurar este tipo de lnea.

Insertar campos combinados. Abre el dilogo Insertar campo de combinacin, que permite introducir campos
de direccin y campos del origen de datos al documento principal.

Insertar campo de Word. Abre una lista que permite insertar campos de Word en el documento principal. Es-
tos campos permiten programar el texto, cuyo estudio escapa a la brevedad de esta obra.

Ver datos combinados. Si se activa, muestra el documento principal con sus campos de combinacin rellena-
dos con los datos de un registro. Usando los botones de navegacin, se puede cambiar el registro visualiza-
do. Si se desactiva, vuelven a verse los campos combinados entre comillas agudas.

Resaltar campos de combinacin. Resalta los campos de combinacin, estn en forma de cdigo o en forma
de datos reales, de modo que sea fcil localizarlos.

Asignar campos. Abre el dilogo de igual nombre, donde se pueden enlazar los nombres de los campos del
origen de datos con lo campos de direccin predefinidos por Word, que se usan para tratamiento, lnea de sa-
ludo, etc.

Primer registro, Registro anterior, Ir a registro, Registro siguiente, Registro ltimo. Se habilitan cuando Ver da-
tos combinados est activo. Los botones son Primer registro, Registro anterior, Registro siguiente y ltimo re-
gistro. El campo Ir a registro sirve para escribir el nmero del registro al que se quiere ir.

Buscar entrada. Presenta el dilogo Buscar campos en uso, que permite filtrar los registros.

Revisar errores. Abre el dilogo Revisar e informar de errores, que controla si los registros tienen errores.

Combinar en un documento nuevo. Enva los documentos combinados a un documento normal nico, de mo-
do que despus se lo pueda editar. Para conservarlo, este documento debe ser guardado con un nombre.

Combinar al imprimir. Imprime los documentos combinados.

Combinar en correo electrnico. Abre el dilogo de igual nombre, para mandar la combinacin a un destina-
tario de e-mail.

Dilogo Tipo de documento principal

Sirve para transformar un documento normal en principal, o a la inversa. Los tipos de documento principal son
cartas, mensajes de correo electrnico, faxes, sobres, etiquetas y directorio. Por directorio no debe entender-
se una carpeta de archivos, sino una lista de clientes, usuarios, socios, abonados, etc.

Dilogo Seleccionar archivos de origen de datos

Permite usar un archivo como origen de datos, que debe tener forma de tabla, explcita o implcita. El archivo
puede ser un documento de Word cuyos datos estn dispuestos en forma de tabla, una planilla de clculo de
Excel, una lista de contactos de Outlook, una tabla de base de datos Access, una tabla de base de Visual
FoxPro, un archivo de texto cuyos registros sean lneas y cuyos campos sean datos separados por comas,

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puntos y comas o un carcter definido como separador. Tanto en las tablas de Word como en los archivos de
texto, la primera lnea debe contener los nombres de los campos.

Para usar en archivo como origen de datos, Word debe usar una conexin preexistente o crear una nueva.
Una conexin es un archivo que permite traer datos a Word para que los use como origen de datos. De forma
predeterminada, el cuadro de dilogo presenta la carpeta Mis archivos de origen de datos, del que se listan
las conexiones existentes. Si hace falta crear una conexin, se debe pulsar el botn Nuevo origen. Como este
es un tema complicado, no lo veremos.

Si el archivo a usar como origen de datos es un documento con una tabla de Word, un documento de texto
con campos delimitados o un producto de Office, normalmente basta con elegirlo, porque Word usar implci-
tamente una conexin preexistente. Word tambin crea una consulta, que es la que efectivamente trae los da-
tos, la cual guarda en el documento principal. De aqu que, para degradar el documento principal a archivo
normal, sea necesario usar el dilogo Tipo de documento principal.

Dilogo Destinatarios de combinar correspondencia

Aparecen los registros en una cuadrcula. En el encabezado de cada columna hay un cuadro combinado que
permite filtrar los valores que se desean mostrar. La ltima opcin de la lista de estos cuadros combinado es
Avanzado, que presenta el dilogo Opciones de consulta, que permite criterios ms elaborados para filtrar
los registros y para ordenarlos. El cuadro de dilogo que estamos viendo, Destinatarios de combinar corres-
pondencia, tiene varios botones, entre los que veremos:

Seleccionar todo. Activa todos los registros.

Borrar todo. Deselecciona todos los registros.

Buscar. Presenta el dilogo Buscar campos en uso.

Modificar. Presenta el dilogo Formulario de datos.

Dilogo Formulario de datos

Presenta un registro del origen de datos como un formulario. Permite cambiar los datos del registro actual,
eliminarlo, agregar nuevos registros, avanzar o retroceder por los registros, ir a un registro particular, descar-
tar cambios.

Dilogo Opciones de consulta

Tiene las fichas Filtrar registros y Ordenar registros. El filtro se construye con uno o varios criterios, conecta-
dos por los operadores Y y O. Cada criterio necesita un campo, un operador y un valor. La ordenacin acepta
hasta tres criterios, subordinados jerrquicamente. Cada criterio necesita un campo y un sentido.

Dilogo Insertar bloque de direcciones

Sirve para configurar los datos de direccin postal. Trabaja siempre y cuando se asocien campos del origen
de datos con los campos de direccin predefinidos por Word. El dilogo tiene una vista previa para observar
cmo se afectan estos datos a medida que se eligen las distintas opciones. stas son:

Insertar el nombre del destinatario en este formato. Si se activa esta opcin, presenta varias modalidades de
tratamiento.

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Insertar el nombre de la organizacin. Incluye o no este dato.

Insertar la direccin postal. Si se activa, se pueden elegir tres modalidades con respecto a los datos pas y
regin: No incluirlos nunca, incluirlos siempre o incluirlos solamente cuando el pas del destinatario sea distin-
to al pas que se define en un cuadro combinado.

Dar formato a la direccin en funcin del pas o regin de destino. Es para casos en que el pas o la regin de
destino tengan formatos exigidos por su correo local, siempre que Word los contemple.

Asignar campos. Es un botn de comando que abre el dilogo Asignar campos, para asociar campos del ori-
gen de datos con campos de direccin predefinidos por Word.

Dilogo Lnea de saludo

Permite configurar el campo <<Lnea de saludo>>, propio de Word, que se forma con campos del origen de
datos. Si los campos que corresponde al apellido y/o nombres del destinatario, asociados con campos de di-
reccin predefinidos por Word, son vlidos, la lnea de saludo presenta tres componentes: uno para el trata-
miento, otro para apellido y/o nombres y un tercero para la puntuacin luego de estos datos. Si esos campos
no son vlidos, permite configurar una lnea genrica de un solo componente. Ambas lneas tendrn vigencia
y Word elegir una u otra segn la validez o no de los campos mencionados. El dilogo tiene un botn Asig-
nar campos, para asociar campos del origen de datos con campos de direccin.

Dilogo Insertar campo de combinacin

Permite insertar un campo de direccin o un campo de base de datos al documento principal. Un campo de
direccin est predefinido por Word, por lo que previamente hay que asociarle un campo del origen de datos.
Un campo de base de datos es un campo del origen de datos. Segn lo que se quiera insertar, aparece una
lista con los campos correspondientes, donde se elige el que se desea insertar en el documento principal. El
dilogo tiene un botn Asignar campos, para la asociacin entre campos del origen de datos y campos de di-
reccin.

Dilogo Buscar campos en uso

Permite definir el posible valor de un campo y buscar los registros que lo contengan.

Buscar. Sirve para definir el valor a buscar.

Campos en uso. Permite elegir en un cuadro combinado el campo que debera contener el valor definido en
Buscar.

Buscar primero. Este botn se habilita al definir un nuevo valor en Buscar. Al pulsarlo se realiza la bsqueda.
Si se encuentra el primer registro que contenga el valor, el botn cambia a Buscar siguiente, para repetir la
bsqueda de ese valor en el prximo registro. Si no se encuentra ningn registro que contenga el valor, apa-
rece un mensaje que informa de esa circunstancia y pide si se quiere continuar desde el primer registro.

Dilogo Revisar e informar de errores

Realiza una verificacin de los datos contenidos en el origen de datos, determinando si son formalmente
errneos. Puede trabajar de tres formas, segn la opcin que se elija:

Simular la combinacin e informar de los errores en un documento nuevo. En este caso, no se produce la
combinacin efectiva ni en impresora ni en un documento con los datos combinados, donde cada registro ge-

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 Edmundo A. Cceres Combinacin de correspondencia en Word 2003 2006

nera una o ms pginas. Lo que s genera es un documento nuevo, donde se comunican los errores encon-
trados. Si no hay errores, este documento nuevo no se genera.

Completar la combinacin detenindose para informar de los errores. En este caso, se produce la combina-
cin efectiva, pero el proceso se detiene cada vez que se encuentra un registro con datos errneos. Word in-
forma en cada caso errneo las caractersticas de los errores, pero no genera un documento con esta infor-
macin.

Completar la combinacin sin detenerse. Informar de los errores en un documento nuevo. En este caso, se
produce la combinacin efectiva, sin detenciones. Si hay errores, Word genera un documento nuevo donde se
detallan las caractersticas de los errores encontrados en los registros correspondientes.

Los errores pueden deberse, por ejemplo, a que en algn registro falta un campo. Esto puede deberse a que
el origen de datos se tome de un archivo de texto, donde cada campo est separado por un delimitador: si
hay n campos, es posible que falte alguno.

Dilogo Combinar en un documento nuevo

Permite realizar la combinacin total o parcial de los registros con el documento principal. El resultado, sin
embargo, no es impreso, ni enviado por mail o fax, sino que va a un documento nuevo, el cual debe ser guar-
dado con un nombre si se lo quiere conservar. Para determinar los registros a incluir en la combinacin, hay
las siguientes opciones:

Todos. Incluye todos los documentos en la combinacin.

Registro actual. Combina solamente el registro actual del origen de datos. Este puede ser el que se visualice
en el documento principal cuando Ver datos combinados est activo, o el registro al que se ha ido usando
Buscar campos en uso.

Desde. Si se activa este botn, hay que indicar el nmero de registro inicial en el cuadro de texto asociado y
el nmero de registro final que acompaa a Hasta.

Dilogo combinar al imprimir

Permite imprimir la combinacin total o parcial de los registros con el documento principal. Las opciones son
las mismas que las de Combinar en un documento nuevo.

Dilogo Combinar en correo electrnico

Este dilogo permite realizar la combinacin total o parcial de los registros con el documento principal, y enva
el resultado a un destinatario de correo electrnico. Las opciones son:

Para y Asunto. Son iguales a las entradas del mismo nombre de los mensajes e-mail.

Formato de correo. Tiene las opciones

Datos adjuntos. Crea un documento de Word y lo agrega como archivo adjunto al mensaje.

Texto sin formato. Crea la combinacin como texto del mensaje.

HTML. Crea la combinacin en formato de pgina Web.

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Hay tambin opciones para los registros a incluir en la combinacin, iguales a las de Combinar en un docu-
mento nuevo.

El siguiente cuadro resume de los dilogos invocados a partir de la barra de herramientas Combinar corres-
pondencia.

Barra Combinar correspondencia Dilogos primarios Dilogos secundarios

Configuracin del documento principal Tipo de documento principal
Abrir origen de datos Seleccionar archivo de origen de datos
Destinatarios de combinar correspondencia Destinatarios de combinar correspondencia
Opcin Avanzado Opciones de consulta
Botn Buscar Buscar campos en uso
Botn Modificar Formulario de datos
Insertar bloque de direcciones Insertar bloque de direcciones
Botn Asignar campos Asignar campos
Insertar lnea de saludo Insertar lnea de saludo
Botn Asignar campos Asignar campos
Insertar campos combinados Insertar campo de combinacin
Botn Asignar campos Asignar campos
Asignar campos Asignar campos
Buscar entrada Buscar campos en uso
Revisar errores Revisar e informar de errores
Combinar en correo electrnico Combinar en correo electrnico