Bogot, D.C.

, Julio 13 de 2005

Seor:
Abel Antonio Navarrete Lpez
Asesor Lider
anavarrete@udistrital.edu.co
Plan de Negocios No. 3374 Eva im

Ref: Cartilla Instructiva

Respetado Asesor Lider:

Tengo el agrado de dirigirme a usted con el propsito de entregarle una cartilla

instructiva elaborada por la Universidad de Antioquia donde se presenta una gua
prctica a los emprendedores sobre algunos aspectos normativos, contables,
laborales y administrativos, entre otros, con el fin de proporcionarles una
herramienta de consulta que facilite la conformacin de la empresa, y por ende,
la ejecucin del plan de negocio.

Cordialmente,

______________________
ADRIANA CORREA LARA
Gerente de Convenio
Fondo Emprender
 CARTILLA INSTRUCTIVA

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION..................................................................................................3

1. ALGUNAS CONSIDERACIONES GENERALES..........................................4

1.1 OBJETO SOCIAL...................................................................................4
1.2 DOMICILIO SOCIAL..............................................................................4
1.3 SOCIOS Y APORTE DE CAPITAL.........................................................5
1.4 REPRESENTACIN LEGAL.................................................................5
1.5 REGISTRO UNICO TRIBUTARIO: RUT................................................6

2. ASPECTOS CONTABLES............................................................................9
2.1 CONTABILIDAD.....................................................................................9
2.2 USOS DE LA CONTABILIDAD..............................................................9
2.3 ESTADOS FINANCIEROS...................................................................10
2.4 CLASIFICACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.......................10
2.4.1 Estados financieros de acuerdo con sus destinatarios o usuarios de la
informacin..................................................................................................10
2.4.2 Estados financieros de acuerdo con su comparabilidad..............11
2.4.3 Estados financieros de acuerdo con su preparacin y examen...11
2.5 OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD...........................................12
2.6 LIBROS DE CONTABILIDAD...............................................................12
2.7 SANCION POR LIBROS DE CONTABILIDAD...................................12
2.7.1 Artculo 654. Hechos irregulares en la contabilidad....................13
2.7.2 Artculo 655. Sancin por irregularidades en la contabilidad......13

3. ASPECTOS LABORALES...........................................................................14
3.1 CONTRATO DE TRABAJO..................................................................14
3.1.1 Definicin......................................................................................14
3.1.2 Partes............................................................................................14
3.1.3 Elementos constitutivos del contrato............................................14
3.1.4 Capacidad.....................................................................................14
3.1.5 Clases de contrato de trabajo.......................................................15
3.2 OBLIGACIONES LABORALES............................................................17
3.3 OTROS ASPECTOS LABORALES......................................................17
3.4 SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.......................................................19
3.4.1 Afiliacin........................................................................................19
3.4.2 Garanta mnima de un afilado.....................................................19
3.4.3 Otros aspectos importantes..........................................................20
3.5 RIESGOS PROFESIONALES Y PENSION........................................20
3.5.1 Riesgos profesionales...................................................................20
3.5.2 Pensin.........................................................................................22
3.6 CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR...........................................24
4. PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA.....................................................26
4.1 VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZN SOCIAL....................................26
4.2 ELABORE LA MINUTA.........................................................................26
4.3 TRAMITES...........................................................................................29
4.3.1 Notara..........................................................................................29
4.3.2 DIAN..............................................................................................29
4.4 REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA
30
4.5 ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRCULA MERCANTIL............30
4.6 REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO...........................................31
4.6.1 Libro auxiliar..................................................................................31
4.6.2 Libro caja diario..........................................................................31
4.6.3 Libro mayor...................................................................................31
4.6.4 Libro inventario y balance.............................................................31
4.6.5 Libro de accionistas......................................................................32
4.6.6 Libro de actas...............................................................................32
4.7 AFILIACIN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP) 32
4.8 RGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL..................................................33
4.9 FONDO DE PENSIONES Y CESANTAS...........................................33
4.10 APORTES PARAFISCALES............................................................33

5. FORMAS ASOCIATIVAS.............................................................................35
5.1 LA EMPRESA UNIPERSONAL............................................................35
5.1.1 Preguntas usuales........................................................................36
5.1.2 Impuestos que debe pagar una empresa unipersonal inscrita en la Cmara de
Comercio desde el ao 2003......................................................................37

6. DATOS IMPORTANTES..............................................................................39
6.1 INFORMACIN BSICA DE IMPUESTOS.........................................39
6.2 PLAZOS PARA EL PAGO DEL IVA Y LA RETENCIN EN LA FUENTE40
6.3 RETENCIN EN LA FUENTE APLICABLE EN EL AO 2005............41
 INTRODUCCION

El Consultorio Contable de la Universidad de Antioquia, quien ha sido designado como

Interventor del Fondo Emprender, ha elaborado este documento, con el cual se pretende
entregar una gua prctica a los emprendedores sobre algunos aspectos normativos,
contables, laborales y administrativos, entre otros, con el fin de proporcionarles una
herramienta de consulta que facilite la conformacin de la empresa, y por ende, la ejecucin
del plan de negocio.

Este documento ser revisado constantemente, con el nimo de que pueda ser utilizado por
los emprendedores actuales y futuros, por lo tanto, sern bienvenidas todas las sugerencias
y comentarios que nos ayuden a mejorarlo y complementarlo.
 1. ALGUNAS CONSIDERACIONES GENERALES.

1.1 OBJETO SOCIAL

Al definir el objeto social, se debe tener presente que se concreten con claridad las
actividades que se van a desarrollar en el proyecto, tanto las principales como las
complementarias.

La definicin de estas actividades es fundamental para la asignacin del cdigo de Actividad

Econmica, para efectos tributarios y las obligaciones que stas conllevan (Impuesto de
Renta y Complementarios, Impuesto a las Ventas, Industria y Comercio, Retencin en la
Fuente a ttulo de renta, Retencin en la fuente por IVA y las dems obligaciones legales
asociadas con la actividad desarrollada por cada proyecto).

Este objeto social es el mismo que va a aparecer en los certificados de Existencia y

Representacin, expedidos por la respectiva Cmara de Comercio en que se inscriba la
sociedad.

1.2 DOMICILIO SOCIAL

Hace referencia al lugar geogrfico en que se tenga la administracin para el manejo del
proyecto, as no se desarrollen all las actividades objeto del proyecto. Por ejemplo, la
administracin del proyecto puede estar ubicada en la cabecera municipal, pero todo el
desarrollo del proyecto se puede hacer en una o varias veredas.

Las compras, los pagos de nmina, pagos a proveedores, las ventas, el cobro de cartera, el
manejo de la contabilidad, la correspondencia y dems actividades propias de la
administracin del negocio, se hacen en el domicilio social. Las actividades del proyecto
como pueden ser el hato ganadero, las explotaciones agrcolas, pisccolas, etc. pueden estar
ubicadas en otros lugares.

En otros proyectos, se va a presentar el caso que en un mismo sitio se tenga la

administracin y el desarrollo del proyecto, como es el caso de las panaderas, los
laboratorios, las industrias alimenticias, los talleres, las instituciones educativas, etc.

El Domicilio Social es de vital importancia en el cumplimiento de las obligaciones tributarias,

ya que sta es la direccin que se debe informar a las autoridades de control, tales como:
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, Secretaras de Hacienda Municipales,
para efecto del Impuesto de Industria y Comercio, etc. Esa es la direccin que se debe
informar al momento de tramitar el Registro Unico Tributario RUT.
Las declaraciones de Retencin en la Fuente, Impuesto a las Ventas IVA, Declaraciones de
Impuesto a la Renta y Complementarios, presentadas en lugares diferentes al Domicilio
Social, SE TIENEN COMO NO PRESENTADAS, (Artculo 580 del Estatuto Tributario, literal
a), aunque ellas se hayan presentado y pagado en forma oportuna, lo cual ocasiona
sanciones muy costosas. Esta es una de las razones por la cual es muy importante tener
muy clara la importancia del Domicilio Social, para no incurrir en estas costosas e
innecesarias sanciones.

1.3 SOCIOS Y APORTE DE CAPITAL

Cuando varios emprendedores para la realizacin de un proyecto, conformen una sociedad

del tipo de las limitadas, recuerden que el capital que figure como aporte en la escritura de
constitucin, debe estar efectivamente aportado. Si es en dinero, debe estar en un banco o
en una cuenta de ahorros de una cooperativa. El valor de los aportes en especie debe ser
aprobado por todos los emprendedores que se asocian para conformar la sociedad que va a
hacerse cargo del desarrollo del proyecto. La no entrega real de los aportes as descritos es
causal de nulidad de la conformacin de la sociedad.

Estos aportes, al igual que los porcentajes de participacin de los asociados, van a figurar en
los certificados de existencia y representacin que expidan las Cmaras de Comercio.

1.4 REPRESENTACIN LEGAL

Al momento de la constitucin de la sociedad se debe nombrar el Representante Legal y su

respectivo suplente y definir con claridad las responsabilidades y limitaciones que deben
cumplir en el desempeo de sus funciones.

Las sociedades tienen representante legal, porque son entes sin la capacidad de
representarse as mismas. Los valores, tanto de las atribuciones para comprometer a la
sociedad, como de las limitaciones en el desempeo de las funciones propias de los
representantes legales, se deben expresar en trmino de Salarios Mnimos Mensuales
Legales Vigentes (SMMLV), para que cada vez que se actualicen los salarios, estos valores
tambin sean actualizados.

Entre las principales funciones asignadas a los representantes legales estn:

Ejercer la representacin legal de la sociedad ante las autoridades judiciales, tributarias, y

los entes de control como la DIAN.
Firmar los estados financieros, declaraciones (de Renta, IVA, Retencin en la Fuente,
entre otros), certificaciones y dems documentos generados en la sociedad.
Efectuar la contratacin del personal y asignarles su remuneracin.
 Realizar la apertura de las cuentas corrientes y de ahorro de la sociedad y firmar de
manera conjunta con el tesorero, o las personas autorizadas, los cheques y retiros.
Las dems funciones que le sean asignadas por estatutos.

El Representante Legal suplente tendr las mismas atribuciones que el principal, y lo

reemplazar en sus ausencias temporales o definitivas.

Cuando las declaraciones de Renta, Impuesto a las Ventas y Retenciones en la Fuente, sean
firmadas por personas diferentes a los representantes legales (principal o suplente) SE
TIENEN POR NO PREESENTADAS, (Artculo 580 del Estatuto Tributario, literal d), a pesar
de que estas declaraciones se hayan presentado oportunamente y en el domicilio de la
sociedad.

Los representantes legales se deben inscribir en la Cmara de Comercio en que se inscriba

la sociedad, para lo cual se deben pagar los respectivos derechos y enviar carta firmada por
cada uno de ellos aceptando el nombramiento. Cada que se cambie uno de los
representantes legales de la sociedad, se debe informar a la respectiva Cmara de Comercio
el nuevo nombramiento, pagar los derechos y enviar carta de aceptacin del cargo, con lo
cual sale el anterior representante legal e inicia sus funciones el recin nombrado.

1.5 REGISTRO UNICO TRIBUTARIO: RUT

El Registro nico Tributario, es el mecanismo nico que tiene la Direccin de Impuestos y

Aduanas Nacionales (DIAN) para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos responsables de
las obligaciones administradas y controladas por esa entidad gubernamental.

Cuando un responsable de las obligaciones tributarias se inscribe en el RUT, la DIAN le

asigna un NIT (Nmero de Identificacin Tributaria), con el cual se va identificar en lo
sucesivo.

Se debe ser muy cuidadoso con la informacin reportada al diligenciar el RUT, pues la DIAN
utiliza esta informacin para: determinar, clasificar y controlar el cumplimiento y pago de
obligaciones, identificar, ubicar y cruzar a los diferentes responsables de las obligaciones
tributarias y de aduanas.

Estn obligados a inscribirse en el RUT:

Las personas naturales que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto
sobre la renta.
Los responsables del impuesto sobre las ventas, pertenecientes al rgimen comn o al
simplificado.
Los importadores y los exportadores
Todas las personas naturales o jurdicas que ejerzan una actividad comercial.
La inscripcin en el RUT debe hacerse antes de:

Iniciar la actividad econmica.

Cumplir las obligaciones administradas por la DIAN.
Realizar operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

El proceso de inscripcin en el RUT comprende:

El diligenciamiento del formulario oficial (que puede ser por Internet en la pgina
www.dian.gov.co o en las oficinas de la DIAN, asistido por un funcionario autorizado para
tal fin).
Su posterior presentacin ante la Administracin de Impuestos, en el proceso conocido
como formalizacin, momento en el cual le entregan el formulario firmado por el
funcionario de la DIAN, con la leyenda CERTIFICADO, que ser el documento a utilizar
para identificarse y presentar las declaraciones ante los bancos y dems entidades de
control.

Para diligenciar el formulario de inscripcin se necesita tener la escritura o documento de

constitucin de la sociedad o entidad y tener definido todo lo relacionado con:
La representacin legal, (nombres del representante principal y del suplente).
Domicilio social, (direccin del lugar geogrfico donde est la administracin).
Matrcula mercantil (que la da la Cmara de Comercio).
Fotocopia de las cdulas de ciudadana de los representantes legales.
Fotocopia de las cdulas de los socios.
Tener muy claro el porcentaje de participacin de los socios, pues se los van a preguntar
al diligenciar el formulario de inscripcin.

El formulario de inscripcin consta de seis pginas con el siguiente contenido:

Pgina 1: Identificacin, Ubicacin y Clasificacin, casillas de la 24 a la 58
Pgina 2: Caractersticas y formas de la organizacin, Constitucin, Registro y ltima
reforma. Entidad de vigilancia y Control. Estado de la empresa o persona. Vinculacin
econmica, Casillas de la 62 a la 95.
Pagina 3: Representacin, (que vara segn el tipo de sociedad), casillas de 96 110, para
cada representante informado.
Pgina 4: Socios y/o Miembros de Juntas Directivas, Consorcios, Uniones Temporales.
Casillas de 111 a 123, para cada socio o miembro reportado.
Pgina 5: Revisor Fiscal y Contador. Casillas de 124 a 147, para revisor principal y
suplente y de la 148 a 158 para el contador.
Pgina 6: Establecimientos, agencias, sucursales, oficinas, sedes o negocios, casillas de
160 a169, para cada reporte.

Recuerde que una vez diligenciado el formulario para que tenga validez, se debe presentar
ante la DIAN, para que all lo ingresen a su sistema de control conocido como MUISCA
(Modelo nico de Ingresos, Servicios y Control Automatizado), y le entreguen su original con
la leyenda CERTIFICADO. En la DIAN se queda una copia firmada por uno de sus
funcionarios y el Representante legal de la sociedad. Este proceso es conocido como la
Formalizacin de la inscripcin.

Las normas que definen y reglamentan lo relacionado con el RUT son:

Ley 863 de 2003, artculo 19.

Decreto reglamentario 2788 de 2004.
Decreto 3426 de 2004.
Resolucin 8502 de 2004.
Resolucin 8346 de 2004.
 2. ASPECTOS CONTABLES

2.1 CONTABILIDAD

La contabilidad, identifica, mide, clasifica, registra, acumula, resume, analiza, presenta,

evala y juzga hechos econmicos en forma clara, completa y fidedigna, a travs de
soportes, documentos, planes y catlogos de cuentas, libros y estados financieros, con el
propsito fundamental de darle a conocer al usuario la situacin financiera de un ente y su
capacidad de generar flujos de efectivo en el futuro.

2.2 USOS DE LA CONTABILIDAD

Contabilidad de costos:
Subsistema contable que suministra la informacin para medir los costos de un producto o
servicio, y el rendimiento y el control de las operaciones.

Presupuesto:
Proyeccin de actividades dirigida a establecer objetivos y estrategias; incluye la
presentacin ordenada de los resultados previstos de un plan, proyecto o investigacin. La
contabilidad realiza un registro sistemtico que permite cruzar la experiencia con los datos
histricos.

Anlisis de estados financieros:

Actividad que consiste en efectuar operaciones matemticas para calcular variaciones en los
saldos de las partidas a travs de los aos, determinar razones o ndices financieros, as
como porcentajes integrales y tendencias, con el fin de interpretar lo ms correctamente
posible la informacin financiera de la entidad.

Estadstica:
Se realizan estudios estadsticos, ya que con esto se permite llevar una serie de datos, por
una serie de periodos.

Auditoria:
Actividad realizada por el auditor, que consiste en examinar objetivamente la informacin, los
procesos, las operaciones o el cumplimiento de normas, etc., con el fin de comunicar los
resultados.

Revisora fiscal:
rgano de fiscalizacin que, en inters de la comunidad, bajo la direccin y responsabilidad
del revisor fiscal y con sujecin a las normas de auditora generalmente aceptadas, le
corresponde dictaminar los estados financieros de un ente econmico, evaluar y supervisar
el cumplimiento de la normatividad y el control interno, en forma oportuna e independiente,
en los trminos que le seale la ley, los estatutos y los pronunciamientos profesionales.

2.3 ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros cuya responsabilidad en su preparacin y presentacin corresponde

al administrador del ente econmico, reflejan a una fecha de corte, la recopilacin,
clasificacin y resumen final de los datos contables. El reglamento general de la
contabilidad, hace una clasificacin completa de las diferentes clases de estados financieros
y reconoce la importancia de ellos como medio principal para suministrar informacin
contable para quienes no tienen acceso a los registros del ente.

Los informes contables se deben preparar y presentar de acuerdo a los principios de

contabilidad generalmente aceptados y a las necesidades de los usuarios de los estados
financieros, ya que generalmente se confa en ellos como principal fuente de informacin
financiera.

2.4 CLASIFICACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

2.4.1 Estados financieros de acuerdo con sus destinatarios o usuarios de la

informacin

Los usuarios de la informacin contable pueden clasificarse en usuarios internos y externos,

veamos.

Usuarios internos:
Quienes tienen un inters directo con la empresa como propietarios o accionistas, directores,
gerentes, jefes de departamento, empleados etc. Cuentan con otras fuentes adicionales de
informacin y pueden determinar la forma y contenido de la informacin financiera de modo
que satisfaga sus necesidades.

Usuarios externos:
Estos tienen un inters indirecto, relacionado no tanto con la empresa sino con su influencia
en el entorno socioeconmico, entre ellos estn: inversionistas, prestamistas, acreedores,
proveedores, clientes, cmaras de comercio y pblico en general.

Se preparan estados financieros de propsito general, que incluyen los estados financieros
bsicos y consolidados, son los que se preparan para ser conocidos por usuarios
indeterminados y se caracterizan por su concisin, neutralidad, claridad y fcil consulta. Los
Estados financieros de propsito especial se preparan para satisfacer necesidades
especficas de informacin, siendo su uso limitado.
2.4.2 Estados financieros de acuerdo con su comparabilidad

Se refiere a estados financieros comparativos y no comparativos. Los estados financieros

comparativos son informes que presentan las cifras correspondientes a ms de una fecha,
perodo o ente econmico; para este efecto, los estados financieros deben reexpresarse en
trminos de la moneda de poder adquisitivo constante. Los estados financieros de propsito
general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del perodo
inmediatamente anterior, siempre que tales perodos hubieren tenido una misma duracin; en
caso contrario, la comparacin se debe hacer con respecto de estados financieros
preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones; sin embargo, no ser
obligatoria la comparacin cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar
detalladamente en notas a los estados financieros.

2.4.3 Estados financieros de acuerdo con su preparacin y examen

Los estados financieros pueden ser certificados y dictaminados.

Estados financieros certificados:

Son informes suscritos por el representante legal y el contador pblico de un ente
econmico, bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, declarando que se han
verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, y que las mismas se han
tomado fielmente de los libros; dicha certificacin debe hacerse cuando los informes se
pongan a disposicin de los asociados o de terceros.

Estados financieros dictaminados:

Son los certificados que se acompaan de la opinin profesional del revisor fiscal, o a falta de
ste, del contador pblico independiente que los hubiere examinado, con sujecin a las
normas de auditora generalmente aceptadas; estos informes deben ser suscritos por dicho
profesional, anteponiendo la expresin ver la opinin adjunta u otra similar; el sentido y
alcance de su firma ser el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendr
como mnimo las manifestaciones exigidas por el reglamente; cuando tales estados
financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestin de los administradores, el
revisor fiscal o el contador pblico independiente deber incluir, en su informe, su opinin
sobre si entre aqullos y stos existe la debida correspondencia.

Para los estados financieros de fin de ejercicio, intermediarios, comparativos y consolidados,

entre otros, los organismos de vigilancia y control sealan peridicamente los criterios,
plazos y requisitos para su presentacin.
2.5 OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD

Las personas que estn obligadas a llevar contabilidad son las siguientes:
Los Comerciantes: Son personas que profesionalmente se ocupan directa o
indirectamente en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, en virtud del
artculo 19, numeral 3 del Cdigo de Comercio.
Las entidades sin nimo de lucro.
Los comerciantes que se encuentran sometidos a estatutos especiales.
Las personas no obligas a llevar contabilidad pero que quieran hacerla valer como medio
de prueba.

2.6 LIBROS DE CONTABILIDAD

El Cdigo de Comercio en el ttulo IV se refiere a los libros de comercio y el Decreto

Reglamentario 2649 de 1993 en el ttulo II habla de las normas sobre registros y libros.

En general, el ente contable debe asentar, registrar, dejar evidencia o comprobacin de sus
operaciones para su propio uso o el de terceros, estos son los soportes internos y externos
que acompaan los comprobantes de contabilidad. Desde el punto de vista tributario, la
reglamentacin ms importante en materia de soportes ha sido la factura ya que fiscalmente
existe una reglamentacin clara para que sta pueda ser aceptada como soporte de costo,
deducciones e impuestos descontables.

Los libros de contabilidad son el medio a travs del cual se obtienen los datos con destino a
la preparacin de los estados financieros, el reglamento precisa las normas para su registro,
exhibicin, conservacin, destruccin, prdida y reconstruccin.

La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y nmero de libros

obligatorios, pero s han sealado que se deben llevar los libros necesarios o indispensables
para conocer la situacin financiera y econmica del ente, de lo anterior se deduce la
necesidad de llevar el libro mayor y balances, el de inventarios y balance, el libro diario, libro
de accionistas y el libro de actas.

Los libros de contabilidad para efectos mercantiles, civiles y tributarios constituyen plena
prueba, siempre que estos estn registrados previamente a su diligenciamiento, ante las
autoridades o entidades competentes en el lugar del domicilio principal y adems se deben
llevar en debida forma.

2.7 SANCION POR LIBROS DE CONTABILIDAD

Los artculos del Estatuto Tributario que tratan sobre los libros de contabilidad son los
siguientes:
2.7.1 Artculo 654. Hechos irregulares en la contabilidad

Habr lugar a aplicar sancin por libros de contabilidad, en los siguientes casos:
a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin de llevarlos;
b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligacin de
registrarlos;
c) No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren;
d) Llevar doble contabilidad;
e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los
factores necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o retenciones,
y
f) Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en los libros, y el ltimo da
del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin existan ms de cuatro (4) meses
de atraso.

2.7.2 Artculo 655. Sancin por irregularidades en la contabilidad

Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones,
descuentos tributarios y dems conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que
no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sancin por libros
de contabilidad ser del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio lquido y
los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin, sin exceder $ 382.065.000 para ao
2005 Decreto 4344/2004, artculo 1.

Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo se imponga mediante resolucin

independiente, previamente se dar traslado del acta de visita a la persona o entidad a
sancionar, quien tendr un trmino de un (1) mes para responder.

PARGRAFO. No se podr imponer ms de una sancin pecuniaria por libros de

contabilidad en un mismo ao calendario, ni ms de una sancin respecto de un mismo ao
gravable.
 3. ASPECTOS LABORALES

3.1 CONTRATO DE TRABAJO

3.1.1 Definicin

Es un acuerdo por virtud del cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal
a otra (natural o jurdica) bajo continuada subordinacin, cumpliendo rdenes e instrucciones
y recibiendo por su labor una remuneracin.

3.1.2 Partes

Intervienen en toda relacin laboral dos partes:

1. El trabajador, o sea quien presta el servicio.
2. El empleador, o sea quien ordena el servicio y paga el salario. Puede ser una persona
natural o jurdica.

3.1.3 Elementos constitutivos del contrato

Para que exista contrato de trabajo se deben presentar las siguientes condiciones:
a) La prestacin de un servicio personal, es decir la realizacin de labores por parte de
una persona en beneficio de otra.
b) La subordinacin jurdica, es decir, la facultad del empleador de dar rdenes o
instrucciones al trabajador sobre el modo, tiempo y cantidad de trabajo y la obligacin de
ste de acatarlas, y
c) El pago de una remuneracin o retribucin por el servicio prestado como salario.

3.1.4 Capacidad

Toda persona que haya cumplido 18 aos de edad, tiene capacidad para celebrar un
contrato individual de trabajo. Los menores de dicha edad necesitan autorizacin escrita del
Ministerio de Proteccin Social o del Alcalde del lugar, previo consentimiento de sus
representantes legales. Este trmite debe adelantarse ante el respectivo inspector de
trabajo. Una vez que el menor cuenta con la autorizacin queda facultado para recibir
salario.
3.1.5 Clases de contrato de trabajo

3.1.5.1 Por la forma

El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito:

a) El verbal tiene lugar cuando por simple cuerdo expresado oralmente, las partes
convienen en la ndole del trabajo y en el sitio en donde ha de realizarse; as como los
perodos que regulen su pago, y
b) El escrito debe constar en un documento firmado por las partes, y contener cuando
menos clusulas sobre estos puntos: identificacin y domicilio de las partes, lugar y fecha
de celebracin, lugar donde de vaya a prestar el servicio, naturaleza del trabajo, cuanta
de la remuneracin, forma y periodos de pago, estimacin del valor en caso de que haya
suministro de alimentacin y habitacin como part3 del salario mnimo, duracin del
contrato y terminacin.

Los contratos verbales tienen el mismo valor que los contratos por escrito.

Los siguientes acuerdos deben pactarse siempre por escrito:

El periodo de prueba
El salario integral.
Los pagos que por acuerdo entra las partes no constituyan salario, dentro de lo permitido
por la Ley.

Los siguientes contratos deben celebrarse siempre por escrito:

Contrato a trmino fijo, sus prrrogas y el preaviso.
El que se celebre con extranjeros no residentes en el pas.
El enganche de trabajadores para el exterior

3.1.5.2 Por la duracin

El contrato de trabajo puede ser de tres clases:

a) Por el tiempo que dure la realizacin de la obra o labor;
b) A trmino fijo, y
c) De duracin indefinida.

Trabajo ocasional, accidental o transitorio:

Se pacta para la ejecucin de trabajos ocasionales, accidentales o transitorios,
entendindose por tales, aquellos de corta duracin, inferiores a un mes, siempre que se
trate de labores ajenas a las actividades normales del empleador. Los trabajadores en esta
modalidad no tienen derecho a cesanta, ni prima de servicio, ni a vacaciones, ni a calzado y
vestido de labor; adems estn excluidos de la obligacin de afiliacin al sistema de
seguridad social (pensiones, salud, riesgos profesionales)
Por la duracin de la obra o labor:
El contrato dura tanto como dure la obra o labor encomendada. Es fundamental consignar
expresamente la obra o labor de que se trate. Debe ser por escrito.

Contrato a trmino fijo:

Debe celebrarse por escrito y su duracin no puede ser superior a tres aos. Admite al
menos dos modalidades: El contrato a trmino fijo inferior a un ao, que no tiene trmino
mnimo de duracin; y el contrato de trmino fijo de duracin entre uno y tres aos.

Para su terminacin, la ley exige el preaviso, es decir, que la parte interesada avise a la otra
su determinacin de no prorrogarlo, con una antelacin no inferior a 30 das (calendario) a la
fecha de vencimiento del trmino estipulado. Si se omite este preaviso o no se surte dentro
de la oportunidad legal, el contrato se entiende renovado por un periodo igual al inicialmente
pactado, y as de manera sucesiva.

Los contratos de trabajo cuya duracin sea inferior o igual a un mes (30 das) no requieren
preaviso alguno para su terminacin.

Los contrato a trmino fijo inferior a un ao, slo podrn prorrogarse hasta por tres veces por
periodos iguales al inicialmente estipulado o inferiores, salvo que mediante preaviso
comunicado en tiempo se decida su terminacin. Luego de estas tres (3) prrrogas, la
renovacin del contrato no podr ser inferior a un ao, en cuyo caso se podr renovar
anualmente de manera sucesiva.

Los trabajadores contratados a trmino fijo inferior a un ao tendrn derecho al pago de

vacaciones y prima de servicio, en proporcin al tiempo laborado.

Los contrato a trmino fijo que se celebren verbalmente, se consideran para todos los
efectos, como a trmino indefinido.

Duracin indefinida:
Se entiende celebrado de esta manera el contrato cuando las partes no determinan su
duracin. Esta modalidad de contratacin puede celebrarse verbalmente o por escrito

Como ya se dijo, los contratos verbales tiene el mismo valor que los escritos. No obstante,
se recomienda, para fines probatorios, hacer constar los contratos de trabajo por escrito,
aunque sea de aquellos en los que no se exige dicha formalidad, ya que as se facilita
demostrar las condiciones y exigencias del contrato.

Cuando el contrato es verbal, se entiende que es a trmino indefinido.

3.2 OBLIGACIONES LABORALES

Existen varias formas de contratar el personal que llevar a cabo las labores de su empresa,
pero tenga en cuenta que si dichas personas tienen un horario de trabajo, reciben una
remuneracin por el trabajo realizado y es subordinado all, as no se halla celebrado un
contrato de trabajo por escrito, ya existe una relacin laboral contractual verbal y se entiende
en derecho que usted ha celebrado un contrato a trmino indefinido con dicha persona.

Para los contratos laborales le informamos que:

a) Primero efecte una entrevista a varias personas que cumplan su perfil para dicho cargo
y haga a su criterio la mejor eleccin (recuerde el referido es una prctica muy comn y
muy efectiva, sin embargo hay otras maneras como anuncio en peridicos, consulta al
servicio de empleo del Sena, universidades, entre otras).
b) Terminada su eleccin, pida documentos como:
Copia de cdula del empleado
Copia de cdula del cnyuge
Registro civil de sus hijos
c) Por lo menos un da antes de iniciar labores vinclelo a riesgos profesionales.
d) Elabore el contrato que ms se acomode a sus necesidades.
e) Pdale informacin al empleado a qu fondo de pensiones y EPS pertenece y vinclelo a
dichas entidades (no lo vincule en otra, esto ocasiona demasiados trastornos).
f) Vinclelo a la Caja de Compensacin Familiar.
g) Elabore una planilla de nmina mensual y haga firmar dicha planilla o recibos individuales
de lo recibido a cada empleado. (Adjunto formato en Excel).
h) Informe a su empleado cules sern sus labores y obligaciones.
i) Deje constancia de cualquier entrega que se hace al empleado como dinero, bienes y
documentos.
j) Elabore una carpeta por cada empleado, donde consigne todo los documentos, datos,
registro de vacaciones e inscripciones a seguridad social.

3.3 OTROS ASPECTOS LABORALES

Todo empleado debe ganar por lo menos un salario mnimo legal vigente, $381.500 para
el ao 2005. $ 408.000 para el ao 2006
Quien gane menos de dos salarios mnimos vigentes, deber recibir mensualmente como
auxilio de transporte, equivalente a $44.500.
Todo empleado que devengue menos de dos salarios mnimos tiene derecho a recibir en
los meses de abril, agosto y diciembre calzado y overol, no se puede dar dinero. Es
necesario dejar constancia de que el empleado lo recibi. Vase modelo en hoja de Excel
NMINA.
 Antes del 30 de junio y el 20 de diciembre, cada empleado debe recibir una quincena de
salario como prima legal.
Antes del 31 de enero del ao siguiente al laborado, se recibe los intereses a las
cesantas, correspondientes al 1% mensual de las cesantas causadas en el ao.
Antes del 14 de febrero del ao siguiente sus cesantas deben ser consignadas en el
fondo de cesantas que cada empleado decida. Las cesantas corresponden a un mes de
salario, incluyendo auxilio de transporte por ao trabajado o proporcional al tiempo
inferior.
Todo empleado tiene derecho a 15 das de descanso remunerado por ao trabajado,
como vacaciones.

No olvide las fechas y datos anteriores porque pueden ocasionarle sumas considerables por
concepto de sanciones que pueden debilitar en un momento dado su liquidez.

El tener un empleado implica adems:

Pagar oportunamente a la EPS sus aportes (12% de lo devengado como salario sin incluir
auxilio de transporte).
Pagar al fondo de pensiones (15% de lo devengado como salario sin incluir auxilio de
transporte).
Pagar a la ARP el valor de los aportes (el % asignado, segn tablas, de lo devengado
como salario sin incluir auxilio de transporte).
Pagar oportunamente el valor de aportes parafiscales a la Caja de Compensacin
Familiar: 4% para la Caja de Compensacin Familiar, 3% para el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y el 2% para el Sena.
Elabore un archivo a cada entidad.
La jornada laboral es de 8 horas diarias y 48 horas a la semana.
La jornada diurna es de 6:00 a.m. a 10:00 p.m.
La jornada nocturna es de 10:00 p.m. a 6:00 a.m.
Laborar en jornada nocturna tiene un recargo del 35% del salario pactado.
Laborar horas extras diurnas, tiene un recargo del 25% del salario pactado.
Laborar en domingo tiene un recargo del 75% del salario pactado y el descanso debe ser
compensado en la siguiente semana.
El valor pagado como recargos y horas extras, aumentan el valor a pagar en la seguridad
social.
Cuando se retire un empleado elabore una liquidacin, hgala firmar y desvinclelo de
todas las entidades. Vase hoja 3 de archivo de nmina en Excel, si es sin justa causa
debe pagarle indemnizacin en los trminos legales.

Cualquier otra informacin remtase al Cdigo Sustantivo de Trabajo.

3.4 SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

El sistema de seguridad social en salud es la forma como se brinda un seguro que cubre los
gastos de salud a los habitantes del territorio nacional, colombianos y extranjeros.

En el Sistema de Seguridad Social en salud funcionan dos regmenes de afiliacin: El

rgimen contributivo y el rgimen subsidiado.

Al rgimen contributivo deben estar afiliadas todas las personas que tienen vinculacin
laboral, es decir, con capacidad de pago, como los trabajadores formales y los
independientes, los pensionados y sus familias.

3.4.1 Afiliacin

Cuando una persona se va a afiliar por primera vez a una E.P.S (Entidad Promotora de
Salud), debe escoger la entidad de su preferencia, llenar los formularios establecidos por
dicha entidad y aportar la documentacin exigida, de conformidad con la legislacin vigente
del Ministerio de Proteccin Social (Ley 100 de 1993 y Decretos Reglamentarios).

El porcentaje de cotizacin a la EPS es el 12% del ingreso que cada persona reciba. Para el
caso de los empleados dependientes este 12% se divide en un 4% que paga el empleado y
un 8% que paga el empleador. En el caso de que una persona labore en varias partes, debe
cotizar por cada uno de los salarios que perciba.

Para el caso de los trabajadores independientes, estos deben pagar el 12% de una base que
no sea inferior a un salario mnimo. Cuando los trabajadores independientes presten sus
servicios a una persona natural o jurdica en calidad de contratista por prestacin de
servicios, deben realizar aportes a la seguridad social en salud por el 12% del 40% del valor
bruto del contrato (Decreto 1703 de 2002, artculo 23). Por ejemplo: si una persona firma un
contrato de prestacin de servicios con la Universidad de Antioquia por valor de $1.000.000
mensuales, debe cotizarle a la EPS, el valor de $48.000 mensuales (1.000.000 X 40%=
400.000 esto por 12% = 48.000).

3.4.2 Garanta mnima de un afilado

Todos los afilados al sistema general de seguridad social en salud, recibirn como mnimo un
plan integral de proteccin de la salud, con atencin preventiva, medico-quirrgica y
medicamentos esenciales, denominado Plan Obligatorio de Salud POS.

La prestacin de los servicios de salud no son exclusivamente para el afiliado cotizante

(trabajador), sino para los miembros del grupo familiar que ste afilie as: si es soltero, puede
afiliar a sus padres siempre y cuando estos no se encuentren afiliados a otra EPS y
dependan econmicamente de l; si es casado o tiene una unin marital de hecho, puede
afiliar a su cnyuge o compaero permanente que dependa econmicamente de l, los hijos
menores de 18 aos, los hijos mayores de 18 aos y hasta los 25, siempre y cuando se
encuentren adelantando estudios en una institucin de educacin formal, los hijos mayores
de 18 aos con discapacidad permanente

3.4.3 Otros aspectos importantes

Puede una persona cambiarse de EPS?

Las personas deben permanecer durante 24 meses afiliados a una misma EPS, tiempo en el
cual se puede cambiar a otra si esa es su decisin.

Puede una persona estar laborando bajo la subordinacin de un empleador y no estar

afiliado a una EPS?
En ningn caso un empleador puede contratar a un trabajador y no afiliar a ste al Sistema
de Seguridad Social.

Normatividad vigente:
Ley 100 de 1993
Decreto 806 de 1998
Decreto 1703 de 2002
Decreto 1406 de 1999
Sentencia 13707 de 2004.

Pginas de consulta:
www.saludcolombia.com
www.minproteccionsocial.gov.co.

3.5 RIESGOS PROFESIONALES Y PENSION

La Ley 100 de 1993 (Ley de la Seguridad Social), reglament todo lo concerniente a salud,
pensiones y riesgos profesionales.

3.5.1 Riesgos profesionales

Se regula por el decreto 1295 del 22 de junio de 1994, el cual es reglamentario de la Ley 100
de 1993 y contempla todo lo relacionado con el Sistema General de Riesgos Profesionales,
siendo ste el conjunto de entidades pblicas y privadas, normas y procedimientos
destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las
enfermedades y accidentes que puedan ocurrirles con ocasin o como consecuencia del
trabajo que desarrollan (Artculo 1 del Decreto 1295).
Es importante tener en cuenta las siguientes definiciones para comprender mejor el
contenido del tema:

3.5.1.1 Riesgo

Es la posibilidad que un objeto material o sustancia pueda potencialmente desencadenar

alguna perturbacin en la salud o integridad fsica del trabajador. En ltima instancia riesgo
es la probabilidad de ocurrencia de un evento, en este caso el accidente de trabajo o la
enfermedad profesional.

3.5.1.2 Factor de Riesgo

Es aquel elemento o fenmeno fsico, qumico, orgnico, psicolgico o social que, con su
presencia o ausencia, influye inmediata o tardamente en el organismo del trabajador,
ocasionando enfermedad o accidente.

3.5.1.3 Accidente de trabajo

Segn el Decreto 1295 de 1994 es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasin del trabajo y que produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin
funcional, una invalidez o la muerte.

3.5.1.4 Enfermedad Profesional

Todo estado patolgico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia

obligada y directa de la clase de actividad que desempea el trabajador, o del medio en que
se ha visto obligado a trabajar, y que haya sido determinada como enfermedad profesional
por el Gobierno Nacional.

El Sistema General de Riesgos Profesionales, con las excepciones previstas en el artculo

279 de la Ley 100 de 1993, se aplica a todas las empresas que funcionen en el territorio
nacional, y a los trabajadores, contratistas, subcontratistas, de los sectores pblico, oficial,
semioficial, en todos sus rdenes, y del sector privado en general. (Articulo 3 del Decreto
1295)

El empleador tiene la libertad de escoger cualquier Administradora de Riesgos Profesionales,

en la cual afiliarse y afiliar a sus empleados, debe diligenciar un formulario, esperar la
aprobacin de dicha entidad y acogerse a la ley.

Para cada empresa las tarifas de cotizacin son diferentes, esto segn la actividad
econmica que desempeen y la exposicin a factores de riesgo, esta tarifa no podr ser
inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotizacin de los trabajadores.
Para la clasificacin de empresa se establecen cinco clases de riesgo, segn Art. 26 del
Decreto 1295:

TABLA DE CLASES DE RIESGO

CLASE RIESGO
CLASE I RIESGO MNIMO
CLASE II RIESGO BAJO
CLASE III RIESGO MEDIO
CLASE IV RIESGO ALTO
CLASE V RIESGO MXIMO

Segn el Artculo 21 el empleador ser responsable:

a) Del pago de la totalidad de la cotizacin de los trabajadores a su servicio;

b) Trasladar el monto de las cotizaciones a la entidad administradora de riesgos
profesionales correspondiente, dentro de los plazos que para el efecto seale el
reglamento;
c) Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo;
d) Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la
empresa, y procurar su financiacin;
e) Notificar a la entidad administradora a la que se encuentre afiliado, los accidentes de
trabajo y las enfermedades profesionales;
f) Registrar ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social el comit paritario de salud
ocupacional o el viga ocupacional correspondiente;
g) Facilitar la capacitacin de los trabajadores a su cargo en materia de salud ocupacional, y
h) Informar a la entidad administradora de riesgos profesionales a la que est afiliado, las
novedades laborales de sus trabajadores, incluidas el nivel de ingreso y sus cambios, las
vinculaciones y retiros.

3.5.2 Pensin

Regulada por la ley 100 de 1993, Titulo III-IV, Reglamentacin bsica.

Ley 797 de enero 29 de 2003, por medio de la cual se reforman algunas disposiciones de la
ley 100.

LEY 860 de diciembre 26 de 2003, por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema
General de Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se dictan otras disposiciones.

La pensin Obligatoria es una prestacin econmica que obtienen los afiliados al Sistema
General de Pensiones a travs de las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesanta
(AFP) y del Instituto de Seguros Sociales (ISS), con el fin de garantizar a las personas que
cumplan con los requisitos establecidos por la ley (Ley 100/93), el amparo contra las
contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte.

En este caso es el empleado quien decide a que Administradora de Fondos de Pensiones

afiliarse, o a cual se encuentra ya afiliado; se lo debe comunicar al empleador para que este
diligencie la afiliacin o notifique el cambio de empleador y proceda a efectuar los
correspondientes pagos. As mismo cada vez que un empleado se retire se debe notificar a
la administradora, de lo contrario deber seguir pagando por este.

Los empleadores pagarn el 75% de la cotizacin total y los trabajadores, el 25% restante.

Actualmente el porcentaje de cotizacin es del 15% sobre el ingreso base de cotizacin de

cada empleado.

Si el afiliado recibe un ingreso mensual igual o superior a cuatro (4) salarios mnimos
mensuales legales vigentes, deber aportar adicionalmente el 1% sobre su base de
cotizacin, destinado al Fondo de Solidaridad Pensional.

La Ley clasifica a los empleadores para el pago de los aportes de Pensiones Obligatorias a
las Administradoras en dos grupos dependiendo el nmero de trabajadores as:

3.5.2.1 Grandes

Para las empresas que a partir del primero de enero de 1997 tienen a su servicio cuarenta
(40) ms trabajadores, y para las que a partir del primero de enero de 1998 tienen a su
servicio veinte (20) ms trabajadores sin importar el rgimen o fondo a los que ellos
pertenezcan. Un empleador que ha sido clasificado como Grande, no puede ser clasificado
como pequeo con posterioridad

3.5.2.2 Pequeos

Empresas que no tengan el nmero de trabajadores previsto anteriormente.

GRANDES APORTANTES
Ultimo dgito NIT o C.C. (No Vencimiento Empresas NO Vencimiento Empresas
incluye dgito de verificacin) Consolidadas - Sucursal Consolidadas
1, 2, y 3 4o da hbil 6o da hbil
4, 5 y 6 5o da hbil 7o da hbil
7, 8, 9 y 0 6o da hbil 8o da hbil

PEQUEOS APORTANTES
Ultimo dgito NIT o C.C.
Vencimiento
(No incluye dgito de verificacin)
1y2 4o da hbil
3y4 5o da hbil
5y6 6o da hbil
7y8 7o da hbil
9y0 8o da hbil
3.6 CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR

Deben afiliarse al subsidio familiar los empleadores que tengan ms de un empleado

contratado permanentemente, igualmente deben efectuar aportes para el Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA.

Los documentos siguientes se deben enviar a la caja de compensacin por el empleador:

Comunicacin escrita del empleador a la caja informando nombre del empleador,

domicilio, identificacin, lugar donde se causan los salarios y manifestacin sobre si
estaba afiliado anteriormente a otra caja.
Prueba de existencia y representacin legal expedida por la cmara de comercio si es
persona jurdica.
Copia de la nmina o carta indicando el sueldo que devengarn los trabajadores en caso
de ser una empresa nueva.
Formulario diligenciado de afiliacin a la empresa.
Formulario de afiliacin del trabajador y de las personas a cargo.
Certificado de paz y salvo en el caso de afiliacin anterior a otra caja.
Relacin de trabajadores y salario.

Para la afiliacin de un trabajador se debe tener en cuenta lo siguiente:

Formulario de inscripcin del trabajador debidamente diligenciado.
Documentos necesarios para inscribir las personas a cargo que tengan el trabajador.

El pago se efecta dentro de los diez primeros das de cada mes. El valor correspondiente
es del 9% del total devengado en la nmina mensual as:
4% para la Caja de Compensacin Familiar
2% para el SENA
3% para el ICBF

Tienen derecho al subsidio familiar las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios
que a continuacin se enumeran y dependan econmicamente del trabajador:
Los hijos legtimos, los naturales, los adoptivos y los hijastros
Los hermanos hurfanos de padre
Los padres del trabajador mayores de 60 aos

Los factores que se tienen en cuenta para la liquidacin son los siguientes:
Sueldos y sobresueldos
Jornales
Bonificaciones habituales
Trabajos nocturnos, suplementarios, horas extras, dominicales y festivos
Pagos por unidades de tarea de obra o destajo
 Porcentaje sobre ventas y comisiones
Viticos permanentes destinados a alojamiento y alimentacin
Salarios en especie
Primas convencionales o voluntarias que adquieran las caractersticas de habituales y
que hayan sido pactadas como salarios
Vacaciones
Otros pagos que por su naturaleza constituyen salarios

Los pagos efectuados a la caja de compensacin familiar son deducibles para efectos de la
liquidacin de impuestos sobre la renta y complementarios siempre y cuando presente los
respectivos certificados de paz y salvo con el SENA y la Caja de Compensacin Familiar en
la que conste que el empleador pag los aportes correspondiente al respectivo ao fiscal.

Cuando el empleador no est afiliado a una caja de compensacin familiar y al trabajador le

sea exigido judicialmente el pago de esta prestacin se presume que la suma debida
corresponde al doble de la cuota de subsidio en dinero ms alta que est pagando dentro de
los lmites del respectivo departamento donde se hayan causado los salarios

4. PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA

La creacin de una empresa es el primer paso cuando se da inicio formalmente a un

negocio, por lo tanto, ste debe ser correcto, para el funcionamiento adecuado de la misma.
A continuacin, indicamos los pasos que deben seguirse y algunos aspectos a tener en
cuenta en este proceso.

4.1 VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZN SOCIAL

En el puesto de informacin de cualquiera de las Sedes de la Cmara de Comercio,

puede solicitar un volante para la consulta de nombres.
Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que se va
a dedicar. Se debe de tener a la mano varios nombres por si alguno de ellos ya ha sido
utilizado por otra empresa.
Cancele el valor de la consulta.
Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cmara de Comercio y el
empleado le indicar cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho nombre o
no debido a que ya existe o hay alguno similar.

Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente.

4.2 ELABORE LA MINUTA

 Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cdulas, nacionalidad,
estado civil y domicilio.
La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las
actividades principales.
El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deber
expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarn las cuotas y el valor
nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).
Se debe expresar como se administrar la sociedad, las facultades de los
administradores, las asambleas y juntas de los socios, segn lo establecido legalmente
para cada tipo de sociedad (para mayor informacin vea el cdigo de comercio).
Los das y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de
manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidir en un determinado asunto.
Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirn las
utilidades, as como tambin la reserva legal.
La duracin de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.
Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y
obligaciones.

Ejemplo de modelo de minuta de una sociedad limitada:

La minuta que se presenta a continuacin es slo un ejemplo que contiene los aspectos
mnimos a incluirse, por lo tanto, no debe ser tomada literalmente, es decir que es necesaria
la consulta de minutas antes de proceder a realizar la de ustedes.

En la ciudad de Medelln, departamento de Antioquia, Repblica de Colombia, a primero de

julio de mil novecientos noventa y ocho, el seor Juan Martnez Robledo y Oscar Rueda
Osorio, mayores de edad, con domicilio en Medelln, identificados con las cdulas de
ciudadana nmeros ........................................, obrando en nombre propio, manifestaron que
constituirn una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regir por las normas
establecidas en el cdigo de comercio y en especial por los siguientes estatutos:
Artculo 1: Nombre o razn social: la sociedad se denominar XY Limitada.
Artculo 2: Domicilio: el domicilio principal ser en la ciudad de Medelln, Departamento de
Antioquia, Repblica de Colombia, sin embargo la sociedad puede establecer sucursales, en
otras ciudades del pas como en el exterior.
Artculo 3: Objeto social: la compaa tiene por objeto social: diseo, produccin y
comercializacin de productos y servicios de publicidad grfica y compra y venta de materias
primas. En el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por
cuenta de terceros o con participacin de ellos, toda clase de operaciones comercial, sobre
bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con
personas naturales o jurdicas, efectuar operaciones de prstamos, cambio, descuento,
cuentas corrientes, dar o recibir garantas y endosar, adquirir y negociar ttulos valores.
Artculo 4: Duracin de la sociedad: se fija en 10 aos, contados desde la fecha de
otorgamiento de la escritura. La junta de socios podr mediante reforma, prolongar dicho
trmino o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho trmino expire.
Artculo 5: el capital de la sociedad es la suma de $10.000.000.
Artculo 6: cuotas: El capital social se divide en diez cuotas o acciones de un valor nominal
de un milln de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la
siguiente forma: El socio Juan Martnez Robledo, suscribe el ochenta por ciento en ocho
cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de $8.000.000. El socio Oscar Rueda
Osorio suscribe el veinte por ciento y paga en efectivo el valor de $2.000.000. As los aportes
han sido pagados ntegramente a la sociedad.
Artculo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al
monto de sus aportes.
Artculo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos
aportes de los socios, por la admisin de nuevos socios o por la acumulacin que se hicieron
de utilidades por determinacin de comn acuerdo de los socios.
Artculo 9: Cesin de cuotas: las cuotas correspondientes al inters social de cada uno de
los socios no estn representadas por ttulos, ni son negociables en el mercado, pero s
pueden cederse. La cesin implicar una reforma estatutaria y la correspondiente escritura
ser otorgada por el representante legal, el cedente y el cesionario.
Artculo 10: Administracin: la administracin de la sociedad corresponde por derecho a los
socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la
sociedad. Esta delegacin no impide que la administracin y representacin de la sociedad,
as como el uso de la razn social se someta al gerente, cuando los estatutos as lo exijan,
segn la voluntad de los socios.
Requiere para su validez el consentimiento de todos los socios, la ejecucin o ejercicio de los
siguientes actos o funciones: 1. Disponer de una parte de las utilidades lquidas con destino a
ensanchamiento de la empresa o de cualquier otro objeto distinto de la distribucin de
utilidades.
Artculo 11: Reuniones: la junta de socios se reunir ordinariamente una vez por ao, el
primer da de Marzo a las 10:00 de la maana en las oficinas del domicilio de la compaa.
Artculo 12: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendr tantos
votos como cuotas tenga en la compaa. Las decisiones se tomaran por nmero plural de
socios que represente la mayora absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de
la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera unanimidad.
Artculo 13: La sociedad tendr un gerente y un subgerente que lo reemplazar en sus faltas
absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para perodos de un ao, pero
podrn ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier
tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administracin y representacin de la
sociedad, as como el uso de la razn social con las limitaciones contempladas en estos
estatutos. En particular tendr las siguientes funciones (enumere todas aquellas que
considere pertinente)..............
Artculo 14: Inventarios y Balances: mensualmente se har un Balance de prueba de la
sociedad. Cada ao a 31 de Diciembre se cortarn las cuentas, se har un inventario y se
formar el Balance de la junta de socios.
Artculo 15: Reserva Legal: aprobado el Balance y dems documentos, de las utilidades
lquidas que resulten, se destinar un 10% de reserva legal...........
Articulo 16: La sociedad se disolver por: 1. La expedicin del plazo sealado para su
duracin. 2. La prdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unnime de los
socios. 4. Cuando el nmero de socios exceda de veinticinco. 5. Por dems causales
sealadas en la ley.
Artculo 17: Liquidacin: disuelta la sociedad se proceder a su liquidacin por el gerente
salvo que la junta de socios resuelva designar uno o ms liquidadores con sus respectivos
suplentes, cuyos nombramientos debern registrarse en la Cmara de Comercio del
domicilio de la ciudad.
De esta manera se debe detallar toda la informacin referente a la sociedad con da uno de
los aspectos mencionados en el contenido bsico.

Nota:
Los artculos de los estatutos, deben ser normas de carcter permanente y general, deben
constituir reglas estables que No requieran de ajustes.

En cuanto al diseo de los estatutos puede redactarse todos los artculos que le convengan a
la organizacin, pero teniendo presente no establecer artculos para los estatutos que se
conviertan en un limitante para el desarrollo de la empresa en lo relativo a operaciones
comerciales o administrativas.

4.3 TRAMITES

Deben realizarse algunos trmites en los siguientes lugares:

4.3.1 Notara

Para nuestro ejemplo el valor que se debe pagar en la Notara para un capital de
$10.000.000, es de $115.000, all procedern a hacerle lo siguiente:

Le transcribirn su minuta conformando as la Escritura Pblica, firmada por el notario con

los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cdula y sus huellas.

4.3.2 DIAN

Ir a la Administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que obtenga el

nmero de identificacin tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el
desarrollo de las actividades comerciales. Para este nmero de identificacin, el cual es
expedido en una tarjeta, se debe realizar el trmite correspondiente en la DIAN, que se
encuentre en el municipio donde se est domiciliado.

Pasos a seguir:
 Con el certificado de existencia y representacin que solicite en la Cmara de Comercio,
dirjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro nico tributario), por medio del
cual se puede realizar los siguientes trmites, entre otros:
a) Asignacin de NIT
b) Inscripcin en el registro de vendedores si es responsable de IVA.

Una vez adquirido y diligenciado el formulario, presntese ante la DIAN, con los
siguientes documentos:
a) Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias.
b) Copia de la escritura pblica de constitucin.
c) Certificado de existencia y representacin, expedido por la Cmara de Comercio,
con fecha no mayor a tres meses antes de su presentacin.
d) Fotocopia de la cdula del representante legal.

El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la
solicitud del NIT. Los responsables del rgimen simplificado no tienen obligacin de declarar
el IVA, los responsables del rgimen comn deben hacerlo bimestralmente en las fechas que
indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN.

Simultneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el formulario para
que la DIAN le autorice la numeracin para las facturas que usar en su negocio.

4.4 REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA

En la ciudad de Medelln para realizar el pago del impuesto de registro sobre la escritura de
constitucin se hace en la oficina de Rentas Departamentales, ubicada en el Edificio
Antioquia en la Avenida Primero de Mayo con Palac o en los estancos oficiales.

4.5 ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRCULA MERCANTIL

Adquirir en la Cmara de Comercio el formulario de Matrcula Mercantil Sociedades

Comerciales. Posteriormente debe presentar en la ventanilla de la Cmara de Comercio lo
siguiente:

El formulario de matrcula mercantil diligenciando, junto con el volante de consulta de

nombres aprobado.
Dos copias autenticadas de la escritura pblica de constitucin de la sociedad, en la que
debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser empresa
unipersonal, el documento privado sino se constituy por escritura pblica.
Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.
Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta
directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.
 Documento de identificacin del representante legal.
Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal.
En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de
anotacin y registro (boleta de rentas).
Solicitar en la taquilla de la Cmara de Comercio el valor de la liquidacin de los derechos
de matrcula.
Cancelar los derechos de matrcula. Al momento del pago le entregarn un recibo con el
cual podr reclamar el certificado de su matrcula, as como las copias de los formularios,
las escrituras y las cartas de aceptacin. Segn nuestro ejemplo para un capital de
$10.000.000 se debe cancelar $176.000.
Obtener copia del certificado de existencia y representacin legal de la sociedad.
Luego de haber realizado la inscripcin, usted podr solicitar a la Cmara de Comercio, el
certificado de existencia y representacin, es un documento que le permite al comerciante
o sociedad realizar algunos trmites (inscripcin ante la administracin de impuestos,
industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrcula en el registro mercantil.

4.6 REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO

Estn compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes,
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones.

Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal

debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cmara
de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo.

Los libros son los siguientes:

4.6.1 Libro auxiliar

Se lleva para registrar detalladamente en orden cronolgico las cuentas principales,

totalizando dbitos, crditos y saldo que pasa al final de cada perodo al libro diario y al libro
mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cmara de Comercio.

4.6.2 Libro caja diario

En este libro se pasan las operaciones contables en orden cronolgico, en forma individual o
por resmenes que no excedan de un mes.

4.6.3 Libro mayor

En este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble;
permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta.

4.6.4 Libro inventario y balance

Se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos
una vez cada ao para conocer en forma clara y completa la situacin del patrimonio.

4.6.5 Libro de accionistas

En l se escriben las acciones, anotando el ttulo, el nmero y la fecha de inscripcin, al igual

que los cambios de propietario.

4.6.6 Libro de actas

Los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro
de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo
en las que posean junta directiva.

En los libros de actas, deben anotarse en orden cronolgico las actas de las reuniones, las
cuales debern ser firmadas por el secretario y presidente de la reunin.

Para el registro de los libros debe tener en cuenta que la primera hoja de cada libro debe
presentarse rotulada (marcada) a lpiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la
destinacin que se dar a cada libro, as como numerarse consecutivamente y no tener
ningn registro contable.

Los pasos a seguir en la Cmara de Comercio:

Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cmara de Comercio.
Pagar los derechos de inscripcin de los libros. Al momento de cancelar le entregarn el
recibo de pago con el cual podr reclamar los libros registrados, en la fecha que all se
indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000.
Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera pgina de cada libro registrado
este sellado por la Cmara de Comercio y rubricadas todas las dems.

4.7 AFILIACIN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP)

Algunas de ellas son: el ISS, Colmena, Suratep, entre otros. Los pasos a seguir son:
Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculacin de la empresa
al sistema general de riesgos profesionales, la cual es suministrada sin ningn costo por la
ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos
establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nmina y debe ser asumida
por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.

Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculacin del

trabajador al sistema general de riesgos profesionales.

4.8 RGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL

Usted deber inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores,
los empleados podrn elegir libremente a que entidad desean vincularse (Coomeva, Susalud,
Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida el empleador deber adelantar el
proceso de afiliacin tanto de la empresa como para el trabajador, mediante el
diligenciamiento de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS elegida.

El formulario de afiliacin del trabajador deber diligenciarse en original y dos copias, el

original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador.

El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador.
El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el trabajador debe pagar
una y el empleador las dos restantes.

4.9 FONDO DE PENSIONES Y CESANTAS

El empleador debe afiliar a todos los miembros de la empresa al fondo de pensiones, el cual
el trabajador podr elegir. Una vez elegido se llena la solicitud de vinculacin, la cual se la
suministra el fondo.

Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 15% del salario devengado por el trabajador,
dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.

4.10 APORTES PARAFISCALES

Son pagos a que est obligado todo empleador a cancelar sobre el valor de la nmina
mensual a travs de las cajas de compensacin familiar para: Subsidio familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA.
Para realizar la respectiva inscripcin, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea
afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarn adjunto el formulario de afiliacin al
ICBF y al SENA.

Los pasos para la afiliacin de la empresa son:

Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensacin Familiar, donde

conste: domicilio, NIT, informacin sobre si estaba afiliado o no a alguna caja de
compensacin familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:
a) Fotocopia de la cdula si es persona natural
b) Certificado de existencia y representacin legal vigente si es persona jurdica.
c) Relacin de trabajadores indicando para cada uno: nmero de cdula, nombre
completo y salario actual.
d) Formulario diligenciado de afiliacin a la empresa.
e) Formulario de afiliacin del trabajador y de las personas a cargo.

Para afiliar al trabajador debe:

a) Presentar el formulario de inscripcin del trabajador debidamente diligenciado.
b) Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo
trabajadores.

Una vez est en la Caja de Compensacin Familiar elegida, debe pagar durante los
primeros diez das del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la
nmina mensual, los cuales debern ser asumidos por el empleador. La distribucin del
9% es la siguiente:
a) 2% para el SENA.
b) 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
c) 4% para la Caja de Compensacin Familiar.
 5. FORMAS ASOCIATIVAS

En las denominadas formas asociativas es elemento de la esencia que para su creacin y

funcionamiento intervengan varias personas, las que una vez constituida la entidad tendrn
la calidad de socios o asociados.

Las formas asociativas pueden clasificarse de la siguiente forma:

Desde el punto de vista de quienes participan en su creacin en Formas asociativas pblicas,

privadas y mixtas; desde el punto de vista del nimo de lucro en Formas asociativas con
nimo de lucro y sin nimo de lucro; desde el punto de vista de la personera jurdica en
Formas asociativas con personera jurdica y sin personera jurdica, y; desde el punto de
vista de la nacionalidad en Formas asociativas extranjeras y colombianas.

5.1 LA EMPRESA UNIPERSONAL

La empresa unipersonal es una persona jurdica mediante la cual una persona natural o
jurdica (comerciante), que en este caso se denomina empresario, destina parte de sus
activos para la realizacin de una o varias actividades mercantiles.

Se puede constituir por:

Escritura Pblica.
Documento privado reconocido ante notario o ante el funcionario autorizado por la
Cmara de Comercio.

En cualquiera de los dos casos, el documento debe contener la siguiente informacin, sin la
cual la Cmara de Comercio no podr efectuar el registro:
Nombre completo, documento de identidad, domicilio (ciudad o municipio) y direccin de
la persona que constituye la empresa unipersonal.
Denominacin o nombre de la empresa unipersonal, seguida de la expresin empresa
unipersonal o de la sigla E.U..
Domicilio (ciudad o municipio) de la empresa unipersonal.
Trmino de duracin, el cual puede ser preciso o indefinido (en cualquier caso se debe
decir).
Objeto: enunciacin clara y completa de las actividades principales, a menos que se
exprese que la empresa podr realizar cualquier acto lcito de comercio.
Monto del capital. En caso de que el capital se componga de bienes aportados, debe
hacer una inscripcin pormenorizada de todos los bienes aportados indicando su valor.
Nota: Si se aporta un bien inmueble a la empresa, la constitucin de la misma se debe
realizar nicamente por escritura pblica.
El nmero de cuotas en que se divide el capital y el valor nominal de las mismas.
 La forma de administracin y representacin legal de la empresa unipersonal y el nombre,
documento de identidad y las facultades del representante legal.

Para el registro de la empresa unipersonal se deben seguir los siguientes pasos:

Verifique previamente que el nombre escogido no se encuentre registrado en la Cmara
de Comercio
Copia de la escritura pblica que expide la notaria o copia autntica del documento
privado, debe presentarla para inscripcin en cualquiera de las sedes de la Cmara.
Cancele el valor que le liquide el cajero y el Impuesto de Registro.
En caso de que el representante legal de la empresa unipersonal no sea el mismo
empresario, debe anexar carta de aceptacin de la persona designada con el nmero de
documento de identidad.

5.1.1 Preguntas usuales

Cmo inscribir una reforma al estatuto de la empresa unipersonal?

Debe entregar para inscripcin copia de la escritura pblica o del documento privado que
contenga el texto de la reforma, debidamente reconocido ante juez o notario, o funcionario
autorizado por la Cmara de Comercio.

Puede la empresa unipersonal transformarse en sociedad?

En caso de que las cuotas que componen el capital de la empresa unipersonal pasen a ser
propiedad de dos o ms empresarios como consecuencia de una cesin parcial o total de las
mismas, puede la empresa unipersonal transformarse en sociedad, para lo cual debe otorgar
una escritura pblica de conversin e inscribirla en el Registro Mercantil.

Los estatutos de la nueva sociedad deben reunir los requisitos que la ley seala para la clase
de sociedad escogida.

Cmo se disuelve una empresa unipersonal?

Una empresa unipersonal se disuelve por cualquiera de las siguientes causas:
Por voluntad del empresario.
Por vencimiento del trmino de duracin.
Por muerte del constituyente, salvo estipulacin en contrario.
Por imposibilidad de desarrollar el objeto.
Por prdidas que reduzcan el patrimonio en ms del 50%.
Por orden de autoridad competente.
Por iniciacin del trmite de liquidacin obligatoria.

Cmo se inscribe la disolucin?

Si la razn de la disolucin proviene de cualquiera de las 5 primeras causales, deber
inscribirse la escritura pblica o el documento privado otorgado por el empresario, mediante
el cual declare la disolucin.

Tenga en cuenta que si la disolucin se efecta mediante documento privado, deber

allegarse reconocido ante juez, notario o un funcionario autorizado por la Cmara de
Comercio.

Cmo se liquida la empresa unipersonal?

Inscrita la disolucin y pagadas las deudas de la empresa unipersonal, deber inscribirse
escritura pblica o documento privado que declare la liquidacin de la empresa unipersonal.

El procedimiento que debe observarse es el siguiente:

Comunicacin a terceros y acreedores sobre el estado de liquidacin.
Elaboracin de inventarios y del balance final de la empresa unipersonal.
Pago del pasivo externo y adjudicacin de bienes o del dinero sobrante al empresario, si
es del caso.
Otorgamiento de la escritura o del documento privado mediante el cual el empresario
declare la liquidacin de la empresa unipersonal, para su registro en la Cmara de
Comercio.

Tenga en cuenta que si se otorga documento privado de liquidacin para su inscripcin

deber haberse reconocido por el empresario ante juez, notario o un funcionario autorizado
por la Cmara de Comercio.

5.1.2 Impuestos que debe pagar una empresa unipersonal inscrita en la Cmara de
Comercio desde el ao 2003

De acuerdo con nuestra legislacin comercial, mediante la empresa unipersonal una persona
natural o jurdica que rena las calidades requeridas para ejercer el comercio, puede destinar
parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades mercantiles. La empresa
unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurdica, a la cual
son aplicables las disposiciones relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las
que regulan la sociedad de responsabilidad limitada, conforme lo determina el artculo 80 de
la Ley 222 de 1995, lo cual presenta ventaja desde el punto de vista del compromiso
patrimonial del socio, limitado al monto de su aporte.

Bajo tal contexto, debe precisarse que en materia tributaria la Ley 223 de 1995 determina
expresamente en el pargrafo del artculo 18 del Estatuto Tributario que, "para efectos
impositivos, a las empresas unipersonales de que trata el Cdigo de Comercio, se les
aplicar el rgimen previsto en el Estatuto Tributario para las sociedades de responsabilidad
limitada.
Consistente con lo anterior, en materia del impuesto sobre la renta, las empresas
unipersonales se encuentran gravadas tanto sobre sus rentas y ganancias ocasionales de
fuente nacional, como de fuente extranjera y en consecuencia se encuentran obligadas a
inscribirse en el RUT y a presentar la declaracin anual del impuesto de renta y
complementarios dentro de los trminos que para el efecto seala anualmente el Gobierno
Nacional.

Igualmente, en su carcter de persona jurdica, estaran obligadas a actuar como agente de

retencin a ttulo del impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas, timbre e industria y
comercio, en las condiciones previstas en las disposiciones vigentes.

Respecto del impuesto sobre las ventas, la empresa unipersonal, es responsable, en la

medida que desarrolle actividades que configuren el hecho generador del tributo y, en tal
virtud, estara obligada a inscribirse en el rgimen comn, a expedir factura o documento
equivalente por cada una de las operaciones que realice, liquidando el IVA respectivo y a
presentar bimestralmente la declaracin tributaria del impuesto sobre las ventas.

En el mismo orden de ideas, la empresa unipersonal, sera contribuyente del impuesto de

industria y comercio, en relacin con los ingresos percibidos en desarrollo de actividades
industriales, comerciales o de servicios, dentro de la circunscripcin municipal donde las
ejerza, cumpliendo las obligaciones inherentes, reguladas en la Ley 14 de 1983 y en los
acuerdos municipales vigentes en el correspondiente ente territorial, dentro de las cuales se
encuentra la de declarar y pagar dentro de los plazos sealados para el efecto.

Por ltimo, sera responsable del impuesto de timbre, en la medida que intervenga como
otorgante, girador, aceptante, emisor o suscriptor de documentos o ttulos valores en los que
se haga constar el nacimiento, modificacin o extincin de obligaciones al igual que su
prrroga o cesin, cuya cuanta sea superior 56.684.000 pesos (Valor ao base 2004).
 6. DATOS IMPORTANTES

6.1 INFORMACIN BSICA DE IMPUESTOS

IMPUESTO CUANDO PRESENTAR TARIFA CONTRIBUYENTE

RENTA ANUAL AO 2006 38,5% PERSONAS JURIDICAS
PERSONAS NATURALES DE
ACUERDO A LOS TOPES
GENERAL
MARZO, 16% OTRAS
MAYO, JULIO,
DE PERSONAS NATURALES Y
IVA BIMENSUAL SEPTIEMBRE,
NOVIEMBRE, ACUERDO A JURIDICAS
ENERO LA
ACTIVIDAD
TABLA
RETEFUENTE MENSUAL
ANEXA PERSONAS JURIDICAS
DE
CADA
NORMA ACUERDO A
INDUSTRIA Y MUNICIPIO PERSONAS NATURALES Y
GENERAL LA
COMERCIO LO JURIDICAS
ANUAL ACTIVIDAD
ESTABLECE
ECONOMICA
6.2 PLAZOS PARA EL PAGO DEL IVA Y LA RETENCIN EN LA FUENTE
6.3 RETENCIN EN LA FUENTE APLICABLE EN EL AO 2005

CONCEPTOS BASE %
1. Ingresos originados en una relacin laboral o legal y reglamentaria a $ 1.804.001 TABLA
partir.
2. Dems rendimientos financieros (intereses) 100% 7%
3. Honorarios y Comisiones(Que hacen personas jurdicas, sociedades de 100% 11%
hecho y naturales agentes de retencin a personas jurdicas) D.R. 260/2001
4. Honorarios y Comisiones(Que hacen personas jurdicas, sociedades de 100% 10%
hecho y naturales agentes de retencin a personas naturales) D.R. 260/2001
Nota 1: Si ingresos del contrato superan en el 2.005 $ 63.660.000 100% 11%
Nota 2: A partir de la fecha en que excedan los pagos o abonos en cuenta 100% 11%
en el 2.005 $ 63.660.000
5. Contratos de consultora y administracin delegada que hacen personas 100% 11%
jurdicas y naturales agentes de retencin a personas jurdicas D.R. 260/2001
6. Contratos de administracin delegada que hacen personas jurdicas, 100% 11%
sociedades de hecho a contratistas personas jurdicas o asimiladas D.R.
260/2001
7. Contratos de administracin delegada que hacen personas jurdicas, 100% 10%
sociedades de hecho a contratistas personas naturales D.R. 260/2001 y Art. 2
Decreto 1809/89
Nota 1: Si ingresos del contrato superan en el 2.005 $ 63.660.000 100% 11%
Nota 2: A partir de la fecha en que excedan los pagos o abonos en cuenta 100% 11%
en el 2.005 $ 63.660.000
8. Servicios en general (aplicables a no obligados a presentar declaracin de $ 74.000 6%
renta) Sup.
9. Servicios en general efectuadas por personas jurdicas, sociedades de $ 74.000 4%
hecho y naturales retenedores (Decreto 3100 de Septiembre 23 de 2004) Sup.
10. Servicios de transporte de carga $ 74.000 1%
Sup.
11. Servicios de Transporte de pasajeros Nacional que hacen personas $ 519.000 3.5%
jurdicas, sociedades de hecho y personas naturales agentes retenedores Sup
12 A. Servicios temporales $ 74.000 2%
Sup.
12 B. Aseo y/o Vigilancia $ 74.000 3%
Sup.
13. Arrendamiento de Bienes Muebles 100% 4%
14. Arrendamiento de Bienes Races que hacen personas jurdicas, $ 519.000 3.5%
sociedades de hecho y personas naturales agentes retenedores Sup.
15. Loteras, Rifas, Apuestas y similares $ 906.000 20%
Sup.
16. Hoteles, Restaurantes y Hospedajes si el pago lo en forma directa $ 74.000 3.5%
personas jurdicas o sociedades de hecho o personas natural agentes Sup.
retenedor
17. Enajenacin de Bienes Races 100% 1%
18. Contratos de construccin y urbanizacin 100% 1%
19. Compras y otros pagos que sean ingresos Tributarios para quien los $ 519.000 3.5%
reciba que hacen personas jurdicas, sociedades de hecho y personas Sup
naturales agentes retenedores

20. Compra de bienes y productos Agrcolas o Pecuarios sin procesamiento $ 1.759.000 1.5%
industrial Sup
 CONCEPTOS BASE %
21. Compra de bienes y productos Agrcolas o Pecuarios con procesamiento $ 519.000 3.5%
industrial que hacen personas jurdicas, sociedades de hecho y personas Sup
naturales agentes retenedores
22. Compra de Caf Pergamino o Cereza $ 2.977.000 0.5%
Sup
23. Compra de Combustible 100% 0.1%
24. Consultora en Obras Pblicas (Art. 35 Dec. 1522/83) 100% 2%
25. Retencin en la Fuente del IVA (aplicable a Bienes) $ 521..000 75% del
Sup IVA
26. Retencin en la Fuente del IVA (Servicios Gravados) $ 74.000 75% del
Sup IVA
26. Retencin en la Fuente del IVA (aplicable a Operaciones con tarjetas 10% del
dbito y crdito ) IVA
27. Retencin en colocacin independiente de juegos de suerte y azar $ 91.000 3%
SANCION MINIMA $ 191.000
TIMBRE: Cuanta superior a $ 60.142.000 1.5%

QUIEN HACE LA RETENCION

1. Personas Jurdicas y Otras Entidades
2. Notarios
3. Personas Naturales comerciantes y que en el ao 2004 tuvieron ingresos o patrimonio bruto superiores
a $ 567.370.000

Nota: Los pagos o abonos que incorporen Impuestos, Tasas y Contribuciones sern descontadas siempre
que los beneficiarios de dichos pagos o abonos tengan la calidad de responsables o recaudadores de los
mismos. Se descontar de la base el valor de las propinas incluidas en la suma por pagar.