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PROCEDIMIENTO PARA LA Cdigo: MG-P-001

TOMA DE ACCIONES
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PREVENTIVAS Y DE MEJORA Pgina 1 de 7
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1. OBJETIVO

Describir la metodologa para la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora


que permitan alcanzar los resultados planificados y mejorar continuamente el desempeo
de los procesos.

2. ALCANCE

Las actividades descritas en este procedimiento aplican a todas las dependencias y


procesos de la Administracin Municipal de Envigado.

3. RESPONSABLES

El Gerente de Calidad, el Representante de Calidad y los Agentes de Cambio de cada


dependencia, son responsables de velar por la toma de conciencia e implementacin de
este documento, como un aporte al mejoramiento continuo del Sistema de Gestin
Integral y de sus procesos.

4. TRMINOS Y DEFINICIONES

ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad


detectada u otra situacin indeseable.

ACCION DE MEJORA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad


para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.

ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad


potencial u otras situacin potencialmente indeseable.

Notas:

1) Puede haber ms de una causa para uno no conformidad potencial.


2) La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda mientras que la accin
correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

5. POLTICAS DE OPERACIN
Revis: Representante de
Elabor: Equipo Tcnico Aprob: Comit de Calidad
Calidad
Firma: Firma: Firma:

Fecha: 02-07-2008 Fecha: 02-07-2008 Fecha: 17-07-2008


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a. Toda No Conformidad real o potencial, u oportunidad de mejora, debe ser registrada


por el funcionario que la detecto y enviarla al Agente de Cambio para su consolidacin
y apoyo, y ste al Representante de Calidad para su control.

b. No todas las no conformidades reales requieren de acciones correctivas, pero, si


requieren de correcciones que permitan eliminar el incumplimiento. La evidencia de
estas correcciones debe quedar en las actas del Grupo Primario o Comit de Calidad,
y es responsabilidad de los Agentes de Cambio y el Representante de Calidad,
asegurarse de ello.

c. Las acciones correctivas o preventivas tomadas para eliminar las causas de las no
conformidades deben ser apropiadas a los efectos reales o potenciales de la misma.

d. El Lder del Proceso ser el responsable de realizar el seguimiento y la aplicabilidad


de este procedimiento.

6. CONTENIDO

La identificacin de no conformidades (problemticas) reales, potenciales y de


oportunidades de mejora se da principalmente por los siguientes medios:

Del estudio de las diferentes PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) presentadas por
la comunidad y el mismo personal de la Administracin Municipal.

De la reunin de revisin del Sistema de Gestin Integral por la Direccin.

Del informe de auditora interna y externa de calidad.

De las auditoras realizadas por la Secretara de Control Interno y los entes de control.

De las reuniones de Grupos Primarios y las reuniones internas realizadas a nivel de


las diferentes dependencias.

En la ejecucin rutinaria de los diferentes servicios y proyectos de la Administracin


Municipal. (Servicios no conformes)

De seguimiento y medicin realizado a los procesos.

Del resultado de la evaluacin de la satisfaccin del usuario.

En el diagnstico situacional que se realiza al Municipio y a la Administracin Central


para la formulacin del Plan de Ordenamiento Territorial, el Plan de Desarrollo, Planes
Sectoriales y Planes de Accin de las secretaras.
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En la revisin y actualizacin de la Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades,


Fortalezas y Amenazas) a nivel Institucional y especifico para las diferentes
secretaras de la Administracin Municipal.

De la revisin y actualizacin del Mapa de Riesgos a nivel Institucional y especifico


para las diferentes secretaras de la Administracin Municipal.

Del estudio de las diferentes sugerencias presentadas por la comunidad y el mismo


personal de la Administracin Municipal.

Del estudio de las diferentes sugerencias presentadas por la comunidad y el mismo


personal de la Administracin Municipal.

6.1 REGISTRO, SEGUIMIENTO Y CIERRE DE ACCIONES CORRECTIVAS,


PREVENTIVAS Y DE MEJORA

N ACTIVIDAD (Descripcin) RESPONSABLE TIEMPO


Identificacin y Descripcin de la No Conformidad
u Oportunidad de Mejora, y su Origen.

Identifica una real o potencial no conformidad, u Servidor Pblico Mximo


01 oportunidad de mejora, y la registra en el formato de la Alcalda de en 1 da
(MG-F-006) de grupos primarios en el Anexo 1., con envigado hbil
el responsable del proceso, fecha de deteccin, y la
fuente donde se detect, segn opciones dadas en el
captulo 6.1 Origen de las Acciones.
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N ACTIVIDAD (Descripcin) RESPONSABLE TIEMPO


Determinacin de las Causas o Justificacin de la
Accin de Mejora.

Determina la(s) causa(s) de la no conformidad real o


potencial, o la justificacin a la accin de mejora, y
la(s) registra en el respectivo formato.

Nota: Para la identificacin de las causas


generadoras de la no conformidad real o potencial, la Servidor Pblico Mx en 3
02 Administracin Municipal de Envigado se puede valer de la Alcalda de das
entre otras herramientas de: envigado hbiles

La espina de pescado, diagrama causa efecto o


diagrama de Ishikawa.
Diagrama de Pareto.
Tormenta de ideas.
Cinco por qu, por qu.
La explicacin de estas teoras se encuentra en los
documentos de referencia.
Determinacin de las Acciones a Tomar o
Resultados Esperados

Determina las acciones a tomar de acuerdo a la(s)


causa(s) identificada(s), con el fin de eliminarlas y
evitar que estas ocurran o vuelvan a ocurrir, as
mismo define los responsables y fechas de
compromiso para el logro de las mismas. Y si es una Servidor Pblico
03 accin de mejora, registra los resultados que se de la Alcalda de Inmediato
esperan alcanzar con la accin propuesta. envigado

Nota: Estos responsables del seguimiento deben ser


funcionarios distintos de aquellos que tomaran las
acciones de mejoramiento.

Informa a los responsables de desarrollar estas


gestiones y seguimientos.
Toma de Acciones Propuestas
Responsables Segn
Desarrolla toda la gestin necesaria para la toma de
Asignados de fechas
04 las acciones comprometidas y se asegura de dejar
Tomar las acordada
registros que den evidencia del logro de lo
Acciones s
planificado, y anexarlos al formato respectivo.
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N ACTIVIDAD (Descripcin) RESPONSABLE TIEMPO


Seguimiento a la Eficacia de las Acciones
Tomadas
Segn
Los responsables del seguimiento verifican en las
fechas
fechas planificadas que las acciones tomadas hayan
Responsable del acordada
eliminado las causas listadas o se hayan logrado los
Proceso s
objetivos propuestos en la justificacin enunciada en
la Accin de Mejora.

05 Adems, debe informar en el formato respectivo toda


su evaluacin sobre las evidencias encontradas y
firmar en seal de aprobacin o rechazo de las
acciones tomadas, y en uno u otro caso, debe
Responsable del
informar al responsable de tomar la accin para que
Proceso Inmediato
ste se asegure de realizar los correctivos
necesarios, o en su defecto, regresar a las
actividades 02 y 03, segn sea pertinente, e iniciar de
nuevo el procedimiento.

Comunicar las Acciones Tomadas

Consolida todas las acciones tomadas y enva la


06 copia del Acta de Grupo Primario donde se relaciona Secretaria de Mximo 1
el Anexo 1. Toma de acciones al representante de Grupo Primario da hbil
calidad para los fines pertinentes.

Registro de las Acciones Tomadas

Consolida las acciones de mejoramiento enviadas por


cada una de las dependencias y se asegura de contar Representante
07 Inmediato
con la informacin actualizada para el anlisis en el de Calidad
Equipo Tcnico, Comit de Calidad, Consejo de
Gobierno, Comit Coordinador de Control Interno o
Revisin por la Direccin.

7. PUNTOS DE CONTROL

a. Formulacin adecuada de la no conformidad real o potencial, o la oportunidad de


mejora.
b. Definicin de causas acordes a la no conformidad real o potencial.
c. Definicin de justificaciones adecuadas a las acciones de mejora planteadas.
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d. Definicin de acciones correctivas o preventivas, que realmente eliminen las causas o


posibles causas de la no conformidad, segn el caso.
e. Fijacin oportuna de fechas de implementacin y seguimiento, acordes a los impactos
de las no conformidades reales o potenciales, o de las oportunidades de mejora
formuladas.
f. Determinacin de responsables para evaluar la eficacia de las acciones tomadas,
independientes de quienes toman las acciones.
g. Conservacin de registros de los resultados del seguimiento y evaluacin de la
eficacia de las acciones tomadas.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La espina de pescado, diagrama causa efecto o diagrama de Ishikawa.


Diagrama de Pareto.
Cinco por qu,.

9. REGISTROS

Control Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora (MG-F-001)

10. NOTAS DE CAMBIO

VERSIN VERSIN
No. BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO FECHA
INICIAL FINAL
Se ajust el procedimiento en su secuencia
para la toma de acciones de mejoramiento, de
forma tal que describiera el quehacer frente al
procedimiento, y se incluyeron las polticas de
1 000 operacin y los puntos de control. 001 17-07-2008

Adems, se disearon nuevos formatos para el


registro individual de las acciones y el control de
las mimas.
Se ajusto el procedimiento para dar ms
claridad al mismo, y dejar la evidencia dentro
del acta de grupo primario MG-F-006.
Entonces el formato MG-F-001, control de
2 001 002 07-09-2009
Acciones Correctivas, preventivas y de Mejora
solo quedara para diligenciamiento de la oficina
de Calidad para consolidar todas las acciones
de las unidades ejecutoras.
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11. ANEXOS

Anexo No.1: Control Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora (MG-F-001)