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Conceitos Introdutrios ARQUIVOLOGIA

Produo: Equipe Pedaggica Gran Cursos Online

CONCEITOS INTRODUTRIOS

1. Conceitos Bsicos

a. Documento: De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ,


documento toda a informao registrada em um suporte material suscetvel
de ser utilizada para consulta.
Informao: A informao o contedo, uma ideia transmitida.
Suporte: qualquer material, o meio fsico no qual pode ser registrada a
informao. Ex.: papel, papel fotogrfico, pelcula filmogrfica, pen drive,
mdias digitais e pergaminho.

b. Documento de arquivo: Documento produzido e/ou recebido por pessoa


fsica ou jurdica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e
dotado de organicidade.

 Obs.: Organicidade a relao natural entre documentos de um arquivo, em


decorrncia das atividades da entidade que o acumulou.

Toda instituio pblica ou privada tambm produz e recebe informaes,


que esto registradas em um suporte. em funo das suas atividades.
c. Arquivo: conjunto de documentos produzidos e acumulados por um rgo
ou entidade, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, indepen-
dente da natureza ou suporte. O conceito de arquivo est na Lei n. 8.159 de
1991, no artigo 2:
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades espe-
cficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao
ou a natureza dos documentos.
ANOTAES

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ARQUIVOLOGIA Conceitos Introdutrios
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Arquivo um termo polissmico, ou seja, possui mais de um significado. Em


provas, a palavra arquivo pode significar instituio, setor, ou mobilirio.

Arquivo como entidade/instituio

Instituio ou Servio que possui a custdia de documentos, com a finali-


dade de realizar o processamento tcnico, a utilizao, e garantir a conservao.
Ex.: o Arquivo Nacional, que comporta documentos de vrios ministrios e de
algumas agncias.
Existem documentos que so de guarda definitiva, eles so chamados de
documentos de guarda permanente. Toda instituio possui um conjunto docu-
mental que ser de guarda permanente. No mbito do Poder Executivo Federal,
foi criado o Arquivo Nacional, com a competncia de recolher os documentos de
guarda permanente de todos os rgos do Poder Executivo Federal.
Exemplos de Instituies que recolhem os documentos de guarda
permanente: No mbito do Poder Executivo Federal, o Arquivo Nacional; no
mbito do Poder Executivo do Distrito Federal, o Arquivo Pblico do Distrito
Federal; nos Estados, Arquivos Pblicos Estaduais; e no mbito dos Munic-
pios, Arquivos Pblicos Municipais.

IMPORTANTE!
O Poder Legislativo e o Poder Judicirio no possuem um rgo que faz a
custdia dos seus documentos.

Arquivo como mobilirio

Mvel destinado guarda dos documentos. Ex.: armrio.

Arquivo como setor

Unidade organizacional na estrutura de um rgo. Ex.: setor de recursos


humanos e setor financeiro. Na estrutura do rgo, o arquivo pode ser um setor,
que ser a instalao fsica na qual colocado o conjunto documental.
ANOTAES

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QUESTES

1. (CESPE/Ibama/2012) Os arquivos de uma organizao pblica podem ser


constitudos de documentos originrios das atividades meio e fim e produzi-
dos em variados suportes documentais, inclusive o digital.

2. (CESPE/MI/2013) O material de referncia ou informao no orgnica, utili-


zado nos setores de trabalho, considerado documento de arquivo.

3. (CESPE/TSE/2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem:


a. papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica.
b. plantas, mapas, fotografias.
c. mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico.
d. negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual.

4. (CESPE/MPS/2010) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o


servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o proces-
samento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos.

5. (CESPE/STM/2011) Denomina-se documentos de arquivo os documentos


produzidos por uma entidade, pblica ou privada, ou por uma famlia ou pes-
soa, no transcurso das funes que justificam sua existncia como tal, guar-
dando esses documentos relaes orgnicas entre si.

6. (CESPE/MI/2013) Nos processos de trabalho, independentemente da natu-


reza do negcio, as organizaes pblicas ou privadas produzem e recebem
informaes que, registradas, tornam-se documentos de arquivo.

GABARITO

1. C
2. E
ANOTAES

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3. a
4. C
5. C
6. C

 Obs.: Este material foi elaborado pela equipe pedaggica do Gran Cursos
Online, de acordo com a aula preparada e ministrada pela professora
Daliane Silvrio.
ANOTAES

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LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias

CAPTULO I DISPOSIES GERAIS


Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

Recorte da CAPTULO II - DOS ARQUIVOS PBLICOS


Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes

Legislao administrativas, legislativas e judicirias.


1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos no exerccio de suas atividades.

Arquivstica
2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o
recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,
na sua especfica esfera de competncia.

CAPTULO III - DOS ARQUIVOS PRIVADOS


Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.

Recorte da Legislao Arquivstica - Prof. Daliane Silvrio


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Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos sua guarda.
para o exterior. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no
na aquisio. exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de
proprietrio ou possuidor. organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas Decreto n 4073, de 3 de Janeiro de 2002 - Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de
pblicas. janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e Captulo III - DOS DOCUMENTOS PBLICOS
social Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito
CAPTULO IV Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES judicirias; (..)
ARQUIVSTICAS PBLICAS III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico mista;
compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das
do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.
Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores,
do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. Lei 12.527/11 Lei de Acesso Informao
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. Do Pedido de Acesso (aos documentos)
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Art. 8o dever dos rgos e entidades pblicas promover, independentemente de
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. requerimentos, a divulgao em local de fcil acesso, no mbito de suas competncias,
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder de informaes de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.
Legislativo. Art. 10. Qualquer interessado poder apresentar pedido de acesso a informaes aos
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua rgos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legtimo, devendo o
estrutura poltico-jurdica. pedido conter a identificao do requerente e a especificao da informao requerida.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos 1o Para o acesso a informaes de interesse pblico, a identificao do requerente no
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o pode conter exigncias que inviabilizem a solicitao.
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional 3o So vedadas quaisquer exigncias relativas aos motivos determinantes da
de arquivos. solicitao de informaes de interesse pblico.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder
criar unidades regionais. Art. 11. O rgo ou entidade pblica dever autorizar ou conceder o acesso imediato
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o informao disponvel.
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no

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1o No sendo possvel conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o V - prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas;
rgo ou entidade que receber o pedido dever, em prazo no superior a 20 (vinte) dias: VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reproduo ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico
obter a certido; nacional;
II - indicar as razes de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso VII - pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou
pretendido; ou estrangeiras e seus familiares; ou
III - comunicar que no possui a informao, indicar, se for do seu conhecimento, o rgo VIII - comprometer atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao
ou a entidade que a detm, ou, ainda, remeter o requerimento a esse rgo ou entidade, em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.
cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informao. Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informaes ou s razes da negativa do e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder
acesso, poder o interessado interpor recurso contra a deciso no prazo de 10 (dez) dias ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
a contar da sua cincia. 1o Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a classificao
Pargrafo nico. O recurso ser dirigido autoridade hierarquicamente superior que prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes:
exarou a deciso impugnada, que dever se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
Art. 16. Negado o acesso a informao pelos rgos ou entidades do Poder Executivo II - secreta: 15 (quinze) anos; e
Federal, o requerente poder recorrer Controladoria-Geral da Unio, que deliberar no III - reservada: 5 (cinco) anos.
prazo de 5 (cinco) dias se: 2o As informaes que puderem colocar em risco a segurana do Presidente e Vice-
I - o acesso informao no classificada como sigilosa for negado; Presidente da Repblica e respectivos cnjuges e filhos(as) sero classificadas como
II - a deciso de negativa de acesso informao total ou parcialmente classificada como reservadas e ficaro sob sigilo at o trmino do mandato em exerccio ou do ltimo
sigilosa no indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem mandato, em caso de reeleio.
possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificao; 3o Alternativamente aos prazos previstos no 1o, poder ser estabelecida como termo
III - os procedimentos de classificao de informao sigilosa estabelecidos nesta Lei no final de restrio de acesso a ocorrncia de determinado evento, desde que este ocorra
tiverem sido observados; e antes do transcurso do prazo mximo de classificao.
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. 4o Transcorrido o prazo de classificao ou consumado o evento que defina o seu
1o O recurso previsto neste artigo somente poder ser dirigido Controladoria-Geral termo final, a informao tornar-se-, automaticamente, de acesso pblico.
da Unio depois de submetido apreciao de pelo menos uma autoridade 5o Para a classificao da informao em determinado grau de sigilo, dever ser
hierarquicamente superior quela que exarou a deciso impugnada, que deliberar no observado o interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo
prazo de 5 (cinco) dias. possvel, considerados:
2o Verificada a procedncia das razes do recurso, a Controladoria-Geral da Unio I - a gravidade do risco ou dano segurana da sociedade e do Estado; e
determinar ao rgo ou entidade que adote as providncias necessrias para dar II - o prazo mximo de restrio de acesso ou o evento que defina seu termo final
cumprimento ao disposto nesta Lei.
Art. 23. So consideradas imprescindveis segurana da sociedade ou do Estado e,
portanto, passveis de classificao as informaes cuja divulgao ou acesso irrestrito DOS PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAO, RECLASSIFICAO E DESCLASSIFICAO
possam: Lei 12.527/2011
I - pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional; Art. 27. A classificao do sigilo de informaes no mbito da administrao pblica
II - prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais federal de competncia:
do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
organismos internacionais; a) Presidente da Repblica;
III - pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; b) Vice-Presidente da Repblica;
IV - oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

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d) Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e I - requisitar da autoridade que classificar informao como ultrassecreta e
e) Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; secreta esclarecimento ou contedo, parcial ou integral da informao;
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, II - rever a classificao de informaes ultrassecretas ou secretas, de ofcio ou
fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista; e mediante provocao de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7 o e demais
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exeram dispositivos desta Lei; e
funes de direo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direo III - prorrogar o prazo de sigilo de informao classificada como ultrassecreta,
e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgao puder ocasionar
regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei. ameaa externa soberania nacional ou integridade do territrio nacional ou grave
1o A competncia prevista nos incisos I e II, no que se refere classificao risco s relaes internacionais do Pas, observado o prazo previsto no 1 o do art. 24.
como ultrassecreta e secreta, poder ser delegada pela autoridade responsvel a agente 2o O prazo referido no inciso III limitado a uma nica renovao.
pblico, inclusive em misso no exterior, vedada a subdelegao. 3o A reviso de ofcio a que se refere o inciso II do 1 o dever ocorrer, no
2o A classificao de informao no grau de sigilo ultrassecreto pelas mximo, a cada 4 (quatro) anos, aps a reavaliao prevista no art. 39, quando se tratar
autoridades previstas nas alneas d e e do inciso I dever ser ratificada pelos de documentos ultrassecretos ou secretos.
respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento. 4o A no deliberao sobre a reviso pela Comisso Mista de Reavaliao de
3o A autoridade ou outro agente pblico que classificar informao como Informaes nos prazos previstos no 3o implicar a desclassificao automtica das
ultrassecreta dever encaminhar a deciso de que trata o art. 28 Comisso Mista de informaes.
Reavaliao de Informaes, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em Decreto 7724/2012
regulamento.
Art. 2o Os rgos e as entidades do Poder Executivo federal asseguraro, s pessoas
Das Informaes Pessoais naturais e jurdicas, o direito de acesso informao, que ser proporcionado mediante
Art. 31. O tratamento das informaes pessoais deve ser feito de forma transparente e procedimentos objetivos e geis, de forma transparente, clara e em linguagem de fcil
com respeito intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como s compreenso, observados os princpios da administrao pblica e as diretrizes previstas
liberdades e garantias individuais. na Lei no 12.527, de 2011.
1o As informaes pessoais, a que se refere este artigo, relativas intimidade, vida Art. 3o Para os efeitos deste Decreto, considera-se:
privada, honra e imagem: I - informao - dados, processados ou no, que podem ser utilizados para produo e
I - tero seu acesso restrito, independentemente de classificao de sigilo e pelo prazo transmisso de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
mximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produo, a agentes pblicos III - documento - unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte
legalmente autorizados e pessoa a que elas se referirem; e ou formato;
IV - informao sigilosa - informao submetida temporariamente restrio de
2o Aquele que obtiver acesso s informaes de que trata este artigo ser acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do
responsabilizado por seu uso indevido. Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipteses legais de sigilo;
II - podero ter autorizada sua divulgao ou acesso por terceiros diante de previso legal V - informao pessoal - informao relacionada pessoa natural identificada ou
ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem. identificvel, relativa intimidade, vida privada, honra e imagem;
VII - disponibilidade - qualidade da informao que pode ser conhecida e utilizada
PRORROGAO por indivduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VIII - autenticidade - qualidade da informao que tenha sido produzida, expedida,
Art. 35. (VETADO). recebida ou modificada por determinado indivduo, equipamento ou sistema;
1o instituda a Comisso Mista de Reavaliao de Informaes, que decidir, IX - integridade - qualidade da informao no modificada, inclusive quanto
no mbito da administrao pblica federal, sobre o tratamento e a classificao de origem, trnsito e destino;
informaes sigilosas e ter competncia para:

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TRANSPARNCIA ATIVA E PASSIVA 4o Os agentes pblicos referidos no 2o devero dar cincia do ato de classificao
Art. 7o dever dos rgos e entidades promover, independente de requerimento, a autoridade delegante, no prazo de noventa dias.
divulgao em seus stios na Internet de informaes de interesse coletivo ou geral por eles 5o A classificao de informao no grau ultrassecreto pelas autoridades previstas nas
produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7o e 8o da Lei no 12.527, de alneas d e e do inciso I do caput dever ser ratificada pelo Ministro de Estado, no prazo
2011. de trinta dias.
Art. 9o Os rgos e entidades devero criar Servio de Informaes ao Cidado - SIC, com 6o Enquanto no ratificada, a classificao de que trata o 5o considera-se vlida, para
o objetivo de: todos os efeitos legais.
I - atender e orientar o pblico quanto ao acesso informao; Art. 31. A deciso que classificar a informao em qualquer grau de sigilo dever ser
II - informar sobre a tramitao de documentos nas unidades; e formalizada no Termo de Classificao de Informao - TCI, conforme modelo contido no
III - receber e registrar pedidos de acesso informao Anexo.
Art. 28. Os prazos mximos de classificao so os seguintes: Art. 33. Na hiptese de documento que contenha informaes classificadas em
I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos; diferentes graus de sigilo, ser atribudo ao documento tratamento do grau de sigilo mais
II - grau secreto: quinze anos; e elevado, ficando assegurado o acesso s partes no classificadas por meio de certido,
III - grau reservado: cinco anos. extrato ou cpia, com ocultao da parte sob sigilo.
Pargrafo nico. Poder ser estabelecida como termo final de restrio de acesso a Art. 47. Compete Comisso Mista de Reavaliao de Informaes:
ocorrncia de determinado evento, observados os prazos mximos de classificao. IV - prorrogar por uma nica vez, e por perodo determinado no superior a vinte e
Art. 29. As informaes que puderem colocar em risco a segurana do Presidente da cinco anos, o prazo de sigilo de informao classificada no grau ultrassecreto, enquanto
Repblica, Vice-Presidente e seus cnjuges e filhos sero classificadas no grau reservado seu acesso ou divulgao puder ocasionar ameaa externa soberania nacional,
e ficaro sob sigilo at o trmino do mandato em exerccio ou do ltimo mandato, em caso integridade do territrio nacional ou grave risco s relaes internacionais do Pas,
de reeleio. limitado ao mximo de cinquenta anos o prazo total da classificao;
Art. 30. A classificao de informao de competncia:
I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades: DECRETO 7845/2012
a) Presidente da Repblica; Art. 26. A expedio e a tramitao de documentos classificados devero observar os
b) Vice-Presidente da Repblica; seguintes procedimentos:
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; I - sero acondicionados em envelopes duplos;
d) Comandantes da Marinha, do Exrcito, da Aeronutica; e II - no envelope externo no constar indicao do grau de sigilo ou do teor do documento;
e) Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; III - no envelope interno constaro o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo
1o vedada a delegao da competncia de classificao nos graus de sigilo a serem identificados logo que removido o envelope externo;
ultrassecreto ou secreto. IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar
II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, dos titulares de remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e
autarquias, fundaes, empresas pblicas e sociedades de economia mista; e V - ser inscrita a palavra PESSOAL no envelope que contiver documento de interesse
III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II do caput e das que exclusivo do destinatrio.
exeram funes de direo, comando ou chefia do Grupo-Direo e Assessoramento Art. 27. A expedio, a conduo e a entrega de documento com informao classificada
Superiores - DAS, nvel DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes. em grau de sigilo ultrassecreto sero efetuadas pessoalmente, por agente pblico
1o vedada a delegao da competncia de classificao nos graus de sigilo autorizado, ou transmitidas por meio eletrnico, desde que sejam usados recursos de
ultrassecreto ou secreto. criptografia compatveis com o grau de classificao da informao, vedada sua postagem.
2o O dirigente mximo do rgo ou entidade poder delegar a competncia para Art. 28. A expedio de documento com informao classificada em grau de sigilo secreto
classificao no grau reservado a agente pblico que exera funo de direo, comando ou reservado ser feita pelos meios de comunicao disponveis, com recursos de
ou chefia. criptografia compatveis com o grau de sigilo ou, se for o caso, por via diplomtica, sem
3o vedada a subdelegao da competncia de que trata o 2o. prejuzo da entrega pessoal.

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Art. 29. Cabe aos responsveis pelo recebimento do documento com informao 2o Envelopes internos contendo a marca PESSOAL somente podero ser
classificada em qualquer grau de sigilo, independente do meio e formato: abertos pelo destinatrio.
I - registrar o recebimento do documento; Art. 33. A reproduo do todo ou de parte de documento com informao
II - verificar a integridade do meio de recebimento e registrar indcios de violao classificada em qualquer grau de sigilo ter o mesmo grau de sigilo do documento.
ou de irregularidade, comunicando ao destinatrio, que informar imediatamente ao Art. 34. Caso a preparao, impresso ou reproduo de informao classificada
remetente; e em qualquer grau de sigilo for efetuada em tipografia, impressora, oficina grfica ou
III - informar ao remetente o recebimento da informao, no prazo mais curto similar, essa operao ser acompanhada por pessoa oficialmente designada,
possvel. responsvel pela garantia do sigilo durante a confeco do documento.
1o Caso a tramitao ocorra por expediente ou correspondncia, o envelope
interno somente ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou
autoridade hierarquicamente superior.
O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: DEFINIES E CONCEITOS
5. Preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios.
RESOLUO 14 CONARQ - Classificao, temporalidade e destinao de documentos de OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s)
arquivo relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica cdigo(s) correspondente(s).
A utilizao desse instrumento (Resoluo 14), alm de possibilitar o controle e a rpida
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho recuperao de informaes, orientar as atividades de racionalizao da produo e
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um fluxo documentais, avaliao e destinao dos documentos produzidos e recebidos,
rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada aumentando a eficcia dos servios arquivsticos da administrao pblica em todas as
com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar esferas
sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, MICROFILMAGEM - LEI N 5.433/1968
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos
trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais.
atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias
define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em juzos ou
referencial bsico para sua recuperao. fora dele.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais MICROFILMAGEM - DECRETO N 1.799/1996
genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou
assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, eletrnicos, em diferentes graus de reduo.
definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com
para o particular. o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO de imagem e de reproduo.
1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme
1. Receber o documento para classificao; original.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme
seu contedo; cpia.
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no
utilizando o ndice, quando necessrio; podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.

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computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas,
DIGITALIZAO - Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012. mensagens de correio eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos,
Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios imagens fixas, imagens em movimento e gravaes sonoras, dentre outras
eletromagnticos. possibilidades, em formato digital.
A Presidenta da Repblica Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a (...) 3 Os metadados so informaes estruturadas e codificadas que
seguinte Lei: descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos
Art. 1 A digitalizao, o armazenamento em meio eletrnico, ptico ou equivalente e a digitais ao longo do tempo.
reproduo de documentos pblicos e privados sero regulados pelo disposto nesta Lei.
Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um e-ARQ Brasil (Resoluo 25 Conarq)
documento para cdigo digital. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Art. 2 (VETADO). Documentos.
Art. 3 O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a integridade, O e-ARQ Brasil aplicvel aos sistemas que produzem e mantm somente documentos
a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento digital, com o digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais. Com relao aos
emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referncias nos
Brasileira - ICP - Brasil. metadados, j no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os prprios documentos.
O e- ARQ Brasil especifica todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica
Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero proteg- de documentos,desde a produo, tramitao,utilizao e arquivamento at a sua
los de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio no autorizados. destinao final.
Art. 4 As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica direta ou indireta Todas essas atividades podero ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido
que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrnico, desenvolvido em conformidade com
ptico ou equivalente devero adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa os requisitos aqui apresentados, conferir credibilidade produo e manuteno de
localizao, permitindo a posterior conferncia da regularidade das etapas do processo documentos arquivsticos.
adotado. Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto arquivstica de documentos
Art. 5 (VETADO). digitais e convencionais:
Art. 6 Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados 6.1 Captura; 6.2 Avaliao, temporalidade e destinao; 6.3 Pesquisa, localizao e
de acordo com o disposto na legislao pertinente. apresentao dos documentos; 6.4 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e
Art. 7 (VETADO). cpias de segurana; 6.5 Armazenamento; 6.6 Preservao.
Art. 8 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao

RESOLUO N 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004


(..) 2 Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico
codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema

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RGOS E SISTEMAS DE ARQUIVO
NOME COMPETNCIA / FINALIDADE COMPOSIO Observao
Arquivo Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos ,
Nacional produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos.
----- -----
SIGA O SIGA tem por finalidade: Integram o SIGA:
I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao I - como rgo central, o Arquivo Nacional;
pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das
arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes;
sigilo e as restries administrativas ou legais; III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos
II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de equivalentes.
arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o
integram;
III - disseminar normas relativas gesto de documentos de -----
arquivo;
IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem
da documentao arquivstica pblica;
VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da
administrao pblica federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gesto da informao pblica federal.

CONARQ Tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e So membros conselheiros do CONARQ: O Conselho Nacional
privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; de Arquivos
documental e proteo especial aos documentos de arquivo. II - dois representantes do Poder Executivo Federal; CONARQ - rgo
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; colegiado, vinculado
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; ao Arquivo Nacional,
V - um representante do Arquivo Nacional; criado pelo art. 26 da
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; Lei no 8.159, de 8 de
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; janeiro de 1991
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de
arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas
reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
SINAR Tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e Integram o SINAR: Tem como rgo
privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de I - o Arquivo Nacional; central o CONARQ
arquivo II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

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