Asistente Inmobiliario.

En el articulo anterior comenzamos a analizar las figuras

organizacionales de la agencia inmobiliaria, centrados en
aquellos roles internos que no se dedican especficamente a
vender viviendas. Analizaremos ahora el rol de la secretaria
de la agencia inmobiliaria la cual, aunque no se dedique a la
venta de viviendas, incidir en el nivel de productividad
empresarial.
Como aclaramos en el primer artculo de la serie dedicado a
las figuras organizacionales de la agencia inmobiliaria, es
importante tener presente que cada modelo organizacional
implementado es diferente. No existe un modelo
organizacional perfecto a nivel funcional, como tampoco
ninguna agencia inmobiliaria puede pretender aplicar modelos
de manual.
Es decir, cada agencia inmobiliaria tiene sus limitaciones y
recursos diferenciales, con lo cual procede adaptar los
modelos organizacionales a sus necesidades especificas.

En el mbito de la pequea y mediana agencia inmobiliaria, la

realidad no solo condiciona, tambin termina siendo muchas
veces la que impone los modelos organizacionales. Una
inmobiliaria con pocos recursos empresariales y
organizaciones, desde luego no podr implementar cierto tipo
de modelos, porque simplemente no se encuentran a su
alcance.

No obstante, ello no implica que una agencia inmobiliaria con

limitaciones de tales caractersticas pueda, eventualmente,
crecer a nivel empresarial.

Por lo general, dentro del sector inmobiliario este rol se

vincula a la figura femenina, por lo tanto nos referiremos en
femenino a tal figura organizacional.

Lo anterior, no implica en modo alguno que dicho rol pueda

recaer en una figura masculina, aunque por tendencia la
agencia inmobiliaria suele contar con una secretaria en la
mayora de los casos.

Por supuesto no entraremos a realizar valoraciones sobre el

por qu de tal realidad; como tampoco si es una cuestin
cultural, funcional o de discriminacin positiva. La agencia
inmobiliaria debe intentar conseguir los mejores niveles de
productividad, y no es realmente importante si dicha figura
recae sobre una etiqueta femenina o masculina, lo importante
es conseguir buenos resultados.

El rol de la secretaria de la agencia inmobiliaria.

Es muy importante para la agencia inmobiliaria determinar el
rol especfico de su secretaria; sus funciones, competencias y,
sobre todo, previamente definir cul es el concepto sobre lo
que implica la figura organizacional de la secretaria dentro de
la inmobiliaria.

Entiendo procede hacer hincapi, para evitar errores de

interpretacin, en que solo son modelos de roles funcionales,
y como tal deben ser tenidos en cuenta. Cada agencia
inmobiliaria condicionada por su realidad, podr o no estar
de acuerdo con tales roles funcionales, aunque aqu lo que
planteamos son precisamente modelos.

La figura de la secretaria de la agencia inmobiliaria es muy

importante, como desde luego lo son todas las figuras
organizacionales, aunque cada una tiene sus particularidades
y aqu nos encontramos con un rol muy especial. Es uno de los
roles organizacionales ms complejos de la agencia
inmobiliaria, porque su grado de efectividad condiciona
particularmente el nivel de productividad general.

La secretaria de la agencia inmobiliaria debe reflejar una serie

de caractersticas muy particulares, porque su funcin por s
sola lo determina. Eficiencia y discrecin, dos factores
determinantes para cualquier secretaria de una agencia
inmobiliaria, y por eso los analizaremos por separado.
 La secretaria de la agencia inmobiliaria eficiente.

La eficiencia dentro del mbito organizacional se define como:

la capacidad que refleja un miembro de la organizacin para
una ptima utilizacin de los recursos disponibles. Por lo
tanto, la secretaria de la inmobiliaria debe lograr
gestionar eficazmente los recursos con los cuales dispone.

La secretaria de la inmobiliaria se convierte en un vnculo

organizacional de doble sentido; porque tanto recibe como
distribuye tareas internas. Por eso es muy importante que la
secretaria de la inmobiliaria sepa gestionar de forma efectiva
las tareas delegadas, como tambin ser capaz de delegar
tareas que han sido asignadas por encargo de otras figuras
organizacionales.

Al mismo tiempo, la secretaria de la inmobiliaria es quien

deriva las necesidades del cliente o persona que entra en
contacto con la inmobiliaria, y deber ser efectiva en su
accionar para no perjudicar el funcionamiento interno
organizacional.

La secretaria de la agencia inmobiliaria discreta.

La secretaria de la inmobiliaria ocupa un cargo de confianza,

el cual se vincula directamente a un rol ejecutivo y,
eventualmente, puede tener acceso a material considerado
como delicado a nivel empresarial. Al ser un cargo
organizacional de confianza, la secretaria de la inmobiliaria
debe cuidar cierto tipo de documentos; es decir,
mantenerlos lejos de miradas indiscretas o de personas que
por sus competencias establecidas no deben acceder a ellos.

Es un rol organizacional que implica mucha responsabilidad, y

la secretaria de la inmobiliaria debe ser ante todo prudente.
La prudencia, se debe aplicar como caracterstica por su parte
a todo lo vinculante a su rol interno, como tambin a sus
competencias otorgadas.
Es el miembro de la organizacin que por tendencia se
encuentra mejor informado, porque entre tantos roles internos
de una inmobiliaria, no hay ninguno que sea tan propenso a
estar al tanto de los asuntos de los dems miembros de la
empresa.
Por eso la discrecin para la secretaria de la agencia
inmobiliaria, ms que un principio debe ser una norma. No
sern pocas las oportunidades en que el propietario de la
agencia inmobiliaria le haga un comentario, el cual sin ser
explcitamente dicho requiere de la pertinente discrecin.

La lealtad de la secretaria de la agencia inmobiliaria debe ser

incuestionable, particularmente hacia los responsables de la
organizacin. La lealtad es un valor muy apreciado incluso a
nivel social, y particularmente en una figura organizacional de
confianza es determinante.
La confianza, otro valor que implica dicho rol, debemos tener
presente que se consigue con el paso del tiempo y en base a
evidencias. En tal sentido, el comportamiento y las actitudes
de la secretaria de la inmobiliaria sern las evidencias de que
merece dicha confianza.

Cualidades de la secretaria de la agencia inmobiliaria.

Las cualidades de toda persona por tendencia son innatas o

adquiridas, y tambin cabe la posibilidad de que sean el
producto de la combinacin de ambas. La secretaria de la
agencia inmobiliaria no solo debe estar formada, tambin
debe reflejar una serie de cualidades especificas para lograr
los mejores resultados empresariales.
Como mencionamos anteriormente, la secretaria de la
inmobiliaria en muchas oportunidades se convierte en la
primera toma de contacto del cliente, por lo cual es
determinante que dicha figura organizacional refleje ciertas
cualidades personales.
Desde luego, la secretaria de la agencia inmobiliaria debe
estar formada y contar con conocimientos especficos del
mbito inmobiliario, como tambin estar cualificada en ciertas
competencias tcnicas vinculadas directamente a su rol
organizacional.
En cualquier caso, las siguientes son algunas de las
cualidades y caractersticas bsicas que debe reflejar
la secretaria de la agencia inmobiliaria:

Imagen: la secretaria de la agencia inmobiliaria debe

transmitir una imagen acorde a la poltica organizacional
implementada. Vestir bien no es suficiente, ella es la imagen
corporativa de la agencia inmobiliaria, y debe adems ser
agradable; porque la imagen no es solo la vestimenta.

Habilidades sociales: la cortesa, la educacin y la

simpata deben ser cualidades que ella refleje sin realizar
esfuerzo alguno. Al mismo tiempo, debe ser capaz de
comunicarse de forma efectiva a nivel verbal, no verbal y
escrito.

Proactiva: hacer mucho no implica ser proactivo, y la

actividad sin intencin no es suficiente para la secretaria de
una agencia inmobiliaria.
La iniciativa debe ser algo constante en dicha figura
organizacional, y por supuesto es una caracterstica que
implica motivacin.

Organizada: su agenda se convierte en la agenda de la

agencia inmobiliaria, y sin una agenda bien estructurada no
existen buenos niveles de productividad.

Observadora: la secretaria de la inmobiliaria debe ser una

buena observadora, y ser capaz de detectar lo que los otros
miembros de la organizacin no pueden.

Calmada: la secretaria de la inmobiliaria ante toda

circunstancia que se le presente se debe mostrar tranquila, y
transmitir a su interlocutor la confianza derivada de dicha
actitud. La modulacin de su voz, sus movimientos corporales
y su comportamiento siempre deben trasmitir tranquilidad.
La secretaria de la inmobiliaria debe hacer gala en muchas
oportunidades de un alto grado de paciencia, no solo con los
clientes, tambin con sus propios compaeros de trabajo.

Puntual: la puntualidad en cualquier miembro de la agencia

inmobiliaria es manifestacin de respeto, hacia la empresa y
hacia sus compaeros de trabajo.
La secretaria de la inmobiliaria no solo debe llegar
puntualmente a su jornada laboral, tambin debe ser puntual
con la finalizacin de cualquier tarea que le sea asignada.

Capacitada: la secretaria de la inmobiliaria debe estar

capacitada en competencias tcnicas, las cuales pueden ir
desde conocimientos en administracin hasta la efectiva
utilizacin de una suite ofimtica.
Para una agencia inmobiliaria en Espaa, es muy
importante que su secretaria domine cuando menos
fluidamente el ingls, y que tambin cuente con
conocimientos sobre el uso de las nuevas tecnologas.

Firme: es frecuente que el agente inmobiliario confunda el

rol de la secretaria de la agencia inmobiliaria, y que muchas
veces crea errneamente que es su secretaria personal.
Es un rol organizacional que debe siempre dejar claras sus
competencias, incluso a sus propios compaeros, no solo en
beneficio de su propio nivel de productividad, sino tambin
por el de ellos.
Ser firme en delimitar sus competencias profesionales es
clave, y ello no implica que tal actitud deba ser acompaada
de hostilidad alguna por su parte.

Resolutiva: la secretaria de la inmobiliaria no solo debe

gestionar, tambin debe en muchas circunstancias resolver
situaciones de forma efectiva de forma autnoma.
Resolver y tomar decisiones es parte de su rol organizacional,
y recordemos que es un cargo de confianza el cual implica
entre sus competencias otorgadas cierto margen de accin.
 Resiliente: la secretaria de la agencia inmobiliaria debe
contar con un alto grado de resiliencia, porque parte de su
trabajo ser procesar satisfactoriamente la frustracin,
particularmente la provocada por los objetivos no alcanzados.
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