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AUDITORA
INTRODUCCIN
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN ..........................................................................................................1
GLOSARIO .................................................................................................................21
BIBLIOGRAFA ..........................................................................................................25
MAPA TEMTICO
DESARROLLO
DE LA AUDITORA
REUNIN DE NO CONFORMIDADES
APERTURA Y
Y ACCIONES
COMUNICACIN CORRECTIVAS
ALCANCE DE
AUDITORAS REDACCIN DE
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
CRITERIOS DE
AUDITORA REDACCIN DE
NO CONFORMIDADES
DESARROLLO DE CONTENIDOS
En el caso de las auditoras externas, se debe hacer una reunin formal y estar prevista
con un tiempo prudencial acordado por ambas partes, y en la reunin de apertura el
auditor deber detallar las caractersticas de la misma y explicar sobre la planificacin
de manera que la organizacin le facilite la tarea en las reas solicitadas.
Los eventos ltimos que tuviern lugar que puedan afectar al producto o proceso
Se realiza cabo la reunin de apertura con la gerencia del auditado, o a quin delegue,
en un sitio apropiado, con las personas responsables de las funciones o procesos que
se van a auditar. El propsito de una reunin de apertura es:
1 2 3
Presentar el equipo Presentacin de los responsables Confirmar los objetivos, alcance
auditor de los procesos o funciones y criterios de auditora
4 5
Revisin del plan de Acordar el horario, cronograma,
auditora. fecha de reunin de cierre.
g
Espacio para intercambio de preguntas.
entes externos (ej. entes reguladores), especialmente cuando los requisitos legales
incluyen el reporte obligatorio de no conformidades.
La evidencia de auditora debera ser evaluada contra los criterios de la auditora a fin
de determinar los hallazgos de la auditora. Los hallazgos de auditora pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora. Cuando el plan de
auditora as lo especifique, los hallazgos individuales de auditora deberan incluir
conformidad y buenas prcticas junto con su evidencia de soporte, oportunidades de
mejora y recomendaciones para el auditado.
El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre con el fin de:
El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados
individuales de la auditora, agregados a los resultados de menor significado, puedan
afectar cualquier conclusin alcanzada. Los resultados de la auditora deben ser
revisados con la gerencia del auditado, con el fin de obtener el reconocimiento de la
base de todos los resultados de no conformidad.
Reunin de apertura.
El auditor jefe realiza el reparto de las tareas entre los miembros del equipo
3 auditor, asignando los elementos, funciones o actividades especficas del
Sistema de Gestin de la Calidad a auditar,
El auditor debe facilitar e incrementar la confianza del auditado, con base a una
actuacin de transparencia en su actividad profesional sin alardes cientfico -
5 tcnico, que por su incomprensin, puedan restar credibilidad a los resultados
obtenidos y a las directrices aconsejadas.
La comunicacin.
a. Criterios para la comunicacin: Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo as como
las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y los planes de accin.
La comunicacin final de resultados debe incluir, si corresponde, la opinin general del auditor interno.
En las comunicaciones del trabajo se debe reconocer cuando se observa un desempeo satisfactorio.
Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de consultora variarn en forma y contenido,
dependiendo de la naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente.
b. Calidad de la comunicacin: Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas,
completas y oportunas.
c. Errores y omisiones: Si una comunicacin final contiene un error u omisin significativos, el director ejecutivo de
auditora debe comunicar la informacin corregida a todas las personas que recibieron la comunicacin original.
d. Declaracin de incumplimiento con las normas: Cuando el incumplimiento con las normas afecta a una tarea
especfica, la comunicacin de los resultados debe exponer.
e. Difusin de resultados: El auditor lder de la auditora debe difundir los resultados a las personas apropiadas.
El auditor lder de la auditora es el responsable de comunicar los resultados finales a las personas que puedan
asegurar que se les d a los resultados la debida consideracin.
El auditor lder de auditora, es responsable de comunicar los resultados finales de los trabajos de consultora a los
clientes.
Evidencias de auditora.
Evidencia de auditora
Son los registros, las declaraciones verbales de hechos u otra informacin,
relacionados con los criterios de auditora y que son verificables.
Es un hecho existente.
Est basada en la observacin e investigacin sistemtica.
No est influenciada por emociones o prejuicios.
Puede ser documentada.
Puede ser verificada.
Est relacionada con los criterios de la auditora.
La evidencia puede ser de muchas formas, desde testimonios verbales del auditado,
comunicaciones por escrito con personas externas y observaciones que hace el
auditor. Es importante conseguir una calidad y volumen suficiente de evidencia para
satisfacer el propsito de la auditora. Determinar los tipos y cantidades de evidencia
necesaria y evaluar si la informacin cuantificable corresponde a los criterios
establecidos, es una parte importante de toda auditora.
Caractersticas de la evidencia
COMPETENCIA:
Veraz, adecuada, convincente y que al ser expuesta no genera duda ni da
lugar a interpretacin diferente al hallazgo que respalde.
Se refiere a la calidad de la evidencia.
Caractersticas de la evidencia
SUFICIENCIA:
Aquella cuyo volumen o cantidad satisfacen la necesidad de respaldar
un hallazgo.
Los informes de auditora contienen lo siguiente:
El concepto de no conformidad.
Una No Conformidad debe ser una observacin exacta de los hechos, se dirige
al qu, cundo, dnde, es recuperable, es decir que acepta trazabilidad y debe
ayudar a lograr la implementacin de la accin correctiva.
Deficiencias, las cuales afectan adversamente la calidad de los resultados esperados (derivados de los criterios) y se
vinculan con desviaciones de procedimientos o prcticas, originadas por un control de gestin deficiente.
Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los cuales tienen la potencialidad de dar origen a deficiencias.
Normalmente derivan de instrucciones imprecisas o ausencia de procedimientos e instructivos.
Debe ser escrita con un texto corto, en lenguaje claro, preciso, que no se preste
a confusiones o dudas, sin detalles que no le agreguen valor, con un enfoque
concreto y coherente, evitando las repeticiones o la redaccin de No
conformidades similares.
Clasificacin de no conformidad.
A continuacin se presenta de manera genrica el diseo operativo de la implementacin del procedimiento de deteccin y
correccin de no conformidades en una organizacin.
DETECCIN E IDENTIFICACIN La deteccin se inicia cuando el personal que participa o se vincula con el sistema de
DE UNA NO CONFORMIDAD auditora detecte no conformidades, va los requisitos establecidos para el sistema.
5- REUNIN DE CIERRE.
En otras situaciones de auditora, la reunin debe ser formal y se deben llevar actas y
registros de asistencia. La reunin, presidida por el lder del equipo auditor, se debe
realizar con la gerencia del auditado y las personas responsables de las funciones
auditadas.
Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor lder presente el
reporte, las discusiones finales en el significado y descripcin de los resultados de la auditoria en
ltima instancia recaen en el auditor lder, sin embargo el cliente puede todava estar en
desacuerdo con los resultados.
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Desarrollo de la reunin.
Entre los participantes en la reunin de cierre se deben encontrar el auditado y el cliente de la auditora. El lder del equipo
auditor debe notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditora que podran disminuir la confianza que se
pueda tener en la auditora.
Cualquier divergencia en la opinin relativa de los hallazgos o conclusiones de la auditora, entre el equipo auditor y el
auditado se debe discutir y en lo posible resolver. Si no queda resuelta, se debe registrar ambas opiniones.
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Informe de la auditora.
El informe final es un documento tcnico y formal, busca sustentar y transmitir los hechos encontrados. El informe puede
ser:
Informe final externo: Cuando la informacin entregada est orientada a grupos de externos
vinculados a la empresa (proveedores, clientes, asociacin de usuarios, gobierno, etc.).
La documentacin a emitir posterior a la auditora debe incluir detalles sobre todos los procesos incluidos en la muestra. El
auditor debe proporcionar todos los detalles que pueda. De esta manera, cualquiera que lea el informe, tiene la mayor
cantidad de informacin posible. El informe debe ser claro, objetivo y formal, recuerde que este informe debe ser revisado
por la alta direccin.
El reporte de auditora se debe emitir dentro del periodo de tiempo acordado. Si no es posible, se debe comunicar al
cliente de la auditora sobre las razones del retraso y acordar una nueva fecha de entrega.
El reporte de la auditora debe incluir la fecha, las revisiones y aprobaciones que se hayan definido en los procedimientos
del programa de auditora.
As como:
Cumplimiento
De planes, legislacin, documentos normativos y poltica ambiental.
Nuevas situaciones encontradas.
Recomendaciones.
Recomendaciones de investigaciones.
El reporte de la auditora es propiedad del cliente de la auditora y se debe respetar y proteger apropiadamente la
confidencialidad por parte de los miembros del equipo auditor y de los receptores del informe.
La auditora est completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditora y se haya distribuido el
informe de auditora aprobado.
Para la lectura y entrega del informe se debe realizar una reunin con el Representante de la Direccin, y si fuera posible
con la Alta direccin y las personas que la Direccin disponga, (normalmente con los gerentes o jefes de reas). Aqu el
auditor debe presentar todas las no conformidades y oportunidades de mejora, y escuchar de parte de los responsables
las posibles medidas que se tomaran en la accin correctiva.
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Actividades complementarias.
Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, segn el
caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditora y usualmente las realiza el auditado dentro de un periodo de
tiempo acordado.
En el caso de que las No conformidades sean menores o la auditoria fuera interna o de seguimiento, se establece que se
revisarn en una auditoria posterior las acciones correctivas que se tomen para eliminar las no conformidades. El auditado
debera mantener informado al cliente de la auditora acerca del estado de estas acciones. El cumplimiento y eficacia de la
accin correctiva se deberan verificar de acuerdo con un procedimiento apropiado. Esta verificacin puede ser parte de una
auditora posterior.
El objetivo es dejar todo bien claro para que en la prxima auditora se revise el tratamiento y para verificar que todos los
incumplimientos estn cerrados.
Posteriormente a la auditoria, la organizacin se tomara un plazo adecuado para realizar un anlisis profundo para
asegurarse que las No conformidades no vuelvan a repetirse.
La organizacin debe demostrar el cierre de estos incumplimientos para la prxima auditora. Una vez terminado, el reporte
de auditora es distribuido segn se especific en el plan de auditora, determinado por el cliente / auditado, no el auditor.
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Finalizacin de la audtora.
La auditora est completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditora y el reporte de auditora
aprobado ha sido distribuido.
GLOSARIO
Alcance de la auditora: El marco o lmite de la auditora y las materias, temas,
segmentos o actividades que son objeto de la misma.
Control interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra
errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables.
Est diseado para ayudar a la operacin eficiente de una empresa y para asegurar el
cumplimiento de las polticas de la empresa.
Eficiencia: La relacin que existe entre el producto (en trmino de bienes, servicios u
otros resultados) y los recursos empleados en su produccin.
Equipo auditor: Grupo de auditores o del auditor, designados para desempear una
auditora dada. El equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y auditores en
prctica. Uno de los auditores del equipo de la auditora desempea la funcin
de auditor lder.
Informe de los auditores: El informe emitido despus de auditar un tema o los estados
financieros de una empresa.
Procedimiento de auditora: Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo sus
labores de revisin.
Riesgo inherente: Existe un error que es significativo y se puede combinar con otros
errores cuando no hay control.
Riesgo de control: Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente por
el sistema de control interno.
Tcnicas de auditora: Mtodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones
planteadas en los programas de auditora, que tienen como objetivo la obtencin de
evidencia.
BIBLIOGRAFA
Canela Lpez, Jos Ruiz. 2004. La gestin por calidad total en la empresa
moderna. Alfaomega.
The Institute of Internal Auditors. (2001). Definicin de la auditora interna. USA: Global
Practices Center.
DESARROLLO DE LA AUDITORA
Alejandro Mantilla Cceres
Productor de Audios