Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
PROCEDIMIENTOS Abastecimiento
2013
VERSION 000
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 1 DE 37
PRESENTACIN
1
VERSION 000
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 2 DE 37
CONTENIDO
1. GENERALIDADES
1.1. Introduccin
1.2. Estructura interna
1.3. Misin
1.4. Visin
1.5. Visin Corporativa
1.6. Simbologa utilizada
1.7. Objetivo del manual
1.8. Justificacin del manual
3. PROCESOS
3.1. PROCESO COMPRAS
3.1.1.Caracterizacin
3.1.2.Descripcin
3.1.3.Diagrama funciones cruzadas
3.1.4.Diagramas de actividades por procedimiento
3.1.5.Anexos
3.2. PROCESOS PRODUCCIN
3.2.1.Caracterizacin
3.2.2.Descripcin
3.2.3.Diagrama funciones cruzadas
3.2.4.Diagramas de actividades por procedimiento
3.2.5.Anexos
3.3. PROCESOS DESPACHOS
3.3.1.Caracterizacin
3.3.2.Descripcin
3.3.3.Diagrama funciones cruzadas
3.3.4.Diagramas de actividades por procedimiento
3.3.5.Anexos
3.4. ANEXOS
2
VERSION 000
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 3 DE 37
1.1. INTRODUCCION
Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construccin
por fases del manual referido, soportando cada uno de los procesos especficos, como son:
compras, produccin y despachos.
La funcionalidad del manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por rea vinculada,
as como, la informacin relacionada, sean totalmente claros y especficos atendiendo a los
requerimientos de la norma ISO 9001:2000
3
ELABORO REVISO APROBO FECHA
VERSION 000
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 4 DE 37
GERENTE
CADENA DE ABASTECIMIENTO
1.3. MISIN
Somos una trattoria de barrio, dedicada a crear recetas nutritivas con una tradicin
artesanal para brindarlas a nuestros clientes con cordialidad y orgullo, en un ambiente
acogedor que los haga sentir en casa.
1.4. VISIN
Trabajaremos con amor y compromiso para darle a nuestros clientes y amigos lo mejor de
nosotros: familiaridad, vocacin de servicio, amistad, fidelidad y sencillez.
Proyectarnos como una empresa con slida estructura organizacional, para ofrecer el
entrenamiento y profesionalismo que requiera nuestro recurso humano, y as cumplir nuestra
misin de satisfacer a cada uno de nuestros grupos de inters.
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal brindar fortalecimiento a la cultura
del Autocontrol y mejora continua del centro de acopio de Archies Colombia S.A.
Se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un mtodo
estndar para ejecutar el trabajo de los departamentos de compras produccin y despachos.
En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las personas que
bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al centro de acopio y se constituye en un
elemento de apoyo til para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar
conjuntamente con el control interno, en la consecucin de las metas de desempeo y
rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos, y expone en una secuencia ordenada las principales
operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.
Contiene adems, diagramas de flujo, que expresan grficamente la trayectoria de las distintas
operaciones, e incluye las dependencias que intervienen, precisando sus responsabilidades y la
participacin de cada cual.
Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este manual requiere de
revisiones peridicas para su actualizacin, ya que el propsito a corto plazo es enfocarlo como
documento de calidad; sus modificaciones deben ser sugeridas a la oficina de Calidad para su
anlisis, presentacin a la instancia correspondiente, aprobacin e implementacin.
Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal
profesional, tcnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicar
responsabilidad personal y profesional.
Es importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y
del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las
normas, sino que adems, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los
trabajadores en materia no solo de hacer las cosas bien sino dentro de las practicas definidas en la
organizacin.
El manual de procesos es una herramienta que permite a la organizacin integrar una serie de
acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin y mejorar la calidad del servicio
comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin del cliente.
MAPA DE PROCESOS
3.1.1. CARACTERIZACIN
Abastecer oportunamente la
OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad de insumos y materia prima que cumpla
cadena de suministros de
con las caractersticas organolpticas y fitosanitarias requeridas para la
materia prima e insumos.
elaboracin de las recetas.
INDICADORES REGISTROS
Cotizaciones.
RECURSOS
3.1.2 DESCRIPCION
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: COMPRAS
Definir las La definicin de las necesidades se da, teniendo en cuenta una serie de
1 necesidades Compras parmetros que busca determinar las cantidades y calidad del Jefe de Compras
de compra. producto a suministrar.
Jefe de Trasporte y
Recibo de
Todas las facturas antes de ser enviadas al rea de contabilidad deben
Mercanca.
Firma de llevar una firma de aprobacin, en principio por el Jefe De Trasporte Y
14 Compras Jefe de Compras
facturas. Recibo De Mercanca seguido del Jefe De Compras y por ultimo del
Gerente De La
Gerente De La Cadena De Abastecimiento.
Cadena De
Abastecimiento.
Las facturas se envan al departamento de contabilidad con sus
respectivas novedades; notas crdito o debito (segn sea el caso), para la
Contabilizar Asistente de
15 Contabilidad contabilizacin y causalidad de las mismas, posteriormente son dirigidas
las Facturas. Contabilidad
al departamento de tesorera con su respectiva relacin de facturas
causadas, donde se programan los pagos.
El pago se realiza por transferencia electrnica y se le reporta al
departamento de cartera del proveedor, con el fin de cruzar cuentas por
Pagar a
pagar; las negociaciones actuales con los proveedores varan, segn los
16 Proveedores Tesorera Jefe de Tesorera
productos que abastece, as:
.
Productos de Gasto, entre 60 y 90 das de plazo para pago.
Productos de costo, entre 30 y 60 das de plazo para pago.
Verificar Esta actividad tiene como propsito controlar todas las ordenes que no
rdenes de tienen ingreso, de esta forma podemos eliminar reprocesos por Asistente de
17 Compras
compra devoluciones de facturas abiertas, adems de evitar la posible prdida de Compras
abiertas. una factura.
Compras Semanalmente se realiza una reunin de retroalimentacin con todo el Jefe de compras
Retroaliment - equipo de trabajo incluyendo un representante de cada rea con que se Asistente de
ar el Contabilidad tiene contacto directo, con el fin de discutir las novedades que se hayan Contabilidad
19
Proceso. - presentado durante la semana. De esta actividad se deja un acta de la Asistente de
Tesorera cual la semana siguiente ser revisada, para la confrontacin de las Tesorera
tareas que fueron asignadas.
inicio
3
1
Solicitar
Definir las cotizaciones
necesidades
de compra
2 Precios y
Seleccionar plazos dentro
los posibles del rango?
proveedores
Si
No 4
Solicitar
muestras
5
Codificar el
Proveedor
No SI Proveedor y
seleccionado?
Cliente (Nuevo).
Formato de
codificacin de
6
nuevo proveedor
8
Crear rdenes
de Compra Email con
(SAP). pedidos
digitalizados.
1
Fase
9
Verificar la
Factura Vs Orden
de compra.
B
Factura
Orden de compra
la factura y la 11
Si orden
Recibir y verificar
10 concuerdan?
pedidos de compras
Vs factura.
Liberar factura No Factura
9
19 18
Retroalimentar el Elaborar Matriz
Proceso. de Evaluacin a
Proveedores
FIN
Fase
INICIO
INICIO
Determinar el tipo
de necesidad.
Revisar bases de
Buscar va internet
datos
Requerir MP e Planear el
Evaluar producto o
insumos de los abastecimiento
receta nueva.
puntos de venta. mediante histricos.
Seleccionar
proveedor
Buscar posible
proveedor Cumple con los
No Continuar buscando
requisitos?
FIN SI
Solicitar portafolio
de servicios
4) Solicitar muestras
3) Solicitar cotizaciones Evaluar portafolio
INICIO NO
INICIO
Seleccionar posible
Seleccionar proveedor
proveedores Conforme?
Solicitar muestras
Cotizar productos
Cito a entrevista
Enviar a comit de
producto
FIN
Evaluar NO
Evaluar Evaluar NO comportamiento del
Evaluar Evaluar
Facilidades de Caract. producto en la
capacidad Costo
pago productos receta
5) Codificar proveedor y cliente nuevo
Consumos Plazos y Normas < precio
proyectados medios fitosanitarias > calidad
Satisfactorio? INICIO
Diligenciar formato
SI de proveedor
Rut cliente nuevo
Registro mercantil
Aprobar proveedor 2 referencias comerciales
Conforme? 2 referencias bancarias
Solicitar
Fotocopia de la cedula del representante
Documentos
legal
Cotizacin de productos solicitados
Solicitar
Carta de certificacin bancaria para pagos.
SI documentos
Recibir documentos
Solitar muestra
FIN NO
Verificar
documentos
FIN
Aceptados?
SI
Codificar nuevo
proveedor SAP
FIN
6) Crear carpeta de
7) Elaborar pedidos 8) Crear ordenes de
contacto
INICIO compra SAP
INICIO
Marcar carpeta
nombre y cdigo de suficiente? Recibir formatos de
contacto pedidos
digitalizados
NO
Diligenciar hoja de
Diligenciar formato Crear orden de
contacto de pedido
compra
Solicitar certificaciones de
funcionamiento mnimas para Clasificar los niveles Programar fechas
comercializacin de alimentos de frecuenncia de entrega
Anexar matriz de
evaluacin a Enviar va internet
proveedor pedido a compras
FIN
FIN
INICIO INICIO
Recibir Factura
Recibir factura
Verificar monto de
factura
Realizar conteo
fsico
Confrontar factura
vs orden de compra
Hacer relacin de
facturas para liberar
SAP MIGO 101 Ingresar facturas SI Satisfactorio?
Hay
diferencias?
Entregar al
responsable de la NO
SI
liberacin
Relacionar Reportar novedades
diferencias en excel en Factura
FIN
FIN
Verificar datos
Verificar facturas
Coinciden NO Llamar a proveedor
Devolver a
Acordes? NO
despachos
SI
Reportar novedades Devolver a
Acordes? NO
despchos
Ingresar facturas SI
SI
Ingresar novedades SAP MIGO
Elaborar relacin de al sistema Devoluciones Enviar para firma
del fefe de la
facturas ingresadas
cadena de
abastecimiento
Solicitar notas
crdito si es el caso
Entregar relacin de Enviar facturas
facturas ingresadas depto. de
contabilidad
FIN
FIN
FIN
15) Contabilizar facturas 16) Pago a proveedores 17) Verificar ordenes de compra abiertas
INICIO
INICIO INICIO
Recibir facturas
contabilizadas
Ingresar a la
transaccin ME2l
Recibir facturas Pedidos por
firmadas proveedor
Organizar por fecha
de vencimiento
Filtrar reporte de
Realizar pago por ordenes de compra
transferencia
electrnica
al dia
Revisar notas
Causar facturas
crdito
Reportar al depto.
de cartera del
proveedor Verificar cuales
estan abiertas
Cruzar con facturas
con novedades Cruzar cuentas por
pagar
Determinar la causa
FIN del no ingreso de la
factura
Contabilizar facturas
Reportar al jefe de
recibo de mercanca
Enviar facturas a
depto. de tesoreria
FIN
FIN
INICIO
Convocar reunion
Diligenciar formato
de evaluacin a Verificar Actividades
Exponer
proveedores inconvenientes
encomendadas
durante la semana
Analizar resultados
Tabular resultados
EXPONER
satisfactorios NO
SOLUCIONES
SI
Retroalimentar con
el proveedor
Encomendar nuevas
Actividades
Acordar soluciones
Realizar acta
Evaluar FIN
periodicamente
Archivar en carpeta
FIN
3.1.5 ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS
DILIGENCIO REVISO APROBO
Formato pedido diario Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras
1
Compras
Formato pedido semanal Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras
2
Compras
Formato de registro a Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
3
proveedores Compras Compras
Formato evaluacin a proveedor Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
4
Compras Compras
Formato comunicado evaluacin Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
5
a proveedores Compras Compras
Formato pedido semanal Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras
6
abarrotes Compras
Formato pedido semanal helado Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
7
POPSY Compras Compras
Formato pedido semanal a Coordinador de Auxiliar de Jefe de Compras
8
proveedor ciudades ciudades Compras
Formato de devolucin a Jefe de Recibo de Auxiliar de Jefe de Compras
9
proveedor Mercanca Compras
Formato de quejas y reclamos Proveedor Jefe de Jefe de Compras
10
Compras
Formato control de pedidos. Auxiliar de Auxiliar de Jefe de Compras
11
Compras Compras
Acta de reunin Jefe de compras Gerente
12 Cadena
Abastecimiento
3.2.1.
3.2.1. CARACTERIZACIN
CARACTERIZACION
Bodegas de
Bodegas de almacenamiento
almacenamiento Puntos de venta.
o Revisar stock de Inventario.
o Programar la produccin.
o Requerir Materia Prima E Insumos.
ENTRADAS o Recibir, verificar y distribuir el pedido. SALIDAS
o Produccin En Lnea. Abastecimiento
o Crear orden provisional. bodegas y puntos
o Entregar el producto semielaborado. de venta.
Solicitud de Ordenes de
o Notificar la orden de provisional o de
abastecimiento de produccin.
producto fabricacin Informes
semielaborado o Realizar Inventarios Semanales. estadsticos para
(bodegas). o Tabular Registros. producir.
Programacin de Informes de
o Retroalimentar el proceso.
la produccin. cantidades
producidas por
producto.
INDICADORES REGISTROS
RECURSOS
Reporte de stock de
inventario.
FSICOS: Maquinaria y equipos, instalaciones (planta de Orden de
Nmero de produccin), insumos computador produccin
devoluciones/ Total Registro de las Hoja
de vida de los
procesado*100 RRHH: Jefe de produccin, Jefe de producto, Asistente De productos diarios.
Produccin, Auxiliares de produccin, Gerente Cadena De Registros de
Abastecimiento limpieza de
instalaciones y
equipos
TECNOLOGICOS: Software (SAP).
Registros de BPM.
3.2.2. DESCRIPCION
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: PRODUCCIN
Auxiliares de
Semanalmente cada rea de produccin realiza un inventario fsico, de
Realizar Produccin
todos los insumos y materias primas utilizadas para el procesamiento,
9 inventarios Produccin -
los datos son confrontados con el stock de inventario en SAP, para el
semanales Asistente de
efecto de monitorear posibles faltantes y sobrantes.
Produccin
PROCESO: PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION
inicio
4 5
Recibir, verificar
y distribuir el Recibido a Produccin en
Si
pedido. satisfaccin? lnea.
Orden provisional
de fabricacin
Hoja de vida de
producto
1
Fase
PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION
7 7
Entregar el Recibir el
producto producto
semielaborado. semielaborado.
8
Notificar la
orden de
produccin
Orden de
produccin
Orden provisional
de fabricacion
9
10 Realizar
Realizar
inventarios Procedimiento Asociado inventarios
Tabular
semanales semanales
registros.
11
Retroalimentar Retroalimentar
Procedimiento Asociado
el proceso. el proceso.
FIN
Fase
INICIO INICIO
INICIO
Analizar datos
estadsticos
Revisar stock de MP Realizar pedido
en la lnea de manual por cada
Visualizar stock de produccin. rea de la lnea.
Conteo fsico SAP MB52 Asignar el
inventario
responsable de la
manufactura
Fijar la fecha de
elaboracin Entregar el
documento al rea
de despachos
FIN
FIN
INICIO INICIO
Transformar MP e
insumos en
Verificar las fechas producto
de vencimiento. semielaborado Crear orden de Crear Orden
SAP CO01 fabricacin Provisional SAP MD11
(Discreto) (Repetitivo)
Verificar
propiedades Diligenciar el
organolpticas de formato hoja de
los productos. vida
Imprimir rdenes
provisionales y de
Distribuir pedido en fabricacin
la lnea de
produccin. Pocionar en el
gramaje y empaque FIN
determinado
SAP MIGO
Ingresar del pedido
101
FIN
FIN
INICIO INICIO
Reportar las
novedades. Notificar la orden de Notificar la orden
SAP CO11N fabricacin provisional SAP MF42N
(Discreto) (Repetitivo)
Firmar a satisfaccin
ambas areas.
FIN
Entregar copia de
las ordenes.
11) Retroalimentar el proceso.
INICIO
FIN
Realizar el conteo
fsico de todos los Compilar registros
insumos y MP en la Retroalimentar el
lnea de produccin. desarrollo de las
actividades
realizadas.
Tabular los datos.
Confrontar el stock
fsico contra el stock SAP MB52 Discutir problemas y
en SAP. novedades
presentados en la
Analizar los datos
semana actual.
all diligenciados.
Buscar posibles
Tomar acciones soluciones (lluvia de
Revisar diferencias
correctivas y/o ideas).
(sobrantes o Corregir diferencias.
preventivas.
faltantes).
FIN
FIN
3.2.5. ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS
DILIGENCIO REVISO APROBO
Formato auditoria diaria de Asistente de Jefe de
1 Jefe de producto
limpieza al cierre produccin Produccin produccin
Formato control diario de Asistente de Jefe de Jefe de
2
rdenes de produccin Produccin produccin produccin
Asistente de jefe de
3 Formato pedido diario abarrotes Jefe de producto
Produccin produccin
Formato pedido diario cuartos Asistente de Jefe de Jefe de
4
fros Produccin produccin produccin
Formato pedido semanal aseo y Auxiliar de Asistente de Jefe de
5
empaque produccin Produccin produccin
Auxiliar de Asistente de Jefe de
6 Formato control de BPM
produccin Produccin produccin
Formato hoja de vida producto Auxiliar de Asistente de Jefe de
7
terminado produccin Produccin produccin
Formato programacin de la Asistente de Jefe de
8 Jefe de producto
produccin Produccin produccin
Asistente de Asistente de
9 Acta de reunin
Produccin Produccin
3.3.1. CARACTERIZACION
3.3.2 DESCRIPCION
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
Jefe de
El diligenciamiento de este formato se hace a medida que se recibe la
Registrar Trasportes y
mercanca, esto con el fin de darle trazabilidad a los productos desde el
entrada de Recibo de
9 Despachos momento del ingreso al acopio o bodegas de almacenaje. Tiene como
mercanca de Mercanca -
datos fundamentales Lote, Proveedor, Descripcin, Fecha de Vencimiento,
proveedores. Auxiliares de
Fecha de Ingreso, Caractersticas Organolpticas, etc.
Bodega
Jefe de
Este procedimiento tiene como propsito la entrega de los productos e Trasportes y
insumos uno a uno a la flota trasportadora, puntendolos, de tal forma Recibo de
Despachar o que la descripcin y cantidades listas concuerden con las despachadas en Mercanca -
12 entregar de Despachos los pedidos de traslado. Una vez culminado la entrega de mercancas fsica Jefe de
mercanca. a la flota trasportadora y firmado cada documento a satisfaccin, estos son Despachos y
entregados al rea de facturacin para el respectivo traslado a cada punto Facturacin
en el sistema SAP. Coordinador de
Ciudades
Verificar Jefe de
tems de Diariamente el jefe de recibo de mercanca realiza un barrido en el sistema Trasportes y
16 Despachos
Factura de todas las facturas ingresadas en el da, verificando que no existan tems Recibo de
Abiertos. sin ingreso, evitando un reproceso. Mercanca
Jefe de
Semanal el Jefe de Despachos hace una reunin con el equipo de trabajo Despachos y
consolidando todas las novedades que surgen durante el transcurso de la Facturacin
Retroaliment semana, buscando determinar la raz del problema y aportando posibles -
17 Despachos
ar el proceso. soluciones. Para dar seguimiento de las tareas que fueron asignadas como Jefe de
solucin, se genera un acta donde sern evaluados los progresos. Actividad Trasportes y
realizada en el siguiente encuentro. Recibo de
Mercanca
inicio
8
1 A
4 Recibir,verificar
Revisar 3 pedidos de
existencias proveedores
Recibir Recibir producto
solicitud de semielaborado factua
2 producto Orden
Revisar requerimiento
Informe de Prod. Semi. Orden provisional
consumos. de fabricacin.
3 Mercanca
Reportar novedades
3 recibida a No
Verificar en la factura
satisfaccin?
Solicitar existencias
Mercanca Reportar novedades
producto
recibida a No en la orden
semielaboado Orden
satisfaccin? provisional
requerimiento Si
Prod. Semi. 9
Stock Producir en Registrar entrada
No Si
C suficiente? linea de mercanca de
5
proveedores
Si Registrar entrada
de mercanca Formato recibo de
A
Produccin. mercanca
factura
Formato recibo de
mercanca
B
Orden provisional
de fabricacin.
C
B
7 7
Orden de compra.
factura
1
Fase
D
1
10 13
Recibir Trasportar y
Imprimir los pedidos entregar materias
de traslado primas e insumos
12 Formato Novedades
y devoluciones
11
Despachar materias
Pedido de traslado
primas e insumos
Alistar E
Pedido de traslado
No de
Pedido de traslado contabilizacion
12 entregar
15
Despachar materias
primas e insumos
Procedimiento Asociado
Facturacion interna
Pedido de traslado entregar
E Pedido de traslado
entregar
14
D Formato Novedades
Recibir, y devoluciones
devoluciones y
novedades escritas
Formato Novedades
17 y devoluciones
Retroalimentar el
proceso.
Acta 16
Verificar tems de
Factura Abiertos.
FIN
Fase
INICIO
INICIO
Analizar
REVISAR DIDERENCIAS Informacin
SI FIN
FIN
ACTUALIZAR STOCK
Realizar conteo
Verificar rotulado
fisico
Diligenciar formato
de entrada de
Revisar fechas de mercancia
Hay vencimiento
SI
suficientes?
NO
Digitalizar
fin
Devolver a
SI archivar
produccion
Firma satisfaccin
Orden PROV. de
fabricacin
Almacenar en
bodegas
Almacenar en
FIN
bodega
FIN
6) Almacenar 7) Programar pedidos a 8) Recibir y verificar los pedidos entregados por proveedores.
proveedores
INICIO INICIO
INICIO
Recibir productos
Recibir Factura
Transpasar Determinar
productos a Producto
canastillas
Visualizar
Pronostico
Realizar conteo Verificar fechas de
Ingresar a cuartos fsico vencimiento
Ingresar Abarrotes Ingresar a menaje
fros
Programar cantidades y
Verificar cantidades
tiempos de reposicion vs factura
Ingresar a Fruver Ingresar a Empaque
FIN Enviar pedido a depto. SAP MIGO 101 Ingresar facturas SI Satisfactorio?
Compras
NO
FIN
Reportar novedades en
Factura
Elaborar relacin de
facturas
FIN
INICIO
Visualizar pedidos SAP ME9F
FIN
INICIO
INICIO
Recibir pedidos de
traslado con registro de
alistamiento
Confrontar
cantidades
Devolver a
bodega
SI
Hacer entrega
punteada por
producto
Verficar fechas de Verificar empaque y
vencimiento y caracteristicas NO
rotulado fisicas
Hay
devoluciones?
Adecuados?
SI NO
SI Diligenciar
Formato de
Entregar productos novedades
a la logstica
Entregar formato y
Solicitar firma de productos
pedidos aceptados
devueltos a
despachos
Entregar pedidos FIN
firmados a
facturacin
FIN
INICIO
Revisar formato de
novedades y
producto devuelto
Verificar Cantidades
y Motivo devolucion
Flota trasportadora
De Generar SAP SD
NO
acuerdo? cobro
Punto de venta SAP
MB1B 301
SI
Entregar formato al
rea de facturacion
FIN
INICO
Recibir pedidos de
traslado
diligenciados
Realizar salida
mercancia
TRASLADO
Recibir Formato de
novedades
Confrontar informe
con novedades
escritas
Identificar la
responsabilidad de No
la devolucin
es es es
responsabilidad No responsabilidad No responsabilidad
del P.V? Trasporte? Acopio?
Si Si Si
INICIO INICIO
Exponer
Verificar Actividades
inconvenientes
Ingresar items encomendadas
durante la semana
Analizar resultados
NO
FIN
EXPONER
Satisfactorios? NO
SOLUCIONES
SI
Encomendar nuevas
Actividades
Realizar acta
FIN
3.3.5 ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS
DILIGENCI REVIS APROB
Formato de inspeccin y Jefe de trasporte y
Jefe de trasporte y
1 recibo de productos recibo de
recibo de mercanca
perecederos. mercanca
Jefe de trasporte y
Formato control y limpieza Jefe de trasporte y
2 recibo de
de vehculos recibo de mercanca
mercanca
3 Formato control de BPM Jefe de despachos Jefe de despachos
Jefe de
Formato de novedades y
Asistente de trasporte y
4 devoluciones de puntos de Punto de Venta
Facturacin recibo de
venta
mercanca
Jefe de
Formato de evaluacin a Jefe de despachos trasporte y
5 Punto de venta
trasportadores y facturacin recibo de
mercanca
Jefe de
Formato control de Asistente de Jefe de despachos
6 despachos y
inventario peridico Facturacin y facturacin
facturacin
Formato de remisin salida Jefe de despachos
7 Auxiliar de bodega Punto de venta
de mercanca y facturacin
Jefe de
Asistente de Jefe de despachos
8 Formato acta de bajas despachos y
Facturacin y facturacin
facturacin
Formato relacin de Jefe de trasporte y
9 Jefe de Compras Jefe de Compras
facturas recibo de mercanca
Jefe de trasporte y
Jefe de
10 Acta de reunin Jefe de despachos recibo de
despachos
mercanca
28/02/2013
AGRODEX PEPERONI KG
A GROLOGISTICA TOMATE CHONTO KG
A GROLOGISTICA TOMATE LARGA VIDA KG
A LQUERIA CREMA DE LECHE X 6 X 1,1 LT LT
B ROWNIES Y
CHOCOLA TES
BROWNIES UN
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE MELON
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE MORA
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE PAPAYA
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE PERSONAL
VELLA NEDA LB
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE PIA
VELLA NEDA KG
ZUMO
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLADE MARACUYA
NEDA KG
LA RECETA CREMA DE LECHE X 1,1 LT
LA RECETA LECHE DESLACTOSADA SIX PACK LT
LA RECETA LECHE EN ENTERA SIX PACK LT
LA RECETA MANTEQUILLA ALPINA KG
LA RECETA QUESO AZUL KG
LA RECETA QUESO BONCHIS KG
LA RECETA QUESO DOBLE CREMA x 3000 KG
LA RECETA QUESO FONDUE KG
LA RECETA QUESO GRUYERE KG
LA RECETA QUESO MANCHEGO KG
LA RECETA QUESO PARM. RALLADO x 500 KG
LA RECETA QUESO PARMES BLOQ KG
LA RECETA QUESO PECORINO BLOQUE KG
LA RECETA QUESO TILSIT AHUMADO KG
LA RECETA QUESO TILSIT FINAS HIERBAS KG
LA RECETA SALCHICHA AMERICANA SUPER PERRO KG
LA RECETA SALCHICHA LLANERA KG
LA RECETA TOCINETA X 2,5 KL KG
LA RECETA YOGURTH FRESA FINES *180 UN
LA RECETA YOGURTH NATURAL fines x 180 KUMIS UN
LA CTEOS CA NA IM A QUESO CLINEJA UN
LA CTO LIFE QUESO MOZZARELA AGUA X 300 GRA UN
LA CTO LIFE QUESO MOZZRELA BOCONCCINI 300 GR KG
LEDESA SALSA DE CHOCOLATE KG
LEVA P A N LEVADURA KG
MC PAPA EXTRA DELGADA KG
P A CIFIC ANCHOAS X 750 GR KG
P A SCO QUESO CREMA PASCO KG
SA NTIA GO RESTREP O ALBAHACA KG
SA NTILLA NA SALSA DE AREQUIPE KG
SA UCES COGOTE MOLIDO KG
SETA S CHAMPION KG
SHA P ELII QUESO MOZAR. RALL. X 2000 GRA KG
SHA P ELII QUESO PROBVOLONE TAJADO X 500 KG
SHA P ELII QUESO PROVOLONE X 450 GRS KG
SHA P ELII QUESO CHEDDAR * 500 GRS KG
SHA P ELII QUESO TILSI KG
SUNRISE ENGLIS MIFFINS TRADICIONA KG
VILLA SECA JAMON DE CERDO KG
VILLA SECA SALAMI KG
VILLA SECA SALCHICHA TERNERA COCTEL KG
FRECUENCIA
DESDE 22/11/2012 HASTA 30/11/2012
UND DISTRIBUCION
P ROVEDOR ITEM MEDIDA
LUNES M ARTES M IERCOLES JUEVES VIERNES SABADO TOTAL
CRITERIOS DE EVALUACION
Se establece una "planilla de desempeo" con 5 conceptos evaluados con puntaje de 1 a 4, a cada concepto
se le aplic un porcentaje segn su ingerencia en resultados de ste departamento.Si el resultado final est
entre 3 a 4 ,califica positivamente y cumple. Un resultado inferior a 3, no califica, se enva una carta
comunicandole los resultados.El proveedor que no califica podra desaparecer del registro de proveedores si en
el nuevo periodo provoca la emisin de un Reclamo Formal
Evaluacin Puntaje
Nunca 1
Pocas veces 2
Frecuentemente 3
Siempre 4
No CONCEPTO DESCRIPCION %
1 Cumplimiento de entregas Puntualidad, 30%
2 Embalaje-transporte Preocupacin por el cuidado de piezas, identificacin, facilidades
20%de envo.
3 Capacidad de reaccion Capacidad instalada humana y tcnica suficiente. 20%
4 Devoluciones 15%
5 Rango fecha vencimiento 10%
6 BMP personal logistico Manejo y manipulacion, uniforme etc 5%
100%
CONCEPTO TOTAL
CUMPLIMIENTO EMBALAJE CAPACIDAD DEVOLUCIONES RANGO BMP
PUNTAJE 4 4 4 4 4 4 24
% 30% 20% 20% 15% 10% 5% 100%
CALIFICACION 1.2 0.8 0.8 0.6 0.4 0.2 4
Bogota ##################
Seores
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
E.S.D
Evaluacin Puntaje
Nunca 1
Pocas veces 2
Frecuentemente 3
Siempre 4
No CONCEPTO DESCRIPCION %
1 Cumplimiento de entregas
Puntualidad, 30%
2 Embalaje-transporte Preocupacin por el cuidado de piezas, identificacin, facilidades de envo.
20%
3 Capacidad de reaccion Capacidad instalada humana y tcnica suficiente. 20%
4 Devoluciones 15%
5 Rango fecha vencimiento 10%
6 BMP personal logisticoManejo y manipulacion, uniforme etc 5%
100%
Un resultado inferior a 3, no califica dentro de nuestro sistema de calidad, por lo que
recomendamos mejorar los aspectos indicados. Una registro de Proveedores.proceso
provocar la emisin de una queja formal y la eliminacin de nuestro evaluacin negativa
en nuestro prximo
Agradeciendo su atencin y sus comentarios al respecto, saluda.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
JEFE DE COMPRAS
PBX:
e-mail:
FRECUENCIA
DESDE 22/11/2012 HASTA 30/11/2012
FRECUENCIA
DESDE 26/11/2012 HASTA 04/12/2012
PRODUCTO PRESENTACION
CL127 (Metro127)
AV.68 (floresta)
PP.S (Pepe
CL140sierra)
(Cedritos)
SAN R (San
CL139
rafael)
CL82 (Zona
CL93 rosa)
(Parque
CL96 (Chico)
USA1
de la 93)
SFE (Santafe)
CHIA CL69 (Quinta
CL71 (Rosales)
HAYUELOS
camacho)
G.E (Gran
IBIS (Centro
estacion)
CENTENERIO
PRADERA
internacional)
USA2 (Usaquen
TITANTOTAL
parque)
CARAMELO KG
VASITO DE HELADO UN
OBSERVACIONES:
FRECUENCIA
DESDE 26/11/2012 HASTA 04/12/2012
EL COMETA
LA COSTA CALI PEREIRA MEDELLIN
PRODUCTO U.M.
CARTAGENA BAR CR 53 BAR CANCHA B/MANGA PALMAS CHIPICHAPE GRANADASAN FERNANDO
ARBOLEDA UNICENTRO DIVERCITY LAURELES OVIEDO SAN FERNANDO SANTAFE TESORO
CROISSANT UND
SCHADELL SHAPELLI
LA COSTA CALI PEREIRA MEDELLIN
PRODUCTO U.M.
CARTAGENA BAR CR 53 BAR CANCHA B/MANGA PALMAS CHIPICHAPE GRANADASAN FERNANDO
ARBOLEDA UNICENTRO DIVERCITY LAURELES OVIEDO SAN FERNANDO SANTAFE TESORO
Q MOZZ RALLADO K KG
TORETOS
LA COSTA CALI PEREIRA MEDELLIN
PRODUCTO U.M. SAN FERNANDO SANTAFE
CARTAGENA BAR CR 53 BAR CANCHA B/MANGA PALMAS CHIPICHAPE GRANADASAN FERNANDO
ARBOLEDA UNICENTRO DIVERCITY LAURELES OVIEDO TESORO
ASAR LB
GOULASCH LB
FRESA CONGELADA KG
PULPA PIA KG
PULPA MANGO KG
PULPA MORA KG
PULPA LULO KG
PULPA GUANABANA KG
PULPA PAPAYA KG
MELON PULPA KG
PULPA PERSONAL LB
BROWNIES Y CHOCOLATES
LA COSTA CALI PEREIRA MEDELLIN
PRODUCTO U.M.
CARTAGENA BAR CR 53 BAR CANCHA B/MANGA PALMAS CHIPICHAPE GRANADASAN FERNANDO
ARBOLEDA UNICENTRO DIVERCITY LAURELES OVIEDO SAN FERNANDO SANTAFE TESORO
PROVEEDOR: NIT:
OBSERVACIONES:
ENTREG: RECIBI:
VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 2
FORMATO DE DEVOLUCIONES A PROVEEDOR Cdigo ACAC09
PROVEEDOR: NIT:
OBSERVACIONES:
ENTREG: RECIBI:
EL PEDIDO SE
CANTIDAD CANTIDAD NUEVA FECHA NO CANCEL
FECHA FACTURA PROVEEDOR DIFERENCIA ENTREG
SOLICITADA ENTREGADA DE ENTREGA ENTREG PEDIDO
PROVEEDOR: FECHA:
PERSONAL A QUIEN VA DIRIJIDA LA QUEJA:
MOTIVO DE LA QUEJA
ACTA N:
ASUNTO DE LA REUNIN:
OBETIVO DE LA REUNIN:
FECHA: HORA:
LUGAR:
MODERADOR:
PARTICIPANTE
NOMBRE PRESENTE AUCENTE INVITADO
AGENDA
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
3
CONTENIDO
AGENDA DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIN
ITEM N
1
2
3
POSTRES Y RAVIOLES
CUARTOS FRIOS
STOCK STOCK STOCK STOCK
PRODUCTO ENBALAJE U.M. PRONOSTICO TOTAL PEDIDO
SALSAS C.CALIENTE POSTRES RAVIOLIS
FRUVER
TOMATE CHONTO 1 KG 0
LIMON 1 KG 0
CEBOLLA LARGA 1 KG 0
CEBOLLA PUERRO 1 KG 0
ZANAHORIA 1 KG 0
APIO 1 KG 0
ESPINACA 1 KG 0
PEPINO 1 KG 0
ARBEJA DESGRANADA 1 KG 0
AJO INPORTADO 1 KG 0
AHUYAMA 1 KG 0
CALABACIN 1 KG 0
HABICHUELA 1 KG 0
LAUREL 1 KG 0
PIMENTON 1 KG 0
ZUQUINI 1 KG 0
ASEO
PRODUCTO ENBALAJE U.M. PRONOSTICO STOCK DE INV TOTAL PEDIDO
DECOL 1 UN 0
LIMPION WIPALL 1 UN 0
JABON REY 1 UN 0
ESPONJA BRILLO 1 PQ 0
ESPONJA DOBLE USO 1 PQ 0
ESPONJA LA MAQUINA 1 UN 0
GUANTES DESECHABLES 1 UN 0
GUANTES NEGROS 1 UN 0
GUANTES AMARILLO 1 UN 0
TRAPEROS 1 UN 0
ESCOBAS 1 UN 0
JABON MULTI QUAT 1 GL 0
JABON GREASESTRE 1 GL 0
JABON LIQUD K 1 GL 0
JABON SURGY 1 GL 0
DECINFECTANTE SUNAMI 1 GL 0
EMPAQUE
CODIGO PRODUCTO:
KILOS DE BACHE:
TEMPERATURA DE TIEMPO DE
FECHA ELABORACIN: COCCIN COCCIN
OBSERVACIONES:
SEMANA
FECHA: DE: A:
CONTROL
UAS UNIFORME PRESENTACION PERSONAL OTROS
FECHA OPERARIO BOTAS AUCENCIA CABELLO HOMBRES MUJERES SIN HIGIENE USO GUANTES USO ELEMENTOS DE
CORTAS SIN PINTURA LIMPIO COMPLETO LIMPIAS JOYAS CUBIERTO AFEITADOS MAQUILLAJE PERSONAL MANIPULACION PROTECCION
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
ACTA N:
ASUNTO DE LA REUNIN:
OBETIVO DE LA REUNIN:
FECHA: HORA:
LUGAR:
MODERADOR:
PARTICIPANTE
NOMBRE PRESENTE AUCENTE INVITADO
AGENDA
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
3
CONTENIDO
AGENDA ITEM
DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIN
N
1
2
3
CUMPLIMIENTO
CALIDAD DEL TEMPERATURA EMBALAJE DEL BPM
PROVEEDOR PRODUCTO LOTE FECHA DE V. DEVOLUCIONES OBSERVACIONES GENERALES
PRODUCTO DEL PRODUCTO PRODUCTO TRASPORTADOR
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
OBSERVACIONES:
CONTROL
UAS UNIFORME PRESENTACION PERSONAL OTROS
FECHA OPERARIO
BOTAS AUCENCIA CABELLO HOMBRES MUJERES SIN HIGIENE USO GUANTES USO ELEMENTOS DE
CORTAS SIN PINTURA LIMPIO COMPLETO LIMPIAS JOYAS CUBIERTO AFEITADOS MAQUILLAJE PERSONAL MANIPULACION PROTECCION
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
OBSERVACIONES:
VERSION 000
PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE NOVEDADES Y DEVOLUCIONES DE PUNTOS DE VENTA Cdigo ACAD04
OBSERVACIONES:
RECOMENDACIONES GENERALES:
OBSERVACIONES:
PERIODO
DE: A: FECHA DE BAJA:
FECHA DESCRIPCIN UND M. CANTIDAD PRECIO UND TOTAL MOTIVO V B JEFE DESPACHOS
FECHA:
PERIODO
DE: A:
FECHA BODEGA RESPONSABLE NOVEDADES DESPUES DEL CRUCE DE INVENTARIO VB JEFE DESPACHOS
ACTA N:
ASUNTO DE LA REUNIN:
OBETIVO DE LA REUNIN:
FECHA: HORA:
LUGAR:
MODERADOR:
PARTICIPANTE
NOMBRE PRESENTE AUCENTE INVITADO
AGENDA
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
3
CONTENIDO
AGENDA ITEM
DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIN
N
1
2
3
A: ARCHIES CA: CADENA DE ABASTECIMIENTO P: PRODUCCIN C: COMPRAS D: DESPACHOS N: NMERO DESIGNADO F: FSICO M: MAGNTICO
IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
TITULO VERSIN CDIGO UBICACIN DEL FORMATO USUARIO DEL FORMATO LOCALIZACIN CLASIFICACIN RESPONSABLE
RETENCIN
REGISTROS (RG)
A: ARCHIES CA: CADENA DE ABASTECIMIENTO P: PRODUCCIN C: COMPRAS D: DESPACHOS N: NMERO DESIGNADO F: FSICO M: MAGNTICO
IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
TITULO VERSIN CDIGO UBICACIN DEL FORMATO USUARIO DEL FORMATO LOCALIZACIN CLASIFICACIN RESPONSABLE
RETENCIN
REGISTROS (RG)
FORMATO DE EVALUACION A F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL JEFE DE TRASPORTE Y ARCHIVO JEFE DE TRASPORTE Y
TRASPORTADORES
V. 000 ACAD05 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RECIBO DE MERCANCIA DESPACHOS
POR CDIGO 1 AO
RECIBO DE MERCANCIA
FORMATO AUDITORIA DE LIMPIEZA CIERRE DE F: ARCHIVO PRODUCCIN M: MANUAL ASISTENTE PRODUCCIN Y ARCHIVO
PRODUCCN
V. 000 ACAP01 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUCTO PRODUCCIN
POR CDIGO 1 AO JEFE DE PRODUCCIN
FORMATO CONTROL DIARIO ORDENES DE F: ARCHIVO PRODUCCIN M: MANUAL ASISTENTE PRODUCCIN Y ARCHIVO
PRODUCCIN
V. 000 ACAP02 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUCTO PRODUCCIN
POR CDIGO 6 MESES JEFE DE PRODUCTO
FORMATO HOJA DE VIDA PRODUCTO F: ARCHIVO PRODUCCIN M: MANUAL AUXILIAR DE PRODUCCIN Y ARCHIVO
TERMINADO
V. 000 ACAP06 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUCTO PRODUCCIN
POR CDIGO 6 MESES JEFE DE PRODUCCIN