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BIENES Y SERVICIOS Vigencia: 29/11/2016

Control de Aprobacin

Modificado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Javier Aneiva Villegas

Gerente General

DIRECTORIO

Carlos Benavides Gisbert Gilmar Perez Escobar Evelyn Grandi Gmez

Gerente de Administracin y Oficial de Cumplimiento Director Secretario

Finanzas

Fecha: : 08/11/2016 Fecha: 23/11/2016 Fecha: 29/11/2016

Control de Cambios

FECHA Responsable Breve descripcin del Cambio Pginas

Creacin de Poltica de Administracin de BBySS en reemplazo Todas

Carlos
25/07/2011 de la Poltica para Contratacin y/o Adquisicin de Bienes y
Benavides
Servicios
Carlos Se incluye la periodicidad anual para el control fsico de los 10
13/12/2012
Benavides activos.
Se modifican las compras y contrataciones no Varias
presupuestadas, para su control a nivel de gasto/inversin
en lugar de rubro.
Se incluye la posibilidad de utilizar saldos presupuestarios
de compras y contrataciones que no sern ejecutadas,
Carlos para aplicar a compras y contrataciones no
30/9/2014
Benavides presupuestadas o presupuestadas en defecto
Se incluyen la activacin de bienes menores a Bs700
Se incluye la donacin de bienes fuera de uso
Se incluye al Subgerente General en todas las
autorizaciones.
Carlos Se modifican algunos lmites, se permite la regularizacin
29/11/16 de autorizaciones verbales, se incluye la contraparte en
Benavides
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FECHA Responsable Breve descripcin del Cambio Pginas

los contratos, otras modificaciones con fines aclaratorios

o para mejorar su interpretacin/aplicacin

Advertencia - Material de Uso Exclusivo

Este material se considera clasificado como de USO INTERNO y confidencial, es informacin tcnica y del negocio,
privilegiada para uso exclusivo de la Bolsa Boliviana de Valores S.A. y no puede ser distribuida ni divulgada a personas ajenas
a la misma, en forma total o parcial; la reproduccin o divulgacin de este material estar sujeto a sanciones
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CAPTULO I
COMPRAS Y CONTRATACIONES

Artculo 1. Concepto y objeto

El presente documento es un conjunto de funciones, actividades y procedimientos relativos a las

compras y contrataciones, al manejo y a la disposicin de los bienes y servicios de la Bolsa Boliviana
de Valores S.A., en adelante BBV.

El objeto es el de establecer los elementos esenciales de organizacin, de funcionamiento y de

control interno relativos a esta poltica, desde su contratacin hasta la disposicin final de los bienes.

Artculo 2. Modalidades de compras de bienes y contrataciones de servicios

Las modalidades de compra de bienes y contratacin de servicios son las siguientes:

a) Directas, para compras y contrataciones menores mediante la seleccin de un solo

proveedor, hasta un monto de Bs14.000 (Catorce mil 00/100 bolivianos). Tambin se
consideran bajo esta modalidad las compras de pasajes, hoteles, alquileres, cursos y
programas de capacitacin, activos culturales y publicaciones en prensa, mantenimientos
de maquinaria, equipos, mobiliario y otros, as como el mobiliario de la Lnea ATU,
independientemente del monto.
Tambin se considerarn bajo esta modalidad independientemente del monto, las
contrataciones de servicios bsicos, como energa elctrica, agua, gas, telefona, televisin
por cable, servicios de internet y las expensas comunes, adems de los gastos para la
celebracin de fechas importantes y la fiesta de fin de ao.

b) Por concurso de ofertas, mediante el requerimiento de presentacin de propuestas a por

lo menos tres proveedores o consultores, en las que se evala calidad, oportunidad y precio.
El proceso de seleccin se efecta en base a las ofertas recibidas y procede incluso cuando
se presente una sola oferta, en cuyo caso se adjudica al nico proponente, siempre y cuando
cumpla las especificaciones tcnicas requeridas en la invitacin.

c) Por excepcin, en base a un requerimiento fundamentado de los Responsables de rea, el

Gerente General o Subgerente General puede decidir la compra o contratacin por
excepcin y en forma directa, hasta un monto de Bs35.000 (Treinta y cinco mil 00/100
bolivianos), siempre y cuando la compra o contratacin est contemplada en el presupuesto
de la gestin, en las siguientes circunstancias:
a. Cuando existan situaciones de emergencia, en las cuales no resulte conveniente para la
entidad la adopcin de las otras modalidades de compra o contratacin, o cuando se
presenten circunstancias que puedan provocar prdidas o costos adicionales a la
entidad.
b. Cuando el proceso va concurso de ofertas sea una causa de retraso de una contratacin
urgente y/o estratgica
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c. Cuando el motivo de la contratacin se deba mantener en reserva, tratndose de un

tema estratgico o delicado
d. Cuando el proveedor o contratista ya haya resultado ganador en un proceso de compra
y/o contratacin anteriormente y la calidad del bien o servicio haya sido de conformidad
de los usuarios.
e. Cuando se trate de compras por internet.

Las Compras y/o contrataciones por excepcin autorizadas son las siguientes:
- De consultores, corredores de seguros, asesores tcnicos o empresas especializadas en
determinados servicios.
- De firmas especializadas en bsqueda y seleccin de personal.
- De suscripciones de peridicos, revistas y publicaciones especializadas.
- De publicaciones de prensa, revistas y similares.
- De asesores legales.
- De bienes que son ofrecidos en condiciones de oferta o con rebajas significativas.
- De bienes o servicios ya proporcionados por un proveedor.
- De bienes o servicios adquiridos por Internet

Las compras y/o contrataciones por excepcin por montos mayores a Bs35.000 (Treinta y
cinco mil 00/100 bolivianos), requieren necesariamente autorizacin del Directorio de la
entidad.

d) Otras modalidades de contratacin, para compras y contrataciones especiales o de mayor

significacin, el Directorio puede disponer la aplicacin de modalidades distintas a las
establecidas, pudiendo incluso participar en el proceso.

No est permitido el fraccionamiento de compras o contrataciones que tiendan a eludir los lmites
sealados anteriormente.

Artculo 3. Lmites de autorizacin

La autorizacin de las compras y contrataciones de bienes y servicios se sujetan a los siguientes

lmites.
i. El Gerente de Administracin y Finanzas hasta Bs14.000 (Catorce mil 00/100
bolivianos).
ii. El Gerente General o el Subgerente General hasta Bs210.000 (Doscientos diez mil
00/100 bolivianos).
iii. El Gerente General o el Subgerente General con el Presidente o Primer
Vicepresidente hasta Bs350.000 (Trescientos cincuenta mil 00/100 bolivianos).
iv. El Directorio por encima de Bs350.000 (Trescientos cincuenta mil 00/100
bolivianos).

El Directorio de la Entidad o un Comit designado por ste, puede participar en cualquier proceso
de compra o contratacin que el mismo determine.
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Artculo 4. Compras y contrataciones no presupuestadas

Toda contratacin de servicios o adquisicin de bienes que no hubiera sido presupuestada o hubiera
sido presupuestada en defecto, se tramita a travs de la Gerencia General o Subgerencia General,
instancia que al efecto considera lo siguiente:

1. Si el gasto o inversin estuviera presupuestado, pero el monto fuese inferior al requerido,

el Gerente General o Subgerente General puede autorizar un monto excedente por
variaciones al 50% respecto de lo presupuestado o hasta Bs30.000.- (Treinta mil 00/100
bolivianos), el monto que resultare menor. Si las variaciones fueran superiores a lo
establecido anteriormente, pero inferiores o iguales a Bs50.000.- (Cincuenta mil 00/100
bolivianos), el Gerente General debe solicitar autorizacin expresa al Presidente del
Directorio o, en ausencia o impedimento de ste, del Primer Vicepresidente del Directorio.
En cualquiera de los casos anteriores, el Directorio debe ser informado posteriormente
sobre las causas que motivaron el excedente de gasto o inversin. Si las variaciones fueran
superiores a Bs50.000.- (Cincuenta mil 00/100 bolivianos), se requiere autorizacin previa y
expresa del Directorio.

2. Si el gasto o inversin no estuviera presupuestado, el Gerente General o Subgerente

General puede autorizar un monto de hasta Bs15.000.- (Quince mil 00/100 bolivianos). Si el
monto requerido fuera mayor al anterior, pero menor a Bs30.000.- (Treinta mil 00/100
bolivianos) el Gerente General debe solicitar autorizacin expresa al Presidente del
Directorio o, en ausencia o impedimento de ste, del Primer Vicepresidente del Directorio.
En cualquiera de los casos anteriores, el Directorio debe ser informado posteriormente
sobre la causa que motiv el gasto o inversin no presupuestado. Si el monto fuera superior
a Bs30.000.- (Treinta mil 00/100 bolivianos), se requiere autorizacin previa y expresa del
Directorio.

3. Se pueden utilizar estos mecanismos en casos extraordinarios por montos acumulados de

hasta Bs300.000.- (Trescientos mil 00/100 bolivianos) al ao. Por encima de este monto,
cualquier caso debe ser considerado y previamente autorizado por el Directorio de la
Sociedad.

4. En caso de que existan gastos e inversiones que no se ejecutarn o se ejecutarn

parcialmente, el Gerente General o Subgerente General puede autorizar el uso de esos
saldos presupuestarios, para gastos e inversiones no presupuestados o presupuestados en
defecto en el mismo rubro o en otros rubros, hasta un monto de Bs50.000.- (Cincuenta mil
00/100 bolivianos). Si estas compensaciones fueran superiores a lo establecido
anteriormente, pero inferiores o iguales a Bs70.000.- (Setenta mil 00/100 bolivianos), el
Gerente General debe solicitar autorizacin expresa al Presidente del Directorio o, en
ausencia o impedimento de ste, del Primer Vicepresidente del Directorio. Si las
compensaciones fueran superiores a Bs70.000.- (Setenta mil 00/100 bolivianos), se requiere
autorizacin previa y expresa del Directorio.
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Artculo 5. Responsabilidad de las compras y contrataciones

Los requerimientos anuales de bienes y servicios deben ser programados por las reas para su
incorporacin al Presupuesto Anual de la Entidad por cada rea.
Los responsables de cada rea deben solicitar a la Gerencia de Administracin y Finanzas (GAF) la
realizacin de las compras y contrataciones programadas, especificando claramente las
caractersticas tcnicas que deben contemplar las mismas, tomando como referencia las ofertas
existentes en el mercado, adjuntando en lo posible el respaldo actualizado de dichas caractersticas
tcnicas (fsico o electrnico). En su caso, deben elaborar las especificaciones tcnicas o trminos
de referencia relacionados con la adquisicin requerida y los criterios de calificacin a ser utilizados
en la evaluacin. Tambin debe estimar el precio referencial para la contratacin.
Una vez efectuada la compra o contratacin los responsables de rea deben otorgar conformidad
sobre los bienes o servicios que sean adquiridos o contratados en atencin a su requerimiento. En
el caso que la compra o contratacin establezca un plazo contractual, los responsables de rea
tambin deben otorgar conformidad sobre el cumplimiento de los plazos contractuales.

Artculo 6. Gestin del proceso de compra o contratacin

Para todo requerimiento de compra o contratacin de un bien o servicio, se requiere la presentacin

de una solicitud de autorizacin de compra o contratacin a la Gerencia de Administracin y
Finanzas, Subgerencia General o Gerencia General segn corresponda, formalizada a travs del
formulario de solicitud de compra/contratacin, a cargo del responsable del rea, adjuntando las
especificaciones tcnicas o trminos de referencia cuando se requieran y sealando la partida
presupuestaria con cargo a la cual se ejecutar la compra o contratacin, verificando previamente
que exista una margen suficiente de presupuesto aprobado en las partidas de gasto o inversin
correspondientes.

La solicitud de compra deber detallar el servicio o bien de uso que se desea adquirir, explicar el
propsito o necesidad de su adquisicin, as como describir las caractersticas que permitan su clara
e inequvoca identificacin.

Una vez autorizada la compra o contratacin, la Gerencia de Administracin y Finanzas gestionar

la compra o contratacin del bien o servicio.

En caso de que no existiese margen presupuestario o se requiera utilizar el saldo de otra partida
presupuestaria, corresponder al rea solicitante requerir a Gerencia General o Subgerencia
General, la autorizacin respectiva, de acuerdo a lo establecido en el Articulo 4.- de la presente
poltica.

En el caso de compras o contrataciones que se requieran efectuar en forma urgente a causa de

alguna contingencia o situacin extraordinaria y que no puedan seguir el curso de aprobacin
establecido en los prrafos anteriores, los responsables de rea podrn solicitar de manera
excepcional autorizacin verbal o va telefnica, a Gerencia General, Subgerencia General o
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Gerencia de Administracin y Finanzas, segn corresponda, para posteriormente regularizar el

proceso de acuerdo a lo establecido en la presente norma.

Cuando se trate de bienes, derechos y/o servicios tecnolgicos, que en su proceso de cotizacin,
anlisis, comparacin de propuestas, etc., sean necesarios conocimientos tcnicos especializados
orientados a evaluar especificaciones tcnicas, atributos de software, capacidad y/o condiciones de
equipos y/o partes de equipos, o cualquier otra condicin, se requiere necesariamente la
participacin de la Gerencia de Tecnologa de la Informacin en el proceso.

Para el caso de proveedores que requieren pagos en efectivo y/o inmediatos para la provisin del
bien o el servicio, y que no exista posibilidad de realizar el pago mediante cheque o transferencia
bancaria, la Gerencia de Administracin y Finanzas puede autorizar la entrega de fondos con cargo
a rendicin de cuenta documentada, en cuyo caso el funcionario responsable debe realizar el cobro
del cheque, la compra y la rendicin de cuentas dentro de un plazo mximo de cinco das hbiles de
recibidos los fondos.

La adquisicin de recursos tecnolgicos y su mantenimiento, deben ajustarse a lo establecido en el

Reglamento de Gestin de la Seguridad de la Informacin de ASFI, correspondiendo a la Gerencia
de Tecnologa de la Informacin tomar en cuenta, verificar y certificar este extremo.

Artculo 7. Propuestas y seleccin del proveedor por concurso de ofertas

Para la contratacin de servicios o adquisicin de bienes por concurso de ofertas, se debe contar
con propuestas o cotizaciones, presentadas por tres o ms proveedores distintos, mediante
proformas recibidas en medio impreso, por fax o a travs de correo electrnico. Las propuestas o
cotizaciones, debern ser comparables entr si en cuanto a las caractersticas, calidad,
especificaciones y otras del bien o servicio a ser adquirido.

Se pueden procesar compras o contrataciones con menos de tres propuestas o cotizaciones,

nicamente cuando se presenten indistintamente los siguientes casos:
1. Cuando exista un solo proveedor del servicio que se desea contratar o del bien que se desea
adquirir.
2. Cuando habindose solicitado a por lo menos tres proveedores la presentacin de
propuestas o cotizaciones, alguno(s) de ellos no la hiciera(n) llegar en la fecha establecida
para ello, comunique que no podr atender la solicitud de cotizacin, o presente una
cotizacin informando la inexistencia del tem.

Para la seleccin del proveedor , la GAF, en coordinacin con las reas interesadas, debe elaborar y
presentar el cuadro comparativo de propuestas o cotizaciones, el cual es imprescindible en el caso
que las contrataciones y/o adquisiciones sean mayores a Bs14.000.- (Catorce mil 00/100 bolivianos),
el citado cuadro deber contener todos los datos referidos a la propuesta (precio, cantidad,
caractersticas tcnicas, tiempos de entrega, etc.), as como la mencin para cada propuesta de si
cumple o no con los requerimientos solicitados y otros que pudiesen ser determinantes para la
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seleccin del proveedor, asimismo, deber contener las firmas del responsable del rea solicitante,
de la Gerencia de Administracin y Finanzas y de la Subgerencia General o Gerencia General.

A este documento deben adjuntarse las cotizaciones o propuestas presentadas por los proveedores,
as como cualquier otro antecedente relacionado con la adquisicin del bien o el servicio.

En el caso de contrataciones y/o adquisiciones que requieren de un anlisis tcnico especializado,

el rea solicitante deber emitir un informe en el cual realice un anlisis tcnico de las propuestas
presentadas y recomiende de manera fundamentada el proveedor que se adjudicar la contratacin
y/o adquisicin, a tal efecto, sobre la base del citado Informe, la GAF elaborar un Cuadro
Comparativo de Cotizaciones en el cual no ser necesario exponer de manera detallada las
caractersticas tcnicas de las propuestas y la opinin tcnica har referencia al informe tcnico del
rea solicitante.

Para la eleccin del proveedor debern considerarse los criterios que se mencionan a continuacin:
1. Cumplimiento de requerimientos solicitados
2. Calidad
3. Tiempo de entrega
4. Garanta, en los casos que corresponda
5. Precio o costo total

Artculo 8. Renovacin de servicios con el proveedor actual

Dentro de los procesos de adquisicin de bienes y/o servicios, es necesario considerar la

recontratacin de un proveedor actual, sin necesidad de realizar nuevamente todo el proceso de
compra. Al efecto, la presente poltica otorga validez a esta alternativa, cuando se trata de la
recontratacin de servicios que se prestan durante toda una gestin y se cancelan peridicamente,
considerando un importe fijo o algn parmetro o base de clculo preestablecido para todos los
pagos que corresponda realizar. Para la aplicacin de esta modalidad, el costo del servicio a ser
renovado no deber superar un incremento del 10%.

En estos casos, es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas y del rea interesada

iniciar el proceso de recontratacin con la antelacin necesaria a fin de evitar cualquier perjuicio a
la sociedad como interrupcin o discontinuidad del servicio, multas y otros que pudieran generarse
como consecuencia de demoras en la contratacin o recontratacin de proveedores, segn
corresponda.

Los criterios a considerar para la recontratacin de servicio, se basan principalmente en la

experiencia adquirida por la Sociedad con este proveedor, la calidad y oportunidad del servicio que
se ha recibido del mismo, los servicios post venta recibidos y el cumplimiento del contrato que est
por vencer. Al efecto, la solicitud de renovacin del contrato deber ser suscrito por el rea
responsable de gestionar la adquisicin, as como por el funcionario que recibe y/o se beneficia de
los servicios del proveedor.
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En el caso especfico de servicios por mantenimiento de licencias de software o equipos

electrnicos, que por naturaleza tenga que ser necesariamente contratado al proveedor original, la
Gerencia de Administracin y Finanzas, a solicitud de la Gerencia de Tecnologa de la Informacin,
proceder con la tcita renovacin y no ser necesario poner el caso a consideracin de la Gerencia
General o Subgerencia General.

Artculo 9. Formalizacin de la contratacin y/o adquisicin

La contratacin o adquisicin se formaliza de la siguiente manera:

1. Mediante la suscripcin del respectivo contrato, para todos aquellos casos en los que el
servicio est siendo contratado por periodos prolongados, cuando es provisto de manera
regular por varias veces consecutivas, cuando la Sociedad queda obligada a pagos fijos
peridicos por el mismo o tengan que ser pagados bajo la forma de anualidad adelantada,
y/o en transacciones en las que la suscripcin del contrato sea requerida por el proveedor,
o en aquellos casos en los cuales la compra o contratacin implique servicios de post-venta
o se requiera formalizar la garanta.

Los contratos a ser suscritos debern ser elaborados por la Gerencia de Asuntos Legales y
revisados por la Gerencia de Administracin y Finanzas en los aspectos administrativos y por
el responsable del rea solicitante en los aspectos tcnicos. Los contratos debern ser
firmados de acuerdo a lo que establezcan los poderes correspondientes y segn lo
establecido en el procedimiento de elaboracin de contratos.

Los contratos tambin debern incluir una clusula expresa estableciendo a la persona que
actuar como contraparte de la BBV, quien ser la responsable de hacer el seguimiento,
coordinacin y control respectivo para el cumplimiento pleno del contrato. La contraparte
deber ser personal del rea solicitante del bien o servicio.

2. La contratacin se formaliza mediante una orden o solicitud de compra o de servicios

escrita, en cualquiera de los siguientes casos:
- Cuando no se necesita un Contrato, segn lo establecido en el numeral anterior.
- Cuando la adquisicin supere el importe de Bs5.000.-
- Cuando la orden escrita sea expresamente requerida por el proveedor, para poder
atender la solicitud de compra.
- Cuando la adquisicin de bienes y/o servicios requiera de entrega futura de activos y/o
servicios, caso en el que la cancelacin de parte o todo el precio quedar sujeto al
cumplimiento por parte del proveedor. Al efecto, la orden de compra o servicio deber
especificar que el pago final se realizar contra entrega del bien o prestacin del
servicio, a satisfaccin de la Sociedad.
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Artculo 10. Conformidad de recepcin del bien o servicio

Todo bien o servicio, este ltimo cuando sea posible, que vaya a ser adquirido o contratado deber
ser revisado y probado por el rea solicitante a fin de comprobar su adecuado funcionamiento o
prestacin, segn corresponda. Es responsabilidad del responsable de rea solicitante la realizacin
adecuada y oportuna de las revisiones y comprobaciones mencionadas.

En el caso de inversiones en activos fijos especialmente equipos electrnicos o software, el rea

solicitante debe elaborar un informe sobre el resultado de las revisiones y pruebas realizadas. Este
Informe suscrito o enviado va correo electrnico por el responsable del rea, debe ser presentado
a la Gerencia de Administracin y Finanzas en el ms breve plazo posible. Corresponder al rea
solicitante establecer un plazo mximo para las revisiones y pruebas sealadas, el mismo que no
deber exceder de 10 das hbiles, salvo un caso excepcional debidamente justificado.

Para caso de bienes o servicios que no constituyan activos fijos, la conformidad con las adquisiciones
corresponde al responsable del rea usuaria del bien o servicio, y podr documentarse mediante:
correo electrnico a la Gerencia de Administracin y Finanzas, o bajo cualquier otra forma
necesariamente escrita o que constituya evidencia.

El responsable del rea solicitante deber otorgar la correspondiente conformidad sobre los
entregables y los plazos contractuales, como requisito previo al pago o pagos convenidos con el
proveedor.

Artculo 11. Notas Fiscales

Los actuales y/o potenciales proveedores de los servicios o de los bienes a ser adquiridos por la BBV,
deben estar en capacidad de emitir notas fiscales por el pago o pagos a ser realizados por la
Sociedad.

Slo se admite la contratacin de proveedores sin la capacidad de emitir notas fiscales cuando se
trate exclusivamente de personas naturales. En este caso la sociedad deber retener los impuestos
que correspondan segn la normativa vigente.

Artculo 12. Registro, conservacin y administracin de documentacin emergente de la

contratacin o adquisicin

Toda la documentacin emergente de la contratacin de servicios o la adquisicin de bienes deber

ser apropiadamente registrada, conservada y administrada. La Gerencia de Administracin y
Finanzas es la encargada de guardar custodia de la documentacin que respalde la adquisicin de
bienes y/o servicios.

Para el caso de contrataciones de bienes y/o servicios por periodos prolongados de tiempo y
servicios recurrentes, la documentacin deber ser discriminada por proveedores y archivarse en
carpetas independientes. Para el caso de adquisiciones por nica vez, u originadas en la adquisicin
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de bienes o servicios que no son recurrentes, los antecedentes debern formar parte de uno de los
comprobantes contables que corresponda a cada transaccin.

CAPTULO II
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS

Artculo 13. Concepto y objetivos

La administracin de activos fijos comprende actividades relativas al ingreso, asignacin,

salvaguarda, mantenimiento, registro y control de bienes de uso de la BBV.

Tiene por objeto lograr la racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos fijos de
la BBV.

Artculo 14. Compras a ser activadas

Las compras se registran como activos fijos, tanto en el sistema de control de activos fijos como en
la contabilidad de la BBV, segn su naturaleza y caractersticas particulares. La decisin de activar o
no una adquisicin deber ser adoptada expresamente por la Gerencia de Administracin y Finanzas
a solicitud justificada e informada de parte de la Jefatura de Administracin.

Las compras de determinados artefactos o instrumentos de trabajo que no requieran ser registrados
como activos fijos, ni califiquen como bienes de consumo, deben contabilizarse en cuentas de
registro para efectos de control.

Artculo 15. Registro y codificacin de activos fijos

La incorporacin de bienes muebles al activo fijo de la BBV consiste en su registro fsico y contable.

El registro de activos fijos evidencia:

La existencia fsica debidamente identificada, codificada y clasificada

La documentacin que determina su propiedad, incluidas las garantas de fbrica, en los
casos que correspondan
La identificacin del usuario y dependencia al que est asignado
El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones
Reparaciones, mantenimientos, seguros, etc.
La disposicin temporal
La disposicin definitiva
Baja
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Para controlar la distribucin de los bienes de uso la GAF debe codificar los mismos adoptando
sistemas de identificacin que:

Permitan la identificacin, ubicacin y destino del bien

Discrimine claramente un bien de otro
Diferencien una unidad de las partes que la componen
Sea compatible con el sistema contable
Faciliten el recuento fsico
Identifiquen su clasificacin de acuerdo a la informacin adherida a su funcionalidad

Artculo 16. Asignacin de bienes y descargo

La asignacin de bienes comprende la entrega a un funcionario de un activo o conjunto de activos,

que genera en aquel la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y
mantenimiento.

La transferencia de bienes entre funcionarios debe ser efectuada necesariamente a travs de una
autorizacin expresa de parte de GAF.

Cuando un funcionario deje de pertenecer a la BBV, debe hacer devolucin de los bienes entregados
a conformidad de la GAF.

La constancia de entrega, transferencia y devolucin de un bien se realiza mediante el formulario

de entrega y devolucin de activos fijos.

Artculo 17. Mantenimiento de activos fijos

El mantenimiento es la funcin especializada de conservacin tcnica que se efecta en los bienes

para que permanezcan en condiciones de uso.

La GAF debe programar y contratar los servicios de mantenimiento necesarios para promover el
rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro, averas u otros resultados que
pongan en riesgo la continuidad de los mismos.

Los funcionarios que tengan asignados bienes son responsables de solicitar, con la debida
anticipacin, servicios de mantenimiento preventivo para que estos sean previstos en el programa
de operaciones anual de la BBV.

El mantenimiento preventivo y correctivo de equipos tecnolgicos estar a cargo de la GTI. Todo

mantenimiento correctivo deber ser sujeto de seguimiento hasta que el equipo sea nuevamente
ingresado a las instalaciones de la BBV.
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El mantenimiento de recursos tecnolgicos, debe ajustarse a lo establecido en el Reglamento de

Gestin de la Seguridad de la Informacin de ASFI, correspondiendo a la Gerencia de Tecnologa de
la Informacin tomar en cuenta, verificar y certificar este extremo.

Cualquier salida de activos fsicos de las instalaciones de la entidad para mantenimiento, deber ser
comunicada previamente a GAF.

Artculo 18. Control fsico de activos fijos

El control fsico de los activos fijos es la funcin de verificacin de la correspondencia entre las
existencias y los documentos que respaldan su permanencia dentro del patrimonio institucional, a
cargo de la GAF.

Los inventarios deben permitir identificar fallas, faltantes y sobrantes de bienes, precisar la situacin
de stos en un momento dado, precisar los bienes que se encuentran en calidad de depsito, en
poder de terceros o en trnsito y valorar y ajustar los registros contables.

El control fsico se efectuar mediante la verificacin de activos fijos, el cual deber ser efectuado
al menos una vez en cada gestin.

Artculo 19. Prohibicin para los funcionarios de la BBV

Los funcionarios de la BBV quedan prohibidos de:

a. Usar los bienes para beneficio particular o privado, salvo que estn autorizados
b. Permitir el uso para beneficio particular o privado
c. Prestar o transferir bienes sin consentimiento de la GAF
d. Enajenar bienes por cuenta propia
e. Daar o alterar sus caractersticas fsicas o tcnicas
f. Daar o alterar los stickers de codificacin asignados a los bienes
g. Poner en riesgo los bienes
h. Ingresar bienes particulares sin autorizacin de GAF
i. Sacar bienes de la BBV sin autorizacin de GAF
j. Usar los inmuebles para beneficio particular y/o privado
k. Mantener bienes sin darle uso por tiempo indefinido
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CAPTULO III
DISPOSICIN DE BIENES

Artculo 20. Concepto

La disposicin de bienes comprende funciones, actividades y procedimientos relativos a la toma de

decisiones sobre el destino de los bienes de uso de la BBV, en trminos de arrendamiento y
enajenaciones.
Las decisiones en este campo tienen los siguientes objetivos:

Recuperar total o parcialmente la inversin

Evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia y salvaguarda, y
Evitar las acumulaciones de bienes obsoletos o sin uso por tiempo indefinido

Artculo 21. Modalidades de disposicin

La disposicin de los bienes se realiza de las siguientes formas:

a. Arrendamiento
b. Enajenacin.

Artculo 22. Criterios para seleccin de bienes para su disposicin

Para identificar los bienes susceptibles a ser arrendados o enajenados, se deben adoptar los
siguientes criterios:
a. Bienes en desuso o fuera de uso, que permita identificar aquellos bienes en funcionamiento
que ya no son usados por la BBV.
b. Partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes que ya fueron dados de baja,
que permita establecer si estos bienes son o no aprovechables para los fines de la BBV.
c. Vida til, que identifica a los bienes que hayan cumplido el periodo de vida til estimada y
su sustitucin o actualizacin sea recomendable.

Para evitar fragmentar la atencin y los esfuerzos orientados a la disposicin de los bienes, se debe
buscar la conformacin de lotes.

No es aplicable la disposicin para los activos intangibles (software), por lo que en este tipo de
bienes procede directamente la baja de los mismos, conforme lo sealado en el Artculo 31 de la
presente poltica.
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No podrn disponerse aquellos bienes que tengan valor histrico para la institucin, aun cuando no
exista valor residual.

Artculo 23. Arrendamiento

Es la figura legal por la cual la BBV concede el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes a
una persona natural o jurdica a cambio de una contraprestacin de tipo pecuniario, con la
obligacin de restituirlos en el mismo estado en el que se entregaron.

El arrendamiento se realiza por tiempo definido y con garanta de devolucin en las mismas
condiciones en las que se entrega. El mismo debe perfeccionarse mediante la elaboracin de un
contrato de alquiler.

Artculo 24. Enajenacin

Es la transferencia definitiva de un bien a otra persona natural o jurdica, con el derecho propietario
inherente. La enajenacin se realiza necesariamente a travs de un concurso de ofertas o una
donacin, segn procedimiento correspondiente.

El Directorio de la Entidad es quien autoriza la enajenacin de bienes, en base a un Informe

presentado por la Gerencia General, en el cual debe establecerse la modalidad de enajenacin y la
lista de bienes a ser dispuestos. Este informe, cuando corresponda, debe incluir el resultado de la
valoracin de los bienes, para cuyo fin la Gerencia General puede delegar a una comisin avaluadora
nombrada por ste o a un perito avaluador especializado.

El precio de adjudicacin ser como mnimo el precio del avalo.

Artculo 25. Concurso de ofertas

La enajenacin mediante concurso de ofertas, procede bajo las siguientes modalidades:

a. Concurso de ofertas de funcionarios de la BBV
b. Concurso pblico de ofertas

Artculo 26. Concurso de ofertas de funcionarios de la BBV

Esta modalidad aplica nicamente a funcionarios de la BBV vigentes, sean estos permanentes o
eventuales.

El proceso se inicia con una invitacin de Gerencia General a todos los funcionarios, mediante una
comunicacin, para que se presenten ofertas sobre la referencia del precio base determinado por
el avalo. Las propuestas deben presentarse en sobre cerrado, en el lugar y hasta la fecha y hora
que hayan sido fijados al efecto.
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La apertura de sobres se realiza en la fecha y hora fijados en la convocatoria, con la participacin de

GAF, el Oficial de Cumplimiento, el Gerente General o Subgerente General, adems de los
funcionarios que deseen, de cuyo acto se debe levantar un acta a ser suscrito por el Gerente
General/Subgerente General y el GAF.

Los bienes se adjudican a los funcionarios proponentes, cuando su propuesta haya sido la ms
conveniente para la BBV (el mejor precio). En caso de igualdad de las ofertas, se da prioridad a los
funcionarios con mayor antigedad.

El funcionario adjudicatario debe efectuar el pago total del bien o solicitar descuento por planillas,
dentro de las 24 horas de su notificacin. Caso contrario, pierde el derecho de adjudicacin. En este
caso, se adjudica a la siguiente mejor oferta. La solicitud de descuento por planilla debe efectuarse
mediante una solicitud formal debidamente firmada.

La BBV debe perfeccionar la adjudicacin firmando los documentos de transferencia que sean
necesarios, sin incluir ningn tipo de garanta sobre los bienes adjudicados.

En caso de no existir interesados en los bienes fuera de uso para su enajenacin por concurso de
ofertas de funcionarios de la BBV, stos se acumulan para su enajenacin mediante concurso
pblico de ofertas.

Artculo 27. Concurso pblico de ofertas

Esta modalidad de enajenacin aplica a todo tipo de interesado, sea persona natural o jurdica.

El proceso se inicia con una invitacin pblica a ser efectuada en un peridico de circulacin
nacional, para que se presenten ofertas sobre la referencia del precio base determinado por el
avalo. Las propuestas deben presentarse en sobre cerrado, en el lugar y hasta la fecha y hora que
hayan sido fijados al efecto.

La apertura de sobres se realiza en la fecha y hora fijadas en la convocatoria, con la participacin de

GAF, el Oficial de Cumplimiento, el Gerente General o Subgerente General y un Notario de Fe
Pblica, quien debe levantar un acta de la sesin.

Los bienes deben adjudicarse a los proponentes, cuando su propuesta haya sido la ms conveniente
para la BBV (el mejor precio tomando como mnimo el precio del avalo). En caso de igualdad de las
ofertas, se debe dar prioridad a la oferta que se haya registrado primero.

El proponente adjudicatario debe efectuar el pago total del bien dentro de las 24 horas de su
notificacin. Caso contrario, pierde el derecho de adjudicacin. En este caso, se adjudica a la
siguiente mejor oferta.

La BBV debe perfeccionar la adjudicacin firmando los documentos de transferencia que sean
necesarios, sin incluir ningn tipo de garanta sobre los bienes adjudicados.
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Si luego de efectuar la oferta publica, todava se tienen bienes pendientes de adjudicacin, a

solicitud de la GAF, la GG podr evaluar la posibilidad de realizar nuevamente el concurso de ofertas
a funcionarios de la BBV, considerando un descuento de hasta un 20% en el precio de avalo.

Artculo 28. Donacin de los bienes fuera de uso

El Directorio puede autorizar la donacin de bienes fuera de uso a entidades educativas, sociales y
otras, cuando no resulte conveniente llevar a cabo un proceso de concurso pblico de ofertas, a
requerimiento de la Gerencia General, basado en un informe de GAF, en el marco de las
disposiciones tributarias vigentes.

El Directorio tambin puede autorizar la donacin de bienes fuera de uso que no puedan ser
vendidos va concurso de ofertas.

Artculo 29. Destruccin de bienes fuera de uso

En el caso que determinados bienes fuera de uso no puedan ser vendidos va concurso de ofertas,
ni donados, proceder la destruccin de los mismos siguiendo las mejores prcticas para el efecto.
Se incluir la posibilidad de entrega de los bienes a programas de reciclaje o reutilizacin de
materiales.

Artculo 30. Baja de los bienes

La baja de bienes no es una modalidad de disposicin, consiste en la exclusin de un bien en forma

fsica y de los registros contables y de control de la BBV, cuando se den las siguientes situaciones:

a. Enajenacin
b. Hurto, robo o prdida fortuita
c. Mermas
d. Vencimiento, descomposiciones, alteraciones y deterioros
e. Inutilizacin u obsolescencia
f. Siniestros
g. Destruccin

En el caso de activos intangibles (software), se proceder a su baja a requerimiento de GTI, previo

informe fundamentado a GG o SGG.
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CAPTULO IV
DISPOSICIONES FINALES

Artculo 31. Consultas

Si por las caractersticas particulares u otros factores de los bienes o servicios a ser adquiridos o
contratados surgieran dudas sobre la aplicacin de la presente poltica, es responsabilidad del
funcionario que se encontrara ante tal situacin hacer previamente las consultas correspondientes
con la Gerencia de Administracin y Finanzas, a fin de seguir los pasos o procedimientos que vayan
en el mejor beneficio de la Sociedad.

Artculo 32. Tratamientos excepcionales

Cualquier tratamiento excepcional al establecido en la presente poltica para la contratacin y/o

adquisicin de bienes o servicios, o disposicin de bienes, podr ser autorizado por la Gerencia
General o Subgerencia General e informado posteriormente a Directorio.

Artculo 33. Acuerdos y servicios no alcanzados

No se incluyen en esta poltica los acuerdos tcitos, tales como la membreca a organizaciones
gremiales, cmaras, federaciones u otras a las que se afilia la Sociedad, ni los acuerdos por
programas de capacitacin.

Artculo 34. Responsabilidad del Oficial de Cumplimiento

El Oficial de Cumplimiento es responsable de verificar el correcto funcionamiento de la presente

Poltica y de informar al Directorio sobre las inobservancias.

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