Seminariosoniarivasa

Seminario para optar al Ttulo de:
ASISTENTE
EJECUTIVA
Clasificacin y archivo de los proyectos

de ttulo de la carrera de Arquitectura de
la Universidad de Concepcin
ALUMNO:
Sra. Sonia Rivas A.
PROFESOR GUA:
Sra. Carolina Faras S.
1
ndice
CAPITULO I.......................................................................................................... 5
1 Antecedentes de la organizacin....................................................................5
1.1 Universidad de Concepcin.........................................................................5
2 Resea histrica de la Universidad de Concepcin..........................................6
3 Misin y visin de la Universidad de Concepcin.............................................7
3.1 Misin........................................................................................................ 7
3.2 Visin......................................................................................................... 7
4 Organigrama Universidad de Concepcin........................................................8
Figura 1: Organigrama institucional.......................................................................8
5 Descripcin de funciones de la Universidad de Concepcin.............................9
6 Caractersticas de la infraestructura y de sus recursos..................................10
6.1 Caractersticas de la infraestructura...........................................................10
6.2 Recursos.................................................................................................. 11
Figura 2: Organigrama de recursos de la UdeC..................................................11
7 Resea histrica Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa................12
8 Misin y visin Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa...................13
8.1 Misin...................................................................................................... 13
8.2 Visin....................................................................................................... 14
9 Organigrama Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa......................15
Figura 3: Organigrama facultad de arquitectura, urbanismo y geografa................15
CAPITULO II....................................................................................................... 16
2 Planteamiento del problema.........................................................................16
CAPITULO III...................................................................................................... 17
3 Planteamiento de objetivos...........................................................................17
3.1 Objetivo general........................................................................................ 17
3.2 Objetivos especficos................................................................................ 17
3.3 Objetivos esperados................................................................................. 17
CONCEPCIN CHILE
2016 2
CAPTULO IV...................................................................................................... 18
4 Marco referencial o terico...........................................................................18
4.1 Conceptos generales y definiciones de la archivstica................................18
4.2 Historia de archivos.................................................................................. 19
4.3 Origen y formacin de un documento y su archivo.....................................20
4.4 Software para administracin de archivos..................................................23
CAPTULO V....................................................................................................... 24
5 Descripcin actividades desarrolladas..........................................................24
5.1 Diagnstico de la situacin actual..............................................................24
5.2 Materiales disponibles...............................................................................24
5.3 Administracin de archivos.......................................................................25
5.3.1 Archivos digitales............................................................................25
5.3.2 Archivos manuales..........................................................................25
5.4 Diagrama de nuevo sistema de administracin de proyectos de ttulo.........27
Figura 4: diagrama sistema de archivo................................................................27
CAPITULO VI...................................................................................................... 28
6 Evaluacin de objetivos................................................................................ 28
6.1 Objetivo general........................................................................................ 28
6.2 Objetivos especficos................................................................................ 28
CAPITULO VII..................................................................................................... 30
7 Anlisis final y conclusiones........................................................................30
7.1 Anlisis final............................................................................................. 30
7.2 Conclusiones............................................................................................ 31
CAPITULO VIII.................................................................................................... 32
8 Bibliografa y Linkcografa............................................................................32
Introduccin
3
El gran nmero de archivos, la constante demanda de informacin y la importancia
del manejo de esta en el proceso de titulacin, hace indispensable disponer de un
eficiente sistema de administracin de archivos que permita la bsqueda y
asignacin de estos sea ms diligente y ordenada. Como as tambin la
designacin de los proyectos de ttulo para su revisin, quedando un control
material y digital para su seguimiento. Beneficiando esto a alumnos, profesores y
personal administrativo de la organizacin.
La acumulacin de los proyectos de ttulos hace que la bsqueda de un

documento especfico no sea efectivo. Otra de las variables que inciden es la falta
de recurso humano. Siendo estas las personas con la que una organizacin
cuenta para desarrollar y ejecutar de manera correcta las acciones, actividades,
labores y tareas que han sido solicitadas a dichas personas.
Del anlisis de la situacin actual del archivo en la facultad de arquitectura

especficamente en la carrera de Arquitectura, que tiene por objetivo terminar con
los archivos acumulados sin ordenar, de este contexto se puede inferir que el gran
volumen de archivos y la falta de recurso humano inciden en la situacin actual.
Por lo tanto el siguiente trabajo se propone la organizacin de archivos para
proyectos de ttulo y un sistema de control para estos.
4
CAPITULO I
1 Antecedentes de la organizacin.
1.1 Universidad de Concepcin.
Nombre de la empresa : Universidad de Concepcin

Rut : 81.494.400-K
Razn social : Universidad de Concepcin
Giro : Educacin superior
Representante legal : Sergio Lavanchy Merino
Direccin : Vctor Lamas N 1240
Comuna : Concepcin
Provincia : Biobo
Regin : Biobo
5
2 Resea histrica de la Universidad de Concepcin
La Universidad de Concepcin fue fundada el 14 de mayo del ao 1919 por el

comit Ejecutivo pro universidad constituido por logias masnicas, intelectuales de
la zona y presidido por el educador y abogado Enrique Molina Garmendia, quien
fue el primer rector de la casa de estudios tradicional privada. El objetivo que
impulso esto era contar con una casa de estudios que permitiese formar
profesionales fuera de la capital. Comenz a funcionar con 123 alumnos,
pertenecientes a las escuelas de Dentstica, Farmacia, Qumica Industrial y
Pedagoga en ingls, la que ms tarde se convertira en la Facultad de Educacin.
Entre los aos 1954 y 1962, se crearon dos nuevas sedes, la primera en Chillan
con la carrera de agronoma y otra en la ciudad de Los ngeles, pero esta ltima
abre las puertas de su primera carrera al ao siguiente con topografa.
Actualmente es una de las tres universidades ms antiguas, con mayor tradicin y

prestigio de Chile, y una de las veinticinco universidades pertenecientes al
Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas. Cuenta con 91 carreras y
especialidades de pregrado, habiendo adicionalmente programas de postgrado
entregando a su alumnado una educacin superior de calidad y a la comunidad
profesionales de excelencia.
Hoy permanecen vigentes dos iconos que identifican la casa de estudio; el arco de
la Universidad de Concepcin y el campanil, pero adems en su recorrido
podemos destacar la Casa del Arte, pinacoteca con una de las colecciones de
pintura chilena ms completa del pas, junto con su mural, Presencia de Amrica
Latina, monumento histrico de Chile reas verdes del barrio universitario son un
paseo obligado para paseos familiares de los penquistas, donde se realizar
actividades culturales, espectculos al aire libre, presentaciones literarias, obras
de teatro, muchas veces gratuitas al pblico general.
http://www.udec.cl/pexterno/node/164?q=node/166
https://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_de_Concepci%C3%B3n
6
3 Misin y visin de la Universidad de Concepcin
3.1 Misin
La misin de la Universidad de Concepcin es la formacin integral y pluralista de

personas con responsabilidad social, creatividad, sentido crtico, liderazgo y
emprendimiento; la creacin, adaptacin y transmisin de conocimientos, y la
creacin y difusin cultural, con el propsito de contribuir efectivamente al
desarrollo humano, econmico y social sustentable de la Regin y el Pas.
3.2 Visin
Universidad con creciente reconocimiento nacional e internacional por su calidad

en la formacin de personas y en investigacin, desarrollo e innovacin, con
capacidad de anticipacin y adaptacin a los cambios del entorno, comprometida
con la cultura y el desarrollo de la Regin y el Pas.
Plan estratgico institucional 2011-2015 (pg. 6)

http://www.udec.cl/intranet/documentos_oficiales/PEI_2011_2015_web.pdf
7
4 Organigrama Universidad de Concepcin.
Figura 1: Organigrama institucional.
https://www.udec.cl/pexterno/themes/externo/img/organigrama_universidad_origin
al.png
8
5 Descripcin de funciones de la Universidad de Concepcin.
La funcin principal de la Universidad de Concepcin es otorgar a los alumnos los

recursos necesarios para optar a los ttulos, grados y conocimientos modernizados
para desempearse exitosamente y ser un aporte al desarrollo del pas.
En su desarrollo de enseanza adopta un modelo educativo propio atendiendo los

requerimientos cambiantes del mercado laboral y las necesidades de formacin
del recurso humano del pas. Desarrolla programas de formacin permanente para
que los profesionales egresados adquieran conocimientos actualizados y
renovados.
Estrategias:
Desarrollo permanente de procesos de renovacin curricular de las carreras,

especialmente aquellas de acreditacin obligatoria.
Capacitacin pedaggica de acadmicos en concordancia con el Modelo

Educativo.
Socializacin del Modelo Educativo UdeC en toda la comunidad universitaria.
Alineamiento del programa de responsabilidad social y la formacin profesional

en la UdeC.
Fortalecimiento de capacidades acadmicas de formacin en emprendimiento.
Generacin de programas que faciliten la insercin universitaria de los

estudiantes y la insercin laboral de los egresados.
Generacin de oferta para adquisicin de competencias genricas.

9
6 Caractersticas de la infraestructura y de sus recursos.
6.1 Caractersticas de la infraestructura.
La secretara ejecutiva Bicentenario Chile 2010 distingui a la Universidad de

Concepcin como una de las obras de infraestructura ms destacadas de la
primera mitad del siglo XX. Esta se extiende en una superficie de 2.927.647 m2,
de los cuales 171.613 m2 corresponde a las 20 facultades existentes,
presentndose al mundo como un centro de creacin del conocimiento, de la
cultura, de la ciencia, de la tecnologa, y la investigacin.
Con tres campus en la zona sur del pas Concepcin, Chilln y Los ngeles,
UDEC tiene la capacidad necesaria para desarrollar su actividad educacional en
todas las reas del conocimiento, aun en aquellas que requieren de infraestructura
particular como es el caso de las ciencias de la salud, biologa y qumica, entre
otras.
Adems podemos encontrar el arco de la universidad de Concepcin y el

campanil, siendo este ltimo un atractivo de la poca ya que era posible subir
hasta su balcn, prctica que se dej, para preservar en mejor forma la estructura
de esta obra.
http://www.udec.cl/pexterno/node/53
http://www2.udec.cl/panorama/p633/p02.htm
10
6.2 Recursos.
La Universidad de Concepcin es una institucin de Educacin Superior,

organizada como Corporacin de Derecho Privado. En su seno acoge diversas
empresas con un alto nivel de desarrollo y de compromiso con la comunidad.
Figura 2: Organigrama de recursos de la UdeC.
11
7 Resea histrica Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa.
El ao 1989 la Direccin de Planificacin e informtica comienzan a reformular en

trminos generales un plan de estudio para la creacin de la carrera de
arquitectura, siendo instaurada el ao 1991 por el Rector Augusto Parra Muoz,
teniendo como variante principal el tema de urbanismo y el planeamiento
territorial.
Dependientes directamente de la Facultad de Vicerrectora Acadmica, en marzo

del ao 1991 ingresaron la primera generacin de alumnos de la carrera de
arquitectura.
El 15 de abril de 2003 fue inaugurada la Facultad de Arquitectura, Urbanismo y

Geografa (FAUG), incorporndose adems el Departamento de Geografa.
http://faug.udec.cl/?page_id=2321
12
8 Misin y visin Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa.
8.1 Misin
Formar arquitectos con una visin disciplinar integral de la arquitectura,

preparados para desarrollarse con xito en el mbito laboral, con conocimientos
acentuados en el campo del urbanismo y comprometidos en su accionar con la
regin y el pas.
Formar gegrafos de excelencia, profesionales aventajados en conocimientos

cientficos y tcnicos, sensibles a los problemas sociales y ambientales,
comprometidos con la realidad y urgencias del pas y preparados para
desarrollarse con xito en el mbito laboral.
Avanzar en el postgrado, en los mbitos de la especializacin propios de la

arquitectura, el urbanismo y la geografa.
Procurar siempre que los profesionales formados en la Facultad de Arquitectura,

Urbanismo y Geografa de la Universidad de Concepcin y quienes se
perfeccionen en esta Unidad Acadmica, destaquen por su alto nivel cultural, su
compromiso con la innovacin y una clara postura disciplinar en la sociedad, lo
que se expresa en los lineamientos formativos que se basan en:
Libertad individual en la bsqueda del conocimiento.
El libre examen en los temas de la cultura
El enfoque profesional multidisciplinario.
La formacin integral, humanista y social.
Una actitud abierta y flexible frente a los cambios tecnolgicos y sociales.
La bsqueda de la excelencia en el aspecto humano y profesional.
13
Imprimir a los profesionales de la FAUG, y quienes se perfeccionen es esta
Unidad Acadmica, un sello y perfil propio en que se destaque su tica,
competencia y confianza en sus respectivos campos disciplinares.
14
8.2 Visin
Facultad completa y compleja reconocida y prestigiada, por formar profesionales

relacionados con las distintas escalas espaciales, abocados al habitante en todos
los mbitos, ambientes y escenarios que le son propios, tanto a nivel nacional
como internacional, situada a la vanguardia en los campos del conocimiento que
aborda y por lo tanto, constituida por un cuerpo especializado y comprometido de
personas e ideas referentes a todo nivel.
Facultad con una visin humanista, entendiendo al mundo como un sistema, en el

cual Geografa, Urbanismo y Arquitectura, analizan y ordenan el espacio, con base
cientfica, tcnica y diseo del espacio urbano y arquitectnico.
Proyecta su conocimiento desde la regin al mundo, salvaguardando en su

quehacer la identidad regional y nacional, su patrimonio cultural, arquitectnico y
urbano; propicia el desarrollo local y regional, la gestin adecuada de sus
recursos, el manejo de los riesgos naturales y ambientales, la gestin urbana, el
ordenamiento territorial y el mejoramiento de la calidad de vida.
Propicia una orientacin social en sus planes y programas, insertndose

activamente en el medio local y regional por medio de profesionales integrales,
que cumplen cabalmente su oficio y que adems son universitarios, con capacidad
de accin en el medio y en cuya aproximacin al desarrollo de la arquitectura, la
geografa, el urbanismo y la planificacin territorial, revelan sensibilidad hacia la
realidad nacional y el medio ambiente.
15
9 Organigrama Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa.
Figura 3: Organigrama facultad de arquitectura, urbanismo y geografa.
16
CAPITULO II
1 Planteamiento del problema
La actividad se realiza en la Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa.
El gran nmero de alumnos en proceso de titulacin y la falta de recurso humano,

produce dificultades como la acumulacin de archivos sin orden ni clasificacin lo
que redunda en prdida de tiempo y dificultad para atender a los alumnos y
personal de la facultad.
Especficamente el inconveniente radicaba en la falta de una secretaria asignada

al Jefe de Carrera, el cual cumpla mltiples funciones y responsabilidades,
quedando postergados la clasificacin, organizacin y archivo de documentos.
17
CAPITULO III
10 Planteamiento de objetivos
10.1 Objetivo general
Proponer un sistema de clasificacin y archivo para los proyectos de ttulo de la

carrera de Arquitectura.
10.2 Objetivos especficos
Confeccionar y aplicar un diagnstico para clarificar las condiciones actuales del

archivo de documentos.
Establecer medidas de control en los ingresos y designaciones para la revisin y

estudio de los proyectos de ttulo.
10.3 Objetivos esperados
Mejorar los procedimientos de archivo de los proyectos de ttulo, donde dicha

organizacin sea funcional segn los requerimientos de bsqueda de estos.
Optimizar los tiempos y la organizacin, tanto en la consulta diaria como tambin

en la histrica.
18
CAPTULO IV
11 Marco referencial o terico
11.1 Conceptos generales y definiciones de la archivstica.
Los archivos son la memoria de las instituciones y de las personas y existen desde
el momento en que el hombre decidi fijar por escrito sus relaciones como ser
social. Considerando el ms antiguo significado de la palabra archivo equivale al
lugar donde se conservan los documentos.
Algunas definiciones de archivo, segn el Consejo Internacional de Archivos

(ICA/CIA), son:
Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte

material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral, y por todo
servicio u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias
necesidades, ya trasmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su
valor archivstico.
Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,

conservacin y servicio de los documentos.
Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y

servidos.
Para complementar, otra de las definiciones ms completas, la entrega la

archivera sevillana Antonia Heredia Herrera, donde el Archivo es uno o ms
conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada
en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir
como testimonio e informacin para la persona o institucin que lo produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
19
Concepto y funcin de archivo. Clases de archivos. El Sistema Archivstico
Espaol. Csar Martn Gaviln http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
Igualmente define como tres funciones del archivo: Recoger, conservar y servir.
Considerando esta que no se limita a la materialidad de recogida y

almacenamiento, sino que existe un control y canalizacin de la produccin
documental, una conservacin no slo fsica sino que mira la perdurabilidad y el
servicio que conllevar, difusin y orientacin, ofreciendo de datos concretos,
facilidad de acceso y consulta . Por lo tanto las funciones especficas de este
Archivo deben ser, Organizacin de la documentacin (clasificar, ordenar,
describir) que le sea remitida por los distintos servicios, Aplicar la evaluacin y
seleccin de la documentacin segn los criterios establecidos, Proporcionar
asesoramiento tcnico y gestin de las transferencias documentales desde las
diferentes unidades administrativas a la Unidad de Archivo, Conservacin, Gestin
documental, digitalizacin y publicacin en Sistema de Gestin Documental,
Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores y la
consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos .
11.2 Historia de archivos.
Desde el 4000 a.C en el antiguo Oriente, en los templos y los palacios de las
antiguas civilizaciones eran los lugares por excelencia para la constitucin de
estos depsitos. Adems mencionar que son notorias las tablas de barro que se
han encontrado en la ciudad de Ebla, en Mesopotamia, dispuestas en estantes de
madera y en distintas salas. Contienen rdenes de gobierno, sentencias judiciales,
cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy
organizada.
http://dspace.uah.es/dspace/bitstream/handle/10017/7479/largo_mendo_SIGNO_1
995.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Edad Media el archivo cobr un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos
legales. Sera la Iglesia Catlica la que, dado el carcter estable de sus
monasterios, se convertira en una importante institucin de preservacin de
20
documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces haba caracterizado a los
archivos era el ms implacable enemigo para la conservacin de la
documentacin. As tambin los griegos guardaban actas pblicas tanto de
carcter poltico-administrativo como de carcter notarial, crendose el "archein"
que representa tal vez uno de los antecesores de nuestro archivo actual, debido a
que en l
En el s. II a.C. en China y posteriormente con la primera fbrica de papel en

Espaa se aumentar la produccin documental y en consecuencia el nmero de
lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecer el inters por
preservar los documentos de origen histrico, de all que se produzcan en todo el
mundo esfuerzos serios para lograr ese fin.

Espaol. Csar Martn Gaviln Pg. 2,3.
http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
Archivstica General, Teora y Prctica 5ta. Edicin, 1991. Antonia Heredia

Herrera. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-teoria-y-practica-
antonia-heredia
11.3 Origen y formacin de un documento y su archivo.
Hay planteamientos contrapuestos sobre el momento del nacimiento del archivo,

existiendo dos teoras, una de ellas dice que ste nace en el momento mismo en
que los documentos son producidos en la oficina o dependencias, otra por el
contrario sostiene que el archivo nace cuando los documentos, perdido el inters
para la institucin productora, han sido seleccionaros para la conservacin
permanente y han adquirido madurez archivstica.
Considerando la primera teora, se considerarn dos etapas en su formacin:
Etapa prearchivstica: De creacin y formacin de los documentos dentro de la

entidad productora. En esta etapa se conservar todo, integrndose en los
archivos que llamaremos de oficina o de gestin.
21
Etapa archivstica: Es de dominio total del archivero en cuanto que materialmente
la documentacin entra ya en su espacio fsico, en el depsito. No se conserva
toda la documentacin producida. El conjunto documental seleccionado, se
denominar como fondo documental, que integrar primero el archivo
administrativo, para convertirse despus en archivo histrico o permanente.
Archivstica General, Teora y Prctica 5ta. Edicin, 1991.Pg. 99, 100. Antonia
Heredia Herrera. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-teoria-y-
practica-antonia-heredia
Como es sabido los archivos estn formados por documentos, y un documento de

archivo se define como el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por personas fsicas y jurdicas, pblicas o privadas, de
acuerdo con unas caractersticas de tipo material o formal.
Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales. Pdf.

Universidad de Alicante, 2003, pg. 24.
http://sar.ua.es/es/archivo/documentos/gest-doc/manual-de-archivos-de-
oficina/manual-de-archivos-de-oficina.pdf
Otra definicin entregada por la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera, indica
que el documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte
perdurable que contiene informacin.
Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series (correspondencia, disposiciones, etc.). Este es el eslabn de
una cadena, est vinculado con lo de antes y despus, forma parte de un
entramado estructural.
Aurelio Tanodi, considera el documento de archivo, como el soporte que contiene

un texto, que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad,
efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Por otra lado, Cencetti
afirma que estos no pueden concebirse solos, por que pierden valor separndolos
de los precedentes y de los consecuentes, al arrancarlos del corpus al que
pertenecen.
22
Otra cualidad que los caracteriza, es el hecho de nicos, es decir no estn
publicados, ni se manifiestan en mltiples ejemplares, de ah el peligro de su
prdida y las circunstancias de constituir fuentes primarias de informacin.
Adems de su origen, el carcter seriado, su calidad de nicos y la objetividad de
las notas.
En los documentos de archivo se distinguen varias partes:
Una material o fsica, el soporte (pergamino, papel, cinta, disco).
El andamio o estructura que es el vehculo de la informacin (formulario,

clusulas, segn el tipo).
El contenido que hemos de identificar con la informacin, es decir, el

mensaje o noticia que nos trasmiten, que pueden ser similares si la tipologa es la
misma y el medio (escritura, cdigos, signos, dibujos) que fijan y transmiten dicho
contenido.
Antonia Heredia Herrera. Archivstica general: teora y prctica, 1991, 5a edicin.

Pg.122, 124, 125,126. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-
teoria-y-practica-antonia-heredia
Otras definiciones Un documento de archivo es el testimonio material de un

hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o
jurdicas, por la Direccin de Archivos Estatales Espaoles en 1993. Antonia
Heredia (1991) entrega una definicin ms amplia, atendiendo a todos sus
caracteres externos e internos:
Caracteres externos: "Documento archivstico es toda expresin testimonial,

en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o grfica,
manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte
documental as como en cualquier otra expresin grfica, sonora, en imagen o
electrnica), generalmente en ejemplar nico.
Caracteres internos: de carcter autntico, objetivo e imparcial,

esencialmente administrativo y/o jurdico, generado en cualquier fecha, de forma
23
automtica y espontnea, conservado ntegro en forma original, indivisible, seriado
o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario,
interdependiente o interrelacionado, y formando parte de un fondo o conjunto
orgnico.
Relacin con la entidad productora: producido, recibido y acumulado, como

resultado del proceso natural de la actividad o gestin de una persona o entidad
pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/o
administrativos y conservado como prueba, informacin y continuidad de gestin.
Archivstica, Archivo, Documento de Archivo, Francisco Fuster Ruiz. Pg. 104,

105. http://eprints.rclis.org/11939/1/AD07-1999.PDF
11.4 Software para administracin de archivos.
Hoy en da los sistemas integrales de automatizacin de bibliotecas cuentan con

una gran oferta, encontramos en la literatura especializada que existen
posibilidades de adquirir un SIAB para cualquier tipo de unidad de informacin,
adems de todos aquellos que existen en la red y que son ofrecidos de manera
gratuita y con la ventaja adicional de proporcionar el cdigo de fuente abierto.
http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187-
358X2011000200003
Para obtener la mayor cobertura posible con la presente investigacin, el manual

para la administracin de las bases de datos est hecho para trabajar con dos
programas a los cuales la mayora de las personas tienen un acceso relativamente
fcil: Excel y Access, pues estos dos programas por sus caractersticas de realizar
operaciones matemticas y estadsticas de todo tipo permitiendo la creacin de
tablas, grficos, marcos y la manipulacin de bases de datos, cuentan con las
herramientas suficientes para ser el soporte de una buena administracin de la
informacin. Para la manipulacin de una base de datos, en el caso de Excel
existen tres comandos bsicos y las diferentes frmulas que estn relacionadas
24
con mercadeo: filtrar, ordenar y tablas dinmicas, que permiten organizar y limpiar
la informacin, y en el caso de Access se identifican cuatro componentes: tablas,
consultas, formularios e informes.
http://repositorio.utp.edu.co/dspace/handle/11059/3996
25
CAPTULO V
12 Descripcin actividades desarrolladas
12.1 Diagnstico de la situacin actual
Para el presente trabajo se realiz una evaluacin de la situacin actual del

archivo, para esto se hizo un levantamiento de la informacin este se comenz
con un anlisis visual, posteriormente se clasificaron utilizando como primer
criterio la fecha y ao de presentacin del proyecto, asignndoles un rotulo
temporal, como siguiente paso se complet una planilla manual asignndole un
nmero a cada unidad registrada con los siguientes campos:
Nmero.
Ao Presentacin
Fecha
Ttulo
Autor o Alumno
Profesor gua.
Posteriormente se realiz la recopilacin y digitacin de esta en una planilla de

clculo, con la cual se llevara un inventario de los trabajos en proceso de
titulacin, la cual deber mantenerse actualizada.
12.2 Materiales disponibles.
Para el presente trabajo se consider la utilizacin del software Excel, programa

disponible y constantemente utilizado en las labores de secretaria de la carrera.
26
Los proyectos de ttulo utilizados y almacenados durante el ao 2006, de la
carrera de arquitectura.
Se dispuso la utilizacin de cajas Memphis para el archivo y emplear rtulos de

cajas con los logos institucionales y de la seccin respectiva.
Los proyectos que se encuentran en trmite de titulacin, se dispondr de

carpetas colgantes con pestaas, adems se cuenta con el mobiliario necesario,
se considera confeccionar una sealtica para el mueble que contendr la
documentacin clasificada.
Se utilizan archivadores para las copias de oficios debidamente rotulados segn

su derivacin de los proyectos.
Se registra toda la documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar en el

departamento.
12.3 Administracin de archivos.
12.3.1 Archivos digitales.
Se cre una base datos con Excel definiendo los siguientes campos, Nmero, Ao
Presentacin, Fecha, Titulo, Autor o Alumno, Comisin, Profesor gua, mail del
alumno, fecha de comunicacin con el alumno, control de prstamo, Nota o
Evaluacin, Envi a Biblioteca, Envi a Facultad.
Estos archivos digitales sirven para mantener un control en los prstamos,

asignaciones y en definitiva llevar una hoja de ruta o trazabilidad del documento.
12.3.2 Archivos manuales.
Los proyectos de los alumnos ya titulados son clasificados por fecha, se procede
al archivo manual en cajas Memphis las cuales llevan un rotulo temporal
27
indicando el ao, rango de fechas y rango de nmero de registro individual de
documentos. Posteriormente terminado en su totalidad la clasificacin de los
proyectos se procedi a la rotulacin definitiva de la cajas con el logo institucional
de acuerdo al Reglamento Disponible en la Facultad. Como punto final mediante
oficio tipo son enviados a las oficinas del Decanato, siendo este el encargado de
derivar las copias a la biblioteca central y de la facultad, para su archivo definitivo.
Para el caso de los proyectos que se encuentran en trmite de titulacin, son

separados segn la asignacin, ya sea para un profesor gua, la devolucin al
alumno para corregir las observaciones, establecer los profesores que integrarn
la comisin evaluadora en la rendicin del examen de titulacin, siendo
rotulndolos temporalmente para su organizacin final donde se clasifican por
apellido alfabticamente siendo archivados en carpetas colgantes y dispuestos en
el mobiliario destinados para dicho efecto sealizado en el enser su respectiva
clasificacin.
Para efectos de llevar un control de entrega a los destinatario, se archiva una

copia del oficio tipo que respalda la entrega del documento con los plazos
asignados ya sea para revisin, correccin e informacin de la fecha del examen
de titulacin.
Cabe sealar que el flujo de los documento quedan registrados en la planilla excel.
La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan.
Disponer del archivo en una carpeta compartida con el jefe de carrera.
28
12.4 Diagrama de nuevo sistema de administracin de proyectos de ttulo.
Proyectos de
Ttulos
Archivo Archivo de Archivo

Histrico Gestin central
Documentos Documentos Documentos

activos semi-activo inactivos
Profesor Gua Correccin Comisin de En espera Transferido

alumnos examen examen de Decanato
titulo
Figura 4: diagrama sistema de archivo
29
CAPITULO VI
13 Evaluacin de objetivos
13.1 Objetivo general
Proponer un sistema de clasificacin y archivo para los proyectos de ttulo

de la carrera de Arquitectura.
Las distintas etapas en el trabajo realizado previo a una planificacin y

organizacin adecuada con los recursos disponibles, permitieron resolver
adecuadamente el objetivo principal que era proponer un sistema eficiente de
clasificacin y archivo de los proyectos de ttulo. Todo esto despus de disponer
del apoyo del personal administrativo de la carrera, instaurando la importancia a
este insumo en el proceso de titulacin de los alumnos y traspasando la necesidad
de mantener actualizado este archivo.
Este objetivo se logr cumpliendo a cabalidad las etapas previas como son
confeccionar un diagnstico previo, establecer medidas de control en los ingresos
y designaciones, disponer del mobiliario adecuado y sealizado para el archivo,
medidas adicionales de resguardo de la informacin y finalmente dar a conocer los
resultados del trabajo.
30
13.2 Objetivos especficos
Confeccionar y aplicar un diagnstico para clarificar las condiciones

actuales del archivo de documentos.
Se logra registrar la totalidad de los proyectos de ttulo en una planilla manual,

instrumento base para la confeccin del diagnstico preciso de las condiciones
actuales del archivo en cuanto a cantidad de documentos, aos existentes y
estado de cada proyecto dentro del proceso de titulacin
Establecer medidas de control en los ingresos y designaciones para la

revisin y estudio de los proyectos de ttulo.
La planilla Excel confeccionada permite llevar un control eficiente del flujo de los
proyectos de ttulo, permitiendo registrar la existencia, la destinacin, plazos,
informacin de contacto.
31
CAPITULO VII
14 Anlisis final y conclusiones
14.1 Anlisis final
Se debe transmitir tanto al personal administrativo como profesional del

procedimiento de manejo de gestin documental.
Se sugiere realizar una digitalizacin de los documentos en proceso de ttulo en su

fase final, previa a la entrega a biblioteca, considerado como plan de emergencia
para un posible siniestro en las dependencias.
Se debe establecer un procedimiento para respaldar la base de datos en un

soporte como disco duro.
Enviar un reporte semanal al jefe de carrera de la situacin actual de tramitacin

de los proyectos de ttulo.
El mobiliario y el lugar final donde permanecern los documentos deben tener las
condiciones mnimas de seguridad y medioambientales para asegurar su
conservacin archivstica.
Considerando aspectos de procesos archivsticos y almacenamientos de la

documentacin, se debe disponer de los documentos en un lugar seguro, de difcil
acceso, no ponerlos en el piso, y en general mantener a resguardo evitando
prdidas y sustracciones.
32
14.2 Conclusiones
Los resultados permiten concluir:
Se logr registrar la totalidad de los proyectos de ttulo en una planilla manual,

instrumento base para la confeccin del diagnstico preciso de las condiciones
actuales del archivo.
Se cre una base de datos digital de recepcin de estos ms oficios tipo,

quedando una copia en secretara de la oficina del Jefe de Carrera.
El sistema de archivo propuesto permiti organizar y clasificar los documentos

acumulados.
Como resultado final, se optimizaron los tiempos de bsqueda, adems de un

archivo eficiente y organizado.
33
CAPITULO VIII
15 Bibliografa y Linkcografa
https://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_de_Concepci%C3%B3n

https://www.udec.cl/pexterno/themes/externo/img/organigrama_universidad_origin
al.png

http://www2.udec.cl/panorama/p633/p02.htm

Espaol. Csar Martn Gaviln
34
http://dspace.uah.es/dspace/bitstream/handle/10017/7479/largo_mendo_SIGNO_1
995.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Espaol. Csar Martn Gaviln Pg. 2,3.
Archivstica General, Teora y Prctica 5ta. Edicin, 1991. Antonia Heredia

Herrera. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-teoria-y-practica-
antonia-heredia
Archivstica General, Teora y Prctica 5ta. Edicin, 1991.Pg. 99, 100. Antonia
Heredia Herrera. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-teoria-y-
practica-antonia-heredia
Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales. Pdf.

Universidad de Alicante, 2003, pg. 24.
http://sar.ua.es/es/archivo/documentos/gest-doc/manual-de-archivos-de-
oficina/manual-de-archivos-de-oficina.pdf
Antonia Heredia Herrera. Archivstica general: teora y prctica, 1991, 5a edicin.

Pg.122, 124, 125,126. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-
teoria-y-practica-antonia-heredia
Archivstica, Archivo, Documento de Archivo, Francisco Fuster Ruiz. Pg. 104,

105. http://eprints.rclis.org/11939/1/AD07-1999.PDF
http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187-
358X2011000200003
35
http://repositorio.utp.edu.co/dspace/handle/11059/3996
36

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El libre examen en los temas de la cultura

El enfoque profesional multidisciplinario.

La formacin integral, humanista y social.

Una actitud abierta y flexible frente a los cambios tecnolgicos y sociales.

La bsqueda de la excelencia en el aspecto humano y profesional.

Facultad completa y compleja reconocida y prestigiada, por formar profesionales

Facultad con una visin humanista, entendiendo al mundo como un sistema, en el

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