JOSE MARIA TRINIDAD IBARRA

EDUARDO HERNANDEZ JUAREZ

LOGISTICA DEL APROVISIONAMIENTO

INTRODUCCION

Lograr eficiencia y competitividad se ha convertido en los ltimos aos en una

necesidad imperiosa de las empresas que se desenvuelven en un entorno cada
vez ms cambiante que indudablemente condiciona considerablemente su
funcionamiento. El mayor o menor xito que logren las empresas depende en
gran medida de la forma adecuada o no en que se relacionan con el conjunto de
elementos externos a la organizacin que se caracterizan por ser variables
altamente dinmicas como: El comportamiento de los mercados, los costos, las
innovaciones tecnolgicas y aquellos aspectos sociales, culturales, polticos y
legales. Se requiere por tanto aprender a interpretar las seales del entorno para
poder establecer las estrategias mas adecuadas para adaptarse al mismo.

El trmino logstica es una palabra que proviene del griego. Ya en el ao 480

ane se les llamaba logsticos a los funcionarios atenienses encargados del
almacenamiento y traslado de cargas entre Atenas y las islas de la Liga de
Delos. Sin embargo, las actividades que hoy se reconocen como actividades
logsticas surgen ya en la prehistoria de la humanidad, en el periodo neoltico en
Egipto hace unos 7000 aos, asociada al inicio de las actividades agrcolas. (1)

Puede plantearse que la Logstica se relaciona de una manera directa con todas
las actividades inherentes a los procesos de aprovisionamiento, fabricacin,
almacenaje y distribucin de los productos, esto es, la Logstica est asociada al
ciclo Abastecimiento-Produccin-Distribucin. Desde el punto de vista de este
ciclo la Logstica como tal no aparece en la literatura econmica de los primeros
siglos y surge en la historia asociada a las actividades militares.
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APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS
Los trminos aprovisionamiento y compras son empleados con frecuencia para
describir funciones empresariales similares, aunque debe sealarse que la
funcin de aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio que la de compras.

Puede decirse que APROVISIONAR es una funcin destinada a poner a

disposicin de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior
que son necesarios para su funcionamiento. ( 5)

Para cumplir estas funciones es necesario realizar las siguientes actividades:

a) Prever las necesidades de la empresa
b) Planificarlas en el tiempo
c) Expresarlas en trminos adecuados desde el punto de vista descriptivo en
forma cuantitativa y cualitativa
d) Buscar en el mercado los productos que las satisfacen
e) Adquirir los productos
f) Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas
g) Pagar los productos adquiridos

El aprovisionamiento, abarca tres reas: Compras, almacenamiento y gestin de

inventarios, las que aportan tcnicas y procedimientos que permitan lograr el
mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto. En ese sentido, (6)
plantea que El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza una
empresa a fin de disponer y mantener los materiales y artculos idneos en la
cantidad correcta, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible

Por otra parte las COMPRAS como funcin empresarial presenta un carcter
ms restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
trminos de tiempo, calidad y precio. Se identifica con los puntos d),e), f) y g) de
la anterior definicin. Aunque esta funcin constituye una de vital importancia
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para la empresa, como puede verse solo es una parte de todas las operaciones
que esta debe realizar para aprovisionarse.

La funcin de compras tiene amplia implicacin sobre la estructura financiera de

la empresa ya que a sta le interesa mantener la mejor relacin posible entre los
recursos monetarios invertidos en activo fijo y circulante, procurando que este se
mantenga en un nivel que permita una gestin eficiente.

Actualmente la gestin de aprovisionamiento tiene una importancia estratgica

que difcilmente se perciba en tiempos pasados, cuando se le confunda solo
con las labores administrativas que realizaba el Departamento o rea de
compras. Aun hoy en muchas empresas se perciben elementos de esta situacin
pasada, cuando en la realizacin de esta actividad el tiempo se emplea
principalmente en actividades administrativas rutinarias, los resultados se miden
solo en trminos de la bueno reaccin o no a las solicitudes de las otras reas a
la que compra le presta servicio que habitualmente son de urgencia.

Sin embargo, en la actualidad la importancia de los aprovisionamientos hace

necesario un nuevo enfoque orientado hacia una perspectiva logstica que
integre la funcin de aprovisionamientos en la formulacin y puesta en prctica
de la estrategia global de la empresa.

Una contribucin sustancial del aprovisionamiento a la mejora competitiva de la

empresa solo es posible si la responsabilidad de gestin comienza con la
participacin de esta funcin en la definicin de la estrategia de la empresa y
termina cuando el producto o servicio es empleado adecuadamente en el propio
proceso de transformacin o satisface las necesidades del cliente final. Es decir,
cuando se contempla la actividad de aprovisionamiento como parte integrante
del sistema logstico de la empresa.
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La funcin de aprovisionamiento es clave dentro de la actividad empresarial,
constituyendo adems una funcin compleja. Esta complejidad se deriva
lgicamente de la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objeto de
adquisicin, sin olvidar otros aspectos fundamentales como: la necesidad de
adaptarse a un entorno econmico altamente cambiante motivado por la
globalizacin de los mercados, las variaciones cualitativas y cuantitativas de la
demanda de los productos, la escasez de capitales y el crecimiento de los
costos financieros, as como los cambios tecnolgicos y el constante incremento
de las exigencias de calidad.

Puede plantearse que los objetivos de la funcin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los

programas de fabricacin o de compras
Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las
especificaciones de calidad requeridas
Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible dentro
de las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos
Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de
precios, coyunturas, tendencias, etc.

FASES DEL PROCESO DE COMPRAS

Conocimiento detallado de las

necesidades
OPERACIONES Determinacin de las condiciones
PREVIAS en que estas deben ser
satisfechas
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Investigacin de Mercado
PREPARACION
Preseleccin de proveedores

Anlisis y comparacin de ofertas

Negociacin con los ofertantes

REALIZACION Eleccin de proveedores

Confeccin de pedidos

Vigilancia y Reclamacin de las

entregas

Control cualitativo y cuantitativo

de los productos recibidos
SEGUIMIENTO
Eventual devolucin de los
productos no conformes

Recuperacin de envases,
embalajes, desperdicios,
sobrantes, etc.
OPERACIONES
Gestin de los inventarios de los
DERIVADAS
materiales y productos adquiridos

BUSQUEDA Y SELECCIN DE PROVEEDORES

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Tal como fue sealado anteriormente, una actividad bsica de la funcin de
compras es la bsqueda y seleccin de proveedores. Esta constituye una de las
actividades ms importantes dentro de la funcin de compras, tendiente a lograr
una calificacin de los proveedores en funcin de su capacidad de respuesta
frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras
relaciones comerciales con ellos.

El primer paso para la bsqueda y seleccin de proveedores es el estudio del

mercado de productos. Este anlisis consiste en reunir y analizar las
informaciones relativas a la produccin, distribucin y venta de un determinado
articulo o material. El objetivo final es obtener un esbozo de la poltica de
compras a seguir por la empresa.

Como no puede abordarse a la vez el estudio de todos los artculos o materiales

que se requieren se agrupan en familias de productos y se traza un plan de
estudio empezando por las ms importantes. A veces este trabajo excede el
tiempo disponible del comprador, por lo que puede ser recomendable su
realizacin por especialistas en investigacin de mercados.

Estudio del mercado de proveedores

Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos, a los
que renan mejores condiciones para la empresa, basndose, en principio, en
criterios de poltica de compras, tales como la distancia, canal de distribucin,
etc.

La calificacin de los proveedores ser normalmente progresiva, por pasos

sucesivos, de modo que en cada paso se profundice cada vez mas, pero con
menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y poltica de
empresa, de tal forma que al final se tenga una seleccin reducida de posibles
proveedores, sobre los cuales se har un estudio de valoracin y calificacin
para establecer la seleccin definitiva.
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Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:

Calidad del producto

Fiabilidad de las entregas
Plazos de entrega
Continuidad
Flexibilidad
Nivel tecnolgico
Capacidad de reaccin
Precios

Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad

tecnolgica, econmica y comercial de los proveedores.

CONCLUSIONES

La bsqueda de eficiencia y competitividad se ha convertido en los ltimos aos

en una necesidad imperiosa de las empresas que se desenvuelven en un
entorno cada vez ms cambiante que indudablemente condiciona
considerablemente su funcionamiento. Todas las empresas tanto productivas
como de servicios desarrollan actualmente su actividad en un ambiente
altamente competitivo.

La experiencia alcanzada por las empresas de excelencia muestra que las

formas clsicas de dirigir las empresas basadas en el anlisis y optimizacin de
cada una de las reas funcionales van perdiendo vigencia a favor de enfoques
de direccin sistmicos que tienden al logro de un funcionamiento satisfactorio
del sistema a partir de un funcionamiento satisfactorio de todas sus partes en
conjunto. Esto ha implicado que en los ltimos aos han ido surgiendo nuevos
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enfoques, con sus procedimientos y tcnicas que constituyen nuevas formas de
gestionar las empresas desde una perspectiva diferente a la tradicional. Es en
este marco en el que cada vez con mas frecuencia se habla de la Logstica.

La Logstica se relaciona de una manera directa con todas las actividades

inherentes a los procesos de aprovisionamiento, fabricacin, almacenaje y
distribucin de los productos, esto es, la Logstica est asociada al ciclo
Abastecimiento-Produccin-Distribucin, constituyendo actualmente un enfoque
que permite gestionar la empresa a partir de los flujos, material e informativo
asociado, que va desde los proveedores hasta los clientes, y donde el flujo
material se desarrolla a partir de la gestin de los aprovisionamientos, la gestin
de los procesos de transformacin y la gestin de la distribucin. Al considerar
el conjunto de actividades de que se ocupa la Logstica como sistema se
considera que las mismas se agrupan en tres subsistemas que denominan
Logstica del Aprovisionamiento, Logstica de la Produccin y Logstica de la
Distribucin.