Supply Chain Manual - V1.0 - ISSUED - French

Manuel et Lignes Directrices des Procdures
dApprovisionnement de CAFOD
Version 1.0
Mars 2010
Table of Contents
1.0 AVANT-PROPOS.................................................................................................................... 9
2.0 GLOSSAIRE DEXPRESSIONS COURANTES .......................................................................... 11
3.0 LISTE DACRONYMES........................................................................................................... 15
4.0 INTRODUCTION ...................................................................................................................16
4.1 Principes de base des procdures dapprovisionnement .............................................. 16
4.2 Types de marchs................................................................................................................... 18
4.3 Niveaux dautorisation des procdures.............................................................................. 19
Table 1 Niveaux dautorisation des procdures et principales expressions
pertinentes ............................................................................................................................. 19
4.4 Division artificielle de contrats .............................................................................................. 21
4.5 Liens entre les rglements des procdures dapprovisionnement et les considrations
dordre financier ..................................................................................................................... 23
4.6 Rglementations internes des pays daction .................................................................... 23
4.7 Protection des ressources contre les emplois abusifs terroristes...................................... 24
5.0 PARTENAIRES ET PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT.................................................. 25
5.1 Comment utiliser ce manuel avec nos partenaires.......................................................... 26
5.2 Comment utiliser ce manuel quand CAFOD soutient une partie dun projet ou dun
programme.............................................................................................................................. 27
5.3 Evaluation des risques des procdures dapprovisionnement et des partenaires...... 27
6.0 PLANIFICATION DES APPROVISIONNEMENTS.................................................................... 30
6.1 Principes de base ................................................................................................................... 30
6.2 Conception dune planification dapprovisionnement................................................... 30
6.3 Rdaction dune planification dapprovisionnement...................................................... 31
6.4 Budget pour procdures dapprovisionnement ............................................................... 31
6.5 Chronologie pour la mise en uvre des procdures dapprovisionnement............... 31
Table 2 Chronologie pour la mise en uvre des procdures dapprovisionnement31
Table 3 Un exemple de planification dapprovisionnement......................................... 33
7.0 DELEGATION DES POUVOIRS, ROLES ET RESPONSABILITES................................................ 34
7.2 Rpartition correcte des rles et responsabilits en matire de procdures
dapprovisionnement ............................................................................................................ 34
7.3 Attribution des rles et responsabilits dapprovisionnement des partenaires............ 36
7.4 Documentation pertinente la dlgation de pouvoirs, rles et responsabilits....... 37
Table 4 Dlgation de pouvoirs, rles et responsabilits ............................................... 38
8.0 PREPARATION, ANALYSE ET APPROBATION DE LA DOCUMENTATION PERTINENTE ......... 39
Table 5 Prparation, analyse et approbation de la documentation pertinente....... 39
8.1 Dlgation des pouvoirs pour la gestion des procdures dapprovisionnement mises
en uvre par CAFOD............................................................................................................ 40
9.0 TABLEAU DE COMPARAISON ET DANALYSE DES OFFRES ................................................. 42
9.1 Principes des analyses doffres ............................................................................................. 42
9.2 Tableau comparatif des offres ............................................................................................. 44
9.3 Tableau danalyse des offres................................................................................................ 44
Table 6 Une suggestion pour un systme de scores........................................................ 44
9.4 Pondration ............................................................................................................................. 45
9.5 Comit danalyse des offres................................................................................................. 46
Table 7 Raisons et frquences, considrations et documentation des runions des
comits danalyse doffres.................................................................................................... 49
10.0 DEMANDE DE CLARIFICATIONS AUPRES DES FOURNISSEURS ........................................... 51
10.1 Pourquoi ce processus est-il ncessaire.............................................................................. 51
10.2 Comment grer les conversations de clarification avec les fournisseurs...................... 51
10.3 Ce quIL NE FAUT PAS discuter avec les fournisseurs......................................................... 52
10.4 Points sur lesquels les discussions de clarification doivent se concentrer...................... 52
10.5 Comment grer les discussions qui traitent de laspect purement financier des offres
soumises ................................................................................................................................... 53
10.6 Risques inhrents des discussions de clarification ............................................................. 53
11.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT: PROCEDURES NEGOCIEES ................................ 55
11.2 Quand choisir cette procdure ........................................................................................... 55
11.3 Le processus de procdures ngocies ............................................................................. 56
11.4 PARTIE A: Prparation............................................................................................................. 56
Table 8 Comment obtenir des spcifications dtailles ................................................ 56
11.5 PARTIE B: Slection des fournisseurs ..................................................................................... 57
Table 9 Comment identifier les fournisseurs invits soumettre une offre .................. 57
11.6 PARTIE C: Demande de devis et analyse subsquente ................................................... 58
11.7 PARTIE D: Contrats dachat................................................................................................... 60
11.8 PARTIE E: Livraisons, paiements et clture de la procdure dapprovisionnement .... 61
12.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT : PROCEDURES NEGOCIEES SUR LA BASE DUNE
SEULE OFFRE ........................................................................................................................ 62
13.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT : APPELS DOFFRES OUVERTS.............................. 63
Table 10 Dfinitions et niveaux dattribution des appels doffres ouverts ..................... 64
13.2 Mise en uvre du processus dappel doffres ouvert ..................................................... 64
13.4 PARTIE B: Annonce publique................................................................................................. 66
Table 11 Exemple dun avis dappel doffres ouvert ........................................................ 66
13.5 PARTIE C: Dossier dappel doffres et analyse des offres ................................................. 68
Table 12 Exemple dun avis dattribution de contrat ....................................................... 75
14.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT : APPELS DOFFRES RESTREINTS........................... 76
3
Table 13 Dfinitions et niveaux dattribution des appels doffres restreints................... 77
14.2 Le processus dappel doffres restreint ............................................................................... 77
14.4 PARTIE B: Publication dun avis de manifestations dintrt et compilation dune liste
de candidats retenus............................................................................................................. 79
Table 14 Exemple dun avis de manifestation dintrt ................................................... 80
14.5 PARTIE C: Dossier dappel doffres et analyse des offres ................................................. 82
Table 15 Exemple dun avis dattribution de contrat ....................................................... 89
15.0 CONTRATS CADRES POUR RENOUVELLEMENT DACHATS SIMILAIRES.............................. 90
15.1 Comment tablir un contrat cadre..................................................................................... 90
15.2 Restrictions des contrats cadres........................................................................................... 90
15.3 Prolongation ou renouvellement de commandes et de contrats dachat existants . 91
16.0 TRANSPORT ET LIVRAISON .................................................................................................. 92
16.1 Dispositions de transport et de livraison .............................................................................. 92
16.2 Documentation pertinente aux transports et aux livraisons ............................................ 92
17.0 INSPECTION ET RECEPTION DES MARCHANDISES ............................................................. 95
17.1 Quand inspecter les marchandises et fournitures............................................................. 95
17.2 Comment inspecter les marchandises et fournitures ....................................................... 95
17.3 Inspection dchantillons et principes de bases ............................................................... 95
17.4 Accepter ou rejeter les marchandises inspectes............................................................ 96
17.5 Manutention approprie des marchandises reues ........................................................ 97
18.0 DISTRIBUTIONS ET DONATIONS........................................................................................... 98
18.1 Distributions .............................................................................................................................. 98
18.2 Donations ................................................................................................................................. 98
18.3 Comment documenter les donations................................................................................. 99
19.0 GESTION DES STOCKS ET ENTREPOSAGE ......................................................................... 101
19.1 Principe gnral.................................................................................................................... 101
19.2 Documentation pertinente au processus de stockage ................................................. 101
19.3 Installations de stockage..................................................................................................... 101
19.4 Gestion de stockage............................................................................................................ 102
19.5 Informations spcifiques concernant les stocks .............................................................. 102
20.0 GESTION DES BIENS........................................................................................................... 105
20.1 Principes de base pour la gestion des immobilisations .................................................. 105
20.2 Gestion et contrle des biens............................................................................................. 105
20.3 Gestion du registre des biens.............................................................................................. 106
20.4 Dprciation.......................................................................................................................... 108
20.5 Ecoulement des biens.......................................................................................................... 108
4
20.6 Usage et gestion des vhicules .......................................................................................... 109
21.0 DEMANDES DE PAIEMENT ................................................................................................. 111
Table 16 Documentation pertinente requise pour les paiements ................................ 112
22.0 SYSTEMES DE DOCUMENTATION ET CLASSEMENT ........................................................... 113
22.1 Pourquoi un bon systme de documentation est important ?..................................... 113
22.2 Que faut-il documenter ?.................................................................................................... 113
22.3 Comment garder et classer la documentation ? ........................................................... 113
22.4 Documentation supplmentaire pertinente aux appels doffres................................. 114
22.5 Qui est responsable des systmes de documentation et de classement ? ............... 114
23.0 SOUS-TRAITANCE .............................................................................................................. 116
23.1 Centrales dAchats Humanitaires utiliser pour des subventions dECHO............. 116
Table 17 Liste des CAH actuellement reconnues par ECHO ......................................... 117
23.2 Sous-traiter un approvisionnement financ par ECHO avec des entreprises qui ne
sont pas des CAH ................................................................................................................. 118
23.3 Sous-traiter un approvisionnement qui nest pas financ par ECHO avec des CAH 118
23.4 Sous-traiter un approvisionnement qui nest pas financ par ECHO avec des
entreprises qui ne sont pas des CAH. ................................................................................ 118
24.0 DEROGATIONS ET DISPENSES ........................................................................................... 119
24.1 Principes de base ................................................................................................................. 119
24.2 Quand et comment utiliser une drogation .................................................................... 119
24.3 Procdure de drogations pour des projets financs par des bailleurs de fonds
institutionnels.......................................................................................................................... 120
24.4 Procdure de drogation pour des projets financs par CAFOD ............................... 120
24.5 Comment documenter une drogation .......................................................................... 120
Table 18 Exemple dun processus complet de drogation........................................... 121
24.6 Exemples de drogations et rsultats................................................................................ 122
25.0 CONDITIONS CONTRACTUELLES ...................................................................................... 124
25.1 Introduction ........................................................................................................................... 124
25.2 Conditions contractuelles ................................................................................................... 124
25.3 Documentation de lannexe 11......................................................................................... 125
25.4 Titres des paragraphes de lannexe 11a : Conditions contractuelles standard ........ 126
25.5 Titres des paragraphes de lannexe 11c : Contrat dachat ......................................... 128
25.6 Titres des paragraphes de lannexe 11d : Conditions contractuelles pour les
approvisionnements de services (seulement) ................................................................. 130
26.0 CODE DE BONNE CONDUITE DES FOURNISSEURS ........................................................... 132
26.1 Code minimum de bonne conduite ................................................................................. 132
26.2 Code complet de bonne conduite .................................................................................. 134
27.0 CODE DE BONNE CONDUITE DU PERSONNEL.................................................................. 137
28.0 QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES................................................................................. 139
29.0 Section importante du manuel des procdures dapprovisionnement de CAFOD: ce
qui est obligatoire et ce qui est recommand ............................................................. 142
29.1 Niveaux dautorisation des procdures............................................................................ 142
5
29.2 Questionnaires lintention des fournisseurs .................................................................... 142
29.3 Systme pondr dvaluation de devis/prix et offres .................................................. 142
29.4 Conditions contractuelles ................................................................................................... 142
30.0 RESSOURCES SUPPLEMENTAIRES....................................................................................... 144
6
LISTE DES ANNEXES
Annexe 1: Niveaux dautorisation des procdures

Annexe 2: Organigramme de procdures ngocies, dappels doffres ouverts et dappels
doffres restreints
Annexe 3: Evaluation des risques des procdures dapprovisionnement et des partenaires
Annexe 4: Dclaration dimpartialit
Annexe 5: Modles de procdures ngocies
Organigramme de la procdure ngocie
Fichier de cartes de la procdure dapprovisionnement ngocie
Formulaire de rquisition dachat
Demande de devis
Tableau comparatif des offres
Annexe 6: Modles de procdures dappels doffres ouverts
Organigramme de la procdure dappel doffres ouvert
Fichier de cartes de la procdure dapprovisionnement dappel doffres ouvert
Rapport de la runion douverture des offres
Rapport du comit danalyse des offres
Rapport du comit danalyse des offres avec une pondration des catgories
Rponse aux soumissionnaires non retenus
Annexe 7: Modles de procdures dappels doffres restreints
Organigramme de la procdure dappel doffres restreint
Liste rcapitulative de la procdure dapprovisionnement dappel doffres restreint
Modle pour louverture des manifestations dintrt et la rdaction dune longue
liste
Modles pour lvaluation des manifestations dintrt et la rdaction de la liste des
candidats retenus
Rponse aux manifestations dintrt des soumissionnaires non retenus
Rapport de la runion douverture des offres
Rapport du comit danalyse des offres avec une pondration des catgories
Rponse aux soumissionnaires non retenus
Annexe 8: Lettre rsum de la procdure dappel doffres
Annexe 9: Lettre rsum des manifestations dintrt
Annexe 10: Questionnaire lintention des fournisseurs
Annexe 10a: version courte
Annexe 10b: version longue
Annexe 11: Conditions contractuelles
Annexe 11a: Conditions contractuelles pour les approvisionnements en
articles/vivres et/ou services
Annexe 11b: Commandes dachat
Annexe 11c: Contrats dachat darticles/vivres et/ou services
Annexe 11d: Conditions contractuelles pour les approvisionnements de services
(seulement)
Annexe 12: Modles pour les processus de logistique et de livraison
Bon de commande
Bon de livraison/rception
Bordereau dexpdition
Annexe 13: Documents concernant les distributions et donations
Liste de distribution
Certificat de donation
Annexe 14: Formulaires de gestion des biens
Modle de registre des biens
Modle denregistrement de biens assigns des personnes individuelles
Annexe 15: Demande de paiement
Annexe 16: Formulaires de demande de drogation
Annexe 17: Code de bonne conduite des fournisseurs
Annexe 17a: Code minimum
Annexe 17b: Code complet
Annexe 18: Profil financier de partenaire valuation interne
Annexe 19: Profil financier de partenaire: questions que CAFOD pourrait vouloir discuter
avec un partenaire potentiel
Annexe 20: Profil organisationnel de partenaire
Annexe 21: Conditions requises par ECHO
Annexe 22: Conditions particulires requises par la Communaut Europenne
8
1.0 AVANT-PROPOS
Les procdures dapprovisionnement permettent didentifier des fournisseurs appropris, de
complter les achats, dassurer leurs livraisons (notamment en ce qui concerne
lentreposage, le transport et le stockage), de recevoir les marchandises, services et
fournitures commands, ainsi que dexcuter les paiements. Les procdures
dapprovisionnement commencent avec une valuation des besoins et une planification du
projet et se terminent avec le processus de clture quand les objets de lapprovisionnement
en question sont soit couls soit donns.
Une bonne gestion de ces procdures facilite une mise en uvre efficace de tous les
aspects de la chane dapprovisionnement.
Ce manuel est un guide la fois simple et complet de toutes les procdures
dapprovisionnement utiles lors de la dure dun projet. Il contient les normes minima
requises dans la gestion, les procdures dachat et la logistique des chanes
dapprovisionnement oprationnelles standard, dans le cadre dun financement de
programme mis en uvre par CAFOD ou par ses partenaires.
Le manuel de la gestion des procdures dapprovisionnement a quatre objectifs
spcifiques :
Responsabilit dans le but daugmenter la responsabilit de nos systmes pour pouvoir
dmontrer le travail achev par une documentation approprie et utile
Clart dans le but daugmenter la clart de nos systmes en utilisant des procdures
opratoires, systmes et politiques conformes aux normes standard
Rapport cot-efficacit dans le but dassurer un bon rapport cot-efficacit en
valuant au mieux les options prsentes et en utilisant les ressources disponibles dune
faon efficace
Transparence dans le but daugmenter la transparence de nos systmes en identifiant
clairement rles et responsabilits, dlgation de pouvoir et processus dapprobation
Ce manuel, ou tout autre guide bas sur des normes comparables ou mme plus
exigeantes, doit tre utilis dans une (ou plusieurs) situations suivantes. Pour viter toute
confusion ou doute, il importe de prciser que le terme approvisionnement couvre la fois
marchandises, articles/vivres, services et travaux, mais quil exclut salaires et cots annexes
(tels que impts, scurit sociale et retraite) ainsi que tous frais courants administratifs.
Pour tous les projets/programmes excuts sous un contrat institutionnel, y compris ceux
qui sont financs en partie ou entirement par un appel de fonds du Disasters
Emergency Committee (DEC).
Pour tous les projets dont la valeur totale des approvisionnements dun ou de plusieurs
PSGA/MSGA accords au mme partenaire dans la mme anne financire est
suprieure 20,000.
Pour toutes les procdures dapprovisionnement gres directement par le personnel de
CAFOD, y compris les approvisionnements pour un bureau de CAFOD ltranger ou
dans le Royaume-Uni, ainsi que les approvisionnements lis un projet/programme de
CAFOD.
Ce manuel nest pas conu pour tre lu dun bout lautre. Cest par contre un outil qui
offre directives, modles de formulaires et rglementations pertinentes. Ce manuel doit servir
de rfrence lors dactivits lies aux procdures dapprovisionnement et de logistique. Pour
en faciliter lusage, la table des matires comprend des hyperliens permettant de se rfrer
la version lectronique et une numrotation des pages permettant de se rfrer la
version imprime.
1.0 Avant-propos 9
Certaines parties de ce manuel ne sont pas ncessairement utiles ou appropries dans des
situations qui peuvent tre trs diverses. Le personnel et les partenaires de CAFOD doivent
donc, en utilisant ce manuel, considrer les facteurs suivants :
Contexte local du projet;
Habilit, capacit et taille des partenaires chargs de la mise en uvre;
Montant et type des subventions;
Somme anticipe pour les approvisionnements;
Source du financement et rglementation spcifique des bailleurs de fonds.
En tenant compte des facteurs noncs ci-dessus, ce manuel sert informer et guider le
personnel responsable de projet ou les partenaires, renforcer si ncessaire les systmes des
partenaires, ainsi que les capacits du personnel de projet ou des partenaires par la mise en
uvre dun programme de formation appropri. Ce manuel permet aussi de rpondre
facilement aux questions suivantes :
Quels sont les procds utiliser et dans quelles circonstances ;
Dans quelle mesure et pour quels types dapprovisionnement les procdures
diffrent-elles entre elles ;
Qui doit tre inclus dans les procds dapprobation, de revue et dautorisation des
contrats dachat ;
Quelles sont les conditions requises par les sources diverses de financement et les
bailleurs de fonds lors de la gestion dune procdure dapprovisionnement ;
Comment les processus de procdures dapprovisionnement doivent tre utiliss
avec les partenaires de CAFOD.
1.0 Avant-propos
10
2.0 GLOSSAIRE DEXPRESSIONS COURANTES
Accus de rception des marchandises doit tre rempli par le destinataire en confirmant
que tous les articles commands ont t livrs en bonne et due forme, et dans les dlais
requis. Tout article endommag ou dfectueux doit tre rendu et indiqu clairement sur
laccus de rception. Voir la section 16.0 pour des dtails supplmentaires.
Appel doffres ouvert international un appel doffres est publi internationalement et peu
importe qui soumet une offre pour le contrat dapprovisionnement. Voir la section 13.0 pour
des dtails supplmentaires.
Appel doffres ouvert local un appel doffres est publi localement ainsi que dans la presse
nationale et peu importe qui soumet une offre pour le contrat dapprovisionnement. Voir la
section 13.0 pour des dtails supplmentaires.
Appel doffres restreint un appel doffres restreint est publi sur le plan national ou
international selon la valeur des achats. Tout fournisseur peut exprimer son intention de
participer en soumettant une manifestation dintrt, mais seuls les candidats rpondant aux
critres de slection sont invits soumettre une offre pour le contrat dapprovisionnement.
Voir la section 14.0 pour des dtails supplmentaires.
Approbation doit tre signe par le charg de budget (ou de finance). Tout
approvisionnement doit tre prpar, approuv et autoris par les membres pertinents du
personnel. Voir la section 8.0 pour des dtails supplmentaires.
Approvisionnement lachat darticles/vivres, services et travaux. Sont exclus les salaires et
cots annexes (tels que impts, scurit sociale et retraite) ainsi que tous frais courants
administratifs. Ce manuel se rfre tout achat darticles/vivres, services et travaux dune
valeur suprieure 100 et dcrit en dtails les procdures dapprovisionnement
pertinentes.
Approvisionnement local lapprovisionnement darticles/vivres et de services dans le pays
daction.
Attribution laccord final et la nomination dun fournisseur pour un contrat
dapprovisionnement la suite dune slection des meilleures offres rpondant aux critres
spcifis (notamment en ce qui concerne les prix, dlais de livraison, qualit et tout autre
facteur pris en considration dans le processus dvaluation des offres).
Autorisation doit tre signe par le pouvoir dlgu. Tout approvisionnement doit tre
prpar, approuv et autoris par les membres pertinents du personnel. Voir la section 8.0
pour des dtails supplmentaires.
Avis dattribution la publication des rsultats de la procdure dattribution. Un exemple se
trouve dans la section 13.0.
Bon de rquisition de marchandises permet un membre du personnel de demander du
matriel pour un projet un responsable des stocks ; ce dernier peut ainsi prparer et
documenter les marchandises requises pour des activits du projet. Avant de recevoir les
marchandises, le responsable du programme ou membre du personnel remplit un bon de
rquisition qui permet ensuite leur livraison la destination finale.
Bordereau dexpdition document contenant dtails, quantits et dates des
marchandises achetes et devant tre transportes dun endroit lautre. Le bordereau
dexpdition permet didentifier quantit, condition et endroit de livraison des marchandises
et de les suivre lors du transport. Ce document doit accompagner le transport de tous
articles/vivres et services entre les locaux des fournisseurs, les lieux de livraison, les entrepts
du projet ainsi que les lieux mme du projet.
Certificat ou lettre de donation doit tre utilis lors de dons de fournitures / quipement. Il
doit inclure les dtails et conditions des donations (y compris spcification de lemploi voulu
de lquipement faisant lobjet de la donation et options de revente ou dcoulement).
2.0 Glossaire dexpressions courantes 11

Lagence donatrice et lagence bnficiaire doivent chacune signer le certificat ou la lettre
de donation. Voir la section 18.0 pour des dtails supplmentaires.
Charg de budget la personne charge de contrler la qualit des procdures
dapprovisionnement et dautoriser les paiements conformment aux limites du budget. Voir
la section 7.0 pour des dtails supplmentaires.
Comit charg dvaluer les offres un groupe dau moins 3 membres du personnel qui
analysent les offres et devis soumis par les fournisseurs et prennent la dcision finale
dattribuer le contrat dapprovisionnement un ou des fournisseurs. Le comit dvaluation
des offres doit contenir des membres ayant lautorit requise pour attribuer un contrat et doit
consister dau moins un prsident(e) nomm(e), un(e) secrtaire et un autre membre ayant
droit de vote. Les comits dvaluation doffres doivent se runir pour discuter et nommer
des fournisseurs dans le cadre dachats suprieurs 5000. Voir la section 9.3 pour des dtails
supplmentaires.
Commande dachat confirmation de la commande auprs du(des) fournisseur(s) choisi(s)
qui doit tre signe par le(s) dit(s) fournisseur(s). Une commande dachat signe par le
fournisseur et lacheteur est un contrat qui engage leurs responsabilits envers la quantit et
la valeur des produits commands, ainsi que le respect des conditions de livraison. Voir la
section 25.0 et lannexe 11 pour des dtails sur les conditions contractuelles.
Contrat cadre un contrat fixe moyen terme (sur un maximum dune anne) conclu avec
un fournisseur pour lapprovisionnement de marchandises ou de services un prix fixe
pendant cette priode. Le prix fixe doit aussi inclure un mcanisme convenu lavance
pour matriser les problmes dus linflation. Le fournisseur doit dabord tre choisi suivant la
procdure dapprovisionnement correspondant la valeur globale estime du contrat. Ds
que le fournisseur a t slectionn correctement, un bon de commande doit tre requis
pour chaque achat, mais il nest pas ncessaire de rpter la procdure de slection du
fournisseur. Un contrat cadre est trs utile quand les marchandises ou services sont
commands dune faon rgulire car il permet de diminuer le travail administratif. Voir la
Contrat-cadre de partenariat (CCP) CAFOD a sign un contrat-cadre de partenariat avec
ECHO. Cet accord tablit les principes de partenariat entre ECHO et CAFOD. Il dfinit les
rles, droits et responsabilits respectifs et contient les dispositions lgales applicables aux
actions humanitaires finances par ECHO. Le contrat-cadre de partenariat contient la
rglementation pertinente aux procdures dapprovisionnement dans lannexe IV.
Voir http://ec.europa.eu/echo/about/actors/fpa_en.htm).
Dclaration dimpartialit: les conflits dintrts doivent tre vits et le personnel ne doit tre
tenu par aucune obligation envers les fournisseurs. Les employs directement responsables
des achats et les membres du comit danalyse des offres doivent dclarer toutes relations
personnelles ainsi que toutes obligations ou relations financires avec des fournisseurs
particuliers, ce qui pourrait compromettre leurs objectivits ou liberts de choix. Chaque
membre du comit doit par consquent signer une dclaration dimpartialit la runion
douverture des offres et aux runions d'analyse des offres. Voir la section 9.0 pour des dtails
supplmentaires.
Demande de paiement adresser au fournisseur ds que tous les approvisionnements sont
livrs en bonne et due forme. Les demandes de paiement peuvent tre requises pour des
paiements partiels, mais une facture doit tre produite pour chaque paiement. Toute la
documentation dappui doit tre annexe la demande de paiement, y compris (mais pas
exclusivement) les factures, les accuss de rception, les tableaux comparatifs des offres et
les procs-verbaux des runions du comit danalyse des offres, les commandes ou contrats
dachat ainsi que les offres des fournisseurs et les demandes de prix/devis. Voir la section
21.0 pour des dtails supplmentaires.
Dprciation une provision pour le cot li la dtrioration due lusage ou
lobsolescence des biens dune organisation. Elle doit tre prise en considration pour tout
bien durable au-del dune anne. Pour calculer le taux de dprciation, le personnel doit
2.0 Glossaire dexpressions courantes

12
considrer les directives pertinentes des bailleurs de fonds, les conditions requises spcifiques
du pays de laction et les mesures financires de lorganisation. Voir la section 20.0 pour des
dtails supplmentaires.
Drogation ce terme, utilis par ECHO et la Communaut Europenne, couvre toutes les
non-applications des rgles et procdures gnrales. Pour tous programmes, projets ou
travaux, les drogations doivent tre requises et approuves par le pouvoir dlgu
comptent avant que dautres procdures soient choisies. Voir la section 24.0 pour des
Dossier dappel doffres toutes les informations donnes aux fournisseurs qui sont intresss
soumettre une offre pour un contrat dachat particulier, en rponse un appel doffres
soit dans une procdure ouverte, soit dans une procdure restreinte. Le dossier inclut les
dtails des articles requis, les conditions contractuelles, les critres dvaluation, de notation
et dattribution des offres, ainsi que les coordonnes, dates pertinentes et conditions de
livraison. Le dossier dappel doffres est mis la disposition des fournisseurs de faon quils
puissent le soumettre aprs avoir annex toutes les informations pertinentes leurs offres. Le
dossier est ensuite analys par le comit dvaluation des offres. Voir la section 13.0 pour des
Formulaire (liste) de distribution facilite la distribution darticles/vivres aux bnficiaires et
inclut les informations sur les noms des bnficiaires, ainsi que les numros didentification et
confirmations de rception des articles/vivres. Les formulaires (listes) de distribution sont des
documents importants daudit et doivent par consquent tre annexs au rapport financier
dun projet. Voir la section 18.0 pour des dtails supplmentaires.
Formulaire de rquisition dachat doit tre complt par le membre du personnel ayant
initi la demande dachat, analys par le charg de budget et autoris par le pouvoir
dlgu pertinent. Aucun achat ne peut tre autoris si la rquisition dachat nest pas
approuve en bonne et due forme, tout en dmontrant galement que la valeur des
achats est compatible avec le budget. Un formulaire de rquisition dachat, approuv en
bonne et due forme, est le point de dpart de tout approvisionnement. Voir la section 11.0
pour des dtails supplmentaires.
Immobilisations quipement durable de valeur, tel que ordinateurs, tlphones par
satellites, radios, vhicules, gnrateurs et matriel de climatisation. Les immobilisations
doivent tre comprises dans le registre des biens pour en permettre une bonne gestion,
contrle et entretien entre le moment de leur acquisition et celui de leur cession. Voir la
Manifestation dintrt dans le processus dappel doffres restreint, lappel doffres est
publi sur le plan national ou international suivant la valeur des achats, et tout fournisseur
peut exprimer son intention de participer en soumettant une manifestation dintrt. Une
manifestation dintrt est une courte description des comptences du fournisseur. Le
comit danalyse des offres value les manifestations dintrt et retient entre 4 et 8
candidats pertinents qui sont ensuite invits soumettre un dossier complet doffres. Voir la
Marchandises articles ou vivres/produits (y compris mdicaments, kits non-alimentaires
(NFI), vhicules, ordinateurs, meubles, etc. Voir la section 4.0 pour des dtails
supplmentaires.
Offre loffre/devis dun fournisseur lintention dun acheteur potentiel (par exemple
CAFOD) suite la demande de ce dernier, et normalement en concurrence avec dautres
fournisseurs pour le mme contrat.
Piste daudit lensemble dtaill de toute la documentation concernant les achats et les
procdures dapprovisionnement. Une piste daudit est importante lors de vrifications des
comptes et revues et doit inclure toute documentation concernant les fournisseurs et les
procs-verbaux des runions du comit dvaluations des offres. Tous ces documents

13
doivent tre dment signs et approuvs. Voir la section 21.0 pour des dtails
supplmentaires.
Pouvoirs dlgus les niveaux dapprobation et dautorit doivent tre identifis par les
partenaires ou le personnel de CAFOD pour faciliter la mise en uvre de projets. Les
pouvoirs dlgus doivent sassurer que les activits du projet, notamment les procdures
dapprovisionnement, respectent les rgulations et normes spcifies dans le contrat de
financement. Un mcanisme bien prcis de dlgation de pouvoir assure des structures bien
dfinies de responsabilit. Voir la section 7.0 pour des dtails supplmentaires.
Pouvoir dlgu un chelon infrieur pour un projet/programme particulier, un manager
pertinent peut dlguer le pouvoir dautoriser des documents spcifiques (rquisition
dachat, appel de devis/doffres et listes de distribution) un manager dun chelon plus
bas. Ce procd doit tre convenu localement lavance et document/sign en bonne
et due forme pour les besoins des vrificateurs. Voir la section 8.0 pour des dtails
supplmentaires.
Procdures dapprovisionnement le processus qui permet didentifier des fournisseurs
appropris, de complter les achats, dassurer leurs livraisons (notamment en ce qui
concerne lentreposage, le transport et le stockage), de recevoir les marchandises, services
et fournitures commands, ainsi que dexcuter les paiements. Les procdures
dapprovisionnement commencent avec une valuation des besoins et une planification du
projet et se terminent avec le processus de clture quand les objets de lapprovisionnement
en question sont soit couls soit donns.
Procdure ngocie la procdure la plus simple et approprie des achats infrieurs
60,000. Cest une procdure comptitive au cours de laquelle trois fournisseurs au minimum
sont invits simultanment et par crit soumettre une offre pour le contrat
dapprovisionnement. Voir la section 11.0 pour des dtails supplmentaires.
Procdure ngocie sur la base dune seule offre cette procdure permet une
ngociation sur la base dune seule offre plutt que dutiliser une procdure ngocie avec
trois fournisseurs au minimum ou lancer un appel doffres. La procdure ngocie sur la base
dune seule offre ne doit tre utilise quen cas exceptionnels. Voir la section 12.0 pour des
Requte de devis/prix notification ou lettre envoyes aux fournisseurs leur demandant de
soumettre une offre dtaille pour les articles requis et spcifis. Un modle standard dune
requte de devis/prix peut tre utilis (un exemple se trouve dans les annexes de ce
document) ou le personnel charg de lapprovisionnement peut utiliser ses propres modles
pour autant quils contiennent les spcifications dtailles des articles requis, dates et lieux
de livraison, ainsi que tous les autres critres ncessaires.
Services ils concernent les prestations de consultants et du personnel de soutien, les
contrats court terme ou travaux particuliers (tels que les valuations par exemple) dont la
porte est technique ou intellectuelle. Les services peuvent aussi inclure le transport et les
services de traduction. Voir la section 4.0 pour des dtails supplmentaires.
Sous-traitance parfois les fournisseurs travaillent avec dautres oprateurs commerciaux
pour la mise en uvre de contrats dachat. Le processus de sous-traitance doit tre
examin soigneusement afin de sassurer que les sous-traitants respectent les codes de
conduite de CAFOD. Voir la section 23.0 pour des dtails supplmentaires.
Travaux ensemble de travaux de btiments ou de gnie civil, comprenant notamment la
conception de maisons, de systmes dirrigation, dinfrastructures, de puits, etc. Voir la

14
3.0 LISTE DACRONYMES
ACP Pays de lAfrique, Carabes et Pacifique

CAFOD Catholic Agency for Overseas Development
CI Caritas Internationalis
DEC Disaster Emergency Committee
DFID Agence de la Grande-Bretagne pour le dveloppement international
EC Communaut Europenne
ECHO Office daide humanitaire de la Communaut Europenne
EOI Manifestation dintrt
EXW Contrat dpart-usine
FPA Contrat-cadre de partenariat (avec ECHO)
GBP Livre sterling
HPC Centrale dachat humanitaire
HD Dpartement humanitaire de CAFOD
IAPG Inter-Agency Procurement Group
ID Division internationale de CAFOD
INCOterms Termes commerciaux reconnus internationalement
PCM Gestion des cycles de programme de CAFOD
PFP Profil financier de partenaire
POA Evaluation des capacits organisationnelles de partenaire
POP Profil organisationnel de partenaire
PPSS Section de soutien aux programmes internationaux de CAFOD
USAID Agence des Etats-Unis pour le dveloppement international
3.0 Liste dacronymes 15

4.0 INTRODUCTION
A travers sa Vision, sa Mission et ses Valeurs, CAFOD soutient une saine gestion de ses
ressources et ce principe forme la base de ce manuel et des lignes directrices des
procdures dapprovisionnement.
Bonne gestion des ressources: CAFOD sefforce de grer au mieux les ressources qui lui ont
t confies, de travailler dune faon responsable, dvaluer systmatiquement son
efficacit, de grer ses fonds professionnellement ainsi que dassurer la responsabilit de ses
dpenses et frais gnraux.
Ce manuel fournit CAFOD des procdures prcises pour la gestion de lapprovisionnement
et des stocks. Il contient un ensemble doutils de travail et des lignes directrices et doit tre
consult conjointement avec les exigences et rgulations particulires des bailleurs de fonds
institutionnels. De plus, il est important de tenir compte de la lgislation spcifique du pays
de laction.
Ce manuel tient compte de la priode gnralement courte de mise en uvre des actions
durgence, ainsi que de limportance de garantir une bonne qualit des achats et des
obligations remplir. Les procdures dapprovisionnement sont donc flexibles tout en
maintenant une cohrence avec les exigences des bailleurs de fonds, comme ECHO, DFID,
et USAID et celles de tout autre contrat dachat ngoci avec des institutions diverses.
4.1 Principes de base des procdures dapprovisionnement

Ce manuel sert guider le personnel et les partenaires de CAFOD dans le processus
dapprovisionnement, que ce soit des achats darticles/vivres, services ou travaux. Il est bas
sur les principes de bonne gestion des ressources et de la comptitivit, tout en optimalisant
les ressources disponibles et en sassurant que lapprovisionnement en articles/vivres, services
et travaux se droule dune faon transparente.
Les principes de base des procdures dapprovisionnement comprennent la transparence,
la pertinence des procdures choisies par rapport au type et au montant de chaque
contrat, lgalit de traitement de chaque fournisseur potentiel ainsi que le respect des
normes les plus leves et des rglementations particulires.
Pour atteindre les objectifs cits ci-dessus, toutes dcisions lies une procdure
dapprovisionnement doivent considrer les facteurs suivants :
1. Rapport qualit/prix : si les offres sont en tous points comparables, loption la moins chre
doit tre choisie.
2. Fiabilit des fournisseurs: le choix des fournisseurs doit tenir compte de leur fiabilit
antrieure.
3. Qualit des articles/vivres et services: les dcisions dachat doivent tenir compte de la
capacit des fournisseurs assurer une bonne qualit des articles/vivres, services ou
travaux conformment aux spcifications requises.
4. Ponctualit des livraisons: lorsque les articles/vivres, services ou travaux sont requis dune
faon urgente, il est opportun de prendre en compte la capacit de ponctualit des
fournisseurs.
5. Responsabilit : les conditions de livraison (notamment le transport, le chargement, les
droits de douane, les frais dexpdition et les processus de contrle) doivent tre
clairement indiques; les INCOterms doivent tre consigns par crit afin de rpartir
clairement les responsabilits de lacheteur et du (des) fournisseur.
6. Considrations dontologiques : toute dcision dachat doit prendre en compte
laspect moral du march. Par exemple, certains fournisseurs peuvent avoir des pratiques
de travail ou des intrts commerciaux inappropris (tels que le commerce darmes). De
tels problmes doivent tre considrs individuellement et documents conformment
car ils risquent dinfluencer une dcision finale.
4.0 Introduction 16
7. Consquences dun processus dapprovisionnement sur les marchs locaux : les
dcisions dacheter des marchandises de grande valeur - particulirement des denres
alimentaires - peuvent avoir un impact positif ou ngatif sur lconomie locale et sur
lhabilit des populations locales obtenir des articles/vivres, services ou travaux.
Il est gnralement prfrable dacheter les articles/vivres, services ou travaux
localement dans le but de renforcer les capacits conomiques du pays de laction et
dy conserver largent ralis par les passations de march en question. Cette faon de
faire vite aussi les pertes de temps et les frais occasionns par les processus
dimportation. Cependant, suivant les circonstances, des achats grande chelle
peuvent fausser les marchs locaux, tout en crant un niveau provincial ou national
des prix artificiellement hauts et un accs plus difficile pour les populations locales aux
fournitures ou services essentiels.
De telles consquences doivent donc tre considres avant de faire un appel doffres,
particulirement si le contrat dapprovisionnement est de grande envergure ; dans ce
cas, toute invitation soumettre un devis ou une offre doit prendre en considration les
facteurs dcrits ci-dessus.
8. Fonds provenant de bailleurs institutionnels: ce manuel tient compte des rglementations
des bailleurs de fonds institutionnels (tels que DFID, USAID, ECHO, DEC et autres), ainsi
que de notre connaissance des bailleurs de fonds et leurs exigences particulires.
Cependant, le charg du contrat dapprovisionnement doit vrifier auprs de bailleurs
spcifiques que les conditions du contrat soient conformes leurs exigences. Nos
quipes charges du financement de projets, soit dans le dpartement humanitaire
(HD), soit dans la section du soutien aux programmes internationaux (PPS), peuvent offrir
un soutien supplmentaire et des conseils concernant la ncessit de se conformer aux
exigences particulires des bailleurs de fonds institutionnels.
9. Rglementation concernant lorigine et la nationalit: certains contrats dachat, financs
par des bailleurs de fonds institutionnels, peuvent tre soumis des rglementations
particulires1 telles que lobligation dacheter les marchandises dans un pays spcifique.
Il est alors ncessaire de sinformer plus prcisment si de telles restrictions peuvent poser
un problme et lusage de drogations peut tre appropri dans ces cas-l (voir la
section 24.0: drogations et dispenses).
10. Centres dachat humanitaires (HPC): ce sont des centres sans but lucratif, autonomes et
professionnels qui sont spcialiss dans la gestion technique et commerciale de
lapprovisionnement ncessaire pour des interventions durgence. Ils peuvent aussi fournir
une aide technique pour faciliter lachat de stocks prexistants ou augmenter la
capacit de gestion et de logistique en ce qui concerne toutes procdures
dapprovisionnement (voir la section 23.0: sous-traitance).
11. Documentation et archivage: toute documentation concernant une procdure
dapprovisionnement doit tre conserve soigneusement pendant au moins 7 ans. La
documentation doit dmontrer et justifier toutes les dcisions prises et signes par le
pouvoir dlgu comptent (voir la section 21.0: systmes de documentation et
classement, pour des informations supplmentaires).
12. Confidentialit: toutes les informations fournies par des fournisseurs tablis ou potentiels et
concernant un contrat dachat doivent tre traites confidentiellement et ne doivent
pas tre divulgues dautres fournisseurs ou un tiers (voir la section 26.0: code de
1
Par exemple, la Communaut Europenne, le gouvernement japonais et USAID ont une rglementation de nationalit trs
stricte concernant les procdures dapprovisionnement et lorigine des marchandises. Les Etats-Unis et le Japon exigent que
les marchandises proviennent de leurs pays respectifs dans la mesure du possible ; la Communaut Europenne exige que les
marchandises proviennent de son territoire ou des pays africains, des Carabes ou du Pacifique dans la mesure du possible. Il
est important de noter que la Chine et lInde sont souvent exclues de la liste des pays autoriss vendre des marchandises ;
ceci peut influencer les dcisions de CAFOD et de ses partenaires en matire de procdures dapprovisionnement.
4.0 Introduction
17
bonne conduite du personnel et la section 10.0: demande de clarifications auprs des
fournisseurs).
CAFOD et ses partenaires se rservent le droit de rejeter toute offre qui ne satisfait pas
lintrt de lorganisation ou des populations dans le besoin, suivant les critres indiqus ci-
dessus. Un rejet doffres peut survenir dans les circonstances suivantes:
Les offres soumises sont trop leves ou trop basses;
Il existe un conflit dintrt entre le personnel de CAFOD, les partenaires et les
fournisseurs;
Il pourrait y avoir un conflit dintrt entre le personnel de CAFOD, les partenaires et les
fournisseurs;
Il existe un manque de conformit aux principes dontologiques des procdures
dapprovisionnement de CAFOD ou de ses partenaires.
Les circonstances indiques ci-dessus ne sont quun chantillon et il peut y en avoir dautres.
Une mise en uvre efficace et complte des procdures dapprovisionnement permet de :
Mettre en pratique une saine gestion des ressources;
Amliorer lefficacit et la simplicit des procdures dapprovisionnement;
Augmenter les principes de transparence et de prise de responsabilit auprs du
personnel grce lutilisation de systmes standardiss ;
Etablir des mcanismes de confiance permettant dviter les fraudes;
Faciliter les rvisions et audits futurs grce une documentation et un systme de
classement prcis.
4.2 Types de marchs

Les produits faisant lobjet dune procdure dapprovisionnement font partie dune des
quatre catgories suivantes. Avant de sengager dans une procdure dapprovisionnement,
le personnel en charge doit identifier le type de contrat dachats selon les articles requis.
1. Marchs darticles et de vivres ils couvrent lachat, le crdit-bail oprationnel, la
location ou la location-vente de produits tels que les vhicules, les kits NFI, les denres
alimentaires, les radios et les billets davion. Ils peuvent aussi inclure les travaux de pose,
dinstallation et dentretien de ces articles.
2. Marchs de services ils couvrent les cots de services intellectuels et non intellectuels,
notamment les consultants, le personnel de soutien, ainsi que les chargs de prparation
de projets, dvaluation et dassistance technique. Ils peuvent aussi inclure les marchs
dtudes, dassistance technique ou de recherche, ainsi que le transport et les
traductions. Lentretien de ces services, au-del de la priode de garantie, constitue
aussi un march de services.
3. Marchs de travaux ils couvrent les cots de construction de travaux ou ouvrages tels
que les btiments, les puits, les trous de sonde ainsi que les systmes de distribution deau
et les ponts. Ils peuvent aussi inclure les frais de conception et les plans, notamment les
honoraires darchitectes ou de consultants techniques.
4. Marchs mixtes si le contrat dapprovisionnement contient des objets de diffrente
nature (par exemple des travaux ainsi que des articles/vivres), il faut considrer la valeur
totale du march, et la procdure dapprovisionnement doit tre choisie en fonction
des objets dont la valeur est la plus importante.
NOTE : le terme approvisionnement couvre la fois marchandises, articles/vivres, services
et travaux, mais il exclut salaires et cots annexes (tels que impts, scurit sociale et
retraite) ainsi que tous frais courants administratifs.
4.0 Introduction
18
Exemple dun contrat mixte:
Pour la construction et installation dun poste de sant, le contrat dapprovisionnement
contient:
Construction du poste de sant: March de travaux = 99,000
Fourniture darticles et de mdicaments : March darticles et de vivres = 100,000
Valeur totale du march : 199,000
Une procdure dappel doffres international ouvert ou restreint est requise parce que la
valeur des articles et mdicaments est suprieure celle des travaux ; il convient donc de
choisir la procdure dapprovisionnement pertinente un march darticles et de vivres.
Ds que les produits faisant lobjet dun march mixte sont identifis, une procdure
dapprovisionnement approprie doit tre choisie. Il existe diffrentes procdures pour les
marchs darticles et de vivres, de services ou de travaux pour les raisons suivantes:
Le processus dapprovisionnement pour chaque catgorie de produits est diffrent. Par
exemple, les marchandises ou fournisseurs peuvent venir de nimporte quel pays, alors
que les travaux sont gnralement excuts localement ;
Certains bailleurs de fonds (par exemple ECHO) adoptent la mthode de march mixte
pour leurs contrats dapprovisionnement.
4.3 Niveaux dautorisation des procdures

Table 1 (ci-dessous) dtaille les niveaux dautorisation des montants, les types de marchs et
les procdures dapprovisionnement requises. Ces informations facilitent la mise en uvre et
la gestion de contrats dachat, et refltent galement les rglements des bailleurs de fonds
et de CAFOD en la matire. Le charg de la procdure dapprovisionnement ou de la mise
en uvre doit cependant vrifier que les normes exiges par les bailleurs de fonds soient
bien respectes dans la ralisation des projets.
Table 1 Niveaux dautorisation des procdures et principales expressions pertinentes
150,001 suprieur
GBP () 101 - 1000 1001 - 60,000 60,001 - 150,000
2,500,000 2,500,001
Procdure Local : Appel

Articles/ Procdure International : Appel doffres ouvert ou
base sur une doffres ouvert ou
vivres ngocie restreint
seule offre restreint
Procdure Local : Appel

Procdure International : Appel doffres ouvert ou
Services base sur une doffres ouvert ou
ngocie restreint
seule offre restreint
Procdure International :
Procdure
Travaux base sur une Local : Appel doffres ouvert ou restreint Appel doffres
ngocie
seule offre ouvert ou restreint
4.0 Introduction
19
Principales expressions pertinentes :
Une seule offre/devis, par crit, est requise. Une note expliquant les raisons du choix du
Procdure
fournisseur en question doit tre annexe au dossier de la procdure dapprovisionnement.
base sur une
Note : la plupart des partenaires ont un niveau dautorisation infrieur 1,001 pour la mise
seule offre
en uvre dune procdure ngocie sur 3 offres
Trois fournisseurs au minimum sont invits simultanment et par crit soumettre une offre
mais la procdure ne fait pas lobjet dune publication. Note : la majorit des partenaires ont
Procdure
un niveau dautorisation infrieur 1,001 pour la mise en uvre dune procdure ngocie
ngocie:
sur 3 offres. Un comit danalyse des offres est requis pour tout approvisionnement de plus
de 5,000
Appel doffres Lappel doffres local est publi sur le plan local et national. Lappel doffres est ouvert ou
local: restreint
Appel doffres Lappel doffres international est publi sur le plan local, national et international. Lappel
international: doffres est ouvert ou restreint
Appel doffres Nimporte quel fournisseur ou compagnie spcialise peut soumettre une offre complte en
ouvert: rponse un appel doffres.
Lappel doffres restreint comprend une publication de lavis de lappel doffres et nimporte
qui peut exprimer son dsir de participer. Cependant seuls les candidats rpondant aux
Appel doffres
critres de slection sont invits soumettre une offre. Note : si les subventions proviennent
restreint:
dECHO, les niveaux dautorisation relatifs aux appels doffres restreints sont diffrents (Voir
lannexe 21 sur les niveaux dautorisation dECHO)
NOTE: Table 1 est un rsum dune table plus dtaille qui se trouve dans lannexe 1 et qui
permet de travailler avec la monnaie locale et les taux de change mis jour rgulirement.
Table 1 utilise des montants en Livres Sterling qui ont t choisis de faon pouvoir inclure
tous les bailleurs de fonds institutionnels (notamment ECHO, DFID et la Loterie Nationale/ the
Big Lottery Fund). Certains bailleurs de fonds ont souvent leurs propres niveaux dautorisation
(par exemple en US$) et il est par consquent ncessaire de les comparer avec la table ci-
dessus, en tenant compte des taux de change et de leurs fluctuations.
Le personnel peut adapter cette table une monnaie locale ou approprie en tenant
compte des taux de change, dans la mesure o les montants en monnaie locale ou
approprie respectent les niveaux dautorisation donns en Livres Sterling.
Table 1 prsente chaque procdure dapprovisionnement et ce manuel est un outil servant
guider chaque tape de la mise en uvre de ces procdures.
NOTE: Table 1 dcrit le minimum absolu de procdures requises pour tout achat :
Il nest pas ncessaire dobtenir une approbation ou dispensation supplmentaire si une
procdure plus rigoureuse semble mieux approprie. Par exemple, pour un contrat dachats
infrieur 60,000, si CAFOD ou ses partenaires ne connaissent pas particulirement les
fournisseurs potentiels darticles/vivres ou services spcifiques, il peut tre appropri dutiliser
un appel doffres ouvert plutt quune procdure ngocie. Un appel doffres ouvert, par sa
nature, permet didentifier de nombreux fournisseurs disponibles et intresss.
Il est par contre ncessaire dobtenir une dispensation si une procdure moins rigoureuse
semble mieux approprie.
En que qui concerne les financements institutionnels, les bailleurs de fonds ont souvent des
rglementations et niveaux dautorisation diffrents ; ceux-ci doivent tre pris en
considration et remplacent les rglementations et niveaux dautorisation de ce manuel.
4.0 Introduction
20
Il existe trois types de procdures dapprovisionnement selon le montant du contrat
dachat :
Procdure ngocie.
Appel doffres ouvert (local ou international).
Appel doffres restreint (local ou international).
Chaque procdure requiert une srie dtapes, de documentation et dautorisation
permettant de garantir le respect des normes exiges et une bonne mise en uvre des
principes dapprovisionnement.
Lannexe 2 prsente un organigramme rsumant le processus de gestion des trois
procdures dapprovisionnement: procdure ngocie, appel doffres ouvert et appel
doffres restreint. Ce manuel de procdures dapprovisionnement offre modles, instructions
et conseils sur la faon de faire pour chaque procdure, ainsi que les documents
ncessaires.
Pour les achats dont la valeur est infrieure 100, la procdure relative lusage dune
petite caisse peut suffire. La rglementation concernant lusage dune petite caisse est la
responsabilit de chaque bureau et fait partie de leurs systmes de contrle financier.
Prsentation schmatique de la table 1 ci-dessus, comprenant les dispositions requises pour
des marchs mixtes:
Valeur totale estime Procdure
des achats/ dapprovisionnement
approvisionnements requise
Valeur des achats/

Oui
approvisionnements infrieure : Petite caisse
100
Non
Valeur des achats/
Oui
approvisionnements: Un seul devis/prix
101 - 1,000
Non
Valeur des achats/ Oui

approvisionnements: Procdure ngocie
1,001 - 60,000
Non
Identifier la nature dun

Oui
Approvisionnement mixte? march mixte, dtermine par
la partie la plus importante
Non
Procurement Approvisionnement mixte en Oui

Oui
tyApprovisionnements en articles/vivres ou services?
articles/vivres ou services?
Non
Non, (cest un
march de travaux)
Valeur des achats/ Oui

Valeur des achats/
Oui Appel doffres local
approvisionnements: approvisionnements:
(ouvert / restreint)
60,001 - 2.5 million 60,001 - 150,000
No No
Valeur des achats/ Appel doffres Oui
Valeur des achats/
Oui
approvisionnements suprieure international approvisionnements suprieure
2.5 million (open / restricted) 150,000
Note: pour des projets / programmes financs par des bailleurs de fonds institutionnels, les niveaux d'autorisation de
procdures peuvent tre diffrents. Les montants spcifiques doivent tre clarifis au dbut du projet / programme.
4.4 Division artificielle de contrats

Lestimation de la valeur dun contrat dachat NE DOIT PAS tre influence par le dsir
dviter une procdure plus rigoureuse en essayant de maintenir le niveau de dpenses
artificiellement bas. La valeur dun contrat ne peut pas tre rduite par le fait de
sapprovisionner auprs de diffrents fournisseurs et par le biais de plusieurs contrats. Il en
4.0 Introduction
21
rsulterait une valeur totale du contrat qui pourrait justifier lusage dune procdure moins
rigoureuse, mais ce procd, appel division artificielle de contrats, nest pas acceptable.
Quand un contrat dachat contient des produits diffrents, et mme si chaque catgorie de
produits requiert une procdure dapprovisionnement individuelle, il faut tenir compte de la
valeur totale de tous les produits au moment de dterminer le niveau dautorisation et le
type de procdure suivre.
Exemple 1: Division artificielle de contrats: la location dun vhicule pour un projet au Kenya.
Le devis pour la location mensuelle du vhicule se monte 400.
Le vhicule est requis pour la priode complte du projet, savoir 12 mois.
Le partenaire local fixe le niveau dautorisation pour une procdure ngocie 500.
Le partenaire na pas suivi une procdure ngocie pour la location du vhicule sur 12 mois.
CEPENDANT, parce que la valeur totale du contrat est de 4,800, une procdure ngocie
aurait d tre choisie pour ce montant total, mme si le montant de la location mensuelle
tait infrieur au niveau choisi de 500. Cet exemple illustre une division artificielle de
contrats.
Le partenaire aurait du considrer la valeur totale du contrat, et non pas les payements
mensuels.
Exemple 2: Division artificielle de contrats: lachat de mdicaments et dquipement

mdical pour trois centres de soins au Pakistan.
La valeur totale de lapprovisionnement pour chaque centre se monte 23,974.
Cependant, parce que la valeur totale de lapprovisionnement pour les trois centres se
monte 71,892, le contrat dachat est soumis un appel doffres ouvert publi
localement, afin de pouvoir identifier des fournisseurs comptents. Cet exemple illustre un
cas o il ne serait pas correct de ngocier trois procdures individuelles ce procd serait
considr comme un exemple de division artificielle de contrats.
Si, la suite de lappel doffres, deux (ou plus que deux) fournisseurs sont choisis, il est
ncessaire de rdiger un contrat individuel pour chaque fournisseur, ou de ngocier un
contrat cadre.
Il existe cependant des situations particulires o il peut tre justifi de diviser des contrats
artificiellement, notamment dans les cas suivants:
Actions urgentes;
Problmes de scurit;
Optimisation de limpact conomique des achats sur la population;
Dlais de livraison rpartis sur une longue priode ;
Contraintes des marchs locaux ;
Produits dalimentation frais;
Frais de transport;
CEPENDANT, il peut tre difficile de justifier de telles situations ; il importe donc de respecter
au mieux les niveaux dautorisation des procdures appropries. Voir la section 24.0 pour des
explications concernant la gestion, la documentation et lautorisation de drogations.
NOTE: ds que les fournisseurs ont soumis leurs offres et quelles ont t analyses en bonne
et due forme, il est possible de rpartir le contrat entre plusieurs fournisseurs. Il est par contre
4.0 Introduction
22
important de mettre en place une procdure dapprovisionnement adapte LA VALEUR
TOTALE des achats.
4.5 Liens entre les rglements des procdures dapprovisionnement et les

considrations dordre financier
Les lignes directrices de ce manuel de procdures dapprovisionnement sont lies de
nombreuses considrations dordre financier. Lors de la gestion dune procdure
dapprovisionnement dans le cadre dune subvention, particulirement dans les phases du
planning du projet et des achats pertinents, il est important de considrer les principaux
facteurs suivants :
Gestion des biens, inventaires et dprciation ;
Inflation;
TVA et autres taxes ;
Taux de change.
Ces facteurs font partie des lignes directrices financires de CAFOD et le personnel charg
des approvisionnements peut sy rfrer si ncessaire. La section financire de CAFOD ainsi
que le personnel financier sur place peut galement fournir conseils et avis si ncessaire2.
4.6 Rglementations internes des pays daction
NOTE: il est essentiel que le personnel connaisse les lgislations spcifiques et les restrictions
gouvernementales des pays daction et quil en tienne compte dans la mise en uvre des
directives continues dans ce manuel.
IL NE FAUT JAMAIS oublier que les directives gouvernementales et les rglements des bailleurs
de fonds peuvent changer et par consquent influencer la mise en uvre de projets avant
et pendant leurs activits.
En plus des facteurs conomiques, les lgislations locales et nationales de chaque pays
daction, ainsi que les rglements particuliers des bailleurs de fonds peuvent changer ou
restreindre dune manire significative la mise en uvre des procdures et directives de ce
manuel. Dans de telles situations, les rglementations internes du pays daction priment sur
celles de CAFOD.
Les lgislations gouvernementales locales et nationales peuvent souvent influencer les
procdures dachat, notamment en ce qui concerne les facteurs suivants:
1. Importation, droits de douane et taxes ceux-ci peuvent affecter le transport et la
livraison, notamment pour des marchandises transportes dun pays lautre car
certains gouvernements interdisent les importations internationales ou imposent des tarifs
douaniers trs levs.
2. Publication et notification des appels doffres certains gouvernements prfrent que les
achats soient faits dans leur propre pays et sefforcent dviter que les marchandises
proviennent dun autre pays. Ils peuvent aussi avoir des rglementations locales leur
permettant de contrler les procdures dappels doffres, les publications ainsi que les
mises en uvre.
3. TVA et autres taxations de nombreux gouvernements imposent des taxes
supplmentaires sur les produits de luxe, ou ceux qui sont destins des actions
durgence ou humanitaires. Ces cots supplmentaires doivent tre pris en compte au
moment du processus de budgtisation et des procdures dachats.
2
La section financire de CAFOD a ses propres lignes directrices concernant ladministration des subventions et les
problmes de fraudes ou de pertes et il est important de sy rfrer conjointement avec ce manuel, si ncessaire.
4.0 Introduction
23
4. Inflation certains pays souffrent dun taux dinflation trs lev et les devis peuvent tre
invalides trs rapidement. Il faut donc prendre en compte les effets possibles dune
inflation locale leve aux moments du planning du budget, de lanalyse des offres ainsi
que de ladjudication des contrats dachat.
5. Contrats certains pays ont des clauses lgales compliques particulirement en ce qui
concerne les contrats; il peut tre ncessaire de consulter des avocats locaux pour
sinformer sur la validit lgale des contrats et obtenir des conseils pertinents aux rgles et
restrictions locales.
6. Achats darticles doccasion les bailleurs de fonds, ainsi que les gouvernements locaux
peuvent avoir des directives et restrictions spcifiques concernant les articles doccasion,
notamment en ce qui concerne le droit de les utiliser, leur origine et la manire de les
distribuer. Trs souvent, ceci peut affecter les dcisions et options dachats.
4.7 Protection des ressources contre les emplois abusifs terroristes

La politique de CAFOD en matire de "Protection des ressources contre les emplois abusifs
terroristes" inclut plusieurs conditions lies la gestion des procdures dapprovisionnement.
Les numros indiqus ci-dessous se rfrent aux numros de paragraphes de la politique en
question :
P2.1 En tant quorganisme reconnu par le Royaume Uni, nous sommes tenus par le UK
Terrorism Act 2000. Tout engagement ou soutien dactions lies au terrorisme, selon les
dfinitions de cet acte, constituent un dlit grave ; il en est de mme en ce qui concerne
tout contact avec des individus ou organisations proscrites comme "organisation terroriste"
par ce mme acte.
P5.1 Nous consulterons les listes de la Banque dAngleterre et de lOFAC pour nous assurer
que les organisations partenaires recevant un financement ne sont pas proscrites par les
Nations Unies, la Communaut Europenne, les Etats-Unis ou le Royaume-Uni.
P5.4 Nous contrlerons lidentit des fournisseurs ayant soumis CAFOD des offres portant
sur des approvisionnements dont la valeur est suprieure 60,000. Une liste des fournisseurs
ayant reu un dossier dappel doffres (ouvert ou restreint) doit tre communique la
section des finances qui effectuera les contrles ncessaires dans un dlai de huit jours.
Prire de contacter le charg de la gestion financire (email: slloyd@cafod.org.uk) ou, en
son absence, le charg des audits internes (email: jvivier@cafod.org.uk). Nous
neffectuerons aucun contrle quand les partenaires sont chargs de la gestion des
procdures dapprovisionnement, moins que ceux-ci nous demandent deffectuer de tels
contrles.
4.0 Introduction
24
5.0 PARTENAIRES ET PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT
Les systmes et procdures dapprovisionnement prsentes dans ce manuel sadressent au
personnel de CAFOD mais aussi ses partenaires puisque ce sont eux qui mettent en uvre
la grande majorit des activits de CAFOD, quelles soient finances par des bailleurs de
fonds institutionnels, des appels de fonds du DEC, de CAFOD, de CI ou dautres ou quelles
soient gres par CAFOD avec/ou au nom de partenaires.
Ce manuel, ou tout autre guide bas sur des normes comparables ou mme plus
exigeantes, doit tre utilis dans une (ou plusieurs) situations suivantes. Pour viter toute
confusion ou doute, il importe de prciser que le terme approvisionnement couvre la fois
marchandises, articles/vivres, services et travaux, mais quil exclut salaires et cots annexes
(tels que impts, scurit sociale et retraite) ainsi que tous frais courants administratifs.
suprieure 20,000.
CAFOD.
5.0 Partenaires et procdures dapprovisionnement 25

Ds que lusage de ce manuel de procdures dapprovisionnement devient une des
conditions dun projet, programme ou subvention spcifique, il sapplique tous les
approvisionnements pertinents. La valeur totale de chaque approvisionnement (un projet,
programme ou subvention peut en avoir plusieurs) dtermine la procdure
dapprovisionnement suivre, comme dtaill dans la section 4.3
Ce manuel de procdures dapprovisionnement sert doutil pour CAFOD et ses partenaires
de mise en uvre et complte les directives des financements institutionnels, du profil
organisationnel des partenaires ainsi que des systmes de profil financier du partenariat et
de la gestion des cycles de programme. Toutes ces directives facilitent la mise en uvre de
projets et renforcent les principes du partenariat, notamment ceux du bon usage des
ressources, du professionnalisme, ainsi que de la transparence, ouverture, honntet,
responsabilit et confiance qui font tous partie de la mise en uvre de ces systmes.
Bon usage des ressources et professionnalisme nous veillons au bon usage des ressources
humaines, financires et naturelles qui nous ont t confies et les mettons disposition des
populations dmunies, dans le principe de solidarit avec tout le monde. Nous nous
engageons lutter, dune manire ouverte et transparente, contre la corruption, le
npotisme, linefficacit et toutes autres formes dabus des ressources notre disposition.
Nous reconnaissons quun bon usage des ressources est intrinsque une bonne pratique du
partenariat ainsi quau renforcement des capacits et comptences.
Transparence, ouverture, honntet, responsabilit et confiance nous construisons des
bonnes relations de partenariat bases sur les principes de transparence, responsabilit
mutuelle, ouverture et honntet ; nous reconnaissons que ces valeurs sont des
prconditions essentielles pour la croissance de nos relations, et par leur pratique, nous
contribuons dvelopper la confiance entre nous. 3
5.1 Comment utiliser ce manuel avec nos partenaires

Afin de pouvoir utiliser ce manuel de faon efficace avec nos partenaires, il est important de
bien comprendre leurs capacits et leurs systmes prexistants en remplissant le Profil
Organisationnel du Partenaire ainsi que le Profil Financier (le processus dvaluation interne
et les questions appropries sont discuter avec nos partenaires) les formulaires pertinents
se trouvent dans les annexes 18, 19 et 20. Ces profils permettent didentifier les faiblesses
possibles des systmes financiers et de logistique, la vigueur des systmes de contrle
internes ainsi que la disponibilit du personnel en matire de bonne gouvernance et de
gestion.
Pour tous programmes et projets contenant une partie consacre aux approvisionnements, il
est ncessaire de faire une valuation de risques sur la base des capacits des partenaires
dj identifies par le biais du profil organisationnel et financier. Lvaluation de risques
permet au personnel charg de la mise en uvre du programme de considrer le niveau
de risques couru par une procdure dapprovisionnement dans le cadre dune subvention
ou dun partenaire particulier. Les informations contenues dans une valuation de risques
permettent dutiliser ce manuel avec les partenaires de la faon la plus productive.
Une fois que les risques inhrents aux approvisionnements, aux partenaires et aux projets sont
valus, il est possible de mettre en place des lments servant les attnuer, tels que des
cours de formation, de renforcement des capacits, ainsi que des processus de suivi et
daudit.
Ce manuel sert doutil et de directives pour le personnel afin de pouvoir dabord valuer,
puis soutenir la mise en uvre de systmes amliors et pertinents la gestion des
procdures dapprovisionnement pour CAFOD et ses partenaires de mise en uvre.
Par consquent, ce manuel :
3
Principes directeurs du Partenariat Caritas p.11
5.0 Partenaires et procdures dapprovisionnement

26
ne cherche en aucun cas remplacer les systmes existants de nos partenaires sils sont
conformes aux normes standard;
cherche seulement renforcer ou complter les systmes des partenaires si ces systmes
ne sont pas conformes aux normes standard stipules dans ce manuel.
5.2 Comment utiliser ce manuel quand CAFOD soutient une partie dun projet ou
dun programme
CAFOD contribue rgulirement des appels de fonds de CARITAS ou de ses supporters, et
figure souvent dans le nombre de bailleurs de fonds qui contribuent un programme ou un
appel de fonds plus important.
Ce manuel prsente les normes minima observer dans tous les aspects des procdures
dapprovisionnement et de la gestion des achats. Ces normes ne doivent en aucun cas
contredire les procdures ou rglementations dautres agences ; par contre, les niveaux
dautorisation des procdures peuvent varier.
Par exemple, CAFOD donne 100,000 un appel de fonds de CI pour le Sri Lanka.
Les normes minima prsentes dans ce manuel sont gales, ou suprieures aux
normes requises par les autres membres de CI; ce manuel est donc utile pour le
soutien des partenaires de mise en uvre.
Cependant, dans les cas rares o les rglementations des bailleurs de fonds contribuant un
appel diffrent entre elles, les rglementations du bailleur de fonds le plus important priment.
Par exemple, La Commission Europenne (CE) donne 75% et CAFOD 25% un mme
projet.
La CE a des rglementations spcifiques sur la nationalit et lorigine des articles
fournis dans le cadre de cette subvention. La CE est le bailleur de fonds le plus
important et ses rglementations sur la nationalit et lorigine doivent tre
appliques.
Cependant, CAFOD et la CE partagent les mmes normes sur le processus
suivre dune faon transparente, responsable et bien documente.
Dans le cas contraire (CAFOD 75% et la CE 25%), ce manuel est applicable ; les
rglementations de la CE sur la nationalit et lorigine ne sont pas pertinentes.
5.3 Evaluation des risques des procdures dapprovisionnement et des partenaires

Le tableur dvaluation des risques (dans lannexe 3) sert de mcanisme pour identifier les
besoins des partenaires, notamment en ce qui concerne la revue de leurs systmes
dapprovisionnement, le soutien ncessaire pour le contrle et mise en uvre des
procdures, ainsi que le besoin de formation avant ou pendant la mise en uvre du projet
ou programme de CAFOD. Les explications suivantes sont un rsum des considrations
tenir compte lors dune valuation des risques et doivent tre lues en mme temps que les
calculs dans lannexe 3.
Si un programme soutient un nombre de partenaires, et que chaque partenaire est charg
dune procdure dapprovisionnement, une valuation des risques doit tre faite pour
chaque partenaire, en tenant compte de leurs capacits respectives.
Dans certaines situations durgence, CAFOD doit prendre la responsabilit de grer la
procdure dapprovisionnement mais les partenaires sont responsables de la distribution des
articles/vivres aux communauts bnficiaires. Mme dans ces circonstances, une
valuation des risques doit tre faite, en tenant compte de la valeur des articles/vivres. Ce

27
processus permet dvaluer la capacit et la contribution possible du partenaire lors de la
mise en uvre de procdures dapprovisionnement.
PHASE 1: Considration des faits:
1. Valeur estime des achats exprime en pourcentage de la subvention de CAFOD au
partenaire4:
Valeur ngligeable
Moins de 25%
Entre 25% et 50%
Entre 51% et 75%
Plus de 75% de la valeur totale de la subvention
2. Valeur totale estime des subventions de CAFOD (quelle quen soit la source) au
partenaire sur trois ans: lan dernier, cette anne et lanne prochaine:
Infrieur 20,000
Entre 20,000 et 150,000
Entre 150,001 et 500,000
Suprieur 500,001
3. Subventions annuelles de CAFOD exprimes en pourcentage du revenu annuel du
partenaire, sur une moyenne de trois ans:
Moins de 25%
Entre 25% et 50%
Entre 51% et 75%
Plus de 75% du revenu annuel du partenaire
4. Capacit du personnel du partenaire nombre de chargs de programmes5 comptents
dans la gestion des approvisionnements, finances et projets :
Grande : 20+ chargs de programmes
Moyenne : 6 - 19 chargs de programmes
Petite : 3 - 5 chargs de programmes
Trs petite : 1 - 2 chargs de programmes
5. Capacit des systmes du partenaire - structures formelles et capacits de gestion
financire savoir les systmes existants et officiels. Cette capacit est dfinie daprs
les critres suivants:
Bonnes structures formelles et capacits de gestion financire
Quelques structures formelles et capacits de gestion financire
Structures formelles et capacits de gestion financire limites
Aucune structure formelle et capacit de gestion financire
Les niveaux de capacits des partenaires doivent tre valus selon les rponses contenues
dans la revue du profil financier du partenaire.
PHASE 2: Calculs des risques de procdures dapprovisionnement:
En introduisant dans le tableur dvaluation des risques (dans lannexe 3) les informations sur
les montants des subventions et des approvisionnements, le nombre de personnel charg de
programmes et les capacits des partenaires, on obtient automatiquement une indication
sur le niveau de risques savoir HAUT, MOYEN OU BAS.
4 A estimer sur une mme priode, par exemple dans le cadre dun programme complt ou dune subvention individuelle
5
Les chargs de programmes incluent toue le personnel de projet ou dadministration, mais excluent chauffeurs, employs du
service de nettoyage et gardes de scurit

28
PHASE 3: Attnuation des risques de procdures dapprovisionnement:
Le tableur dvaluation des risques identifie automatiquement les principales mesures
dattnuation requises pour une bonne mise en uvre des subventions, projets ou
programmes avec les partenaires. Les trois mesures dattnuation principales sont les
suivantes :
1. Contrle notamment en ce qui concerne des rapports conformes (narratifs et
financiers), des activits de contrle et dvaluation gres par le personnel de CAFOD
charg de budget et des programmes, ainsi quun processus de contrle et de revue
des systmes existants et de la documentation de rfrence des partenaires;
2. Renforcement des systmes notamment en ce qui concerne des revues de systmes
dapprovisionnement des partenaires pour pouvoir contrler si ces systmes doivent tre
renforcs par ceux de CAFOD afin quils soient conformes aux normes standard.
3. Formation notamment en ce qui concerne des cours de formation dans les systmes
des procdures dapprovisionnement lintention du personnel des partenaires afin quil
soit capable dune bonne mise en uvre des procdures pertinentes et quil ralise les
normes demandes. La formation doit aussi inclure un lment de contrles rguliers et
daudits afin de sassurer que les systmes soient mis en place dune faon adquate.
Une valuation des risques doit aider le personnel charg de programmes dcider si la
mise en uvre de subventions encourent un risque bas, moyen ou lev et mettre en
place une formation pour renforcer les capacits des partenaires et par consquent
minimiser les risques financiers.
Les rsultats de lvaluation des risques doivent tre annexs la documentation pertinente
des procdures dapprovisionnement.
NOTES concernant les valuations des risques

1. Une valuation des risques ne remplace pas une mise en place mticuleuse dactivits
de contrle, dvaluation et de renforcement des capacits par le personnel charg de
programmes.
2. Une valuation des risques sert par contre identifier mticuleusement les domaines
problmatiques requrant un soutien supplmentaire ou un renforcement de capacits.
3. Pour les projets qualifis de HAUT risque, il peut tre ncessaire de reconsidrer le mode
de financement, ainsi que de faire un audit externe pour identifier les systmes de
contrle internes et les zones risque. [Si un audit externe du partenaire a t fait
rcemment, il convient de revoir la correspondance pertinente des vrificateurs et leurs
recommandations concernant les contrles internes.] Par exemple, on peut :
envisager que CAFOD engage du personnel supplmentaire pour les partenaires ou
gre lui-mme les approvisionnements du programme;
envisager que le personnel de CAFOD charg du financement visite les partenaires
plusieurs reprises ou leur offre une formation approprie, dans le but dassurer une
mise en uvre de la procdure dapprovisionnement en bonne et due forme ;
envisager de sous-traiter les approvisionnements avec une compagnie spcialise ;
envisager que CAFOD gre directement les approvisionnements.
4. Les valuations des risques servent identifier les domaines problmatiques et suggrer
des mesures dattnuation, mais elles doivent aussi tenir compte des circonstances
individuelles de chaque partenaire ou projet.

29
6.0 PLANIFICATION DES APPROVISIONNEMENTS
6.1 Principes de base

Une bonne planification des approvisionnements permet didentifier les procdures
dapprovisionnement appropries au dbut dun projet et de les mettre en uvre sans
gner ou retarder les actions durgence ou autres projets. En identifiant rapidement les
principales activits des approvisionnements dun projet, en tenant compte que certaines
de ces activits prennent relativement beaucoup de temps, les procdures appropries
peuvent tre mises en place efficacement, dans les dlais requis et en assurant les principes
de transparence, de bonne gestion des ressources et de responsabilit ; une bonne
planification des approvisionnements peut aussi viter le processus de division artificielle de
contrats. La section suivante fournit des directives pour une planification simple des
approvisionnements pertinents un projet.
Mythe ou ralit ? Les procdures qui prennent beaucoup de temps freinent les projets.
Une bonne planification des approvisionnements permet une mise en uvre efficace,
dans les dlais requis et sans compromettre les principes de responsabilit et de
transparence;
Des systmes bien conus facilitent, sans gner, la mise en uvre de projets, mme en
situation durgence !
Beaucoup de bons projets souffrent dune mauvaise mise en uvre par manque de
planification des procdures appropries.
Le principe de base consiste utiliser un programme chronologique (timeline) ou un plan

dactivits conjointement avec le budget du projet afin de pouvoir identifier les besoins et les
dlais dexcution des actions.
6.2 Conception dune planification dapprovisionnement

Il faut commencer par faire une liste de tous les articles/vivres, services et travaux requis pour
la mise en uvre et ralisation du projet, notamment:
1. Identifier les articles/vivres, services et travaux ncessaires au projet, en se rfrant au
budget du projet
2. Identifier les procdures dapprovisionnement pertinentes chaque type dachat en
se rfrant au rsum des approbations et procdures (Table 1)
3. Identifier le dlai requis pour chaque procdure dapprovisionnement en se rfrant
la table de chronologie pour la mise en uvre des procdures
dapprovisionnement (Table 3)
4. Identifier les dlais de livraison de chaque achat en contrlant le time line du projet
5. Identifier les drogations ou exemptions qui pourraient tre requises en cas de
procdures impossibles mettre en uvre; identifier aussi les personnes pouvant
autoriser de telles drogations
Autres points considrer lors de la conception dune planification dapprovisionnement
Les articles requis doivent tre groups dune faon naturelle afin dviter une division
artificielle des contrats dachat, par exemple vhicules avec pices de rechange ou
ordinateurs avec logiciels.
Les cots lis aux procdures dapprovisionnement doivent aussi tre inclus par
exemple les frais de publications des appels doffres.
Si des articles/vivres proviennent de stocks prexistants ( savoir des articles/vivres
achets avant que le projet soit propos par crit), les articles en stock doivent tre
dtaills et documents clairement dans la planification dapprovisionnement.
6.0 Planification des approvisionnements 30

6.3 Rdaction dune planification dapprovisionnement
Idalement, la planification dapprovisionnement doit tre rdige en mme temps que la
proposition, le budget et le diagramme linaire temporel (chronologie) du projet. Ceci
permet au personnel charg dapprovisionnement et du budget (tant CAFOD quauprs
des partenaires), de mettre en place les documentations et prparations initiales,
notamment les spcifications et recherches de fournisseurs, pendant que le projet est
analys ou approuv par les bailleurs de fonds ou CAFOD. Ces prparations initiales
nencourent aucun frais; par contre elles assurent que le processus est dj entam quand
le projet est approuv.
6.4 Budget pour procdures dapprovisionnement

Certaines procdures dapprovisionnement encourent des frais dont il faut tenir compte au
moment du budget. Il est donc important didentifier ces frais supplmentaires au moment
de la planification de lapprovisionnement et du budget du projet. Ces frais peuvent tre
contracts de diverses manires et doivent tre budgts et planifis.
Ces frais peuvent inclure entre autres:
Publications des appels doffres et notices dans les mdias locaux, nationaux ou
internationaux ;
Frais dimprimerie et de photocopies des dossiers dappel doffres mis la disposition des
fournisseurs ;
Frais dimprimerie et photocopies des dossiers doffres dment remplis et mis la
disposition du comit danalyse des offres ;
Indemnits de dplacement ou location dune salle pour les runions du comit
danalyse des offres;
Indemnits de dplacement pour visites auprs des fournisseurs.
6.5 Chronologie pour la mise en uvre des procdures dapprovisionnement

En addition aux frais supplmentaires encourus, certaines procdures requirent une longue
priode pour leur mise en uvre.
Table 2 ci-dessous indique les priodes minima requises pour la mise en uvre complte de
procdures spcifiques, savoir la priode entre lautorisation de la rquisition dachats et la
signature du contrat avec le(s) fournisseur(s) choisi(s). De nombreuses procdures dappel
doffres requirent une longe priode entre le dbut de la procdure et ladjudication de
contrat avec le fournisseur choisi; il importe donc de bien planifier le processus afin dviter
tous dlais dans la mise en uvre des activits.
Table 2 Chronologie pour la mise en uvre des procdures dapprovisionnement
Priode estime entre

lautorisation du formulaire de
Procdures Rfrences dans le manuel:
rquisition dachats (PRF) et la
signature du contrat
Procdure ngocie 2 3 semaines 12.0 Procdures

sur la base dune seule dapprovisionnement:
offre procdure ngocie sur la
base dune seule offre
Procdure ngocie 3 5 semaines 11.0 Procdures

dapprovisionnement:
procdure ngocie
6.0 Planification des approvisionnements

31
Priode estime entre
lautorisation du formulaire de
Procdures Rfrences dans le manuel:
rquisition dachats (PRF) et la
signature du contrat
Appel doffres ouvert 6 9 semaines 13.0 Procdures

local dapprovisionnement: appel
doffres ouvert local
Appel doffres ouvert 9 12 semaines 13.0 Procdures

international dapprovisionnement: appel
doffres ouvert international
Appel doffres restreint 11 14 semaines 14.0 Procdures

dapprovisionnement: appel
doffres restreint
NOTE: les priodes ci-dessus sont des MINIMUMS REALISTES pour la mise en uvre dune
procdure dapprovisionnement, partir de lautorisation du formulaire de rquisition
dachat jusqu la signature du contrat avec le(s) fournisseur(s) choisi(s). En tenant compte
du contexte local et de la capacit des fournisseurs et autres contraintes, la priode requise
peut tre soit plus longue soit plus courte.
Un diagramme linaire temporel ou un plan dactions est ncessaire ds que les articles,
procdures et chronologie requis sont identifis. Ce diagramme doit indiquer les dates de
livraison des articles ncessaires pour des activits spcifiques (notamment pour les
distributions, ateliers de travail et formations), ainsi que pour des activits plus gnrales
(notamment pour lquipement de bureaux et les vhicules). Au moment de la planification
dune procdure dapprovisionnement, il est important de tenir compte des dlais prvus
selon Table 2 ci-dessus.
Un exemple de planification dune procdure dapprovisionnement, qui peut servir de
modle, se trouve dans Table 3.
NOTE: une planification bien conue, au dbut dun projet, assure que les procdures
correctes soient bien suivies et que les principes de transparence et dimpartialit soient bien
respects.

32
Table 3 Un exemple de planification dapprovisionnement
Annexe : Planification dapprovisionnement
Projet: Eau, hygine et kits NFI rgion de Maban
Priode du projet : 1 juillet 2008 - 31 mars 2009
Planification des achats : 1 juillet 2008
Valeur Procdure
Choses Date de Priode de
Type dachats Quantit estime du dapprovisionnement Date de dpart Drogation Commentaires / notes
requises finition mise en uvre
budget () requise
Articles/
Kits NFI 5,000 100,000 Appel doffres local Septembre 6 - 9 semaines Immdiatement Non Premire distribution Septembre
vivres
Articles/
Moustiquaires 6,000 36,000 Procdure ngocie Octobre 3 - 5 semaines Dbut aot Non
vivres
Il est peu probable que la procdure

soit termine temps pour la
Articles/ Aot (premire premire distribution prvue la
Mdicaments 48,000 Procdure ngocie 3 - 5 semaines Immdiatement Non
vivres distribution) premire livraison est maintenant
estime pour la fin aot; il importe
dinformer le charg de projet
A la fin du
Services Evaluation 1 6,500 Procdure ngocie 3 - 5 semaines Fvrier Non
projet
Puits forage
Travaux 2 158,000 Appel doffres local Fvrier 6 - 9 semaines Octobre Non
et installation
Rhabilitation
Travaux de poste de 1 3,000 Procdure ngocie Octobre 3 - semaines Aot Non
sant

33
7.0 DELEGATION DES POUVOIRS, ROLES ET RESPONSABILITES
Au dbut dun projet, il est ncessaire de dlguer clairement pouvoir, rles et
responsabilits et de rpartir les taches pertinentes la revue des approvisionnements requis
et subsquentes approbations. Une bonne cohrence dans ce domaine facilite une bonne
mise en uvre et le respect des normes, et minimise toute confusion possible.

La dlgation du pouvoir dapprobation et de signature doit tre dcide par le partenaire
de mise en uvre ou par CAFOD (si CAFOD elle-mme est charge de la mise en uvre);
cette dlgation de pouvoir doit tre cohrente pour tous les projets de faon ce que
rles, responsabilits et processus soient clairement dfinis, particulirement dans des
situations ou contextes o les membres du personnel peuvent tre chargs de plusieurs rles
et responsabilits. Par exemple, un charg de finances peut aussi avoir la responsabilit de
la logistique et des achats, ou un charg de projet de moyens de subsistance peut aussi
avoir la responsabilit du budget.
Il existe plusieurs principes de base qui assurent une bonne et transparente gestion des
ressources ainsi quune rpartition claire des rles et responsabilits pour chaque membre du
personnel.
Ces principes sont les suivants:
Le personnel charg de prparer la documentation ncessaire dune procdure
dapprovisionnement ainsi que de choisir les fournisseurs ne peut pas autoriser les achats,
les dcisions dachats ou les paiements.
Le charg de budget pertinent doit analyser la demande dachat afin de sassurer,
avant de lapprouver, davoir le financement ncessaire.
Les pouvoirs dlgus doivent tre nomms et autoriss signer les commandes dachat
et les paiements pertinents.
Tous les changements dans la dlgation de pouvoirs (occasionn par exemple par le
dpart dune personne et une autre reprenant ses responsabilits) doivent tre nots
clairement dans le formulaire Dlgation des pouvoirs, rles et responsabilits (selon
Table 4) et signs en consquence.
En cas dabsence des pouvoirs dlgus, des substituts de mme niveau, ou de niveau
plus lev, doivent tre dsigns. Normalement, le pouvoir passe un chef hirarchique
(par exemple, lors de labsence dun manager local, un manager plus haut plac peut
approuver des paiements sa place).
7.2 Rpartition correcte des rles et responsabilits en matire de procdures

dapprovisionnement
Dune faon gnrale, il y a trois rles principaux dans le processus dapprovisionnement.
Chaque rle comprend des responsabilits particulires qui lobligent se conformer aux
normes exiges tout en agissant dune faon professionnelle. Ces rles sont les suivants :
PREPARATION ANALYSE ET AUTORISATION

APPROBATION
1. Prparation
Cest la prparation de toute la documentation pertinente des achats, selon les
procdures et les formulaires appropris. Cette prparation est la responsabilit dun
membre du personnel charg du processus dapprovisionnement souvent un logisticien ou
un spcialiste des achats.
7.0 Dlgation des pouvoirs, rles et responsabilits

34
Le membre du personnel responsable des achats a les rles et responsabilits suivants:
Responsabilit dassurer que les procdures dapprovisionnement appropries soient
mises en uvre selon les niveaux corrects dautorisation dachats, de budget et de
spcifications particulires;
Responsabilit dassurer que lusage des fonds soit cohrent avec la stratgie de CAFOD
ou de ses partenaires dans un pays, rgion ou situation durgence particuliers et quil soit
aussi conforme aux polices et procdures organisationnelles pertinentes;
Responsabilit de confirmer que le montant des achats reprsente un bon rapport
qualit/prix dans le contexte des objectifs du projet ;
Responsabilit dassembler et de grer une piste complte daudit des achats et des
paiements pour analyse et approbation ;
Responsabilit de classer dune faon sre toute la documentation et de communiquer
CAFOD lendroit o se trouvent ces archives ;
Responsabilit de signer un document final confirmant que toutes ces taches,
procdures, analyses et contrles ont t faits en bonne et due forme.
2. Analyse et approbation
La documentation, prpare par le membre du personnel charg des approvisionnements,
doit tre analyse et approuve. Ce processus est gr par le charg de budget, ainsi que,
si possible, par un membre du personnel financier. Leurs rles sont de confirmer que les
achats soient dans les limites du budget, bien adapts au champ dactions et objectifs du
programme, et conformes aux rglementations appropries des procdures
dapprovisionnement. Le personnel charg des analyses et approbations doit signer un
document confirmant avoir analys toute la documentation de rfrence et approuv les
achats.
Le charg de budget a les rles et responsabilits suivants:
Responsabilit de dcider comment utiliser les fonds, quils proviennent dun budget
particulier, dappels de fonds ou de contrats dachat financs par des bailleurs de
fonds ;
Responsabilit de sassurer que les fonds disponibles pour les approvisionnements soient
suffisants ;
Responsabilit de confirmer que lusage des fonds soit cohrent avec la stratgie de
CAFOD ou de ses partenaires dans un pays, rgion ou situation durgence particuliers et
quil soit aussi conforme aux polices et procdures organisationnelles pertinentes ;
Responsabilit de prendre connaissance de tous les documents pertinents et de sassurer
que toutes les informations soient communiques au sein de lorganisation dune faon
cohrente et acceptable:
Responsabilit danalyser toute information supplmentaire pertinente (par exemple le
budget, la proposition de projet, etc.);
Responsabilit de signer un document final confirmant quanalyses et contrles ont t
faits en bonne et due forme et que toute la documentation pertinente a t fournie.
Le membre du personnel financier a les rles et responsabilits suivants:
Responsabilit danalyser toute la documentation pertinente aux approvisionnements
pour sassurer que les procdures dapprovisionnement soient mises en uvre selon les
niveaux corrects dautorisation dachats, de budget et de spcifications particulires ;
Responsabilit de sassurer que les fonds disponibles pour les approvisionnements soient
suffisants ;
Responsabilit danalyser que toute la documentation pertinente soit cohrente et
approprie aux procdures;

35
Responsabilits de contrler que tous les documents de rfrence et les demandes de
paiement soient correctement signs par le pouvoir dlgu appropri;
Responsabilit de maintenir une piste complte daudit de toute la documentation
originale servant comptabiliser et payer tous les achats;
Responsabilit de classer dune faon sre toute la documentation de rfrence
financire pour une priode conforme aux normes standard, de communiquer
CAFOD lendroit o se trouvent ces archives et de sassurer que tous les documents
soient disponibles pour toute analyse ou vrification de comptes.
NOTE: les rles de charg de budget et de personnel financier peuvent tre combins et
grs par une seule personne.
3. Autorisation
Le pouvoir dlgu effectue une revue finale pour sassurer que les procdures appropries
ont t choisies, que la documentation pertinente a t complte et que les approbations
ont t obtenues pour tous les niveaux. Il peut alors autoriser les achats ou les paiements. Ils
doit aussi signer tous les documents, confirmant ainsi quil en a pris connaissance, que les
documents ont t prpars et approuvs en bonne et due forme et quil peut autoriser par
consquent les achats ou les paiements.
NOTE: Le pouvoir dlgu peut changer selon le montant des achats ou des paiements.
Le pouvoir dlgu a les rles et responsabilits suivants:

Responsabilit dengager officiellement les fonds;
Responsabilit de contrler que la personne approprie et/ou le charg de budget
aient sign toute la documentation pertinente;
Responsabilit danalyser et de sassurer que tous les documents de rfrence soient
cohrents et appropris aux procdures ;
Responsabilit de confirmer que le montant approuv est prcis et cohrent avec le
budget ;
Responsabilit de sassurer que les subventions soient dans les limites du financement
possible de CAFOD ou de ses partenaires et ne prsentent pas un risque disproportionn
par rapport la rputation ou les ressources de CAFOD ou de ses partenaires ;
Responsabilit de signer toute la documentation dmontrant ainsi que toutes les
autorisations ont t accordes en bonne et due forme et que tous les processus et
documents pertinents ont t contrls dune faon correcte.
La section 8.1 ci-dessous explique comment le pouvoir dlgu pour la gestion de
procdures dapprovisionnement est mis en uvre au sein de CAFOD.
7.3 Attribution des rles et responsabilits dapprovisionnement des partenaires

Certains partenaires de mise en uvre ont une capacit de personnel limite. Quand un
partenaire na que trois (ou moins de trois) employs chargs de programmes, lattribution
minimum des responsabilits doit tre claire, selon les directives suivantes :
SCENARIO A. Le partenaire a deux chargs de programmes. Ces deux personnes doivent

diviser leurs responsabilits de la faon suivante :
1 x charg de budget cette personne est charge de la prparation de la procdure
dapprovisionnement ainsi que de lanalyse et approbation du budget
1 x pouvoir dlgu pour autorisation

36
SCENARIO B. Le partenaire a trois chargs de programmes. Ces trois personnes doivent
diviser leurs responsabilits de la faon suivante:
1 x charg de lapprovisionnement
1 x charg du budget
1 x pouvoir dlgu
SCENARIO C. Le partenaire a plus que trois chargs de programmes. Les taches et

responsabilits peuvent alors tre attribues de cette faon :
1 x charg de lapprovisionnement
1 x charg de budget et 1 x charg de finances
1 x pouvoir dlgu
7.4 Documentation pertinente la dlgation de pouvoirs, rles et responsabilits

Pour chaque projet que CAFOD soutient, le partenaire de mise en uvre doit complter un
formulaire identifiant clairement les rles et responsabilits de son personnel.
Table 4 ci-dessous contient un modle servant identifier les rles et responsabilits du
personnel de partenaires, ainsi que les niveaux dapprobation et dautorisation.
La colonne des Pouvoirs dlgus peut tre modifie en tenant compte des
appellations et fonctions spcifiques des partenaires. Ces pouvoirs dlgus sont plutt
des rles que des titres de fonction et cette colonne peut tre modifie selon les besoins ;
La colonne des Responsabilits suggre une rpartition possible et les types de rles
ncessaires pour chaque niveau dapprovisionnement. Plusieurs rles ou responsabilits
peuvent incomber une seule personne selon la taille de lorganisation ou le niveau
dachats requis pour le projet ;
Le niveau dapprobation de drogations doit tre suprieur au niveau dapprobation
des achats mme. Par exemple, le charg de budget peut prparer une drogation
alors que son manager local doit lanalyser et lapprouver. La drogation doit ensuite
tre autorise par le manager rgional. Voir la section 24.0 pour plus dinformations sur les
drogations notamment sur le procd suivre et les approbations requises;
Si les partenaires nont pas suffisamment de personnel pour dlguer une personne
charge des signatures, un membre autoris de CAFOD peut tre nomm comme
pouvoir dlgu et les niveaux dautorisation de sa signature doivent tre prciss dans
la documentation pertinente ;
Pour assurer le respect des normes requises, le modle de Table 4 doit tre mis jour et
modifi pour prendre en compte les monnaies locales ou celles des bailleurs de fonds,
en utilisant la table dtaille dans lannexe 1. Cette table sert informer le personnel sur
les procdures appropries et le pouvoir dlgu charg dautoriser tous les achats et
paiements;
Une version complte et signe de Table 4 doit tre conserve pour chaque projet que
CAFOD soutient ; cette table tient un rle important et doit tre modifie et mise jour si
ncessaire (par exemple si un employ quitte son travail et un autre est nomm sa
place). Cette table est aussi un document daudit essentiel qui sert de preuve que toutes
les autorisations dachat et de paiements ont t excutes en bonne et due forme.
NOTE: le fait que certains partenaires naient pas exactement les appellations ou fonctions
dcrites dans la table ci-dessous nempche pas que des rles et taches basiques similaires
ne soient assigns leur personnel.

37
Table 4 Dlgation de pouvoirs, rles et responsabilits
Nom de la Signature de la
Responsabilits
Rle: Responsabilits: personne personne
financires
responsable responsable
Charg de la petite Gre la petite caisse et prpare un

Jusqu 100
caisse rapport pour analyse et approbation.
Identifie les achats ncessaires pour

la mise en uvre du projet. Analyse le Selon les fonds
Charg de budget budget afin de sassurer que largent disponible dans le
ncessaire pour les achats soit budget
disponible. Approuve les paiements.
Gre la procdure
Charg dachats dapprovisionnement et remplit toute Aucune limite
la documentation pertinente.
Analyse et vrifie la documentation

Personnel financier pertinente avant de prparer les Aucune limite
paiements.
Comprend un membre ayant le

pouvoir requis pour attribuer un
contrat et deux autres personnes
Comit danalyse
ayant le droit de vote analyse la Aucune limite
des offres
documentation pertinente et les offres
des fournisseurs en vue dattribuer les
contrats dachat.
Autorise les paiements et sassure

que les contrats dachat soient
Pouvoir dlgu conformes aux exigences des
Jusqu 100,000
niveau 1 procdures dapprovisionnement.
Prside les runions du comt
danalyse des offres.

Pouvoir dlgu conformes aux exigences des Entre 100,000 et
niveau 2 procdures dapprovisionnement. 250,000
Prside les runions du comt

Pouvoir dlgu conformes aux exigences des Suprieur
niveau 3 procdures dapprovisionnement. 250,000
Prside les runions du comit
Notes:
Les montants indiqus dans la colonne des responsabilits financires ne figurent qu
titre dexemple.
Les rles dcrits ci-dessus ne correspondent pas ncessairement aux titres de fonction
En ce qui concerne le pouvoir dlgu, certains partenaires nont quun seul niveau de
responsabilit

38
8.0 PREPARATION, ANALYSE ET APPROBATION DE LA DOCUMENTATION
PERTINENTE
La table suivante, Table 5: Prparation, analyse et approbation de la documentation
pertinente permet au personnel didentifier rapidement les personnes charges de
prparer, analyser, approuver et enfin autoriser toute la documentation pertinente aux
procdures dapprovisionnement. Il est aussi souvent ncessaire de transmettre ces
documents ou de les faire signer par dautres personnes (par exemple les bnficiaires).
Cette table montre clairement les personnes autorises signer les documents et assure les
bons principes de transparence et de rpartition des rles et responsabilits du personnel
comptent.
Comme dans le chapitre prcdent, ces rles et responsabilits sont rpartis de la faon
suivante. Il faut une nouvelle fois noter que ces rles et responsabilits se rfrent des
fonctions tenues pendant une procdure dapprovisionnement, et ne refltent pas
ncessairement les titres de fonctions ordinaires :
1. Prparation de toute la documentation pertinente par le charg dachats.
2. Approbation et analyse du processus par les chargs de budget; il importe de noter
que les chargs de budget ne peuvent pas autoriser les paiements; ils doivent par contre
sassurer que les approvisionnements soient dans les limites du budget et quils
correspondent au mandat du projet et ses spcifications.
3. Autorisation des achats et des paiements par les pouvoirs dlgus (ces personnes
peuvent changer selon le montant/niveau des achats).
NOTE: chaque phase de la procdure prparation, approbation et autorisation le

personnel comptent doit signer chaque document confirmant que la procdure a t
suivie et les contrles effectus en bonne et due forme.
Table 5 doit tre consulte en mme temps que Table 4 afin de respecter les niveaux
dautorisation des procdures dapprovisionnement et ceux des dlgations de pouvoir et
de responsabilits. Les documents mentionns ci-dessous sont dcrits dans les sections
suivantes du manuel. Cette table doit tre modifie conformment aux scnarios dcrits
dans la section 7.2 de ce manuel.
Table 5 Prparation, analyse et approbation de la documentation pertinente
Analys et
Document Prpar par: Autoris par: Transmis :
approuv par:
Nimporte quel Charg de budget

Rquisition dachat membre du et personnel Pouvoir dlgu Charg des achats
personnel financier
Charg de budget
Demande de
Charg des achats et personnel Pouvoir dlgu
devis/doffres Fournisseurs
financier
Tableau comparatif
des offres (pour des Charg des achats -
Charg des achats Charg de budget
achats infrieurs pour classement
5,000)
Tableau comparatif
des offres (pour des Comit danalyse
Charg des achats Charg des achats
achats suprieurs des offres
5,000)
Charg de
Commande dachat
Charg des achats budget/personnel Pouvoir dlgu Fournisseur choisi
(ou contrat dachat)
financier
8.0 Prparation, analyse et approbation de la documentation pertinente

39
Analys et
Document Prpar par: Autoris par: Transmis :
approuv par:
Charg des achats -

Bon de
Charg des achats Charg de budget pour classement et
livraison/rception
vrification
Bon de commande Personnel de projet Charg de budget Charg des achats
Le transporteur reoit
Bordereau
Charg des achats Charg de budget aussi une copie
dexpdition
signe
Les bnficiaires
Charg de budget
Liste de distribution Charg des achats Charg des achats signent aussi le bon
et pouvoir dlgu
de rception
Charg de
Personnel financier
Demande de paiement Charg des achats budget/personnel Pouvoir dlgu
pour classement
financier
Le charg du contrat
Drogation (avec
dachat doit garder
financement de Gestionnaires du
Charg de budget Bailleur de fonds les copies de tous les
bailleurs de fonds contrat dachats
documents pertinents
institutionnels)
une drogation
Pouvoir dlgu Le charg du contrat

Drogation (avec (chef hirarchique dachat doit garder
financement de de la personne les copies de tous les
Charg de budget Pouvoir dlgu
CAFOD / CI ou de ayant analys et documents pertinents
bienfaiteurs approuv la une drogation
demande dachats)
8.1 Dlgation des pouvoirs pour la gestion des procdures dapprovisionnement

mises en uvre par CAFOD
NOTE: Le mot "autorisation" implique que la dcision a t signe par le pouvoir dlgu,
contrairement au mot "approbation" qui implique que la dcision a t signe par le
charg de budget (et un membre du personnel financier).
1. A CAFOD, les niveaux de dlgation des pouvoirs pour autoriser les subventions sont les
suivants:
Manager lchelon T (T-Grade) peut autoriser des subventions jusqu 100,000
Manager lchelon V (V-Grade) - (chefs de dpartement) peut autoriser des
subventions jusqu 250,000
Directeur lchelon X (X-Grade) - (directeurs de division) peut autoriser des
subventions jusqu 500,000
Cadre suprieur lchelon Z (Z-Grade) - (directeur gnral) peut autoriser des
subventions suprieures 500,000
2. Ces niveaux dautorisation pratiqus par CAFOD, sappliquent aussi aux niveaux
dautorisation de procdures dapprovisionnement, (selon Table 5 ci-dessus), avec
cependant les exceptions possibles suivantes, tout en assumant que les responsabilits
du charg de budget et du pouvoir dlgu sont clairement dfinies et spares.
3. Pour un projet/programme spcifique, un manager T / V / X peut dlguer le pouvoir
dautoriser les documents suivants un manager dun chelon plus bas, mais pas
infrieur lchelon R (R-grade. Ce procd doit tre convenu localement lavance
et document en bonne et due forme (pour les besoins des vrificateurs de comptes):

40
Rquisition dachat;
Appel de devis/doffres;
Liste de distribution;
4. Si le montant des achats est infrieur 5,000, un manager T / V / X peut dlguer le
pouvoir dautoriser les documents suivants un manager dun chelon plus bas, mais
pas infrieur lchelon R (R-grade. Ce procd doit tre convenu localement
lavance et document en bonne et due forme (pour les besoins des vrificateurs) :
Commande dachat ou contrat dachat (selon usage);
Demande de paiement.
NOTE: Pour un montant dachats suprieur 5,000, ces documents doivent tre signs par
un manager T / V / X appropri.
5. Pour tous documents de procdures dapprovisionnement pertinentes la division

internationale de CAFOD (ID), le directeur de la Division Internationale a le pouvoir
quivalent de lchelon Z (Z-grade).
6. Lautorisation dune drogation doit tre signe par un pouvoir dlgu suprieur aux
pouvoirs standard. Le directeur de la Division Internationale (ID) peut signer toutes les
drogations.
Quelques exemples illustrant lapplication des rgles de CAFOD concernant la dlgation

de pouvoirs dans la gestion de procdures dapprovisionnement
1. Pour des achats dune valeur de 4,000 dans un programme o le manager rgional (T-
grade) dcide de dlguer son pouvoir dautorisation, dans la mesure du possible et
pour un montant jusqu 30,000, au manager de programme (R-grade).
Dans ce cas, TOUS les documents pertinents lapprovisionnement doivent tre signs
seulement par le manager de programme.
2. Pour des achats dune valeur de 80,000 dans un programme o le manager rgional (T-
grade) dcide de dlguer son pouvoir dautorisation, dans la mesure du possible et
pour un montant jusqu 50,000, au manager de programme (R-grade).
Dans ce cas, TOUS les documents pertinents lapprovisionnement doivent tre signs
par le manager rgional. Les drogations doivent tre signes par le chef du
dpartement (Head of Department HoD).
3. Pour des achats dune valeur de 200,000 dans un programme o le chef de
dpartement (HoD V-grade) dcide de dlguer son pouvoir dautorisation, dans la
mesure du possible, au manager rgional.
Dans ce cas, le manager rgional peut autoriser TOUS les documents pertinents
lapprovisionnement lexception des commandes/contrats dachat et des demandes
de paiement. Ces documents doivent tre signs par le chef de dpartement (HoD). Les
drogations doivent tre signes par le directeur de la Division Internationale (ID
Director).
4. Pour des achats dune valeur de 1million dans un programme o le directeur de la
Division Internationale (ID Director X-grade) dcide de dlguer son pouvoir
dautorisation, dans la mesure du possible, au manager rgional.
Dans ce cas, le manager rgional peut autoriser TOUS les documents pertinents
lapprovisionnement lexception des commande /contrats dachat et des demandes
de paiement. Ces documents, ainsi que les drogations, doivent tre signs par le
directeur de la Division Internationale.

41
9.0 TABLEAU DE COMPARAISON ET DANALYSE DES OFFRES
Au moment danalyser les manifestations dintrt et les offres soumises par les fournisseurs
lors de procdures dapprovisionnement, quelles soient des appels doffres ou des
procdures ngocies, il est important davoir un processus prcis dvaluation et danalyse.
NOTE: ce systme sapplique toutes les procdures dapprovisionnement, quelles soient

des procdures ngocies ou des appels doffres ouverts ou restreints.
Le personnel responsable des achats ou les membres dun comit danalyse des offres se
concentrent souvent sur les prix les plus bas, alors que dautres facteurs peuvent tre plus
importants pour une bonne mise en uvre du projet notamment en ce qui concerne les
dates de livraison, lexprience professionnelle et la capacit des fournisseurs, ainsi que les
termes de transport et de livraison.
Les dcisions doivent tre bases sur des raisons quitables, honntes et transparentes et
doivent tre documentes dune faon prcise et cohrente.
La section 10.0 Demande de clarifications auprs des fournisseurs doit aussi tre prise en
compte.
9.1 Principes des analyses doffres

Il est important que les documents pertinents aux appels de devis/offres et de manifestations
dintrt contiennent une explication prcise en ce qui concerne le processus danalyse des
offres. Les rponses contenues dans le questionnaire lintention des fournisseurs peuvent
fournir des informations contextuelles importantes et de ce fait faciliter le processus
dvaluation des offres reues.
Critres de dcision
Les dcisions lies aux procdures dapprovisionnement doivent tre bases sur diffrents
facteurs, notamment :
Rapport qualit/prix le devis est-il dans les limites du budget? Le prix est-il extrmement
bas ? Est-il raliste ?
Fiabilit et professionnalisme des fournisseurs ont-ils dj t utiliss? Ont-ils une bonne
rputation (auprs de CAFOD, des partenaires ou dautres agents connus) ?
Qualit des articles/vivres ou services les fournisseurs proposent-ils des marques, types
ou modles appropris? Ces articles/vivres ou services correspondent-ils aux exigences
des bailleurs de fonds ou du projet ? Les fournisseurs ont-ils fournis des chantillons ?
Livraison et transport sont-ils prvus? Les fournisseurs ont-ils leurs propres moyens de
transport? Leurs propositions sont-elles ralistes et adquates ?
Diagramme linaire de la prestation darticles/vivres, services et travaux est-ce que la
planification propose pour le transport et les livraisons correspond aux besoins et
activits du projet?
Considrations dontologiques les fournisseurs ont-ils des intrts ou investissements
dans des commerces considrs comme immoraux (par exemple le commerce darmes
ou celui de substances illgales)?
Prestation de services les fournisseurs ont-ils inclus un prix pour couvrir les frais de
transport, demballage, de chargement, de garantie, de maintien ou de
remplacement? Ou proposent-ils de le faire gratuitement ?
Capacit des fournisseurs les fournisseurs ont-ils la capacit de livrer les articles/vivres et
services dans les dlais promis? Il est souvent utile de visiter leurs bureaux ou entrepts, ou
de consulter leurs comptes annuels, pour sassurer quils aient la capacit ncessaire
pour honorer leurs engagements.
9.0 Tableau de comparaison et danalyse des offres

42
Garantie les fournisseurs offrent-ils une priode de garantie couvrant les articles/vivres et
services?
Protection de lenvironnement les fournisseurs ont-ils une politique en matire de
protection de lenvironnement, notamment en ce qui concerne une planification du
recyclage ou lusage demballages recycls ?
Autres facteurs contrler:
Sassurer que les fournisseurs existent vraiment, quils ont un bureau ou un entrept et du
personnel comptent en gnral, la meilleure faon de le faire est de visiter leurs
locaux commerciaux ;
Contrler que leur capacit dentreposage est adquate et suffisante pour les besoins
du projet la meilleure faon de le faire est, nouveau, de visiter leurs locaux
commerciaux ;
Consulter des tiers impartiaux qui ont utiliss les mmes fournisseurs; les autres ONG en
particulier sont souvent mme de fournir des rfrences ou comptes-rendus utiles de
leurs propres expriences ;
Contrler quaucun fournisseur nait fourni deux ou plus que deux offres sous deux ou plus
que deux noms/adresse/siges commerciaux contrler les adresses, signatures, noms
des membres du personnel, etc. ;
Contrler la validit du dossier doffres, particulirement celle du prix indiqu la validit
doit couvrir la priode ncessaire pour la mise en uvre du projet; contrler de mme
que si la priode devait tre prolonge et quil tait ncessaire dacheter les mmes
articles/vivres ou services, le contrat dapprovisionnement pourrait tre rutilis ou
prolong si ncessaire ;
Demander aux fournisseurs des relevs bancaires portant sur plusieurs mois de leurs
activits professionnelles, pour sassurer de leur viabilit financire au moment de la
procdure dapprovisionnement et dans le pass rcent.
Raisons pour une disqualification automatique (Killer factors)
Au moment de lanalyse des offres, il est important de considrer les raisons qui pourraient
disqualifier automatiquement un fournisseur, par exemple sil ne satisfait pas certains critres
principaux. Ces raisons peuvent inclure les lments suivants :
Prix sil dpasse, par exemple, le budget disponible de plus de 10%;
Livraison/transport si les achats, par exemple, ne sont pas franco de livraison et de
transport;
Garantie/service de maintien si ces conditions ne sont pas comprises dans loffre ;
Ces lments disqualifiant automatiquement un fournisseur peuvent avoir t omis par erreur
(par exemple en ce qui concerne les prestations de service) et il est important de sinformer
si le fournisseur accepterait de les inclure dans son offre si ncessaire. En cas de rponse
ngative, les raisons pour une disqualification automatique pourraient tre maintenues.
Professionnalisation des systmes et risques dvincer les fournisseurs locaux au profit de

grandes socits nationales?
La mise en uvre de normes standard pertinentes aux approvisionnements, ainsi que
lusage de systmes et modles de documents officiels, peuvent entraner lvincement de
petits fournisseurs locaux, incapables de rivaliser avec des socits nationales plus
importantes, par manque de personnel ou de ressources.
Le choix de fournisseurs locaux offre pourtant de nombreux avantages thiques ou
techniques, notamment:
Les fournisseurs locaux sont plus proches du projet et peuvent par consquent fournir
un service de soutien plus rapide

43
Les marchs dapprovisionnement passs avec des fournisseurs locaux profitent
lconomie et population locales et augmente la valeur des actions des
programmes
Les fournisseurs locaux bnficient dune rputation locale qui souffrirait
grandement dune mauvaise mise en uvre dun contrat dapprovisionnement
Il est par consquent important dencourager les fournisseurs locaux participer autant que
possible aux procdures dapprovisionnement. En particulier, dans le cas de procdures
ngocies (jusqu 60,000), le statut de fournisseurs locaux peut tre considr comme un
critre de choix important, dans la mesure o ceux-ci peuvent assurer un service plus
personnel et efficace.
9.2 Tableau comparatif des offres

Le but dun tableau comparatif est de prsenter de faon concise les informations fournies
par les fournisseurs la suite dune demande de devis, dun appel doffres ou dune
manifestation dintrt. Il forme la base du travail entrepris par le comit charg danalyser
les dossiers doffres. Bien que le tableau doive comprendre des informations concernant
laspect financier des offres, il doit aussi inclure des informations importantes concernant
lengagement des fournisseurs envers dautres aspects de la procdure
dapprovisionnement, par exemple les dlais de livraison et les conditions contractuelles. Un
tableau comparatif doit tre utilis pour chaque procdure dapprovisionnement
concernant tout achat suprieur 100 et pour lesquelles deux offres au moins ont t
reues. Un tableau comparatif des offres est obligatoire si les achats sont suprieurs 5,000.
Un tableau comparatif peut se prsenter sous diffrentes formes et des modles (Microsoft
Excel) se trouvent dans les annexes 4, 5 et 6. Cependant un document Microsoft Word peut
galement suffire pour des procdures dapprovisionnement relativement simples.
9.3 Tableau danalyse des offres

Un tableau danalyse des offres prsente des rsultats suivant un niveau prdtermin par
un systme de scores appliqus au tableau comparatif des offres et aux rponses des
fournisseurs. Le comit charg danalyser les offres attribue un score, normalement entre 0 et
5, chaque critre pertinent (dont une liste se trouve dans la section 9.1). Les scores sont
ensuite additionns afin dobtenir un total pour chaque fournisseur. Le choix se porte
gnralement sur le fournisseur ayant obtenu le plus haut score.
Les mrites dun systme bien dfini de scores sont les suivants:
Un guide clair pour le personnel charg de rviser les offres et devis ;
Un tableau clair des rsultats permettant de prendre et justifier des dcisions finales ;
Un tableau clair des rsultats la disposition des fournisseurs sils dsirent questionner les
dcisions finales;
Une justification claire des rsultats lintention des vrificateurs de comptes (ou autres
bailleurs de fonds/chargs danalyse financire) sils dsirent questionner les dcisions
finales.
Table 6 Une suggestion pour un systme de scores
Score Echelle de conformit % compar aux critres dfinis
Pas du tout conforme aux critres

0 0%
dfinis
Conforme seulement dans des

1 Jusqu 50%
parties limites

44
Score Echelle de conformit % compar aux critres dfinis
2 Partiellement conforme bas niveau 50.1% - 75%
Partiellement conforme niveau

3 75.1% - 90%
moyen
Partiellement conforme haut

4 90.1% - 99%
niveau
5 Totalement conforme 100%
Avec le systme, qui se trouve dans Table 6, les scores attribus chaque critre dpendent
du niveau de conformit que chaque fournisseur peut offrir. Ce systme peut tre modifi
pour prendre en compte les besoins de procdures dapprovisionnement spcifiques, mais
le systme de scores doit tre clairement dfini et facile suivre pour chaque membre du
comit danalyse des offres. Le systme de scores permet aussi didentifier facilement les
offres qui ne sont pas conformes plusieurs critres (notamment si le score 0 a t attribu
plus dun critre) et qui par consquent risquent dtre disqualifies.
Au moment de la rvision des offres, le comit en charge doit suivre les critres dvaluation
inclus dans la documentation pertinente du dossier doffres. Un modle de tableau
danalyse des offres (qui doit tre annex au rapport danalyse des offres) se trouve dans les
annexes 6 et 7.
9.4 Pondration
Pour des procdures dapprovisionnement plus complexes ou importantes, il est souvent utile
demployer un systme de scores pondrs (parfois appel analyse base sur un classement
pondr). Cette mthode attribue plus dimportance certains critres qu dautres. La
pondration ne peut tre utilise que si les offres ont dj t slectionnes suivant un
systme de scores.
Par exemple, pour une offre avec sept catgories de critres, une analyse base seulement
sur un systme de scores attribue chaque catgorie un coefficient de 14.3% (7 x 14.3% =
100%). Cependant une analyse pondre peut attribuer une plus grande importance un
ou plusieurs critres dfinis, par exemple en privilgiant les aspects techniques, financiers et
logistiques :
Aspect technique et capacit 25%

Aspect financier 25%
Logistique 20%
Stratgie organisationnelle et qualit 15%
Administration 5%
Normes thiques et environnementales 5%
Considrations supplmentaires 5%
Un systme de pondration requiert lusage de Microsoft Excel (ou un systme quivalent)

afin de pouvoir automatiser les calculs. Lannexe 6 (feuille 3c analyse doffres pondre)
contient un modle qui calcule automatiquement un total pondr sur la base des scores
indiqus dans le tableau danalyse doffres.
Le total cumulatif et pondr des scores sert identifier le fournisseur le mieux appropri aux
exigences des procdures dapprovisionnement.

45
9.5 Comit danalyse des offres
1. Raisons dtre
Un comit danalyse des offres a une fonction trs importante, car il permet de maintenir un
bon niveau de transparence et de responsabilit dans les procdures dapprovisionnement
et il assure que les processus soient bien compris et dment suivis. Le comit danalyse
doffres analyse et approuve le choix des fournisseurs.
La nomination dun comit danalyse des offres assure aussi que tous les facteurs pertinents
soient tenus en compte par un groupe de personnes comptentes et garantit de ce fait le
principe de transparence tout en empchant quiconque de prendre des dcisions
unilatrales finales.
2. Participants
Le comit danalyse des offres doit consister dau moins 3 personnes, qui tiennent les rles
suivants:
Un prsident nomm qui est responsable du comit. Cest un membre qui a le droit de
vote ;
Un secrtaire nomm qui doit tre nomm pour chaque runion. Cest un membre
charg de noter le procs-verbal et les dcisions prises lors dune runion et qui a aussi le
droit de vote ;
Autre(s) membre(s) dots du droit de vote il est recommand davoir un nombre
impair de participants pour faciliter le processus de vote;
Un membre du personnel charg des achats - qui peut fournir des clarifications, la
documentation pertinente et le tableau comparatif des offres, sans pouvoir cependant
voter. Si ncessaire ou appropri, il est possible de demander cette personne de
quitter la runion lors du processus de vote ;
Consultants ou employs en matire technique qui peuvent tre ncessaires pour des
activits dapprovisionnement spcifiques et qui doivent tre par consquent
convoqus aux runions et dots du droit de vote. Ces personnes peuvent provenir
dautres organisations (par exemple un employ spcialis dans le domaine mdical
capable de conseiller en matire dachat de mdicaments ou de contrles de qualit) ;
elles peuvent aussi provenir du personnel technique de CAFOD ou des partenaires (par
exemple un nutritionniste ou un ingnieur).
Note: Il est normal, particulirement au sein de socits trs hirarchiques, que les dcisions
soient prises par les membres du personnel plus expriments ou gs ; par contraste, les
membres du personnel moins expriments ou plus jeunes ne peuvent faire que des
recommandations. Lusage dun comit danalyse des offres, et lobligation que toutes les
dcisions soient clairement documentes et justifies par au moins trois membres, peuvent
minimiser linfluence de membres individuels lors de procdures dapprovisionnement.
3. Raisons, frquences et rles des runions dun comit danalyse des offres
Un comit danalyse des offres doit se runir pour traiter de tout achat dont la valeur totale
est suprieure 5,000 et il doit tre convoqu diffrentes phases de lapprovisionnement.
Ce comit a cinq rles principaux qui sont les suivants:
1. Confirmer la liste des fournisseurs prslectionns le personnel charg des achats
doit fournir au comit une liste de fournisseurs jugs suffisamment comptents pour
recevoir les demandes de devis ou les appels doffres. Le comit doit considrer
toutes les justifications donnes pour le choix des fournisseurs prslectionns ; il a
aussi la responsabilit dapprouver ou de modifier la liste des fournisseurs
prslectionns.

46
2. Tenir une runion douverture des offres pour les achats suprieurs 5,000, les offres
doivent tre reues dans des enveloppes cachetes et mises en lieu sr jusqu la
runion douverture des offres. Les fournisseurs, qui ont soumis une offre, peuvent tre
invits cette runion mais ne sont pas autoriss prendre part aux conversations qui
sensuivent.
3. Analyser les offres soumises et choisir le(s) meilleur(s) fournisseur(s) pour les achats
suprieurs 5,000, le comit doit se runir pour considrer tous les devis et offres
reus ; il doit galement choisir et approuver les fournisseurs slectionns pour chaque
besoin dapprovisionnement. Le comit est responsable danalyser soigneusement
toutes les offres afin de pouvoir identifier les meilleurs fournisseurs.
4. Coordonner lobtention dinformations ou de clarifications supplmentaires si une
dcision ne peut pas tre prise lors de la premire runion, le comit doit organiser des
visites ou des discussions supplmentaires avec de fournisseurs spcifiques ; la suite
de ces dmarches, le comit doit alors se runir une nouvelle fois pour considrer ces
nouvelles informations avant de prendre une dcision finale.
5. Contrler le processus des procdures dapprovisionnement - le comit doit sassurer
que les procdures dapprovisionnement appropries soient suivies en bonne et due
forme. Il doit aussi sassurer que toute la documentation pertinente soit fournie, revue,
approuve et autorise. Il doit enfin sassurer que les procdures dapprovisionnement
appropries soient mises en uvre correctement, notamment en analysant toute la
documentation pertinente des dossiers soumis ainsi quen contrlant la mise en uvre
de tous les processus et activits pertinentes.
Comits danalyse des offres et partenaires

Les partenaires utilisent parfois des systmes danalyse doffres qui ne sont formaliss par
une structure officielle. Par exemple, ils peuvent dcider danalyser les offres et prendre des
dcisions concernant les achats pertinents au cours dune runion gnrale des employs.
Pour autant que les dcisions dachats soient convenues et documentes par au moins trois
membres comptents du personnel, cette faon de faire satisfait les critre pertinents un
comit danalyse des offres.
4. Documentation pertinente aux runions dun comit danalyse des offres

Les runions de comit doivent tre documentes soigneusement et correctement afin de
consigner les informations importantes, telles que dcisions prises et justifications. Table 7 ci-
dessous contient un rsum des exigences requises en matire de documentation.
Il y a trois documents principaux que les comits doivent remplir afin dassurer que la
documentation pertinente leurs activits soit complte. Des modles de ces 3 documents
se trouvent dans les annexes de ce manuel.
Rapport de la runion douverture des offres il doit tre complt aprs que le comit
ait ouvert les offres soumises et scelles. Les dtails de ce rapport se trouvent dans la
section 13.0 et un modle dans lannexe 6.
Dclaration dimpartialit: les conflits dintrts doivent tre vits et le personnel ne doit
pas se sentir dans lobligation envers des fournisseurs particuliers. Les employs
directement responsables des achats et les membres du comit danalyse des offres ne
doivent avoir aucune relation personnelle ou familiale, ainsi que des obligations ou
relations dordre financier avec des fournisseurs particuliers, ce qui pourrait
compromettre leurs objectivits ou liberts de choix. Chaque membre du comit doit
par consquent signer une dclaration dimpartialit la runion douverture des offres,
ds que les offres scelles sont ouvertes.
- Un modle de dclaration dimpartialit se trouve dans lannexe 4 de ce manuel;
- Le personnel charg des achats doit aussi signer cette dclaration ;

47
- Tout participant, consultant ou conseiller technique participant aux runions du
comit doit aussi signer cette dclaration;
- Au dbut de chaque runion, il est important de rappeler aux participants quils sont
tenus de dclarer tout changement pouvant affecter leur tat dimpartialit.
Rapport du comit danalyse des offres - un rapport doit tre rdig lors de la revue et
de lanalyse des offres soumises. Comme mentionn dans la section prcdente, ceci
est particulirement important quand un systme de scores est utilis et quand les offres
sont complexes notamment dans les procdures dappel doffres. Les dtails de ce
rapport se trouvent dans la section 13.0 et un modle dans les annexes 6 et 7. Le rapport
contient galement un tableau comparatif des offres.
La documentation des runions du comit comprend aussi:
Les procs-verbaux des runions: la documentation pour chaque runion doit
comprendre lordre du jour, le procs-verbal, les dcisions prises et le nom des
participants;
- Les membres du comit doivent nommer un secrtaire responsable de consigner le
procs-verbal, les actions identifies spcifiquement et la personne charge de les
mettre en uvre, ainsi que toutes les dcisions et leurs justifications ;
- Les procs-verbaux et rapports de runions doivent tre conservs avec les
dclarations dimpartialit signes en bonne et due forme.
Points de contact et informations supplmentaires obtenues auprs des fournisseurs: si
ncessaire, le comit doit nommer une personne responsable des contacts et
conversations supplmentaires avec les fournisseurs. Cette personne doit documenter
toutes communications et conversations avec les fournisseurs et fournir un rapport aux
membres du comit lors de runions suivantes ;
- Toutes les visites de fournisseurs doivent tre faites par un membre du personnel
charg des contacts, ou par un membre du comit ; les dtails de ces visites
(notamment en ce qui concerne les participants, les dates, les lieux, les observations)
doivent tre consigns et ensuite communiqus aux membres du comit lors de
runions suivantes.

48
Table 7 Raisons et frquences, considrations et documentation des runions des comits danalyse doffres
TACHES PRINCIPALES CONSIDERATIONS DOCUMENTATION DE REFERENCE REQUISE Notes
Runion pour confirmer les Sassurer que 3 fournisseurs au minimum aient Procs-verbaux des runions comprenant
listes de fournisseurs t contacts si ce nest pas le cas, demander notamment les dcisions prises et leurs
prslectionns pourquoi justifications: il faut aussi sassurer que tous les
membres du comit signent les procs-verbaux.
Identifier les fournisseurs prslectionns et
demander les raisons de ce choix
Dcider si la slection des fournisseurs est

suffisamment large en considrant la
provenance des fournisseurs, la marque de
produits quils offrent et leurs activits
professionnelles rcentes
Dcider si le choix de procdure

dapprovisionnement est appropri pour les
achats considrs
Runions pour ouvrir les offres Dcider si les offres soumises ont t reues en Rapport de la runion douverture des offres Les fournisseurs ayant soumis
soumises scelles bonne et due forme, notamment en ce qui (modle dans les annexes 6 et 7). une offre peuvent assister aux
concerne la ponctualit et conformit (les offres runions
doivent tre remises au comit dans des Procs-verbaux des runions comprenant
enveloppes scelles) notamment les dcisions prises et leurs
justifications: il faut aussi sassurer que tous les
membres du comit signent les procs-verbaux.
Dcider si certaines offres ne sont pas
compltes, notamment si des chantillons requis Les membres doivent aussi signer une
nont pas t soumis dclaration dimpartialit.
Runions pour analyser les Analyser le tableau comparatif des offres ainsi Tableau comparatif des offres prpar par le Le personnel charg des achats
offres soumises et choisir les que toute la documentation pertinente personnel charg des achats ce document doit peut assister aux runions pour
meilleurs fournisseurs saisir toutes les informations mais il ne doit pas apporter clarification, mais il
recommander une dcision particulire. nest pas dot du droit de vote
Analyser les facteurs pertinents, tels que rapport Voir la liste des considrations dans la section
qualit/prix, prix, qualit, fiabilit des 9.1.
fournisseurs et dlais de livraison
Identifier si certaines informations manquent Procs-verbaux des runions comprenant

avant de pouvoir prendre une dcision finale et notamment les dcisions prises et leurs
si ncessaire, nommer une personne justifications: il faut aussi sassurer que tous les
9.0 Tableau de comparaison et danalyse des offres 49

TACHES PRINCIPALES CONSIDERATIONS DOCUMENTATION DE REFERENCE REQUISE Notes
responsable des contacts et discussions membres du comit signent les procs-verbaux.
supplmentaires avec les fournisseurs ;
organiser une runion subsquente entre les Rapport de lanalyse des offres (modle dans les
deux parties annexes 6 et 7)
Runions pour coordonner Si une dcision finale ne peut pas tre prise lors Toutes runions et visites doivent tre
lobtention dinformations ou de dune seule runion, le comit peut nommer un documentes
clarifications supplmentaires de ses membres pour obtenir les informations
auprs des fournisseurs supplmentaires ncessaires auprs des
fournisseurs
Nommer un membre du comit pour soccuper

dobtenir plus dinformations auprs des
fournisseurs
Identifier les informations ncessaires Si des visites auprs des

supplmentaires et comment les obtenir ; fixer fournisseurs sont prvues,
dates de visites et mthodes (par exemple, sassurer que deux membres au
entrevues, conversations tlphoniques ou minimum y prennent part et
emails, etc.) compltent un rapport en bonne
et due forme
Runions pour contrler le Contrler que la procdure Utiliser la table des niveaux dautorisation des
processus dapprovisionnement dapprovisionnement choisie soit suivie en procdures (Table 1 de ce manuel) pour
bonne et due forme sassurer que la procdure correcte a t suivie
Dans le cas dappel doffres, dcider sil doit tre en bonne et due forme
ouvert ou restreint
Contrler que le processus soit gr Utiliser les organigrammes des annexes 5, 6 et 7

correctement pour sassurer que chaque phase a t suivie en
bonne et due forme
Considrer toutes divergences ou drogations et Complter un rapport des activits du comit

les approuver documentant le processus suivi et toutes les
dcisions prises
9.0 Tableau de comparaison et danalyse des offres 50

10.0 DEMANDE DE CLARIFICATIONS AUPRES DES FOURNISSEURS
10.1 Pourquoi ce processus est-il ncessaire

Dans des circonstances idales, un comit danalyse des offres devrait pouvoir, sur la base
dune analyse approfondie de tous les documents soumis par des fournisseurs comptents,
prendre les dcisions finales afin de pouvoir attribuer les contrats dachat aux
soumissionnaires les plus appropris.
En ralit et dans la majorit des cas, il est ncessaire de poser aux fournisseurs des
questions supplmentaires ou dobtenir certaines assurances et clarifications avant de
pouvoir choisir dfinitivement les meilleurs fournisseurs ceci peut entraner une rouverture
partielle ou totale du processus dappel doffres. Si toutes les offres non conformes, mme
lgrement non conformes, taient toutes soit rejetes soit disqualifies, il ne resterait
souvent pas suffisamment doffres conformes pour continuer le processus ; la procdure
dapprovisionnement en question serait donc mise en risque dchec. Cest pour cette
raison quun certain nombre de clarifications doivent souvent tre obtenues auprs des
fournisseurs afin que le processus puisse continue se drouler normalement.
Les raisons pour lesquelles les offres sont parfois incompltes et le choix final de fournisseurs
impossible sont les suivantes :
Les spcifications (cahier de charges) ntaient pas assez claires dans ce cas, tous les
fournisseurs doivent nouveau soumettre des offres selon les nouvelles spcifications;
Les fournisseurs ont mal compris les spcifications dans ce cas, les fournisseurs doivent
ou bien soumettre une nouvelle offre partielle concernant les articles estims
incorrectement dans la premire offre, ou bien resoumettre un dossier complet, la suite
dune explication plus dtaille des spcifications ;
Les fournisseurs ont omis certains lments pertinents leurs offres (concernant par
exemple les garanties et conditions de transport etc.) dans ce cas, les fournisseurs
doivent resoumettre leurs offres tout en incluant ces lments manquant auparavant ;
A la suite de lanalyse des offres, il est ncessaire de changer les spcifications,
quantits, priode ncessaire pour lapprovisionnement ou autres facteurs dans ce cas,
tous les fournisseurs doivent resoumettre une nouvelle offre selon les nouvelles
spcifications.
Afin de pouvoir identifier des fournisseurs appropris et assurer que toutes les informations
soient reues et traites en bonne et due forme, il est souvent ncessaire dobtenir des
clarifications supplmentaires. Ce processus peut mettre en danger les normes de
transparence et dimpartialit. Il est donc important que toutes les discussions avec les
fournisseurs dans le but dobtenir des informations supplmentaires soient menes dune
faon transparente et qu'elles soient documentes avec soin.
Les discussions de clarification, quelles se passent face face, ou par lettres ou emails,
doivent inclure tous les fournisseurs ligibles afin quils aient la mme occasion de clarifier ou
de modifier les offres quils ont soumises. Il nest pas ncessaire que ces discussions prennent
part en mme temps avec tous les fournisseurs; elles peuvent prendre place individuellement
avec chaque fournisseur.
Les fournisseurs clairement inligibles peuvent tre limins de la liste des candidats et il nest
pas ncessaire davoir dautres contacts avec eux. Les dtails pertinents ces candidats
inligibles doivent tre documents dans les rapports sur louverture et lanalyse des offres.
10.2 Comment grer les conversations de clarification avec les fournisseurs

Faisant suite une analyse initiale des offres soumises, et si ncessaire, une priode de
clarification peut prendre place. Lors de ce processus, les rgles basiques suivantes doivent
tre observes:
10.0 Demande de clarification auprs des fournisseurs

51
Communications toutes communications avec les fournisseurs doivent tre faites par
crit ou par emails et les copies doivent tre classes dans le rapport final des appels
doffres. Dans le cas de conversations par tlphone, celles-ci doivent tre documentes
en bonne et due forme ;
Personne de contact dlgue- le prsident du comit danalyse des offres doit
nommer une personne de contact pour toutes les communications avec les fournisseurs.
La personne la plus approprie est celle qui est charge des approvisionnements, mais
tout autre membre du comit peut aussi remplir cette fonction ;
Documentation la personne de contact doit documenter toutes les communications
avec les fournisseurs et les conserver avec les autres annexes pertinentes du rapport
densemble ;
Runions de clarification elles prennent place avec les fournisseurs dans le bureau de
lacheteur (par exemple CAFOD ou un partenaire) et des procs-verbaux dtaills
doivent tre produits. Ceux-ci seront conservs en annexe dans le rapport densemble
final de lanalyse des offres ;
Questions poses - tous les fournisseurs ligibles doivent avoir connaissance pralable
des questions discutes, mme celles qui ne leur sont pas directement adresses. {Ce
processus requiert donc un certain pragmatisme. Par exemple, si les questions
concernent une vingtaine de produits qui font lobjet dun seul appel doffres, il convient
dinformer les fournisseurs prsents des questions proposes, mais il suffit de les adresser
seulement aux soumissionnaires particuliers dont les offres ne sont pas suffisamment
claires];
Engagement du comit danalyse des offres - le comit doit rester compltement
engag durant toutes les phases des ngociations afin dassurer quaucune dcision
unilatrale ne soit prise par la personne de contact et les fournisseurs ;
Runions supplmentaires du comit - le comit doit considrer toutes les informations
additionnelles ou supplmentaires lors de runions ultrieures qui seront documentes
par des procs-verbaux en bonne et due forme.
10.3 Ce quIL NE FAUT PAS discuter avec les fournisseurs

Lors de discussions de clarification concernant certains dtails des offres des fournisseurs, il
nest pas correct de discuter certaines choses, notamment:
Les informations fournies par un soumissionnaire ne doivent pas tre communiques un
autre, dans lespoir de faire baisser les prix, ou damliorer les dlais de livraison ou les
conditions dun contrat ceci constitue un abus de confidentialit et de transparence;
Des ngociations individuelles avec un fournisseur ne doivent pas prendre place dans le
but de demander et dobtenir une amlioration des conditions du contrat ou de
diminuer le prix soumis par rapport dautres offres dj soumises. Il est par contre
raisonnable dinviter tous les fournisseurs ligibles re-soumissionner une offre plus
comptitive voir 10.5 ci-dessous.
10.4 Points sur lesquels les discussions de clarification doivent se concentrer

Les discussions doivent se concentrer sur lobtention des dtails, informations et assurances
supplmentaires suivantes :
Les dtails donns par les fournisseurs sont corrects et prcis et apportent les clarifications
ncessaires supplmentaires pour corriger des informations contradictoires ou incorrectes
donnes auparavant ;
Les fournisseurs ont une comprhension complte des informations requises et des
conditions de contrat pertinentes aux appels doffres ou demande de devis ;
Les fournisseurs ont maintenant fourni toutes les informations requises, et leur soumission
est complte.

52
10.5 Comment grer les discussions qui traitent de laspect purement financier des
offres soumises
A lexception dachats relativement simples, il est probable que les discussions de
clarification avec les fournisseurs aient un impact direct ou indirect sur les prix indiqus dans
leurs soumissions doffres (notamment en ce qui concerne les cots de transport, les
conditions de contrat ou les spcifications supplmentaires). Il est par consquent important
davoir un mcanisme quitable et transparent qui permette aux fournisseurs de rviser leurs
offres tout en expliquant pourquoi les prix ont chang (soit en augmentation soit en
diminution).
Par contre, il est inacceptable de discuter individuellement avec des fournisseurs sur la
manire de rendre leurs offres encore plus intressantes et comptitives.
Lappel doffres ouvert en particulier doit tre gr avec beaucoup de comptence car il
pourrait tre invalid si tous les fournisseurs ne sont pas traits dune faon quitable.
10.6 Risques inhrents des discussions de clarification

Ces risques existent et le personnel charg du processus de clarification doit en tre
conscient pour essayer den attnuer les effets. Un certain nombre de risques principaux
peuvent tre vits si le personnel en charge en est conscient et sil maintient une bonne
documentation et un systme de communication prcis. Certain de ces risques et leurs
facteurs attnuants peuvent tre les suivants :
Fixation des prix dcide par les fournisseurs - les fournisseurs ngocient entre eux un prix
fix avant ou pendant les discussions de clarification:
- Attnuation: obtenir des offres dun grand nombre de fournisseurs locaux, ainsi que
des fournisseurs rgionaux ou tablis dans des districts et ville voisines;
- Attnuation: sassurer que les discussions se concentrent sur des points de clarification
plutt que sur loccasion donne aux fournisseurs de rengocier ou repenser leurs
soumissions.
Plaintes des fournisseurs - les fournisseurs se plaignent de traitement ingal ou de faveur
envers dautres fournisseurs queux mmes :
- Attnuation: sassurer que tous les fournisseurs reoivent la mme occasion de fournir
des informations additionnelles ou supplmentaires;
- Attnuation: maintenir un systme de communication prcis et documenter toutes
les discussions entre la personne de contact dlgue (un employ de CAFOD ou
des partenaires) et les fournisseurs.
Compromission du processus - bien que les procdures dappels doffres ou de
demandes de devis aient t mises en uvre correctement, il arrive parfois quun
manque de transparence ou de responsabilit durant les discussions ultrieures
compromettent compltement le processus:
- Attnuation: une documentation prcise de toutes les discussions doit tre
maintenue et annexe, en tant que justification, la dcision finale concernant le
choix des fournisseurs ;
- Attnuation: le comit danalyse des offres doit se runir rgulirement pour sassurer
quaucune discussion unilatrale ne prenne place entre les fournisseurs et la
personne de contact dlgue.
Indcision persistante malgr lapport de clarifications il peut arriver que le comit
danalyse des offres continue avoir de la difficult choisir un fournisseur parce que
toutes les offres se ressemblent :
- Attnuation: obtenir des rfrences dtailles pour chaque fournisseur sassurer que
les rfrences soient valides, exactes et pertinentes aux types dachats requis

53
(dautres ONGs peuvent souvent fournir de telles rfrences sur les fournisseurs en
question et avec lesquels elles ont eu des contacts professionnels rcents);
- Attnuation: des membres dlgus du comit danalyse des offres peuvent visiter
les bureaux et entrepts des fournisseurs ayant soumis les offres les plus intressantes
pour voir leurs installations, personnel et bureaux. Toutes les visites doivent tre
rapportes et documentes, en indiquant notamment les fournisseurs visits, les
personnes visitantes, les dates, et toutes observations ou dcision prises;
- Attnuation: lutilisation dun systme de scores pondrs produit une analyse plus
prcise des offres et permet didentifier les diffrences entre les offres soumises mme
si elles sont trs semblables entre elles (notamment en ce qui concerne les prix et
marques des produits, etc.). La comparaison de chaque lment des offres permet
de prendre plus facilement une dcision finale.
NOTE: principaux points pour obtenir des clarifications auprs des fournisseurs :
Le but dune phase de clarification est dobtenir le meilleur contrat dachat possible
dans une situation mutuellement bnfique (win-win), soit pour les fournisseurs, soit
pour CAFOD ou les partenaires de mise en uvre ; le rsultat final doit accorder aux
fournisseurs un bnfice raisonnable et CAFOD ou les partenaires une prestation de
haute qualit ;
Afin dassurer que ce processus soit transparent et de limiter les zones dombre
inhrentes aux processus de ngociation et de clarification, il est important de
documenter en bonne et due forme toutes les discussions ;
Cette phase NEST PAS une occasion de ngocier un meilleur prix ou de meilleures
conditions de contrat avec un fournisseur individuel;
Il est acceptable dinviter tous les fournisseurs resoumettre leurs offres bases sur
une meilleure comprhension des exigences requises. Dans ce cas, les changements
de prix (soit en augmentation, soit en diminution) doivent tre clairement expliqus ;
Il est essentiel dtre au courant de ces risques inhrents et den tenir compte afin de
pouvoir mener les conversations avec les fournisseurs de la faon la plus transparente
possible.
Ces principaux points sont utiles pour tout processus de clarification pertinent aux
procdures dapprovisionnement, quelles soient des procdures ngocies ou des appels
doffres ouverts ou restreints.

54
11.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT: PROCEDURES NEGOCIEES

La procdure ngocie est la plus simple et celle que CAFOD ou ses partenaires de mise en
uvre utilisent le plus couramment.
Dans cette procdure, trois fournisseurs au moins sont contacts simultanment et par crit,
et invits soumettre une offre pour le contrat dapprovisionnement, mais la procdure ne
fait pas lobjet dune publication. CAFOD ou les partenaires peuvent choisir les fournisseurs
quils dcident de contacter. Pour assurer la transparence, la demande de devis doit tre
envoye par crit aux fournisseurs choisis. Il est parfois impossible de trouver trois fournisseurs
appropris; dans ce cas, une documentation pertinente doit tre fournie pour expliquer
cette situation. Voir la section 24.0 au sujet des drogations et la section 12.0 au sujet des
procdures ngocies bases sur une seule offre.
11.2 Quand choisir cette procdure

Une procdure ngocie doit tre choisie quand la valeur totale du contrat ou des achats
se trouve entre 100 et 60,000 (ou une valeur quivalente en monnaies locales).
NOTE: pour les achats infrieurs 100, il suffit de suivre la procdure mise en place pour la
petite caisse et de faire approuver les achats par les autorits dlgues.
Il existe trois niveaux de procdures ngocies, bases sur la valeur totale des achats
darticles/vivres, services ou travaux:
Pour des achats entre 101 et 1,000, les dcisions peuvent tre prises par le personnel
ayant requis les articles ou le charg des approvisionnements et le charg de budget.
Les autorisations dachat doivent tre obtenues auprs des pouvoirs dlgus pertinents.
Une seule offre obtenue auprs dun seul fournisseur suffit, mais une note expliquant ce
processus et le choix du fournisseur en question doit tre annexe au dossier de la
procdure dapprovisionnement ;
Pour des achats entre 1,001 et 5,000, les dcisions peuvent tre prises par le personnel
ayant requis les articles ou le charg des approvisionnements et le charg de budget.
Les autorisations dachat doivent tre obtenues auprs des pouvoirs dlgus pertinents.
Les tapes normales de procdure ngocie, telles quelles sont dcrites ci-dessous,
doivent tre suivies ;
Pour des achats entre 5,001 et 60,000, le charg des approvisionnements doit
convoquer une runion du comit danalyse des offres pour slectionner, choisir et
approuver les fournisseurs. Ce comit doit comprendre au moins trois membres,
notamment un prsident dment nomm, un secrtaire et un autre membre dot du
droit de vote - voir la section 9.5 pour des dtails supplmentaires. Le charg
dapprovisionnement peut assister aux runions pour prsenter les clarifications
ncessaires et le tableau comparatif des offres, mais il na pas le droit de prendre part
aux votes.
NOTE: Pour les achats entre 100 et 60,000, la procdure ngocie est la procdure
minimum utiliser. Si les circonstances sont telles quune procdure plus rigoureuse,
notamment un appel doffres, paraisse mieux appropri, cela peut se faire mme si la valeur
totale des achats est infrieure aux montants cits ci-dessus. Par exemple, pour des achats
infrieurs 60,000, et si CAFOD ou les partenaires ne connaissent pas particulirement les
fournisseurs potentiels darticles/vivres ou services spcifiques, il peut tre appropri dutiliser
un appel doffres ouvert plutt quune procdure ngocie. Un appel doffres ouvert, par sa
nature, permet didentifier de nombreux fournisseurs disponibles et intresss. Dans ce cas, il
nest pas ncessaire dobtenir une drogation pour pouvoir utiliser une procdure plus
rigoureuse.
11.0 Procdures dapprovisionnement: procdures ngocies

55
La section suivante explique comment une procdure ngocie se droule et quels sont les
documents pertinents remplir pour adhrer au mieux au processus.
11.3 Le processus de procdures ngocies

Des modles de formulaires standards utiliss lors de procdures dapprovisionnement
ngocies se trouvent dans les annexes 5 Modles pour procdures ngocies. Ces
modles expliquent les diffrents types et normes de documentations requises.
11.4 PARTIE A: Prparation

ETAPE 1a: Prparation de spcifications dtailles
Il est important de sassurer que les spcifications pertinentes chaque article requis soient
prcises et quelles incluent quantit et type requis. La personne ayant initi une procdure
dapprovisionnement (notamment le charg de projet ou celui des programmes de
dveloppement de moyens dexistence, etc.) doit sassurer que toutes les informations
possibles au sujet des articles requis soient disponibles.
Une description des objets requis trs prcise facilite une livraison en bonne et due forme et
dans les dlais prescrits. Les spcifications dtailles doivent tre notes dans les formulaires
de rquisition dachat.
Table 8 ci-dessous suggre comment et o obtenir des spcifications dtailles.
Table 8 Comment obtenir des spcifications dtailles
Obtention de spcifications dtailles afin de pouvoir prparer une rquisition dachat et

une demande de devis
Les informations ncessaires portent sur les points suivants :
Prix;
Quantit;
Type dachats;
Cahier de charges (grandeur, poids, couleur, capacit, etc.);
NOTE: dune faon gnrale, les spcifications ne doivent pas nommer une marque
particulire de produits car cela pourrait nuire au principe dinclusion de tous les
soumissionnaires. Par contre, en ce qui concerne les mdicaments, il est possible de spcifier
des marques particulires.
Comment obtenir ces informations?
Les informations concernant les prix et spcifications se trouvent en:
consultant le budget approuv;
vrifiant par recoupement des achats similaires rcents si possible;
contrlant les prix de march locaux;
sadressant auprs dautres sources dinformations dans les lieux ou villes voisines.
Il est normal que de longues discussions sensuivent entre le personnel charg des achats ou
des procdures dapprovisionnement pour pouvoir tablir et prendre une dcision finale sur
les spcifications pertinentes (pour des approvisionnements ou des contrats dachat
darticle/vivres ou de travaux) ou les exposs du travail requis (dans le cas
dapprovisionnement en services).
Ces discussions forment la base du processus dobtention de spcifications concernant les
produits requis.
NOTE: il est important que les fournisseurs sachent que ce processus dobtention
dinformations nest ni une demande de devis ni un engagement dachat envers un
fournisseur particulier.

56
Etape 1b: Complter et obtenir une approbation pour une rquisition dachat
Ds que les spcifications pertinentes aux articles/vivres, services ou travaux requis sont
dcides, un formulaire de rquisition dachat peut tre complt. Ce formulaire est utilis
par nimporte quel membre du personnel charg de projets pour identifier, requrir ou initier
une demande dapprovisionnement. Lapprovisionnement de matriels de bureaux ou de
programmes doit se conformer aux activits du projet et au budget approuv. Le formulaire
de rquisition dachat permet de vrifier que ce type dapprovisionnement est possible et il
doit tre contrl par le charg de budget. Le formulaire de rquisition dachat contient les
dtails pertinents aux articles requis, la quantit, le budget concern et une estimation du
prix.
Le formulaire de rquisition dachat est complt par le membre du personnel ayant initi la
demande, le charg de budget par exemple; il est ensuite analys par le charg des
approvisionnements dans le but de vrifier le prix estim ou de le remplacer par le prix rel,
ainsi que de contrler si les articles requis sont ventuellement dj en stock. Le charg de
budget doit vrifier que la valeur des achats soit dans les limites du budget et que les fonds
ncessaires soient disponibles dans le budget en question; il doit aussi approuver la
rquisition dachat et charger le personnel de logistique ou dapprovisionnement de la mise
en uvre.
Finalement, le pouvoir dlgu autorise les achats, tout en ayant vrifi que les besoins
soient lgitimes et que le programme ait les fonds ncessaires pour les couvrir. Le formulaire
de rquisition dachat, dment sign, est alors rendu au personnel charg des
approvisionnements qui peut ainsi passer la phase suivante de la procdure.
Sans les approbations, autorisations et contrles ncessaires, aucune procdure
dapprovisionnement ne peut prendre place.
NOTE: un formulaire de rquisition dachat, approuv en bonne et due forme, est le point de
dpart de tout approvisionnement.
11.5 PARTIE B: Slection des fournisseurs

Etape 2: Slectionner les fournisseurs invits soumettre une offre
Ds que le formulaire de rquisition dachat est autoris, le personnel charg des
approvisionnements doit slectionner les fournisseurs qui seront invits soumettre une offre
une liste comprenant au moins trois noms doit tre rdige. Cette liste doit tre prcise et
doit expliquer clairement les raisons du choix de certains fournisseurs et pas dautres.
Si la valeur totale des achats est suprieure 5,000, un comit danalyse des offres doit
contrler et approuver la liste des fournisseurs prslectionns, ainsi que les justifications de
ce choix, avant que les demandes de devis soient communiques. Sil nest pas possible de
slectionner au moins trois fournisseurs, une note explicative doit tre jointe au dossier de la
procdure.
Table 9 ci-dessous suggre comment identifier des fournisseurs appropris.
Table 9 Comment identifier les fournisseurs invits soumettre une offre
Comment identifier les fournisseurs invits soumettre une offre?

Le personnel charg des approvisionnements doit envoyer les demandes de devis 3
fournisseurs au minimum.
Dans une procdure ngocie, les fournisseurs peuvent tre des oprateurs commerciaux
sur le plan local, autant que national ou rgional, selon les produits et quantits requises.
Dune faon gnrale, ces fournisseurs peuvent :
avoir dj fourni des produits similaires;
avoir t recommands par dautres, notamment par dautres ONG ou les
partenaires ;

57
tre dj connus des partenaires et / ou de CAFOD;
avoir t identifis grce une tude de march (par exemple la phase 1 des
spcifications).
Il est important de ne pas toujours utiliser les mmes fournisseurs car cela peut donner
limpression que le processus nest pas quitable envers dautres fournisseurs.
Recommandations: il est recommand que les bureaux locaux gardent une base de
donnes ou une liste des fournisseurs sur le plan local et national, indiquant leurs champs
dexpertise, les services quils offrent et toutes autres informations utiles notamment des
commentaires pertinents dans le cas o un fournisseur nest pas jug appropri ou digne de
confiance. Ces listes, mises jour rgulirement, sont utiles pour identifier des fournisseurs
comptents qui seront en suite invits soumettre leurs offres.
11.6 PARTIE C: Demande de devis et analyse subsquente

Etape 3a: Prparer et communiquer aux fournisseurs prslectionns une demande de devis
Ds que les fournisseurs ont t prslectionns et approuvs par le comit danalyse des
offres (si la valeur totale des achats est suprieure 5,000), le personnel charg des
approvisionnements doit complter une demande de devis celle-ci peut prendre la forme
du modle qui se trouve dans lannexe 5, ou dun document prpar spcifiquement pour
la procdure dapprovisionnement. Le charg dapprovisionnement doit indiquer toutes les
spcifications dtailles des produits requis, dtails et lieux des livraisons, et tous les autres
critres requis.
La demande de devis peut tre modifie selon les besoins et le modle dans lannexe 5
suggre dautres dispositions (par exemple les cots demballage, TVA comprise ou non6,
exemption de la TVA, certification des fournisseurs7, possibilit de voir des chantillons, dates
de livraison, date de validit des offres, etc.).
Un questionnaire standard, lintention des fournisseurs, peut aussi tre utilis en
complment de la demande de devis. Ceci peut tre utile particulirement pour des achats
plus consquents (dont la valeur totale est suprieure 5,000) ; un questionnaire permet de
mieux se rendre compte des moyens et capacits de chaque fournisseur et de considrer
tous les lments des offres, et non pas seulement le prix, comme indiqu dans la section 9.1.
Le questionnaire doit inclure des questions pertinentes au statut professionnel du fournisseur,
la taille de son entreprise, et sa base de clients. Des exemples dun questionnaire standard
simple et dun autre plus approfondi se trouvent dans les annexes 10 de ce manuel.
Si les devis soumis par les fournisseurs sont tous suprieurs 60,000 et sont, par consquent,
plus hauts que prvus et suprieurs aux niveaux dautorisation dune procdure ngocie, le
processus doit tre interrompu et revu.
Il existe alors deux options:
La procdure ngocie en cours doit tre abandonne et un appel doffres mis en
place.
Si les approvisionnements sont urgents, il est possible de demander une drogation afin
de pouvoir continuer la procdure ngocie en cours.
Etape 3b: Recevoir les offres soumises par les fournisseurs
Le personnel charg des achats peut envoyer aux fournisseurs une demande de devis quils
compltent ou remplissent un exemple se trouve dans lannexe 5. Lutilisation dun modle
6
Certains bailleurs de fonds institutionnels (par exemple ECHO) ne paie pas la TVA, moins quil ne soit pas possible den
tre exempt dans le pays daction.
7
Il est recommand de sinformer sur le statut des fournisseurs concernant la TVA et dobtenir, dans le cas chant, leurs
certificats ou franchises de TVA reconnus dans les pays o se trouvent les fournisseurs et les ONG.

58
standard rempli par les fournisseurs facilite ce processus, permet de gagner du temps et
assure que toutes les informations ncessaires soient fournies en bonne et due forme.
Les fournisseurs peuvent aussi soumettre leurs offres dans une lettre contenant toutes les
spcifications et informations ncessaires ou dans un formulaire de devis selon un modle de
leur choix. Dans ce cas, le personnel charg des achats doit sassurer que toutes les
informations pertinentes sont fournies en bonne et due forme.
Il est important que les fournisseurs soient aviss que ce document nest quune demande de
devis, et non pas la confirmation dune commande ni un contrat officiel.
Etape 3c: Convoquer une runion pour ouvrir les offres soumises dune valeur suprieure
5,000.
Pour tout achat suprieur 5,000, un comit doit tre runi pour prendre connaissance de
toutes les offres soumises dans des enveloppes cachetes. Les offres doivent tre ouvertes
en mme temps, un moment prdtermin de faon que chaque fournisseur
soumissionnaire puisse assister cette runion. Par contre, les soumissionnaires ne peuvent
pas assister aux conversations qui sensuivent. Le comit doit dsigner un secrtaire et un
prsident. Le secrtaire est charg de noter le procs-verbal (un exemple du rapport de
louverture des offres se trouve dans lannexe 6). Le procs-verbal doit contenir les
commentaires faits sur toutes les offres et les raisons justifiant leurs rejets, notamment en ce
qui concerne les soumissions reues trop tard ou incorrectes (par exemple une offre soumise
dans une enveloppe ouverte).
Voir la section 9.0 pertinente aux comits douverture des offres, notamment en ce qui
concerne les participants requis, la documentation ncessaire et les actions entreprises par
le dit comit.
Etape 3d: Complter un tableau comparatif des offres et choisir un fournisseur. Si les devis
sont suprieurs 5,000, un comit danalyse des offres est ncessaire
Pour les achats de 1,001 5,000: aprs avoir reu toutes les offres soumises par les
fournisseurs, le personnel charg des achats doit rassembler toutes les informations sur un
tableau comparatif qui permet de comparer et danalyser toutes les informations fournies
par les soumissionnaires, afin que le personnel charg des achats puisse choisir les
fournisseurs les plus appropris.
Un modle de tableau comparatif des offres se trouve dans lannexe 5 ; tout autre
document permettant une comparaison prcise des offres et la justification du choix des
fournisseurs peut aussi tre utilis. Il est recommand dessayer dobtenir plus que trois offres ;
un plus grand choix facilite une bonne pratique de responsabilit et un bon rapport
qualit/prix. Un tableau comparatif permet aussi dajouter des informations ou
considrations supplmentaires pertinentes toutes les informations fournies par les
soumissionnaires doivent tre inclues dans le tableau comparatif.
Pour des achats de 1,001 5,000, le charg des approvisionnements ou le membre du
personnel ayant requis les marchandises doivent requrir lapprobation du charg de
budget en ce qui concerne les achats en question. Cette requte doit justifier clairement le
choix du (des) fournisseur et tre documente en bonne et due forme. Le tableau
comparatif des offres doit tre sign par la personne comptente. Lautorisation dachat
doit tre obtenue auprs du charg de projet pertinent ou du pouvoir dlgu appropri.
Pour les achats entre 5,001 et 60,000: faisant suite la runion douverture des offres, le
personnel charg des achats doit rassembler toutes les informations pertinentes dans un
tableau comparatif et runir le comit danalyse des offres. Le charg des achats assemble
toutes les informations mais il na pas le droit de faire des recommandations spcifiques.
Le comit danalyse des offres doit prendre connaissance du tableau comparatif pour
analyser les informations fournies par les soumissionnaires, avant de choisir des fournisseurs
appropris. Si une ou deux offres seulement ont t reues, le personnel charg des achats
doit expliquer au comit comment les offres ont t obtenues et pourquoi le minimum de
trois offres na pas t atteint. Le comit doit alors soit accepter ces explications, soit
proposer dautres actions. Toutes explications et dcisions doivent tre clairement

59
documentes et le tableau comparatif, ainsi que toutes les informations pertinentes doivent
tre signs par les membres du comit charg de prendre les dcisions.
Comme pour la section 9.3, le comit danalyse des offres doit comprendre au moins trois
membres, notamment un prsident dment nomm, un secrtaire et un autre membre dot
du droit de vote, par exemple le charg de budget. Le charg dapprovisionnement
pertinent peut assister aux runions pour prsenter les clarifications ncessaires et le tableau
comparatif des offres, mais il na pas le droit de prendre part aux votes.
Pour tous les achats analyse des devis ou offres des soumissionnaires : lors des runions
danalyse des offres, le comit doit considrer le tableau comparatif, ainsi que les facteurs
suivants (voir la section 4.0 pour des dtails supplmentaires) :
Bon rapport qualit/prix, sans que le prix soit trop bas
Fiabilit et professionnalisme des fournisseurs lors de contrats dachat prcdents
Qualit des articles/vivres et services
Chronologie propose pour la livraison des articles/vivres, services et travaux
Considrations dontologiques
Impact des achats sur les prix des marchs locaux
Conditions de livraison
Financement provenant dautres institutions
Autres normes et directives
Directives spcifiques de bailleurs de fonds
Les achats peuvent tre rpartis entre plusieurs fournisseurs. Par exemple, si la quantit
requise est trop importante pour un seul fournisseur, ou si plusieurs fournisseurs offrent un
meilleur prix pour des articles spcifiques sur la liste dachats, il est possible de choisir plusieurs
fournisseurs, selon les besoins8. Le personnel charg des achats doit sassurer que toutes les
dcisions et justifications soient clairement documentes sur le tableau comparatif des
offres.
Le charg de budget et le personnel charg des achats, ainsi que tous les membres du
comit danalyse des offres, doivent signer le tableau comparatif et approuver ainsi le choix
des fournisseurs, tout en fournissant les justifications pertinentes.
NOTE: Pour des informations supplmentaires sur la faon de complter un tableau

comparatif, danalyser les offres soumises, et dobtenir des explications supplmentaires
auprs des fournisseurs, veuillez consulter :
La section 9.0 Tableau de comparaison et danalyse des offres
La section 10.0 Demande de clarifications auprs des fournisseurs
11.7 PARTIE D: Contrats dachat

Etape 4 : Prparer et approuver une commande dachat (ou signer un contrat). Informer les
candidats non retenus.
Ds que les fournisseurs ont t choisis, il faut utiliser toutes les informations contenues dans le
tableau comparatif des offres et la demande de devis pour soit complter une commande
dachat, soit prparer un contrat dachat. Une copie signe de ce document sert de
confirmation de commande auprs des fournisseurs.
8
Note: la division dun contrat entre plusieurs fournisseurs peut entraner un cot total plus lev, car des fournisseurs
individuels ne bnficient pas ncessairement des avantages la disposition dun seul fournisseur, capable de ngocier des
prix pour des achats en grosse quantit.

60
Il faut sassurer que les conditions de paiements, les amendes en cas de non-conformit et
les lieux et dates des livraisons soient clairement indiqus dans ce document. Les
commandes dachat autorisent les fournisseurs livrer et facturer les articles/vivres ou
services commands ; elles engagent aussi leur responsabilit envers la quantit et valeur
des produits commands, ainsi que le respect des conditions de livraison. Les commandes
dachat, dment signes par les fournisseurs, sont aussi des contrats.
Si les commandes sont livres en plusieurs lots, les paiements doivent tre effectus aprs
chaque livraison. Il est recommand de retenir une partie du paiement total jusqu ce que
la dernire livraison soit faite en bonne et due forme. Par exemple, on peut retenir 30% du
paiement total jusqu ce que toute la commande ait t livre. Ce processus doit rester
flexible et ngoci avec chaque fournisseur. Une partie du paiement est gnralement
retenue pour des commandes de grande quantit ou de valeur leve, ainsi que pour
lachat dordinateurs qui peuvent prendre un certain temps avant dtre compltement
oprationnels.
La section 25.0 Conditions contractuelles fournit des dtails supplmentaires sur la faon
de placer une commande ou un contrat dachat avec les fournisseurs. Lannexe 11 contient
les documents utiles suivants :
Annexe 11a: Conditions pour lapprovisionnement darticles/vivres et/ou de services.
Annexe 11b: Commande dachat
Annexe 11c: Contrat dachat darticles/vivres et/ou de services
Annexe 11d: Conditions pour lapprovisionnement de services (seulement pour services)
Lorsque les contrats ou les commandes dachat ont t signs avec les fournisseurs choisis,
les candidats non retenus doivent en tre informs et, dans la mesure du possible,
encourags soumettre dautres offres dans le futur.
11.8 PARTIE E: Livraisons, paiements et clture de la procdure dapprovisionnement

Etape 5: Livraisons et rceptions des produits commands. Accuss de rception
Suivre les directives contenues dans les sections 16.0 et 19.0 de ce manuel et utiliser les
modles de logistique et de livraisons qui se trouvent dans lannexe 12 sur la mise en uvre
des livraisons et rceptions des produits commands.
Etape 6: Prparation et approbation des demandes de paiements
Suivre les directives contenues dans la section 21.0 de ce manuel et utiliser le modle de
demandes de paiements qui se trouve dans lannexe 15. Les paiements doivent tre
approuvs par le pouvoir dlgu pertinent, savoir celui qui a initialement autoris les
achats.
Etape 7: Classer toute la documentation dment complte et pertinente la procdure
dapprovisionnement ngocie
Il est impratif que tous les documents pertinents, notamment les demandes de devis, les
offres soumises, la slection et attribution des contrats dachat, les conditions de paiements
et de livraisons ainsi que les accuss de rception soient classs en bonne et due forme pour
pouvoir tre prsents lors de contrles juridiques ou comptables.

61
12.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT : PROCEDURES NEGOCIEES
SUR LA BASE DUNE SEULE OFFRE
Dans des cas exceptionnels, il est possible de ngocier une procdure dapprovisionnement
avec un seul fournisseur plutt quavec le minimum de trois candidats normalement requis.
Ce processus ne doit tre choisi que dans les conditions suivantes :
Lors dune rponse immdiate une situation durgence. Normalement, la priode
urgente stend sur les trois premiers mois.
Si aucune offre, ou aucune offre acceptable nait t reue aprs la premire phase
dune procdure ngocie en bonne et due forme. Une explication doit tre jointe aux
documents pertinents.
Quand, pour des raisons techniques ou oprationnelles, ou pour des raisons lies la
protection de droits dexclusivit, le contrat ne peut tre attribu qu un fournisseur
particulier.
Pour des contrats subsquents et pertinents une commande de mmes articles/vivres,
services ou travaux auprs des mmes fournisseurs, pour autant que les conditions des
contrats antrieurs et le statut professionnel des fournisseurs9 naient pas
considrablement chang. La priode entre lattribution du premier contrat et la
rptition dune commande similaire ne doit pas stendre au del dUNE ANNEE. Les
contrats portant sur les mmes produits ne peuvent tre renouvels de cette faon que
DEUX FOIS.
Pour lapprovisionnement supplmentaire darticles/vivres, services ou travaux non inclus
dans le contrat original mais qui, pour des raisons imprvues, deviennent ncessaires la
mise en uvre du projet, pour autant que la valeur globale de ces achats
supplmentaires ne reprsente pas plus que 50% de la valeur du contrat original.
Pour les loyers dimmeubles tels que bureaux et entrepts, quelle que soit la valeur
estime du contrat et aprs avoir tudi les prix de marchs locaux.
Pour des contrats dachat offrant des conditions particulirement avantageuses, parce
que les produits proviennent soit dun fournisseur particulier vendant ses stocks pour
cause de cessation dactivits, soit dadministrateurs judiciaires ou liquidateurs, soit de
cranciers selon des accords en bonne et due forme, ou encore pour dautres raisons
similaires.
Si une demande de drogation approprie a t approuve par le pouvoir dlgu ou
le bailleur de fonds pertinent.
NOTE: Les procdures ngocies bases sur une seule offre ne doivent tre utilises quen
situations exceptionnelles, et les raisons doivent tre expliques et documentes clairement.
Toutes irrgularits peuvent invalider ces procdures. Il est par consquent important que le
pouvoir dlgu pertinent rvise et approuve lusage de ces procdures avant de
continuer les ngociations pertinentes.
La documentation pertinente aux raisons et justifications de lusage dune procdure base

sur une seule offre doit tre conserve et classe dune faon approprie. Des copies
doivent tre conserves par le charg de contrats du projet pour des audits ou rvisions
subsquentes.
9
Contrler par exemple que le droit de proprit ou la nature commerciale essentielle de lentreprise du fournisseur en
question naient pas chang.
12.0 Procdures dapprovisionnement : procdures ngocies sur la base dune seule

62
offre
13.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT : APPELS DOFFRES OUVERTS

Dans une procdure dappel doffres ouvert, un avis dappel doffres est publi dans les
mdias et sur le web site de CAFOD ou des partenaires concerns. Lappel doffres est soit
local soit international, selon la valeur totale de lapprovisionnement, et ceci dtermine
galement o et comment les avis sont publis. Ds que les avis sont publis, la procdure
dapprovisionnement est la mme, quelle soit un niveau local ou international.
Appels doffres ouverts ou restreints ?

Le diagramme ci-dessous indique le processus suivre pour choisir la procdure la mieux
approprie. La valeur des achats (dont les niveaux dattribution varient suivant la nature des
articles/vivres, services ou travaux) dtermine le choix de procdures dapprovisionnement,
notamment en ce qui concerne lventuelle ncessit de recourir un appel doffres, publi
localement ou internationalement. Si un appel doffres est requis, il faut alors dcider si cette
procdure est ouverte ou restreinte voir la section 14.0 pour les raisons justifiant le choix
dun appel doffres restreint.
Lavis dappel doffres ouvert informe les fournisseurs potentiels et candidats sur le contenu
de lapprovisionnement ; il invite galement les fournisseurs intresss demander le dossier
dappel doffres afin de pouvoir le complter et le soumettre dans les dlais requis. Ce
processus est conduit de la faon la plus transparente possible, et toutes les offres soumises
sont tudies simultanment par un comit danalyse des offres.
Les procdures dappel doffres sont souvent considres comme lourdes et lentes. Mais
elles offrent de nombreux avantages, notamment :
Elles offrent un bon mcanisme permettant dviter les fraudes ;
En les analysant, un comit fournit un nombre important de considrations ;
Les bailleurs de fonds institutionnels requirent ces procdures pour des achats suprieurs
des valeurs prdtermines ;
Les contrats long terme avec des fournisseurs sont plus avantageux en cots et en
temps ;
Le processus est totalement transparent et clairement document ;
Le processus engendre visibilit et fiabilit.
Il est par contre impratif dassurer un bon planning pour que la prparation et
documentation du processus dappel doffres soient conduites de la faon la plus rapide et
efficace, afin que la mise en uvre du projet ou des activits ne soit pas ralentie inutilement.
13.0 Procdures dapprovisionnement : Appels doffres ouverts

63
Lutilisation des outils pertinents au planning des approvisionnements, qui se trouve dans la
section 6.0 facilite ce processus.
CAFOD, ou les partenaires de la mise en uvre de lappel doffres, doivent informer tous les
soumissionnaires des rsultats. En outre, et pour assurer la transparence, il est de bonne
pratique de publier un avis dattribution pertinent sur le web site de CAFOD ou des
partenaires concerns.
NOTES concernant les procdures dappel doffres ouvert :
Ce processus contient un certain nombre de documents et dtapes suivre avec
diligence. Un organigramme utile pour la mise en uvre dune procdure dappel doffres
ouvert se trouve dans lannexe 6.
Il est recommand dimprimer, au dbut de la procdure, une liste des taches pertinentes et
de la placer en tte du dossier de travail. En y insrant dates et description des taches, cette
liste permet de contrler que toute la documentation ncessaire soit rassemble, signe,
date, approuve et autorise en bonne et due forme. A la fin de la procdure, cette liste
fait partie intgrante du rapport final. Un modle se trouve dans lannexe 6.
Table 10 et les sections suivantes dfinissent toutes les procdures dapprovisionnement et les
niveaux dattribution pertinents pour leur mise en uvre.
Table 10 Dfinitions et niveaux dattribution des appels doffres ouverts
Procdures dappels doffres ouverts

Dfinition: les appels doffres sont ouverts quand tous les fournisseurs intresss peuvent
soumettre leurs offres aprs la publication dun avis.
Il existe 2 types dappels doffres ouverts :
1. Appel doffres ouvert local :
Pour un appel doffres local, lavis est publi dans tous les mdias appropris (presse, radio,
etc.) dans le pays daction ainsi que sur le web site de lagence de mise en uvre ou dans
leurs bureaux.
Cette procdure doit tre choisie dans les cas suivants :
Articles/vivres et services : une procdure dappel doffres ouvert local doit tre
choisie si la valeur totale des achats est suprieure 60,000 mais infrieure
150,000;
Travaux: une procdure dappel doffres ouvert local doit tre choisie si la valeur
totale des travaux est suprieure 60,000 mais infrieure 2,500,000.
2. Appel doffres ouvert international :
Pour un appel doffres international, lavis est publi dans les mdias internationaux
appropris et dans le pays daction ainsi que sur le web site et dans les bureaux de lagence
de mise en uvre, et de CAFOD.
Cette procdure doit tre choisie dans les cas suivants:
Articles/vivres et services : une procdure dappel doffres ouvert international doit
tre choisie si la valeur totale des achats est suprieure 150,000.
Travaux : une procdure dappel doffres ouvert international doit tre choisie si la
valeur totale des travaux est suprieure 2,500,000.
13.2 Mise en uvre du processus dappel doffres ouvert

La section suivante dcrit les tapes suivre et la documentation complter et observer
au cours de la procdure dun appel doffres ouvert, soit sur le plan local soit sur le plan
international. Ce manuel explique comment remplir les formulaires, suivre des tapes
cohrentes et prendre les dcisions appropries.

64
Il existe 4 principales tapes pour la mise en uvre dun appel doffres ouvert.
Partie 1: PREPARATION
Partie 2: DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Partie 3: ANALYSE DES OFFRES SOUMISES
Partie 4: ACCORDS CONTRACTUELS
Des modles pour tous ces documents, ainsi que des exemples des principaux documents,
notamment lavis dappel doffres et la lettre de rejet, se trouvent dans lannexe 6. Le
processus doit suivre lorganigramme des activits qui se trouve dans lannexe 6.

dapprovisionnement (notamment le charg de projet, celui des programmes de
dveloppement de moyens dexistence ou du budget, etc.) doit sassurer que toutes les
informations ncessaires soient fournies en bonne et due forme.
dans les dlais prescrits. Les spcifications dtailles doivent tre notes ou annexes dans
les formulaires de rquisition dachat.
Pour les articles/vivres et services : Les informations sur les prix et spcifications se trouvent
dans le budget et doivent tre vrifies par recoupement avec des achats similaires rcents
si possible, ou en contrlant les prix de marchs locaux ou nationaux, ou encore en
consultant des web sites pertinents ou toute autre source dinformations.
Pour les travaux : avant de lancer un appel doffres, une estimation des quantits ou un plan
de la construction prvue doivent tre formuls. Ces dtails forment la base des
spcifications de lappel doffres.
Il est aussi ncessaire de dcider si la procdure choisie doit tre publie sur le plan local ou
international, selon les niveaux dattribution indiqus ci-dessus.
ETAPE 1b: Complter et obtenir une approbation pour une rquisition dachat
dcides, un formulaire de rquisition dachat peut tre complt. Ce formulaire est utilis
prix.
demande, par exemple le charg de budget; il est ensuite analys par le charg des
en uvre. Finalement, le pouvoir dlgu autorise les achats, tout en ayant vrifi que les
besoins sont lgitimes et que le programme possde les fonds ncessaires pour couvrir ces
achats. Le formulaire de rquisition dachats dment sign, est alors rendu au personnel
charg des approvisionnements qui peut ainsi passer la phase suivante de la procdure.
dapprovisionnement ne doit prendre place.

65
13.4 PARTIE B: Annonce publique

ETAPE 2: Prparer un avis dappel doffres ouvert et le publier (localement ou
internationalement)
Le but dun avis dappel doffres est de faire connatre le besoin en approvisionnement et
dinviter les fournisseurs appropris soumettre leurs offres. Cet avis fournit suffisamment
dinformations basiques pour que les candidats puissent dcider de soumettre ou non une
offre, et tre informs des procdures suivre.
Lavis dappel doffres doit inclure les informations suivantes :
Courte description de lONG / agence contractante -comprenant notamment le nom
et adresse ;
Courte description du contrat comprenant notamment les conditions de livraison;
Documentation requise faisant partie intgrante de la soumission (par exemple copie
des vrifications de comptes des soumissionnaires) ;
Adresse et dtails ncessaires pour obtenir le dossier dappel doffres.
Table 11 Exemple dun avis dappel doffres ouvert10
Dure de lannonce : 15 29 mai 08 (sur 14 jours ouvrables)
Date limite pour obtenir le 5 juin 08 (7 jours ouvrables aprs la date limite)
dossier dappel doffres :
Date limite pour soumettre 12 juin 08 (7 jours ouvrables aprs la date limite pour
une offre : obtenir le dossier dappel doffres)
Avis dappel doffres

Dans le cadre de sa rponse durgence faisant suite au tremblement de terre rcent,
CARITAS Pakistan prvoit dquiper 3 postes de sant basiques dans les communes de Boi et
Dalola dans le district dAbbottabad et Therian Muzafarabad en Azad Cachemire (AJK).
CAFOD recherche des fournisseurs intresss soumettre une documentation pertinente
lapprovisionnement dquipement et de mdicaments pour ces postes de sant (Basic
Health Units - BHUs).
Les spcifications pertinentes lquipement de ces postes de sant, ainsi que des dtails
supplmentaires et quantits requises sont disponibles ladresse suivante, et doivent tre
obtenues jusqu 12 heures (GMT), le jeudi 5 juin 2008.
La date limite pour la soumission des offres est le jeudi 12 juin 2008 12 heures (GMT).
Les enveloppes contenant les soumissions doivent tre clairement marques avec la
rfrence BHU appel doffres CAFOD-UK 08-03
Les candidats intresss et ligibles sont invits contacter :
Le Dpartement Humanitaire, CAFOD, Romero Close, Stockwell Road, London, SW9 9TY
Tel: +44 (0)20 7095 5231 / Fax: +44 (0)20 7274 9630
Email: name@cafod.org.uk (Prire didentifier tout email avec la rfrence suivante BHU
appel doffres CAFOD-UK 08-03)
10
Cet exemple peut servir de modle les informations, spcifications et dtails de contact appropris doivent tre insrs
conformment

66
CAFOD sengage accuser rception de toutes les soumissions doffre et suite une
analyse dtaille, CAFOD donnera chaque candidat une rponse concernant son offre.
CAFOD nest cependant pas tenu de justifier ou dexpliquer aux candidats les raisons de sa
slection*.
* Cette clause nest pas ncessairement approprie pour chaque pays. Le personnel doit
sinformer et la supprimer, si ncessaire.
Lavis dappel doffres doit ensuite tre publi selon les principes suivants:11
1. Procdures dappel doffres ouvert sur le plan local ou national
Il importe de publier lavis dappel doffres le plus largement possible, notamment dans les
mdias locaux et nationaux (particulirement dans les journaux et si possible, la radio),
ainsi que dans les bureaux locaux ou nationaux de CARITAS et de CAFOD, et sur le web site
de CAFOD. Il est appropri de notifier directement les soumissionnaires.
Lavis dappel doffres doit tre publi pendant une dure dau moins 14 jours ouvrables.
2. Procdures dappel doffres ouvert sur le plan international
Il importe de publier lavis dappel doffres le plus largement possible. Comme pour les
appels doffres sur le plan local ou national, il faut publier cet avis dans les mdias locaux et
nationaux (particulirement dans les journaux et si possible, la radio), ainsi que dans les
bureaux des partenaires locaux ou de CAFOD, et sur le web site des partenaires ou de
CAFOD.
En outre, il faut publier cet avis dans les mdias internationaux et sur dautres sites, tels que le
web site du groupe de lInter-Agency Procurement (IAPG) (http://www.iapg.org.uk/), et si
possible dans la presse spcialise. Si ncessaire, le personnel charg de programmes peut
demander conseil aux personnels de HD ou PPSS avant de placer cet avis. Il est appropri
de notifier directement les soumissionnaires.
Lavis dappel doffres doit tre publi pendant une dure dau moins 21 jours ouvrables.
O publier les appels doffres ?

Journaux souvent, les journaux offrent le meilleur media de publication. La plupart
des partenaires ou du personnel de CAFOD dans le pays daction connaissent les
meilleurs journaux ou ceux qui sont le plus lus dans leur rgion.
Endroits publics un avis dappel doffres peut tre plac au march, la mairie, au
bureau de ladministration locale, et dans tout endroit public que des fournisseurs
potentiels visitent de faon rgulire.
Radio comme les journaux, la radio tient souvent un rle trs important dans de
nombreux pays. De nouveau, la plupart des partenaires ou du personnel de CAFOD
dans le pays daction connaissent les meilleures chanes ou celles qui sont le plus
coutes dans leur rgion.
Bureau de CAFOD / du partenaire un appel doffres peut tre plac dans un
endroit trs visible (sur le portail dentre ou un tableau daffichage) pour sassurer
que des fournisseurs potentiels le voient en passant.
Web site de CAFOD / du partenaire dans la mesure du possible, un appel doffres
peut tre publi sur le web site de CAFOD ou du partenaire. Il est aussi possible
dutiliser le web site dIAPG car CAFOD en est un membre.
11
NOTE: les frais de publication doivent tre considrs soigneusement, car ils peuvent tre trs levs. Il vaut mieux les
prendre en compte au moment de la planification du budget et des approvisionnements. Voir la section 6.0 pour des
informations et conseils supplmentaires

67
13.5 PARTIE C: Dossier dappel doffres et analyse des offres
ETAPE 3a: Prparer et distribuer le dossier dappel doffres tous les soumissionnaires
intresss :
1. Prparation du dossier dappel doffres : le dossier doit tre prpar au mme moment
que lavis dappel doffres, de faon que les fournisseurs puissent lobtenir ds la
publication. Lappel doffres est publi pour une dure dtermine (selon les indications
donnes ci-dessus) et on accorde aux fournisseurs un minimum dune semaine
supplmentaire aprs la date limite, pour leur permettre dobtenir le dossier dappel
doffres.
Le dossier dappel doffres contient 8 documents. Des modles pour les documents 1 5
se trouvent dans lannexe 8 document rcapitulatif de lappel doffres.
Document 1: Information pour tous les soumissionnaires cette lettre explique en dtails
comment complter le dossier et la date de soumission. Elle indique aussi les grandes
lignes du dossier et les parties que les fournisseurs doivent complter.
Cette lettre doit mentionner la date, lheure et ladresse de soumission des offres, ainsi
que des informations pertinentes sur la date, lheure et le lieu de la runion douverture
des offres. Ce document doit en plus inclure des dtails prcis sur les critres requis pour
la soumission doffres. Par exemple :
Soumettre quatre copies de loffre dans des enveloppes cachetes ;
Indiquer le nom et ladresse du soumissionnaire, ainsi que la rfrence de lappel
doffres, sur les enveloppes ;
Soumettre une copie lectronique sur CD ou USB ;
Indiquer le nom de contact et ladresse ncessaire pour lenvoi dun rcpiss.
Cette lettre doit prciser que les soumissions doffres reues aprs la data limite ne
peuvent pas tre prises en compte et que toutes les soumissions seront gardes dans une
boite scelle jusqu la runion douverture des offres.
Document 2: Spcifications pertinentes lappel doffres pour tous les soumissionnaires
le dossier doit tre soigneusement planifi de faon que toutes les spcifications requises
soient clairement indiques. Des erreurs ou des informations incompltes peuvent
engendrer des rponses difficiles analyser et des ngociations subsquentes
considrables avec les fournisseurs, qui pourraient remettre en question le principe de
transparence.
Les spcifications doivent inclure des dtails sur la livraison, emballage, tiquetage et
transport, cots, dates et toute autre information pertinente.
Document 3: Critres dexclusion et danalyse des offres ce document fournit aux
soumissionnaires des informations essentielles sur les critres dexclusion et danalyse des
offres. Il faut sassurer que toute documentation de rfrence pertinente soit fournie par
les soumissionnaires. Par exemple, si des informations sur la capacit financire des
soumissionnaires sont ncessaires, il convient dexiger une documentation de rfrence,
notamment en ce qui concerne les dtails des comptes bancaires, les vrifications de
comptes ou les rapports rcents de vrificateurs.
En cas dutilisation dun systme de pondration, des informations pertinentes doivent
tre ajoutes aux critres dexclusion et danalyse des offres. Pour des informations
supplmentaires sur les systmes de scores et de pondration, voir la section 9.0 de ce
manuel.
Document 4: Termes des soumissions doffres ces critres sont communiqus aux
soumissionnaires en annexe du dossier. Ils font rfrence aux termes et restrictions
applicables aux procdures dapprovisionnement.
Document 5: Formulaire lintention des soumissionnaires - ce document doit tre revu,
sign et renvoy par les soumissionnaires. Il doit aussi tre annex au dossier.

68
Document 6: Questionnaire lintention des soumissionnaires - ce document sert de
modle de questionnaire lintention des soumissionnaires. Ils doivent le complter en
mme temps que leurs soumissions, et il fournit des informations prcises qui peuvent tre
compares facilement par le comit danalyse des offres. Un questionnaire doit tre utilis
pour tous les appels doffres dune valeur suprieure 60,000, quils soient ouverts ou
restreints. Des modles pour des achats suprieurs ET infrieurs 60,000 se trouvent dans
lannexe 10.
Questionnaire lintention des soumissionnaires un questionnaire standard doit tre rempli

par tous les soumissionnaires intresss. Cette procdure assure que:
les soumissionnaires sachent exactement quelles sont les informations quils doivent
fournir ;
lacheteur puisse contrler que les soumissionnaires aient fourni toutes les informations
ncessaires ;
lacheteur puisse contrler la capacit des soumissionnaires par rapport la taille des
approvisionnements envisags;
Un modle de 2 questionnaires standard lintention des soumissionnaires se trouve dans
lannexe 10: une version courte (pour des approvisionnements dont la valeur est infrieure
60,000); une version longue (pour des approvisionnements dont la valeur est suprieure
60,000)
Un questionnaire lintention des soumissionnaires doit demander des informations sur les
points suivants :
Capacit et structure administratives
Capacit technique
Capacit et systmes financiers
Capacit logistique
Stratgie et qualit organisationnelles
Normes en matire dthique et denvironnement
Considrations supplmentaires
Les questions spcifiques du questionnaire peuvent tre modifies en fonction des achats
envisags.
Document 7: Code de conduite des soumissionnaires ce document est inclus dans le

dossier dappel doffres. Chaque soumissionnaire doit en prendre connaissance et
confirmer par crit son accord. Voir lannexe 17 pour le code de conduite des
soumissionnaires.
Document 8: Conditions de contrat des soumissionnaires ce document indique les
conditions pertinentes aux contrats dachat attribus aux soumissionnaires choisis. Ce
document, en annexe au dossier, doit tre revu et sign par les soumissionnaires. Il doit
tre modifi si ncessaire et des sections supplmentaires peuvent tre ajoutes. Des
modles de ce document se trouvent dans lannexe 11.
Liste des documents du dossier dappels doffres

Document 1: Informations pour tous les soumissionnaires les soumissionnaires doivent en
prendre connaissance
Document 2: Spcifications pertinentes lappel doffres pour tous les soumissionnaires ce
document inclut des dtails sur les articles requis. Les soumissionnaires doivent fournir des prix
dtaills pour tous les articles requis.

69
Document 3: Critres dexclusion et danalyse des offres (notamment en ce qui concerne le
systme de scores utilis) les soumissionnaires doivent en prendre connaissance
Document 4: Termes des approvisionnements les soumissionnaires doivent en prendre
connaissance
Document 5: Formulaire lintention des soumissionnaires les soumissionnaires doivent le
complter, le signer, et le renvoyer lacheteur
Document 6: Questionnaire lintention des soumissionnaires - les soumissionnaires doivent le
complter
Document 7: Code de conduite des soumissionnaires - les soumissionnaires doivent le signer
et le renvoyer
Document 8: Conditions de contrat des soumissionnaires (conditions applicables au moment
de la signature du contrat) - les soumissionnaires doivent en prendre connaissance
Des modles pour tous ces documents se trouvent dans ce manuel, comme indiqu ci-
dessus.
2. Runions dinformation : si ncessaire, tous les soumissionnaires peuvent tre invits des
runions dinformation avec CAFOD ou les partenaires de mise en uvre. Ces runions
doivent prendre place quand la publication de lappel doffres a pris fin, pour que tous
les fournisseurs intresss puissent y assister. Ces runions servent donner des
explications sur le dossier dappel doffres et les critres de slection utiliss.
Ces runions dinformation peuvent tre une occasion pour CAFOD ou les partenaires
de fournir des dtails supplmentaires sur les articles requis, et si possible, de montrer aux
fournisseurs des chantillons. Tous les dtails pertinents lappel doffres (date limite,
temps et lieu de soumission, faon de soumettre une offre, etc.) peuvent tre confirms
lors de ces runions. Elles servent aussi clarifier les exigences de lappel doffres et
sassurer que les fournisseurs aient une bonne comprhension des spcifications requises.
3. Enregistrement des dossiers distribus: partir du moment o les fournisseurs reoivent les
dossiers dappel doffres, ils bnficient de 7 jours ouvrables au minimum pour y
rpondre. Une liste des fournisseurs ayant demand et reu les dossiers doit tre
enregistre par crit.
Il est possible de faire payer aux fournisseurs une petite somme dargent (par exemple
entre 10 et 20) au moment de lobtention des dossiers cette dmarche peut assurer
que les fournisseurs soient srieux dans leur dsir de soumettre une offre. Dans ces cas, la
somme dargent perue doit tre enregistre par crit.
ETAPE 3b: Rception des dossiers dappel doffres dment complts par les
soumissionnaires
1. Toutes les rponses des soumissionnaires doivent tre envoyes dans des enveloppes
double format et cachetes ;
2. Le nom et adresse des soumissionnaires, ainsi que le numro de rfrence de lappel
doffres doivent tre clairement indiqus sur les enveloppes ;
3. Toutes les rponses doivent tre clairement enregistres, en indiquant notamment leur
provenance et la date de rception. Elles doivent tre places dans une boite en lieu sr
jusquau moment de la runion douverture des offres ;
4. Toutes les offres reues trop tard, savoir aprs la date limite, doivent tre renvoyes aux
expditeurs sans les ouvrir.
ETAPE 3c: Tenir des runions douverture doffres
Lanalyse des offres par le comit charg de cette fonction comprend deux parties.
1. Dabord, une runion douverture des offres qui sert sassurer que les offres sont
conformes aux critres dvaluation spcifis ;

70
2. Ensuite, une runion pour comparer les offres comprenant notamment une revue et
analyse approfondie afin de pouvoir nommer les fournisseurs les plus appropris. (Il peut
souvent y avoir plusieurs runions danalyse et comparaison des offres, suivant la
complexit des achats et les dcisions prendre.)
Ces deux types de runions ncessitent un rapport dtaill documentant et justifiant
clairement les dcisions prises. Ces rapports doivent tre signs par tous les membres
participants aux runions du comit.
Le comit danalyse des offres est charg de la runion douverture des offres ainsi que des
runions consacres lanalyse et comparaison des offres. Le comit comprend un
prsident et un secrtaire, ainsi quun autre membre ayant le droit de vote. Le charg de
budget peut tre nomm pour ce comit. Des experts techniques ou consultants peuvent
tre invits ces runions afin de fournir des informations et conseils supplmentaires. Le
personnel charg des approvisionnements peut assister ces runions pour fournir des
clarifications supplmentaires sur des points techniques et spcifiques aux procdures
dapprovisionnement, ainsi que pour prsenter la procdure choisie et documents
pertinents, mais cette personne na pas le droit de vote. Ce processus assure une division
correcte des taches et une analyse indpendante des offres ainsi que des
recommandations dactions appropries.
DOCUMENT 1: Rapport des runions douverture des offres :
Sitt la date limite passe, le comit danalyse des offres dment nomm doit ouvrir
officiellement les offres. Voir la section 9.5 pour des informations supplmentaires. Les
soumissionnaires sont invits assister aux runions douverture des offres ; ils ne sont pas, par
contre, invits aux discussions pertinentes qui sensuivent. Les runions douverture des offres
doivent tre documentes et un procs-verbal rdig par crit. Ce rapport doit comprendre
3 parties :
LA PREMIERE PARTIE : Informations pertinentes la runion douverture des offres - cette
partie fournit les informations pertinentes aux runions douverture des offres ainsi quune
liste rcapitulative des points discuter et des actions prendre lors des ces runions. Les
procs-verbaux et dcisions prises doivent tre nots par crit et chaque question
lordre du jour discute conformment.
LA DEUXIEME PARTIE : Analyse initiale des offres et format utilis pour les comparer - Le
rapport doit contenir une analyse de tous les soumissionnaires et de leurs offres, pour
sassurer quelles soient conformes aux normes administratives et techniques requises. Si
certaines soumissions ne sont pas conformes aux critres de slection, incompltes ou
disqualifies, les raisons doivent tre documentes clairement. Toutes autres informations
supplmentaires pertinentes doivent tre notes dans lespace rserv aux notes et
remarques.
LA TROISIEME PARTIE : Rsum des runions douverture des offres - cette partie
comprend notamment des informations concernant les soumissionnaires non retenus
pour cause de non-conformit et les raisons ; elle mentionne aussi les soumissions
incompltes, celles qui sont retires par les soumissionnaires, ou qui requirent des
clarifications supplmentaires. Dans ces cas, ce rsum indique galement le personnel
charg du suivi, ainsi que toutes notes or remarques additionnelles et procs-verbaux
pertinents.
Si les devis fournis par les soumissionnaires sont plus hauts que prvus et dpassent les niveaux
dattribution des procdures dappel doffres ouvert sur le plan local et national, il peut
savrer ncessaire denvisager une procdure dapprovisionnement sur le plan
international. Il faut donc interrompre et revoir le processus avant de continuer. Il existe alors
deux options :
La procdure dappel doffres ouvert sur le plan local et national doit tre
abandonne et un nouvel appel doffres sur le plan international mis en place.
Si les approvisionnements sont urgents, il est possible de demander une drogation
afin de pouvoir continuer la procdure dappel doffres ouvert sur le plan local et
national.

71
En outre, ds que la liste des soumissionnaires est connue, les membres du comit danalyse
des offres doivent confirmer quils nont aucun lien (priv ou professionnel) avec eux, en
signant une dclaration dimpartialit un modle se trouve dans lannexe 4.
A la fin de la runion douverture des offres, tous les membres participants doivent signer et
dater un rapport complet. Ce rapport doit tre lu lors des runions suivantes danalyse des
offres et doit tre annex au rapport final sign par tout le comit et confirmant la slection
des fournisseurs.
ETAPE 3d: Tenir des runions danalyse et de comparaison des offres, obtenir des
clarifications supplmentaires si ncessaire et slectionner les fournisseurs.
Ds que les offres non conformes ont t limines lors de la runion douverture des offres,
le processus danalyse et de comparaison des offres peut commencer. Pour faciliter ce
processus, le personnel charg des approvisionnements doit fournir au comit, lors de la
premire runion, les principaux documents suivants :
DOCUMENT 2: Tableau comparatif de toutes les offres soumises :
A la suite de la runion de louverture des offres, le membre du personnel charg des
approvisionnements en question doit complter un tableau comparatif de toutes les offres
soumises, tout en incluant les dtails fournis par les soumissionnaires. Cette personne NE DOIT
PAS recommander des fournisseurs particuliers, mais peut assister aux runions du comit afin
de fournir des clarifications si ncessaire. Dans la mesure du possible, le personnel charg
des approvisionnements doit fournir aux membres du comit toute la documentation
pertinente importante au moins trois jours ouvrables avant la runion. Les membres du
comit doivent prendre connaissance de ces documents avant la premire runion.
Les membres du comit danalyse et de comparaison des offres doivent avoir leurs
dispositions, avant la premire runion, les principaux documents suivants :
Copies des offres soumises conformes et identifies lors de la runion douverture des
offres.
Copie du rapport de la runion douverture des offres.
Copie du tableau comparatif des offres
Exemplaire vierge du rapport du comit danalyse et comparaison des offres.
DOCUMENT 3: Rapport du comit danalyse et de comparaison des offres :
Le comit doit nommer un secrtaire et complter chaque section du rapport pertinent
lanalyse et comparaison des offres. Chaque membre doit signer une confirmation
dimpartialit. Le rapport doit comprendre tous les dtails concernant chaque tape suivie,
ainsi que les dcisions prises, et doit inclure les points suivants 12:
Session prparatoire : Le prsident et le secrtaire contrlent tous les documents devant
tre approuvs par les membres du comit, ou observateurs appropris. Le prsident
informe ses membres de la nature et porte du contrat dachat envisag, identifie les
personnes responsables de la prparation du dossier dappel doffres et rsume les
principaux points de la procdure dapprovisionnement dj mise en uvre. (Cette
session nest pas essentielle mais elle permet de tenir au courant les membres du
comit) ;
Session douverture des offres: le rapport pertinent doit tre annex au rapport danalyse
et de comparaison des offres. Le comit ne considre que les offres appropries et
conformes, selon les critres de dcision appliqus lors de la runion douverture des
offres ;
Partie 1 Dclaration dimpartialit : ce document inclut une copie des dpositions
signes par chaque membre du comit confirmant labsence de conflit dintrts avec
tous les soumissionnaires ou leurs reprsentants ;
12
Il se peut que plusieurs runions de comparaison et danalyse des offres soient ncessaires. Un rapport pour CHAQUE
runion doit par consquent tre rdig en bonne et due forme.

72
Partie 2 Choix de procdures : ce document explique quelle procdure
dapprovisionnement a t choisie et pourquoi (notamment en ce qui concerne le
montant total du contrat/budget) ceci peut inclure les normes spcifiques requises par
les bailleurs de fonds, des remarques concernant dventuelles drogations, les niveaux
limites des cots, ou tous autres critres. Les procdures choisies doivent tre identifies
et justifies en indiquant notamment :
- Si les appels doffres sont ouverts ou restreints
- Sils sont publis sur le plan local ou international
- Si des drogations ont t demandes et autorises
Partie 3 Publication de lavis de lappel doffres: inclut des informations sur la date,
lendroit et la faon de publier cet avis. La publication est locale (nationale) ou
internationale selon la valeur totale des achats. Des copies de ces publications doivent
tre conserves, notamment les images de toute publication sur des web sites.
Partie 4 Systme de scores utilis pour lanalyse et la comparaison des offres (si
ncessaire) : il convient didentifier le systme de scores utilis pour lanalyse de chaque
offre soumise par rapport aux critres de conformit requis. Les scores, ainsi quun
systme dvaluation bas sur des scores pondrs (si ncessaire) permettent de
prendre plus facilement une bonne dcision base sur un total cumulatif des scores. Au
moment de lanalyse des offres, le comit doit aussi prendre en compte les facteurs
suivants :
- Capacit et conformit administratives : Contrler que les offres soumises soient
conformes aux instructions et aux conditions essentielles du dossier dappel doffres
(se rfrer aux critres du rapport danalyse des offres et au rapport de la runion
douverture des offres).
- Capacit et conformit techniques : Contrler que les soumissionnaires rpondent
aux conditions techniques essentielles du dossier dappel doffres.
- Capacit et conformit financires : Contrler quaucune offre ne soit anormalement
basse par rapport aux prix des marchs locaux. Sassurer que les devis soient corrects
en les recalculant.
- Capacit et conformit logistiques : Contrler que les soumissionnaires aient la
capacit logistique approprie pour la mise en uvre de lapprovisionnement
notamment en ce qui concerne les entrepts, transport, stocks et sous-traitance.
- Gestion et qualit de la stratgie organisationnelle : Considrer comment les
soumissionnaires peuvent grer lapprovisionnement en question et si leurs systmes
de gestion sont capables dune bonne mise en uvre.
- Normes en matire dthique et denvironnement : Contrler que les soumissionnaires
aient un bon code de conduite et respectent les normes de sant et de scurit et
de protection de lenvironnement (notamment en ce qui concerne les emballages,
recyclage, etc.)
- Considrations supplmentaires : Contrler que les soumissionnaires aient fourni
toutes les informations pertinentes et ligibles, ainsi que des rfrences et liste de
clients existants.
Partie 5 Rsum de la comparaison des offres : en utilisant un systme de scores
appropri, et en sassurant que chaque offre a t annote correctement, produire un
rsultat final pour chaque offre bas sur la moyenne obtenue pour les catgories
dcrites ci-dessus ;
Partie 6 Classement final des offres : Aprs avoir limin les offres non conformes, et re-
contrl les scores et calculs, classer les offres selon les scores obtenus. Si un systme de
scores nest pas utilis, les offres sont classes selon le prix soumis.
Partie 7 Conclusion: Confirmer le choix du fournisseur et en expliquer les raisons.
Sassurer de choisir un deuxime candidat au cas o le premier choix nest plus
disponible ou refuse de prendre en charge lapprovisionnement pour une raison ou une
73
autre. Cette section doit inclure les procs-verbaux de toutes les actions de suivi et les
informations concernant les personnes charges de ce suivi. Si le comit doit se runir
nouveau pour prendre connaissance dinformations supplmentaires, lheure, la date et
lendroit de cette runion, ainsi que les actions entreprises, doivent tre confirms par
crit ;
Partie 8 Signatures de tous les membres du comit : Tous les membres doivent signer et
dater le rapport de leurs runions. Ceci doit tre rpt si des runions supplmentaires
prennent place.
NOTE: Les contrats dachat peuvent tre distribus entre plusieurs soumissionnaires. Il est
important, dans ce cas, dindiquer clairement quel soumissionnaire a t choisi pour quel
article spcifique, et en justifier les raisons.
Le rapport du comit danalyse et de comparaison des offres, dment complt et sign,

doit justifier clairement le comment et le pourquoi des dcisions prises. Le rapport
douverture des offres doit tre annex au rapport final du comit en question.
Liste des documents pour le processus danalyse et de comparaison des offres

DOCUMENT 1: Rapport de la runion douverture des offres notamment le procs-verbal et
rsum des dcisions prises
DOCUMENT 2: Tableau comparatif des offres notamment un rsum de toutes les
informations reues avec les offres
DOCUMENT 3: Rapport des runions danalyse et de comparaison des offres notamment les
procs-verbaux, dclarations signes dimpartialit et rsum des dcisions prises
Des modles de tous ces documents se trouvent dans lannexe 6.

ETAPE 4a: Signer les contrats dachats avec les fournisseurs slectionns
DOCUMENT 1: Ds que les fournisseurs ont t slectionns, utiliser les informations
contenues dans le tableau comparatif des offres et la documentation pertinente
lappel doffres pour prparer un contrat. Une copie signe de ce document sert de
confirmation de commande auprs des fournisseurs. [Note : un contrat est
normalement utilis dans le contexte dun appel doffres ouvert, bien quune
commande dachat, signe en bonne et due forme, peut suffire pour un
approvisionnement relativement simple.] La section 25.0 Conditions contractuelles
fournit des dtails supplmentaires sur la faon de placer une commande avec un
fournisseur. Un modle du contrat se trouve dans lannexe 11.
ETAPE 4b: Informer les candidats non retenus
DOCUMENT 3: Lettre de rejet : Informer les candidats non retenus par une lettre officielle. Il
est important de les encourager soumettre dautres offres dans le futur.
ETAPE 4c: Publier un avis dattribution de contrat
DOCUMENT 4: Avis dattribution de contrat: Ds que les contrats sont signs avec les
fournisseurs slectionns, CAFOD doit publier le nom de ces fournisseurs pour tous
contrats dont la valeur est suprieure 60,000. Cet avis dattribution de contrat doit tre
publi sur les web sites de CAFOD et des partenaires. Un modle se trouve dans Table 12
ci-dessous.

74
Table 12 Exemple dun avis dattribution de contrat
Description du Numro de Nom et adresse du Valeur du Dates du contrat

contrat rfrence (par ex. fournisseur contrat ()
rfrence de slectionn
lappel doffres)
quipement pour No. de rfrence Mr. Mazhar Iqbal, 41,920 1 mars 30 juin 2008
3 postes de sant Pakistan Marhaba Trading
Corporation, 3rd
Gate, Ayub Medical
Complex, Abbottabad
Construction de 3 No. de rfrence Zain Ul Abdeen, 898,310 7 avril 2007 6 avril

postes de sant Pakistan Jinnah Avenue, Blue 2008
Area, Islamabad
Liste de documents pour le processus de contrats dachat

DOCUMENT 1: Commande dachat
DOCUMENT 2: Contrat dachat Conditions contractuelles
DOCUMENT 3: Lettre de rejet
DOCUMENT 4: Avis dattribution de contrat
Des modles pour tous ces documents se trouvent dans ce manuel

ETAPE 5: Livraisons et rceptions des produits commands. Accuss de rception.
La signature des contrats nest pas en soi la fin du processus dapprovisionnement ! Il importe
aussi de grer soigneusement les problmes de transport, livraisons, entreposages et
distribution des produits achets. Suivre les directives contenues dans les sections 16.0 et 19.0
de ce manuel et utiliser les modles de logistique et de livraison qui se trouvent dans l'annexe
12 pour la mise en uvre des livraisons et rceptions des produits achets.
ETAPE 6: Prparation et approbation des demandes de paiements
demandes de paiements qui se trouve dans lannexe 15.
ETAPE 7: Classer le rapport complt de la procdure dappel doffres en assurant que toute
la documentation correcte, les signatures ncessaires et les approbations y soient annexes
Il est important que toute la documentation pertinente lappel doffres soit classe
correctement, y compris les informations concernant les candidats non retenus. Ce dossier
doit tre disponible lors de contrles comptables ou de revues. Utiliser la fiche de classement
dun appel doffres (annexe 6) comme liste rcapitulative pour sassurer que toute la
documentation ncessaire est bien classe. Des dtails supplmentaires se trouvent dans la
section 21.0 de ce manuel.

75
14.0 PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT : APPELS DOFFRES RESTREINTS

Les procdures dappels doffres sont restreintes quand un avis de manifestation dintrt est
publi. Nimporte quel fournisseur ou entrepreneur peut rpondre une manifestation
dintrt et demander pouvoir soumettre une offre, mais seuls les candidats rpondant aux
critres de slection sont invits par le contractant (CAFOD ou un partenaire local)
soumettre un dossier complet doffre. La liste des candidats retenus doit contenir au
minimum QUATRE et au maximum HUIT noms de candidats.
Un appel doffres restreint sert slectionner demble une liste des candidats retenus qui
seront seuls invits soumettre leurs offres. Nimporte qui peut manifester un intrt
soumettre une offre, mais seuls les candidats rpondant aux critres de slection
prdtermins sont invits le faire, simultanment et par crit.
Si lapprovisionnement est financ par ECHO, il convient de se rfrer leurs directives
spcifiques qui se trouvent dans lannexe 21.
Appels doffres ouverts ou restreints ?

Le diagramme ci-dessous indique le processus suivre pour choisir la procdure la mieux
approprie. La valeur des achats (dont les niveaux dattribution varient suivant la nature des
articles/vivres, services ou travaux) dtermine le choix de procdures dapprovisionnement,
notamment en ce qui concerne lventuelle ncessit de recourir un appel doffres, publi
localement ou internationalement. Si un appel doffres est requis, il faut alors dcider si cette
procdure est ouverte ou restreinte.
Avantages des appels doffres restreints compars aux appels doffres ouverts :
Le nombre de soumissions doffres est moins lev cette procdure est par consquent
utile dans le cas o un nombre important de soumissions est attendu ;
Cette procdure permet dutiliser plus efficacement les ressources de CAFOD ou des
partenaires, car le processus danalyse et de comparaison des offres porte sur un
nombre rduit doffres.
Comme dans le processus dappel doffres ouvert, cette procdure contient un certain
nombre de documents et dtapes suivre avec diligence. Un organigramme utile pour la
mise en uvre dune procdure dappel doffres restreint se trouve dans lannexe 7.
14.0 Procdures dapprovisionnement : Appels doffres restreints

76
Il est recommand dimprimer, au dbut de la procdure, une liste des taches pertinentes et
de la placer en tte du dossier de travail. En y insrant dates et description des taches, cette
liste permet de contrler que toute la documentation ncessaire soit rassemble, signe,
date, approuve et autorise en bonne et due forme. A la fin de la procdure, cette liste
fait partie intgrante du rapport final. Un modle se trouve dans lannexe 7.
Table 13 Dfinitions et niveaux dattribution des appels doffres restreints
Procdure dappels doffres restreints

Dfinition: les appels doffres sont restreints quand, la suite de la publication dun avis de
contrat dapprovisionnement, nimporte quel fournisseur peut demander de pouvoir
soumettre une offre, mais seuls les candidats rpondant aux critres de slection
prdtermins sont invits par le contractant soumettre leur offre, simultanment et par
crit. La liste des candidats retenus doit contenir au minimum QUATRE et au maximum HUIT
noms de candidats.
Il existe 2 types dappels doffres restreints :
1. Appel doffres restreint local : Pour un appel doffres local, lavis de manifestation
dintrt est publi dans tous les mdias appropris (presse, radio, etc.) dans le pays
daction ainsi que sur le web site de lagence de mise en uvre ou dans leurs bureaux.
Articles/vivres et services : une procdure dappel doffres restreint local doit tre
choisie si la valeur totale des achats est suprieure 60,000 mais infrieure
150,000;
Travaux: une procdure dappel doffres restreint local doit tre choisie si la valeur
totale des travaux est suprieure 60,000 mais infrieure 2,500,000.
2. Appel doffres restreint international : Pour un appel doffres international, lavis de
manifestation dintrt est publi dans les mdias internationaux appropris et dans le
pays de laction ainsi que sur le web site et dans les bureaux de lagence de mise en
uvre, et de CAFOD.
Articles/vivres et services : une procdure dappel doffres restreint international doit
tre choisie si la valeur totale des achats est suprieure 150,000.
Travaux : une procdure dappel doffres restreint international doit tre choisie si la
valeur totale des travaux est suprieure 2,500,000.
14.2 Le processus dappel doffres restreint

Comme pour lappel doffres ouvert, ce processus doit tre le plus transparent possible, et
toutes les dcisions prises doivent tre clairement revues, justifies et documentes par un
comit danalyse des offres dment nomm.
Cependant, ce processus diffre de lappel doffres ouvert de la faon suivante :
Pour un appel doffres restreint, il faut publier un avis de manifestation dintrt.
La soumission de manifestations dintrt permet dtablir une longue liste de
candidats potentiels.
A partir de cette liste, un groupe plus restreint de candidats est retenu (liste des
candidats retenus/shortlist) et le dossier dappel doffres est seulement envoy aux
candidats ainsi prslectionns.
Ces candidats soumettent ensuite un dossier doffre complet.
Les dossiers doffres sont alors analyss de la mme faon que dans le processus
dappel doffres ouvert.

77
La mise en uvre du processus dappel doffres restreint comprend une tape importante
supplmentaire, par rapport lappel doffres ouvert :
PARTIE A: PREPARATION semblable lappel doffres ouvert ;
PARTIE B: PUBLICATION ET COMPILATION DUNE LISTE DE CANDIDATS RETENUS
ajoute pour lappel doffres restreint ;
PARTIE C: DOSSIER DAPPEL DOFFRES ET ANALYSE modifie pour lappel doffres
restreint car cette tape ne requiert pas de publication ;
PARTIE D: ACCORDS CONTRACTUELS - semblable lappel doffres ouvert ;
PARTIE E: LIVRAISONS, PAIEMENTS ET CLOTURE DE LA PROCEDURE - semblable
lappel doffres ouvert.
Des modles pour tous ces documents, ainsi que des exemples des principaux documents,
notamment la lettre de rejet, se trouvent dans lannexe 7.

dapprovisionnement (notamment le charg de projet, celui des programmes de
dveloppement de moyens dexistence ou du budget, etc.) doit sassurer que toute
information possible au sujet des articles requis soit disponible.
dans les dlais prescrits. Les spcifications dtailles doivent tre notes ou annexes dans
les formulaires de rquisition dachat.
Pour les articles/vivres et services : Les informations sur les prix et spcifications se trouvent
dans le budget et doivent tre vrifies par recoupement avec des achats similaires rcents,
si possible, ou en contrlant les prix de marchs locaux ou nationaux, ou encore en
consultant des web sites pertinents ou toute autre source dinformations.
Pour les travaux : avant de lancer un appel doffres, une estimation des quantits ou un plan
de la construction prvue doivent tre formuls. Ces dtails forment la base des
spcifications de lappel doffres.
Il est aussi ncessaire de dcider si la procdure choisie doit tre publie sur le plan local ou
international, selon les niveaux dattribution indiqus ci-dessus.
ETAPE 1b: Complter et obtenir une approbation pour une demande dachats
dcides, un formulaire de rquisition dachats peut tre complt. Ce formulaire est utilis
prix.
demande, par exemple le charg de budget; il est ensuite analys par le charg des
en uvre. Finalement, le pouvoir dlgu autorise les achats, tout en ayant vrifi que les
besoins sont lgitimes et que le programme possde les fonds ncessaires pour couvrir ces

78
achats. Le formulaire de rquisition dachat, dment sign, est alors rendu au personnel
charg des approvisionnements qui peut ainsi passer la phase suivante de la procdure.
dapprovisionnement ne doit prendre place.
14.4 PARTIE B: Publication dun avis de manifestations dintrt et compilation dune

liste de candidats retenus
ETAPE 2a: Prparer un avis de manifestation dintrt et le publier (localement ou
internationalement)
Prparer un avis de manifestation dintrt (Expression of Interest / EOI) pour publication.
Cette publication sert identifier un groupe de candidats intresss. Elle fournit des
informations basiques sur lapprovisionnement requis et les dtails ncessaires permettant
aux candidats dobtenir le formulaire de manifestation dintrt.
Lavis de manifestation dintrt doit inclure les informations suivantes :
Adresse et dtails ncessaires pour obtenir ce formulaire (EOI) ;
Numro de rfrence de la procdure dappel doffres restreint ;
Courte description de lONG/agence contractante ;
Courte description du contrat et sommaire des articles requis (par exemple 50
maisons), ainsi que la date prvue pour la mise en uvre de lapprovisionnement ;
Informations concernant quand et comment les manifestations dintrt dment
remplies doivent tre soumises.
Lavis doit aussi demander que les fournisseurs fournissent les informations suivantes:
Nom et adresse de lentreprise rpondant un avis de manifestation dintrt ;
Renvoi dun formulaire de manifestation dintrt dment rempli et sign.
Un modle se trouve dans Table 14 et peut tre modifi selon les besoins. Il importe de
publier cet avis le plus largement possible selon les principes suivants (qui sont semblables
ceux de lappel doffres ouvert) :
1. Procdures dappel doffres restreint sur le plan local ou national.
Il importe de publier lavis de manifestation dintrt le plus largement possible, notamment
dans les mdias locaux et nationaux (particulirement dans les journaux et si possible, la
radio), ainsi que dans les bureaux locaux ou nationaux de CARITAS et de CAFOD, et sur le
web site de CAFOD. Il est appropri de notifier directement les soumissionnaires.
Lavis de manifestation dintrt doit tre publi pendant une dure dau moins 14 jours
ouvrables.
2. Procdures dappel doffres restreint sur le plan international
Il importe de publier lavis de manifestation dintrt le plus largement possible. Comme pour
les appels doffres sur le plan local ou national, il faut publier cet avis dans les mdias locaux
et nationaux (particulirement dans les journaux et si possible, la radio), ainsi que dans les
bureaux des partenaires locaux ou de CAFOD, et sur le web site des partenaires ou de
CAFOD.
En outre, il faut publier cet avis dans les mdias internationaux et sur dautres sites, tels que le
web site du groupe de lInter-Agency Procurement (IAPG) et si possible dans la presse
spcialise. Si ncessaire, le personnel charg de programmes peut demander conseil aux
personnels de HD ou PPSS avant de placer cet avis. Il est appropri de notifier directement
les soumissionnaires.

79
Lavis de manifestation dintrt doit tre publi pendant une dure dau moins 21 jours
ouvrables.
Table 14 Exemple dun avis de manifestation dintrt13
Numro de rfrence de lappel doffres : XXXX

APPEL DE MANIFESTATIONS DINTERET
3 x 30KVA GENERATEURS DIESEL A 3 PHASES
Caritas Pakistan est une agence humanitaire qui travaille au Pakistan depuis 1965, sur le
terrain et dans le domaine du dveloppement. Caritas Pakistan dans le diocse
dIslamabad-Rawalpindi participe la rponse durgence mise en place la suite du
tremblement de terre en octobre 2005, dans les rgions de la province de la frontire du
nord-ouest (NWFP), dAzad Jammu et du Cachemire. Caritas Pakistan Mansehra uvre
dans le domaine des moyens de subsistance, de sant et de construction de postes de
sant et dabris provisoires. Les programmes se situent dans les communes de Boi et Dalola
dans le district dAbbottabad ainsi qu Therian et Muzafarabad en Azad Cachemire (AJK).
Caritas Pakistan souhaite acheter 3 x 30KVA gnrateurs diesel 3 phases et a mis en
place une procdure dappel doffres international restreint afin de pouvoir identifier des
fournisseurs appropris.
Les candidats intresss sont invits obtenir les spcifications pertinentes dtailles ainsi
quun formulaire de manifestation dintrt, auprs de CAFOD, Romero Close, Stockwell
Road, London SW9 9TY.
Les manifestations dintrt soumises (Expression of Interest / EOI) seront analyses et
values selon des critres prdtermins expliqus dans le formulaire dinscription.
La date limite pour la soumission des manifestations dintrt est le 12 juin 2008, 14 heures.
(GMT).
Pour informations ou clarifications supplmentaires prire de contacter nos bureaux
ladresse mentionne ci-dessus ou par email name@cafod.org.uk; Tel: +44 (0)20 7095 5231 /
Fax: +44 (0)20 7274 9630.
ETAPE 2b: Distribuer les formulaires de manifestation dintrt aux candidats intresss
Les candidats intresss peuvent demander un formulaire de manifestation dintrt, selon
les instructions de lavis publi. Il convient de noter par crit les noms et dtails de contact
des fournisseurs intresss.
Il est possible de faire payer aux fournisseurs requrant un formulaire de manifestation
dintrt une petite somme dargent (par exemple entre 10 et 20) au moment de
lobtention de ce document cette dmarche peut assurer que les fournisseurs soient srieux
dans leur dsir de soumettre une offre. Dans ce cas, la somme dargent perue doit tre
Fournir chaque candidat un dossier pertinent une manifestation dintrt, dont un
modle se trouve dans lannexe 9. Ce dossier doit comprendre les documents suivants :
DOCUMENT 1: Information pour tous les soumissionnaires ce document explique en
dtails comment complter le dossier de manifestation dintrt et la date de
soumission.
DOCUMENT 2: Spcifications pour tous les soumissionnaires ce document doit inclure un
rsum dtaill des articles requis. Les spcifications doivent tre prcises et dtailles
pour que les candidats puissent soumettre des offres compltes, notamment en matire
13
Cet exemple peut servir de modle les informations, spcifications et dtails de contact appropris doivent tre insrs
conformment.

80
de cots et services rendus. Se rfrer aux spcifications mentionnes dans ltape 1 de
cette procdure.
DOCUMENT 3: Formulaire lintention des soumissionnaires ce document doit tre revu,
sign et renvoy par les candidats intresss. Un modle se trouve dans lannexe 9.
DOCUMENT 4: Questionnaire lintention des soumissionnaires : ce document sert de
mme temps que leur manifestation dintrt. Il est prfrable dutiliser une version
abrge dont un modle se trouve dans lannexe 9.
NOTE: Liste des documents inclus dans le dossier de manifestation dintrt

DOCUMENT 1: Information pour tous les soumissionnaires doit tre prpare par le personnel
charg des approvisionnements et revue par les soumissionnaires.
DOCUMENT 2: Spcifications pour tous les soumissionnaires doivent tre prpares par le
personnel charg des approvisionnements ; les soumissionnaires doivent en prendre
connaissance et y rpondre dune faon approprie.
DOCUMENT 3: Formulaire lintention des soumissionnaires doit tre revu, sign et renvoy
par les soumissionnaires.
DOCUMENT 4: Questionnaire lintention des soumissionnaires - doit tre complt par les
soumissionnaires.
dessus.
ETAPE 2c : Recevoir et analyser les manifestations dintrt dment remplies par les
soumissionnaires
Sitt la date limite passe, les manifestations dintrt reues doivent tre ouvertes et
analyses par le comit en charge. Voir la section 9.5 pour des informations supplmentaires
concernant ce comit. Le rle du comit est de prendre connaissance de toutes les
manifestations dintrt soumises, den faire une longue liste pour pouvoir ensuite choisir un
groupe de candidats (SHORTLIST) rpondant aux critres de slection. Le dossier dappel
doffres est alors envoy UNIQUEMENT aux candidats prslectionns.
NOTE: La liste de candidats retenus doit comprendre un minimum de QUATRE et un

maximum de HUIT noms.
Le comit danalyse et de comparaison des offres est charg des activits suivantes :
1. Etablir un longue liste des candidats : Le comit ouvre et prend connaissance des
manifestations dintrt afin den tablir une longue liste comprenant toutes les
soumissions. Il confirme aussi que les manifestations dintrt ont t reues en bonne et
due forme et dans les dlais prescrits et quil a pris connaissance de toutes les
manifestations dintrt. Le rapport de la runion douverture des manifestations
dintrt, comprenant aussi une copie de la longue liste rdige, doit tre document
en bonne et due forme et sign par chaque membre prsent.
DOCUMENT: un modle du rapport de louverture des manifestations dintrt et
dune longue liste se trouve dans lannexe 7.
2. Prparer une premire slection des candidats : le comit prpare une premire liste de
candidats selon les critres dligibilit, de situation financire et de capacit technique
et professionnelle. Cette slection est base sur les critres spcifis dans lavis de
manifestation dintrt, sans aucune modification. Si la liste des candidats ligibles
comprend plus que huit noms, le comit doit rexaminer et comparer forces et faiblesses
de chaque soumissionnaire afin de pouvoir identifier les huit candidats les plus appropris
pour la procdure dapprovisionnement.

81
3. Prparer une liste de candidats retenus : Cette liste est alors confirme. Elle doit contenir
un minimum de 4 et un maximum de 8 noms de candidats. Le rapport doit aussi inclure
les justifications de ce choix.
DOCUMENT: un modle de la liste de candidats retenus se trouve dans lannexe 7.
4. Si les devis fournis par les soumissionnaires, dans leurs manifestations dintrt, sont plus
hauts que prvus et dpassent les niveaux dattribution des procdures dappel doffres
restreint sur le plan local et national, il peut savrer ncessaire denvisager une
procdure dapprovisionnement sur le plan international. Il faut donc interrompre et
revoir le processus avant de continuer. Il existe alors deux options :
La procdure dappel doffres restreint sur le plan local et national doit tre
Si les approvisionnements sont urgents, il est possible de demander une
drogation afin de pouvoir continuer la procdure dappel doffres restreint sur le
plan local et national.
En outre, ds que la liste des soumissionnaires est connue, les membres du comit danalyse
des offres doivent confirmer quils nont aucun lien (priv ou professionnel) avec eux, en
signant une dclaration dimpartialit un modle se trouve dans lannexe 4.
ETAPE 2d: Informer les candidats non retenus
Utiliser la lettre de rejet standard dont un modle se trouve dans lannexe 7 (Lettre aux
candidats non retenus).
14.5 PARTIE C: Dossier dappel doffres et analyse des offres

ETAPE 3a: Prparer et distribuer le dossier dappel doffres tous les candidats retenus :
1. Prparation du dossier dappels doffres : le dossier doit tre prpar lavance de
faon quil puisse tre distribu ds que la liste dfinitive des candidats retenus est
connue. Le dossier peut tre envoy directement aux candidats retenus, ou bien ceux-ci
peuvent venir le chercher eux-mmes, si ncessaire.
Le dossier dappel doffres contient 8 documents. Contrairement aux documents
pertinents la manifestation dintrt, il contient un ensemble complet dinformations et
de spcifications. Des modles pour les documents 1 5 se trouvent dans lannexe 8
lettre rcapitulative de lappel doffres.
Document 1: Information pour tous les soumissionnaires cette lettre explique en dtails
comment complter le dossier et la date de soumission. Elle indique aussi les grandes
lignes du dossier et les parties que les fournisseurs doivent complter.
Cette lettre doit mentionner la date, lheure et ladresse de soumission des offres, ainsi
que des informations pertinentes sur la date, lheure et le lieu de la runion douverture
des offres. Ce document doit en plus inclure des dtails prcis sur les critres requis pour
la soumission doffres. Par exemple :
Soumettre quatre copies de loffre dans des enveloppes cachetes ;
Indiquer le nom et ladresse du soumissionnaire, ainsi que la rfrence de lappel
doffres, sur les enveloppes ;
Soumettre une copie lectronique sur CD ou USB ;
Indiquer le nom de contact et ladresse ncessaire pour lenvoi dun rcpiss.
Cette lettre doit prciser que les soumissions doffres reues aprs la data limite ne
peuvent pas tre prises en compte et que toutes les soumissions seront gardes dans une
boite scelle jusqu la runion douverture des offres. Un modle se trouve dans
lannexe 8.
Document 2: Spcifications pertinentes lappel doffres pour tous les soumissionnaires
le dossier doit tre soigneusement planifi de faon que toutes les spcifications requises

82
soient clairement indiques. Des erreurs ou des informations incompltes peuvent
engendrer des rponses difficiles analyser et par consquent des ngociations
considrables avec les fournisseurs, ce qui pourrait mettre en question le principe de
transparence.
Les spcifications doivent inclure des dtails sur la livraison, emballage, tiquetage et
transport, cots, dates et toute autre information pertinente. Un modle se trouve dans
lannexe 8.
Document 3: Critres dexclusion et danalyse des offres ce document fournit aux
soumissionnaires des informations essentielles sur les critres dexclusion et danalyse des
offres. Il faut sassurer que toute documentation de rfrence pertinente soit fournie par
les soumissionnaires. Par exemple, si des informations sur la capacit financire des
soumissionnaires sont ncessaires, il convient dexiger une documentation de rfrence,
notamment en ce qui concerne les dtails des comptes bancaires, les vrifications de
comptes ou les rapports rcent de vrificateurs.
En cas dutilisation dun systme de pondration, des informations pertinentes doivent
tre ajoutes aux critres dexclusion et danalyse des offres. Pour des informations
supplmentaires sur les systmes de scores et de pondration, voir la section 9.0 de ce
manuel.
Un modle se trouve dans lannexe 8.
Document 4: Termes des soumissions doffres ces critres sont communiqus aux
soumissionnaires en annexe du dossier. Ils font rfrence aux termes et restrictions
applicables aux procdures dapprovisionnement. Des exemples se trouvent dans
lannexe 8.
Document 5: Formulaire lintention des soumissionnaires - ce document doit tre revu,
sign et renvoy par les soumissionnaires. Il doit aussi tre annex au dossier. Un modle
se trouve dans lannexe 8.
Document 6: Questionnaire lintention des soumissionnaires - ce document sert de
mme temps que leurs soumissions, et il fournit des informations prcises qui peuvent tre
compares facilement par le comit danalyse des offres. Un questionnaire doit tre utilis
pour tous les appels doffres dune valeur suprieure 60,000, quils soient ouverts ou
restreints. Des modles pour des achats suprieurs ET infrieurs 60,000 se trouvent dans
lannexe 10.
Document 7: Code de conduite des soumissionnaires ce document est inclus dans le
dossier dappels doffres. Chaque soumissionnaire doit en prendre connaissance et
confirmer par crit son accord. Voir lannexe 17 pour le code de conduite des
soumissionnaires.
Document 8: Conditions de contrat des soumissionnaires ce document indique les
conditions pertinentes aux contrats dachat attribus aux soumissionnaires choisis. Ce
document, en annexe au dossier, doit tre revu et sign par les soumissionnaires. Il doit
tre modifi si ncessaire et des sections supplmentaires peuvent tre ajoutes. Des
modles de ce document se trouvent dans lannexe 11.
Liste des documents du dossier dappels doffres

Document 1: Informations pour tous les soumissionnaires les soumissionnaires doivent en
prendre connaissance
Document 2: Spcifications pertinentes lappel doffres pour tous les soumissionnaires ce
document inclut des dtails sur les articles requis. Les soumissionnaires doivent fournir des prix
dtaills pour tous les articles requis.
Document 3: Critres dexclusion et danalyse des offres (notamment en ce qui concerne le
systme de scores utilis) les soumissionnaires doivent en prendre connaissance

83
Document 4: Termes des approvisionnements les soumissionnaires doivent en prendre
connaissance
Document 5: Formulaire lintention des soumissionnaires les soumissionnaires doivent le
complter, le signer, et le renvoyer lacheteur
Document 6: Questionnaire lintention des soumissionnaires - les soumissionnaires doivent le
complter
Document 7: Code de conduite des soumissionnaires - les soumissionnaires doivent le signer
et le renvoyer
Document 8: Conditions de contrat des soumissionnaires (conditions applicables au moment
de la signature du contrat) - les soumissionnaires doivent en prendre connaissance
dessus.
2. Runions dinformation : si ncessaire, tous les soumissionnaires peuvent tre invits des
runions dinformation avec CAFOD ou les partenaires de mise en uvre. Ces runions
servent donner des explications sur les dossiers dappels doffres et les critres de
slection utiliss.
Ces runions dinformation peuvent tre une occasion pour CAFOD ou les partenaires
de fournir des dtails supplmentaires sur les articles requis, et si possible, de montrer aux
fournisseurs des chantillons. Tous les dtails pertinents aux appels doffres (date limite,
temps et lieu de soumission, faon de soumettre une offre, etc.) peuvent tre confirms
lors de ces runions. Elles servent aussi clarifier les exigences des appels doffres et
sassurer que les fournisseurs aient une bonne comprhension des spcifications requises.
3. Enregistrement des dossiers distribus: partir du moment o les fournisseurs reoivent les
dossiers dappel doffres, ils bnficient de 7 jours ouvrables au minimum pour y
rpondre. Une liste des fournisseurs ayant demand et reu les dossiers doit tre
ETAPE 3b: Rception des dossiers dappel doffres dment complts par les
soumissionnaires
Toutes les rponses des soumissionnaires doivent tre envoyes dans des enveloppes
double format et cachetes ;
Le nom et adresse des soumissionnaires, ainsi que le numro de rfrence de lappel
doffres doivent tre clairement indiqus sur les enveloppes ;
Toutes les rponses doivent tre clairement enregistres, en indiquant notamment leur
provenance et la date de rception. Elles doivent tre places dans une boite en lieu sr
jusquau moment de la runion douverture des offres ;
Toutes les offres reues trop tard, savoir aprs la date limite, doivent tre renvoyes aux
expditeurs, sans les ouvrir.
ETAPE 3c: Tenir des runions douverture doffres
Lanalyse des offres par le comit charg de cette fonction comprend deux parties.
Dabord, une runion douverture des offres qui sert sassurer que les offres soient
conformes aux critres dvaluation spcifis ;
Ensuite, une runion pour comparer les offres comprenant notamment une revue et
analyse approfondie afin de pouvoir nommer les fournisseurs les plus appropris. (Il peut
souvent y avoir plusieurs runions danalyse et comparaison des offres, suivant la
complexit des achats et dcisions prendre.) Voir la section 9.5 de ce manuel pour
des informations supplmentaires au sujet du comit danalyse des offres.

84
Ces deux types de runions ncessitent un rapport dtaill documentant et justifiant
clairement les dcisions prises. Ces rapports doivent tre signs par tous les membres
participants aux runions du comit.
Le comit danalyse des offres est charg des runions douverture des offres ainsi que des
runions consacres lanalyse et comparaison des offres. Le comit comprend un
prsident et un secrtaire, ainsi quun autre membre ayant le droit de vote. Le charg de
budget peut tre nomm pour ce comit. Des experts techniques ou consultants peuvent
tre invits ces runions afin de fournir des informations et conseils supplmentaires. Le
personnel charg des approvisionnements peut assister ces runions pour fournir des
clarifications supplmentaires sur des points techniques et spcifiques aux procdures
dapprovisionnement, ainsi que pour prsenter la procdure choisie et documents
pertinents, mais cette personne na pas le droit de vote. Ce processus assure une division
correcte des taches et une analyse indpendante des offres ainsi que des
recommandations dactions appropries.
DOCUMENT 1: Rapport des runions douvertures des offres :
Sitt la date limite passe, le comit danalyse des offres dment nomm doit ouvrir
officiellement les offres. Les soumissionnaires sont invits assister aux runions douverture
des offres ; ils ne sont pas, par contre, invits aux discussions pertinentes qui sensuivent. Les
runions douverture des offres doivent tre documentes et un procs-verbal rdig par
crit. Ce rapport doit comprendre 3 parties :
LA PREMIERE PARTIE : Informations pertinentes la runion douverture des offres - cette
partie fournit les informations pertinentes aux runions douverture des offres ainsi quune
liste rcapitulative des points discuter et des actions prendre lors des ces runions. Les
procs-verbaux et dcisions prises doivent tre nots par crit et chaque question
lordre du jour discute conformment.
LA DEUXIEME PARTIE : Analyse initiale des offres et format utilis pour les comparer - Le
rapport doit contenir une analyse de tous les soumissionnaires et de leurs offres, pour
sassurer quelles soient conformes aux normes administratives et techniques requises. Si
certaines soumissions ne sont pas conformes aux critres de slection, incompltes ou
disqualifies, les raisons doivent tre documentes clairement. Toutes autres informations
supplmentaires pertinentes doivent tre notes dans lespace rserv aux notes et
remarques.
LA TROISIEME PARTIE : Rsum des runions douverture des offres - cette partie
comprend notamment des informations concernant les soumissionnaires non retenus
pour cause de non-conformit et les raisons ; elle mentionne aussi les soumissions
incompltes, celles qui sont retires par les soumissionnaires, ou qui requirent des
clarifications supplmentaires. Dans ces cas, ce rsum indique galement le personnel
charg du suivi, ainsi que toutes notes or remarques additionnelles et procs-verbaux
pertinents.
Si les devis fournis par les soumissionnaires sont plus hauts que prvus et dpassent les niveaux
dattribution des procdures dappel doffres restreint sur le plan local et national, il peut
savrer ncessaire denvisager une procdure dapprovisionnement sur le plan
international. Il faut donc interrompre et revoir le processus avant de continuer. Il existe alors
deux options :
La procdure dappel doffres restreint sur le plan local et national doit tre
Si les approvisionnements sont urgents, il est possible de demander une drogation
afin de pouvoir continuer la procdure dappel doffres restreint sur le plan local et
national.
A la fin de la runion douverture des offres, tous les membres participants doivent signer et
dater un rapport complet. Ce rapport doit tre lu lors des runions suivantes danalyse des
offres et doit tre annex au rapport final sign par tout le comit et confirmant la slection
des fournisseurs.

85
ETAPE 3d: Tenir des runions danalyse et de comparaison des offres, obtenir des
clarifications supplmentaires si ncessaire et slectionner les fournisseurs.
Ds que les offres non conformes ont t limines lors de la runion douverture des offres,
le processus danalyse et de comparaison des offres peut commencer. Pour faciliter ce
processus, le personnel charg des approvisionnements doit fournir au comit, lors de la
premire runion, les principaux documents suivants :
DOCUMENT 2: Tableau comparatif de toutes les offres soumises :
A la suite de la runion de louverture des offres, le membre du personnel charg des
approvisionnements en question doit complter un tableau comparatif de toutes les offres
soumises, tout en incluant les dtails fournis par les soumissionnaires. Cette personne NE DOIT
PAS recommander des fournisseurs particuliers, mais peut assister aux runions du comit afin
de fournir des clarifications si ncessaire. Dans la mesure du possible, le personnel charg
des approvisionnements doit fournir aux membres du comit toute la documentation
pertinente importante au moins trois jours ouvrables avant la runion. Les membres du
comit doivent prendre connaissance de ces documents avant la premire runion.
Les membres du comit danalyse et de comparaison des offres doivent avoir leurs
dispositions, avant la premire runion, les principaux documents suivants :
Copies des offres soumises conformes et identifies lors de la runion douverture des
offres.
Copie du rapport de la runion douverture des offres.
Copie du tableau comparatif des offres
Exemplaire vierge du rapport du comit danalyse et comparaison des offres.
DOCUMENT 3: Rapport du comit danalyse et de comparaison des offres :
Le comit doit nommer un secrtaire et complter chaque section du rapport pertinent
lanalyse et comparaison des offres. Chaque membre doit signer une confirmation
dimpartialit. Le rapport doit comprendre tous les dtails concernant chaque tape suivie,
ainsi que les dcisions prises, et il doit inclure les points suivants 14:
1. Session prparatoire : Le prsident et le secrtaire contrlent tous les documents devant
tre approuvs par les membres du comit, ou observateurs appropris. Le prsident
informe ses membres de la nature et porte du contrat dachat envisag, identifie les
personnes responsables pour la prparation du dossier dappel doffres et rsume les
principaux points de la procdure dapprovisionnement dj mise en uvre. (Cette
session nest pas essentielle mais elle permet de tenir au courant les membres du
comit) ;
2. Session douverture des offres: le rapport pertinent doit tre annex au rapport danalyse
et de comparaison des offres. Le comit ne considre que les offres appropries et
conformes, selon les critres de dcision appliqus lors de la runion douverture des
offres ;
3. Partie 1 Dclaration dimpartialit : ce document inclut une copie des dpositions
signes par chaque membre du comit confirmant labsence de conflit dintrts avec
tous les soumissionnaires ou leurs reprsentants ;
4. Partie 2 Choix de procdures : ce document explique quelle procdure
dapprovisionnement a t choisie et pourquoi (notamment en ce qui concerne le
montant total du contrat/budget) ceci peut inclure les normes spcifiques requises par
les bailleurs de fonds, des remarques concernant dventuelles drogations, les niveaux
limites des cots, ou toutes autres critres. Les procdures choisies doivent tre identifies
et justifies en indiquant notamment si :
14
Il se peut que plusieurs runions de comparaison et danalyse des offres soient ncessaires. Un rapport pour CHAQUE
runion doit par consquent tre rdig en bonne et due forme.

86
- Si les appels doffres sont ouverts ou restreints
- Sils sont publis sur le plan local ou international
- Si des drogations ont t demandes et autorises
Partie 3 Publication de lavis de lappel doffres: inclut des informations sur la date,
lendroit et la faon de publier cet avis. La publication est locale (nationale) ou
internationale selon la valeur totale des achats. Des copies de ces publications doivent
tre conserves, notamment les images de toute publication sur des web sites.
Partie 4 Systme de scores utilis pour lanalyse et la comparaison des offres (si
ncessaire) : il convient didentifier le systme de scores utilis pour lanalyse de chaque
offre soumise par rapport aux critres de conformit requis. Les scores, ainsi quun
systme dvaluation bas sur des scores pondrs (si ncessaire) permettent de
prendre plus facilement une bonne dcision base sur un total cumulatif des scores. Au
moment de lanalyse des offres, le comit doit aussi prendre en compte les facteurs
suivants :
- Capacit et conformit administratives : Contrler que les offres soumises soient
conformes aux instructions et aux conditions essentielles du dossier dappel doffres
(se rfrer aux critres du rapport danalyse des offres et au rapport de la runion
douverture des offres).
- Capacit et conformit techniques : Contrler que les soumissionnaires rpondent
aux conditions techniques essentielles du dossier dappel doffres.
- Capacit et conformit financires : Contrler quaucune offre ne soit anormalement
basse par rapport aux prix des marchs locaux. Sassurer que les devis soient corrects
en les recalculant.
- Capacit et conformit logistiques : Contrler que les soumissionnaires aient la
capacit logistique approprie pour la mise en uvre de lapprovisionnement
notamment en ce qui concerne les entrepts, transport, stocks et sous-traitance.
- Gestion et qualit de la stratgie organisationnelle : Considrer comment les
soumissionnaires peuvent grer lapprovisionnement en question et si leurs systmes
de gestion sont capables dune bonne mise en uvre.
- Normes en matire dthique et denvironnement : Contrler que les soumissionnaires
aient un bon code de conduite et respectent les normes de sant et de scurit et
de protection de lenvironnement (notamment en ce qui concerne les emballages,
recyclage, etc.)
- Considrations supplmentaires : Contrler que les soumissionnaires aient fourni
toutes les informations pertinentes et ligibles, ainsi que des rfrences et liste de
clients existants.
5. Partie 5 Rsum de la comparaison des offres : en utilisant un systme de scores
appropri, et en sassurant que chaque offre a t annote correctement, produire un
rsultat final pour chaque offre bas sur la moyenne obtenue pour les catgories
dcrites ci-dessus ;
6. Partie 6 Classement final des offres : Aprs avoir limin les offres non conformes, et re-
contrl les scores et calculs, classer les offres selon les scores obtenus. Si un systme de
scores nest pas utilis, les offres sont classes selon le prix soumis.
7. Partie 7 Conclusion: Confirmer le choix de fournisseur et en expliquer les raisons.
Sassurer de choisir un deuxime candidat au cas o le premier choix nest plus
disponible ou refuse de prendre en charge lapprovisionnement pour une raison ou une
autre. Cette partie doit inclure les procs-verbaux de toutes actions de suivi et les
informations concernant les personnes charges de ce suivi. Si le comit doit se runir
nouveau pour prendre connaissance dinformations supplmentaires, lheure, la date et
lendroit de cette runion, ainsi que les actions entreprises, doivent tre confirms par
crit ;

87
8. Partie 8 Signatures de tous les membres du comit : Tous les membres doivent signer et
dater le rapport de leurs runions. Ceci doit tre rpt si des runions supplmentaires
prennent place.
NOTE: Les contrats dachat peuvent tre distribus entre plusieurs soumissionnaires. Il est
important, dans ce cas, dindiquer clairement quel soumissionnaire a t choisi pour quel
article spcifique, et den justifier les raisons.
Le rapport du comit danalyse et de comparaison des offres, dment complt et sign,

doit justifier clairement le comment et le pourquoi des dcisions prises. Le rapport
douverture des offres doit tre annex au rapport final du comit en question.
Liste des documents pour le processus danalyse et de comparaison des offres

DOCUMENT 1: Rapport de la runion douverture des offres notamment le procs-verbal et
rsum des dcisions prises
DOCUMENT 2: Tableau comparatif des offres notamment un rsum de toutes les
informations reues avec les offres
DOCUMENT 3: Rapport des runions danalyse et de comparaison des offres notamment les
procs-verbaux, dclarations signes dimpartialit et rsum des dcisions prises
Des modles de tous ces documents se trouvent dans lannexe 7.

ETAPE 4a: Signer les contrats dachat avec les fournisseurs slectionns
DOCUMENT 1: Ds que les fournisseurs ont t slectionns, utiliser les informations
contenues dans le tableau comparatif des offres et la documentation pertinente
lappel doffres pour prparer un contrat. Une copie signe de ce document sert de
confirmation de commande auprs des fournisseurs. [Note : un contrat est normalement
utilis dans le contexte dun appel doffres restreint, bien quune commande dachat,
signe en bonne et due forme, peut suffire pour un approvisionnement relativement
simple.] La section 25.0 Conditions contractuelles fournit des dtails supplmentaires
sur la faon de placer une commande avec un fournisseur. Un modle du contrat se
trouve dans lannexe 11.
ETAPE 4b: Informer les candidats non retenus
DOCUMENT 2: Lettre de rejet : informer les candidats non retenus par une lettre officielle.
Il est important de les encourager soumettre dautres offres dans le futur.
ETAPE 4c: Publier un avis dattribution de contrat
DOCUMENT 3: Avis dattribution de contrat : Ds que les contrats sont signs avec les
fournisseurs slectionns, CAFOD doit publier le nom de ces fournisseurs pour tous
contrats dont la valeur est suprieure 60,000. Cet avis dattribution de contrat doit tre
publi sur les Web sites de CAFOD et des partenaires.

88
Table 15 Exemple dun avis dattribution de contrat
Description du Numro de Nom et adresse du Valeur du Dates du contrat

contrat rfrence (par ex. fournisseur contrat ()
rfrence de slectionn
lappel doffres)
quipement pour No. de rfrence Mr. Mazhar Iqbal, 41,921 1 mars 30 juin 2008
3 postes de sant Pakistan Marhaba Trading
rd
Corporation, 3 Gate,
Ayub Medical
Complex, Abbottabad
Construction de 3 No. de rfrence Zain Ul Abdeen, 898,312 7 avril 2007 6 avril

postes de sant Pakistan Jinnah Avenue, Blue 2008
Area, Islamabad
Liste de documents pour le processus de contrats dachat

DOCUMENT 1: Commande dachat
DOCUMENT 2: Contrat dachat Conditions contractuelles
DOCUMENT 3: Lettre de rejet
DOCUMENT 4: Avis dattribution de contrat
Des modles pour tous ces documents se trouvent dans ce manuel

ETAPE 5: Livraisons et rceptions des produits commands. Accuss de rception.
La signature des contrats nest pas en soi la fin du processus dapprovisionnement ! Il importe
aussi de grer soigneusement les problmes de transport, livraisons, entreposage et
distribution des produits achets. Suivre les directives contenues dans les sections 16.0 et 19.0
de ce manuel et utiliser les modles de logistique et de livraison qui se trouvent dans l'annexe
12 sur la mise en uvre des livraisons et rceptions des produits achets.
ETAPE 6: Prparation et approbation des demandes de paiements
demandes de paiements qui se trouve dans lannexe 15.
ETAPE 7: Classer le rapport complt de la procdure dappels doffres en assurant que toute
la documentation correcte, les signatures ncessaires et les approbations y soient annexes
Il est important que toute la documentation pertinente lappel doffres soit classe
correctement, y compris les informations concernant les candidats non retenus. Ce dossier
doit tre disponible lors de contrles comptables ou des revues. Utiliser la fiche de
classement dun appel doffres (annexe 6) comme liste rcapitulative pour sassurer que
toute la documentation ncessaire est bien classe. Des dtails supplmentaires se trouvent
dans la section 21.0 de ce manuel.

89
15.0 CONTRATS CADRES POUR RENOUVELLEMENT DACHATS SIMILAIRES
Des contrats cadres peuvent tre tablis pour des commandes renouveles darticles/vivres
ou de services. Un contrat cadre permet de sapprovisionner auprs du mme fournisseur
dune faon rgulire et pour une dure prdtermine, lorsquil est difficile de juger
lavance les quantits requise ou les dlais de livraison (par exemple pour des fournitures
livres par avion ou des approvisionnements en denres alimentaires durgence). Ce
processus vite les rptitions de procdures dapprovisionnement et de toute la
documentation pertinente ; il est aussi efficace et permet damliorer les relations
professionnelles avec les fournisseurs car il minimise les rptitions de demandes de devis et
vite que certains fournisseurs soumettent des devis peine perdue.
Un contrat cadre permet CAFOD ou un partenaire local dacheter des articles/vivres ou
services un prix convenu lavance et pour une dure prdtermine. Une simple
procdure de rptition de commande dachat suffit, base sur les prix et conditions
convenues dans le contrat cadre.
Ce processus peut tre utilis pour lachat darticles/vivres et de services, y compris pour les
prestations de services pertinents aux procdures dapprovisionnement.
15.1 Comment tablir un contrat cadre

Identifier les articles/vivres ou services qui peuvent tre achets de cette faon, par
exemple tous les deux mois (notamment les fournitures de bureau, pices de rechange
pour vhicules, combustible).
Dcider de la dure du contrat cadre. Celle-ci doit tre au maximum dune anne et
doit inclure les dispositions prendre en cas dinflation, de fluctuations sur le march
local tout en indiquant pour combien de temps les prix sont valables.
Estimer la valeur du contrat et sassurer que les fournisseurs soient informs quil ne sagit
que dune estimation.
Ayant estim le montant total, suivre la procdure dapprovisionnement correcte, que
ce soit une procdure ngocie ou un appel doffres, selon la valeur estime servant de
base du contrat cadre.
Etablir un contrat avec les fournisseurs choisis. Utiliser le modle qui se trouve dans
lannexe 11.
Etablir une commande dachat chaque fois que les fournitures sont requises. Cette
commande doit tre base sur les termes convenus dans le contrat cadre. Utiliser le
document intitul Termes de commandes dachat qui se trouve dans lannexe 11.
Chaque commande dachat individuelle doit inclure les dtails et numro de rfrence
du contrat cadre pertinent.
Un contrat cadre permet un approvisionnement en articles/vivres ou services bas sur une
estimation des prix et quantits, sans devoir spcifier la dure et le cot total.
15.2 Restrictions des contrats cadres

Les contrats cadres ne peuvent couvrir quune anne au maximum aprs cette
priode, ils doivent tre revus ou rengocis ;
Les contrats cadres sont particulirement utiles pour les produits transports par avion, les
contrats de transport, les vhicules, mdicaments, gnrateurs, systmes de
communication et quipement en informatique, et parfois consultants ;
Il importe de demander conseil au charg de projet ou au personnel comptent de
CAFOD (HD et PPSS) avant de sengager dans une procdure de contrat cadre.
15.0 Contrats cadres pour renouvellement dachats similaires

90
15.3 Prolongation ou renouvellement de commandes et de contrats dachat
existants
Si ncessaire, les contrats ou commandes dachat peuvent tre prolongs ou renouvels
avec le mme entrepreneur/fournisseur. Par exemple, un contrat peut tre prolong pour
pouvoir y ajouter des services, travaux, articles/vivres supplmentaires qui ntaient pas
compris dans le contrat original. La prolongation ou renouvellement dun contrat ou
commande dachat peut tre faite selon les conditions suivantes:
a) La valeur totale des services, travaux, articles/vivres supplmentaires nexcde
pas 50% de la valeur du contrat original.
b) Les conditions du contrat original et le statut du fournisseur15 ne sont pas changs
dune faon importante ;
c) Le contrat original a t conclu selon la procdure dapprovisionnement
pertinente la commande dachat originale;
d) La priode entre la passation du premier contrat et son renouvellement ne
dpasse pas une anne;
e) Le dit contrat na pas t renouvel plus que DEUX fois.
Exemple de prolongation dun contrat dachat existant

Une procdure dappel doffres ouvert est mise en uvre au Zimbabwe pour identifier un
fournisseur charg dapprovisionner un groupe de personnes vulnrables en denres
alimentaires. La valeur du contrat reprsente 150,000 et les vivres sont achets auprs dun
seul fournisseur. Le programme na pas dpens toute la somme prvue pour cet
approvisionnement et dsire acheter des denres supplmentaires auprs du mme
fournisseur.
Le programme prolonge le contrat existant auprs du mme fournisseur pour pouvoir
acheter des denres supplmentaires. La commande dachat supplmentaire est faite sous
les conditions suivantes :
la valeur est de 60,000 savoir infrieure 50% de la commande originale;
la prolongation prend place pendant lanne qui suit la premire commande ;
le fournisseur en question a t nomm la suite dune procdure dappel doffres
ouvert totalement transparente;
ce processus est clairement document et justifie une prolongation du contrat et les
raisons pertinentes.
15
Contrler par exemple que le droit de proprit ou la nature commerciale essentielle de lentreprise du fournisseur en
question naient pas chang.
15.0 Contrats cadres pour renouvellement dachats similaires

91
16.0 TRANSPORT ET LIVRAISON
16.1 Dispositions de transport et de livraison

Ds que les commandes dachat (ou contrats) sont convenues avec les fournisseurs et que
toute la documentation pertinente a t signe par les deux parties, les articles et vivres
doivent tre livrs, distribus ou entreposs conformment aux besoins. La livraison et
distribution des articles/vivres doit tre gre au mieux afin dassurer que les marchandises
ne soient pas perdues ou endommages.
Il existe deux options possibles pour la livraison des marchandises :
Option 1: Les fournisseurs incluent les cots de transport et de livraison dans leurs prix et
confirmations de commande / contrat. Dans ce cas, les commandes / contrats dachat
doivent inclure des dtails prcis concernant les lieux de livraison, dates et heures, ainsi
que les quantits requises pour chaque livraison (si ncessaire). Le personnel de CAFOD
ou des partenaires doit inspecter les marchandises fournies chaque livraison ou
distribution afin de sassurer que les informations contenues dans les accuss de
rception des marchandises livres et les bulletins de livraison soient pareils celles
contenues dans les commandes / contrats dachat. CETTE OPTION EST LOPTION
PREFEREE.
Pendant la livraison, des chantillons de marchandise doivent tre pess et mesurs (un
minimum de 5% des marchandises livres doit tre examin de cette faon, bien que le
code de bonne pratique recommande de contrler plus que 5% de larrivage).
Option 2: Bien que loption 1 soit loption prfre, dans certains cas, les fournisseurs
NINCLUENT PAS les cots de transport et de livraison dans leurs prix et confirmations de
commande / contrat. Ce type de contrat sappelle contrat dpart-usine (EXW) et
impose aux fournisseurs une responsabilit minimum. Le contrat doit clairement
mentionner cette particularit et dfinir prcisment les responsabilits des fournisseurs et
des acheteurs (CAFOD ou des partenaires) afin dviter tout malentendu et retard
subsquent.
Pour un contrat dpart-usine, il est ncessaire didentifier des fournisseurs spcifiques pour
les services de transport et de leur demander des devis pertinents. Ceci peut inclure la
location de camions, le recrutement de chauffeurs ainsi que des ouvriers pour le
chargement et dchargement des marchandises.
Le contrat pertinent aux conditions de transport et livraison doit clairement indiquer les
lieux de livraison, dates et heures, ainsi que les quantits pour chaque livraison. CHAQUE
camion doit avoir un bordereau dexpdition mis par CAFOD ou le partenaire local,
mme si les entreprises de transport en fournissent un eux-mmes.
Tout bordereau dexpdition ou de livraison doit tre sign par un membre du personnel de
CAFOD ou du partenaire local, prsent au chargement des marchandises. Un bordereau
dexpdition doit aussi tre sign par le chauffeur (transporteur) et par un membre du
personnel de CAFOD ou du partenaire local prsent au dchargement des marchandises
au lieu final de livraison ou au local dentreposage.
16.2 Documentation pertinente aux transports et aux livraisons

Des modles pour tous les documents dcrits ci-dessous se trouvent dans lannexe 12 de ce
manuel. La section suivante fournit des informations sur la documentation ncessaire pour le
processus de transport et de distribution des marchandises sur les lieux du projet, ainsi que le
processus que CAFOD et les partenaires doivent mettre en place pour leur entreposage.
1. Bon de commande de marchandises:
Un bon de commande permet un charg de programme de demander des
marchandises un responsable des stocks ; ce dernier peut ainsi prparer et documenter les
marchandises requises pour des activits du projet. Avant de recevoir les marchandises, le
16.0 Transport et livraison

92
charg de programme ou membre du personnel remplit un bon de commande qui permet
la livraison la destination finale.
Le charg dapprovisionnement, qui soccupe de la gestion des entrepts, ou le personnel
charg directement de la gestion des entrepts, doit donner suite au bon de commande de
marchandises, notamment en planifiant la livraison et le transport des marchandises, et en
notant ces informations sur le bon de commande.
Le charg dapprovisionnement doit aussi prparer un bordereau dexpdition pour
accompagner les marchandises pendant le transport. Le bon de commande de
marchandises peut tre prpar par le charg dapprovisionnement (ou le charg des
entrepts si possible), mais il doit tre approuv par le pouvoir dlgu ou le charg de la
logistique.
Une copie du bon de commande des marchandises doit tre remise au charg de projet
pour linformer du planning de livraison des marchandises en question.
2. Bordereaux dexpdition :
Un bordereau dexpdition doit accompagner tous articles/vivres ou marchandises qui sont
transportes entre les locaux commerciaux des fournisseurs et les entrepts de lacheteur, ou
entre les entrepts de lacheteur et les lieux du projet, ou entre les locaux commerciaux des
fournisseurs et les lieux du projet. Le bordereau dexpdition est un document essentiel de
gestion dentreposage.
Les bordereaux dexpdition servent noter par crit tous les articles qui sortent des
magasins/entrepts, ainsi qu documenter les prises de stock gres par le personnel
charg de lentreposage ;
Un systme de codage exclusif permet dassurer quil ny ait aucune reproduction inutile
de la documentation pertinente ;
Si les articles requis sont transports dans plusieurs camions, chaque vhicule doit avoir
un bordereau dexpdition dment rempli.
Tous les chauffeurs doivent signer un bordereau dexpdition au dpart des entrepts et
deviennent ainsi responsable pour les marchandises transportes dans leur camion ;
Sur le lieu de livraison, les destinataires doivent contrler les marchandises par rapport au
bordereau dexpdition. Tout article manquant ou endommag doit tre indiqu sur le
bordereau ;
Si les marchandises sont livres dans des conteneurs plombs, le bordereau doit indiquer
clairement quelles nont pas t vues ou contrles ;
Les bordereaux dexpdition se font en 4 copies qui doivent toutes tre signes.
La copie originale Le personnel charg de lexpdition la signe, en confirmant la
livraison des marchandises au transporteur ; il en garde une copie.
La copie pour le transporteur Le transporteur la signe, en confirmant la prise en charge
des marchandises et sa responsabilit vis--vis du transport ; il en garde une copie.
La copie pour le destinataire Le destinataire la signe, en confirmant la rception des
marchandises et en y notant ses observations (concernant dventuelles pertes ou
dommages) : il en garde une copie.
La copie originale dment signe Elle doit tre signe par les trois parties (charg de
lexpdition, transporteur et destinataire) et renvoye aux magasins/entrepts pour
classement.
NOTE: Aucuns articles/vivres ou fournitures ne doivent tre transports sans un bordereau

dexpdition dment rempli

93
3. Accuss de rception des marchandises :
Laccus de rception des marchandises doit tre rempli par le destinataire, en confirmant
que tous les articles commands ont t livrs en bonne et due forme, et dans les dlais
requis. Tout article endommag ou dfectueux doit tre rendu et indiqu clairement sur
laccus de rception.
Le paiement final doit tre autoris seulement quand tous les articles indiqus sur la
commande dachat ont t livrs et confirms par le bordereau dexpdition et laccus de
rception a t sign en bonne et due forme.
Un accus de rception peut tre utilis sil ny a pas dautre documentation pertinente
dans les entrepts ;
Un accus de rception doit tre utilis pour chaque livraison de camion sil ny a pas de
bordereau dexpdition pertinent ;
Laccus de rception doit inclure tous les dtails pertinents au vhicule, chauffeur
(transporteur) et marchandises ;
Il faut sassurer que le chauffeur (transporteur) signe laccus de rception des
marchandises et en garde une copie.
Laccus de rception est aussi un document utile pour le destinataire, que ce soit un
partenaire ou les autorits locales. Ceux-ci peuvent autoriser le paiement des marchandises
livres, sur la base dun accus de rception rempli en bonne et due forme.
Des modles de ces documents se trouvent dans lannexe 12 de ce manuel.

94
17.0 INSPECTION ET RECEPTION DES MARCHANDISES
17.1 Quand inspecter les marchandises et fournitures

Avant de signer un accus de rception ou un bordereau dexpdition, le membre du
personnel prsent la livraison doit inspecter soigneusement toutes les marchandises et
fournitures livres par le fournisseur ou le transporteur.
Les inspections peuvent prendre place diffrents moments du processus de transport,
stockage, livraison et distribution :
Chargement des camions de distribution aux entrepts ou magasins des fournisseurs
Dchargement aux entrepts ou magasins provisoires
Dchargement la destination ou lieu de distribution final
17.2 Comment inspecter les marchandises et fournitures

Toutes les livraisons doivent tre inspectes, quelles soient faites par le fournisseur lui-mme
ou un autre entrepreneur. Une liste complte dinspection ne peut pas tre rdige cause
de la grande diversit des contextes, types de marchandises et capacit du personnel local,
mais une liste gnrale dinspection est fournie comme rfrence. Cette section doit tre lue
en mme temps que la section 18.5 (Information spcifique pertinente au processus de
stockage) qui fournit des conseils importants sur les normes minima du stockage de
combustible, denres alimentaires, mdicaments et produits pharmaceutiques.
Le processus dinspection est trs important car des marchandises hors normes ou de
mauvaise qualit peuvent causer de srieux problmes aux bnficiaires lors de leur usage.
Le personnel recevant les commandes doit tre suffisamment qualifi pour la tache
dinspection des marchandises, notamment en sachant distinguer entre les
approvisionnements de bonne ou de mauvaise qualit ; pour des livraisons particulires, il
peut tre ncessaire de recourir du personnel expert en la matire, par exemple une
personne mdicale ou un nutritionniste.
17.3 Inspection dchantillons et principes de bases

Dans le cas de livraisons grande chelle, il nest pas possible de contrler chaque sac ou
carton. Il faut donc inspecter un chantillon. Le simple calcul suivant permet destimer le
nombre dchantillons inspecter lors dune livraison importante:
Nombre de sacs / cartons inspecter par rapport la livraison totale:
Nombre dunits (Lots) Nombre dunits inspecter

De 0 10 Tous les sacs/cartons
De 11 100 11
Suprieur 100 Racine carre du nombre
Par exemple, le magasinier reoit une livraison de 20 MT de crales dans des sacs de 25kg.
Calcul: 20 000 / 25 = 800 sacs (units primaires) 800 = 28.28 Le magasiner doit ainsi
inspecter 29 sacs prlevs au hasard (en sassurant que les sacs proviennent du milieu,
avant, arrire, sommet et fond de la pile entasse dans le camion.
Ds que la quantit dchantillons est tablie, les marchandises doivent tre inspectes
avec soin. Les principes de base de ce processus sont les suivants :
Spcifications : les marchandises et quantits sont-elles conformes aux commandes
dachat ou bordereau dexpdition? Est-il ncessaire de demander un technicien
en la matire de confirmer que les marchandises sont conformes la commande?
17.0 Inspection et reception des marchandises

95
Date dexpiration : les marchandises sont-elles valides ceci importe particulirement
dans le cas de denres alimentaires, mdicaments et semences. Si les dates
dexpiration sont proches, est-ce que les marchandises peuvent tre utilises
temps ?
Temprature et niveau dhumidit : les denres alimentaires par exemple doivent tre
conserves dans des locaux dont la temprature est infrieure 40oC (certaines
requirent des tempratures plus basses); les mdicaments doivent souvent tre
placs dans des chambres frigorifiques. Il est possible dacheter de simples
indicateurs dhumidit pour pouvoir mesurer le niveau dhumidit des sacs de
crales, farine et autres grains.
Poids et mesures : linspection du poids et mesures dun chantillon prlev au
hasard permet de contrler, mme dune faon approximative, que la livraison
contient la quantit correcte darticles tels que du ciment, sable et denres
alimentaires.
Emballage et marchandises avaries: il faut sassurer que les emballages et les
marchandises ne sont pas avaris. Certains signes ou odeurs en sont les indicateurs
tels que des taches dhumidit, de moisissure ou dautres causes de contamination.
Le camion est-il trop chaud, trop froid ? Lemballage est-il endommag ou les
paquets ouverts ou casss ? Lintgrit des marchandises est-elle compromise, ont-
elles t trafiques ? Ces considrations sont particulirement importantes pour des
marchandises telles que le ciment, les denres alimentaires et les mdicaments.
Stockage et livraison : l'inspection du bordereau dexpdition permet de contrler les
priodes de livraisons et de sassurer que les marchandises ont t livres dans les
dlais prvus; en cas de retard important, il faut sassurer que lintgrit ou la qualit
des marchandises nen a pas souffert. Est-ce que le transport sest fait dans les
conditions optimales, notamment en ce qui concerne des chambres frigorifiques
pour le transport de mdicaments, des camions propres et secs pour le transport de
denres alimentaires et semences, des conditions offrant une bonne protection
contre lhumidit pour le transport de ciment.
Inspection organoleptique: cette mthode dinspection est base sur lusage des
sens, tels que la vue, lodorat et le toucher, notamment en ce qui concerne :
Les signes visuels: couleur, homognit et caractristiques du produit,
prsence dobjets trangers, dinsectes morts ou vivants, de larves,
moisissures, dformations de boites de conserve
Les odeurs: odeur caractristique du produit, manque dodeur, odeur de
moisi, de rance ou trange
La texture: humidit, fluidit des farines, prsence de grumeaux
Le got: saveur, amertume, aigreur, arrire-got
Les bruits: prsence dinsectes dans les sacs
17.4 Accepter ou rejeter les marchandises inspectes

Une inspection soigneuse permet de confirmer la qualit et quantit des marchandises
avant de les accepter officiellement. Il peut exister une diffrence entre la quantit et
qualit attendue et thorique des marchandises et celles qui sont vritablement reues.
Par exemple, les sacs de denres alimentaires chantillonns ne psent en moyenne que
48kg plutt que les 50kg prvus. Cela peut tre d aux facteurs suivants:
Fraude du fabriquant
Pertes dues un mauvais emballage
Petits vols commis par les employs de lentrept ou les emballeurs
Perte naturelle due au desschement de crales/grain pendant le voyage

96
Si, la suite dune inspection dchantillons, la quantit livre vritable est diffrente que la
quantit commande, le prix d au fournisseur doit tre bas sur la quantit livre, plutt
que celle qui tait commande ou prvue thoriquement.
Cette rduction possible du prix doit tre mentionne dans le contrat sign avec le
fournisseur. En dessous dun certain niveau de dgts, il doit tre possible de rejeter toute la
livraison de marchandises avaries.
17.5 Manutention approprie des marchandises reues

Il importe dviter tous dommages aux marchandises ou pertes coteuses lors des livraisons,
dus une prparation insuffisante ou une mauvaise manutention:
Prparation pour les livraisons: les chargs dentreposage doivent sassurer que lendroit
prvu pour la livraison soit bien prpar, notamment en ce qui concerne les points suivants :
Main duvre suffisante pour le chargement / dchargement
Palettes suffisantes dans lentrept
Espace suffisant pour les nouvelles livraisons
Dispositions suffisantes pour assurer un processus rgulier dinspection (en
particulier temps et ressources)
Dchargement et rception des marchandises livres: les conditions de livraisons doivent
tre bien gres car une mauvaise manutention peut causer des dgts aux marchandises
en question :
- Les grues et crochets peuvent endommager lemballage, particulirement en
ce qui concerne les livraisons de sacs de denres alimentaires en papier, en
toile ou en plastique ; ceci peut entraner un processus de contamination du
contenu
- Dcharger en lanant les sacs ou paquets peut aussi les endommager et
entraner un processus de contamination du contenu
- La pluie peut endommager les emballages en papier et entraner un
processus de contamination du contenu
- Lusage de pelles sales lors du dchargement de crales, semences ou
autres marchandises peut aussi entraner un processus de contamination
Voir la section 19.0 Gestion des stocks et entreposage pour les normes minima pertinentes au
stockage des marchandises reues.

97
18.0 DISTRIBUTIONS ET DONATIONS
Lors dun projet, ou sa clture, les articles/vivres sont souvent distribus ou donns aux
bnficiaires. Dans le cadre de la gestion de biens et du projet, ces deux processus doivent
tre mis en uvre correctement et documents en bonne et due forme. La section suivante
identifie les diffrences entre une distribution et une donation, et la faon de les
documenter.
18.1 Distributions
On parle de distributions quand le destinataire final des articles/vivres est un bnficiaire
individuel. Une distribution concerne normalement un grand nombre dindividus ou de
mnages qui reoivent les mmes (ou pareils) articles/vivres dune valeur gnralement
relativement basse. Par exemple :
Outils ou quipement pour amliorer les moyens dexistence ou aider les petites
entreprises sont distribus des individus particuliers ;
Denres alimentaires et non-vivres (NFI kits) sont distribus des individus particuliers ;
Bons de distribution pour outils et quipement divers sont distribus des individus
particuliers ;
1. Formulaires ou listes de distribution
Lots dune distribution, un formulaire de distribution doit tre utilis afin de documenter
clairement ce que chaque bnficiaire reoit. Le bnficiaire doit signer ce document, en
confirmant ainsi rception des articles/vivres.
Ces formulaires sont particulirement utiles lors de distributions grande chelle car ils
permettent de contrler que les articles/vivres distribus soient reus par les bnficiaires
cibles.
Un modle se trouve dans lannexe 13 de ce manuel ; il doit inclure les informations
suivantes :
Nom du bnficiaire ;
Articles/vivres reus (notamment en ce qui concerne, si ncessaire, quantit/valeur) ;
Date de la distribution;
Signature du destinataire;
Nom et signature du personnel charg de la distribution ;
Les formulaires de distribution doivent tre annexs la documentation pertinente au
rapport financier du projet ; ils sont part entire de la documentation du projet et doivent
tre classs conformment.
18.2 Donations
On parle de donations plutt que de distribution quand le destinataire final des fournitures
donnes est soit un partenaire, soit une organisation unique plutt que des bnficiaires ou
mnages individuels, quand les fournitures en question font lobjet de dons et ont une valeur
relativement leve, par exemple :
Equipement et fournitures donnes des postes de sant, coles ou centres
communautaires ;
Equipement de bureau, biens ou meubles donns un partenaire.
Ce type de donations doit tre document avec un certificat de donation. Il faut aussi
considrer un nombre de facteurs avant de sengager dans une donation darticles/vivres,
biens ou autres quipements
18.0 Distributions et donations

98
2. Qui a droit des donations ?
Les bnficiaires de dons peuvent tre les suivants :
Destinataires finaux / bnficiaires dun projet ;
Partenaires locaux, partenaires de mise en uvre ou NGO locales ;
Autorits locales participant la mise en uvre du projet (par exemple coles ou
hpitaux locaux) ;
Dans des cas exceptionnels, dautres ONG internationales (16)
Les personnes suivantes NE PEUVENT PAS recevoir de dons :
Sous-traitants ou organisations commerciales ;
Individus qui ne sont pas les destinataires finaux dun projet ;
Expatris ou personnel local de CAFOD ou dun partenaire de mise en uvre ;
NOTE: en toutes circonstances, il importe de respecter la lgislation du pays de laction. Dans

certains pays, les biens du projet deviennent automatiquement la proprit du
gouvernement la fin du projet.
18.3 Comment documenter les donations

1. Conditions requises par les bailleurs de fonds
Les bailleurs de fonds ont tous des rglements diffrents concernant les donations de
marchandises ; le personnel charg de projet et de mise en uvre doit par consquent
sinformer auprs du personnel comptent de CAFOD (HD ou PPSS) afin de sassurer que les
conditions spcifiques des bailleurs de fonds soient respectes en bonne et due forme. Par
exemple :
DFID si la valeur marchande darticles individuels est suprieure 1,000, ces
marchandises ne peuvent pas faire lobjet de donation, mais doivent tre rendues
DFID ;
ECHO Les accords entre CAFOD et ECHO permettent de mettre en place des
donations appropries ou de trouver une solution pour couler les marchandises.
2. Les normes minima de CAFOD
A part des conditions spcifiques exiges par les donneurs de fonds institutionnels, les normes
minima de CAFOD en ce qui concerne la documentation des donations comprennent les
points suivants :
Les objets donns doivent tre de qualit raisonnable et fonctionner correctement. Ils
doivent aussi rpondre des besoins appropris des destinataires. Ceux-ci doivent accepter
officiellement les dons selon des normes indiques dans les documents pertinents au
processus de donation.
Au moment dune donation, une lettre de donation ou un certificat de donation doivent tre
prpars par CAFOD ou par le partenaire de mise en uvre ; lagence donatrice et le
bnficiaire doivent chacun signer la lettre ou le certificat de donation.
Le but dune lettre de donation ou dun certificat de donation est de fixer les conditions de
la donation. Ces documents doivent stipuler clairement les informations suivantes :
Lagence donatrice
Le bnficiaire
16
Les ONG internationales ne doivent recevoir des donations quen cas exceptionnels et seulement si cette dcision est base
sur des considrations oprationnelles, sil nexiste aucun conflit dintrt et si les ONG internationales peuvent garantir que
lquipement est destin lintention des destinataires daide humanitaire.

99
Les fournitures faisant lobjet de la donation (si elles sont nombreuses, une liste peut tre
annexe au certificat de donation)
La valeur dachat des fournitures faisant lobjet de la donation
La date de la donation
Le projet(s) qui a pay pour ces fournitures
Il peut tre utile de considrer les points suivants lors de la rdaction dune lettre de donation
ou dun certificat de donation et des conditions pertinentes :
Dclarer clairement lusage dsir de lquipement faisant lobjet de la donation.
Lagence donatrice requiert-elle le droit de vrifier cet usage?
Quelles sont les circonstances dans lesquelles lquipement peut tre revendu ? Le
bnficiaire doit-il obtenir lautorisation de lagence donatrice avant de le revendre?
Lquipement faisant lobjet de la donation doit-il tre enregistr dans linventaire du
bnficiaire ?
La donation prvoit-elle des frais de maintenance et/ou dentretien ? Dans ce cas, quels
frais sont inclus et pour combien de temps ?
Lagence donatrice dsire-telle recevoir des rapports/mises jour ou visiter le
bnficiaire pour sassurer que lusage de lquipement soit conforme aux conditions de
la donation?
Si le bnficiaire ne respecte pas les conditions requises, quelles sont les mesures que
lagence donatrice peut prendre? (Exiger le retour de lquipement ou le paiement
dune somme convenue par les deux parties?)
Pour combien de temps ces conditions sont-elles valables (selon la durabilit
delquipement, la capacit de contrle du bnficiaire, la dure du projet, etc.) ?
Un modle se trouve dans lannexe 13 de ce manuel ;

Les copies des certificats de donation, dment signes, doivent tre annexes la
documentation pertinente aux activits du projet et aux transactions financires.

100
19.0 GESTION DES STOCKS ET ENTREPOSAGE
19.1 Principe gnral

Le personnel charg de logistique (ou le pouvoir dlgu pertinent) sassure que tout
mouvement de provisions ou de fournitures dans les entrepts de CAFOD ou des partenaires,
soient contrls et documents en bonne et due forme.
19.2 Documentation pertinente au processus de stockage

Dans le respect de transparence et bon contrle des stocks, tout mouvement de matriel de
programme doit tre document par les documents suivants :
Accus de rception des marchandises ;
Bordereau dexpdition.
Comme indiqu dans la section 16.0 (Transport et livraison), ces documents servent noter
par crit les mouvements de tous les articles gards en stock et permettent au personnel
charg de la gestion des stocks de surveiller tous les mouvements du matriel, ainsi que
didentifier les responsabilits des personnes engages dans le processus de livraison,
transport et rception du matriel (par exemple, les chauffeurs, chargs de projets et
fournisseurs). Ces documents servent aussi confirmer que le matriel est transport et
rceptionn en bonne et due forme et forment la base dune bonne gestion de stockage. Il
est par consquent essentiel de les contrler et dinventorier le stock rgulirement afin de
pouvoir identifier tout matriel manquant ou endommag.
Ces documents sont soumis une procdure fixe de soumission, vrification et approbation.
Le charg de logistique nest pas autoris y dvier.
19.3 Installations de stockage

CAFOD ou les partenaires doivent identifier des installations appropries pour le stockage de
matriel, en considrant notamment les types de matriel, le lieu et son niveau de scurit,
ainsi que les points suivants :
Cltures et serrures appropries aux entres ;
Recrutement de gardiens ou/et de services de scurit professionnels ;
Palettes;
Ventilation / contrle de la temprature particulirement pour le stockage de
mdicaments;
Hygine;
Fumigation des installations avant dy entreposer des vivres ou mdicaments;
Les vivres doivent tre entreposs dans un btiment spar;
Extincteurs dincendie suffisants pour tout lentrept;
Les stocks de grande valeur doivent tre soigneusement protgs et assurs en bonne et
due forme.
Tout matriel arrivant dans un entrept doit tre contrl pour confirmer quantit et qualit
(et dommages si ncessaire), ainsi que toute la documentation pertinente.
Le personnel responsable de lentreposage doit surveiller quotidiennement les mouvements
du matriel en stock. Il est recommand que deux personnes au maximum soient charges
de ces taches.
Bien que les achats en grande quantit puissent rduire le cot total, ils peuvent aussi
augmenter les risques de vol. Il est par consquent recommand que, si possible, les
approvisionnements soient rpartis sur une priode de temps pour diminuer la quantit de
19.0 Gestion des stocks et entreposage

101
matriel gard en stock. Par exemple, des commandes dachat de vivres ou de crales
doivent tre livres des intervalles rguliers, plutt quen une seule fois.
19.4 Gestion de stockage

Le personnel charg de la logistique ou des approvisionnements doit consigner toutes les
informations concernant le matriel en stock, qui peut tre class selon les catgories
suivantes :
Biens de consommation pour bnficiaires (notamment denres alimentaires, NFI kits ou
articles divers, tels que des outils) ;
Biens de consommation servant au fonctionnement des programmes (notamment
matriaux de construction, outils, pices de rechange pour vhicules) ;
Biens et quipements de bureau (notamment portables, radios, ordinateurs, tlphones
par satellite, etc.) ces articles sont souvent grs par le charg dadministration ou de
logistique.
Les biens de consommation pour les bnficiaires ou pour la mise en uvre de programmes,
qui sont transports, entreposs ou livrs, doivent toujours tre documents en bonne et due
forme. Une documentation spcifique et pertinente permet de suivre et contrler leurs
mouvements entre le dpart des livraisons, larrive dans les entrepts et la destination finale
des bnficiaires de distribution / donations. Les principaux documents sont les suivants :
Accuss de rception des marchandises ;
Bons de commande dachat;
Bordereaux dexpdition;
Listes de distribution;
Certificats de donation.
Ces documents doivent tre remplis en bonne et due forme, contenir des informations
numriques exactes et tre mis jour rgulirement, si ncessaire quotidiennement.
Un inventaire de stock complet doit tre fait chaque mois. Ceci permet didentifier tout
article endommag, perdu, incorrectement document ou prim. Linventaire de stock
doit tre soigneusement document pour sassurer que les quantit et descriptions des
articles en stock soient prcises et compltes. Toutes pertes, vols ou dommages doivent tre
notes et rapportes.
19.5 Informations spcifiques concernant les stocks

1. Mdicaments et produits pharmaceutiques
Pour des programmes de sant et lors de distribution de mdicaments, les
approvisionnements mdicaux portent souvent sur de grandes quantits et les distributions
de mdicaments stalent sur une priode de plusieurs mois. Il est par consquent
recommand que lachat de mdicaments soit fait par lintermdiaire de compagnies
spcialises en matire de logistique mdicale ou des centrales dachats humanitaires
(HPC), tels que Begeca, Asrames, MSF Logistique, IDA, et CHMP17.
Ces compagnies sont en mesure de garantir que les mdicaments:
soient lgaux (et non pas des faux) ;
soient appropris aux besoins;
soient valables;
soient grs conformment au code de bonne pratique;
17
Voir la section 23.0 (Sous-traitance) pour une liste de compagnies spcialises en matire de logistique mdicale.

102
soient transports dans des conditions appropries;
soient entreposes correctement;
soient utiliss selon le principe du premier expir, premier sorti
soient de bonne qualit et offrent un bon rapport qualit/prix.
Lusage de compagnies spcialises en approvisionnement mdical permet dviter de
nombreux problmes, notamment :
Llimination de mdicaments prims peut tre extrmement chre et soumise des
lois trs strictes. Les ignorer peut avoir des consquences trs graves pour une
organisation (notamment emprisonnement et amendes trs leves);
Lusage de mdicaments prims est dangereux de mme, une bonne pratique
dentreposage, de transport et dadministration est requise pour assurer que les stocks de
mdicaments ne soient ni endommags ni perdus. Des mdicaments avaris peuvent
tre dangereux ; en outre, les mdicaments sont souvent vols et revendus sur les
marchs locaux.
Il est particulirement recommand que, pour des programmes de sant,
lapprovisionnement en mdicaments se fasse auprs de centrales dachats humanitaires
rputs. Le code de bonne pratique de CAFOD recommande que tout achat de matriel
mdical ou de mdicaments pour des programmes financs par CAFOD soit fait auprs de
compagnies spcialises.
En outre, et pour viter tout dommage ou perte de mdicaments et matriel mdical, il
importe de mettre en place un bon systme administratif afin de pouvoir contrler et suivre
leurs mouvements que ce soit lors de distribution, de transport ou dentreposage. Chaque
article doit avoir une carte dinventaire indiquant quand il a t achet, la quantit en
stock, la date dexpiration et la quantit minimum garder en stock (pour pouvoir re-stocker
temps). Un logiciel dinventaire de stock peut aussi tre utilis.
Pour la gestion de stock de mdicaments, il faut aussi :
Noter soigneusement toutes les quantits et dates dexpiration des mdicaments en
stock ;
Conserver le mdicament sur des palettes pour assurer quils ne soient pas mouills ou
endommags ;
Se renseigner sur les conditions optimales dentreposage notamment en ce qui
concerne la temprature et clairage.
2. Matriaux de construction
Ciment : Le garder toujours sur des palettes et ne jamais empiler les sacs trop haut car
aprs 6 mois, les sacs au fond de la pile ne sont plus utilisables. Sassurer que les locaux
dentreposage soient bien ars et couvrir le ciment avec du plastique.
Bois: Empiler poutres et planches sur des palettes et les couvrir de plastique si les palettes
sont exposes aux intempries. Contrler quil ny ait pas de termites, et utiliser des
insecticides si ncessaire. Garder un accs facile aux palettes en cas de feu.
3. Combustibles
Si un bureau sur le terrain conserve des rserves de combustible, le charg de logistique ou
dapprovisionnement doit noter les quantits livres et le nombre de ravitaillement en
carburant pour chaque vhicule. Il est recommand de marquer clairement les bidons de
couleurs diffrentes, pour identifier facilement essence, diesel et krosne. Tous les
combustibles doivent tre gards dans des bidons placs au moins 15 mtres de la clture
externe. Idalement, les combustibles doivent tre conservs dans des endroits bien ars,
lombre et dgag de verre cass et de dbris.
4. Denres alimentaires

103
Les denres alimentaires doivent tre conserves dans des locaux spars et ddis
lentreposage de vivres. Elles doivent tre places sur des palettes pour minimiser les risques
de moisissure, ainsi que les dommages occasionns par la pluie ou les insectes. Il est
recommand de couvrir le sol de plastique avant dy placer les palettes. Il est aussi
important de noter les quantits de vivres et les dates dexpiration. Le principe de premier
expir, premier sorti sapplique la gestion des stocks de vivres, de faon que les denres
alimentaires ne soient pas stockes trop longtemps et que les dates dexpiration soient bien
respectes.
NOTE: Cette section fournit des lignes directrices trs gnrales et nest par consquent pas
complte. Des instructions plus dtailles concernant la gestion de quantits importantes
de marchandises / fournitures spcialises doivent tre obtenues auprs dorganisations
particulires, notamment Mdecins sans Frontires, Merlin, Oxfam ou Save the Children.

104
20.0 GESTION DES BIENS
20.1 Principes de base pour la gestion des immobilisations

Chaque partenaire doit avoir un inventaire de ses biens mis jour rgulirement et
disponible en cas de revue ou daudit.
Un registre des biens est trs utile pour la gestion, contrle et entretien des quipements
durables de valeur ou immobilisations, entre le moment de lacquisition et celui de la
cession.
Les immobilisations comprennent les quipements suivants mais cette liste nest en aucun
cas exhaustive:
Ordinateurs (hardware et software);
Portables (hardware et software);
Tlphones par satellites;
Radios;
Vhicules;
Gnrateurs;
Autres quipements durables (par exemple frigos, imprimantes, outils lectriques et
machines).
La gestion, le contrle et lentretien des biens durables de valeur concernent
particulirement les bailleurs de fonds qui tiennent sassurer que les biens achets avec
leur argent soient utiliss conformment aux besoins du projet en question, et ne soient
soumis aucun abus demploi. En particulier, lusage de vhicules peut tre abusif et il
importe de mettre en place des systmes prcis de gestion et de contrle pour minimiser ces
risques ; il en va de mme pour tout quipement durable de valeur.
Pour sassurer que les biens (notamment les vhicules) soient utiliss bon escient, il faut
mettre en place lusage dun registre des biens mis jour rgulirement et dun carnet de
route dment rempli.
Politique des immobilisations de CAFOD: la gestion des biens doit suivre les mmes
rglements que ceux mis en place par CAFOD et le personnel financier de CAFOD peut
donner des conseils, si ncessaire.
Politique des immobilisations des partenaires: les partenaires soutenus par CAFOD ou par des
bailleurs de fonds institutionnels, par lintermdiaire de CAFOD, doivent maintenir un registre
de leurs biens leur permettant de grer dune faon effective biens et quipement achets
avec les subventions en question.
20.2 Gestion et contrle des biens

Les sections suivantes fournissent des directives concernant la mise en pratique dun registre
des biens. Ces informations peuvent tre utiles aux partenaires dsirant tablir ou amliorer
leurs registres, ainsi quau personnel de programmes de CAFOD charg dvaluer les
systmes pertinents de partenaires.
Rpartition des responsabilits: si possible, la responsabilit pour chaque bien doit tre
assigne une seule personne plutt qu un groupe de personnes. Par exemple, un
vhicule doit tre assign un individu nomm (le chauffeur ou le charg de programme
pertinent). Linventaire et le registre des biens doivent tre mis jour rgulirement afin
dindiquer tout changement de responsabilits envers des biens spcifiques. Un modle de
ce processus se trouve dans lannexe 14.
Pertes et dommages: tout incident doit tre enqut. Si, la suite dune investigation, un
membre du personnel responsable dun bien spcifique, est accus de ngligence et que
20.0 Gestion des biens

105
ceci rsulte dans une perte ou des dommages matriels, cette personne doit les
ddommager.
Entretien et rparations: les dommages doivent tre rpars aussi vite que possible et nots
dans un registre de biens endommags.
Il faut inspecter le matriel rgulirement et noter les rsultats dans le manuel demploi. Le
matriel doit tre rpar par une entreprise rpute, ds quun devis a t obtenu. Les frais
de rparation doivent tre assigns au budget pertinent.
En ce qui concerne les biens dfectueux la livraison et sous garantie, les fournisseurs
doivent les rparer gratuitement. Si les biens endommags sont hors garantie, les fournisseurs
ne sont pas tenus de les rparer gratuitement et le charg du budget pertinent doit prendre
une dcision en ce qui concerne les rparations.
Il faut aussi contrler les polices dassurance du bureau ou de lagence pertinente, afin de
sassurer quelles couvrent les frais de rparation ou de remplacement des biens durables de
valeur.
Biens doccasion: certains bailleurs de fonds et gouvernements locaux ont des restrictions et
rglements particuliers en ce qui concerne lachat, lusage, la gestion, les charges fiscales et
le processus de cession de biens doccasion. Se rfrer aux directives des bailleurs de fonds
ou des gouvernements locaux pour assurer un bon respect de leurs normes.
20.3 Gestion du registre des biens

Ceci est important pour les 2 raisons principales suivantes:
Pour les biens dune valeur infrieure 500 un registre des biens sert dinventaire et est
soumis aux polices et procdures internes/locales en ce qui concerne les valeurs
minimums inscrire. Ce document permet de contrler les mouvements de tout bien
dont la valeur est infrieure 500 pendant la dure de leur emploi, notamment achat,
rparation, entretien et cession.
Pour les biens dune valeur suprieure 500 un registre des biens permet un contrle
en bonne et due forme de leurs mouvements pendant la dure de leur emploi,
notamment achat, rparations et entretien. Il sert aussi calculer correctement la
dprciation de lquipement.
Un registre des biens de tous les partenaires doit tre gard par le charg de gestion des
biens, qui doit tre idalement un membre du personnel financier. Il soccupe aussi des
garanties, facturation, dprciation et assurances pertinentes.
Un registre des biens doit tre disponible sous forme lectronique ainsi que sur copie
imprime afin dassurer que la documentation pertinente soit suffisante, correcte et intgre.
Il doit tre mis a jour chaque fois quun nouveau bien est achet ou reu ou au minium une
fois par trimestre.
Tous les biens doivent tre inspects et compts par le responsable du registre chaque
trimestre lors dun inventaire visuel permettant de contrler lexistence et la condition des
quipements. Il importe aussi de prendre en considration ces registres lors de rapports
financiers ou daudits.
Un modle de registre de biens, avec des informations pertinentes, se trouve dans lannexe
14. Ce document comprend aussi des exemples denregistrement de matriel/quipement
spcifiques. La fentre de saisie suivante contient des informations utiles pour complter un
registre de biens :

106
Le registre de biens et linventaire doivent inclure les informations suivantes:
1. Numro de rfrence ceci doit tre un code squentiel assign par CAFOD ou
lagence du partenaire responsable du registre;
2. Catgorie chaque bien doit tre assign une catgorie prdtermine. Les
catgories peuvent inclure vhicules, ordinateurs et quipement IT, matriel et
machines, etc. ;
3. Description peut inclure des informations sur la marque/modle/courte description
pour faciliter lidentification des articles, par exemple Toshiba Satellite Pro A300;
4. Identification/numro de srie le code barres ou numro de srie inscrit sur
lquipement;
5. Fournisseur et numro de la facture ces informations sont contenues dans la
demande de paiement et documentation pertinente;
6. Endroit o se trouvent les biens notamment adresse/dpartement/pice;
7. Charg des biens la personne responsable de lquipement ou assigne la
gestion des biens;
8. Code du projet pertinent lapprovisionnement des quipements (par exemple
SUD219);
9. Approvisionnement et prix dachat (en monnaie locale) le prix dachat (si
lquipement tait doccasion, son prix dachat doit tre indiqu) et la monnaie
dachat;
10. Prix dachat converti en monnaie de base par exemple en livres sterling pour des
achats de CAFOD;
11. Dure de vie la politique de dprciation financire de CAFOD distingue des dures
de vie diffrentes selon les quipements; par exemple la dure de vie des vhicules
est de 5 ans, celle des ordinateurs et matriel IT de 3 ans;
12. Date dachat se rfrer aux factures;
13. Date du dernier contrle et nom de la personne en charge des contrles rguliers
des biens et du registre sont requis (au moins tous les trois mois);
14. Cots inclus en monnaie de base pour permettre de calculer la dprciation (cots
par rapport la dure de vie des biens)
15. Dprciation se calcule selon les directives des bailleurs de fonds et les exigences
du pays de laction. Se rfrer la politique financire de CAFOD, des partenaires ou
des bailleurs de fonds ;
16. Valeur comptable nette est gale au prix dachat moins le cot de dprciation;
17. Statut inclut les termes suivants : OK, valuer, prim, OK mais incomplet,
ncessite rparation, irrparable, manquant, vol;
18. Remarques tout commentaire utile doit tre not ici en bonne et due forme;
Le registre de biens doit tre contrl tous les trois mois et le charg des biens doit
confirmer ces contrles avec les informations suivantes:
19. Vrifi par nom de la personne ayant vrifi le statut de lquipement et mis jour
le registre des biens;
20. Date de la vrification date du dernier contrle effectu visuellement.

107
20.4 Dprciation
Une provision pour dprciation due la dtrioration ou lobsolescence des biens dune
organisation doit tre prise en considration pour tout bien durable au-del dune anne.
Dans le cadre dune politique pertinente la dprciation, le personnel charg de projet
doit se rfrer aux points suivants :
Les directives pertinentes des bailleurs de fonds18;
Les conditions requises spcifiques du pays de laction;
Les mesures financires de lorganisation mme (CAFOD ou le partenaire de mise en
uvre).
Se rfrer aussi, si ncessaire la politique financire de dprciation de CAFOD dans les
bilans annuels.
Le personnel financier de CAFOD peut aussi donner des conseils sur les calculs de
dprciation dans le cadre du budget ou de la gestion des biens.
20.5 Ecoulement des biens

La gestion des biens inclut le contrle des mouvements, lentretien et lcoulement de
chaque quipement. Lcoulement peut prendre la forme de rallocations, donations,
amortissements, ventes ou pertes / vols, et chacune de ses possibilits doit tre documente
soigneusement afin de pouvoir justifier les mouvements et la gestion des biens aux bailleurs
de fonds et agences partenaires. Il faut sassurer que les biens soient couls selon les
rglements pertinents des bailleurs de fonds en question.
NOTE: Avant de procder lcoulement de tout bien, il est essentiel que le charg de
programme se rfre:
A la rglementation du gouvernement local ;
Aux conditions requises du bailleur de fonds spcifique.
Ces deux parties peuvent influencer ou limiter, dune manire significative, les options
dcoulement la disposition de CAFOD ou des partenaires de mise en uvre ; il faut par
consquent sassurer de bien comprendre les rglementations et condition requises par les
deux parties, pour garantir un respect des normes en bonne et due forme.
1. Rallocation
Le matriel peut tre assign un autre programme, emplacement ou bureau dans ces
cas, les dtails pertinents au matriel doivent tre nots dans le registre des biens du nouvel
emplacement et le personnel charg de cette passation doit noter dans son registre la
nouvelle allocation.
2. Donation
Le matriel peut tre donn un autre partenaire local ou national, une autre agence,
notamment un bureau de gouvernement local, ou aux membres du personnel. Ceci a
souvent lieu quand un bureau est ferm la suite de la clture dun programme. Des
modles de donation ainsi que des informations supplmentaires sur la mise en uvre se
trouvent dans lannexe 13 et dans la section 17.0 (Donations).
3. Amortissements
18
De nombreux bailleurs de fonds, notamment ECHO, ont des politiques trs spcifiques concernant la dprciation il faut
par consquent se rfrer au charg dapprovisionnement pertinent pour sassurer que les normes soient respectes en bonne
et due forme.

108
Le matriel peut tre soit amorti soit mis au dchet sil est irrparable ou devenu inutile. Il
importe de se dbarrasser de ce matriel dune faon correcte en ce qui concerne la
protection de lenvironnement. Le matriel qui requiert une attention particulire
comprend :
Les quipements de radio : les gammes de frquences doivent tre supprimes ;
Les tlphones par satellites : ils doivent tre dsactivs ;
Les systmes dinformatique : les logiciels sous licence ( part les systmes
dexploitation) doivent tre supprims.
4. Vente
A la fin dun projet, les biens peuvent tre vendus. Il est noter que cette vente est
contrle par le bailleur de fonds. Le DEC et DFID exigent quune permission soit obtenue
avant de vendre les biens et que les fonds raliss par la vente soient rendus au projet ou
discuts avec les bailleurs de fonds. Pour les projets financs par CAFOD, les fonds raliss
par la vente des biens doivent tre rinvestis dans le projet en question.
ECHO, ainsi que la Communaut Europenne, nautorisent pas la vente de biens ( part de
cas exceptionnels o une autorisation spcifique a t demande et accorde, soit par la
Communaut Europenne, soit par ECHO). Les biens financs par la Communaut
Europenne ou ECHO doivent tre amortis, raffects ou donns. Des dtails
supplmentaires sur la rglementation de lcoulement des biens appartenant ECHO se
trouvent dans lannexe 21.
5. Pertes ou vols
Si un quipement est perdu ou vol, une dclaration daccident doit tre remplie par la
personne concerne ( savoir celui qui a la responsabilit du matriel en question).
NOTE: Pour les ordinateurs et systmes dinformatique, il faut sassurer que toutes les
informations personnelles ou confidentielles, ainsi que les logiciels pertinents, soient
supprimes avant de sen dbarrasser. Un expert en informatique, ou un membre du
personnel comptent doit sassurer que de telles informations soient supprimes
correctement.
20.6 Usage et gestion des vhicules

Une bonne gestion des vhicules, comme celle des biens, est trs importante pour assurer
que les vhicules soient entretenus en bonne et due forme et utiliss pour les besoins du
projet uniquement. Le carnet de route de chaque vhicule sert cela. La gestion des
vhicules comprenant entre autre la gestion des carburants, contrle des kilomtrages et
service dentretien fait lobjet dune documentation dtaille qui peut servir lors daudits
ou de rapports pour les bailleurs de fonds.
1. Principes importants de la gestion des vhicules :
Sassurer que lusage de vhicules respecte la lgislation locale du pays, notamment les
date denregistrement, droits de douanes, taxes et assurances ;
Prparer un dossier individuel pour chaque vhicule incluant les informations importantes
et documents originaux ce dossier ne doit pas tre gard dans le vhicule;
Chaque vhicule doit avoir un porte-document contenant ;
- Copies des enregistrements, droits de douanes, taxes et assurances
- Informations concernant le numro de chssis et du moteur du vhicule
- Informations concernant le modle et numro de srie de la radio (si ncessaire)
- Formulaires blanc de dclarations daccident
- Informations concernant le kilomtrage, ge et condition du vhicule

109
- Carnet de route
- Bons pour carburant
Chaque vhicule doit avoir un carnet de route dans lequel chaque voyage est not. Ce
carnet doit tre revu chaque mois pour calculer la consommation de carburant, le
kilomtrage et les besoins dentretien. Le chauffeur doit y noter, pour chaque trajet :
- Date et heure;
- Kilomtrage au dpart;
- Kilomtrage la fin;
- Kilomtrage total du trajet;
- Nom des passagers lors de ce trajet;
- Quantit de carburant ou huile ajoute au dpart, durant ou la fin du trajet;
- Signature du chauffeur.
Lusage de carburant doit tre contrl soigneusement car les vols de carburant sont
frquents au sein des organismes daide. Les chauffeurs de doivent pas tre autoriss
acheter du carburant avec de largent liquide, mais seulement avec des coupons de
carburant. Dans la mesure du possible, il est recommand dtablir un contrat cadre ou
un service dapprovisionnement en carburant avec des stations dessence spcifiques ;
Les services dentretien doivent tre faits par des mcaniciens qualifis dans un atelier
officiel et toutes les pices de rechange doivent tre contrles et approuves pour
sassurer quelles soient neuves / dorigine.
Pour les projets ou partenaires de CAFOD ayant plus de 2 ou 3 vhicules, des mesures plus
dtailles doivent tre mises en place, notamment :
- Formation et revue des chauffeurs;
- Service dentretien des vhicules;
- Contrats de bail des vhicules;
- Gestion et revue rgulire de la consommation de carburant ;
- Dclarations daccidents.
Le sige de CAFOD ou ses bureaux de programmes peuvent apporter conseil si ncessaire.
NOTE: Cette section ne fournit que des directives gnrales et nest, en aucun cas,
complte. De plus amples informations concernant linstallation, la gestion et linventaire des
immobiliers se trouvent dans les directives financires de CAFOD.

110
21.0 DEMANDES DE PAIEMENT
Les formulaires de demande de paiement permettent de sassurer que les fournisseurs soient
pays ds que tous les approvisionnements sont livrs en bonne et due forme.
Les paiements peuvent se faire en plusieurs versements mais une facture individuelle doit
accompagner chaque versement, selon les conditions des contrats passs avec les
fournisseurs. Il est possible de retenir une somme selon des conditions acceptes par les
fournisseurs la signature des contrats et un plan de paiement prdtermin. Par exemple,
Il est possible de retenir 5% sur un contrat de construction, qui sera pay aprs un an19. Pour
tous les approvisionnements darticles/vivres, services ou construction, les paiements, y
compris le dernier versement, doivent tre faits ds que le personnel charg
dapprovisionnement confirme au personnel financier que toutes les commandes ont t
livres en bonne et due forme.
Aprs avoir contrl que les marchandises ou approvisionnements aient t reus en bon
tat, il convient de vrifier les factures et de les annexer aux demandes dachat, avec les
accuss de rception, tableaux comparatifs des offres, rapports des comits chargs des
analyses et comparaison des offres ainsi que les dossiers dappels doffres. Un modle de
demande de paiements se trouve dans lannexe 15 de ce manuel.
En rsum :
Les paiements doivent tre prpars par le membre du personnel ayant initi et mis en
uvre la procdure dapprovisionnement. Le charg dapprovisionnement doit sassurer
que tous les dtails importants du projet soient inclus de faon que le paiement soit
assign au budget correct;
Les paiements doivent tre revus et approuvs par le responsable des finances / charg
du budget afin dassurer quils respectent les normes requises, que toute la
documentation pertinente soit annexe correctement et quelle soit signe et
approuve en bonne et due forme;
Les paiements doivent tre autoriss par le pouvoir dlgu nomm suivant les niveaux
dattribution des montants des achats dtermins par les procdures
dapprovisionnement appropries.
La documentation requise pour prparer et effectuer un paiement dpend de la valeur des
achats et de la procdure choisie. Table 16 ci-dessous sert de guide en ce qui concerne la
documentation requise pour chaque phase de la procdure, et avant que les paiements ne
soient autoriss.
19
Les retenues de paiements peuvent varier en montant, pourcentage, priode de temps ou conditions. Ces facteurs doivent
tre convenus la signature des contrats.
21.0 Demandes de paiement

111
Table 16 Documentation pertinente requise pour les paiements
Infrieur
101 - 1000 1,001 - 5,000 5,001 - 60,000 Suprieur 60,001
100
Demande de devis Copie de lannonce
Offres soumises par les Rponses des fournisseurs aux

Devis soumis et reus
fournisseurs appels doffres
Rapport de la runion douverture des

offres
Commande ou contrat dachat
Bon de rception des marchandises
Facture
Demande de paiement
21.0 Demandes de paiement

112
22.0 SYSTEMES DE DOCUMENTATION ET CLASSEMENT
22.1 Pourquoi un bon systme de documentation est important ?

Pour rpondre aux conditions requises par les vrificateurs de comptes, CAFOD doit garder
toute la documentation pertinente toutes les procdures dapprovisionnement finances
par CAFOD soit en coopration avec les bailleurs de fonds institutionnels, soit par ses propres
collectes dargent ou encore par les fonds gnraux de CAFOD.
Les partenaires de CAFOD doivent aussi garder toute la documentation pertinente puisque,
en recevant des fonds de CAFOD ou autres bailleurs de fonds institutionnels, la
responsabilit de toutes les procdures dapprovisionnement leur est transfre. Ceci inclut
les appels doffres retirs ou rejets, ou les devis.
Un bon systme de documentation et de classement est primordial pour pouvoir dmontrer
que les fonds reus sont grs dune faon responsable, notamment en maintenant des
procdures en bonne et due forme et une excellente gestion des ressources.
22.2 Que faut-il documenter ?

La documentation doit tre remplie compltement et dune faon transparente et prcise
pour chaque achat. Les principes de bases sont :
Les classeurs doivent comprendre toute la documentation soumise par les fournisseurs,
mme ceux qui nont pas t retenus ;
La documentation pertinente aux activits de lapprovisionnement doit tre
suffisamment claire pour que nimporte qui ( part lacheteur) puisse comprendre
facilement le processus de slection des fournisseurs et les justifications, notamment en
ce qui concerne les critres de slection, le manque de comptition rsultant en un
nombre insuffisant doffres ainsi que des explications sur le systme dattribution des
contrats ;
Les preuves de toutes les dcisions prises, justifications et procdures suivies doivent tre
gardes et signes par tous les membres du personnel ayant lautorit approprie.
22.3 Comment garder et classer la documentation ?

Pour faciliter le classement et assurer que la documentation de rfrence et de suivi est
classe en bonne et due forme, des listes rcapitulatives des dossiers dapprovisionnement
sont fournies et les numros de rfrence pertinents doivent tre nots sur chaque
document. Ce processus est particulirement important pour les appels doffres.
Pour tout achat, il importe de remplir une fiche de classeurs. Des modles pour la procdure
ngocie se trouvent dans lannexe 5, pour les appels doffres ouverts dans lannexe 6 et
pour les appels doffres restreints dans lannexe 7. Table 16 dans la section 21.0 ci-dessus
fournit des dtails concernant les informations ncessaires pour pouvoir autoriser un
paiement.
Un classeur contenant les documents pertinents une procdure dapprovisionnement
contient typiquement les sections suivantes, spares par des intercalaires pour en faciliter
lusage:
Demande de paiement;
Noms des soumissionnaires, leurs entreprises et personnes de contact;
Copies de tous les appels doffres ou invitations soumettre des offres/devis;
Offres initiales de tous les soumissionnaires, notamment la correspondance pertinente;
Tableau de comparaison des offres, justification du choix des fournisseurs et prix
soumissionns;
22.0 Systmes de documentation et classement

113
Explications en cas dchec dobtention dau moins 3 offres, d au manque de
comptition;
Copie des commandes ou contrats dachat, notamment les requtes dinspection ou
de couvertures dassurance, si ncessaire;
Documents pertinents au frais de douanes (en case dapprovisionnement international);
Copie du bon de rception;
Copie de la facture du fournisseur;
Toute la documentation pertinente au paiement;
Autres documents et correspondance pertinents au contrat dachat.
Note: ces documents ne suivent pas ncessairement lordre indiqu ci-dessus le classeur
est un dossier de travail qui doit tre mis jour rgulirement.
22.4 Documentation supplmentaire pertinente aux appels doffres

Sassurer que la liste rcapitulative pertinente aux appels doffres est complte et que toute
la documentation en question est classe correctement, notamment les offres soumises, les
communications avec les fournisseurs, et les rapports du comit danalyse des offres ainsi
que la documentation ncessaire pour autoriser les paiements. Utiliser les documents
pertinents aux appels doffres mis en place au dbut de la procdure dapprovisionnement.
Le charg dapprovisionnement doit documenter toutes les anomalies ou dviations des
mesures prdtermines par une note explicative et signe avant de la classer dans le
dossier. Une documentation remplie en bonne et due forme sert rpondre toutes
questions manant de vrificateurs de comptes ou dinspecteur externes.
NOTES:
Pour les besoins de la comptabilit, les dossiers doivent tre conservs pendant au moins
sept (7) ans;
La documentation pertinente aux polices dassurance doit tre conserve
soigneusement et il se peut quelle doive tre garde pendant 10 ans.
22.5 Qui est responsable des systmes de documentation et de classement ?

Les directives spcifiques des bailleurs de fonds, ainsi que la lgislation du pays de laction,
doivent tre respectes lors du processus de classement de la documentation dun projet,
afin de se conformer le plus exactement leurs exigences.
La bonne pratique de CAFOD:
En gnral, CAFOD ne requiert pas que les partenaires lui donnent un ensemble complet de
toute la documentation pertinente. Par contre, les partenaires doivent garder toute la
documentation dans leurs propres archives.
Les partenaires doivent par consquent archiver leurs comptabilits, factures, bons de
rception et autres documents pertinents au projet en question pendant au moins 7 ans. Pour
certains bailleurs de fonds institutionnels, la priode darchivage peut tre plus longue.
CAFOD se rserve le droit de rviser ces documents lors dun processus daudit, mais nest
pas tenu de garder des copies de tous les documents dans ses bureaux.
NOTE: pour les projets financs par ECHO:

ECHO a le droit de mener une vrification de comptes sur le terrain aussi bien quau sige de
CAFOD. A cet effet, CAFOD doit garder une copie de tous les documents pertinents des
projets financs par ECHO ces documents doivent tre conservs au sige de CAFOD pour
pouvoir tre mis la disposition des vrificateurs.

114
Par consquent, CAFOD doit sassurer que les partenaires lui fournissent un ensemble
complet de documents pertinents au projet en question. Ceux-ci peuvent tre soit des
copies certifies, soit des copies scannes des originaux.
Voir lannexe 21 pour les directives spcifiques de gestion de projets financs par ECHO.

115
23.0 SOUS-TRAITANCE
Les approvisionnements peuvent tre confis des entreprises reconnues spcialises en
approvisionnement ou en logistique, ainsi quaux Centrales dAchats Humanitaires (CAH).
Pour sous-traiter un contrat dachat, il faut suivre les procdures appropries pour dsigner
un sous-traitant. Par exemple, si lintention est de dsigner une entreprise spcialise en
logistique pour prendre en charge des achats dont la valeur est suprieure 60,000, le sous-
traitant (dans ce cas lentreprise spcialise en logistique) doit tre nomm selon la
procdure dun appel doffres ouvert.
NOTE : Les Centrales dAchats Humanitaires ne sont approuves que par ECHO. Toutes les
Centrales dAchats Humanitaires peuvent tre utilises pour des approvisionnements
financs par dautres bailleurs de fonds quECHO, mais IL EST ESSENTIEL de suivre les
procdures correctes ( savoir les procdures dapprovisionnement ngocies ou celles
dappels doffres) pour dsigner une CAH approprie.
23.1 Centrales dAchats Humanitaires utiliser pour des subventions dECHO

Elles sont approuves par ECHO et sont des centres spcialiss dans lapprovisionnement au
nom des partenaires dECHO lors de la mise en uvre de leurs propres subventions. Avant
dtre dsigne comme CAH, une entreprise est vrifie par ECHO, puis continuellement
value pour la qualit des services rendus. Les CAH doivent connatre et respecter les
procdures dECHO en matire dapprovisionnement. Table 17 ci-dessous donne des dtails
sur les CAH reconnues actuellement par ECHO. Cette liste est revue et mise jour
rgulirement; il est donc important de visiter le web site dECHO si on envisage une sous-
traitance dapprovisionnement financ par ECHO.
Si une CAH est utilise dans la mise en uvre dune subvention dECHO, cette centrale
dachats humanitaires doit tre dclare dans la planification de la procdure
dapprovisionnement et la proposition du projet en question.
Avantages des CAH:
Les procdures dapprovisionnement financ par une subvention dECHO sont
beaucoup plus simples. CAFOD peut placer des commandes dachat auprs dune CAH
en utilisant une procdure ngocie sur la base dune seule offre plutt que de passer
par une procdure ngocie ou un appel doffres la CAH faisant office dun
soumissionnaire unique mais srieux ;
CAFOD peut facturer ECHO pour les frais indirects dutilisation dune CAH (jusqu un
maximum de 7% de la valeur totale des commandes dachat);
Les CAH ont un grand choix de fournisseurs, notamment des fournisseurs que CAFOD na
pas toujours loccasion de connatre;
Les CAH sont particulirement utiles si CAFOD a besoin de marchandises ou services
particulirement techniques ou spcialiss (par exemple les produits pharmaceutiques)
Certaines CAH offres des services supplmentaires, tels que formation et contrle des
planifications de procdures dapprovisionnement, ainsi que dautres services dordre
plus gnral;
Il est particulirement recommand dutiliser une CAH pour lapprovisionnement de
mdicaments financs par ECHO.
Risques inhrents lusage de CAH ;
CAFOD doit rester trs vigilant dans le cadre de procdures dapprovisionnement avec
une CAH ou un autre sous-traitant. Bien que les CAH soient ratifis et contrls par
ECHO, cette validation NE GARANTIT PAS la qualit des articles/vivres et services fournis,
ni le respect des normes prdtermines;
23.0 Sous-traitance
116
ECHO autorise les CAH prlever des frais dadministration allant jusqu 7% de la valeur
totale des achats cependant, il arrive que les CAH prlvent des frais suprieurs 7%
qui ne sont pas rembourss par ECHO;
Comme mentionn ci-dessus, seuls les achats subventionns par ECHO bnficient
compltement des avantages offerts par les CAH. Dautres bailleurs de fonds ne
reconnaissent par les CAH, bien quils utilisent leurs services : dans ces cas, les procdures
dapprovisionnement normales, et NON les procdures ngocies sur la base dune
seule offre, doivent tre utilises ;
Il existe quelques incertitudes en ce qui concerne les relations professionnelles entre
ECHO et les CAH, en matire de vrification des procdures dapprovisionnement.
Table 17 Liste des CAH actuellement reconnues par ECHO
Nom Type de Base en Contact Web site

marchandises
Begeca Mdicaments, Base en begeca@begeca.de www.begeca.de

(Beschaffungsgesellschaf vhicules, Allemagne
t mit beschrnkter quipement
Haftung fr kirchliche, technique, denres
caritative und alimentaires et kits
NFI
soziale Einrichtungen)
ASRAMES (Association Mdicaments Base en info@asrames.org www.asrames.org

rgionale RDC
dapprovisionnement en
mdicaments essentiels)
CHMP (Centrale Mdicaments et Base en contact@chmp.org www.chmp.org

Humanitaire Mdico- produits France
Pharmaceutique) pharmaceutiques
Action Medeor (Deutsche Equipement, Base en info@medeor.org www.medeor.org

Medikamenten-Hilfswerk produits et Allemagne
Action Medeor) fournitures
mdicales
IDA (International Mdicaments et Base aux info@idafoundation.org www.idafoundation.org

Dispensary Association) produits Pays-Bas
pharmaceutiques
IFRC LRMD (Logistics Gnral Base en n/a www.ifrc.org

and Resource Suisse
Mobilisation Department
of the IFRC)
Transfer (Transfer Relief Gnral Base en office-msfsupply@msf.be www.msfsupply.be

Supplies and Services) Belgique
UNICEF (Supply Division) Gnral Base au supply@unicef.org www.unicef.org/supply

Danemark
MSF Logistique Mdicaments et office@bordeaux.msf.org www.msflogistique.org

produits
pharmaceutiques
NOTE: cette liste change souvent et elle est mise jour rgulirement ; elle se trouve
(http://ec.europa.eu/echo/about/actors/procurement_en.htm).
23.0 Sous-traitance
117
23.2 Sous-traiter un approvisionnement financ par ECHO avec des entreprises qui
ne sont pas des CAH
Dans le cadre dun approvisionnement financ par ECHO, il est possible de choisir des sous-
traitants spcialiss en logistique ou en approvisionnement, mme sils ne sont pas des CAH.
Par contre, ces entreprises ne peuvent pas tre choisies sur la base de procdures
ngocies avec une seule offre. Ce type de sous-traitance est donc soumis aux mmes
procdures dapprovisionnement mises en place pour des commandes places
directement chez des fournisseurs, sans lintermdiaire de sous-traitants.
Ainsi, tout agent dapprovisionnement, qui na pas le statut de CAH accord par ECHO, doit
tre trait et nomm selon les procdures dapprovisionnement pertinentes aux prestataires
de services, en utilisant soit les procdures dapprovisionnement ngocies, soit des appels
doffres ouverts ou restreints, tout en respectant les normes prdtermines.
CAH
Si une CAH reconnue est utilise pour la mise en uvre dun approvisionnement financ par
dautres bailleurs institutionnels que ECHO, la CAH en question doit tre nomme selon une
procdure comptitive de slection (c..d. une procdure dapprovisionnement ngocie
ou un appel doffres) comme dcrit ci-dessus.
Une procdure ngocie sur la base de la seule offre dune CAH ne peut tre approuve
que si le financement provient dCHO. Si le financement provient dune autre source, soit
institutionnelle soit interne, la procdure dapprovisionnement standard servant identifier et
nomm un prestataire de services doit tre mise en uvre.
entreprises qui ne sont pas des CAH.
Comme pour le cas prcdent, un sous-traitant spcialis en logistique ou en
approvisionnement, (tel que Crown Agents) qui na pas le statut de CAH, doit tre choisi,
justifi et contract dune faon approprie, dans le cas dun approvisionnement qui nest
pas financ par ECHO.
Ces types dentreprises de logistique ou de sous-traitants doivent donc tre nomms suivant
les procdures dapprovisionnement pertinentes, savoir par un contrat de prestation de
services trait soit par une procdure dapprovisionnement ngocie, soit un appel doffres,
selon la valeur totale du contrat dachat. Une procdure dapprovisionnement ngocie sur
la base dune seule offre nest pas approprie ni lgitime dans ce cas, moins que les
circonstances autorisent des drogations exceptionnelles. Voir la section 12.0 (Procdures
dapprovisionnement ngocies sur la base dune seule offre) pour des informations
supplmentaires concernant ces exceptions.
23.0 Sous-traitance
118
24.0 DEROGATIONS ET DISPENSES
Dfinition: Une drogation ou une dispense est une dviation ou une exception la rgle ou
aux procdures standard. En essence, drogation et dispense sont semblables.
NOTE: Drogations et dispenses sont toujours une EXCEPTION la REGLE

Les drogations permettent un fonctionnement pragmatique et rapide des programmes.
Les rglements ne devraient pas tre un obstacle aux actions humanitaires, et la mise en
uvre de ces rglements ne devrait pas entraver leurs activits essentielles.
Les principes des drogations sont les suivants :
Renforcer une bonne prise de responsabilit en ajoutant une procdure supplmentaire
dvaluation et dapprobation ;
Permettre une action humanitaire (en particulier) de se drouler, sans tre entrave
par des rglements inadapts lenvironnement de travail en question ;
Maintenir une bonne prise de responsabilit car les drogations doivent tre values
par une autorit indpendante du programme qui doit contrler que de telles
drogations ne soient pas contraires aux exigences des bailleurs de fonds et par
consquent puissent causer des problmes lors de vrifications subsquentes.
Les drogations ne doivent pas tre utilises dans les cas suivants :
Si une planification mal conue na pas prvu assez de temps pour la mise en uvre de
procdures dapprovisionnement standard ;
Pour obtenir lautorisation de mise en uvre dune procdure dapprovisionnement plus
simple que cette qui est ncessaire.
Toutes les drogations doivent tre clairement documentes et approuves afin de faciliter
toutes les justifications et vrifications subsquentes, notamment en pouvant expliquer les
raisons du choix de cette procdure exceptionnelle. Des modles de drogations se
trouvent dans lannexe 16.
24.2 Quand et comment utiliser une drogation

Une drogation EST APPROPRIEE dans les cas suivants :
Si le climat gnral des marchs ne permet pas de procdures normales, par exemple
en cas de pnurie ou dindisponibilit des marchandises en question;
Si les procdures oprationnelles normales de CAFOD ou des partenaires, ainsi que les
procdures dapprovisionnement dcrites dans ce manuel, ne peuvent pas tre utilises
cause dune situation exceptionnelle, ou de circonstances incontrlables ;
Pour des raisons techniques ou des problmes de qualit ;
Si les cots occasionnes par les retards de livraison sont excessifs (par exemple, un
approvisionnement sur le plan international peut rsulter dans des achats transports
internationalement et travers plusieurs frontires, qui ce peut occasionner des retards
et cots associs importants) ;
Si la lgislation du pays daction ne permet pas la mise en uvre de certaines
procdures (par exemple dans le domaine de contrles douaniers) ;
Une drogation aux rglements de nationalit et dorigine doit tre demande pour tous
les approvisionnements financs par ECHO ceci doit tre inclus dans la proposition du
projet ;
Une demande de division dun contrat peut faire lobjet dune drogation pour les
raisons suivantes :
24.0 Drogation et dispenses

119
- Scurit
- Importance/valeur des achats peut avoir un effet ngatif sur le march
- Contraintes du march local
- Les marchandises sont des denres fraches
- Lapprovisionnement concerne des prestations de service de transport
- Timing
Une drogation NEST PAS APPROPRIEE dans les cas suivants :
Si le personnel charg de lapprovisionnement na pas prvu suffisamment de temps
pour la mise en uvre de procduresapproprie, d une mauvaise planification, ou si
le personnel aurait pu suivre la procdure correcte mais ne la pas fait ;
Pour obtenir lautorisation de mettre en uvre une procdure dapprovisionnement plus
simple, ou fixer la valeur des achats un niveau infrieur afin de pouvoir choisir une
procdure plus facile par exemple en choisissant une procdure ngocie plutt
quun appel doffres local;
Pour obtenir une approbation un niveau moins lev ;
Si une demande de drogation na pas t approuve par crit et lavance ;
Si une demande de drogation na pas t approuve par le pouvoir dlgu
comptent selon la valeur de lapprovisionnement.
Les drogations ne servent pas viter nos procdures quand elles sont applicables. Elles
servent par contre choisir une autre procdure quand celle qui devrait tre applique nest
ni possible ni approprie dans un contexte oprationnel particulier.
24.3 Procdure de drogations pour des projets financs par des bailleurs de fonds
institutionnels
Prparation: Les demandes de drogation sont prpares par le personnel des partenaires
et approuves par leur pouvoir dlgu appropri.
Approbation: Les demandes de drogation sont envoyes au charg de contrat et au
charg de projet de CAFOD qui doivent les revoir et les approuver, tout en assurant quelles
soient conformes aux normes des bailleurs de fonds et aux objectifs du projet.
Autorisation: Le charg de contrat soumet les demandes de drogation aux bailleurs de
fonds institutionnels pour obtenir une autorisation finale. Ds que cette autorisation est
confirme, le charg de contrat / charg de projet de CAFOD en informe les partenaires.
24.4 Procdure de drogation pour des projets financs par CAFOD

Prparation: Les demandes de drogation sont prpares par le personnel des partenaires
et approuves par leur pouvoir dlgu appropri.
Approbation: Les demandes de drogation sont envoyes au charg de projet de CAFOD
qui doit les revoir et les approuver, tout en assurant quelles soient conformes aux objectifs et
activits du projet, ainsi quaux normes de transparence et de responsabilit de CAFOD.
Autorisation: Le charg de projet de CAFOD soumet les demandes de drogation au
pouvoir dlgu appropri de CAFOD. Le niveau de dlgation du pouvoir dpend de la
valeur totale des achats ou du niveau dapprobation requis.
24.5 Comment documenter une drogation

Dans la mesure du possible, les drogations doivent tre ngocies au dbut de la mise
en uvre dun projet / programme;
Toute la correspondance autorisant une procdure dapprovisionnement alternative,
ainsi que les documents pertinents ces procdures, doivent tre clairement

120
documents pour faciliter leur mise en uvre et tre utiles aux vrifications ou rvisions
subsquentes ;
Tous les emails autorisant des procdures dapprovisionnement alternatives, ainsi que les
documents pertinents ces procdures, doivent tre classs par le manager du projet
ou du contrat, de faon tre disponibles pour des vrifications subsquentes;
Tous les emails autorisant des dviations de procdures spcifiques doivent tre classs
avec le reste de la documentation pertinente la procdure dapprovisionnement, de
faon tre disponibles pour des vrifications ou rvisions subsquentes.
Table 18 Exemple dun processus complet de drogation
CONTEXTE: Un membre du personnel dun partenaire met en place une procdure

dapprovisionnement dune valeur totale de 70,000: la procdure approprie est celle dun
appel doffres local. Cependant, un appel doffres local ne convient pas dans le contexte
local.
PRINCIPE: Une drogation assure une meilleure prise de responsabilit en requrant une
procdure supplmentaire dvaluation et dapprobation un niveau plus lev.
PREPARATION DE LA DEROGATION: Le membre du personnel du partenaire prpare une
demande de drogation, en soulignant particulirement:
La raison pour lesquelles un appel doffres ouvert nest pas possible;
La procdure alternative et les justifications ;
La demande de drogation est approuve par le pouvoir dlgu appropri du
partenaire et elle est ensuite soumise CAFOD.
APPROBATION:
Bailleurs de fonds institutionnels: la demande de drogation est revue et approuve
par le charg de contrat et le charg de projet de CAFOD qui doivent sassurer
quelle est conforme aux rglementations des bailleurs de fonds institutionnels ;
Fonds de CAFOD: la demande de drogation est revue et approuve par le charg
de projet pertinent.
AUTORISATION:
Bailleurs de fonds institutionnels: le charg de contrat de CAFOD soumet la
demande de drogation au bailleur de fonds qui doit lautoriser.
Fonds de CAFOD: le charg de projet de CAFOD soumet la demande de drogation
au pouvoir dlgu appropri qui doit lautoriser.
DOCUMENTATION:
Ds que lautorisation est confirme, le charg de contrat / charg de projet en
informe le personnel du partenaire et lui renvoie la documentation pertinente
lautorisation de la demande de drogation pour quil puisse la mettre en uvre.
La drogation, complte et signe, est classe avec les autres documents
pertinents la procdure dapprovisionnement la drogation inclut les informations
suivantes :
- justifications;
- choix de la procdure alternative;
- signatures des pouvoirs dlgus comptents pour autoriser la drogation.
Voir lannexe 16: Modle dune demande de drogation

121
24.6 Exemples de drogations et rsultats
Exemple 1: Un bailleur de fonds accepte de vous faire un don de semences. Au moment
de la saison de plantation, le bailleur de fonds vous annonce quil na pas assez dargent
pour vous fournir les semences promises. Vous devez les acheter rapidement, sinon vous allez
manquer la saison des plantations et le projet va chouer. La valeur des achats de
semences requiert normalement un appel doffres national ouvert, mais ceci prendrait trop
de temps. Ce nest pas la faute de CAFOD si le bailleur de fonds na pas russi vous fournir
des semences la dernire minute. Vous demandez donc une drogation en expliquant vos
besoins et les raisons pour lesquelles un appel doffres national ouvert nest pas appropri.
Rsultat: votre demande de drogation est approuve.
Exemple 2: Le gouvernement du pays de laction issue une loi exigeant que tous les achats
soient faits aprs dun fournisseur, ou dune groupe de fournisseurs particuliers, un prix fixe.
Vous demandez donc une drogation en expliquant pourquoi vous devez utiliser un
fournisseur local plutt que de publier largement un appel doffres.
Exemple 3: Vous voulez acheter un grand nombre de matriel, sur un contrat valable pour
une anne, mais livr en trois fois. Ceci est d au fait que vous navez pas la capacit
dentreposage ncessaire pour la totalit de la commande, et que le matriel comprend
une certaine quantit de ciment qui pourrait se dtriorer cause de la chaleur et de
lhumidit, sur un entreposage dune anne. Vous demandez une drogation pour pouvoir
acheter ce matriel en trois contrats dachats diffrents, en utilisant une procdure
dapprovisionnement ngocie pour chaque contrat. En ralit, la valeur totale de
lapprovisionnement est suprieure 60,000 et requiert une procdure dappel doffres
ouvert sur le plan local. Votre intention nest pas dviter une procdure plus complique,
mais dobtenir des conditions de livraison adquates, tout en assurant une bonne qualit du
matriel livr.
Rsultat: votre demande de drogation nest pas approuve. Le programme doit utiliser
une procdure dappel doffres ouvert local et signer un contrat avec les fournisseurs,
stipulant que le matriel soit livr en trois fois, selon les besoins.
Exemple 4: Vous tes confront des problmes de logistique sur lendroit dun projet. Bien
que les demandes dachats de ciment et autres matriaux aient t faites temps, elles
nont pas t suivies. Un appel doffres national mis en place la dernire minute
occasionnerait trop de retard et ce projet risque dchouer compltement. Une drogation
est donc demande pour pouvoir acheter rapidement les matriaux et finir les travaux de
construction temps.
Rsultat: votre demande de drogation est approuve par CAFOD (pour que le projet
puisse tre achev). MAIS, si lapprovisionnement est financ par un bailleur de fonds,
leurs vrificateurs se rservent le droit de dduire les frais supplmentaires encourus par
la mise en uvre de drogations, car les procdures standard auraient d tre suivies ;
en outre une investigation sur les raisons de cette situation doit tre mene.
Exemple 5: Des pices de rechange pour un gnrateur FG Wilson sont ncessaires, mais
seul un fournisseur dans le pays d'action vend des pices garanties d'origine pour ce modle
et tous les autres fournisseurs vendent des pices qui sont des copies de mauvaise qualit et
bon march. Les pices de rechange valent plus de 1,000, trois devis au minimum sont
donc normalement requis. Vous demandez une drogation pour pouvoir obtenir un seul
devis auprs du seul fournisseur ayant les pices pertinentes.
Rsultat: votre demande de drogation est approuve, car il nexiste quun seul fournisseur
appropri.
Exemple 6: Le loyer dun bureau doit tre renouvel avec le propritaire. La totalit du loyer
slve plus de 60,000 ce qui requiert normalement un processus dappel doffres.
Cependant, un dmnagement en ce moment serait inopportun. Une drogation est par
consquent demande pour pouvoir ngocier un nouveau loyer avec un seul fournisseur
(dans ce cas, le propritaire du bureau).

122
Rsultat: votre demande de drogation est approuve, selon les termes prvus par la
procdure dapprovisionnement ngocie sur la base dune seule offre ; voir la Section
6.0 de ce manuel.
Exemple 7: Lors dune procdure dappel doffres ouvert national, vous devez normalement
publier un avis dappel doffres dans la presse nationale ainsi que locale, pour attirer un bon
nombre de soumissionnaires comptents. Cependant, dans ce cas, il nexiste aucune presse
nationale reconnue. A la place, vous prvoyez de placer des annonces au march local, sur
des panneaux dinformations devant les bureaux de CAFOD et ceux des Services de
Coordination de lONU. Vous demandez donc une drogation au besoin de publier lappel
doffres sur le plan national.

123
25.0 CONDITIONS CONTRACTUELLES
25.1 Introduction
Lobjectif des procdures dapprovisionnement, quelles soient ngocies ou des appels
doffres ouverts ou restreints, est de slectionner des fournisseurs capables de satisfaire aux
spcifications requises et doffrir des prix comptitifs, tout en assurant la livraison des
articles/vivres / services convenus dans les dlais prescrits.
Une phase trs importante de nimporte quelle procdure dapprovisionnement est la
passation officielle de commandes dachat avec les fournisseurs slectionns. Ce processus
doit tre entrin par des reprsentants comptents des deux parties, savoir les acheteurs
(CAFOD ou les partenaires) et les vendeurs (les fournisseurs slectionns).
Il existe deux processus contractuels : un contrat ou une commande dachat comprenant
les termes contractuels ncessaires.
Un contrat dachat tout compris est utilis si un ou plusieurs lments de la liste ci-dessous
doivent tre dcrits en dtails :
Conditions de livraison;
Spcifications/descriptions des articles/vivres et/ou services;
Conditions de paiement;
Factures dtailles;
Contrles de rception ;
Arbitrage.
Un contrat est gnralement utilis pour des achats dune valeur suprieure 60,000, bien
quil puisse aussi servir pour des achats de moindre valeur si une commande dachat ne
peut offrir le mme niveau de flexibilit. Un contrat est toujours utilis pour des
approvisionnements en travaux.
Par contre, une commande dachat est utilise gnralement pour des achats relativement
simples et de moindre valeur.
25.2 Conditions contractuelles

Un contrat et une commande dachats comprennent tous les deux des conditions
prdtermines. Celles-ci indiquent clairement les exigences et engagements professionnels
convenus entre les acheteurs et les vendeurs. Elles prcisent aussi clairement la procdure
suivre si (ou plus souvent, quand) un ou plusieurs lments dune procdure
dapprovisionnement ne sont pas la hauteur de ce quon attendait.
Ces conditions protgent les intrts des acheteurs ainsi que des vendeurs. Les acheteurs
savent quils recevront les marchandises ou services en bonne et due forme ; ils savent aussi
que si ce nest pas le cas, ils peuvent refuser de payer ou demander des dductions, et
mme, dans certaines circonstances, ils peuvent rsilier le contrat sans risque damendes.
Les vendeurs, quant eux, savent quils seront pays dans les dlais convenus, si les
marchandises ou services commands sont livrs en bonne et due forme.
Les conditions dun contrat font partie intgrante du document. Elles indiquent aussi un ordre
de planning permettant de documenter tous les aspects dune procdure
dapprovisionnement.
Une commande dachat est gnralement un document dune seule page qui contient les
principaux lments de la procdure dapprovisionnement. Un modle se trouve dans
lannexe 11b. La commande dachat est soumise un ensemble standard de conditions
contractuelles qui sont annexes la commande.

124
25.3 Documentation de lannexe 11
Un nombre de documents pertinents se trouvent dans lannexe 11 :
Annex11a: Conditions pour les approvisionnements darticles/vivres et/ou services
Annexe 11b: Commandes dachat
Annexe 11c: Contrats pour les approvisionnements darticles/vivres et/ou services
Annexe 11d: Conditions pour les approvisionnements en services (seulement)
Note : bien que les principes de base de contrats pertinents aux travaux de construction
soient les mmes que pour les articles/vivres et services, ils contiennent une srie
dexigences trs spcialises qui sont au-del des normes de ce manuel dinstruction. Pour
des procdures dapprovisionnement de travaux, il est donc recommand de se renseigner
auprs dexperts.
Il est impossible de produire un ensemble gnrique de conditions contractuelles qui
sappliquent toutes circonstances. Cest pourquoi les documents prsents dans lannexe
11 ont t rdigs en laissant la flexibilit ncessaire pour les adapter aux spcifications
diffrentes dapprovisionnement en articles/vivres ou en services. Les principes suivants
sappliquent aux annexes 11a, 11c et 11d :
Le terme Acheteur se rfre CAFOD ou un partenaire de CAFOD, et peut tre
remplac par un autre terme employ localement, par exemple Principal ou
Contractant;
Le terme Vendeur se rfre lorganisation ou individu fournissant les articles/vivres
et/ou services, et peut tre remplac par un autre terme employ localement, par
exemple Entrepreneur ou Fournisseur ;
Les paragraphes obligatoires (marqu avec un M dans les tables ci-dessous) sont
crits en noir, indiquant par l quils ne doivent pas tre supprims au risque de
compromettre des conditions contractuelles importantes;
Les paragraphes recommands (R dans les tables ci-dessous) sont crits en bleu.
Dans les annexes, ils comprennent aussi un * la fin de chaque titre. Leur emploi
dpend du contexte et type dapprovisionnement. Si une ou plusieurs de ces clauses
ne sont pas ncessaires, elles peuvent tre simplement supprimes.
NOTE: Bien que ces conditions contractuelles ne soient pas spcifiques un pays particulier,
elles ont t rdiges par des conseillers juridiques britanniques.
Il importe donc que ces conditions contractuelles, avant dtre appliques dans le pays
daction, soient contrles par des avocats sur place, pour quils puissent sassurer de leur
conformit par rapport la lgislation de leur propre pays.

125
25.4 Titres des paragraphes de lannexe 11a : Conditions contractuelles standard
La table ci-dessous fournit une liste de titres de paragraphes concernant les conditions
contractuelles pour les approvisionnements en articles/vivres et/ou services.
Titres de paragraphes de lannexe 11a : Conditions contractuelles pour les
approvisionnements en articles/vivres et/ou services
1. DEFINITIONS ET INTERPRETATIONS
1.1 Dfinitions M
1.2 Titres de paragraphes M
2. BASE DES ACHATS
2.1 Demande dachat M
2.2 Applications du contrat M
2.3 Variations des commandes M
2.4 Responsabilit des commandes M
3. SPECIFICATIONS
3.1 Quantit, qualit et description M
3.2 Respect des spcifications M
3.3 Droits de proprit de lacheteur R
3.4 Marquage et emballage des biens R
4. CONTROLES ET TESTS
4.1 Inspection des locaux du vendeur R
4.2 Rsultats des inspections R
4.3 Responsabilits du vendeur R
5. PRIX
5.1 Calculs des prix M
5.2 Augmentations des prix M
6. CONDITIONS DE PAIEMENT
6.1 Factures M
6.2 Paiements M
6.3 Dductions M
6.4 Versements R
7. LIVRAISONS
7.1 Date de livraison M
7.2 Avis demballage M
7.3 Rejet ou acceptation des biens ou services M
7.4 Droits de recours de lacheteur R
7.5 Avis de date de livraison R
7.6 Retour du matriel demballage R
8. GESTION DES RISQUES ET DROITS DE PROPRIETE
8.1 Risques M
8.2 Droits de proprit M
9. ENGAGEMENTS ET RESPONSABILITES
9.1 Engagements du vendeur concernant les biens M
9.2 Emballage M
9.3 Droits de recours de lacheteur M
9.4 Engagements du vendeur concernant les services R
9.5 Indemnit R
9.6 Cas de force majeure R
9.7 Actions prendre en cas de force majeure R
9.8 Droits de recours de lacheteur en cas de force majeure R
9.9 Biens dfectueux R
126
Titres de paragraphes de lannexe 11a : Conditions contractuelles pour les
approvisionnements en articles/vivres et/ou services
10. ENGAGEMENTS PROFESSIONNELS DU VENDEUR
10.1 Normes pertinentes la main-duvre M
10.2 Normes pertinentes la protection de lenvironnement R
11. RESILIATIONS
11.1 Rsiliation de commande dachat M
11.2 Retour des biens M
12. CONFIDENTIALITES ET DIVULGATIONS
12.1 Confidentialit R
12.2 Exceptions R
13. ANNONCES PUBLIQUES OU PUBLICITE R
14. PROTECTIONS DES DONNEES
14.1 Respect de la lgislation pertinente M
14.2 Restitution de donnes caractre personnel R
15. DISPUTES
15.1 Faon de traiter les disputes M
15.2 Pouvoir dlgu charg de rsoudre les disputes M
15.3 Substitut en cas dabsence du pouvoir dlgu M
15.4 Rsolution par compromis entre les pouvoirs dlgus M
15.5 Engagement de poursuites judiciaires M
15.6 Demande dinjonction M
16. GENERAL
16.1 Sous-traitance M
16.2 Validit du contrat M
16.3 Notifications M
16.4 Manuels R
16.5 Obligation supplmentaire du vendeur R
16.6 Drogations R
16.7 Invalidit R
16.8 Lgislations du gouvernement national M

127
25.5 Titres des paragraphes de lannexe 11c : Contrat dachat darticles/vivres et/ou
services
La table ci-dessous fournit une liste de titres de paragraphes concernant la formulation de
contrats dachats darticles/vivres et/ou services. Les contrats, contrairement aux conditions
contractuelles, comprennent un ordre de plan de travail permettant de spcifier les dtails
suivants, pertinents aux procdures dapprovisionnement choisies : livraisons, spcifications,
paiements, ressources humaines, facturation, contrles de rception et arbitrage.
Titres de paragraphes de lannexe 11c : Contrat dachat darticles/vivres et/ou
services
1.1 Dfinitions M
2. BASE DES ACHATS
2.2 Application du contrat M
2.3 Variations de contrat M
3. SPECIFICATIONS
3.4 Marquage et emballage des biens R
4. CONTROLES ET TESTS
4.1 Inspection des locaux du vendeur R
4.2 Rsultats des inspections R
4.3 Responsabilit du vendeur R
5. PRIX
5.3 Inflation R
6.1 Factures M
6.2 Paiement M
6.3 Dductions M
6.4 Versements R
7. LIVRAISONS
7.1 Date de la livraison M
7.2 Avis demballage M
7.3 Rejet ou acceptation des biens ou services M
7.5 Avis de date de livraison M
7.6 Renvoi du matriel demballage R
8. GESTION DES RISQUES ET DROITS DE PROPRIETE
8.1 Risques M
8.2 Droits de proprit M
9.1 Engagements du vendeur concernant les biens M
9.2 Emballage M
9.4 Engagements du vendeur concernant les services R
9.5 Indemnit M

128
Titres de paragraphes de lannexe 11c : Contrat dachat darticles/vivres et/ou
services
9.6 Cas de force majeure M
9.7 Actions prendre en cas de force majeure M
9.8 Droits de recours de lacheteur en cas de force majeure M
9.9 Biens dfectueux M
10.1 Normes pertinentes la main duvre M
11. RESILIATIONS
11.1 Rsiliation de commande dachat M
11.2 Retour des biens M
12. CONFIDENTIALITES ET DIVULGATIONS
12.2 Exceptions R
13. ANNONCES PUBLIQUES OU PUBLICITE M
14. PROTECTION DES DONNEES
14.1 Respect de la lgislation pertinente M
14.2 Restitution de donnes caractre personnel R
15. DISPUTES
16. ARBITRAGES
16.1 Usage de larbitrage M
16.2 Cour darbitrage M
17. GENERAL
17.4 Manuels R
17.6 Drogations R
17.7 Invalidit R
17.8 Lgislation du gouvernement national M
PLANS DE TRAVAIL
1. Dtails des livraisons M
2. Spcifications/descriptions des biens et/ou services M
3. Conditions de paiements M
4. Personnel M
5. Dtails de facturation M
6. Contrles et tests M
7. Arbitrage M

129
25.6 Titres des paragraphes de lannexe 11d : Conditions contractuelles pour les
approvisionnements de services (seulement)
La table ci-dessous fournit une liste de titres de paragraphes concernant les conditions
contractuelles pour les approvisionnements (seulement) en services. Les rfrences aux
approvisionnements darticles/vivres, ainsi qu'un certain nombre de clause lies aux
ressources humaines du vendeur, ont t supprimes.
Titre de paragraphes de lannexe 11d : Conditions contractuelles pour les
approvisionnements (seulement) en services
1.1 Dfinitions M
2. BASE DES ACHATS
2.2 Applications du contrat M
2.3 Variations de commandes M
2.4 Responsabilit des commandes M
3. SPECIFICATIONS
4. PRIX
5.1 Factures M
5.2 Paiements M
5.3 Dductions M
5.4 Versements R
6. LIVRAISONS
6.1 Dates de livraison M
6.2 Rejet ou acceptation des services M
6.3 Droits de recours de lacheteur R
6.4 Avis de date de livraison R
7.1 Engagement du vendeur concernant lapprovisionnement en services M
7.3 Indemnit R
7.4 Cas de force majeure R
7.5 Action prendre en cas de force majeure R
7.6 Droits de recours en cas de force majeure R
8.1 Normes pertinentes la main duvre M
9. RELATIONS AVEC LE PERSONNEL DU VENDEUR
9.1 Relations professionnelles indpendantes entre vendeur et acheteur M
9.2 Indemnit pou le personnel du vendeur M
10. RESILIATIONS
10.1 Rsiliation de commandes dachat M
11. CONFIDENTIALITES ET DIVULAGATION

130
Titre de paragraphes de lannexe 11d : Conditions contractuelles pour les
approvisionnements (seulement) en services
11.2 Exceptions R
12. ANNONCES PUBLIQUES OU PUBLICITE R
13. PROTECTION DES DONNEES
13.1 Respect de la lgislation pertinente R
13.2 Restitutions de donnes caractre personnel R
14. DISPUTES
14.5 Engagement de poursuites judiciaires M
15. GENERAL
15.5 Drogations R
15.6 Invalidit R
15.7 Lgislations du gouvernement national M

131
26.0 CODE DE BONNE CONDUITE DES FOURNISSEURS
Dans le cadre dune bonne pratique des procdures dapprovisionnement, CAFOD requiert
que les fournisseurs adhrent un code de bonne conduite quils doivent lire, accepter et
signer en bonne et due forme. Cette procdure fait partie intgrante de la mise en place
de contrats dachat avec tous les fournisseurs concerns.
Deux formulaires pertinents au code de bonne conduite lintention des fournisseurs se
trouvent dans ce manuel. Une version Word pour chacun de ces formulaires se trouvent
dans lannexe 17, sous les titres suivants : Code minimum de conduite dontologique,
annexe 17(a) ; et Code complet de conduite dontologique lintention des fournisseurs,
annexe 17 (b).
Ces deux codes de conduite doivent tre utiliss selon les critres suivants;
(a) Pour des achats de 60,000 ou plus, le code minimum de bonne conduite doit tre
utilis
(b) Pour des achats de 150,000 ou plus, le code complet de bonne conduite doit tre utilis
CAFOD requiert que les fournisseurs prennent connaissance de ce code de bonne conduite
et le signe en bonne et due forme. CAFOD doit aussi sassurer consciencieusement que les
fournisseurs respectent ce code de conduite. Ces contrles doivent tre faits par le
personnel comptent et charg de la mise en uvre des procdures dapprovisionnement,
selon les critres de valeur des contrats, taille de lorganisation et autres considrations.
26.1 Code minimum de bonne conduite

Les fournisseurs, en adoptant ce code, sengagent respecter au mieux les normes
concernant la protection de la main duvre et de lenvironnement, soit au sein de leurs
entreprises, soit auprs de leurs propres fournisseurs.
PROTECTION DE LA MAIN DOEUVRE: les normes de ce code sont bases sur les conventions
de lOrganisation Internationale du Travail (OIT).
1. Le travail est choisi librement :
Il nexiste aucun travail forc, forme desclavage ou embauche involontaire de
prisonniers;
Les travailleurs ne sont pas obligs de dposer une caution ou leurs papiers
didentit; ils sont galement libres de quitter leurs emplois aprs avoir donn un
cong dans les dlais requis.
2. La libert dassociation et le droit de ngocier des conventions collectives sont
respects:
Tous les travailleurs, sans exception, ont le droit de joindre ou de former un syndicat
de leur choix, afin de pouvoir ngocier des conventions de travail;
Si la libert dassociation et le droit de ngocier des conventions collectives sont
restreints par la loi nationale/locale, les employeurs ont le devoir de faciliter, plutt
que dempcher, le dveloppement dun systme parallle permettant libre
association aux organisations de travailleurs.
3. Les conditions de travail sont sures et hyginiques:
Les travailleurs ont accs des toilettes propres et un point deau potable.
Les conditions de travail sont conformes aux normes de sant et de scurit.
4. Restrictions concernant le travail des enfants :
Les fournisseurs ne pratiquent aucune forme de recrutement contraire aux
conventions relatives aux droits de lenfant de lOrganisation Internationale du Travail
(OIT).
26.0 Code de bonne conduite des fournisseurs

132
Lge minimum de travail ne peut pas tre en dessous de lge obligatoire de
scolarisation. Cet ge est en gnral fix 15 ans, mais certains pays lont fix
lgalement 14 ans et lge le plus lev prime.
Les enfants doivent tre protgs de toute forme de travail dangereux qui pourrait
nuire leur ducation ou mettre en danger leur sant et dveloppement physique,
mental, social, spirituel ou moral.
5. La politique des salaires garantit un minimum vital:
Les salaires et prestations sociales pour une semaine normale de travail
correspondent soit aux normes nationales lgales minimum, soit celles de lindustrie
pertinente : les normes les plus leves servent de rfrence;
Chaque travailleur reoit des informations par crit et clairement nonces
concernant les conditions de travail, notamment les salaires, avant de commencer
travailler.
6. Les heures de travail ne sont pas excessives:
Les heures de travail sont conformes aux normes de la lgislation nationale du travail
du pays en question.
7. Il nexiste aucune discrimination:
Il nexiste aucune discrimination dans les processus de recrutement, de
compensation, daccs la formation, de promotion, ainsi que de rsiliation de
contrat ou de retraite, qui est base sur des critres de race, de caste, dorigine
nationale, de religion, dge, dincapacit de travail ou dinfirmit, de sexe, de
situation de famille, de prfrences sexuelles, ainsi que de libert dassociations
professionnelles ou politiques.
8. Le travail prend place dune faon rgulire:
Le travail est organis selon des relations professionnelles liant employeurs et
employs qui sont reconnues par la lgislation nationale du travail du pays en
question;
Les obligations envers les employs, selon les critres de la lgislation du travail ou de
la scurit sociale et les relations professionnelles entre les deux parties, ne doivent
pas tre vites par lusage du processus de sous-traitance de main duvre ou de
travail domicile.
9. Aucun traitement dur ou inhumain nest autoris:
Les mauvais traitements ou chtiments physiques, les menaces de mauvais
traitements physiques, les harclements sexuels ou autres, ainsi que les menaces
verbales ou toute autre forme dintimidation sont interdites.
DEONTOLOGIE PROFESSSIONNELLE
1. La conduite des fournisseurs ne doit, en aucun cas, violer les droits humains basiques des
bnficiaires.
2. Les fournisseurs ne doivent pas tre impliqus dans:
La fabrication darmes;
La vente darmes des gouvernements qui violent systmatiquement les droits
humains de leurs citoyens, des pays o existent des conflits internes arms, des
tensions trs importantes ainsi que des situations fragiles de paix et de scurit qui
pourraient tre mises en danger par un nouvel afflux darmes.
PROTECTION DE LENVIRONNEMENT: les fournisseurs doivent, au minimum, observer en bonne
et due forme les normes lgales concernant la protection de lenvironnement, tout en
limitant au mieux limpact de leurs activits sur lenvironnement, notamment en ce qui
concerne:

133
1. La gestion des dchets:
Les dchets sont rduits au maximum et les articles sont recycls autant que possible;
Des contrles efficaces des dchets sont mis en place afin de minimiser la pollution
du sol, de lair et de leau.
2. Lemballage et le papier:
Un usage inutile ou excessif de ces matriaux doit tre vit, et il faut, autant que
possible, utiliser des matriaux recycls.
26.2 Code complet de bonne conduite

Les fournisseurs, en adoptant ce code, sengagent respecter au mieux les normes
concernant la protection de la main duvre et de lenvironnement, soit au sein de leurs
entreprises, soit auprs de leurs propres fournisseurs.
PROTECTION DE LA MAIN DOEUVRE: les normes de ce code sont bases sur les conventions
de lOrganisation Internationale du Travail (OIT).
10. Le travail est choisi librement:
Il nexiste aucun travail forc, forme desclavage ou embauche involontaire de
prisonniers;
Les travailleurs ne sont pas obligs de dposer une caution ou leurs papiers
didentit; ils sont galement libres de quitter leurs emplois aprs avoir donn un
cong dans les dlais requis.
11. La libert dassociation et le droit de ngocier des conventions collectives sont
respects:
Tous les travailleurs, sans exception, ont le droit de joindre ou de former un syndicat
de leur choix, afin de pouvoir ngocier des conventions de travail;
Les employeurs adoptent une attitude tolrante envers les activits lgitimes des
syndicats. Les reprsentants des travailleurs ne sont pas victimes de discrimination et
sont libres de remplir leurs fonctions sur les lieux de travail;
Si la libert dassociation et le droit de ngocier des conventions collectives sont
restreints par la loi nationale/locale, les employeurs ont le devoir de faciliter, plutt
que dempcher, le dveloppement dun systme parallle permettant libre
association aux organisations de travailleurs.
12. Les conditions de travail sont sures et hyginiques:
Les travailleurs ont accs des toilettes propres, un point deau potable, et, si
ncessaire, un endroit hyginique pour ranger leur nourriture;
Il existe un environnement de travail sr et hyginique, selon les normes de lindustrie
prvalente et les dangers spcifiques connus. Des mesures adquates sont prises
pour viter tous les accidents ou blessures dus aux conditions de travail; pour autant
que possible, il importe de minimiser les dangers inhrents lenvironnement du
travail;
Les travailleurs reoivent des formations rgulires sur lhygine et la scurit, et ces
formations sont offertes tous nouveaux travailleurs;
Les logements sont propres, srs et respectueux des besoins basiques des travailleurs;
Les entreprises respectant les conditions de travail cites ci-dessus doivent nommer
un cadre suprieur de gestion responsable de lhygine et de la scurit.
13. Restrictions concernant le travail des enfants :
Les fournisseurs ne pratiquent aucune forme de recrutement contraire aux
conventions relatives aux droits de lenfant de lOrganisation Internationale du Travail
(OIT).

134
Lge minimum de travail ne peut pas tre en dessous de lge obligatoire de
scolarisation. Cet ge est en gnral fix 15 ans, mais certains pays lont fix
lgalement 14 ans et lge le plus lev prime.
Les enfants doivent tre protgs de toute forme de travail dangereux qui pourrait
nuire leur ducation ou mettre en danger leur sant et dveloppement physique,
mental, social, spirituel ou moral.
Les fournisseurs observent les programmes lgitimes dapprentissage sur les lieux de
travail ; ils respectent aussi les rglementations pertinentes au travail des enfants et
programmes dapprentissage.
Les entreprises sefforcent de dvelopper, de participer ou de contribuer aux
politiques et programmes qui facilitent la rinsertion denfants victimes du travail
forc dans un bon et durable systme dducation, pour le reste de leur enfance.
14. La politique des salaires garantit un minimum vital
Les salaires et prestations sociales pour une semaine normale de travail
correspondent soit aux normes nationales lgales minimum, soit celles de lindustrie
pertinente: les normes les plus leves servent de rfrence. En toutes circonstances,
les salaires doivent tre suffisants pour garantir les besoins basiques tout en assurant
aussi un revenu discrtionnaire;
Chaque travailleur reoit des informations par crit et clairement nonces
concernant les conditions de travail, notamment les salaires, avant de commencer
travailler, ainsi que les dtails pertinents pour chaque versement de salaires;
Il est interdit de faire des dductions de salaires en guise de mesures disciplinaires, ou
de faire des dductions de salaires qui ne sont pas prvues dans la lgislation
nationale, sans en informer les travailleurs et obtenir leurs accords.
Toutes les mesures disciplinaires doivent tre consignes par crit.
15. Les heures de travail ne sont pas excessives
Les heures de travail sont conformes aux normes de la lgislation nationale et de
lindustrie pertinente; les normes offrant le maximum de protection en la matire font
rfrence;
En gnral, les travailleurs ne doivent pas travailler plus de 48 heures par semaine et
doivent bnficier dau moins un jour de cong par semaine;
Les heures supplmentaires sont au choix de chaque travailleur, elles ne doivent pas
dpasser 12 heures par semaine, elles ne doivent pas tre sollicites dune faon
rgulire et elles doivent toujours tre mieux payes que le travail rgulier.
16. Il nexiste aucune discrimination
Il nexiste aucune discrimination dans les processus de recrutement, de
compensation, daccs la formation, de promotion, ainsi que de rsiliation de
contrat ou de retraite, qui est base sur des critres de race, de caste, dorigine
nationale, de religion, dge, dincapacit de travail ou dinfirmit, de sexe, de
situation de famille, de prfrences sexuelles, ainsi que de libert dassociations
professionnelles ou politiques.
17. Le travail prend place dune faon rgulire
Pour autant que possible, le travail est organis selon des relations professionnelles
liant employeurs et employs qui sont reconnues par la lgislation nationale du travail
du pays en question;
Les obligations envers les employs, selon les critres de la lgislation du travail ou de
la scurit sociale et les relations professionnelles entre les deux parties, ne doivent
pas tre vites par lusage du processus de sous-traitance de main duvre, de
travail domicile ou de stages dapprentissage lorsquil ny a pas dengagement

135
rel former un apprenti ou assurer un emploi fixe ; ces mmes obligations ne
doivent pas souffrir dun usage excessif de contrats dure dtermine.
18. Aucun traitement dur ou inhumain nest autoris
Les mauvais traitements ou chtiments physiques, les menaces de mauvais
traitement physique, les harclements sexuels ou autres, ainsi que les menace
verbales ou toute autre forme dintimidation sont interdites.
DEONTOLOGIE PROFESSIONNELLE
1. La conduite des fournisseurs ne doit, en aucun cas, violer les droits humains basiques des
bnficiaires.
2. Les fournisseurs ne doivent pas tre impliqus dans:
La fabrication darmes;
La vente darmes des gouvernements qui violent systmatiquement les droits
humains de leurs citoyens, des pays o existent des conflits internes arms, des
tensions trs importantes ainsi que des situations fragiles de paix et de scurit, qui
pourraient tre mises en danger par un nouvel afflux darmes.
PROTECTION DE LENVIRONNEMENT: les fournisseurs doivent, au minimum, observer en bonne
et due forme les normes lgales concernant la protection de lenvironnement, tout en
limitant au mieux limpact de leurs activits sur lenvironnement. Les dtails de leurs actions
en cette matire sont la responsabilit de chaque fournisseur, mais ils doivent respecter au
moins les critres suivants :
1. La gestion des dchets:
Les dchets sont rduits au maximum et les articles sont recycls autant que possible.
Des contrles efficaces des dchets sont mis en place afin de minimiser la pollution
du sol, de lair et de leau. En prsence de matriaux dangereux, un plan de rponse
une situation durgence est prvu.
2. Lemballage et le papier:
Un usage excessif de ces matriaux doit tre vit, et il faut, autant que possible,
utiliser des matriaux recycls.
3. La protection de lenvironnement :
Les processus et activits mis en uvre sont contrls et modifis si ncessaire afin
dassurer une bonne protection des ressources peu abondantes, notamment leau,
la flore et la faune, ainsi que le terrain arable dans certains cas.
4. Lusage dnergie:
Tous les processus de production et de livraison, comprenant notamment chauffage,
ventilation, clairage, systmes dinformatique et transport, sont bass sur le besoin
de maximiser un usage efficace dnergie et de minimiser les missions dangereuses.

136
27.0 CODE DE BONNE CONDUITE DU PERSONNEL
Cette section prsente les normes du code de bonne conduite pertinente aux procdures
dapprovisionnement que tous les membres du personnel de CAFOD doivent respecter. Ce
code est totalement compatible avec le code gnral de bonne conduite de CAFOD.
Dans le but dtre complte, cette section rpte un certain nombre de principes pertinents
aux procdures dapprovisionnement qui fait aussi partie du code de bonne pratique de
CAFOD ; elle ajoute aussi des informations pertinentes aux relations professionnelles avec les
fournisseurs. Les partenaires de CAFOD sont encourags mettre en place leurs propres
codes de bonne conduite en incorporant les points suivants.
1. Valeurs et conduite professionnelle
Les membres du personnel doivent s'assurer que leurs conduites personnelles et
professionnelles atteignent toujours un niveau trs lev.
Les membres du personnel uvrent pour mettre en place des pratiques commerciales
lgales, quitables et thiques; ils sengagent travailler uniquement pour CAFOD ou
ses partenaires, et non pas pour eux-mmes.
Les membres du personnel sengagent respecter tous les droits humains et slever
contre toutes discriminations, harclements, abus et exploitations qui enfreignent les
droits dautrui.
Les membres du personnel sengagent respecter les lois locales du pays dans lequel ils
travaillent.
Les membres du personnel sengagent, pour eux-mmes et pour le personnel dont ils ont
la charge, respecter les normes dhygine et de scurit, et protger les autres.
2. Conflits dintrts et crcition
Les membres du personnel ne doivent en aucun cas abuser de leurs positions dautorit
au sein de CAFOD ou de ses partenaires, notamment en faisant pression, en sollicitant
des faveurs ou en obtenant des avantages personnels de caractre conomique,
professionnel, politique ou sexuel.
Les membres du personnel directement engags dans les procdures
dapprovisionnement ne doivent en aucun cas avoir des intrts personnels ou familiaux,
ainsi que des engagements ou relations financires avec les fournisseurs, car cela
pourrait nuire leurs facults dobjectivit et de libert dopinions. Tous conflits dintrts
doivent tre dclars et rsolus de la faon suivante: soit un autre fournisseur doit tre
choisi, soit un autre membre du personnel doit tre charg de la procdure
dapprovisionnement. Il faut aussi noter que tous les membres dun comit danalyse
des offres doivent signer un document dclarant quils nont aucun conflit dintrt
envers aucun fournisseur ayant soumis une offre la suite dun appel doffres ou de
devis.
Les membres du personnel ne doivent pas forger des relations daffaires entre CAFOD/ou
les partenaires et des membres de leurs familles, amis ou toutes relations commerciales
prives au sein desquelles ils ont un intrt financier qui pourrait donner lieu un conflit
dintrt. Si les membres du personnel sont conscients dun conflit dintrt potentiel, ils
doivent en informer immdiatement leur chef hirarchique.
Si les membres du personnel dsirent utiliser, leurs propres fins, des fournisseurs aussi
utiliss par CAFOD/ou les partenaires, ils doivent en notifier lavance leur chef
hirarchique.
Les membres du personnel ne doivent en aucun cas accepter des bnficiaires,
partenaires ou entrepreneurs des faveurs, pots-de-vin ou toute autre forme de gain
personnel.
27.0 Code de bonne conduite du personnel

137
3. Cadeaux
CAFOD/ou les partenaires traitent tous les fournisseurs comme des partenaires
commerciaux, et il importe donc de maintenir une atmosphre dhonntet et
dintgralit dans tous les changes commerciaux. La slection des fournisseurs doit
exclusivement se baser sur les critres de qualit, de prestations, de prix et de pertinence
aux besoins exprims.
Les membres du personnel ne doivent en aucun cas solliciter, demander ou accepter
des cadeaux importants offerts par des fournisseurs connus ou potentiels. Le terme
cadeau couvre tous les articles tangibles, services, faveurs, crdits ou rductions de prix
qui ne sont pas offerts dautres, et peuvent ainsi influencer les relations daffaires.
Les petites marques de reconnaissance, telles que calendriers ou stylos, dont la valeur
par unit est infrieure 5, peuvent tre offerts et reus, mais les chefs hirarchiques
doivent en tre informs.
Si un membre du personnel est offert une rmunration ou un cadeau, il doit en informer
immdiatement son chef. Il est totalement interdit de recevoir un don dargent dun
fournisseur, quelles quen soient les raisons.
Les fonds de CAFOD/ou des partenaires ne doivent en aucun cas tre utiliss pour fournir
des cadeaux aux fournisseurs ou nimporte qui dautre.
4. Divertissements, hospitalits et repas
Les offres de divertissements et dhospitalits provenant de fournisseurs doivent tre
refuses dune faon diplomatique mais sans quivoque. Des invitations des repas
daffaires peuvent tre acceptes, tout en considrant soigneusement leurs pertinences,
frquences, choix des tablissements, et occasions futures de rendre la pareille.
5. Informations de proprit intellectuelle
Les informations de proprit intellectuelle (par exemple les spcifications, dtails des
offres ou devis, preuves, chantillons ou dessins, etc.) changes lors des transactions et
ngociations ne doivent pas tre divulgues hors du cercle des membres du personnel
engags dans les procdures dapprovisionnement.
6. Fournisseurs frauduleux ou corrompus
Les membres du personnel charg dapprovisionnement doivent rejeter les offres ou, si
ncessaire, rsilier des contrats dachat passs avec des fournisseurs qui sont compromis
par des pratiques commerciales corrompues, frauduleuses, collusoires ou coercitives.
7. Donations
Toutes offres de donations provenant de fournisseurs doivent tre adresses la section
interne charge des donateurs importants (Major Donors department) ou au chef
hirarchique du membre de personnel ayant reu une telle offre. La direction et lquipe
charge des donations importantes peuvent accepter de tels dons, au nom de CAFOD
ou des partenaires.
8. Remboursements
Aucun membre du personnel ne peut autoriser le remboursement de ses propres
dpenses. Ceci doit tre autoris par le chef hirarchique immdiat.
NOTE: tous les manquements aux normes de ce code de bonne conduite peuvent
occasionner des actions disciplinaires.
27.0 Code de bonne conduite du personnel

138
28.0 QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES
1. Comment utiliser ce manuel?
Ce manuel ne doit pas tre lu dun bout lautre. Il sert par contre doutil de travail et
contient conseils, modles de formulaires et rglements appropris. Les membres du
personnel peuvent le consulter lors de la mise en uvre de procdures
dapprovisionnement spcifiques ou dactivits lies la logistique. La table des matires est
aussi complte que possible ; il est facile de trouver les rfrences souhaites en suivant la
numrotation des pages sur la version imprime, ou les hyperliens sur la version lectronique.
Se rfrer la table des matires et la liste des annexes pour des informations
supplmentaires.
2. O trouver les formulaires pertinents?
Tous les formulaires pertinents aux approvisionnements, aux appels doffres, la logistique et
aux processus de paiements se trouvent dans ce manuel et doivent tre utiliss et modifis si
ncessaire par le personnel charg de programme, mais il importe que chaque projet ou
partenaire maintiennent une bonne cohrence. Voir tous les formulaires dans les annexes de
ce manuel. Celles-ci ont t conues comme documents lectroniques seulement
(Microsoft Word ou Excel), et non pas comme documents sur papier.
3. Qui peut autoriser les achats et pour quels montants?
En ce qui concerne rles et responsabilits, chaque projet ou partenaire doit identifier les
plus importants et les dlguer selon la capacit de leur personnel. Ce processus doit tre
clairement document et modifi selon chaque situation particulire. Ce document se base
sur les rles standard du personnel de CAFOD, mais il doit tre adapt chaque projet ou
partenaire. Voir la section 7.0 pour des informations supplmentaires.
4. Ce manuel est-il utile CAFOD dans son travail avec les partenaires?
Les partenaires grent la majorit des approvisionnements ; cest pourquoi CAFOD requiert
quils mettent en place des systmes de gestion dapprovisionnements appropris et
transparents. Dans le cas de subventions institutionnelles, les obligations et responsabilits des
bailleurs de fonds sont transmises aux partenaires de mise en uvre et ce manuel sert doutil
et fournit les formulaires ncessaires pour des approvisionnements financs par des bailleurs
de fonds institutionnels ou directement par CAFOD. Ce manuel, ou tout autre guide bas sur
des normes comparables ou mme plus exigeantes, doit tre utilis dans une (ou plusieurs)
situations suivantes. Pour viter toute confusion ou doute, il importe de prciser que le terme
approvisionnement couvre la fois marchandises, articles/vivres, services et travaux, mais
quil exclut salaires et cots annexes (tels que impts, scurit sociale et retraite) ainsi que
tous frais courants administratifs.
suprieure 20,000.
CAFOD.
5. Ce manuel est-il utile CAFOD quand le financement dun projet provient des rserves
gnrales de CAFOD?
Ce manuel est utile pour tous projets financs par CAFOD quelque soit la provenance des
fonds, soit institutionnelle, soit interne. Ce manuel doit tre utilis afin dassurer cohrence et
conformit entre tous les programmes financs par CAFOD ; son usage garantit une bonne
pratique dans tous les programmes financs par CAFOD. Les systmes dj mis en place par
28.0 Questions frequemment poses

139
nos partenaires doivent tre contrls afin de sassurer quils soient conformes ou mme
suprieurs aux normes indiques dans ce manuel. Dans les cas o les systmes des
partenaires sont jugs insuffisants, ce manuel et ses outils de travail servent les renforcer.
Voir la section 4.0 et la section 5.0 pour des informations supplmentaires.
6. Les instructions de ce manuel sont-elles conformes aux exigences des bailleurs de fonds
institutionnels ?
Ce manuel prend en considration les rglements des bailleurs de fonds institutionnels, tels
que DFID, USAID ou ECHO ainsi que DEC et CI. Il est bas sur notre connaissance des bailleurs
de fonds institutionnels et de leurs rglements. Le charg de contrat doit toutefois sassurer
que les procdures dapprovisionnement soient conformes aux exigences des bailleurs de
fonds institutionnels. Le personnel de HD et PPSS peut aussi conseiller en la matire, si
ncessaire.
7. O trouver des informations supplmentaires sur lusage de ce manuel?
Le personnel de HD et PPSS CAFOD peut apporter soutient, clarifications et exemples aux
chargs de programmes et partenaires. Si ncessaire, ils peuvent aussi organiser des ateliers
de travail lintention des partenaires et chargs de programme, afin de pouvoir prsenter
ce manuel et offrir le soutien ncessaire dans la mise en uvre de ses outils. Le personnel
charg des fonds rvise rgulirement les dtails de ce manuel afin de sassurer quils soient
toujours pertinents et appropris aux contextes des programmes, ainsi quaux changements
intervenus au sein de CAFOD ou des bailleurs de fonds.
8. Quels autres documents sont pertinents ce manuel ?
Ce manuel suit les mmes lignes que plusieurs autres politiques et manuels de CAFOD et doit
par consquent tre utilis conjointement avec les directives du PCM. Sa lecture et
interprtation doivent aussi prendre en compte les directives concernant les fonds
institutionnels, le profil organisationnel des partenaires et les directives financires. Les
formulaires du profil financier (valuation et questions lintention des partenaires) et
organisationnel des partenaires se trouvent dans les annexes 18, 19 et 20 de ce manuel.
9. Comment pouvoir acclrer une procdure dapprovisionnement dans une situation
durgence?
Dans le cas dune situation durgence humanitaire, les achats peuvent tre faits selon une
procdure dapprovisionnement ngocie sur la base dune seule offre. Une drogation
doit tre obtenue auprs du pouvoir dlgu comptent. Voir la section 12.0 sur les
procdures ngocies sur la base dune seule offre et la section 23.0 sur les drogations.
10. Comment procder pour faire un achat unique ?
Les achats uniques, traits individuellement, doivent suivre la procdure
dapprovisionnement pertinente dtermine par le type dachat (que ce soit des
articles/vivres, services ou travaux) et par les niveaux dattribution de procdures (quils
soient infrieurs ou suprieurs 60,000 et/ou ncessitent une procdure ngocie ou un
appel doffres. Voir la section 4.0 pour un rsum des niveaux dattribution des procdures.
11. Comment savoir quelles procdures dappel doffres choisir ?
Une introduction gnrale au processus dappel doffres se trouve dans la section 12.0. Les
appels doffres varient suivant les montants des achats, et ces facteurs influencent la faon
de rdiger les publications dappel doffres. Dans le cas dappel doffres ouvert, nimporte
quel fournisseur peut soumettre une offre. Par contre, dans le cas dappel doffres restreint,
nimporte quel fournisseur peut exprimer le dsir de soumettre une offre, mais seuls les
candidats ligibles et slectionns sont autoriss le faire. Voir la section 13.0 sur les appels
doffres ouverts et la section 14.0 sur les appels doffres restreints.
12. Comment contrler et documenter la livraison des marchandises ?
Ce manuel contient des informations sur la meilleure faon de grer les livraisons et
distributions des articles/vivres et services. Il contient aussi des informations pertinentes aux

140
processus de stockage ou dentreposage darticles/vivres ou services. Voir la section 16.0 sur
transport et livraison et la section 19.0 sur la gestion des magasins et entrepts.
13. Quelle documentation de rfrence est ncessaire pour autoriser un paiement?
Une documentation standard est requise pour pouvoir autoriser un paiement. Celle-ci
comprend toute la documentation recueillie lors de la procdure dapprovisionnement,
signe et date en bonne et due forme par le pouvoir dlgu comptent, selon la taille
des achats. La documentation doit tre annexe une demande de paiement qui doit tre
contrle par le charg de budget et signe par le charg de finances comptent. Voir la
section 21.0 sur la documentation de rfrence requise pour les paiements et selon les
diffrents niveaux dattribution de procdures.
14. Comment documenter les donations quand nos projets incluent des dons dquipement
des bnficiaires ou partenaires?
Il est courant de donner des articles et biens des partenaires de projet ou bnficiaires. Il
est trs important que la documentation pertinente indique clairement ce qui a t donn
et qui, et que les donateurs et bnficiaires signent tous les documents pertinents au
transfert des choses. Suivant la valeur des choses, il faut rdiger soit une liste de distribution
(pour les objets de valeur relativement basse, savoir infrieure 2,000 par article) soit un
certificat de donation (pour les objets de valeur relativement leve, savoir suprieure
2,000 par article). Voir la section 17.0 pour des informations supplmentaires.
15. Est-il possible de choisir une procdure dapprovisionnement selon dautres niveaux
dattribution que ceux indiqus dans ce manuel ?
Les limites des valeurs fixes par les niveaux dattribution de procdures
dapprovisionnement dterminent la procdure minimum pertinente. Pour des achats dune
valeur totale de 30,000, une procdure ngocie est gnralement requise. Cependant, si
un appel doffres ouvert parait plus appropri, une procdure pour un niveau plus lev
peut tre choisie sans demander une drogation. Par contre, pour des achats dune valeur
totale de 60,000, un appel doffres ouvert est requis. Lusage dune procdure ngocie
nest donc pas possible, moins dobtenir une drogation en justifiant clairement les raisons.

141
29.0 Section importante du manuel des procdures
dapprovisionnement de CAFOD: ce qui est obligatoire et ce qui
est recommand
Le manuel des procdures dapprovisionnement de CAFOD fournit les normes minima
observer lors dachats, procdures ou toutes autres activits pertinentes aux
approvisionnements financs soit directement par CAFOD, soit par des fonds grs par
CAFOD mais provenant de sources externes, notamment des bailleurs de fonds institutionnels
ou dappels de fonds. Dans ce contexte, lobservation des normes stipules dans ce manuel
est obligatoire.
Cependant, certaines sections contiennent deux ou plus de deux options dont la slection
requiert une connaissance et un discernement approfondis du contexte local ncessaires
pour pouvoir mettre en uvre les procdures et modles de ce manuel dune faon
effective. Ces options sont rsumes dans les paragraphes suivants.
29.1 Niveaux dautorisation des procdures

Les niveaux dautorisation des procdures dapprovisionnement fixent les procdures
MINIMA utiliser: par contre, si une procdure plus rigoureuse parait mieux approprie, il
nest pas ncessaire de demander une autorisation auprs de CAFOD ou de ses partenaires.
Par exemple, le niveau minimum fix pour devoir obtenir 3 devis pour lapprovisionnement
darticles/vivres, fournitures, services et travaux est fix 1001. Cependant, pour de
nombreux partenaires, ce niveau est plus lev que celui quils utilisent gnralement ; ils
peuvent par consquent dcider de fixer cette procdure un niveau moins lev.
29.2 Questionnaires lintention des fournisseurs

Les questionnaires lintention des fournisseurs peuvent tre particulirement utiles pour des
achats importants ( savoir dont la valeur est suprieure 5,000), car ils permettent
dvaluer les capacits et aptitudes de chaque fournisseur, au-del de lindication unique
du prix. Lusage de questionnaires standard est particulirement recommand car il permet
de rassembler toutes les informations ncessaires, correctes et compltes concernant
chaque fournisseur. Un questionnaire lintention des fournisseurs doit inclure des questions
pertinentes leur enregistrement, taille commerciale et professionnelle et rfrences de
clients.
Il existe deux exemples de questionnaires lintention des fournisseurs dans ce manuel:
1. Un questionnaire standard simple utiliser pour des approvisionnements dont la
valeur est infrieure 60,000
2. Un questionnaire plus dtaill et approfondi utiliser pour des
approvisionnements dont la valeur est suprieure 60,000
Lutilisation de ces questionnaires nest pas obligatoire. Cependant, il est obligatoire que les
demandes de prix/devis soient faites dune faon trs prcise pour assurer lobtention
dinformations les plus compltes au sujet des fournisseurs et de leur part.
29.3 Systme pondr dvaluation de devis/prix et offres

Un systme pondr dvaluation de devis/prix et offres est particulirement utile pour des
achats importants ou complexes, mais il nest pas obligatoire. Cependant, il est essentiel
davoir une stratgie prcise pour le systme dvaluation et danalyse utilis pour la
slection des fournisseurs.

Les conditions contractuelles doivent tre prcises pour toutes les procdures
dapprovisionnement et ce manuel fournit les documents suivants: une commande dachat
standard avec des termes contractuels pertinents et un contrat dachat plus gnral avec
29.0 Distinctions entre ce qui est obligatoire et ce qui est recommand

142
des termes contractuels intgrs. Les termes contractuels de ces deux documents
contiennent des clauses obligatoires et optionnelles.
Les clauses obligatoires apparaissent en noir dans lannexe 11 : sans elles, les contrats ne sont
pas complets. Les clauses recommandes apparaissent en bleu (avec une *) dans lannexe
11. Si une ou plusieurs clauses recommandes ne sont pas requises, elles peuvent tre
simplement supprimes. Lusage de ces clauses recommandes dpend du contexte et du
type dapprovisionnement en question.
29.0 Distinctions entre ce qui est obligatoire et ce qui est recommand

143
30.0 RESSOURCES SUPPLEMENTAIRES
Pour les partenaires: les partenaires peuvent obtenir dtails et conseils supplmentaires sur
le manuel des procdures dapprovisionnement (SCM) auprs du personnel de programmes
de CAFOD sur place.
Equipes de travail sur place et personnel de programme de la division internationale de

CAFOD: les quipes de travail sur place et le personnel de programmes peuvent obtenir un
support supplmentaire auprs du personnel charg de la gestion des contrats de la section
de soutien aux programmes internationaux (PPSS) et du dpartement humanitaire (HD) de
CAFOD.
O trouver le manuel des procdures dapprovisionnement (SCM) et annexes dans

SharePoint:
http://cafodportal/sites/ID/ID%20Tools%20and%20Resources/Supply%20Chain%20Managem
ent/Forms/Doc%20type.aspx
Groupe de soutien par Email: le personnel charg de programmes de CAFOD peut adresser
ses questions ladresse suivante: Supply Chain Support Group
30.0 Ressources Supplementaires

144

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Manuel et Lignes Directrices des Procdures

Annexe 1: Niveaux dautorisation des procdures

2.0 Glossaire dexpressions courantes 11

2.0 Glossaire dexpressions courantes

2.0 Glossaire dexpressions courantes

2.0 Glossaire dexpressions courantes

ACP Pays de lAfrique, Carabes et Pacifique

3.0 Liste dacronymes 15

4.1 Principes de base des procdures dapprovisionnement

4.2 Types de marchs

4.3 Niveaux dautorisation des procdures

Procdure Local : Appel

Procdure Local : Appel

Valeur des achats/

Valeur des achats/ Oui

Identifier la nature dun

Procurement Approvisionnement mixte en Oui

Valeur des achats/ Oui

4.4 Division artificielle de contrats

Exemple 2: Division artificielle de contrats: lachat de mdicaments et dquipement

4.5 Liens entre les rglements des procdures dapprovisionnement et les

4.6 Rglementations internes des pays daction

4.7 Protection des ressources contre les emplois abusifs terroristes

5.0 Partenaires et procdures dapprovisionnement 25

5.1 Comment utiliser ce manuel avec nos partenaires

5.0 Partenaires et procdures dapprovisionnement

5.3 Evaluation des risques des procdures dapprovisionnement et des partenaires

5.0 Partenaires et procdures dapprovisionnement

5.0 Partenaires et procdures dapprovisionnement

NOTES concernant les valuations des risques

5.0 Partenaires et procdures dapprovisionnement

6.1 Principes de base

Le principe de base consiste utiliser un programme chronologique (timeline) ou un plan

6.2 Conception dune planification dapprovisionnement

6.0 Planification des approvisionnements 30

6.4 Budget pour procdures dapprovisionnement

6.5 Chronologie pour la mise en uvre des procdures dapprovisionnement

Priode estime entre

Procdure ngocie 2 3 semaines 12.0 Procdures

Procdure ngocie 3 5 semaines 11.0 Procdures

6.0 Planification des approvisionnements

Appel doffres ouvert 6 9 semaines 13.0 Procdures

Appel doffres ouvert 9 12 semaines 13.0 Procdures

Appel doffres restreint 11 14 semaines 14.0 Procdures

6.0 Planification des approvisionnements

Annexe : Planification dapprovisionnement

Projet: Eau, hygine et kits NFI rgion de Maban

Priode du projet : 1 juillet 2008 - 31 mars 2009

Planification des achats : 1 juillet 2008

Il est peu probable que la procdure

6.0 Planification des approvisionnements

7.1 Principes de base

7.2 Rpartition correcte des rles et responsabilits en matire de procdures

PREPARATION ANALYSE ET AUTORISATION

7.0 Dlgation des pouvoirs, rles et responsabilits

7.0 Dlgation des pouvoirs, rles et responsabilits

Le pouvoir dlgu a les rles et responsabilits suivants:

7.3 Attribution des rles et responsabilits dapprovisionnement des partenaires

SCENARIO A. Le partenaire a deux chargs de programmes. Ces deux personnes doivent