ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

MULTIPLE ORGANIZATION

Grupo Ultra
Ultragaz
Oracle Applications

Autor: Equipe de Projeto Megga - ERP

Data Criao: 22/02/2001
Verso: 1.0

Aprovao:
Controle do Documento

Atualizao do Documento

Data Autor Verso Referncia da Mudana

22/02/2001 Equipe de Projeto 1.0

Megga ERP

354706441 Company Confidential - For internal use only 2

 Contedo

Controle do Documento...........................................................................................................................ii

Introduo.................................................................................................................................................4

Overview..................................................................................................................................................5

Entidades do MultOrg..............................................................................................................................6

Modelo Proposto......................................................................................................................................8

Definio do Modelo Proposto.................................................................................................................9

Tabela das entidades...............................................................................................................................10

Administrao tcnica de um ambiente Multi-org.................................................................................11

Benefcios x Pontos de Ateno por Mdulo do Oracle Application.....................................................12

1. Gerais..........................................................................................................................................12

2. PO - Compras :..........................................................................................................................12

3. INV - Estoques..........................................................................................................................13

4. RI - Recebimento Integrado:.....................................................................................................13

5. OM - Vendas:.............................................................................................................................14

6. AR Billing Contas a Receber/Faturamento:............................................................................14

7. AP Contas a Pagar :.................................................................................................................15

8. GL - Contabilidade:....................................................................................................................15

9. CE Fluxo de Caixa:.................................................................................................................15

10. WIP - Produo em Andamento.............................................................................................16

11. BOM - Lista de Materiais.......................................................................................................16

12. CM - Gerenciamento de Custos:............................................................................................16

13. MRP-Plan. da Produo:........................................................................................................17

14. PA - Projects:..........................................................................................................................17

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354706441 Company Confidential - For internal use only 4
Introduo
Este documento tem como objetivo apresentar os conceitos das entidades que
compem a estrutura Organizacional no ERP Oracle e validar a proposta de
implementao desta estrutura para todo o Grupo Ultra. Neste documento tambm
sero demonstrados os benefcios e os pontos de ateno identificados em cada
um dos mdulos a serem implantados durante o projeto.

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Overview
Multiple Organization, uma funcionalidade do Oracle Applications-OA, que
define as organizaes e os relacionamentos existentes entre elas, em uma
empresa com alto grau de complexidade estrutural. Essa funcionalidade de
organizao serve como ponto chave para todos os mdulos do OA, ditando como
as transaes ocorrem atravs de diferentes empresas e como elas interagem umas
com as outras.
A funcionalidade Multiple Organization permite que seja configurado o
ambiente de uma empresa global com uma nica instalao do OA e com isso
reduzindo extremamente o trabalho de instalao e manuteno do aplicativo.
Alm de permitir acesso global a dados que possam ser compartilhados e
garantindo individualidade de informaes para dados que no so gerais. Antes,
essa segregao de dados s seria possvel atravs de instalaes separadas do
OA.
Dessa forma, a funcionalidade Multiple Organization, que suportada por todos
os mdulos do OA, fornece uma soluo mais pragmtica segurana de dados
permitindo que as empresas fixem dados por unidade de negcio dentro de uma
nica instalao do OA, alm de disponibilizar a separao das transaes dos
sub-ledgers (transaes por Operating Unit).

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Entidades do MultOrg
A seguir apresentaremos as definies dos tipos de entidades que compem a
estrutura MultOrg do Oracle Applications e o controle dos mdulos em cada um
deles.
Existem seis tipos de entidades e de relacionamento entre elas:
Set of Books - SOB:
Entidade funcional contbil, onde so armazenados os dados compartilhados de
um mesmo plano de contas, moeda funcional e calendrio contbeis. O mdulo
contbil Oracle General Ledger (GL), segrega tipo informaes transacionais por
set of books.
O mdulo controlado nesta entidade o GL - Contabilidade
Business Group - BG:
Representa a empresa consolidadora, a diviso principal ou uma unidade
operacional. Informaes de recursos humanos, como por exemplo relao de
empregados esto associados ao Business Group.
Vrios SOB podem ser compartilhados com um mesmo BG.
O mdulo controlado nesta entidade o HR Recursos Humanos
Legal Entity - LE:
Este tipo de entidade no se aplica muito ao Brasil, j que temos algumas
exigncias fiscais no pas, porm na verso 11i (que ser implementada pelo grupo
Ultra) existem alguns relatrios para consolidao de transaes de contas a pagar
e contas a receber por LE.
O mdulo controlado nesta entidade o GL - Contabilidade
Segmento Balanceador:
Segmento pertencente a estrutura contbil, utilizado para identificar a empresa que
ter suas transaes balanceadas (dbitos e crditos).
O mdulo controlado nesta entidade o GL - Contabilidade
Operating Unit - OU:
Organizao que representa as atividades operacionais de uma empresa, podendo
ser um escritrio de vendas (loja), uma diviso ou um departamento, que utilizam
os mdulos Order Entry, Oracle Payables, Oracle Purchasing, Oracle Receivables
ou Oracle Projects. Os dados desses mdulos so segregados por OU, cada
usurio s poder ver as informaes conforme a sua associao s OU. Para
acessar cada um desses mdulos os usurios devero ter uma responsabilidade
especfica por OU.
Os mdulos controlados nesta entidade so: PO Compras, AP - Contas a Pagar,
AR Contas a Receber, PA Project Accounting.

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 Inventory Organization - IO:
Organizao que trata das transaes, controle, movimentao e distribuio de
produtos de estoque. Podem ser consideradas IO: planta industrial, centros de
distribuio, escritrios de venda (lojas), entre outros.
Uma OU pode ter uma ou mais IO.
Os mdulos controlados nesta entidade so: INV Estoques, OE Pedidos, FAT
Faturamento, RI Recebimento Integrado
Segue abaixo um exemplo grfico das entidades apresentadas:

Set
Set of
of Books
Books

Legal
Legal Legal
Legal
Entity
Entity Entity
Entity

Operating
Operating Operating
Operating Operating
Operating Operating
Operating
Unit
Unit Unit
Unit Unit
Unit Unit
Unit

Inventory
Inventory Inventory
Inventory Inventory
Inventory Inventory
Inventory Inventory
Inventory Inventory
Inventory Inventory
Inventory Inventory
Inventory
Org
Org Org
Org Org
Org Org
Org Org
Org Org
Org Org
Org Org
Org

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 Modelo Proposto

Business Group Ultrapar

(HR)
Set of Books
Ultragaz Oxiteno Ultracargo ...
(GL)
Legal Entity Ultragaz Oxiteno Ultracargo
(GL) ...
Operating
Ultragaz Filiais
Bahiana Utingas Oxiteno Oxiteno
Unit AP
NE SA
...
(AP/AR/PO/OM)
Inventory Cadastro
Organization
Paulnia Campinas Araucria
...
Mataripe Salvador
... ... de Itens (Master)
(RI/INV/FAT)
Subinventory Matria Produto Vasilhame Vasilhame
Acabado ...
Prima Ativo OM

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Definio do Modelo Proposto
O modelo proposto consiste de:
Um Set of Book para cada diviso de negcio do Grupo Ultra. O
fechamento de perodo contbil ocorre por Set of Book, desta forma as
empresas que compem a diviso de negcio tero o mesmo fechamento
de perodo contbil;
Uma Legal Entity para cada diviso de negcio do Grupo Ultra, sendo que
as empresas que compem a diviso de negcio estaro ligadas sua
respectiva Legal Entity
Operating Unit definida como empresa fiscal (raiz do CNPJ), sendo que
para a empresa Ultragaz estaremos criando tambm uma Operating Unit
para cada filial. As Operting Units definidas como filial na empresa
Ultragaz tero apenas a funo de Contas a Pagar disponibilizada. Essa
definio permitir que as filiais realizem seus pagamentos (impostos,
adiantamentos, etc) com a segurana de no estarem interferindo nas
demais filiais;
Inventory Organization definida como filial (barra do CNPJ).
Subinventory definido como divises de estoque dentro de cada
Inventory Organization.

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Tabela das entidades

Business Group Ultrapar

Set of Book Ultrapar

Legal Entity Ultragaz Holding

Oxiteno Holding
Ultracargo Holding
Ultragaz
Operating Unit
Filiais Ultragaz (apenas mdulo AP)
Bahiana
Utingaz
Paulnia
Inventory Organization
Campinas
Mataripe
Salvador
Araucria
Mau
Capuava
Barueri
Ipiranga
Produto Acabado
Subinventory
Matria Prima
Vasilhame Ativo
Vasilhame Revenda
Vasilhame OM
Vasilhame Indisponvel
Sucata
Geral
Trnsito
Utings
Contaminao
Posto Fixo
Balco

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Administrao tcnica de um ambiente Multi-org

Com relao a administrao tcnica de um ambiente multi-org, podemos destacar:

Permite uma nica instalao;

Compartilhamento de diversas configuraes;

Flexibilidade na manipulao de dados;

Economia de tempo em administrao da base, se comparado a existncia de vrias

instalaes.

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Benefcios x Pontos de Ateno por Mdulo do Oracle Application

Gerais
Benefcios

Com o modelo proposto, teremos facilidade nas futuras implantaes de novas filiais e
de novas empresas.
Com relao a implantao de novas filiais, ser necessrio criar apenas uma nova
organizao e realizar as configuraes exigidas no sistema que estejam a nvel de
organizaes (ex.: criao de almoxarifados, tipos de nota de recebimento, parmetro de
compras, atribuio dos itens ). No exigir nenhum esforo tcnico adicional.
Com relao a implantao de novas empresa do Grupo (incluindo futuras aquisies),
ser necessrio criar uma nova Operating Unit, sendo neste caso exigido um esforo
maior em relao as configuraes do sistema, que devero ser feitas novamente para
todos os mdulos, porm no precisar de nenhuma alterao tcnica (desde que o
Hardware esteja dimensionado adequadamente, para no afetar na performance). Este
esforo devido a replicao das tabelas e separao dos dados que ocorre entre
diferentes Operating Units.
Pontos de Ateno

Devido ao modelo proposto ter as filiais tratadas como organizaes de inventrio, os

dados (compras, contas a pagar, contas a receber ...) no estaro separados por filial,
sendo necessrio que cada mdulo crie a sua segurana de acesso aos dados conforme a
necessidade (vide abaixo em pontos de ateno por mdulo).
Os cadastros de Fornecedores e Cliente so replicados por Operating Unit, ou seja, no
modelo proposto cada empresa ter o seu prprio cadastro .

PO - Compras :
Benefcios

O modelo proposto possibilita que as compras possam ser realizadas de forma

centralizada (uma filial comprando para vrias outras) e descentralizada (cada filial
poder realizar suas prprias compras). Poder ser adotado o modelo atual das compras
por regional.
Para a compra do gs, que feita de forma centralizada, o modelo proposto o melhor
j que ser possvel colocar um nico pedido de compra, contendo vrias linhas (uma
para cada filial).
O cadastro de item pode ser nico para todas as empresas do grupo, sendo necessrio
realizar o cadastramento do item uma nica vez e atribuir o item as filiais (organizaes
de inventrio). Neste caso poder ter um item que seja utilizado somente por algumas
filiais. possvel ter atributos do item (controles de compras, estoques, faturamento,
custos ...) diferentes por filial, caso seja desejvel.
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Pontos de Ateno

Para possibilitar a segurana de acesso aos dados de compras por regional e por filial
devero ser criadas no sistema diferentes responsabilidades (perfis de acesso).
Ex.:
Responsabilidade da regional Paulnia ter acesso as organizaes de
inventrio da regional (filiais): Paulnia, So Jos, Ribeiro Preto,
Campinas ... (Compra Centralizada)
Responsabilidade por filial Ribeiro Preto ter acesso somente a organizao
de inventrio da filial de Ribeiro Preto. (compra descentralizada)

INV - Estoques
Benefcios

O modelo proposto possibilita que se tenha um controle gerencial do estoque de uma

forma centralizada (vrias organizaes de inventrio de uma mesma Operating Unit) e
descentralizada (uma nica organizao de inventrio).
As quantidades disponveis em estoque (de gs, vasilhames Ultra e vasilhames OM ...)
podero ser consultadas de forma geral (todas as filiais de uma empresa), facilitando a
compra e o controle dos nveis de estoque.
Com o modelo proposto ser possvel utilizar a funcionalidade de Requisies Internas
do Oracle, que realizar as transferncias de gs/vasilhames entre as filiais (que j
estiverem implantadas com o Oracle), tendo total integrao das entradas e sadas entre
as filiais.
Pontos de Ateno

Para possibilitar a segurana de acesso aos dados de estoques devero ser criadas no
sistema diferentes responsabilidades (perfis de acesso).
O sistema exige que muitas configuraes sejam feitas por organizaes de inventrio,
ou seja devero ser replicadas para cada uma das filiais. Sendo assim as filiais podero
ter alguns parmetros (controles de recebimento, pontos de ressuprimento, ...)
diferenciados caso seja necessrio.

RI - Recebimento Integrado:
Benefcios

O Recebimento Integrado um mdulo desenvolvido pela Oracle para atender as

exigncias fiscais do Brasil.

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 Error: Reference source not foundError: Reference source not found

No modelo proposto, cada organizao de inventrio ter obrigatoriamente um local de

recebimento para as Notas Fiscal de entrada, onde estar configurado o CGC da
empresa.
Pontos de Ateno

Para possibilitar a segurana de acesso aos dados, evitando que uma Nota Fiscal seja
imputada em um filial erradamente, devero ser criadas no sistema diferentes
responsabilidades (perfis de acesso).
Existem muitas configuraes no mdulo que precisam ser feitas por organizao de
inventrio (tipos de Nota fiscal, parmetros de recebimento), possibilitando que as
filiais possam ter controles diferenciados de recebimento caso seja necessrio.

OM - Vendas:
Benefcios

Pontos de Ateno

Para permitir que cada filial possa processar somente os seus pedidos de venda devero
ser criados perfis de acesso por filial, o que no impede que uma filial tenha a viso do
pedido de venda da outra.

AR Billing Contas a Receber/Faturamento:

Benefcios
Possibilidade de recebimentos de ttulos de uma filial por outra;
Possibilidade de centralizar o envio e retorno do arquivo bancrio de cobrana.
Pontos de Ateno
Como o mdulo est consolidado na Operating Unit todos os documentos estaro
disponveis para todas as filiais, devero ser realizados testes de regras de segurana.
Devero ser criadas classes e mtodos de recebimentos especficos que possibilitem a
separao dos ttulos a receber por regional/filial. Isso no d a segurana de que a filial
utilize somente o seu mtodo de recebimento. Esse ponto de ateno s vlido em um
modelo descentralizado de envio e retorno de arquivo bancrio de cobrana;
Todos os relatrios/consultas que se tenha a necessidade de uma viso por filial devero
ser customizados.
O cadastro de clientes ser um para cada Operating Unit.

AP Contas a Pagar :
Benefcios

Pagamentos de fornecedores consolidados na Corporao;

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 Error: Reference source not foundError: Reference source not found

A configurao dos mdulos envolvidos em Compras realizada apenas uma vez ;

As filiais faro seus pagamentos separadamente com a segurana de no estar
interferindo nos pagamentos das demais filiais
A Corporao poder ter a viso das informaes dos pagamentos das filiais
diariamente (esse benefcio ser realizado quando a Corporao implementar o Oracle);
Pontos de Ateno

entrada de notas fiscais com impostos retidos estar sendo alocado ao AP da

Corporao pois estar sendo alimentado pelo mdulo de Recebimento Integrado.
Dessa forma ter que ser analisado o tratamento do pagamento desses impostos pela
Corporao.
O cadastro de fornecedores dos APs das filiais dever ser realizado pela Corporao
para que as filiais no realizem cadastros indevidos.

GL - Contabilidade:
Benefcios
O GL originalmente trabalha com multi-organizao permitindo a viso consolidada de
todas as empresas do grupo que estejam no mesmo Set of Book, ou a consolidao de
vrios Set of Books em um terceiro Set of Book.
Apesar de trabalharmos com mais de um Set of Books teremos um cadastro nico de
Plano de Contas. Os demais cadastros definidos no Flexfield Contbil tambm podero
ser nicos (empresa, micro mercado, subprocesso, produto)
Pontos de Ateno
Os fechamentos de perodo contbil so realizados por Set of Book, dessa forma esse
fechamento ocorrer por diviso de negcio;
As regras de validao cruzada realizadas entre segmentos no Flexfield Contbil
realizado por Set of Book, portanto a manuteno dessas regras dever ser por diviso
de negcio.

CE Fluxo de Caixa:
Benefcios

Viso consolidada de fluxo de caixa de todas as filiais e empresas.

Viso separada das informaes por filial de acordo com o Setup do AP e AR

Pontos de Ateno

O fluxo de caixa dever ser por conta bancria com a criao de gabaritos especficos
para cada filial. Esta funcionalidade de criao de gabaritos no dever ficar disponvel
para todos os usurios;

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A conciliao bancria permite a visualizao de todas as contas bancrias. Para limitar

esta viso haver a necessidade de customizao do forms de cadastro de extrato
bancrio;
Caso utilize uma nica conta contbil para todas as contas correntes os lanamentos
feitos diretamente na contabilidade sero visveis na conciliao de todas contas
correntes.

WIP - Produo em Andamento

Benefcios

Os controles de cho de fbrica ocorrero no nvel da Inventory Organization.

Pontos de Ateno

N/A

BOM - Lista de Materiais

Benefcios

N/A

Pontos de Ateno

N/A

CM - Gerenciamento de Custos:
Benefcios

O modelo proposto possibilita que se tenha um controle gerencial de custos de uma

forma centralizada (vrias organizaes de inventrio) e descentralizada (uma nica
organizao de inventrio)
Pontos de Ateno

Para possibilitar a segurana de acesso aos dados de custos devero ser criadas no
sistema diferentes responsabilidades (perfis de acesso).

MRP-Plan. da Produo:
Benefcios

O planejamento ser executado por Inventory Organization.

Pontos de Ateno

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Cada Inventory Organization dever ter um responsvel pela atualizao e manuteno

do sistema, que dever disponibilizar as informaes de compras e produo para os
usurios correspondentes.

PA - Projects:
Benefcios

Viso das informaes de projetos por Operating Unit, permitindo o controle das
informaes por empresa
Pontos de Ateno

Todos os projetos podem ser visualizados dentro de uma Operating Unit.

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