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GUIA DEL USUARIO DE

S10
COMPRAS

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Contenido

Cmo se generan los datos? 3


Introduccin 4
Acceso al mdulo de compras 4
Registro de usuarios en el sistema 5
Registro del centro de compras 8
Asignar el proyecto al centro de compras 9
Verifique los permisos de uso de los escenarios 10
Registro de usuarios en pedidos . 11
Pie de orden de compra 13
Logotipo para reportes .. 14
Configuracin .. 18
Configuracin de Compras .. 19
Uso del mdulo de Compras y Pedidos .. 20
Determinar fecha de pedido de los recursos 20
Registro de recursos especficos 21
Como funciona pedidos 22
Pedir recursos 24
Asignar fecha de entrega 26
Aprobacin 28
Visualizar los recursos generados 29
Procedimiento para eliminar un pedido . 30
Compras 33
Pedidos de compra 33
Generar orden de compra para todo el pedido 34
Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido 36
Consulta de precios .. 36
Seguimiento al pedido .. 37
Impresin de reportes 38
Cotizaciones . 38
Generar cotizaciones . 39
Asignar proveedor a la cotizacin 41
Enviar la cotizacin al proveedor . 41
Recepcin de cotizaciones . 43
Consulta de precios .. 44
Cuadro comparativo 45
Eleccin de recursos . 46
Ordenes de compra . 47
Generar ordenes de compra . 47
Generar ordenes de compra desde pedidos .. 47
Generar ordenes de compra desde cotizaciones .. 49
Aprobar las ordenes de compra 51
Antecedente . 52
Seguimiento . 53
Impresin .. 54

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Como se generan los datos?

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Introduccin

Es el mdulo encargado de administrar todo el proceso de compra que realiza la empresa, tiene
como objetivo adquirir los recursos que utilizar el proyecto o la unidad operativa, en la cantidad y
justo cuando debe ser empleado, entregando en el lugar que corresponda y a un costo razonable.

El sistema de compras est organizado por CENTROS DE COMPRA, los que pueden ser
administrados por una o ms personas.

Los CENTROS DE COMPRA podrn atender a ms de un proyecto, por lo que ser necesario
asignar los proyectos a los centros de costo.

El mdulo de Compras, maneja los datos generados por Pedidos.

El sistema permite

Integrar la informacin de la empresa.


Formar parte del control del proyecto.
Controlar la informacin bajo las reglas y pautas que tenga la empresa.
Disminucin del costo de adquisicin de los recursos.
Informacin para consulta por proveedor con los recursos que proveen y precios.
Informacin precisa sobre el estado y seguimiento del proceso de compra.

Ventajas del uso del sistema

Ayuda a una gestin ordenada, que significa combinar eficiencia y rapidez, as como la
transparencia en la operacin de compra, integrando su empresa, tomando en cuenta la relacin
precio/calidad/servicio de los proveedores.

Proporciona una excelente coordinacin y comunicacin entre todos los mdulos del S10
involucrados con la gestin de la empresa.

1 Acceso al mdulo de Compras

En el panel de su PC ubique el botn luego el sistema muestra la ventana de acceso.

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2 Registro de usuarios en el sistema


El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al
mdulo de Compras, a los escenarios, catlogos y documentos.
El administrador del sistema debe registrar la empresa y sus departamentos o gerencias, en este
ejemplo la empresa es CONSTRUCTORA S10 y la gerencia es OBRAS, para finalmente registrar al
usuario llamado Andrade Andrs. Este registro se realiza en el sistema.

2.1 Registrar de la empresa

2.2 Registro de la Gerencia

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2.3 Registro del usuario

En el presente ejemplo se registra al usuario Andrade Andrs,

Debido a que los grupos de Compras y Pedidos se encuentran en el mdulo de Compras, slo se
dar acceso al mdulo de Compras.

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2.4 Acceso a los escenarios

Repita el proceso para las pestaas de Catlogos y documentos. El acceso que se otorgue a los
usuarios tambin puede ser selectivo, poniendo check slo a las opciones que tendr acceso.

Cierre el mdulo de Compras y vuelva a ingresar, pero esta vez como Andrs,

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3 Registro del Centro de Compras

En lo referente al usuario que registra el nuevo centro de compra, ocurren dos alternativas:

a) Cuando el administrador del sistema (sa) es el que registra el centro de compra, tiene que
registrar tambin a los usuarios y darles atributos de manejo.
b) Andrs, es un usuario que previamente fue registrado por el (sa) y tiene atributos para registrar
centro de compra. Cuando Andrs registre un nuevo centro de compra, por defecto el sistema lo
muestra como usuario del centro de compra por defecto y le da todos los atributos que incluye el
hecho de registrar a los nuevos usuarios que tendrn acceso al centro de compras.

En este ejemplo se llamar CC S10

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3.1 Asignar proyecto al centro de compras

El sistema muestra el catlogo de proyectos de donde debe elegir los proyectos que manejar el
centro e compras CC S10,

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3.2 Verifique los permisos de uso de los escenarios

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3.3 Registro de usuarios en pedidos

S el proyecto fue registrado en el mdulo de Gerencia de proyectos, en pedidos es mostrado el


proyecto y el almacn de materiales. Caso contrario el proyecto se registra en el rbol.

En el presente ejemplo que estamos asumiendo que el proyecto fue registrado desde el mdulo de
Gerencia de proyectos y la labor que se tiene que hacer este escenario es invitar un usuario al
proyecto y luego al almacn con sus respectivos permisos.

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Al usuario Andrs, tambin se le registrar en el almacn de materiales, para que pueda manejar,

Luego elija la pestaa de permisos y verifique o asigne permisos.

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4 Pie de orden de compra

Para registrar informacin por parte del usuario en la orden de compra, as como definir las
personas que firmarn el documento impreso, haga lo que se muestra a continuacin,

Ingrese la informacin en la celda que corresponde a observacin,

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5 Logotipo para reportes

S desea que el reporte de la orden de compra lleve el logotipo de su empresa, el logotipo tiene que
estar elaborado y almacenado dentro de una carpeta.

Verifique la estructura de de registro del catlogo,

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5.1 Registro del logotipo

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Elija la carpeta donde est almacenado el logotipo,

Slo los logotipos registrados en el catlogo pueden ser asignados posteriormente.

Luego cierre la ventana de logotipos.

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5.2 Asignar logotipo a la empresa

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Luego cierre el catlogo de identificadores.

Comentario: Por defecto el sistema imprimir las rdenes de compra con el logotipo asignado a la
empresa. S adems de la impresin del logotipo desea que imprima el nombre de la
empresa, tiene que hacer desde configuracin.

6 Configuracin

Las opciones de configuracin realizadas por el supervisor tiene un comportamiento general,


cualquier cambio es para todos los usuarios.

Ingrese al mdulo de compras con sa

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6.1 Configuracin de Compras

Use el botn para acceder a la ventana de configuracin.

La pestaa Del supervisor, slo est visible para el usuario que ingresa como (sa), tambin para
los usuarios que tengan la categora de Administrador del Sistema y Administrador del Mdulo.

Llamada a: Controlar los pedidos por centro de compra, esta opcin trabaja en forma conjunta
con Solicitar centro de compra de Pedidos.
Activado: Muestra para cada centro de compra slo aquellos pedidos que tienen
asignado el centro de compra donde est ubicado en el rbol.
Desactivado: Muestra todos los pedidos generados para ser comprados.
Llamada b: Imprimir nombre de la empresa en la orden de compra.
Activado: Imprime nombre de la empresa en la orden de compra.
Desactivado: No imprime nombre de la empresa en la orden de compra.
Llamada c: Nmero de la orden de compra por empresa.
Activado: Genera un correlativo de la orden de compra, a pesar de tener varios
centros de compra en la empresa.
Desactivado: Genera correlativamente el nmero de orden de compra para cada
uno de los centros de compra.
Llamada d: Es el valor del Impuesto General a las Ventas, que el sistema tomar para calcular el
precio del I.G.V., de los recursos de las rdenes de compra. Este valor es guardado
con cada orden de compra. Quien registra o modifica el porcentaje es el supervisor.
Llamada e: Nro. De dgitos de los documentos; el supervisor decide hasta cuantos dgitos puede
tener una orden de compra, el cual vara desde 4 hasta 12 dgitos.

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7 Uso del mdulo de Compras

Slo los usuarios que estn registrados en el sistema y tiene permiso para manejar el mdulo tienen
acceso. En este caso Ingrese al sistema como Andrs

7.1 Determinar fecha de pedido de los recursos

El plan de utilizacin de recursos muestra la lista de recursos que participan en la ejecucin del
proyecto, distribuidos en el tiempo (en perodos) y es calculado en el mdulo de Gerencia de
proyectos, cuando el contenido de las barras es traslado al escenario del Cronograma por perodos
en cifras.

Con la finalidad de explicar que los recursos que se piden deben ser entregados en obra en fechas
definidas, se toma como ejemplo el pedido del recurso ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2
GRADO 60.

S efectu la planificacin en el diagrama de Gantt del mdulo de Gerencia de proyectos, puede


visualizar las fechas, como se muestra a continuacin. Es necesario aclarar que las fechas que se
toman deben ser unos das antes de ejecutar la actividad.

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Slo con fines de informacin se muestra la ventana de recursos y precios del mdulo de
Presupuestos, en el que aparece el recursos ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60, el
mismo que aparece con la unidad de kilogramos, se refiere al metrado total del proyecto.

Ocurre que el acero lo compramos y usamos en varillas, por lo que es necesario transformar los
50,814.30 kilogramos en varillas, de acuerdo al siguiente detalle; (la cantidad de varillas se tom del
metrado efectuado previamente).

7.2 Registro de recursos especficos

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Del catlogo de recursos especficos

Para cada recurso especfico, ingrese las cantidades,

A continuacin se muestra la cantidad de varillas registradas,

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7.3 Cmo funciona pedidos?

La informacin es organizada de acuerdo a lo siguiente,

Para el ejemplo que seguimos lo datos del los recursos se tom del plan de utilizacin de recursos y
la fecha de entrega en obra lo leemos en el Gantt. (Las cantidades fueron redondeadas).

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7.4 Pedir recursos

El sistema muestra el formulario pedido de obra,

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Un recurso puede estar en ms de una partida de control, del catlogo de recursos por partidas de
control, elija uno a uno los recursos, de la ventana superior hacia la ventana inferior. (En el caso del
acero corrugado slo elija los recursos especficos).

Las cantidades que se modifiquen slo son para este pedido,

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7.5 Asignar fecha de entrega

A cada uno de los recursos o al total de los recursos que forman parte de este pedido se le asigna
fecha de entrega. En esta oportunidad se asignar a todos los recursos el 18 de julio del 2005.

Del calendario se elije la fecha de entrega,

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El pedido debe ser enviado para ser aprobado,

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Reporte del pedido

7.6 Aprobacin

En este escenario se aprueban los pedidos que no fueron aprobados automticamente desde el
escenario de Pedidos y han sido enviados para su aprobacin posterior. S fue aprobada en forma
automtica anteriormente, la opcin de aprobar queda deshabilitada.

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Los pedidos aprobados pasan a Compras, al escenario de Pedidos de compra.

Visualizar los documentos generados

Cuando el pedido es para el stock de almacn, el documento generado es una requisitoria de


compra que debe ser tramitado por Compras, como en el presente caso.

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Comentario: Cuando el pedido es para un destino especfico (Partida de control), el sistema


verifica previamente el stock en el almacn, en caso de que exista la cantidad
pedida, el sistema genera un Pedido de almacn; s en stock slo existe pero no en
la cantidad deseada; entonces el sistema genera dos documentos, el primero es un
pedido de almacn por la cantidad existente en el stock y el otro documento
generado es la Requisitoria de compra, por el saldo.

8 Procedimiento para eliminar un pedido

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Luego cierre la ventana de documentos generados,

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9 Compras

9.1 Pedidos de compra

En este escenario se listan todos los documentos llamados requisitorias al centro de compras que
corresponden a los pedidos realizados mediante Pedidos para el proyecto asignado. Las
requisitorias de compra, slo son generadas cuando las cantidades pedidas de los recursos son
mayores a los que existe en el stock.

Labores que se realizan en este escenario: Visualizar todas las requisitorias de compra generadas;
Generar orden de compra para el total de la requisitoria de compra; Generar orden de compra para
uno o varios recursos que forma parte de una requisitoria de compra.

Los recursos que forman parte de la requisitoria de compra de los cuales no se han generado
rdenes de compra, pasan al escenario de Cotizaciones.

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a) Generar orden de compra para todo el pedido.

Use esta opcin para generar en forma directa la orden de compra a partir del pedido de compra, sin
necesidad de realizar la cotizacin. Se entiende que ya se conoce de antemano las condiciones y a
la empresa que se le comprar los recursos.

Las llamadas de la ventana orden de compra, las llamadas estn de acuerdo a la secuencia de uso
y son las siguientes:

Llamada a: Pestaa de Acumulado, muestra los recursos con sus cantidades acumuladas, slo
desde este lugar se registran los precios de los recursos.

Llamada b: Proveedor, este botn muestra el catlogo de proveedores para registrar o elegir un
proveedor para la orden de compra.

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Llamada c: Tratado con; cuando se registr la empresa tambin se registraron a los contactos, el
sistema permite elegir a uno de ellos como contacto.

Llamada d: Fecha; el sistema sugiere la fecha, pero el usuario lo puede modificar eligiendo la fecha
del calendario.

Llamada e: Forma de pago; las formas de pago se encuentran en un catlogo de donde se elije.

Llamada f: Moneda; elija el tipo de moneda para la orden de compra.

Llamada g: Tipo de cambio; elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra.

Llamada h: F/B; en esta celda ingrese el nmero de la factura o de la boleta.

Llamada i: Facturar a; elija del catlogo de identificadores el nombre de la empresa.

Llamada j: Descuento %; en esta celda se ingresa el porcentaje de descuento global para todos
los recursos que forman parte de la orden de compra.

Llamada k: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos
los recursos que forman parte de la orden de compra.

Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas j y k al
mismo tiempo, tambin puede usar uno de ellos o ninguno.

Llamada l: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de
compra, este datos lo define el proveedor.

Llamada m: Lugar de entrega, es el lugar donde debe ser entregado los recursos comprados.
Cuando se registr la empresa tambin se registr la direccin y que es tomada en esta
oportunidad.

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Llamada n: Fecha de entrega: Se refiere a la fecha de entrega en obra de los recursos, slo cuando
los recursos tienen una misma fecha de entrega.

Llamada o: Precios; Ingrese el precio de compra a cada uno de los recursos que se compran.

Llamada p: Descuento %: En esta columna se registra el descuento adicional en porcentaje.

Llamada q: Pestaa Detallado; Muestra a cada uno de los recursos con el nmero de pedido que le
corresponde.

Llamada r: Graba el contenido de la ventana.

b) Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido

Luego de realizar las acciones a) o b), vaya al escenario de Orden de compra.

9.1.1 Consulta de precios

Los precios registrados desde el mdulo de presupuestos, en las cotizaciones o la orden de compra
para cada uno de los recursos, son almacenados para ser consultados como a continuacin se
muestra,

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9.1.2 Visualizar los recursos generales en la orden de compra

9.1.3 Seguimiento al pedido

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9.1.4 Imprimir de reportes

10 Cotizaciones

Una cotizacin es el documento por el cual el centro de compras consulta el precio y las condiciones
de venta de los recursos a los proveedores.

A este escenario llegan todos los recursos registrados en las requisitorias de compra pendientes de
atencin.

Labores que se realizan en este escenario

Arman las cotizaciones a partir de los recursos que contienen las requisitorias al centro de
compras.
Asignar proveedores a cada una de las cotizaciones.
Envan las cotizaciones a los proveedores.
Opciones de consulta, acumulado, detallado y por proveedor.

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10.1 Generar cotizaciones

Es recomendable formar cotizaciones con recursos semejantes como todo lo que vende una
ferretera, otra cotizacin nicamente de agregados, otra de cemento, otra de acero, etc., esto
permite asignar varios proveedores a cada una de las cotizaciones.

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10.2 Asignar proveedor a la cotizacin

10.3 Enviar la cotizacin al proveedor

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Llamada a: Permite adicionar otro proveedor a la cotizacin

Llamada b: Quitar: Permite adicionar otro proveedor a la cotizacin

Llamada c: Enva al Proveedor; la cotizacin al proveedor elegido; esta opcin slo se activa
cuando el proveedor tiene correo electrnico,

Llamada d: Enviar en Microsoft Excel al proveedor; Cambia de estado a la cotizacin del proveedor
elegido. Para enviar manualmente la cotizacin tiene que imprimir el reporte y enviarlo
por fax.

Llamada e: Anular cotizacin; use esta opcin cuando el proveedor no conteste.

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11 Recepcin de Cotizaciones

En este escenario se listan las cotizaciones con los datos que los proveedores registraron y
devolvieron al centro de compra, para registrar los precios de cada uno de los recursos, el tipo de
moneda, forma de pago etc., para elaborar el cuadro comparativo.

11.1 Eleccin de la cotizacin

El ingreso de datos es para cada una de las cotizaciones.

Luego el sistema muestra la ventana,

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Llamadas de la ventana Recepcin de Cotizacin

Llamada a: La forma de pago debe ser previamente registrado en un catlogo para ser utilizado
posteriormente todas las veces que sea necesario, el botn marcado con la llamada
muestra el catlogo.

Llamada b: Del catlogo de monedas elija la moneda que utiliza el proveedor en su cotizacin.

Llamada c: Slo en el caso de que los recursos que se compran sean en moneda diferente a la
base (ejemplo Dlares), del catlogo elija el tipo de cambio para la fecha del
documento.

Llamada d: Registre el descuento global para todo el documento, s adicionalmente uno de los
recursos tuviera descuento use la columna ingrese en la columna Dcto (%).

Llamada e: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos
los recursos que forman parte de la orden de compra.

Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas d y e al
mismo tiempo, tambin puede usar uno de ellos o ninguno.

Llamada f: Ingrese el tiempo en el que se compromete el proveedor entregar los recursos s es que
se ordena la compra.

Llamada g: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de
compra.

Llamada h: Ingrese el nmero de cotizacin el proveedor.

Llamada i: Ingrese el precio neto ofertado por el proveedor, s pone un check en la columna que
corresponde a IGV, este precio ser adicionado en el % que corresponde al IGV, y el
precio total es mostrado en la columna Parcial con IGV.

Llamada j: Use este botn para grabar el contenido de la ventana.

11.2 Consulta de precios

S hace clic derecho sobre el nombre de un recurso, el sistema muestra el men

La comparacin de los precios recibidos de los proveedores hgalo en el escenario de cuadro


comparativo.

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12 Cuadro comparativo

En este escenario se decide que recursos sern comprados y a que proveedores, para tomar la
decisin se toma en cuenta los datos proporcionados por los proveedores.

Los datos que son mostrados en este escenario corresponden a las cotizaciones recibidas del
proveedor.

Labores que se realizan en este escenario

Se comparan los datos proporcionados por cada uno de los proveedores.


Se decide los recursos que sern comprados a cada uno de los proveedores.
Una cotizacin puede generar varias rdenes de compra.

Las rdenes de compra generadas se visualizan en el escenario de orden de compra.

Acceso al escenario

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12.1 Eleccin de recursos

Para consulta de precios haga clic sobre el recurso.

Reportes

Todos los recursos aprobados pasan al escenario de rdenes de compra.

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13 Ordenes de compra

La orden de compra es el documento definitivo de adquisicin de los recursos. En este escenario se


visualiza las rdenes de compra generadas en el escenario de Pedidos de compra y se generan
rdenes de compra a partir de los pedidos de compra y desde el cuadro comparativo de las
cotizaciones.

13.1 Generar rdenes de compra

a) Generar rdenes desde pedidos

Cuando se usa esta opcin es necesario ingresar los precios a los recursos que se compren.

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b) Generar rdenes desde cotizaciones

Los precios de los recursos son tomados de la cotizacin.

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13.2 Aprobar las rdenes de compra

El usuario que apruebe las rdenes de compra debe tener atributos para hacerlo. Slo las rdenes
de compra aprobadas pasan al mdulo de Almacenes para efectuar los ingresos por orden de
compra.

El sistema no permite borrar las ordenes de compra aprobadas, para eliminarlas, previamente
cambie de estado a registrado.

Para aprobar una orden de compra, haga clic derecho sobre el nombre del proveedor o nmero de
la orden de compra y del men que se active elija la opcin de aprobar.

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13.3 Antecedente

Esta opcin es informativa, lista los tipos de pedidos que generaron la orden de compra, muestra el
documento y sus recursos.

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13.4 Seguimiento

Muestra el recorrido y estado de la orden de compra desde el momento que fue generada hasta su
destino en el mdulo de almacenes.

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Impresin

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Reporte

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