ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR

DEFINICION DE ADMINISTRACION
La palabra Administracin se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta ltima
proviene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad,
y del sufijo ter, que sirve como termino de comparacin.
La etimologa de la Administracin nos indica que esta se refiere a una funcin que se
desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta.
CONCEPTO DE ADMINISTRACION
Agustn Reyes Ponce.
Es el conjunto sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en las formas de
estructurar y manejar un organismo social.
Lourdes Munich Galindo.
Proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social
para lograr sus objetivos con la mxima productividad, eficiencia y calidad.
Jos Antonio Fernndez Arena.
Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de
una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado.
Por ende, podemos decir:
La Administracin es la coordinacin y realizacin de procesos, reglas y actividades, en
conjunto con los recursos tecnolgicos, tcnicos, humanos, materiales y econmicos de
manera eficaz y con eficiencia para la satisfaccin de objetivos con la mxima
productividad y calidad.
La Administracin busca
En forma directa la obtencin de resultados de mxima eficiencia en la coordinacin y solo
a travs de ella se refiere la mxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos
materiales, tales como capital, materias primas, maquinas, etc.
CONCEPTO DE ADMINISTRACION FINANCIERA
Arturo Morales Castro.
Es el rea que establece un conjunto de tcnicas y mtodos que buscan la optimizacin de
los recursos monetarios de una empresa.
Abraham Perdomo Moreno.
Fase de la Administracin general mediante la cual se recopilan datos significativos, se
analizan, se emplean, se controlan, y se evalan, para tomar decisiones acertadas y alcanzar
el objetivo natural de maximizar el capital contable de la empresa a largo plazo.
James C. Van Horne, John M. Wachowicz, Jr.
Se refiere a la adquisicin, el financiamiento y la administracin de activos, con algn
propsito general en mente.
Podemos decir que:
La Administracin Financiera se encarga de proporcionar tcnicas y mtodos para la
adecuada obtencin y aplicacin de los recursos monetarios de la empresa.
CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR
Las Normas de Informacin Financiera en su Boletn C-3, menciona que las Cuentas por
Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados,
otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo.
Alfonso Ortega Castro.
Son crditos que se otorgan a los clientes al concederles un tiempo razonable para que
paguen sus compras despus de haberlas recibido.
James C Van Horne, John M Wachowicz, Jr.
Sumas de dinero que deben los clientes a una empresa por haber adquirido bienes o
servicios a crdito.
Abraham Perdomo Moreno.
Parte de la administracin financiera del capital de trabajo que tiene por objeto coordinar
los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una
crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo ptimo de las variables de poltica de crdito
comercial concedido a clientes y poltica de cobros.
Por lo tanto podemos decir:
Las cuentas por cobrar son aquellas cantidades que los clientes adeudan a una compaa por
haber obtenido de estos bienes o servicios o por la obtencin de crdito dentro de un curso
ordinario de los negocios.
Las cuentas por cobrar son parte del efectivo circulante originada por las ventas a crdito.
Estas deben ser diferenciados de los depsitos, acumulaciones, documentos y otros activos
que no provienen por ventas diarias, las cantidades incluidas en el rubro cuentas por cobrar
deben poder cobrarse de acuerdo a los plazos usuales de venta de la compaa.
El nivel de las cuentas por cobrar se determina por el volumen de las ventas a crdito y por
el periodo promedio que transcurre entre las ventas y cobranzas
MODALIDADES:
Las modalidades de crdito pueden ser las siguientes dependiendo de cuan actualizadas
estn estas y cuando vayan a la par con la competencia ya que no se puede dejar a un lado
mtodos modernos de otorgar un crdito para obligar a los clientes que prefiera a aquellas
empresas que le ofrecen una mayor comodidad para realizar sus pagos.
Las modalidades de crdito pueden ser entonces:
Venta mediante la apertura de una cuenta de crdito directo al cliente.
Venta mediante la firma de una cantidad de letras de cambio igual a la cantidad de
cuotas pactadas.
Venta mediante documento o solicitud de crdito.
Crdito a cambio de servicios
Polticas de crdito
Las polticas de crdito deben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la
inversin. Las polticas que otorgan plazos de crdito muy reducidos, normas crediticias
estrictas y una administracin que otorga o rechaza el crdito con lentitud restringen las
ventas y la utilidad de manera que a pesar de la reduccin de la inversin en Cuentas por
Cobrar, la tasa de rendimiento sobre la inversin de los accionistas ser ms baja de la que
se puede obtener con niveles ms altos de venta y Cuentas por Cobrar.
El otorgamiento de crdito trae como consecuencia: las prdidas por cuentas incobrables,
los costos de investigacin del crdito del cliente, los gastos de cobranza y el
financiamiento de las Cuentas por Cobrar. La investigacin y operacin de estos factores
disminuyen la tasa de rendimiento sobre la inversin de los accionistas.
Para evaluar el crdito, los administradores deben considerar:
1. La Solvencia moral del acreditado,
2. La Capacidad financiera de pago,
3. Las Garantas especficas,
4. Las Condiciones generales de la economa
5. La Consistencia del cliente
6. la cobertura
La informacin se obtiene de varias fuentes incluyendo la experiencia anterior. Si la cuenta
es nueva es una prctica normal el solicitar: estados financieros dictaminados,
declaraciones de impuestos si no se tienen estados financieros, cartas de solvencia de las
instituciones de crdito con las que opera. Es prctica usual y muy recomendable el
establecer comunicacin con otros proveedores del cliente.
Los informes de intercambio revelan la formalidad de los pagos del cliente, los montos del
crdito, los problemas que se han vivido y tambin los clientes que han sido puestos en
listas negras por insolventes.
El volumen principal de las ventas a crdito de bienes de consumo se hace a travs de la
prctica comercial de cuenta abierta. Al cliente se le abre una cuenta en donde se registran
sus transacciones sin pedir un reconocimiento formal de sus deudas como pagars o letras
de cambio. En caso de disputa, la empresa cuenta con el pedido del cliente, la factura o
contra recibo, y los documentos de embarque que en la mayor parte de las veces est
firmado por el cliente por la aceptacin de la recepcin de las mercancas.
En ventas a crdito en bienes de capital o de uso duradero como pueden ser maquinaria,
equipos, automviles, vehculos, refrigeradores, televisiones, etc., la venta generalmente se
documenta con ttulos de crdito que pueden ser negociados con posterioridad con
instituciones de crdito. El cargar intereses por el crdito otorgado o por falta de pago
oportuno en la fecha de vencimiento, es una prctica comn.
La empresa traducir su informacin de crdito en clases de riesgo.
El crdito debe pulverizarse, no es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse
para que los riesgos de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante.
La Solvencia moral del acreditado: Es una medida cualitativa y representa la
probabilidad de que el cliente pague puntualmente sus obligaciones. Este factor es muy
importante: El cliente har un esfuerzo si es necesario para pagar sus deudas? O el
cliente es incumplido en sus vencimientos?. La formalidad de los tratos comerciales
cliente-proveedor tiene un significado muy importante en el otorgamiento del crdito y
en los negocios.
La Capacidad financiera de pago: Es una medida cuantitativa y representa la
capacidad del cliente para pagar. Se examina a travs de informacin financiera del
cliente, interpretndose a travs de la tcnica de anlisis financiero para conocer el
resultado de las razones de liquidez, solvencia y otras, tomando en cuenta en su caso la
experiencia que se ha obtenido en las relaciones comerciales. Cuando los montos son
muy significativos, es necesario obtener informacin del cliente sobre la generacin de
flujos de efectivo futuros para medir la capacidad de pago que el cliente tiene para
cubrir el crdito solicitado.
Las Garantas especficas: Pueden constituirse con las propias garantas del bien o con
otros bienes dados en garanta como seguridad de pago del crdito solicitado. Estas
garantas apoyan en forma importante el crdito solicitado. Estas garantas apoyan en
forma importante el crdito solicitado.
Las Condiciones generales de la economa en que opera: Tiene un significado
especial y reconoce las tendencias generales de la empresa o de ciertas reas de la
economa que puedan influir en la capacidad del cliente para cumplir con sus
obligaciones, como recesiones del pas, restricciones del gasto pblico, apertura o cierre
de fronteras, etctera.
La Consistencia del cliente: se puede decir que es la duracin, constancia y
permanencia del cliente, de conformidad con los giros mercantiles y actividad que
desarrolla.
 La Cobertura: Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su cliente, para
compensar las posibles prdidas por cuentas incobrables.

La informacin anterior se obtiene de:

o Experiencias anteriores con el cliente,

o Sentido comn del gerente de crdito,
o Informacin interna respecto a cliente,
o Informacin externa respecto al cliente.

La informacin anterior se obtiene de:

Experiencias anteriores con el cliente,
Sentido comn del gerente de crdito,
Informacin interna respecto a cliente,
Informacin externa respecto al cliente.
Clasificacin de los clientes en base al anlisis crediticio
Cliente Bueno: Aquel que en forma habitual paga en la fecha convenida, tambin se les
conoce como clientes cumplidos.
Cliente Regular: Aquel que paga sus facturas fuera de la fecha convenida.
Cliente Malo: Aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no avisa los motivos
de su atraso y, generalmente no cumple con lo que promete, tambin se les conoce como
clientes morosos.
Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos clasificarlo como bueno,
regular o malo.
Cliente Nuevo: Aquel que no ha efectuado operaciones con la empresa.
Polticas de Crdito en ventas de exportacin
Cuando las empresas tienen subsidiarias o afiliadas en los pases en donde se va a exportar,
la investigacin de crdito es efectuada por stas. Asimismo son la filiales o subsidiarias las
que indican las condiciones y trminos de las ventas.
Generalmente el riesgo del crdito es por cuenta de la compaa que exporta y no de la
subsidiaria o afiliada quien prestar su mejor ayuda para la recuperacin de los crditos de
exportacin.
Cuando las empresas no tienen representantes en los pases en donde se va a exportar es
necesario acudir a Instituciones Nacionales y con las instituciones de crdito con que opera
la empresa, para que a travs de sus subsidiarias o corresponsales se obtenga la informacin
necesaria para fijar las polticas de crdito correspondientes.
Existen seguros de crdito para exportacin que deben ser considerados por la empresa en
el establecimiento de sus polticas.
La responsabilidad de fijar las polticas de crdito recae en la direccin financiera en
coordinacin con las direcciones de comercializacin y ventas. La direccin general debe
conocerlas y aceptarlas.
La administracin de Cuentas por Cobrar tiene que fijar las polticas, siendo las principales:
Reducir al mximo la inversin de Cuentas por Cobrar en das cartera, sin afectar las
ventas y comercializacin de las mercancas o servicios. Al reducir los das cartera se
maximiza la inversin, transformndose las Cuentas por Cobrar en efectivo.
Administrar el crdito: Que se otorga a los clientes con procedimientos giles y trminos
competitivos que permitan a la empresa obtener un valor agregado. Para lo anterior se
requiere de un sistema de informacin con todos los datos necesarios actualizados, que
permita tomar decisiones firmes y giles. El cliente debe sentirse confiado y seguro con las
relaciones comerciales.
Evaluar el crdito en forma objetiva: Que d como resultado una mnima prdida por
cuentas incobrables. El mercado en que opera la empresa es un factor muy importante.
Mercados muy competitivos dan lugar a resultados con prdidas altas. La evaluacin del
crdito debe ser estudiada tomando en cuenta: el monto, el tiempo del crdito y el mercado
en que participa la empresa.
Mantener la inversin en Cuentas por Cobrar al corriente: La inversin en Cuentas por
Cobrar debe ser vigilada en cada cliente en particular, de conformidad a lo pactado o
acordado tomando accin sobre la cartera vencida.
Vigilar la exposicin de las Cuentas por Cobrar ante la inflacin y devaluacin de la
moneda: Las Cuentas por Cobrar son activos monetarios que estn expuestos a la
inflacin; y las Cuentas por Cobrar en moneda extranjera estn adems expuestas a la
devaluacin de la moneda. Este concepto del activo circulante tiene generalmente una
influencia muy importante en las utilidades o prdidas monetarias que reportan las
empresas.
Las variables de las polticas de crdito son:
1. Las Condiciones del Crdito,
2. El Periodo del Crdito,
3. Los Descuentos por pago Anticipado y
4. Las Polticas de Cobro.
Condiciones de Crdito.
Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pagos requeridos
para todos los clientes que operan el crdito. Las condiciones del crdito cubren tres
aspectos:
o Descuento sobre pronto pago,
o Perodo del crdito, y
o Perodo de descuento sobre pronto pago.
Cualquier cambio en los trminos del crdito puede tener efecto sobre su rentabilidad total.
Los administradores que establecen las condiciones del crdito pueden contribuir al xito
de la empresa al evaluar la informacin del crdito y a realizar la funcin de cobranza.
Una vez fijadas las condiciones del crdito, la direccin de finanzas, a travs del
departamento de crdito y cobranza, es la encargada de administrar las polticas.
Si un prospecto de cliente no rene las condiciones del crdito, se debe rechazar la solicitud
Un buen administrador de crdito debe mantenerse al tanto de los factores externos que
afectan a los negocios de los clientes y debe estar en comunicacin constante con las
cuentas importantes (clientes clave). Generalmente el 20% de los clientes representa el 80%
de la inversin. Lo anterior puede dar lugar a modificaciones a las condiciones del crdito.
Al estar en estrecho contacto con los clientes importantes, el administrador puede a travs
de la empresa, impulsar y apoyar los negocios de los clientes para que incrementen sus
volmenes de produccin y venta y se expandan en forma rentable.
Si las ventas son estacionales se deben establecer condiciones especiales por la venta de
temporada, segn las condiciones especficas de cada negocio.
En ventas de exportacin las condiciones de crdito varan de las condiciones de ventas
locales. Generalmente las ventas se hacen a travs de cartas de crdito y en crditos a
mediano plazo. Son hechas generalmente a travs de contratos privados avalados por
instituciones nacionales de los pases.
En cobranzas relacionadas con exportaciones, debe tenerse informacin relacionada con la
moneda extranjera contratada (generalmente en dlares), con el fin de tener presente que el
pago se reciba en la moneda extranjera correspondiente y se vigile el adecuado registro en
las cuentas de los clientes, debido a que interviene el tipo de cambio de conversin del
mercado cuando se reciba el pago.
POLITICAS FLEXIBLES
Estas polticas establecen periodos de crdito mas amplios estimulando las ventas,
favoreciendo al cliente.
POLITICAS RESTRICTIVAS
Establecen condiciones de crdito favorables para la empresa con periodos de crdito mas
cortos que en ciertos casos desestimula las ventas.
ESTANDARES DE CREDITO
Los estndares de crdito de una empresa definen el crdito minimo para conceder crdito a
un cliente, evaluaciones de crdito, referencias, periodos promedios de pago y ciertos
ndices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los
estndares de crdito.
Variables fundamentales de los estndares de crdito.
Gastos de oficina: estos se pueden ver afectados por los estndares de crdito ya que si
estos se hacen mas flexibles se conceder mas crdito y por tanto se requerir de un
departamento de crdito mas grande aumentando los costos de oficina, por otro lado si los
estndares de crdito se convierten mas rigurosos se otorgara menos crditos y ser
necesario un departamento de crdito mas pequeo para atender las cuentas disminuyendo
los gastos de oficina.
Inversin de cuentas por cobrar: cuanto mas alto sea el promedio de cuentas por cobrar de
la empresa es mas costoso su manejo y viceversa
Estimacin de cuentas incobrables
Volumen de ventas
PERIODO DE CREDITO

EL CREDITO
Definicin Etimolgica
Este trmino proviene concretamente del trmino creditum que significa deuda, aunque
tambin deriva del verbo latn credere que quiere decir tener confianza en la promesa de
alguien al entregarle determinada cosa.
Concepto.
Es la transferencia de bienes que se hacen en un momento dado por una persona a otra, para
ser devueltos a futuro, en un plazo sealado, y generalmente con el pago de una cantidad
por el uso de los mismos.