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L'INFORMATION & L'ENTREPRISE

Manuel pages 79 à 96

I NOTION D'INFORMATION

L'information est au cœur du système de gestion de l'entreprise, comme elle est au cœur de toute décision à prendre.

Etre bien informé est souvent (presque toujours) un préalable à la réussite.

Beaucoup de problèmes gravitent autour de cette notion :

- où et comment s'informer ?

- de quelles informations faut-il disposer ?

- problème de la MAJ de l'information

- problème du coût pour se la procurer

- problème de sa communication, de sa circulation

- problème de la "surinformation",

A - L'INFORMATION EST UN RENSEIGNEMENT

Une information digne de ce nom :

- améliore le degré de connaissance du phénomène étudié.

- permet de prendre des décisions efficaces.

B - L'INFORMATION EST UN SIGNE, OU UN ENSEMBLE DE SIGNES

Signes que l'on peut reconnaître, qui permettent des classements, Vu sous l'angle de la technique administrative, une information se situe par rapport aux éléments

suivants :

- une entité étudiée (fait, individu, phénomène, organisation,

- des attributs pris en compte.

- des valeurs (ou mesures) pour ces attributs

)

A noter que l'information en tant que signe est le plus souvent fixée sur un support (papier,

informatique, vidéo,

)

Lors des traitements, l'information fait l'objet d'un codage.

II PRINCIPAUX RÔLES DE L'INFORMATION

A - SUPPORT DES PROCESSUS DE GESTION

Traitement des commandes, tenue d'une comptabilité, programmation d'une action, que l'on dispose d'informations. Enorme évolution dans ce domaine avec les technologies informatiques, les réseaux.

B - INSTRUMENT DE COMMUNICATION

nécessitent

L'échange d'informations est nécessaire pour la réalisation de nombreuses activités.

La technologie a également beaucoup fait évoluer cet aspect.

Penser - aux bases de données

- aux systèmes de messagerie et courrier électronique

- aux réseaux (Internet bien sûr, mais aussi les intranet d'entreprise,

)

C - SUPPORT DE CONNAISSANCE INDIVIDUELLE

On pourrait résumer ainsi le paragraphe : 'la capacité cognitive des organisations est aussi celle des individus qui en font partie'.

D - INSTRUMENT DE LIAISON AVEC L'ENVIRONNEMENT

Sur ce plan, on ne peut nier l'intérêt de l'information. De même une information de qualité aura un effet positif sur le climat social au sein des organisations. L'information est facteur de motivation, d'intérêt, de cohésion sociale.

III

FONCTIONS DU SYSTEME D'INFORMATION

A - ALIMENTATION DU SYSTÈME (collecte)

Ce qui suppose pas mal de choses :

- savoir écouter

- savoir entendre

- savoir saisir

- savoir classer, codifier, condenser

- savoir saisir - savoir classer, codifier, condenser Ex : "veille technologique" B - MEMORISATION Le

Ex : "veille technologique"

B - MEMORISATION

Le système d'information (+ ou - sophistiqué) doit être en mesure de fixer l'information sur des supports adaptés, de la stocker. Au niveau technique, de nombreuses possibilités :

-

classiques (papier,

)

-

informatiques (disques, disquettes, bandes, cartouches,

)

-

films et microfilms

-

A la base, on trouve de nombreux fichiers, et s'ils sont interconnectés et en relation, des SGBDR.

C - TRAITEMENT

Calculs, tris, classements, modifications, ajouts, suppressions,

effectuer.

D - RESTITUTION

sont des opérations classiques à

L'information n'a pas d'intérêt pour elle-même. Elle sera utile aux utilisateurs réels ou potentiels. Elle est ascendante, descendante ou latérale. Elle doit si utile répondre aux critères de sécurité et de confidentialité.

En résumé les opérations classiques seront les suivantes :

- saisie

- collecte

- traitement

- stockage

- diffusion

IV QUALITES D'UN SYSTEME D'INFORMATION (Manuel p. 84 à 86)

A - PERTINENCE

Il faut "distinguer le bon grain de l'ivraie"

B - FIABILITE

C'est-à-dire conforme à la réalité, ou le plus proche possible. Attention aux rumeurs, aux "bruits".

C - RAPIDITE

L'information est une denrée très périssable. Exemple : que vaut un quotidien le lendemain de sa

parution ?

D - CONFIDENTIALITE

Quand cela doit être, tout doit être fait pour éviter les "fuites" (mots de passe, clefs d'accès,

)

Remarques L'information n'a pas de valeur dans l'absolu : valeur uniquement en fonction du contexte et de l'utilisation envisagée. Information = f(utilité) Intérêt de l'information si sa valeur mesurée (impact éventuel) est > à son coût

V CIRCULATION DE L'INFORMATION

A - TRANSMISSION DES INFORMATIONS : LA COMMUNICATION

Emetteur

 

Codage

 

Décodage

 

Récepteur

 

Source

Canal

Destinataire

NB :

codages très variés : alphabétique (oral, écrit), binaire, modulation et démodulation,

un langage commun est nécessaire sur toute la chaîne.

Les perturbations. Nombreuses origines.

- le canal : dysfonctionnement - encombrement - "bruits" parasites.

- les relais : ne transmettent pas toujours l'information dans son intégralité.

* volontaire : exemple : certains messages déplaisants pour les supérieurs hiérarchiques pourront être évités, édulcorés,

* involontaire : mauvaise compréhension tout simplement. Mauvaise interprétation.

- les émetteurs et les récepteurs n'ont pas toujours la même vision des problèmes. Exemples : "commerciaux" et "techniciens" dans l'entreprise, patrons et salariés, mais aussi parents et enfants, professeurs et élèves,

B - TYPES DE COMMUNICATIONS (Manuel p. 90 à 93)

La communication va varier suivant un certain nombre de critères :

- selon qu'elle est interne ou externe

- selon qu'elle est :

* hiérarchique (ascendante : comptes-rendus, descendante : ordres, notes, directives,

règlements,

)

* fonctionnelle (information de type conseil).

- selon le mode de transmission (à rapprocher du point précédent)

* vertical ascendant

* vertical descendant

* latéral (transversal).

- selon son degré d'institutionnalisation

* formelle (voir organigramme, textes, procédures, notes,

)

* informelle (non prévu par les règlements officiels). très important : + rapide, plus flexible, mais dangers ! (l'informel ne doit pas prendre le pas sur le formel).

-

selon les destinataires

* communications interpersonnelles (entre collègues, entre élèves, )

* communications de masse (journal d'entreprise, mot d'accueil tous les matins dans la BAL

électronique, )

* communications institutionnelles (notamment par le biais d'organismes légalement mis en

place. Ex : comités d'entreprise, représentants syndicaux, délégués du personnel,

Conclusion

)

L'information est un élément stratégique pour l'entreprise (et de plus en plus).

Le système d'information doit permettre :

- la meilleure connaissance possible de l'entreprise elle-même.

Nécessité de "capteurs", mesures périodiques, tests divers (ex : lancer une fausse

information "non dangereuse" et observer

).

- la "veille technologique" (ou "système d'information stratégique", par opposition au "système d'information de gestion"). Toute une structure doit être mise en place à ce niveau.