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ASISTENTE
EJECUTIVA
ALUMNO:
Sra. Sonia Rivas A.
PROFESOR GUA:
Sra. Carolina Faras S.
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ndice
CAPITULO I.......................................................................................................... 5
1 Antecedentes de la organizacin....................................................................5
1.1 Universidad de Concepcin.........................................................................5
2 Resea histrica de la Universidad de Concepcin..........................................6
3 Misin y visin de la Universidad de Concepcin.............................................7
3.1 Misin........................................................................................................ 7
3.2 Visin......................................................................................................... 7
4 Organigrama Universidad de Concepcin........................................................8
Figura 1: Organigrama institucional.......................................................................8
5 Descripcin de funciones de la Universidad de Concepcin.............................9
6 Caractersticas de la infraestructura y de sus recursos..................................10
6.1 Caractersticas de la infraestructura...........................................................10
6.2 Recursos.................................................................................................. 11
Figura 2: Organigrama de recursos de la UdeC..................................................11
7 Resea histrica Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa................12
8 Misin y visin Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa...................13
8.1 Misin...................................................................................................... 13
8.2 Visin....................................................................................................... 14
9 Organigrama Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa......................15
Figura 3: Organigrama facultad de arquitectura, urbanismo y geografa................15
CAPITULO II....................................................................................................... 16
2 Planteamiento del problema.........................................................................16
CAPITULO III...................................................................................................... 17
3 Planteamiento de objetivos...........................................................................17
3.1 Objetivo general........................................................................................ 17
3.2 Objetivos especficos................................................................................ 17
3.3 Objetivos esperados................................................................................. 17
CONCEPCIN CHILE
2016 2
CAPTULO IV...................................................................................................... 18
4 Marco referencial o terico...........................................................................18
4.1 Conceptos generales y definiciones de la archivstica................................18
4.2 Historia de archivos.................................................................................. 19
4.3 Origen y formacin de un documento y su archivo.....................................20
4.4 Software para administracin de archivos..................................................23
CAPTULO V....................................................................................................... 24
5 Descripcin actividades desarrolladas..........................................................24
5.1 Diagnstico de la situacin actual..............................................................24
5.2 Materiales disponibles...............................................................................24
5.3 Administracin de archivos.......................................................................25
5.3.1 Archivos digitales............................................................................25
5.3.2 Archivos manuales..........................................................................25
5.4 Diagrama de nuevo sistema de administracin de proyectos de ttulo.........27
Figura 4: diagrama sistema de archivo................................................................27
CAPITULO VI...................................................................................................... 28
6 Evaluacin de objetivos................................................................................ 28
6.1 Objetivo general........................................................................................ 28
6.2 Objetivos especficos................................................................................ 28
CAPITULO VII..................................................................................................... 30
7 Anlisis final y conclusiones........................................................................30
7.1 Anlisis final............................................................................................. 30
7.2 Conclusiones............................................................................................ 31
CAPITULO VIII.................................................................................................... 32
8 Bibliografa y Linkcografa............................................................................32
Introduccin
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El gran nmero de archivos, la constante demanda de informacin y la importancia
del manejo de esta en el proceso de titulacin, hace indispensable disponer de un
eficiente sistema de administracin de archivos que permita la bsqueda y
asignacin de estos sea ms diligente y ordenada. Como as tambin la
designacin de los proyectos de ttulo para su revisin, quedando un control
material y digital para su seguimiento. Beneficiando esto a alumnos, profesores y
personal administrativo de la organizacin.
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CAPITULO I
1 Antecedentes de la organizacin.
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2 Resea histrica de la Universidad de Concepcin
Entre los aos 1954 y 1962, se crearon dos nuevas sedes, la primera en Chillan
con la carrera de agronoma y otra en la ciudad de Los ngeles, pero esta ltima
abre las puertas de su primera carrera al ao siguiente con topografa.
Hoy permanecen vigentes dos iconos que identifican la casa de estudio; el arco de
la Universidad de Concepcin y el campanil, pero adems en su recorrido
podemos destacar la Casa del Arte, pinacoteca con una de las colecciones de
pintura chilena ms completa del pas, junto con su mural, Presencia de Amrica
Latina, monumento histrico de Chile reas verdes del barrio universitario son un
paseo obligado para paseos familiares de los penquistas, donde se realizar
actividades culturales, espectculos al aire libre, presentaciones literarias, obras
de teatro, muchas veces gratuitas al pblico general.
http://www.udec.cl/pexterno/node/164?q=node/166
https://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_de_Concepci%C3%B3n
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3 Misin y visin de la Universidad de Concepcin
3.1 Misin
3.2 Visin
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4 Organigrama Universidad de Concepcin.
https://www.udec.cl/pexterno/themes/externo/img/organigrama_universidad_origin
al.png
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5 Descripcin de funciones de la Universidad de Concepcin.
Estrategias:
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6 Caractersticas de la infraestructura y de sus recursos.
Con tres campus en la zona sur del pas Concepcin, Chilln y Los ngeles,
UDEC tiene la capacidad necesaria para desarrollar su actividad educacional en
todas las reas del conocimiento, aun en aquellas que requieren de infraestructura
particular como es el caso de las ciencias de la salud, biologa y qumica, entre
otras.
http://www.udec.cl/pexterno/node/53
http://www.udec.cl/pexterno/node/6
http://www2.udec.cl/panorama/p633/p02.htm
10
6.2 Recursos.
http://www.udec.cl/pexterno/node/1?q=node/3
http://www.udec.cl/pexterno/node/1?q=node/144
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7 Resea histrica Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa.
http://faug.udec.cl/?page_id=2321
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8 Misin y visin Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa.
8.1 Misin
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Imprimir a los profesionales de la FAUG, y quienes se perfeccionen es esta
Unidad Acadmica, un sello y perfil propio en que se destaque su tica,
competencia y confianza en sus respectivos campos disciplinares.
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8.2 Visin
http://faug.udec.cl/?page_id=2335
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9 Organigrama Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografa.
http://faug.udec.cl/?page_id=2341
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CAPITULO II
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CAPITULO III
10 Planteamiento de objetivos
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CAPTULO IV
Los archivos son la memoria de las instituciones y de las personas y existen desde
el momento en que el hombre decidi fijar por escrito sus relaciones como ser
social. Considerando el ms antiguo significado de la palabra archivo equivale al
lugar donde se conservan los documentos.
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Concepto y funcin de archivo. Clases de archivos. El Sistema Archivstico
Espaol. Csar Martn Gaviln http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
Igualmente define como tres funciones del archivo: Recoger, conservar y servir.
Desde el 4000 a.C en el antiguo Oriente, en los templos y los palacios de las
antiguas civilizaciones eran los lugares por excelencia para la constitucin de
estos depsitos. Adems mencionar que son notorias las tablas de barro que se
han encontrado en la ciudad de Ebla, en Mesopotamia, dispuestas en estantes de
madera y en distintas salas. Contienen rdenes de gobierno, sentencias judiciales,
cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy
organizada.
http://dspace.uah.es/dspace/bitstream/handle/10017/7479/largo_mendo_SIGNO_1
995.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Edad Media el archivo cobr un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos
legales. Sera la Iglesia Catlica la que, dado el carcter estable de sus
monasterios, se convertira en una importante institucin de preservacin de
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documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces haba caracterizado a los
archivos era el ms implacable enemigo para la conservacin de la
documentacin. As tambin los griegos guardaban actas pblicas tanto de
carcter poltico-administrativo como de carcter notarial, crendose el "archein"
que representa tal vez uno de los antecesores de nuestro archivo actual, debido a
que en l
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Etapa archivstica: Es de dominio total del archivero en cuanto que materialmente
la documentacin entra ya en su espacio fsico, en el depsito. No se conserva
toda la documentacin producida. El conjunto documental seleccionado, se
denominar como fondo documental, que integrar primero el archivo
administrativo, para convertirse despus en archivo histrico o permanente.
Archivstica General, Teora y Prctica 5ta. Edicin, 1991.Pg. 99, 100. Antonia
Heredia Herrera. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-teoria-y-
practica-antonia-heredia
Otra definicin entregada por la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera, indica
que el documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte
perdurable que contiene informacin.
Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series (correspondencia, disposiciones, etc.). Este es el eslabn de
una cadena, est vinculado con lo de antes y despus, forma parte de un
entramado estructural.
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Otra cualidad que los caracteriza, es el hecho de nicos, es decir no estn
publicados, ni se manifiestan en mltiples ejemplares, de ah el peligro de su
prdida y las circunstancias de constituir fuentes primarias de informacin.
Adems de su origen, el carcter seriado, su calidad de nicos y la objetividad de
las notas.
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automtica y espontnea, conservado ntegro en forma original, indivisible, seriado
o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario,
interdependiente o interrelacionado, y formando parte de un fondo o conjunto
orgnico.
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con mercadeo: filtrar, ordenar y tablas dinmicas, que permiten organizar y limpiar
la informacin, y en el caso de Access se identifican cuatro componentes: tablas,
consultas, formularios e informes.
http://repositorio.utp.edu.co/dspace/handle/11059/3996
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CAPTULO V
Nmero.
Ao Presentacin
Fecha
Ttulo
Autor o Alumno
Profesor gua.
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Los proyectos de ttulo utilizados y almacenados durante el ao 2006, de la
carrera de arquitectura.
Se cre una base datos con Excel definiendo los siguientes campos, Nmero, Ao
Presentacin, Fecha, Titulo, Autor o Alumno, Comisin, Profesor gua, mail del
alumno, fecha de comunicacin con el alumno, control de prstamo, Nota o
Evaluacin, Envi a Biblioteca, Envi a Facultad.
Los proyectos de los alumnos ya titulados son clasificados por fecha, se procede
al archivo manual en cajas Memphis las cuales llevan un rotulo temporal
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indicando el ao, rango de fechas y rango de nmero de registro individual de
documentos. Posteriormente terminado en su totalidad la clasificacin de los
proyectos se procedi a la rotulacin definitiva de la cajas con el logo institucional
de acuerdo al Reglamento Disponible en la Facultad. Como punto final mediante
oficio tipo son enviados a las oficinas del Decanato, siendo este el encargado de
derivar las copias a la biblioteca central y de la facultad, para su archivo definitivo.
Cabe sealar que el flujo de los documento quedan registrados en la planilla excel.
La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan.
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12.4 Diagrama de nuevo sistema de administracin de proyectos de ttulo.
Proyectos de
Ttulos
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CAPITULO VI
13 Evaluacin de objetivos
Este objetivo se logr cumpliendo a cabalidad las etapas previas como son
confeccionar un diagnstico previo, establecer medidas de control en los ingresos
y designaciones, disponer del mobiliario adecuado y sealizado para el archivo,
medidas adicionales de resguardo de la informacin y finalmente dar a conocer los
resultados del trabajo.
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13.2 Objetivos especficos
La planilla Excel confeccionada permite llevar un control eficiente del flujo de los
proyectos de ttulo, permitiendo registrar la existencia, la destinacin, plazos,
informacin de contacto.
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CAPITULO VII
El mobiliario y el lugar final donde permanecern los documentos deben tener las
condiciones mnimas de seguridad y medioambientales para asegurar su
conservacin archivstica.
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14.2 Conclusiones
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CAPITULO VIII
15 Bibliografa y Linkcografa
http://www.udec.cl/pexterno/node/164?q=node/166
https://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_de_Concepci%C3%B3n
https://www.udec.cl/pexterno/themes/externo/img/organigrama_universidad_origin
al.png
http://www.udec.cl/pexterno/node/53
http://www.udec.cl/pexterno/node/6
http://www2.udec.cl/panorama/p633/p02.htm
http://www.udec.cl/pexterno/node/1?q=node/3
http://www.udec.cl/pexterno/node/1?q=node/144
http://faug.udec.cl/?page_id=2321
http://faug.udec.cl/?page_id=2335
http://faug.udec.cl/?page_id=2341
34
http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
http://dspace.uah.es/dspace/bitstream/handle/10017/7479/largo_mendo_SIGNO_1
995.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Archivstica General, Teora y Prctica 5ta. Edicin, 1991.Pg. 99, 100. Antonia
Heredia Herrera. http://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-teoria-y-
practica-antonia-heredia
http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187-
358X2011000200003
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http://repositorio.utp.edu.co/dspace/handle/11059/3996
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