Arhivarea electronic a documentelor

De ce arhivare electronic?

Arhivarea electronic este aciunea prin care documentul fizic de tip text sau desen, pe
hrtie sau orice alt mediu fizic sunt transformate n documente digitale (fiiere) i indexate ntr-
un fel sau altul pentru a putea fi uor regsite. Pentru regsirea i studierea rapid, documentele
pot fi incluse ntr-o baza de date sau se poate utiliza un program de management al
documentelor.

Arhivarea electronic are mai multe scopuri, dar toate sunt legate de cre terea eficien ei
n manevrarea documentelor.

Un prim argument n favoarea arhivrii electronice este necesitatea regsirii rapide a

documentelor. n cazul arhvelor clasice, regsirea unor documente este un mare consumator de
timp. De foarte multe ori rapoartele pe baza crora trebuie s se ia o decizie sunt incomplete iar
deciziile pot fi greite, ntr-o msura mai mare sau mai mic. i asta dac nu se pune problema
unor sucursale. n acest caz, lucrurile se complic i mai mult: eforturile de a deplasa oameni n
sucursale sau pentru a trimite documentele fizice n sediul central atrag dup sine costuri mari ( i
costurile cresc cu numrul sucursalelor i cu gradul de mprtiere geografic).

Etapele realizrii arhivei electronice

1. Analiza arhivei

2. Modelarea

3. Pregtirea arhivei fizice

4. Scanarea

5. Reconstituirea arhivei fizice

6. Indexarea documentelor scanate (fiiere)

7. Verificarea

8. ncheierea lucrrii.

1. Analiza arhivei: n aceast etap se stabilesc tipurile de documente i schemele de

indexare, numrul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea n care acestea vor fi
preluate din arhiva fizic, dac este cazul. Acum se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate,
producie, resurse umane etc.
1
 Tot n aceast faz se stabilete modul de utilizare ulterioar al documentelor n funcie
de care se stabilesc parametrii scanrii (rezoluia, tipul scanrii - alb/negru sau color, sau al i
parametrii ce depind de starea documentelor).

Costurile realizrii arhivei depind direct de volumul arhivei (costuri, uneori importante,
sunt chiar cu transportul unei arhive mari), de starea arhivei, de numrul i tipul de indecsi
necesari/dorii pentru documente (numerici, alfanumerici), dac informaia necesar pentru
crearea indecilor se afl pe prima pagina sau n interiorul documentului (semnturi, nume,
adrese etc.), de rezoluia i tipul scanrii (alb/negru sau color, fa-verso sau doar o fa).

2. Modelare: se realizeaz modelele logice in aplicaia de captur i, dac este cazul

unui import de date, n aplicaia de Document Management; aceste modele sunt testate pe date
apropiate cu cele reale.

3. Pregtire: documentele sunt preluate i se efectueaz asupra lor operaiuni de

inlaturare a legturilor, agrafelor, capselor, prafului (daca este cazul), ajustarea i ndreptarea
paginilor astfel nct acestea s aib forme regulate (operaiuni de cosmetizare a documentelor).

4. Scanare: documentele sunt scanate, pstrndu-se ordinea foilor; imaginile obinute

sunt verificate calitativ, reorientate sau re-scanate dac este cazul. Scanarea se poate face manual
(document cu document) n cazul documentelor diferite ca form i mrime (desene i hrti de
format mai mare decat A3), sau automat (pentru tot ce nseamn documenta ie scris, foi A4 sau
A3).

Pe toata perioada aciunii de scanare se ntocmesc fie de scanare prin care se urmre te
ritmicitatea lucrrii ce se compar cu targetul zilnic. Aceasta fi mai conine informa ii despre
operator, maina utilizat, imaginile realizate etc. Prin sondaj, operatorul verific dac imaginile
scanate sunt n concordan cu documentele originale.

5. Reconstituire: documentele sunt relegate n forma i ordinea original (bibliorafturi,

legturi etc.) pentru a fi returnate beneficiarului n forma n care au fost transmise.

6. Indexare: documentele obinute n urma scanrii sunt indexate automat sau sunt
preluate la indexare de ctre operatori, completndu-se pentru fiecare tip de document schema de
indexare stabilit cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.

7. Verificare: documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare, unde se

confrunt vizual datele din indecsi i cele de pe imaginea documentului.

ncheierea lucrrii: se realizeaza documentaia aferent, se predau datele ctre beneficiar.

Arhiva electronic este nscripionat pe un suport electronic (CD/DVD) i este predat
beneficiarului.

Fiind supuse unui flux informaional din ce in ce mai abundent, companiile caut ci mai
bune, mai eficiente de a distribui informaia att n cadrul organizaiei ct i n exterior.

2
 n prezent, n majoritatea companiilor informaiile au devenit din ce n ce mai numeroase
i greu de controlat. Prea des suntem nevoii s ne confruntm cu situa ii n care documente
importante se pierd sau se gsesc dup ndelungi cutri. Studii recunoscute vin s sus in
aceasta afirmaie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regsirii
documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor
din timpul arhivrii fizice.

Pentru a evita astfel de situaii si pentru a crete eficien a i productivitatea angaja ilor
exist o soluie foarte practic, numit: arhivare electronic.

Nevoia de organizare a documentelor a existat nca de demult, ns continu i n prezent

s fie o problem pentru multe companii. Cele mai recente studii arat ca 80% din cuno tin ele
unei companii sunt stocate ca date nestructurate. Pe masur ce o companie ncepe s se dezvolte,
resursele i informaiile din cadrul acesteia devin mai numeroase i, n unele cazuri, sunt stocate
sub forma electronic. Acest fenomen nu a fost nsoit ns i de o circulaie organizat a
informaiei n cadrul companiilor, angajaii ntampinnd greuti n a colabora cu al ii n crearea
de documente, n a controla accesul i n a publica aceste documente n cadrul organizaiei.

Odat cu dezvoltarea tehnologiei au aprut i diverse soluii la aceast problema, cuprinse

generic sub denumirea de soluii de administrare i arhivare electronic a documentelor.

O astfel de soluie ofer de fapt posibilitatea de a crea, structura, organiza i accesa baza
de cunotine i documente ale unei companii. Soluiile de arhivare electronic a documentelor
presupun stocarea securizat i conversia documentelor fizice n format digital.

Principala funcionalitate oferit de un sistem de arhivare electronic i administrare a

documentelor este realizarea conversiei, prelurii, stocrii, organizrii i regsirii informaiei din
cadrul companiei ntr-un mod structurat i securizat. Odat ce documentele au fost convertite n
format electronic i arhivate, cutarea, localizarea i redarea informaiei devine un proces facil i
rapid.

Fiecare document electronic arhivat va fi nsoit de o fi electronic ce va cuprinde

informaii caracteristice acelui document (emitent, proprietar, istoric, tip i nivel de clasificare,
cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului
n cadrul arhivei).

Odat creat, arhiva electronic va putea fi securizat i controlat, accesul la documente

permindu-se pe baza drepturilor definite i acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori.
De asemenea, exist posibilitatea de a nregistra i urmri toate versiunile unui document
(aciunile efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a efectuat, data la
care au fost luate aceste actiuni).

Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronic a informaiilor i

documentelor din cadrul unei companii se refer la simplificarea fluxului informa ional, i
reducerea costurilor operationale. Pe termen lung, productivitatea i eficiena angajatilor va
crete ca urmare a simplificrii procesului de cutare i acces la informaie; astfel, aciunile lor se

3
vor baza pe decizii mai bune i mai eficiente. Timpul de regsire a informa iilor dispersate se
reduce la minim, iar toate informaiile necesare i relevante sunt aduse ntr-un singur loc.

i pentru c datele statistice sunt extrem de relevante putem afirma c firmele care au
ales s-i gestioneze informaiile i documentele printr-o soluie de arhivare electronic au
nregistrat costuri de arhivare mai sczute, de pn la 70%.