SENA CENTRO DE GESTIN DE MERCADOS, LOGSTICA Y

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

Tecnlogo en Gestin Logstica

Ficha 1181735

MANUAL DE PROCESO DE SUBSISTEMA DE LA GESTIN LOGSTICA

Presentado a instructora:

DAIRON JAVIER CHICA

Presentado por:
Integrante:

Arley Mauricio Iglesias Hernndez

Nadhila Ursola Barrera
Medardo Pastrana Cortes

CAMPOALEGRE (HUILA), NOVIEMBRE DE 2016

Contenido

INTRODUCCIN..................................................................................................3
PROCESOS DE LOS SUBSISTEMAS DE LA RED LOGSTICA........................4
..............................................................................................................................4
..............................................................................................................................4
..............................................................................................................................4
ASPECTOS RELEVANTES PARA EL DISEO DE LOS PROCESOS...............5
PERFIL DE PROVEEDORES...........................................................................5
Qu sucede en las pequeas y medianas empresas?...................................6
Es necesario trabajar el tema en forma conjunta!...........................................6
Qu es un proveedor confiable?.....................................................................6
Plan de Accin para seleccionar y evaluar proveedores.................................6
Primera fase......................................................................................................7
Qu comprar?..............................................................................................7
De quin comprar?......................................................................................7
Segunda fase....................................................................................................8
TERCERA FASE...............................................................................................8
PORTAFOLIO DE PROVEEDORES PRECALIFICADOS.............................9
CUARTA FASE..................................................................................................9
QUINTA FASE.................................................................................................10
SEXTA FASE...................................................................................................10
REEVALUACIN................................................................................................10
CMO SE EMPIEZAR........................................................................................11
CRITERIOS PARA CALIFICAR PROVEEDORES..........................................14
ELEMENTOS PARA DETERMINAR EL PERFIL DE LOS CLIENTES..............14
INTRODUCCIN.............................................................................................14
TIPOS DE CLIENTES.....................................................................................15
PERFIL DE LOS CLIENTES...........................................................................15
EN CONCLUSIN...........................................................................................16
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS..................................................................17
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS............................................17
 DEFINICION DE PROCESO...........................................................................17
DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS............................................................17
DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO................................18
DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS....................................18
OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS...............18
OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS:.......................................................................................19
EL DISEO DE PROCESOS Y LAS TIC...........................................................20
GUA SOBRE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA
COMUNICACIN Y LOS ACTORES DE LA CADENA LOGSTICA..................20
Tcnicas y mtodos de programacin................................................................27
Simulacin de procesos......................................................................................27
EN CONCLUSIN...........................................................................................28
FUENTE..............................................................................................................28
 INTRODUCCIN

El xito de las empresas depende de la planeacin cuidadosa y metdica que

se realice a lo largo de su funcionamiento. Una buena planeacin permite
detectar puntos problemticos e implementar estrategias de correccin y
mejoramiento. Es importante, entonces, determinar los procesos que se
llevarn a cabo en la organizacin y conocer los aspectos importantes a tener
en cuenta en su diseo, tales como la caracterizacin de los clientes, los
recursos de la empresa, la plataforma informtica con que se debe contar, etc.,
con el fin de obtener el mximo desempeo institucional. En esta gua
conocern esos elementos.

PROCESOS DE LOS SUBSISTEMAS DE LA RED LOGSTICA

Los procesos logsticos estn compuestos por actividades y operaciones que

se realizan en orden secuencial para mantener el flujo de los insumos y de los
3
 productos en la red logstica. Recuerden que el sistema de gestin logstica se
compone por tres subsistemas: el de aprovisionamiento, el de produccin y el
de distribucin.

En el subsistema de aprovisionamiento se realizan varios procesos, entre ellos,

programar la recepcin de materiales, recibir las materias primas, evaluar el
cumplimiento de las especificaciones y realizar acciones de mejoramiento. Al
subsistema de produccin, pertenecen los procesos logsticos de elaborar
programacin y control de la lnea de produccin, realizar la produccin,
evaluar la calidad del producto y sistema de produccin, realizar acciones de
mejoramiento al producto y al sistema de produccin.

En el subsistema de distribucin, se encuentran los procesos de elaboracin

del plan operativo de distribucin, entrega del producto al cliente, evaluacin de
la entrega al cliente, entre otros.

FLUJO DE PRODUCTOS

DISTRIBUCIN Y TRANSPORTE

DEMANDA
OFERTA

INVENTARIO DE INSUMOS
Abastecimiento

Inventario de productos terminados

PRODUCCIN

FLUJO DE INFORMACIN

ASPECTOS RELEVANTES PARA EL DISEO DE LOS PROCESOS

Para el diseo de los procesos logsticos, se debe tener en cuenta, por una
parte, lo relacionado con los clientes y los productos que ofrece la empresa. En
4
efecto, es importante contemplar las necesidades de los clientes, las
caractersticas de los clientes, sus caractersticas y niveles de satisfaccin, (...)
el tiempo de respuesta a un pedido del cliente, la capacidad para realizar una
entrega oportuna y al menor costo, la calidad de los productos entregados, el
nivel de competencia en el mercado, la demanda de los productos ofertados,
los costos de fabricacin, de almacenaje, de empaque, de embalaje, de
distribucin, de recursos humanos, de valor agregado, as como el flujo de los
bienes y servicios de la red logstica.

Por otra parte, los proveedores tambin juegan un papel fundamental en este
diseo, ya que ellos son los que proporcionan las materias primas para la
fabricacin de los productos y deben entregarlas en el momento oportuno con
la calidad requerida, con el mejor precio y en la cantidad solicitada. Los
proveedores deben cumplir normas de estandarizacin, normas de calidad,
normas gubernamentales que aseguren una buena calificacin de los servicios
e insumos que entregan en las bodegas para la fabricacin de los productos en
la organizacin. Por lo tanto, es fundamental elaborar un perfil de los clientes y
de los proveedores que muestre cules son las necesidades de la organizacin
con respecto a estos actores de la cadena logstica

PERFIL DE PROVEEDORES
La tendencia es contar con pocas fuentes de proveedores (socios
estratgicos), previamente evaluados y seleccionados de tal manera que el
producto o servicio se entregue justo a tiempo. Bajo este enfoque, las
relaciones sern estables y a largo plazo. Es importante que tanto el proveedor
como el cliente sean responsables por la calidad e inocuidad de los productos
agroindustriales. La tendencia es contar con pocas fuentes de proveedores
(socios estratgicos), previamente evaluados y seleccionados de tal manera
que el producto o servicio se entregue justo a tiempo. Bajo este enfoque, las
relaciones sern estables y a largo plazo. Es importante que tanto el proveedor
como el cliente sean responsables por la calidad e inocuidad de los productos
agroindustriales.

El cliente, en este caso el empresario, debe ser capaz de especificar

claramente y documentar, cuales son las caractersticas del producto o
servicios requeridos. Cuando existe una relacin permanente, ya sea para el
abastecimiento de frutas u hortalizas, transporte, entre otros, es aconsejable
tener un contrato formal entre las partes. Esto no es comn en el sector
agroindustrial, pero al menos es deseable tener un acuerdo de trabajo, donde
se especifican las obligaciones y las responsabilidades de las partes.
5
Qu sucede en las pequeas y medianas empresas?

No hay cultura de evaluar formalmente a los proveedores

Los proveedores tampoco tienen una cultura de calidad y en general no
tienen conciencia de la importancia de sus productos en la cadena
agroindustrial
Los empresarios buscan los proveedores que quedan ms cerca, que
son conocidos, que los han abastecido por mucho tiempo.

Es necesario trabajar el tema en forma conjunta!

Qu es un proveedor confiable?

Es aquel que logra abastecerme del producto que necesito, en el tiempo

requerido y con la calidad y el precio adecuado.
El proveedor debe considerarse como una extensin de la empresa, es
decir como un socio estratgico.

Desarrollar una relacin gana-gana

Plan de Accin para seleccionar y evaluar proveedores

Aseguramiento de mejora contina

2 Definir
estrategia de
abastecimient
6
o 5 Llevar a
4 Definir 6 Realizar
cabo el
plan de Integracin
proceso de
accin operativa
seleccin
1 Definir
perfil del
rubro

3 Crear
portafolio de
proveedores
Cambios en la
relacin con los
proveedores
Cambios en
los productos.
Cambios en
los requerimientos
del cliente
Nuevos proveedores
entran al mercado

Primera fase
Entender claramente qu comprar o qu estamos comprando? y a quin
comprar o a quin estamos comprando?

Previo a la bsqueda de proveedores, tener muy claro cules son los productos
que se desean adquirir, de que calidad y en qu cantidad, para que la seleccin
se realice comparando productos de iguales o muy similares caractersticas

Qu comprar?
Volmenes por rea
Especificaciones tcnicas del producto o servicio
Necesidades logsticas
Requisitos de calidad y estndares
Precios actuales e histricos

De quin comprar?

Cada empresa establece los criterios para el proceso de seleccin y evaluacin

de sus proveedores potenciales o actuales. No existe un patrn definido.

Segn ISO 900:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos

7.4. Compras

7.4.1. Proceso de compras

7
La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y
la reevaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y cualquier accin necesaria que se derive de las mismas.

Segunda fase
Criterios para la seleccin de proveedores.

Los proveedores pueden abastecernos de insumos y servicios:

Estratgicos

Ubicacin, experiencia, disponibilidad, sistema de gestin de calidad, imagen,

cumplimiento.

Tcnicos

Respuesta al incumplimiento, infraestructura, capacitacin del personal, parque

automotor, operacin.

Comerciales

Precio, servicio al cliente

Definir la estrategia de abastecimiento

TERCERA FASE
Generar listado (portafolio) de proveedores precalificados

PORTAFOLIO DE PROVEEDORES PRECALIFICADOS

Lista de Proveedores PROVEEDORES

proveedores potenciales PRECALIFICADOS

8
 Definicin de Definicin de Definicin de
criterios bsicos criterios para la criterios para la
para la aceptabilidad precalificacin
identificacin de
proveedores

Generar lista Anlisis de Pedido de

de proveedores informacin informacin
Envo de especfica
informacin Visitas y
reuniones con
clientes

CUARTA FASE
Definir un plan de accin para:

a. Evaluacin y seleccin de proveedores

Los criterios para la seleccin de proveedores se pueden agrupar de la

siguiente manera:

Estratgico, ubicacin, experiencia, disponibilidad, sistema de

gestin de calidad, otros.
Tcnicos, respuesta al incumplimiento, infraestructura, capacitacin
del personal, otros.
Comerciales, precio, servicio al cliente, comunicacin con el cliente,
otros.

b. Plan para el desarrollo de proveedor (proceso posterior a la seleccin y

evaluacin)

QUINTA FASE
El proceso de seleccin de proveedores.

Luego se determina el puntaje para cada proveedor de acuerdo a los datos o

informacin obtenidos y a la ponderacin realizada. Con los resultados, se

9
agrupa a los proveedores en categoras que se emplean como base para la
adjudicacin de contratos o para la realizacin de compras.

SEXTA FASE
Se realiza la integracin operativa entre el cliente (agroindustria) y proveedor

En el caso de los proveedores de materia prima, agricultores, se conoce como

Programa de Desarrollo de Proveedores.

REEVALUACIN

Basa en la evaluacin de los proveedores como medida de prevencin para el

sistema de calidad de la empresa y como herramienta para conseguir una
mejora continua en los suministros.

El desempeo de los proveedores es evaluado constantemente, cada vez que

sus productos ingresan a planta y espordicamente auditados en su planta, con
el fin de verificar que la interpretacin de los criterios sea comn para ambas
partes.

CMO SE EMPIEZAR

1. hacer un listado exhaustivo de todos los proveedores actuales o

potenciales
2. definir cuales productos o servicios son considerados crticos para mi
empresa

INSUMOS SERVICIOS
Naranjas Mantenimiento de la jugosidad
Mangos Calibracin de balanzas
Envases de cartn para Transporte al mercado y
mercado clientes

10
Tarimas de madera Control de plagas
Productos de limpieza y Laboratorio de anlisis de
desinfeccin residuos
Equipos de seguridad de los Auto elevadores para carga
trabajadores producto final
Azcar para los jugos Limpieza y desinfeccin de la
planta
Limpieza y desinfeccin de la Mantenimiento computadora
planta

3. obtener informacin sobre su comportamiento

De empleados de mi empresa
De mi experiencia
De informacin de otras empresas
De control de calidad de mi empresa
De auditoras de calidad

4. llenar el formato de evaluacin por proveedor

5. utilizar la calificacin como herramienta para la mejora de compras de m

Empresa

Ejemplo 1: para pequeas empresas que se estn iniciando

Ficha de evaluacin por proveedor

Proveedor: AV S.A. Producto: Mangos
Criterio Evaluacin Ponderacin Tota
Calidad 80 0,8 64
Precio 100 0.8 80
Servicio 70 0,5 35
Atencin 70 0.5 35
Evaluacin ponderada 214

PUNTAJE EVALUACIN ACCIN A SEGUIR

11
 200-500 MUY CONFIABLE Aceptable-Revisar puntos dbiles
100-200 CONDICIONAL Trabajar en un plan de mejora
MENOS DE 100 NO CONFIABLE No Aceptable

Ejemplo 2: para empresas con ms experiencia

Puntear entre 1 y 5 de acuerdo a las pautas

Definir relacin puntaje evaluacin

Nombre del Proveedor: Producto:

ESCALA
TCN I CO ES t R A T G I C O ASPECTOS

1= insatisfactorio
CRITERIOS 5= muy PUNTAJE
satisfactorio
1 2 3 4 5
Experiencia
Disponibilidad
Calidad
Imagen
Mejora

Infraestructura
Personal
Equipo
Operacin
Servicio al cliente, cumplimiento de
COMERC I A L

plazo de entrega
Comunicacin con el cliente
Planificacin
Precio
Respuesta frente a reclamos
TOTAL

PUNTAJE EVALUACIN ACCIN A SEGUIR

60 70 MUY CONFIABLE Aceptable-Revisar puntos dbiles
40 60 CONDICIONAL Trabajar en un plan de mejora
MENOS DE 40 NO CONFIABLE No Aceptable

CRITERIOS PARA CALIFICAR PROVEEDORES

CONCEPTO A CMO
EVALUAR

12
Calidad del servicio / Calidad por debajo del mercado: 1
producto Calidad de mercado: 3
Calidad encima del mercado: 5
Precio Precio por encima del mercado: 1
Precio de mercado: 3
Precio por debajo del mercado: 5
Predisposicin a No encuentra soluciones: 1
encontrar soluciones Encuentra soluciones: 3
(proactividad) Encuentra muchas soluciones: 5
Cumplimiento de Entrega tarda: 1
plazo de entrega Espordica mente cada 10 entregas
estipulado incumple una: 3
Siempre en plazo requerido: 5
Respuesta ante No soluciona el r e clamo: 1
reclamos Soluciona reclamo pero no en plazo
requerido: 3
Atiende en tiempo y forma el re e
clamo o no hay reclamos: 5
Cantidad de reclamos Muchos ( 5 a 10):1
Poco s (hasta 5):3
Nada ( 0 ): 5
Planificacin Incorrecta planificacin (tiempo y
forma):1
Correcta pero con algn error
(tiempo y forma) :3
Mu y satisfactoria (tiempo y
forma):5

ELEMENTOS PARA DETERMINAR EL PERFIL DE LOS CLIENTES

INTRODUCCIN
La caracterizacin de los clientes permite disear estrategias adecuadas que
busquen la satisfaccin de sus necesidades y exigencias. De acuerdo con la
actividad econmica de la empresa, es necesario tener en cuenta varios
elementos que permiten determinar las caractersticas de este eslabn de la
cadena logstica, con el fin de gestionar de manera adecuada todos los
procesos de la red. Es necesario establecer un estudio sobre los clientes que
contemple factores relevantes al momento de establecer sus caractersticas.

13
TIPOS DE CLIENTES
En la cadena de suministro, se pueden distinguir dos tipos de clientes: los
internos y los externos, que manifiestan necesidades a satisfacer, las cuales se
relacionan con la calidad del producto o servicio ofrecido por la empresa

Cliente interno Cliente externo

Beneficiarios de los Quienes reciben el
procesos internos de producto o servicio
la organizacin, ofrecido por la
que son empresa sin ser
Miembros de la parte de ella

NECESIDADES

Expectativas de calidad

Calidad requerida: atributos del bien, que el cliente pide

Calidad esperada: atributos del bien que complementan
los que el cliente pide
Calidad potencial: caractersticas del bien que el cliente
desconoce

PERFIL DE LOS CLIENTES

Para determinar el perfil de los clientes, se deben tener en cuenta cuatro
aspectos especiales: las caractersticas geogrficas y sociales (perfil
demogrfico), las actitudes y creencias que el cliente maneja (perfil Sico-
grfico), el comportamiento general del consumidor (perfil comportamental) y la
reaccin que puede tener hacia la publicidad. El siguiente esquema (figura 2)
muestra estos aspectos:

14
 Caractersticas Actitudes, creencias y
geogrficas y sociales emociones (lo que el
(lo que el cliente es) cliente piensa)

sicografico
Perfil Perfil
demografico

publicidas Perfil
Reaccion a comportamien
Lo que el cliente opina to Lo que el cliente hace
de la promocin del
productoLo que el
cliente hace

EN CONCLUSIN
Teniendo en cuenta que muchas de las estrategias logsticas para una
excelente gestin se basan en el cliente como nodo final de la cadena de
suministros, es indispensable realizar una caracterizacin de este importante
actor de la red, con el fin de implementar estrategias de mejoramiento de la
calidad de los bienes o servicios que se ofrecen. Estas estrategias deben
buscar, ante todo, la satisfaccin de las necesidades de los clientes.

Los procesos logsticos se deben planificar con un mnimo de costos, con las
mnimas actividades posibles y con el uso ptimo de los recursos necesarios
para llevar a cabo en forma eficiente todas las tareas del proceso.

Hay actividades claves que se deben tener en cuenta para poder disear los
procesos logsticos: la organizacin de pedidos, la gestin de inventarios y la
gestin de transporte, entre otros. La logstica comercial para una organizacin
comienza cuando recibe un pedido y termina cuando realiza la entrega al
cliente. La organizacin debe ser capaz de atender los derechos a su cliente: la
cantidad correcta del producto correcto, en el momento y el lugar correcto, en
la condicin y precio correcto y con la informacin correcta. Es decir, se deben
proyectar todos los aspectos relevantes para una administracin estratgica,
como el plan de negocios, el plan operativo, el plan financiero, incluido el plan
de presupuestos, y la formulacin de estrategias

15
Recuerden! Para la aplicacin de estos conceptos en el desarrollo de su
proyecto, tengan en cuenta el estudio que realizaron de las necesidades
logsticas de la empresa, el plan estratgico de la organizacin, el diagnstico,
los mapas de procesos y las estrategias de los procesos logsticos. Adems,
estudien sobre la anatoma de los procesos logsticos en el documento
Estructura del sistema logstico, que encontrarn ms adelante en esta gua.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Es importante tener en cuenta que los procesos y los procedimientos estn

ntimamente relacionados. Mientras el proceso implica transformacin, el
procedimiento supone pasos o instrucciones, por medio de las cuales se lleva a
cabo dicha transformacin. Es decir, el proceso tiene un carcter genrico y de
l se derivan tantos procedimientos como sean necesarios. La diferencia entre
proceso y procedimiento consiste en que el primero comprende los insumos, el
proceso de transformacin y los resultados de valor, mientras que el segundo
es un mtodo de trabajo diseado para transformar los insumos en resultados
() (Paso a paso para la elaboracin de manuales de procedimientos, p. 18).

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEFINICION DE PROCESO
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una
de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables
que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica.

DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencialmente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben
cumplir polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de
documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nmina, cobro de
cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.

16
DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas
similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando
se trata de manuales que orienten la ejecucin del trabajo, es ms
generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurdico,
confirmado por la Constitucin y las Leyes. En este instructivo para tener
didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se emplea en forma anloga,
especialmente porque se est describiendo el trabajo de una persona
responsable y de all se origina la descripcin del Manual de Funciones.

DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el
cual es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que
contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e
informacin sobre polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en
una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios.
Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, cmo?, donde?, para qu?, por
qu? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS

Poltica: Se define como la orientacin, marco de referencia o directriz que rige
las actuaciones en un asunto determinado.

Norma: Disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que persigue

un fin determinado enmarcado dentro de una poltica.

Reglamento: Conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el

desarrollo de una actividad.

Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la informacin

necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que ste
se realiz de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.

Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de

un procedimiento para ejecutar la accin o tarea de acuerdo con las normas
establecidas en los reglamentos.

17
OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS:
El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y
responsabilidad para complementar los controles de la organizacin.
Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo
todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta
informacin de los resultados operativos y de organizacin en el
conjunto.
Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documento contable y
diseado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las
operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los
procedimientos.
La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,
conocido como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo
y de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin. La
existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento
de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la
gestin proyectada y los objetivos futuros.
La correcta disposicin de los controles vlidos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los
empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la
necesidad de controles superfluos as como la extensin de los
necesarios.
Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en
general evaluaciones internas e independientes o externas.

Antes de disear procesos logsticos, se debe realizar una etapa de anlisis

con base en los manuales de procesos y procedimientos de la empresa que es
objeto de su investigacin y, de acuerdo con el diagnstico de la situacin
problmica en gestin logstica, se debe revisar con los usuarios de cada
proceso si hacen falta actividades, si sobran tareas, si hay algn error en la
secuencia lgica de las tareas, si faltan o sobran recursos, si se est gastando
mucho tiempo en la realizacin de una tarea, si se producen cuellos de botella,
si no se estn cumpliendo los resultados esperados en la ejecucin del
proceso, etc. Posteriormente, se debe realizar una nueva planificacin de los
procesos logsticos en cuestin y, para la nueva propuesta, es necesario tener
en cuenta las necesidades de los usuarios internos (empleados de la

18
organizacin, tecnologa utilizada) y los requerimientos de los usuarios
externos (clientes, proveedores, outsourcing).

EL DISEO DE PROCESOS Y LAS TIC

La propuesta de diseo de los procesos logsticos se puede elaborar con

herramientas de software como Word de Microsoft (Opcin insertar formas),
procesador de textos de Open Office (software libre), Smart Draw, EDY
(software libre) o con Bonita Open Solution (software libre). Este ltimo
programa, adems de permitir representar el modelo de los procesos, tambin
ofrece la posibilidad de simular el proceso, el cual, a su vez, est compuesto
por subprocesos, tareas, eventos, flujos, mensajes, compuertas lgicas (and,
xor y or), tiempos de inicio y tiempos de finalizacin para la ejecucin de cada
una de las actividades propuestas en el modelo.

GUA SOBRE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA

COMUNICACIN Y LOS ACTORES DE LA CADENA LOGSTICA

Las tecnologas de la informacin y la comunicacin como las redes de

computadores, la internet y los sistemas de comunicaciones satelitales
desempean un papel importante en las relaciones que se establecen entre
cada uno de los actores de la cadena, ya que facilitan los flujos de la
informacin, de los datos, de los procesos, de los servicios, de los productos,
de los recursos humanos, de los recursos financieros y permiten una mayor
eficiencia en la planeacin, ejecucin y control de cada una de las actividades
que se realizan en la gestin logstica.

Satlites GPS Sistema de Radio (UHF, VHF)

Comunicacin Trun King Celular AMPS

Vehiculos Central
Monitoreo Computador usuario

19
 Un sistema de informacin permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos,
bases de datos, etc., que se procesan por medio de una red de computadores
con un software pertinente para las necesidades de la organizacin, con el fin
de generar consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes
adecuados, oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de
decisiones a cada uno de los usuarios de la empresa. El sistema de
informacin es un componente fundamental en la administracin de la cadena
de suministros, porque permite que la organizacin participe con ventajas
competitivas en los mercados internacionales. se muestran las clases de
sistemas de informacin que forman parte de una organizacin y de la cadena
de suministros.

SISTEMAS
DE
INFORMACI

SISTEMA DE TOMA
DE DECISIONES
SISTEMAS
TRANSACCION
SISTEMAS DE
ALES
INFORMACIN
PLAN BALANCED
ESTRATGI GERENCIAL
SCORECAR
CO INTELIGENC
D
SISTEMAS DE IA EN
INFORMACIN NEGOCIOS
EJECUTIVOS

ALMACEN
SISTEMAS AMIENTO
DE DE
SOPORTE DATOS

Donald Bowers ox (2007) establece: Los sistemas de informacin de la cadena

de suministros (SCIS: Supply Chain Information Systems) son el hilo que
vincula las actividades y las decisiones logsticas en un proceso integrado. La
integralidad se desarrolla en cuatro niveles de informacin:

1) Los sistemas de transacciones

2) El control administrativo

20
3) El anlisis de decisiones

4) La planeacin estratgica

El sistema de transacciones es el que inicia las operaciones en todo el sistema

de informacin, pues es donde se generan las rdenes de pedido, la
asignacin de inventario, las rdenes de embarque, la determinacin de
precios y facturacin. En el sistema de control administrativo, se realizan
mediciones de los costos, del servicio al cliente, de la productividad y de la
calidad. En el nivel de anlisis de decisiones, se programan los itinerarios y la
asignacin de vehculos, el control del inventario y la ubicacin e integracin
red /planta. En el rea de la planeacin estratgica, se analizan las alianzas
estratgicas, el desarrollo y refinamiento de las capacidades y las
oportunidades, el anlisis del servicio enfocado al cliente/ganancias

Representa la estructura de un sistema de informacin para logstica y

almacenaje. Se puede observar que, una vez que el cliente realiza un pedido,
este es entregado al almacenista para que verifique en el inventario las
existencias solicitadas. Posteriormente, se procede al empaque y al embalaje
para la distribucin y entrega en el domicilio especificado por el cliente. En este
caso particular, se maneja el embalaje con la tecnologa de radiofrecuencia,
que permite identificar, por medio de un chip, decenas de mercancas dentro de
un mismo empaque. Tambin, se puede realizar, por medio de una antena, un
seguimiento desde la fbrica hasta la entrega al cliente, a control remoto.

Un ejemplo de sistema de informacin logstico es el software SIL, el cual est

compuesto por los siguientes sistemas de informacin:

Sistema de informacin de ventas

Sistema de informacin de compras

Controlling de stocks

Sistema de informacin de fabricacin

Sistema de informacin de mantenimiento

Sistema de informacin para la gestin de calidad

Sistema de informacin para retail (venta al por menor) SIR

Sistema de informacin de transporte SIT

Cada uno de los sistemas del SIL permite la valoracin de datos reales y la
creacin de datos planificados. A partir del componente Planificacin global de
21
produccin/ventas (SOP), se puede realizar planificacin de actividades
sustentadas con una funcin de pronstico. El sistema de informacin se puede
personalizar, de acuerdo con las necesidades de la empresa, con el Data Ware
house. Con esta herramienta, es posible configurar la base de datos,
determinar el momento especfico de actualizacin de datos y establecer bases
de evaluacin de informacin, en los apartados Base de datos y
Actualizacin. El sistema de alerta temprana se encuentra integrado en todos
los sistemas de informacin y apoya el proceso de toma de decisiones
permitindole localizar y controlar reas crticas en logstica. Con este sistema,
se pueden descubrir y corregir situaciones no esperadas. El SIL contiene una
biblioteca de informacin logstica, la cual facilita el acceso y la clasificacin de
los ratios (relaciones) en SIL mediante el uso de estrategias de bsqueda
sencillas. (Resumen: Base del sistema de informacin logstica (SIL))

Este software es apropiado como plataforma tecnolgica para las empresas,

teniendo en cuenta que para poder competir en un mercado en internet, se
debe tener una plataforma con un software completo que gestione y controle
los sistemas de transporte, los sistemas de almacenamiento, los proveedores,
los clientes, las ventas, la contabilidad, la cartera, entre otros. Este sistema
debe disponer de una base datos integrada que administre los archivos de los
clientes, archivos de productos-precios, el archivo de proveedores, el archivo
de pedidos, el archivo de lista de materiales, el archivo de pedidos de compra,
el archivo de inventarios y los archivos histricos. Los desafos para la logstica
de la entrega de los productos comprados en internet por medio de una
plataforma tecnolgica se pueden clasificar bsicamente en dos puntos:

Cumplir lo prometido

Planificar y gestionar todas las operaciones logsticas necesarias para realizar

la entrega a menor costo, lo que se conoce como e-fulfillment. Factores claves
en la logstica:

El costo del servicio

El alcance de la red de distribucin

Los costos adicionales de embalaje y seguro

Los tiempos de entrega prometidos

La poltica de la empresa ante problemas de entrega

Ms servicio: que el cliente pueda elegir el plazo y forma de entrega

Informacin sobre el seguimiento del pedido

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Es necesario tener en cuenta que los tratados de libre comercio facilitan la
participacin de todo tipo de empresas a nivel internacional. Por ello, las
organizaciones nacionales deben estar preparadas para la competencia en un
mercado global, con la formacin de empresas altamente calificadas que
ofrecen bienes y servicios de excelente calidad, precios ms bajos, tiempos de
entrega mnimos, tecnologa de punta y valor agregado al cliente. En suma, las
plataformas informticas son un recurso fundamental que facilita la
participacin de la organizacin en mercados internacionales altamente
competitivos y en mercados en internet.

Reflexionen! De acuerdo con lo expresado por Elda Monterroso en su texto El

proceso logstico y la gestin de la cadena de abastecimiento acerca de la
Tecnologa informtica, qu productos podran ser objeto de e-comerce en la
empresa de su proyecto de formacin y de qu manera implementara ese tipo
de comercializacin?

La elaboracin de los diseos de procesos de la empresa debe llevarse a cabo

en dos fases. Se recomienda a los aprendices realizar los procesos de la
primera fase con Word, Smart Draw o EDY para determinar las tareas, el flujo y
las condiciones o rombos de decisin. El siguiente es un ejemplo de un
diagrama de procesos hecho con las herramientas de dibujo de Word (opcin
insertar formas); se presenta desde la llegada del automvil hasta la
reparacin y entrega al cliente. Los rectngulos simbolizan los subprocesos o
actividades, los rombos corresponden a la toma de decisiones y las flechas
indican el flujo o la relacin de una actividad con otra. Dependiendo de las
condiciones contempladas en cada caso por el analista, si se cumple la
condicin el flujo toma por un camino, de lo contrario, continua por otra
direccin.

La segunda fase contempla la nueva propuesta de diseo de los procesos de

acuerdo con las situaciones problmica analizadas en la organizacin. Esta
propuesta tiene como fin mejorar la rentabilidad, disminuir los costos, disminuir
los tiempos, optimizar el uso de los recursos, mejorar los flujos de bienes y
servicios, mejorar la capacidad de produccin, mejorar la calidad de los
productos, mejorar el nivel de satisfaccin del cliente, mejorar las relaciones
con los proveedores, maximizar las ventas, etc.

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En esta fase de trabajo, pueden determinar las actividades o tareas, el orden
de su ejecucin, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un
prerrequisito para la ejecucin de otra, o si se pueden realizar
simultneamente; es posible establecer el tiempo de duracin de cada tarea y
asignar recursos y costos.

En la plataforma, pueden consultar un ejemplo de un diseo de proceso

logstico para la gestin de inventarios, como referencia para que el aprendiz

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pueda, con base en ese ejemplo y en los que se encuentran en el programa de
Bonita, presentar sus diseos de los procesos logsticos analizados y que
requieren una solucin. Para revisar los documentos del ejemplo, deben
descargar el software de Bonita Open Solution, que es libre.

Tcnicas y mtodos de programacin

Las tcnicas y mtodos de programacin se utilizan para realizar la

planificacin operativa de cada uno de los procesos logsticos. En la segunda
fase, se puede utilizar cualquiera de las herramientas de planificacin como
Gantt, PERT, CPM o el software Bonita, con los cuales se pueden crear
diagramas que sirven para el diseo de los procesos logsticos, ya que
permiten optimizar los tiempos de duracin de las actividades que componen el
proceso. Los programas Pert y CPM se conocen como los mtodos de la ruta
crtica, es decir, el mnimo tiempo de duracin para todas las actividades del
proceso. Tambin existen otros software disponibles para este fin: Project, de
Microsoft y Gantt Project (software libre). Para complementar este tema,
consulte el material de apoyo en la plataforma con el nombre de Mtodos y
tcnicas de Programacin.

Simulacin de procesos

Entre las actividades necesarias para disear procesos logsticos se encuentra

la simulacin, la cual constituye una herramienta importante, porque permite
realizar ajustes al modelo propuesto sobre los procesos logsticos antes de
aplicarlo en la organizacin. Esta herramienta permite disminuir los riesgos y
los costos de la implementacin directa de una estrategia sobre la empresa.
Con la simulacin, se pueden realizar los ajustes necesarios; posteriormente,
se ejecutan otras simulaciones hasta que el modelo sea el adecuado para
implementarlo en la organizacin.

Otra tcnica de simulacin de recursos de fabricacin es la MRP (Materials

Requirement Planning o Planificacin de las requisiciones de materiales). Con
esta tcnica, se puede controlar y coordinar la existencia de materiales, con el
fin de que estn disponibles en el momento adecuado, sin que se exceda el
inventario. Por medio del MRP es posible determinar el material que se
necesita y el momento en que se debe llevar a cabo el Plan Maestro de
Produccin.

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Estos programas permiten la toma de decisiones, pues son capaces de realizar
mltiples tareas. En efecto, por medio de la simulacin, se pueden determinar
fechas realistas de terminacin de tareas; tambin, indican si se pueden
regresar pedidos para completar operaciones; adems, permiten detallar el
mejor uso de los productos escasos, para mejorar los pedidos y el servicio al
cliente. Un ejemplo de estos programas es el software Express MRP que se
puede revisar en el enlace:

EN CONCLUSIN
Los procesos logsticos, como elemento importante de la planeacin
empresarial, deben llevarse a cabo en cada subsistema de la cadena logstica.
Existen variados programas computacionales con los cuales se pueden disear
los procesos. Este tipo de software permite realizar mltiples modificaciones a
la planeacin que luego se implementarn en los procesos reales, lo cual
posibilita la adecuacin de las tareas para minimizar los costos, los riesgos y
maximizar la productividad y las ventas, es decir, la rentabilidad.

FUENTE

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http://camara.ccb.org.co/documentos/3726_logisticainternacionalcomercioexteri
or.pdf

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