SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ENSAYO SEMANA 1

Auditoras internas de calidad y la importancia para las PYMES en

Colombia que estn certificadas en un Sistema de Gestin de Calidad

FRANZ MARTINEZ
 En Colombia est en crecimiento las PYMES que estn interesadas en
implementar un sistema de calidad, esto es muy beneficioso para la
economa y crecimiento de las empresas por que con el sistema de calidad
se refleja la verdadera capacidad que tiene la empresa para el desarrollo de
nuevos proyectos. Las PYMES son responsables del 96% de la produccin
del pas, en el 2015 se arroj un estudio donde el 66 % de esas empresas
hicieron alguna mejora en la calidad de sus empresas en capacitacin de
personal, pero en contraste las empresas tuvieron poco inters de introducir
un sistema de calidad tan solo el 23% (Anif, 2015) de las empresas
obtuvieron alguna certificacin de calidad segn la revista Dinero, esto es un
porcentaje muy bajo teniendo en cuenta q las empresas estn innovando en
diferentes puntos para as tener un mayor desempeo.
Con esta panormica del sistema productivo del pas, es de gran
importancia incentivar a las PYMES para que introduzcan un sistema de
calidad en sus compaas ya que con tanta innovacin en tecnologa es de
gran importancia tener bien organizados y formalizados sus procesos para
as tener mayor produccin con los mismos recursos.
Se pretende concientizar a los gerentes de las empresas para que
generen un sistema de calidad, las PYMES no estn conscientes de la
importancia que es tener en desarrollo un sistema de calidad, y eso se da
debido a que los dueos o gerentes siempre han manejado la empresa como
mas cmodo les parece y no ven la necesidad y la gran importancia con que
se requiere implementar un sistema, las PYMES deben tomar conciencia de
la fundamental que es tener un sistema de calidad.
Se habla mucho acerca de la importancia de agregar valor durante las
auditoras de sistemas de gestin de la calidad (SGC), pero qu significa
esto realmente? Es posible agregar valor sin comprometer la esencia de
una auditora ni caer en una consultora?
Existen varias definiciones de valor, pero todas se centran en el
concepto de algo que es til. Por lo tanto, agregar valor significa hacer que
algo sea ms til.
Algunas organizaciones han usado la serie de normas ISO 9000 para
desarrollar sistemas de gestin de la calidad que se integran en sus formas
de hacer negocios, y son tiles facilitndoles alcanzar sus objetivos
estratgicos de negocios en otras palabras, ellos agregan valor a la
organizacin.
Cmo podemos garantizar que una auditoria es til para que una
organizacin mantenga y mejore su SGC?
Para agregar valor, una auditoria interna debera ser til:
 Para la organizacin certificada:

a) Suministrando informacin a la alta direccin con relacin a la capacidad

de la organizacin para cumplir los objetivos estratgicos,

b) Identificando problemas que, si se resuelven, mejorarn el desempeo

de la organizacin,

c) Identificando las oportunidades de mejora y las posibles reas de

riesgo;

Para los clientes de la organizacin: aumentando la capacidad de la

organizacin para suministrar productos conformes;

Para el organismo de certificacin mejorando la credibilidad del proceso de

certificacin.
El enfoque para agregar valor debiera estar en funcin del nivel de
madurez de la cultura de calidad de la organizacin y de la madurez de SGC
con respecto a los requisitos de ISO 9001:2008.
AGREGACIN DE VALOR EN DISTINTOS CONTEXTOS
Cultura de calidad se refiere al grado de conciencia, compromiso,
actitud colectiva y comportamiento de la organizacin con respecto a la
calidad.
Conformidad con ISO 9001:2008 se relaciona con la madurez del SGC
de la organizacin y la medida en que cumple los requisitos de ISO
9001:2008.
La agregacin de valor se relaciona con la manera en que se desarrollan
los conceptos anteriores y por esto existen varias situaciones:
Empresas con Madurez baja de la cultura de calidad; SGC inmaduro,
no conforme con ISO 9001:2008
En el caso de una organizacin que tiene poca o ninguna cultura de
calidad y un SGC no conforme con ISO 9001:2008, la expectativa de cmo
puede una auditoria agregar valor podra implicar que a la organizacin le
gustara recibir consejo sobre cmo implementar el sistema de gestin de la
calidad y/o resolver cualquier no conformidad detectada. Lo que el auditor
puede hacer es asegurarse de que dondequiera que se hallen no
conformidades, el auditado entienda claramente lo que exige la norma, y por
qu se presenta la no conformidad.
Empresas con Madurez baja de la cultura de calidad; SGC maduro,
conforme con ISO 9001:2008
En estos casos, por lo comn, es posible que el SGC se haya
implementado bajo presin de los clientes y se haya construido alrededor de
los requisitos de la norma en lugar de las necesidades y expectativas de la
organizacin. Como resultado de ello, el SGC puede estar operando en
paralelo con la forma en que la organizacin efecta sus operaciones de
rutina, generando redundancia e ineficiencia.
Para agregar valor en estas circunstancias, el objetivo primario del auditor
debera ser actuar como un catalizador para que la organizacin construya
sobre su sistema de gestin de la calidad basado en ISO 9000 e integre el
sistema en sus operaciones del da a da. Aunque un auditor de certificacin
no puede dar recomendaciones sobre cmo cumplir los requisitos de ISO
9001:2008, se acepta y en efecto es una buena prctica motivar y estimular
(pero no exigir!) que la organizacin vaya ms all de los requisitos de la
norma. Los interrogantes que formula el auditor (y la forma en que interroga)
pueden proporcionar comprensin de gran valor para la organizacin sobre
la manera en que el SGC podra ser ms eficiente y til.
En el caso de organizaciones que tienen una cultura de calidad madura
y han sido certificadas frente a una de las normas de la serie ISO 9000 para
un periodo de tiempo significativo, la expectativa de cmo una auditora
podra agregar valor podra ser la ms retadora para el auditor. Un reclamo
comn entre este tipo de organizaciones es que las visitas de seguimiento
rutinarias por parte del auditor pueden ser superfluas y hacer poco para
agregar valor segn el punto de vista de la organizacin.
En estos casos, la alta direccin se convierte en un cliente importante del
proceso de certificacin. Por lo tanto, es importante que el auditor entienda
claramente los objetivos estratgicos de la organizacin y pueda ubicar la
auditora del SGC dentro de ese contexto. Es necesario que el auditor
dedique tiempo a las discusiones detalladas con la alta direccin, con el
objeto de definir sus expectativas para el SGC e incorporarlas en los criterios
de auditora.

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE CMO AGREGAR VALOR

Planificacin de la auditora:

Entender las expectativas/cultura corporativa del auditado.

 Se han de tratar todos los asuntos especficos (resultados de
auditoras previas?
Anlisis de riesgos del sector industrial/especficos para la
organizacin.
Pre-evaluacin de requisitos legales / reglamentarios.
Seleccin adecuada del equipo auditor para lograr los objetivos de la
auditora.
Asignacin adecuada de tiempo.
Tcnicas de auditora:

Enfocarse ms en el proceso y menos en los procedimientos. Algunos

procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de
verificacin, etc. pueden ser necesarios para que la organizacin planifique y
controle sus procesos, pero la fuerza impulsora debera ser el desempeo
del proceso.
Enfocarse ms en los resultados y menos en los registros. De manera
similar, algunos registros pueden ser necesarios para que la organizacin
suministre evidencia objetiva de que sus procesos son eficaces (generando
los resultados planificados), pero para agregar valor, el auditor debera estar
consciente y dar crdito a otras formas de evidencia.
Tener siempre presente los 8 Principios de la gestin de la calidad.
Usar el enfoque Planificar Hacer Verificar Actuar para evaluar la
eficacia de los procesos de la organizacin.
Se ha planificado el proceso?
Se est llevando a cabo de acuerdo con el plan?
Se estn logrando los resultados planificados?
Se identifican e implementan las oportunidades para la mejora?

Corrigiendo las no conformidades, Identificando las causas principales de

los problemas e implementando la accin correctiva, Identificando las
tendencias y la necesidad de accin preventiva, por medio de la innovacin.
Adoptar un enfoque holstico en la recoleccin de evidencia durante
toda la auditoria, en lugar de enfocarse en las clusulas individuales de la
norma ISO 9001:2008.
Anlisis y decisin
Poner los hallazgos en perspectiva (evaluacin de riesgos/sentido
comn).
Relacionar los hallazgos con el efecto en la capacidad de la organizacin
para suministrar un producto conforme.
Informe y seguimiento
Reporte sensible de los hallazgos de auditora:
Se pueden requerir enfoques diferentes dependiendo de: la madurez de la
organizacin, el nivel de confianza en el SGC de la organizacin, los riesgos
involucrados, la actitud y el compromiso del auditado con el proceso de
auditoria, (Proactivos o Reactivos) ,
Asegurar que todos los aspectos culturales sean tenidos en cuenta.,
enfatizar los hallazgos positivos, segn el caso y finalmente,
Ser til la solucin propuesta por la organizacin en respuesta a los
hallazgos negativos?
Los informes deberan sean objetivos y centrarse en la audiencia
correcta. (La alta direccin probablemente tenga expectativas que son
diferentes de las del representante de la direccin).