AUDITORIA DE GESTION

AUDITORIA DE GESTION

1. GENERALIDADES

1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA

En un inicio la auditora se orientaba hacia las necesidades internas de las empresas de

asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de las transacciones,
como servicio al dueo del capital invertido.

Como el crecimiento de la utilizacin del crdito a largo plazo como sustituto de parte
del capital del dueo, y la tendencia hacia sociedades annimas con mltiples dueos,
inversionistas, la auditora se dirigi hacia la necesidad de dar fe del contenido de los
estados financieros, en los cuales podan confiar los prestamistas y dueos ausentes del
negocio.

Paralelamente, la auditora gubernamental evolucion dirigida, inicialmente, a la

determinacin de la legalidad de las transacciones y la seguridad en el manejo del
dinero pblico, eventualmente, orientndose hacia la aplicacin de las tcnicas
desarrolladas por la profesin del Contador Pblico para examinar los Sistemas
Financieros y del Control Interno, as como tambin para dar fe sobre la confiabilidad
de transacciones efectuadas e informes financieros.
Hoy en da la auditora sigue evolucionando, tanto en el sector privado como en el
pblico, hacia una orientacin que, adems de dar fe sobre las operaciones pasadas,
pretende mejorar operaciones futuras a travs de la presentacin de recomendaciones
constructivas tendientes a aumentar la economa, eficiencia y eficacia de la entidad.

Clasificacin de la Auditora: Pasiva (Quin)

Activa
(Dnde)

Por el Sujeto

1 Ing. Jenny Basantes A.

 AUDITORIA DE GESTION
P ica

Privada

b Interna

l Externa

2 Ing. Jenny Basantes A.

 Permanente
Por el tiempo Peridica
Ocasional

Total
Por el
rea Parcial

Administrativa
Por la especialidad Financiera
Marketing
De gestin

1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y

AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA FINANCIERA

SIMILITUDE
Estudiar y evaluar el Sistema S Estudiar y evaluar el Sistema
de Control Interno de Control Interno
DIFERENCI
Pretende ayudar a la administracin a AS Emite una opinin mediante dictamen
aumentar su eficiencia mediante la sobre la razonabilidad de los estados
presentacin de recomendaciones. financieros
Utiliza los estados financieros como Los estados financieros constituyen
un medio. un fin
Promueve la eficiencia de la Da confiabilidad a los estados
operacin, el aumento de ingresos, la financieros
reduccin de los costos y la
simplificacin de tareas, etc.
Es no slo numrica Es numrica
Su trabajo se efecta de forma Su trabajo se efecta a travs de
detallada pruebas selectivas
Puede participar en su ejecucin Lo realizan solo profesionales del
profesionales de cualesquiera rea econmica
especialidades afines a la actividad
que se audite

1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU

IMPORTANCIA
Trminos sinnimos:
o Auditora de las 5 Es,
o Auditora operativa,
o Auditora operacional,
 o Auditora comprehensiva,
o Auditora integral,
o Auditora del valor del dinero (Canad),
o Auditora gerencial,
o Auditora del desempeo,
o Auditora administrativa,
o Auditora total (Alemania)
Una auditora operativa es un examen objetivo y sistemtico de evidencias con el
fin de proporcionar una evaluacin independiente del desempeo de una
organizacin, programa, actividad o funcin gubernamental que tenga por objetivo
mejorar la responsabilidad ante el pblico y facilitar el proceso de toma de
decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.
La auditora operativa abarca la economa y eficiencia y la auditora de los
programas. (GAO Contralora General de los Estados Unidos de Amrica)
Es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura una evaluacin e
informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias
del Estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del
Estado de manera fiel, eficiente y efectiva (Lens Knigton. La Auditora Posterior
de Rendimiento)
Auditora administrativa es un examen y evaluacin realizados en una entidad para
establecer el grado de eficacia y eficiencia de la implementacin de las normas que
dictan los sistemas administrativos de apoyo, as como su planificacin y control
administrativo interno (Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control del Per)
Auditora integral es la evaluacin multidisciplinaria, independiente, con enfoque
de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una
organizacin, de las relaciones con su entorno, as como de sus operaciones, con el
objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o mejor
aprovechamiento de sus recursos (Academia Mexicana de Auditora Integral)
Auditora Comprehensiva (Canad) es responsabilizar a los administradores en la
elaboracin de informes de desempeo, donde se resalte el efecto de las decisiones
tomadas, para facilitar la interpretacin y evaluacin externa. El auditor interno
debe profundizar sus revisiones en los sistemas gerenciales donde se genera la
informacin
 Auditora de Gestin y desempeo (EE.UU), Dan nfasis a la medida de la calidad
de los productos y servicios gubernamentales, comparten la opinin de que los
funcionarios gubernamentales deben dar seguridad a los contribuyentes de que los
fondos pblicos son utilizados con criterios de: economa, eficiencia y eficacia
Auditora Integral (Australia), Enfatizan los aspectos que contribuyen al desarrollo
de la administracin pblica, iniciando con la insustituible exigencia del ciudadano
de ser informado con el detalle necesario del manejo de los recursos pblicos. La
Auditora Integral es un instrumento que permite dimensionar el grado en que los
servidores pblicos estn cumpliendo su compromiso de servicio y responsabilidad
ante su comunidad
Auditora Integral (Mxico) Induce a la reflexin sustantiva sobre el plan
estratgico de una dependencia o entidad pblica y orienta la toma de decisiones
hacia el cabal cumplimiento de los objetivos que demanda la sociedad, la funcin
preventiva de la Auditora Integral permite identificar a tiempo: los errores
humanos, contables, financieros y la desviacin de objetivos o funciones
institucionales: el incumplimiento, retraso o falta de inters en las tareas y
responsabilidades y en las necesidades de informacin a titulares de los entes para la
toma de decisiones
Price Waterhouse: Auditora integral es la ejecucin de exmenes estructurados de
programas, organizaciones, actividades o segmentos operativos de una entidad
pblica o privada, con el propsito de medir e informar sobre la utilizacin
econmica y eficiente de sus recursos y el logro de sus objetivos operativos
1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA,
ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGA
EFICIENCIA: consiste en lograr la utilizacin ms productiva de bienes materiales
y de recursos humanos y financieros (Academia mexicana de auditora integral)
EFICACIA: es el grado en que los programas estn consiguiendo los objetivos
propuestos (Academia mexicana de auditora integral)
ECONOMIA: se refiere a los trminos y condiciones conforme a los cuales se
adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento
oportuno y al menor costo posible (Academia mexicana de auditora integral)
ETICA: parte de la filosofa que trata de la moral y las obligaciones del hombre. La
conducta del personal en funcin de sus deberes contemplados en la Constitucin,
 las leyes, las normas de buenas costumbres de la sociedad. El Cdigo de conducta o
tica de la entidad, son susceptibles de evaluarse en una entidad.
ECOLOGA: podr definirse como el examen y evaluacin al medio ambiente, el
impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.

1.5 COMPARACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA CON LA AUDITORIA DE

GESTION, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE RENDIMIENTO, DE LAS
5 Es.
CARACTERISTIC AUDITORIA AUDITORIA DE
A
Propsito FINANCIERA
Formular y expresar una Evaluar la GESTION
eficiencia,
opinin sobre la efectividad, economa con la
razonabilidad de los estados que se manejan los recursos
financieros de una entidad de una entidad, un programa o
actividad, el cumplimiento de
las normas ticas por el
personal y la proteccin del
medio ambiente
Alcance Las operaciones financieras Pueden alcanzar un sector de
la economa, todas las
operaciones de la entidad,
inclusive las financieras o
puede limitarse a cualquier
operacin, programa, sistema
Orientacin Hacia la situacin financiera Hacia las operaciones de la
y resultado de operaciones entidad en el presente con una
de la entidad desde el punto proyeccin hacia el futuro y
de vista retrospectivo retrospeccin al pasado
Medicin Aplicacin de los P.C.G.A Aplicacin de los principios
de administracin
Mtodo Las N.A.G.A.S No existen todava normas
generalmente aceptadas. El
mtodo queda a criterio del
auditor
Tcnicas Las tcnicas de auditora Las tcnicas de auditora
establecidas por la profesin establecidas por la profesin
de Contador Pblico de Contador Pblico
Inters Los accionistas, el directorio, La gerencia, el directorio, los
los funcionarios financieros, accionistas. En el sector
los organismos prestatarios y gubernamental se hace
los inversionistas potenciales extensivo a la sociedad en
general, para transparentar la
CARACTERISTICA AUDITORIA AUDITORIA DE
S
Enfoque FINANCIERA
Originalmente Eminentemente GESTION
negativo, dirigido positivo, tendiente
 irregularidades o fraudes. resultados con eficiencia,
Actualmente, hacia efectividad, economa, tica y
la ecologa
razonabilidad de los Estados
Encargados financierosContador pblico
Auditores, Auditores
Personal de apoyo Personal de auditora en Personal profesional de otras
varias etapas de disciplinas tanto como
entrenamiento prctico y personal en varias etapas de
formal, entrenamiento
Informe de auditora Contienen el dictamen del Puede o no presentar los
auditor y los estados estados financieros. Su
financieros y todo su contenido est relacionado
contenido est relacionado con cualquier aspecto
con ellos significativo de la gestin de
Conclusiones Inciden sobre asuntos Inciden sobre cualquier
financieros. El dictamen es aspecto de la administracin y
del Auditor la conclusin principal y operacin de la entidad
puede ser la nica
Recomendaciones Se refieren a mejoras en el Se refieren a mejoras en todos
sistema financiero, sistema los sistemas administrativos,
del Auditor de control interno fcro, el SCI gerencial y cualquier
prsentacin de estados fcros. aspecto de la administracin y
operacin de la entidad.
Catalizador La tradicin y diversos Iniciativa de auditores
dispositivos legales y internos dinmicos y/o
profesionales durante los organismos superiores de
ltimos 100 aos control debido a las
necesidades de un mejor
Frecuencia Regular, preferiblemente Cuando se considere necesario
Importancia anual
Absolutamente necesaria Necesaria para lograr y
para lograr y mantener un mantener una buena gerencia
buen sistema financiero en general
Independencia Imprescindible Imprescindible

del auditor

1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION

NO ES
La opinin del auditor sobre la marcha
general de la entidad sin base tcnica
NO ES
Una revisin por un auditor de
actividades fuera de su capacidad tcnica
ES
La conclusin general del auditor sobre
el accionar contrastando sus 5 Es contra
las pautas o normas establecidas para
una slida gestin, para las operaciones
especficas y para el campo tcnico de
actividad
ES
Una revisin por un auditor asesorada
por profesionales de otras disciplinas,

Un proceso de juicio sobre las decisiones
diarias de los administradores y
funcionarios
Una evaluacin aislada de
acciones individuales
Un examen dirigido a censurar
la administracin de las entidades
Una fiscalizacin administrativa
que busca encontrar nicamente
sea necesario, aplicando criterio tcnico
gerencial sin extenderse a las reas muy
especializadas
Un proceso de evaluaciones que
concluye con la formulacin de una
opinin de los administradores y
funcionarios de la entidad durante un
Un examen y evaluacin global, en
forma comprensiva de las 5 Es de la
administracin integral de la entidad
Un examen dirigido a asesorar a la
entidad que no ha logrado el
cumplimiento de las 5 Es
Un examen positivo de recomendaciones
para posibles mejoras en las 5 Es
2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION

2.1 FASE I:
FAMILIARIZACIN Y REVISIN DE LEGISLACIN Y NORMATIVIDAD

Esta fase es muy breve y no debe tomar ms de dos das, por parte del auditor jefe de
equipo, quien debe actuar solo en esta fase o apoyado por un auxiliar en caso de que la
documentacin sea muy voluminosa.

Por el hecho de que cada fase de la Auditora de Gestin requiere un programa, es

recomendable un breve programa.

Programa de la Fase I

Se puede asumir que el archivo permanente debe estar actualizado. Debe evitarse
fotocopias cuando la Auditora Interna est conectada en red a los sistemas de
informacin de la entidad; en esos casos basta una impresin de la parte pertinente de
un documento.

Para evitar hojas narrativas, es una buena prctica subrayar los documentos pero no
utilizar resaltador porque las fotocopias salen ilegibles.

En el caso de una Firma Privada de Auditora (FPA) se requiere programar la visita a

instalaciones y preparacin de entrevistas con los principales ejecutivos.

Ejemplo:

1. Breve programa para:

Recorrido de instalaciones
Entrevista con directivos
Actualizacin de archivo permanente
N Procedimiento Ref. P/T Hec Revisa Obser
o. ho do va-
Objetivos: po por Cione

Familiarizarse con el entorno

de la fbrica La Internacional
Tener una breve visin de
carcter general de la
organizacin
Actualizar el archivo permanente

Procedimientos:

1 Obtenga un plano de la fbrica y

realice un recorrido de visita a las
instalaciones
2 Prepare una entrevista con los
siguientes funcionarios:
Gerente General, Gerente de
planta, contador general, contador
de costos, jefe de personal, con el
objetivo de comunicar el inicio de
una auditora de gestin a la planta
y la recopilacin de tipo general.

3 Revise el archivo permanente y

prepare una lista de los documentos
que deberan actualizarse en este
legajo.
2. Procedimiento 1
Programa I Fase I
Industria La Internacional
Resumen del recorrido de instalaciones
Auditora de Gestin

Se realiz el recorrido 5 minutos antes de la entrada del personal y se pudo

observar atrasos de los obreros de hasta 20 minutos. En tres casos los obreros
timbraron 2 tarjetas (de compaeros atrasados y la suya). Un 10 % no usan
cascos y un 20 % uniforme. Ningn trabajador usa zapatos de seguridad.
El ltimo chequeo de extintores fue hace un ao.
El jefe de planta confes que no se han hecho simulacros de terremotos o
incendios.
Aparentemente hay cuellos de botella en la seccin de telares.
Solo hay una persona para aseo en la planta que ocupa 300 m2
El ltimo estado de costos es de hace 6 meses.
La contabilidad se lleva por procesos
El departamento de control de calidad toma como referencia las normas INEN
La empresa fue multada en $ 10.000 por mal manejo de desechos en aguas mal
tratadas
En los basureros se encontraron botellas vacas de licor.

3. Procedimiento 2
Programa I Fase I
Industria La Internacional
Entrevista al: Gerente General
Auditora de Gestin

Nombre del Entrevistado: .......................... Cargo:..................................

Entrevistador:.............................................. Auditor Jefe........................
Da previsto:............................................... Hora solicitada:...................
Lugar:.......................................................... Telfono:.............................
 Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de una auditora operacional a
la planta de conformidad con el plan anual de auditora que evaluar las 5 es:
eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa.

Tiempo estimado: 30 minutos

Explicar al Gerente General el objetivo y alcance de la auditora

Solicitar que firme las comunicaciones preparadas por auditora interna por
el cual se informa a los directivos el inicio y objetivos de la auditora y se
dispone la ms alta colaboracin sin ningn tipo de restricciones
Averiguar si la gerencia tiene alguna preocupacin o un tema de inters para
esta auditora
De ser positiva la respuesta anterior averiguar el por qu de esta apreciacin
Solicitar una opinin muy breve de la Gerencia respecto a:

o Nmero de personas
o Calidad de productos
o Oportunidad en la produccin
o Posibles cuellos de botella
o Calidad de la maquinaria
o Tecnologa
o Oportunidad en la contabilidad de costos

En las entrevistas al Gerente de planta, contador de costos, gerente de recursos

humanos, etc., naturalmente que las entrevistas tienen que ser especficas sobre
sus reas de Inters.

2.2 FASE II:

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

 AUDITORIA DE GESTION

CONTROL INTERNO

Importancia y Definicin Proceso C.I. Niveles bsicos

12 Ing. Jenny Basantes A.

 AUDITORIA DE GESTION
Plan de organizacin y
mtodos y medidas:
Salvaguardar recursos
Promover la eficiencia
de las operaciones
Verificar exactitud y
veracidad
Estimular la
observancia de la
poltica
Cumplimiento metas y
objetivos
Tip Formulacin de objetivos
Medicin de resultados
Comparacin
os
Rendimiento vs objetivo
Anlisis de causas de las
diferencias
C.I. Financiero Accin gerencial
adecuada
Toma de accin
Mejora continua
C.I. Administrat

C.I. MKT

Constitucin
Poderes Estado
O.S.C
Ministerios
Gobiernos
seccionales
Organismos de
control local

13 Ing. Jenny Basantes A.

 AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo de Cuestionario de Control Interno

Empresa:
Auditora de Gestin. Fase II
Cuestionario de Control Interno
Area: Finanzas, Captacin de clientes

Cuestionar S N S/ Obser
io i o R v

1. Tiene un sistema que le permita llevar un

control adecuado de la cantidad de
captaciones mensuales.
2. Se capacita peridicamente al personal que
se encuentra trabajando en esta rea
3. Los empleados cumplen con las
tareas planeadas mensualmente
4. tienen un buen sistema de informacin
5. Cumplen con las metas propuestas cada mes
6. Tienen un control de los clientes que mayor
cantidad de depsitos efectan
7. Dan algn tipo de motivacin a los clientes
para que efecten inversiones
8. El sistema de contabilidad est acorde con
las necesidades del departamento
9. Tienen buenas relaciones con el resto del
departamentos
10. Hacen informes mensuales

14 Ing. Jenny Basantes A.

Ejemplo de narrativa de control interno

Muebles: El Eucalipto
Auditora de Gestin
Narrativa de Control Interno relacionada a la compra de materia prima

1. Los ingenieros forestales salen a comprar bosques con un fondo rotativo de $ 5.000
que no se maneja en cuenta corriente abierta expresamente para el efecto
2. La empresa no cuenta con formatos, tipos de contratos para compra de bosques y los
ingenieros reportan los anticipos para explotacin de bosques en simples recibos.
Hubo un caso que el recibo se firmaba en una funda de papel
3. cuando llegan las trozas de madera a la planta, stas son medidas o cubicadas y se
firman una gua de recepcin por parte de: bodegas, transportista y visto bueno del
ingeniero forestal
4. El bodeguero maneja un control computarizado en cantidades de las materias primas
compradas
5. El kardex que se lleva por cada tipo de material no es conciliado con el kardex
contable, ni cruzada la informacin con los contratos de compra

Estas narrativas conforme van describiendo procedimientos, van haciendo referencia a

las debilidades o fortalezas del control interno, lo que le permiten al auditor irse
formando su opinin.
Ejemplo de Flujograma

HACER EL ALMUERZO

INICIO

ALMORZAR

NO HACER EL
SI
ALMUERZO

PIENSO QUE VOY

VOY AL HACER DE
RESTAURANTE ALMUERZO

ME
VEO EL MENU
PONGO
A
COCINA

COMPRO ALMUERZO
EL
ALMUERZ
O

F
I
N
INVESTIGACIN DE MERCADOS PARA EL LANZAMIENTO DE UN PRODUCTO

INICIO

Identificacin Del
Problema

Elaboracin del objetivo

general, necesidades de
informacin

Elaboracin del
objetivo
especfico

Planteamiento de
Hiptesis

Definir tipo de
informacin

Definir fuentes de
datos

Definicin de procedimientos y
recoleccin de datos

Calculo de la
muestra

Encuesta piloto

NO Correctas SI

Reconstruccin de preguntas Trabajo de campo, recoleccin de datos

Tabulacin de datos

Anlisis e interpretacin de datos

NO Favorable SI

No se lanza el producto Si se lanza el producto

Medidas correctivas hacia el producto

FIN
LANZAMIENTO DE UNA CAMPAA PUBLICITARIA PARA EL
PRODUCTO YOGURT EL BOSQUE
INICIO

IDENTIFICACIN DE PBLICO OBJETIVO

FIJAR LOS OBJETIVOS DE COMUNICACIN

DEFINIR EL MENSAJE
LOS SABORES QUE TU PREFIERES

MEDICION DEL NIVEL DE SINTONIA (M.D)

DETERMINACION DEL FRECUENCIAY COBERTURA (M.D.)

SELECCIONAR LOS MEDIOS DE COMUNICACION

TV. SULTANA
RADIO FORMULA 3 DIARIO LA PRENSA

DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO

50% TV,
30% RADIO
20% PRENSA

DEFINIR EL MIX DE COMUNICACION

PUBLICIDAD PROMOCION
VENTA PERSONAL

MEDICION DE RESULTADOS

SI NO
FAVORABLE

GESTIONAR Y CORDINAR TODO EL PROCESO

FIN
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica

Cuestionar S NO
1. Al ingreso a la institucin, usted io recibi un curso de I
induccin?
2. Si la respuesta anterior es positiva, el curso destac asuntos
relacionados con su conducta tica y profesional?
3. Recibi algn documento que se relacione con reglas de
comportamiento:
a. Personal
b. Etico
c. Profesional
d. Civico
4. Sabe que debe guardar confidencialidad con la informacin
que maneja?
5. Cree usted que se filtra fraudulentamente informacin de la
institucin a terceras personas?
6. Si su respuesta es positiva, qu recomendara para superar esta
debilidad
.......................................................................................................
.
7. En la universidad recibi las materias
de: Etica empresarial
Etica pblica
8. Conoce los deberes inherentes al servidor pblico
contemplados en la LOAFIC
9. Tiene una cabal comprensin de las acciones de la entidad, en
caso de quebrantamiento de normas disciplinarias?
10. Las normas disciplinarias de la entidad constan en un
documento formal?
11. Ha recibido instrucciones precisas de cmo actuar en caso de
haber conflicto de intereses en su trabajo?
12. La institucin enfatiza en la importancia de la integridad y
comportamiento tico en el caso de que no exista un cdigo de
conducta escrito
13. Debera la entidad contar con un cdigo de tica propio?
14. Brinda usted un trato igualitario al pblico?
15. Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones
disciplinarias que se toman?
16. El personal conoce que si le sorprende violando normas de
comportamiento sufrir las consecuencias?
17. Esta explcitamente prohibido hace caso omiso de los
controles establecidos?
18. Existen controles para reducir tentaciones que de otra manera

Ing. Jenny Basantes A:

2.3 FASE III.
DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS
CRITICAS
Hallazgo de auditora

El concepto de Hallazgo de auditora implica que tenga 4 atributos:

CONDICION: Es la situacin actual FORMAS DE LAS CONDICIONES:
encontrada por el auditor con respecto a Los criterios se estn
una operacin, actividad o transaccin
CRITERIO: Es la norma con la cual el CRITERIOS TIPICOS
auditor mide la condicin. Son las metas 1. Disposiciones por escrito
que la entidad est tratando de lograr o
las normas relacionadas con el logro de
las metas.
CAUSA: Motivo, razn por el que se
dio la desviacin o se produjo el rea
crtica.
logrando satisfactoriamente
Los criterios no se logran
Los criterios se estn
logrando parcialmente
a. Leyes
b. Reglamentos
c. Instrucciones:
manuales, directivas,
procedimientos, etc
d. Objetivos
e. Polticas
f. Normas
g. Otras disposiciones
2. Sentido comn
3. Experiencia del auditor
4. Opiniones independientes de expertos
5. Prcticas comerciales prudentes
6. Instrucciones verbales
7. Experiencias administrativas
8. Prcticas generalmente observadas
CAUSAS TIPICAS:
1. Falta de capacitacin
2. Falta de comunicacin
3. Falta de conocimiento de los
requisitos
4. Negligencia o descuido
5. Normas inadecuadas,
inexistentes, obsoletas o imprcticas
6. Consciente decisin o instruccin de
desviarse de las normas
7. Falta de recursos humanos,
materiales o financieros.
8. Falta de buen juicio o sentido comn
9. Falta de honestidad
10. Inadvertencia del problema
11. Falta de escuerzos e inters
suficientes
12. Falta de supervisin adecuada
13. Falta de voluntad para cambiar
14. Organizacin defectuosa
EFECTO: Es el resultado adverso, real EFECTOS TIPICOS:
o potencial que resulta de la condicin 1. Uso antieconmico de los recursos
encontrada. Normalmente es la prdida
humanos, materiales o financieros
en dinero o en efectividad causada por el
fracaso en el logro de las metas. 2. Prdida de ingresos potenciales
3. Violacin de disposiciones generales
4. Inefectividad en el trabajo
5. Gastos indebidos
6. Informes poco ties
7. Control inadecuados de recursos
8. Iseguridad
9. Desmoralizacin del personal

Ejemplos:

Condicin La unidad de abastecimiento est comprando inventario

innecesario
Criterio La meta de la unidad de abastecimiento es suficiente
inventario disponible para asegurar que la produccin no se
interrumpa y al mismo tiempo mantener la inversin en
inventarios tan baja como sea posible
Efecto Se ha estimado el costo de inventario innecesario ordenado
por la unidad de abastecimiento durante el segundo semestre
del 2004 en $ 1.450
Causa Los procedimientos prescritos no prevn los registros de los
repuestos no usados devueltos a la unidad de
abastecimientos. Dichos repuestos no son aadidos a las
cantidades disponibles mostradas en las tarjetas de
inventarios. Por lo tanto, los registros no muestran
correctamente lo disponible cuando se toma el saldo segn la
tarjeta para fines de determinar qu cantidades adicionales
deben comprarse, la unidad compra en exceso de sus
necesidades.

Condicin Los estados financieros mensuales de la empresa pblica X

estn emitidos aproximadamente a 45 das del fin de cada
Criterio Prcticas sanas de administracin financiera sealan que los
estados financieros mensuales deben ser emitidos dentro de
los cinco das posteriores al fin del mes
Efecto La gerencia no tiene acceso a informacin sobre los
resultados de las operaciones del mes anterior, impidiendo el
empleo de dicha informacin en la toma de decisiones
Causa No se ha dado la suficiente importancia al establecimiento de
normas internas y prcticas a seguir sobre la emisin de
estados financieros mensuales
Condicin Barcos de carga que tenan considerable espacio inutilizados
estn partiendo, mientras que considerables cantidades de
carga estn en espera de embarque
Criterio Todo el espacio de carga disponible debera ser utilizado
hasta el mximo posible, para reducir los costos de embarque
Efecto Se estn incurriendo en costos innecesarios de cerca de
$
5.000.000 al ao, porque no se est usando completamente el
Causa espacio
Se de carga
est subestimando la capacidad de carga de los barcos en
el planeamiento de los embarques al estar usando criterios
antiguos para el efecto.

TCNICAS DE AUDITORIA

Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener
la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones.

Verificacin verbal:

Indagacin
Obtener informacin verbal a travs de averiguaciones y conversaciones.

Verificacin Ocular:

Comparar
Observar la similitud o diferencia de dos o ms conceptos

Revisin Selectiva
Examen ocular rpido con fines de separar mentalmente asuntos que no son tpicos o
normales.

Rastreo
Seguir una operacin de un punto a otro dentro de su procedimiento.

Observacin
Examen ocular para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.
Verificacin Escrita

Anlisis
Separar en elementos o partes

Conciliacin
Hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.

Confirmacin
Obtener constatacin de una fuente independiente de la entidad bajo examen y sus
registros.

Verificacin Ocular

Comprobacin:
Examinar verificando la evidencia que apoya a una transaccin u operacin,
demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.

Computacin
Verificar la exactitud matemtica de las operaciones o efectuar clculos.

Verificacin Escrita
Inspeccin
Examen fsico y ocular de activos, obra documentos, valores con el objeto de demostrar
su existencia y autenticidad.
OTRAS PRACTICAS DE AUDITORIA:
Pruebas selectivas a juicio del auditor
Muestreo estadstico
Sntomas
Intuicin
 Sospecha
CRITERIOS Y PARMETROS DE EVALUACION

Los Doce Atributos de la efectividad

o Direccin
o Relevancia
o Congruencia
o Logro de metas
o Aceptacin
o Impactos secundarios
o Costos y productividad
o Anticipacin / flexibilidad
o Resultados financieros
o Clima organizacional
o Protecciones activos
o Informacin / seguimiento

Indicadores de Gestin:

o Indicadores de Eficacia:

Metas alcanzadas
Eficacia programtica: ---------------------------
Metas programadas

Presupuesto ejercido
Eficacia presupuestal: ----------------------------
Presupuesto asignado
o Indicadores de Eficiencia:

Eficacia programtica
Eficiencia ------------------------------
Eficacia presupuestal

o Indicadores de productividad:

P = Productividad

Dictmenes periciales emitidos por da 12

P 2001 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.2
Dictaminadores que intervinieron 10
 Dictmenes periciales emitidos por da 16
P 2002 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.6
Dictaminadores que intervinieron 10

Si comparamos la productividad de los dos perodos:

P 2002 / P 2001 = 1.6 / 1.2 = 1.33 1 = 0.33

Al obtener en el ejercicio 2001 un rendimiento de 1.2 dictmenes al da por

dictaminador y de 1.6 en el 2002, el ndice de productividad se increment
en un 33 %.

o Indicadores de impacto:

Ejemplo: En el 2003 se incrementaron a 2.975 el nmero de Comisiones

Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, instaladas en la Industria
Manufacturera con las cuales se beneficiaron 330.576 trabajadores de un
total de 550.960 que laboran en dicha rama industrial.

En donde:

C = Cobertura

Nmero de trabajadores beneficiados 330.576

C = ----------------------------------------------- = ---------- = 0.60
Total de trabajadores de la rama 550.960

Lo que indica que la cobertura alcanzada de trabajadores beneficiados con la

instalacin de las comisiones mixtas de seguridad e higiene en el trabajo es
del 60 %.
Ejemplo de Examen Profundo de Areas Crticas

Empresa de Celulares XYZ

Auditora de Gestin
FASE III
Exmen Profundo de Areas Crticas
Area: Tarifas

Procedimientos Refern Hec Revis Observa

c
cia ho ad
Objetivo: establecer el P/T po por
cumplimiento tarifario segn
disposiciones legales y sugerir
mejoras si fuera el caso

Procedimientos:

1. Obtenga del departamento de

tarifas la lista oficial de precios
de llamadas locales, nacionales
e internacionales aprobadas por
la Superintendencia
de Telecomunicaciones y por
convenios entre empresas.
2. Obtenga al azar 100 planillas de
pago de los ltimos dos meses
3. Establezca el tiempo facturado
y su razonabilidad matemtica
entre el precio facturado y los
oficiales
4. Determine el mtodo de
aproximacin de fracciones de
minuto (redondeo)
5. Analice el sistema de
facturacin
6. Prepare una entrevista para el
 Empresa de Celulares XYZ
Auditora de Gestin
FASE III
Exmen Profundo de Areas Crticas
Area: Reclamos
Tema: Atencin al Cliente

Procedimientos Refern Hec Revis Observa

cia ho ad c
Objetivo: Analizar las principales
causas que originan reclamos de
clientes para proponer alternativas
de solucin
Procedimientos:
1. Revise las hojas de recepcin de
reclamos del ltimo mes y
tabule segn el tipo de
reclamacin. Determine valores
porcentuales
2. Tabule las encuestas de servicio
que formularon los clientes de
forma annima
3. D las apreciaciones que usted
obtenga de los procedimientos 1
y 2 y prepare una encuesta para
que sea llenada por todo el
personal de servicio al cliente
4. Discuta con el auditor los
puntos ms sobresalientes
obtenidos de aplicar (1,2,3) con
el fin de hacer un diagnstico de
los problemas repetitivos en el
rea de reclamos
5. Prepare una agenda de trabajo
para sesin del auditor general
con los jefes de los
departamentos involucrados
Ejemplo de entrevista: Banco XX
Auditora de Gestin
Area: Ventas

Nombre: Mara de
Prez

Cargo: Jefe del Area de Ventas

Direccin: 10 de agosto y japn
Fecha: 2 de septiembre del 2007
Hora: 10H30
Objetivo: Determinar el grado de eficiencia en los depsitos a plazos

1. Relate brevemente el proceso para que un cliente realice un depsito a plazo

2. Quin es el encargado de la custodia de los depsitos a plazo?
3. Cunto tiempo requiere un cliente para hace un depsito a plazo?
4. Para la renovacin de un depsito a plazo, cul es el proceso?
5. Si existe una variacin o inconveniente en algn depsito a plazo, quin se hace
responsable?
6. Cul es el proceso al tener un depsito a plazo como garanta de un prstamo?
7. Las quejas se receptan por el jefe de rea o por los oficiales de crdito?
Ejemplos de indicadores de gestin:
1. Disminucin del porcentaje de mortalidad infantil del X % al Y %
2. Disminucin del ndice de alfabetismo del X % al Y %
3. Cobertura del bono de solidaridad al indigenado rural en X %
4. Capacidad operativa de una planta de cemento
5. Incremento del 8 % en ventas para el primer trimestre del producto X
6. Aumentar 10 mdicos por cada 15.000 habitantes en los prximos 5 aos
7. Construccin de 1.000 viviendas populares en la provincia de Chimborazo durante 1
ao
8. Cobertura de telfonos digitales a nivel nacional a un promedio del 20 % de la
poblacin total
9. Reduccin del 10 % al 0 % de artculos defectuosos
10. Utilizacin del 90 % de las habitaciones del hotel en temporada alta
Ejemplo de hoja de hallazgos:

Empresa: Los Alpes

Auditora de Gestin al Sistema de Cobranzas
Area examinada: Precios y % de cuentas incobrables

CONDICION: La cartera analizada el ltimo semestre refleja como datos:

No. De Plazo concedido Pago a tiempo Mor

Clientes
30 40 das 2 a
50
70 80 20% das
18
25 120 8 47
60 150 35 39

CRITERIO: segn resolucin de la gerencia el plazo definido como crdito es de apenas

30 das. El porcentaje establecido fue fijado dentro de la planificacin estratgica y
consta en el plan manual operativo y el presupuesto de ventas.

CAUSA: La empresa despidi a comienzas del ao a un analista de crdito,

especializado en finanzas. La calificacin del crdito est encargada al nuevo gerente
de ventas, que desconoca de la planificacin estratgica y presupuesto institucional.

EFECTO: De acuerdo a la muestra obtenida, se estima que 2 millones de dlares

resultarn incobrables aduciendo los clientes a los que circularizamos en el 100 % de la
muestra examinada, quienes manifiestan su morosidad por la crisis bancaria.

CONCLUSIN: no existe una debida comunicacin interna departamental. Los plazos

concedidos difieren ampliamente de los 30 das fijados por la empresa con el
consiguiente incremento de riesgo.

RECOMENDACIONES:
1. Crear el departamento de crdito y cobranzas
2. Pasar al departamento legal la cartera vencida
3. Realizar un ajuste que suba del 3 % al 7 % como cuentas incobrables
FASE IV:

COMUNICACIN DE RESULTADOS E INFORMES DE

AUDITORIA

4.1 Importancia de la comunicacin de resultados

La comunicacin con los funcionarios responsables de la entidad debe ser permanente

durante el transcurso de la auditora. Tan pronto como se desarrolla un hallazgo de
auditora tienen que comunicarse al funcionario (s) responsables del rea para:

Obtener los puntos de vista, informacin adicional y opiniones respecto a las

conclusiones y recomendaciones a ser presentadas, y
Facilitar la oportuna toma de las acciones correctivas correspondientes, de tal
manera que se puedan mencionar en el informe de auditora. En ciertos casos un
informe preliminar por escrito puede utilizarse, pero normalmente toda
comunicacin previa es verbal.

La calificacin de excelente a un auditor no se mide por el contenido de sus

conclusiones, sino por el hecho de que durante sus labores de campo logre que la
entidad acepte e implemente las recomendaciones u otras acciones correctivas
necesarias.

El objetivo principal de las comunicaciones en auditora, es proporcionar informacin

til y oportuna, tanto oral como escrita, sobre asuntos importantes y a su vez
recomendar, cuando corresponda mejoras en la conduccin de las actividades del
gobierno dirigidas a superar los problemas de carcter financiero y administrativo.

La obligacin y la responsabilidad de informar, emana de la legislacin vigente y las

polticas del OSC e internas de las instituciones, pero la decisin de lo que se va a
informar queda a buen juicio y criterio del auditor.
Al respecto una buena poltica es dar nfasis a la necesidad de dirigir los esfuerzos de
auditora hacia reas que se presenten oportunas para lograr la economa, mejorar la
eficiencia y alcanzar los resultados en los programas. En consecuencia los informes que
revelen estos resultados y que contengan recomendaciones de esa naturaleza, han de ser
muy tiles para la entidad a que van dirigidos.

Debe tomarse en cuenta, que un informe oportuno expondr adecuadamente los

hallazgos y conclusiones del auditor y presentar las obligaciones pertinentes para el
auditor con el fin de mejorar deficiencias administrativas y financieras encontradas,
ayudar a encontrar mayor eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa en la
conduccin de los programas y actividades de la entidad.

4.2 Definicin del informe de auditora

El informe final de auditora es el producto final de la labor del auditor, en el cual se

presentan sus comentarios, los hallazgos, sus conclusiones y recomendaciones, y en el
caso de los estados financieros, el correspondiente dictamen.

El informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las

evidencias obtenidas sin ocular o desvirtuar los hechos que puedan inducir al error.

4.3 Caractersticas del informe

Importancia del contenido: los asuntos incluidos deben ser de la suficiente

importancia como para justificar que se los informe y para merecer la atencin de
aquellos a quienes van a ser dirigidos.
Utilidad y oportunidad: la preparacin del informe debe estar precedida de un
cuidadoso anlisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previsto y la
clase de informacin necesaria para cumplir los propsitos determinados.
Exactitud y conveniencia de la informacin sustentatoria: todos los
procedimientos prescritos de preparacin, revisin y procesamiento deben ser
aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos
lgicos o razonamiento. El requisito de exactitud est basado en la necesidad de ser
justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo
que su contenido es digno de crdito.
 Objetividad y perspectiva: el objetivo es entregar informes que sean reales, que no
conduzcan a errores y que a la vez hagan nfasis especial en los asuntos que
necesitan atencin.
Claridad y simplicidad: para que haya claridad, es necesario una organizacin
adecuada del material de informacin y precisin en el detalle de los hechos, en su
anlisis y emisin de conclusiones.
Concisin: el informe no debe enredarse en palabras, operaciones, prrafos o
secciones demasiado detalladas que no encajan claramente en el mensaje del
informe.
Tratamiento especial de los asuntos delicados y controvertidos.

4.4 Tipos de informes

Informe de auditora (al finalizar el examen)

Escritos Formal
Informes intermedios Transmitidos
Orales Informal

4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV

El Pino S.A
Auditora de Gestin
Programa Fase IV
Comunicacin de Resultados y Redaccin del Informe
Procedimientos Referen Hecho por Revisa Obser
cia do v
Objetivo:

Mantener permanentemente
comunicacin con la entidad, para
evidenciar el informe y presentar
oportunamente resultados con valor
agregado para la empresa
Procedimientos:
1. Lleve un breve registro de todas
y cada una de las reuniones
mantenidas con la
administracin en el que conste
 reunin.
2. Todas las comunicaciones
enviadas por la auditora, por
motivo de este examen llevarn
una numeracin secuencial y un
control cruzado de las
respuestas enviadas.
3. Conforme desarrolle un
hallazgo redacte un ahoja de
hallazgos por cara rea crtica.
4. Elabore un plan de redaccin
del informe con la colaboracin
de todos los miembros del
equipo.
5. Discuta con el supervisor del
plan anterior
6. Redacte el informe borrador
respetando, en el plan
establecido
7. Ponga en consideracin del
auditor general el borrador del
informe
8. Prepare la versin corregida del
borrador final
9. Elabore una plan de sesin
(conferencia final) para la
lectura del borrador del informe
con la administracin
Por ms capacidad de organizacin mental y habilidad que tenga para redactar, es
importante que usted prepare un plan de redaccin del informe; contemplando los
temas, subtemas e ideas principales a las que usted har mencin.
 Ejemplo de un informe de auditora de gestin de una hacienda:

Captulo I. Informacin Introductoria

Antecedentes de la entidad
Alcance y naturaleza del informe
Funcionarios principales
Base legal
Presupuesto

Captulo II. Hacia mejoras ambientales de la Hacienda

Cambio de productos qumicos contribuyen a mejoras en la produccin

Adecuado manejo de aguas elimina riesgos de contaminacin

Captulo III. Conveniencia de optimizar la contabilidad de costos para un mejor sistema

de informacin gerencial

Desperdicios de planta afectan costos finales

Conveniencia de computarizar un nuevo sistema de costos por mtodo ABC
Reingeniera de procesos permitir optimizar capacidad instalada en fbrica Captulo

IV. Globalizacin del mercado ofrece oportunidades de incremento de ventas

Revisin del plan estratgico de comercio exterior producir incrementos del 37 %

Conviene modificar la poltica de crditos en el mercado nacional

Captulo V. Gerencia de recursos humanos debe propender a un manejo cientfico

Capacitacin permanente al personal de ventas

Ausencia de reclutamiento de personal tcnico
Ausencia de controles de asistencia al personal de trabajadores
 Ejemplo de un informe de auditora de gestin en un hospital

Captulo I. Informacin introductoria

Antecedentes
Objetivo de la auditora
Organizacin de los departamentos auditados
Base normativa (se puede obviar)
Presupuesto
Alcance del examen
Declaraciones positivas

Captulo II. Consulta externa requiere incremento de personal para mejorar la atencin

Afluencia de pacientes en fines de semana requiere disminucin de tiempo en la

atencin
Un botiqun de primeros auxilios debe instalarse en emergencias
Logstica asignada a emergencias debe incorporar nuevas estrategias

Captulo III. Uso de instalaciones y mantenimiento de quirfanos puede optimizarse

significativamente

Demanda de quirfanos en fines de semana requiere disminucin del tiempo en la

atencin
Se requiere un mayor proceso de capacitacin y entrenamiento
La asepsia de quirfanos debe mejorarse significativamente
La indumentaria mdica debe cumplir normas bsicas internas
Urge la renovacin de quirfanos de alta tecnologa

Captulo IV. Farmacia requiere de un control de inventarios

La caducidad de los inventarios debe revisarse peridicamente

 Debe efectuarse un control de existencias en bodega
 Se requiere analizar la eleccin de los proveedores y los tiempos de reposicin de
inventarios
El personal que atiende en farmacia debe ser reducido
Deberan existir convenios con los proveedores para reducir costos.

Ejemplo de carta informe de auditora

Seores
Directorio del Hospital Santa Teresita
Ciudad

De nuestra consideracin:

Hemos realizado una auditora de gestin a los departamentos de quirfanos, farmacia y

emergencias del Hospital Santa Teresita.

Nuestro examen se realiz de acuerdo con las NAGAS, en consecuencia incluy las
pruebas y procedimientos que consideramos necesarios de acuerdo a las circunstancias.

El objetivo de la auditora fue establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa

de las operaciones, el cumplimiento de las normas ticas dictadas por el Directorio del
hospital y el impacto ambiental en el manejo y tratamiento de la basura hospitalaria.

Al no haber examinado los estados financieros no emitimos ninguna opinin sobre los
mismos. (prrafo opcional)

Esta auditora se realiza en cumplimiento a nuestro plan anual de control.

El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, las mismas que han

sido discutidas y aceptadas por los principales funcionarios de las reas examinadas.
Hemos diseado con la administracin un plan de monitoreo para la implantacin de las
recomendaciones en el tiempo y presupuestos establecidos para el efecto.

Dejamos constancia de nuestro agradecimiento por la colaboracin recibida del personal

administrativo y su predisposicin por mejorar la gestin, lo que compromete nuestra
asesora futura.

Atentamente,
Ing. Juan Prez
Auditor General
FASE V. MONITOREO ESTRATGICO DE
RECOMENDACIONES JUNTO CON LA ADMINISTRACIN

Monitoreo tiene que ver con la supervisin y desarrollo de una inteligente estrategia
para que la administracin se involucre en la implantacin de recomendaciones. Las
recomendaciones deben buscar consensos y evitar conflictos de intereses. Tambin se
pueden contemplar alternativas de solucin a fin de que la entidad tenga varios caminos
a escoger.

La implantacin debe tomar en cuenta la relacin costo / beneficio. Las

recomendaciones requieren que se disee un plan de trabajo que precise objetivos,
alcance y resultados de lo que ser necesario para implantar las recomendaciones.

Las siguientes son las estrategias en la implantacin de recomendaciones:

a. Instantneo, para aplicaciones relativamente sencillas

b. Del proyecto piloto: ensayo de las recomendaciones en solo una parte de
la organizacin o de un sistema
c. Implantacin en paralelo: apreciacin simultnea por un perodo
determinado del sistema actual y del que ser implantado
d. Implantacin parcial de aproximaciones sucesivas: seccionar en etapas la
implantacin del nuevo sistema y pasar de etapa en etapa solo hasta
lograr analizar la anterior.

5.1 Fase de monitoreo: Diseo, Implantacin y evaluacin de recomendaciones

A continuacin veremos las etapas de diseo, implantacin y evaluacin de las

recomendaciones con los respectivos procedimientos, a fin de comprender su
importancia y el modo como se los debe aplicar.
 ETAPAS PROCEDIMIENTOS
1. Diseo El diseo consiste en elaborar un plan de trabajo que permita
precisar los objetivos, el alcance y los resultados de lo que ser
necesario implantar de las recomendaciones del Informe de la
Auditora de Gestin, conjuntamente con la organizacin, para
que cada proyecto sea diseado con la calidad requerida, en el
tiempo y costo establecidos. El plan de trabajo comprende:

1. Definicin del lder del proyecto y de los miembros del

equipo encargados de implantar la alternativa
seleccionada (auditora de gestin)
2. Designacin especfica de responsables de cada etapa o
actividad, as como las fechas de conclusin
3. Programacin de reuniones peridicas de evaluacin de
avances, anlisis de problemas y toma de acciones
correctivas.
4. Firma del plan propuesto por todos los participantes

2. Implantacin Programas de ejecucin, presupuesto y equipos

de trabajo
1. Elaboracin del programa detallado de ejecucin, con
las actividades a llevarse a cabo y la secuencia de su
realizacin (ruta crtica), as como las fechas de
iniciacin, terminacin y presentacin de los informes
de avance y control
2. Preparacin del presupuesto detallado, incluyendo los
requerimientos de recursos materiales y humanos.
3. Formacin de los equipos de trabajo, con la asignacin
de responsables y recursos por actividad.

Procesos de simulacin
Especialmente cuando se trata de
sistemas computarizados,
desarrollar y ejecutar previamente a
 cualquier mtodo de implantacin, pruebas de los
programas que reproduzcan todas las transacciones y
controles que se hayan diseado, para validar su correcto
funcionamiento.

Mtodos de implantacin
Las formas de implantacin depende del problema que se
trate, o bien, al grado de complejidad de las mejoras
propuestas. Los mtodos ms utilizados son:
1. Instantneo: se aplica cuando las recomendaciones son
sencillas y no involucran un gran volumen de
operaciones o unidades administrativas. Es el ms
aconsejable y prctico.
2. Del proyecto piloto: es realizar un ensayo de las
recomendaciones en solo parte de la organizacin o
sistema para medir su funcionamiento, es aplicable
cuando hay relativa similitud en las condiciones que
prevalecen en la organizacin.
3. De implantacin en paralelo: es la operacin
simultnea, por un perodo determinado, tanto del
sistema actual como del que se va a implantar. Esto
permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear
graves problemas.
4. De implantacin parcial o de aproximaciones
sucesivas: consiste en seccionar y pasar de etapa en
etapa solo hasta que se haya consolidado
adecuadamente la anterior. Es un mtodo lento.

Factores que inciden en la implantacin:

a) La calidad y adaptacin de los estudios a las
condiciones de la organizacin
b) La participacin que haya tomado en el diseo
quienes estarn a cargo de la implantacin
 c) La elaboracin de proyectos y del programa de
implantacin, de tal manera que se obtengan
resultados concretos parciales, mientras el
desarrollo de los mismos avanza.
d) La venta que se haya hecho del programa de
implantacin dentro de la organizacin
e) La capacidad de los responsables de la
implantacin
f) La intervencin externa de especialistas en caso
necesario
g) El trabajo en equipo

Informes de avance y seguimiento

Se debe elaborar y revisar los informes de avance
conjuntamente con el cliente, vigilando la ruta crtica, para
cumplir con las fechas de terminacin establecidas. Los
informes deben incluir los resultados de las medidas adoptadas
para verificar las bondades de las recomendaciones.
Ajustes y correcciones en la implantacin: significa evaluar
constantemente, por el grupo de implantacin, la eficacia de
las mejoras introducidas y en su caso, aplicar las medidas
correctivas necesarias.
Medicin y registro: de las variables previamente establecidas
en la etapa de diseo y planeacin una vez iniciada la
operacin
Revisin peridica: asegurar el cumplimiento de los objetivos
y resultados esperados para la implantacin del proyecto.
Ejemplo de un plan de monitoreo:
FLORECITA SUTIL CIA. LTDA
AUDITORIA DE GESTION
MONITOREO ESTRATGICO DE RECOMENDACIONES

PROYECTO ESTRATGICO PARA Responsables: Jefe de Planta de Cultivo

LA PLANTA DE CULTIVO de Flores, Director de Comercio Exterior
DE FLORES y ventas locales
CODIGO: D.P.1234 Unidad estratgica: Departamento de
presupuesto, planificacin y auditora
interna
RECOMENDACIONES METAS O RESULTADOS
PROPUESTAS ESPERADOS
Reprogramar el presupuesto de las Lograr que la planta de cultivo de
compras para el ao 2004 flores cumpla con los estndares
Redefinir el plan estratgico de ventas internacionales de ecologa.
a Europa Ampliar la cobertura a los mercados
Iniciar un proceso de destruccin de internacionales
los qumicos que no renen las normas Instalacin de la planta para producir
de calidad INEN e ISO abonos orgnicos
Proceder a la importacin directa y
emergente de los productos qumicos
europeos por lo menos para un
trimestre a travs del Dpto. de
Comercio Exterior, lo cual abaratar
costos.
Contratar a un especialista para que
elabore un proyecto sobre produccin
de abonos orgnicos para aprovechar
reciclaje de desperdicios del
procesamiento de flores
Capacitar a los obreros en la
utilizacin de abonos orgnicos
Revisar el plan estratgico de la
planta de cultivo de flores para ajustar
el presupuesto y considerar cambios
en los qumicos y fertilizantes.
Ejemplo de un plan de monitoreo estratgico de recomendaciones aprobado con la
administracin de un hospital:
N Recomendaciones Responsa Plazo Presupuest Observa
o. o c
ble
1 Instalacin de un implanta
Jefatura 2 $ 200.000
meses
botiqun en la sala de
de
emergencias
abastecimient
2 $ Prim
os 1 ao 1.000.000
Renovacin paulatina de era
PROYECTOS
quirfanos etapa
Responsable......................................
ESTRATGICOS CODIGO Unidad estratgica
Indicador de xito global.................
CODIGO
ESTRATEGIA BASICA Fecha de monioreo..........................
GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES

1. QUE SON LOS INDICADORES?

Los indicadores son parmetros de medicin que reflejan el comportamiento

observado de un fenmeno. Representan medidas sobre aspectos no
directamente mensurables, como es el caso de muchas de las actividades y
propsitos gubernamentales: salud, educacin, bienestar social, desarrollo
econmico, etc.

Algunos ejemplos de indicadores pueden ser:

Indice de contaminacin ambiental

Tasa de mortalidad hospitalaria
Indice de crecimiento demogrfico
Tasa de desempleo
Costo promedio por alumno graduado de secundaria

Los objetivos especficos que en el marco de la Administracin Pblica se reconocen a

los indicadores de desempeo, son los siguientes:

Analizar el desempeo de las Dependencias y Entidades, vinculndolo con el

cumplimiento de los objetivos
Evaluar sistemticamente el costo de servicios pblicos y de la produccin de
bienes, as como su calidad, pertinencia e impacto social
Verificar que los recursos pblicos se utilicen con honestidad, eficacia y
eficiencia

2. TIPOS DE INDICADORES

2.1 Indicadores Estratgicos

Son los parmetros de medicin del cumplimiento de los objetivos estratgicos de
los programas sectoriales y/o actividades institucionales.
 Ejemplo:

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin

Disminuir la tasa global de Tasa No de nacidos vivos x mujer
fecundidad a 2 hijos por al ao 2004
mujer de No de mujeres de edad frtil
fecundidad (15-
49) aos
7.998.108
= = 3 nio s/

2.2 Indicadores de los proyectos

Miden el logro de los objetivos del proyecto. Permiten identificar la contribucin

que el proyecto aportar para el logro de los objetivos estratgicos

Proyec Indicador Forma de Medicin

Incremento de to la eficiencia Indice No de bajas imputables al
del proceso de seleccin proceso de seleccin
para ingresar a la de No de bajas totales (en el
licenciatura en efectividad primer ao de la carrera)
entrenamiento deportivo de seleccin 10
= * (100) = 17 %
60

* bajas imputables al proceso de seleccin: bajo rendimiento escolar por deficiente nivel
o insatisfaccin con la eleccin (no le gust la carrera).

Indicador estratgico al que coadyuva: ndice de eficiencia terminal

2.3 Indicadores de gestin

Proporcionan informacin sobre las funciones y procesos clave con los que opera la
dependencia o entidad. Mediante su consulta es factible detectar desviaciones que
impidan en ltimo trmino el cumplimiento de los objetivos estratgicos.

Ejemplo:

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin

Abastecimiento Indice No de entregas completas
y oportunas
de
Reclutamiento de brigadas cumplimient No total de
de vacunacin o requisiciones No de
gente en brigadas No
Indice
2.4 Indicadores de servicio

Miden el cumplimiento de los estndares definidos para los servicios.

Estndar de servicio: tiempo de conexin del servicio de energa elctrica a partir de la

solicitud de servicio (aplica a servicio domstico) = dos das

Indicador No de solicitudes atendidas dentro del estndar 3.700

De servicio = --------------------------------------------------------- x 100 ---------- x 100=78
No de solicitudes recibidas 4.750

3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES

Las dimensiones a evaluar por medio de los indicadores son:

Impacto: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y prioridades

nacionales y sectoriales en el contexto externo. Permite cuantificar
valores de tipo poltico y social. El impacto tambin puede medirse en
forma interna, cuando los servicios que se otorgan son para clientes
dentro de la misma institucin.

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin

Preservacin de los recursos Indice Superficie degradada
forestales en el Estado Superficie objetivo x
de 100 = 18 Ha
reforestacin = = 50 %
36 Ha

Cobertura: Mide el alcance de beneficios a la poblacin objetivo. La

poblacin objetivo debe ser considerada en su dimensin real.

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin

Prevenir la morbilidad Cobertura Poblacin vacunada
infantil y reducir el ndice de Poblacin objetivo x 100
mortalidad de = 1.450.000
vacunacin = x 100 =
96.6%
1.500.000
 Eficiencia: Mide costos unitarios y productividad. Refleja la
racionalizacin en el uso de los recursos financieros, materiales y
humanos. Un proceso deficiente logra la mayor cantidad de productos o
servicios al menor costo y tiempo posibles.
Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin
Mejora la productividad en Indice Km de lneas de
las instalaciones de lneas de de transmisin instaladas
transmisin productivida Nmero de
d en trabajadores
involucrados
instalacin 1.000
de lneas = = 40 Km por
de trabaj 25
transmisin
Gasto administrativo
Gasto total de operacin x 100
= 3.582.314
Eficiencia = x 100 = 15 %
administrati 23.402.1
va
Calidad: Mide el grado en que los productos y/o servicios satisfacen las
necesidades y expectativas de los clientes y/o usuarios
Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin
Prevenir la morbilidad Nivel Puntuaciones obtenidas en
infantil y reducir el ndice de las encuestas
mortalidad de individuales
satisfaccin Total de la muestra x
de la 100 538
poblacin = x 100 = 77 %

Alineacin de recursos: Congruencia entre recursos aprobados y

suministrados (cantidad y oportunidad).

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin

Que se cuente con los Indice Presupuesto otorgado $
recursos negociados para el x 100
logro de los objetivos y de Prespuesto aprobado $
metas propuestos en cada suficiencia
dependencia y entidad de recursos $ recibido segn calendario
x 100
Indice $ recursos programados

de Diferencial de das
oportunidad Fecha calendarizada de
asignacin y fecha real de
Indice asignacin
 INDICADORES DE GESTION

Indicadores estratgicos
Cobertura de demanda nacional Costo unitario por libro
Indice de oportunidad en entrega Costo administrativo como % del
costo
Indice global de satisfaccin del servicio % de produccin subcontratada

Abastecimiento Produccin Contratacin Almacenamiento C

servicios s

de

Resultados/impac
Resultados / Resultados Resultados /
/ R
to impacto
impacto impacto i
Volumen producido vs
Costo unitario % inventario daado
total %
Costo requerimientos Costo unitario promed
eficiencia por nivel de tiraje
Costo promedio:
papel
Costo
C eficiencia
Costo unitario directo C
tinta, Costo Costo
goma eficiencia eficiencia
Costo Costo de promedio de
logstica produccin
di
Valor de inventario total unitaria % de entregas
Rotacin de inventario Costo de produccin completas y oportunas
Paro de produccin total unit por nivel de
No. De tiraje
compras C
Problemas % de Calidad
internos material %
Calidad
desperdiciado en el
di
perodo No. rechazo libros
S
%
rechazos Horas de terminados
mantenimien
po
% proveedores
claves Total de perodo Indice calidad de
cu
% material
obsoleto % tiempo libros
mquinas
su
descompuestas % rechazo libros terminados Indice
calidad de libros
Calidad Calidad percibida
 % proveedores claves Calidad percibida

li

Indicador del Proyecto

Proyecto Objeti Indicadores

Rediseo de proceso de vo de mermas
Reducir el nivel % de inventario daado en
almacenamiento almacenamiento

Indicador de Servicios
 Proyecto Objeti Indicadores
Informacin a estados vomximo de 4
Respuesta a un No de aclaraciones
respecto a sus horas atendidas en un mximo de
remesas de libros 4 horas
-------------------------------
x 100
No total de solicitudes de
 TIPOS DE INDICADORES

PROGRAMAS Y/O
ACTIVIDADES
INSTITUCIONALES

PROYECTOS
INSTITUCIONALES Y/O
DE INVERSION

PROCESOS

OPERATIVOS
SERVICIOS

ESTANDARES DE SERVICIO
 INDICE
1. GENERALIDADES......................................................................................................1
1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA......................................................................1
1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y
AUDITORIA FINANCIERA........................................................................................2
1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU
IMPORTANCIA............................................................................................................2
1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA,
ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGA...........................................................................4
1.5 COMPARACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA CON LA AUDITORIA DE
GESTION, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE RENDIMIENTO, DE LAS 5
Es. 5
1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION..............................................6
2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION................................................................8
2.1 FASE I..................................................................................................................... 8
FAMILIARIZACIN Y REVISIN DE LEGISLACIN Y NORMATIVIDAD.......8
2.2 FASE II.................................................................................................................. 11
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.................................... 11
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno...........................................................14
Ejemplo de narrativa de control interno.................................................................. 15
Ejemplo de Flujograma........................................................................................... 16
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica.............................................19
2.3 FASE III.................................................................................................................20
DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS
CRITICAS...................................................................................................................20
TCNICAS DE AUDITORIA.................................................................................... 22
CRITERIOS Y PARMETROS DE EVALUACION................................................ 24
Ejemplo de Examen Profundo de Areas Crticas.................................................... 26
Ejemplo de entrevista.............................................................................................. 28
FASE IV:..........................................................................................................................30
COMUNICACIN DE RESULTADOS E INFORMES DE AUDITORIA...................30
4.1 Importancia de la comunicacin de resultados............................................................30
4.2 Definicin del informe de auditora...................................................................... 31
4.3 Caractersticas del informe....................................................................................31
4.4 Tipos de informes.................................................................................................. 32
4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV...................................................................... 32
Ejemplo de un informe de auditora de gestin de una hacienda................................34
Ejemplo de un informe de auditora de gestin en un hospital................................... 35
Ejemplo de carta informe de auditora........................................................................ 36
FASE V. MONITOREO ESTRATGICO DE RECOMENDACIONES JUNTO CON
LA ADMINISTRACIN................................................................................................ 37
5.1 Fase de monitoreo: Diseo, Implantacin y evaluacin de recomendaciones......37
Ejemplo de un plan de monitoreo:...............................................................................41
GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES....................................................43
1. QUE SON LOS INDICADORES?......................................................................... 43
2. TIPOS DE INDICADORES....................................................................................43
3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES....................45