ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIOS

La administracin de las cuentas por cobrar forma parte de la administracin financiera

del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para a
maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el
manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito comercial concedido a clientes
y estrategia de cobros.
Generalmente en la empresa la inversin en cuentas por cobrar representa una inversin
muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformaran en
efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.
IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIOS:
Las cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos ms importantes del activo
circulante. La importancia est relacionada directamente con el giro del negocio y la
competencia.
Las cuentas por cobrar representan una inversin muy importante para la empresa. Una
de las medidas para conocer la inversin que se tiene en cuentas por cobrar es la relacin
de la inversin al capital de trabajo y al activo circulante, y se obtienen a travs de las
pruebas de liquidez.
NECESIDADES DE INFORMACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR:
Una buena administracin requiere de informacin al da sobre los saldos de los clientes y
deudores. Por lo tanto, el administrador tiene un reto muy grande para controlar que las
operaciones sean captadas y registradas veraz y correctamente.
Las cuentas que estn al corriente no requieren de administracin, las que tienen algn
problema por falta de pago, exceso de deuda sobre el lmite de crdito aprobado,
devoluciones del correo de estados de cuenta por direcciones errneas o por cambio de
domicilio del cliente, cheques devueltos por los bancos de pagos efectuados por clientes,
etc., deben ser atendidos inmediatamente para conservar una sana cartera. La
administracin cuando tiene una informacin que le permita tomar decisiones firmes y
giles, obtiene una confianza capaz de impulsar al cliente a aumentar sus consumos.
EL NIVEL DE LA INVERSIN EN LAS CUENTAS POR COBRAR:
Dependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crdito a los clientes, el
cual representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la venta y la fecha en que se
cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta.
Por lo tanto, las ventas a crdito se transforman en cuentas por cobrar representando
generalmente en la empresa una importante inversin del activo circulante. La inversin
se determina por el volumen de las ventas a crdito y por el promedio de das que
transcurren entre las fechas de venta y la cobranza.
El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la razn
cuentas por cobrar a ventas multiplicado por los das del ao para obtener los das de
crdito. De cualquier manera, los das cartera pueden relacionarse con los plazos que la
empresa ofrece y de esta manera calificar la inversin en cuentas por cobrar. El promedio
de los das que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza dependen de las
condiciones econmicas y de factores controlables conocidos como variables de las
polticas de crdito.
LAS POLTICAS DE CRDITO:
Deben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin. Para
evaluar el crdito, los administradores deben considerar la solvencia moral del acreditado,
la capacidad financiera de pago, las garantas especficas y las condiciones generales de
la economa o del mercado en que opera.
Existen agencias de informacin de crdito y una fuente alterna de informacin son las
centrales de tarjetas de crdito.
La administracin de cuentas por cobrar tiene que fijar polticas, tales como: reducir al
mximo la inversin de cuentas por cobrar en das cartera, administrar el crdito, evaluar
el crdito en forma objetiva, mantener la inversin en cuentas por cobrar al corriente y
vigilar la exposicin de las cuentas por cobrar ante la inflacin y devaluacin de la
moneda.
Las variables de las polticas de crdito son las condiciones de crdito, el periodo del
crdito, los descuentos por pronto pago anticipado y las polticas de cobro.
VIGILANCIA SOBRE LOS SALDOS PENDIENTES DE COBRO:
El departamento de crdito tiene a su cargo el vigilar y supervisar las cuentas de los
clientes para que las facturas sean presentadas en su oportunidad para su cobro, y es
gestionar con base en las polticas de crdito el cobro de las cuentas de los clientes que
estn vencidas.
La administracin de la cobranza se realiza a travs de un informe conocido como anlisis
de antigedad de saldos en el que aparecen todas las cuentas a cobrar. sta contiene
nombre y nmero de cliente, saldo de la cuenta, suma de todas las facturas que estn
dentro de los trminos del crdito, importe vencido desde 1 hasta 120 das. Estos listados
tienen una presentacin horizontal y al final se tienen los totales por cada columna y se
puede conocer con toda precisin el estado de la cartera de los clientes.
Una prctica necesaria y muy importante es comunicarles mensualmente a los clientes el
estado de su cuenta con fines de informacin y para que concilien su importe con su
contabilidad y se mantenga una cartera al corriente con informacin oportuna y veraz.
EFECTOS DE LA INFLACIN Y DEVALUACIN SOBRE LAS CUENTAS POR
COBRAR:
Las cuentas por cobrar son activos monetarios porque representan un determinado
nmero de unidades monetarias por cobrar, por lo que son susceptibles a modificar su
monto y por lo tanto no pueden corregirse ya que su importe permanece siempre
determinado por la cantidad de unidades que representan.
En poca de inflacin alta que puede considerarse de ms de un dgito, debe reconocerse
la prdida que se produce en las cuentas por cobrar al perder su poder de compra por ser
activos monetarios.
En caso de una devaluacin de la moneda que representa el reconocimiento oficial de la
inflacin con relacin a una moneda extranjera, cambia el monto a cobrar en pesos de las
cuentas por cobrar en moneda extranjera y debe reconocerse la utilidad generada por el
tipo de cambio nuevo.
Una buena administracin en pocas de inflacin y devaluacin debe medir la exposicin
de la empresa en forma continua para minimizar sus efectos.
ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR:
La rotacin de cuenta por cobrar, es el anlisis que realizan los gerentes de finanzas para
saber cul es tiempo que se tarda en recupera las ventas a crdito.
La frmula para realizar el clculo es la siguiente:

Ventas anuales a crdito

promedio de la cuenta por cobrar
Ejemplo:
Ventas netas a crdito = 50,000.00
Promedio de la cuentas por cobrar = 6,000.00
La rotacin de la cuenta por cobrar sera:
Rotacin cuentas por cobrar = 50,000.00 / 6,000.00 = 8 meses
Como resultado tenemos que el nmero de veces que las cuentas por cobrar rotan en el
ao es de 8 meses, ahora para determinar la cantidad de das que se tarda en recuperar
las cuentas por cobrar de pues de realizada la venta, debemos dividir los da del ao
(360), entre el resultado obtenido (8 meses), veamos:
Das en el ao = 360
Rotacin de cuentas por cobrar = 8 meses
360 / 8 = 45
Entonces como resultado tenemos que 45 das, es el tiempo que se tarda en recupera la
mercanca vendida a crdito.
ROTACIN DE INVENTARIOS
La rotacin de Inventarios es el indicador que permite saber el nmero de veces en que el
inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el
inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
Formula:

Coste de mercaderas vendidas

promedio de inventarios

Ejemplo:
Costo de mercaderas ao 2015 = 60000,000
Promedio de inventarios ao 2015 = 10000,000
60,000,000.0
0
=== 6
10,000,000.0
0

Esto quiere decir, que la rotacin del inventario durante el 2015, fue de 6 veces, o dicho
de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6). Las
mercancas permanecieron 2 meses en el almacn antes de ser vendidas.
IMPORTANCIA DEL NIVEL DE ROTACIN:
La rotacin de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es
decir, en venderse. Entre ms alta sea la rotacin significa que el las mercancas
permanecen menos tiempo en el almacn, lo que es consecuencia de una buena
administracin y gestin de los inventarios.
RATIOS DE GESTIN O EFICIENCIA:
Los ndices de gestin permiten evaluar los efectos de las decisiones y de las polticas
seguidas por la empresa en la utilizacin de sus recursos respecto a cobros, pagos,
inventarios y activos. Estos ndices evalan el nivel de actividad y la eficacia con la cual
sta ha utilizado sus recursos disponibles, a partir del clculo de rotaciones de determinas
partidas del balance durante el ao, de la estructura de las inversiones y del peso relativo
de los diversos componentes del gasto sobre los ingresos que genera la empresa a travs
de las ventas.
ROTACIN DE CARTERA:
Es el indicador de eficiencia que muestra la forma como se est recuperando la cartera,
de acuerdo con las polticas de crdito de la empresa, se expresa en veces.

Se puede partir del periodo promedio de cobro, entendido como la cantidad promedio de
tiempo que se requiere para recuperar las cuentas por cobrar, calculada de la siguiente
manera:

E periodo promedio de cobro significativo solo en relacin con condiciones de crdito de

la empresa, pudiendo expresarse tambin:
 CASO PRCTICO
El precio de venta del producto es de 10.00 por unidad, de los cuales 8.00 son costos
variables. Dado que la empresa est trabajando por debajo de su capacidad total, no se
va a incurrir en costos fijos adicionales en caso de un incremento de la demanda y las
cuentas por cobrar.
Actualmente, las ventas a crdito anuales son de 2.4 Millones La empresa puede decidir
liberar hasta 2 meses el perodo promedio de cobranza para los nuevos clientes. No se
espera que los clientes actuales modifiquen sus hbitos de pago y continen pagando en
un mes.
Se espera que este relajamiento en las normas de crdito produzca un incremento en las
ventas de un 25%, hasta llegar a los 3 Millones anuales, lo cual representa 60.000
unidades adicionales.
El costo de oportunidad de soportar cuentas por cobrar adicionales es de 20% antes de
impuestos.
Por lo tanto:
En primer lugar cuantificaremos la rentabilidad por las ventas nuevas, es decir la cantidad
de unidades adicionales multiplicada por la Contribucin Marginal (PV-CV). Esto es:
1. Rentabilidad de ventas adicionales = 2(CM) x 60.000unidades = 120.000 soles

Luego debemos establecer cul es la inversin adicional que deber realizar la

empresa por las cuentas por cobrar adicionales. Para ello primero debemos obtener el
monto de cuentas por cobrar adicionales que deber soportar. Esto es 600.000.- anuales
de ventas adicionales, a 60 das significan 100.000 de cuentas por cobrar adicionales
(600.000 * 60 / 360).
2. Inversin en cuentas por cobrar adicionales =0.80 (CV) x 100.000 = 80.000
Por ltimo sabemos que el costo de oportunidad de esta inversin es de un 20%:
3. Rendimiento requerido sobre Inv. Adicional =.20 x 80.000.= 16.000.
Concluimos pues que sera conveniente flexibilizar los trminos de crdito a 60 das para
las ventas adicionales dado que la rentabilidad de las ventas adicionales es mayor que el
rendimiento de la inversin por el costo de oportunidad.
 CONCLUSIN
El administrador financiero debe tener presente y analizar en forma concreta las
caractersticas y peculiaridades de su empresa, para poder determinar los rendimientos
necesarios a implementar para la administracin de las cuentas por cobrar, con la
finalidad de fijar las polticas de crdito y cobranza para optimizar la operacin.

BIBLIOGRAFA
MORENO Hernndez Joaqun A., et. al. , La Administracin Financiera del Capital de
Trabajo, Mxico: 1997, Ed. I.M.C.P.
James C. Van Horne. ADMINISTRACIN FINANCIERA. Captulo 14. Dcima edicin.
Editorial Pearson Educacin.