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Formulacin y Gestin de

Proyectos

Docente: Ing. Roberto Domnguez


Material: A/P Gabriela Berch, Ing. Adrin Manera, Ing. Roberto Domnguez
Junio 2010

Formulacin y Gestin de Proyectos

Qu es un PROYECTO?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se


lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico.

temporal: tiene un inicio y un fin definidos


nico: su resultado es algo que nunca se
hizo antes.

2
Formulacin y Gestin de Proyectos

Las organizaciones realizan trabajo a


travs de proyectos y operaciones

ambos requieren gente


ambos estn limitados por recursos
ambos son planificados, ejecutados y controlados

PERO:
los proyectos son temporarios y nicos
las operaciones son continuas y repetitivas.

Formulacin y Gestin de Proyectos

es Proyecto o es Operacin?

Hacer una torta


Mudarse
Asar un cordero en una parrillada
Reconstruir un Teatro
Cambiar la forma de hacer cierto trmite
Hacer una encuesta de intencin de voto

(en muchos casos es necesario analizar la unicidad


o el grado de rutina)
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Formulacin y Gestin de Proyectos

Diferencia entre Proyecto / Programa / Plan

Proyecto: Cualquier intervencin concreta en un contexto y en un sector definido.


Ej. Proporcionar luz elctrica a una comunidad mediante la implantacin de placas solares.

Programa: Conjunto de actividades cooperativas que se implementan en un


contexto extenso, afectando a diversos sectores, esperando cambios integrales
en las condiciones de vida, a medio plazo.
Ej. Creacin de un centro de formacin agropecuaria, para todos los pueblos de la regin este, con
el objetivo de que el alumnado graduado monte una cooperativa de acopio y transformacin de
productos agrcolas en productos envasados de mercado, destinados a la exportacin, con control
y gestin de todas las fases nacionales del comercio.

Plan: Conjunto de programas que se ponen en funcionamiento en una zona, a largo


plazo, para lograr cambios estructurales.
Ej. Construccin de una presa en el ro de una zona con la consiguiente implantacin de un plan
de parcelacin de tierras y preparacin para el cultivo del arroz. Creacin de una planta de acopio,
envasado y comercializacin del arroz. Repoblacin de la zona mediante la ampliacin del pueblo
al que se dotar de centro educativo, hospital de zona y centro social. Mejora de las
infraestructuras de agua potable, iluminacin y comunicaciones.

Formulacin y Gestin de Proyectos

Presentacin de los participantes

Nombre
Lugar de trabajo y rol que cumplo
Un proyecto en el que he participado o estoy
participando
Qu espero del curso

6
Formulacin y Gestin de Proyectos

Sincronizacin de expectativas

Qu se puede esperar del curso

Qu no se puede esperar del curso

Formulacin y Gestin de Proyectos

CONTENIDO del CURSO/TALLER

Formulacin Gestin del Proyecto

Marco Lgico Introduccin Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

Acta de Alcance Desarrollo del Proceso de Proceso


Identificacin Fundamentos
constitucin equipo seguimiento de cierre
Gestin del tiempo
Diseo Definiciones: y control
Director del Calidad Lecciones
Gestin de costos
Marco Lgico Proyecto, proyecto Informes de aprendidas
Fases, Gestin de riesgos avance
Anlisis de interesados Construccin
Grupos de
del equipo Integracin
Anlisis de problemas procesos, Comunicaciones
reas de (Anexo I)
Anlisis de objetivos conocimie
Anlisis de alternativas nto,
Interesado
Matriz de planificacin del s
proyecto

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Formulacin y Gestin de Proyectos

Formulacin de Proyectos

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ciclo de un proyecto - Formulacin

Identificacin Diseo
Procesos de
seguimiento y control
Identificacin de
Idea Procesos de
necesidades planificacin

Anlisis de
Caractersticas
problemas
Procesos Procesos
Identificacin de Inicio de inicio de cierre
Pre-factibilidad /
proyectos
Factibilidad
alternativos

Seleccin del Proyecto definitivo Procesos de


proyecto ejecucin


Formulacin y Gestin de Proyectos

Ciclo del proyecto - Formulacin

Identificacin
Identificacin de

necesidades 
Anlisis de 
problemas

Identificacin de
proyectos
Y
alternativos 
Seleccin del 
proyecto

K

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ciclo del proyecto - Formulacin

Identificacin Diseo
K
Identificacin de
Idea 
necesidades

Anlisis de
Caractersticas
problemas

Identificacin de
Pre-factibilidad /
Y
proyectos
alternativos
Factibilidad 

Seleccin del Proyecto definitivo
proyecto


Formulacin y Gestin de Proyectos

Enfoque de Marco Lgico

Metodologa participativa que busca enfocar un


problema determinado de manera total, organizada,
sistemtica y disciplinada.
Se usa para incrementar la precisin en la planeacin de
los proyectos, fortalece el proceso de conceptualizacin,
diseo, evaluacin (ex ante y ex post) y ejecucin de
proyectos.
Adems permite relacionar mltiples objetivos con
actividades, as como clarificar funciones y
responsabilidades entre los involucrados con un
proyecto.

Formulacin y Gestin de Proyectos

Enfoque de Marco Lgico

Obliga a quien disea un proyecto a establecer:


sus objetivos
indicadores de xito del proyecto
identificar los medios para verificar los logros alcanzados por el
proyecto
clarificar las relaciones lgicas de la planeacin del proyecto
definir los riesgos cuya verificacin condicionara el logro de
los objetivos
definir los recursos que se requieren para la implementacin
determinar la responsabilidad que cada uno de los involucrados
adquiere para el cumplimiento de los objetivos.
Formulacin y Gestin de Proyectos

Enfoque de Marco Lgico

Formulacin y Gestin de Proyectos

Enfoque de Marco Lgico


Ventajas:
Aporta una terminologa uniforme que facilita la comunicacin y
reduce ambigedades
Provee un formato para llegar a acuerdos precisos acerca de los
objetivos, metas y riesgos del proyecto
Suministra un temario analtico comn que puede utilizarse para
elaborar tanto el proyecto como el informe de proyecto
Da informacin para organizar y preparar en forma lgica el plan
de ejecucin del proyecto
Brinda informacin necesaria para la ejecucin, monitoreo y
evaluacin del proyecto
Proporciona una estructura para expresar, en un solo cuadro, la
informacin ms importante sobre un proyecto.
Formulacin y Gestin de Proyectos

5 pasos a seguir:
/








D

a partir de la necesidad 

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de interesados:

^




W



Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de interesados:

>


K



Formulacin y Gestin de Proyectos

Preguntas a responder:
Quin est directamente afectado por el problema
especfico que se est analizando?
Cules son los intereses de las diversas personas y
entidades en relacin al problema?
Cmo percibe cada grupo el problema?
Qu recursos aporta cada grupo (en forma positiva o
negativa) para el tratamiento del problema?
Quin se beneficia con el proyecto?
Qu responsabilidades organizativas o institucionales
tienen algunos de estos grupos?
Qu conflictos podra tener alguno de los grupos de actores
con el proyecto?

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de problemas:






/

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de problemas:


d
/

E

Z



Formulacin y Gestin de Proyectos

rbol de problemas

d




Formulacin y Gestin de Proyectos

rbol de problemas: Cmo se arma


E
F
Efecto 1.1 Efecto 1.2
E
C
Efecto 1 Efecto 2 Efecto 3 T
O
PROBLEMA CENTRAL S

Causa 1 A
Causa 2 Causa 3
U
S
Causa 2.1 Causa 2.2
A
S

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejemplo:

Fuente: El Enfoque del marco lgico: 10 casos prcticos. Fundacin Cideal.

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de objetivos:

W


s


Los proyectos sin objetivos no alcanzan claramente sus objetivos, Tom Gilb

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de objetivos:

^
Los estados negativos del diagrama de problemas se
convierten en estados positivos alcanzados.
Los problemas se reformulan de arriba hacia abajo
convirtindose en objetivos:
Los problemas formulados con una condicin negativa se
convierten en una condicin positiva a futuro.
El problema central tambin es transformado en objetivo.
Las relaciones de causa-efecto se han tornado en
relaciones de medio-fines.
Los problemas que no se van a solucionar no se modifican

Formulacin y Gestin de Proyectos

rbol de objetivos: Cmo se arma


F
Fin 1.1 Fin 1.2
I
N
Fin 1 Fin 2 Fin 3 E
S
OBJETIVO CENTRAL

Medio 1 E
Medio 2 Medio 3
D
I
Medio 2.1 Medio 2.2
O
S

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejemplo:

Fuente: El Enfoque del marco lgico: 10 casos prcticos. Fundacin Cideal.

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de alternativas:


^




Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de alternativas:

^

^
^


Condiciones
Del Entorno Impacto
Recursos
disponibles
Riesgos Prioridad

Tiempo Condiciones de
disponible Sustentabilidad

Formulacin y Gestin de Proyectos


Formulacin y Gestin de Proyectos

Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto


(matriz de marco lgico)




W 

W & 

Y 

Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:

FIN Objetivo general Por qu, Para qu

PROPSITO Objetivo especfico Qu

COMPONENTES Resultados entregables

ACTIVIDADES
Requeridas para completar
componentes Cmo

Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:


CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DE SUPUESTOS
VERIFICACIN

FIN
Descripcin
PROPSITO Cmo se mide
el xito
Dnde se
COMPONENTES encuentran
datos para
medir Factores
ACTIVIDADES /E^hDK^ externos,
hiptesis
Costo
incremental
Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:


CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DE SUPUESTOS
VERIFICACIN

FIN Problema que se quiere resolver

PROPSITO

COMPONENTES

ACTIVIDADES

Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:


CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DE SUPUESTOS
VERIFICACIN

FIN Problema que se quiere resolver

Resultado del anlisis de alternativas que


PROPSITO
pueden contribuir a solucionar el problema

COMPONENTES

ACTIVIDADES


Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:


CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DE SUPUESTOS
VERIFICACIN

FIN

PROPSITO

COMPONENTES
Gestin del proyecto:
Planificacin, Ejecucin,
ACTIVIDADES Seguimiento

Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:


MEDIOS DE
CONCEPTO INDICADOR SUPUESTOS
VERIFICACIN

FIN

PROPSITO Evaluacin

COMPONENTES

ACTIVIDADES


Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:


Z




W

>

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ej. de Matriz de planificacin del proyecto:


Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de planificacin del proyecto:

Formulacin y Gestin de Proyectos

44
Formulacin y Gestin de Proyectos

Fuente: http://www.mgap.gub.uy/ProGan/ProgramaGanadero.htm

45

Formulacin y Gestin de Proyectos

Cmo compruebo si el proyecto est


formulado adecuadamente


>


>
>
>
>

>

Formulacin y Gestin de Proyectos

Caso de Estudio:

Los Chorillos

Formulacin y Gestin de Proyectos

Gestin del Proyecto


Formulacin y Gestin de Proyectos

Datos estadsticos:
Cmo suelen terminar los proyectos?

Resolucin de proyectos de TI en el ao 2009

Fracasados
24% Exitosos
32%

Fuente: EXTREME
CHAOS 2009
informe del
Standish Group

Incumplidos
44%

49

Formulacin y Gestin de Proyectos

Datos estadsticos:
Cmo suelen terminar los proyectos?

Resolucin de proyectos (1994-2000)


100%
Fracasados
31 28 23
80% 40 Incumplidos
Exitosos
60%
46 49
40% 53 33

20%
27 26 28 Fuente: EXTREME
16 CHAOS 2001
0%
informe del
1994 1996 1998 2000 Standish Group
50
Formulacin y Gestin de Proyectos

Necesidad de profesionalizar la
Direccin de Proyectos

Porque los objetivos propuestos deben alcanzarse:


A satisfaccin
En el plazo establecido
Con los recursos previstos

Considerando los diferentes grupos de inters


Con responsabilidad institucional, social y personal
Todo lo cual exige prepararse!

51

Formulacin y Gestin de Proyectos

Para tener una chance real de obtener logros


utilizando los recursos en forma racional y
eficiente es necesario (entre otros):

Contar con una definicin clara y precisa de lo que se quiere


lograr
Planificar detalladamente el camino para lograrlo
Conocer de antemano los posibles obstculos
Estar preparados para responder rpidamente a situaciones
imprevistas
Dedicar el tiempo y recursos necesarios a las
comunicaciones dentro y fuera del equipo de trabajo
Atender posibles alertas y corregir a tiempo
Controlar permanentemente el avance del proyecto
52
Formulacin y Gestin de Proyectos

qu es la Direccin de Proyectos?

Es la aplicacin de conocimiento,
habilidades, herramientas y tcnicas a
actividades del proyecto a fin de cumplir
con los requisitos del proyecto.

53

Formulacin y Gestin de Proyectos

La Direccin de Proyectos incluye


Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y posibles de realizar
Equilibrar las demandas concurrentes de
Alcance
TIE

Tiempo
O

MP
ST

Costo
O
CO

Calidad Satisfaccin

Riesgo o Calidad

Satisfaccin del usuario ALCANCE


Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque
a las diversas inquietudes y expectativas de los
interesados
54
Formulacin y Gestin de Proyectos

El Director del Proyecto:

Es el responsable individual por:

Planificar y organizar el trabajo


Gerenciar las actividades diarias del proyecto
Entregar los resultados del proyecto al cliente.

55

Formulacin y Gestin de Proyectos

Es el primer contacto del Proyecto

Prensa
Prensa
Asesora
Asesora Jurdica
Jurdica
Depto.
Depto. Financiero
Financiero
Cliente
Cliente

Arquitecto
Arquitecto Direccin
Direccin General
General

rea
rea de
de Sistemas
Sistemas Proveedores
Proveedores
Funcionarios
Funcionarios

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Formulacin y Gestin de Proyectos

El Director de Proyecto es:


Comunicador Armador de equipo
Organizador Coordinador
Planificador Facilitador
Responsable Orientador de gente
Manejador de expectativas Motivador
Analizador de problemas Tiene sentido del humor
Conocedor del tema Comprende al usuario
Confidente Asesor de habilidades
Agresivo Orientado al xito
Creativo al resolver problemas Arriesgado
Consistente Realista
Flexible Buen comerciante
Animador Documentador experiente
Psiclogo Tiene empata
Lder Orientado a la ganancia
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Formulacin y Gestin de Proyectos

...y un Director de Proyecto DEBE:

Negociar con quien le asigna recursos


Definir la organizacin del Proyecto
Asignar roles y responsabilidades. Asegurarse de
que son conocidos y comprendidos
Desarrollar descripciones de trabajo detalladas
Identificar las necesidades de formacin y
entrenamiento de todos los INTERESADOS.
E implementar ese entrenamiento!
Mantener los recursos del equipo enfocados en
desarrollar y ejecutar el Plan
Ajustar el Plan cuando sea necesario.
58
Formulacin y Gestin de Proyectos

y debe tener en cuenta que LAS PERSONAS...

siempre son el recurso ms valioso!


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Formulacin y Gestin de Proyectos

Qu activos son ms importantes en una


organizacin?

Activos tangibles? (edificios


terreno, maquinaria, materia
prima)

... o activos intangibles?


procedimientos, sistemas
prestigio, marca
capital humano

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Formulacin y Gestin de Proyectos

Valor de los activos de una organizacin

100%
90%
80%
70%
60%
Intangibles
50%
40% Tangibles
30%
20%
10%
0%

1982 1992 fines s. XX


(62%) (38%) (10 a 15%)
Fuente: "Cmo utilizar el Cuadro de Mando Integral" de Robert Kaplan y David Norton

61

Formulacin y Gestin de Proyectos

Fases de un Proyecto
Como los proyectos son nicos, generalmente implican incertidumbre.
Para acotar el problema a resolver, los proyectos suelen dividirse en
fases:
Cada fase se caracteriza por producir un entregable

Ejemplo: construccin de una mquina embotelladora

FASE ENTREGABLE
Estudio de factibilidad Documento
Diseo Planos, clculos, costos, cronograma,
Prototipo Prototipo construido
Construccin Embotelladora Construida
Prueba Test y documentos de resultados
Instalacin Instalacin en la fbrica
62
Formulacin y Gestin de Proyectos

Ciclos de vida del Proyecto y del Producto

Actualizacin

Ciclo de vida del Producto


Dispo-
Formulacin Operacin
sicin

idea pro-
ducto

Fase inicial Fase final

Ciclo de vida del Proyecto

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Formulacin y Gestin de Proyectos

Grupos de procesos
de cada fase del proyecto

Procesos de Hacer
Planificar seguimiento y control
Procesos de
planificacin

Entrada fase /
Procesos Procesos Salida fase /
Inicio proyecto de inicio de cierre Fin proyecto

Procesos de
ejecucin
Revisar
Actuar
64
Formulacin y Gestin de Proyectos

Grupos de procesos de cada fase del


proyecto

Fase DISEO
Procesos de
seguimiento y control Fase PROTOTIPO
Procesos de
planificacin Procesos de
seguimiento y control
Procesos de
planificacin

... Procesos
de inicio
Procesos
de cierre

Procesos Procesos
de inicio de cierre
...
Procesos de
ejecucin

Procesos de
ejecucin

Cada fase es un pequeo Proyecto!


65

Formulacin y Gestin de Proyectos

Actividades tpicas de INICIO


Procesos de
seguimiento y control
Procesos de
planificacin

Reunir informacin Procesos


de inicio
Procesos
de cierre

Identificar necesidades
Procesos de
Establecer: ejecucin

Metas
Objetivos Estimar recursos
Viabilidad econmica Identificar alternativas
Nivel de riesgo Presentar la propuesta
Estrategia Obtener aprobacin para
Equipo potencial continuar.
66
Formulacin y Gestin de Proyectos

Actividades tpicas de PLANIFICACION


Procesos de
seguimiento y control
Procesos de
planificacin

Analizar el producto requerido


y las alternativas del proyecto: Procesos Procesos
de inicio de cierre
objetivos a cumplir
producto final
entregables intermedios Procesos de
ejecucin
estndares de calidad
Determinar la integracin y organizacin del equipo de proyecto
Establecer:
Lista de actividades, ordenamiento y cronograma
Recursos, presupuesto y flujo de caja
Plan de comunicaciones del proyecto
Evaluar riesgos
Obtener la aprobacin del plan.
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Formulacin y Gestin de Proyectos

Actividades tpicas de EJECUCION


Procesos de
seguimiento y control
Procesos de
planificacin

Obtener los resultados Procesos Procesos


de inicio de cierre
esperados en cada actividad
o tarea Procesos de
ejecucin
Informar a los interesados sobre
el avance del proyecto
Desarrollar el equipo: formacin, resolucin de conflictos,
motivacin, evaluacin y reconocimiento
Realizar las adquisiciones necesarias
Verificar el alcance.

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Formulacin y Gestin de Proyectos

Actividades tpicas de CONTROL


Procesos de
seguimiento y control

Procesos de
planificacin

Verificar si se cumplen: Procesos Procesos


de cierre
de inicio

los plazos estimados


los costos estimados Procesos de
ejecucin

la calidad esperada
Medir el desempeo del proyecto en general
Atender las situaciones que representen riesgo para el
proyecto
Controlar la calidad de las entregas de los proveedores.

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Formulacin y Gestin de Proyectos

Actividades tpicas de CIERRE


Procesos de
seguimiento y control
Procesos de
planificacin

Cierre de contratos Procesos


de inicio
Procesos
de cierre

Finalizar pagos pendientes


Completar documentos de cierre Procesos de
ejecucin

Obtener la aprobacin o conformidad


con el resultado del proyecto
Realizar las comunicaciones finales
Reasignar (si es posible) el personal
Actualizar la documentacin histrica de proyectos
Registrar lecciones aprendidas
70
Formulacin y Gestin de Proyectos

Secuencia de grupos de procesos en una


fase o proyecto
Nivel de
actividad

Ejecucin

Planificacin

Inicio Cierre
Control

Tiempo

Inicio Fin
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Formulacin y Gestin de Proyectos

reas de la Direccin de proyectos

Gestin de la Gestin del Gestin del


Integracin Alcance Tiempo

Gestin del Gestin de la Gestin de los


Costo Calidad RR.HH.

Gestin de la Gestin de los Gestin de las


Comunicacin Riesgos Adquisiciones

72
Formulacin y Gestin de Proyectos

Los INTERESADOS en el proyecto:

Individuos u organizaciones
activamente involucrados en el proyecto, o cuyos
intereses puedan ser
positiva o negativamente afectados
como resultado de la ejecucin del proyecto o de su
culminacin.

73

Formulacin y Gestin de Proyectos

Los INTERESADOS en el proyecto son:

Los que estn a favor (individuos u organizaciones)


Los que estn en contra
Los destinatarios del proyecto
Los afectados por el proyecto
Los clientes
La competencia
Los proveedores
El equipo de proyecto
La organizacin que est llevando a cabo el proyecto.

74
Formulacin y Gestin de Proyectos

Capacidad de los INTERESADOS de incidir en el


Proyecto durante la vida del mismo

Capacidad

Inicio Fin del


Proyecto
75

Formulacin y Gestin de Proyectos

Capacidad de los INTERESADOS de incidir en el


Proyecto durante la vida del mismo
vs. Costo de los cambios
Capacidad

Inicio Fin del


Proyecto
76
Formulacin y Gestin de Proyectos

El equipo de proyecto deber:

Identificar a los INTERESADOS


Determinar sus requerimientos o intereses
Administrarlos, o influir sobre los mismos, para
asegurar un proyecto exitoso.

77

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejercicio

Proyecto Reingeniera
Ferreteras y Pintureras TODO
Ejercicio A

78
Formulacin y Gestin de Proyectos

Inicio del Proyecto

79

Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Inicio del Proyecto

Todo proyecto debe estar alineado con la direccin


estratgica de la organizacin que lo realiza
Procesos de inicio pueden repetirse al comienzo de
cada fase en el proyecto. Seguir o no seguir?

No siempre se repara en la importancia de este


primer proceso del proyecto o fase

El resultado del primer Proceso de Inicio es el


Acta de Constitucin del Proyecto.

80
Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Acta de Constitucin del Proyecto


Debera incluir, como mnimo:
una descripcin de las necesidades de la organizacin
que el Proyecto apunta a encarar
una descripcin del producto o servicio resultante del
Proyecto
e idealmente tambin
Designacin del Director del Proyecto
Justificacin del Proyecto
Organizaciones funcionales y su participacin
Suposiciones
Restricciones
Resumen del cronograma
Presupuesto resumido
81

Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Acta de Constitucin del Proyecto

Un proyecto no debera comenzar sin ella


Es el documento que formalmente legitima el
Proyecto, autoriza su inicio y
a gastar los recursos de la organizacin en l
Puede ser un contrato firmado
Idealmente, en el Acta de Constitucin del Proyecto
debera designarse al Director de Proyecto
Debera ser firmado por una autoridad externa al
Proyecto, y del mayor nivel posible.
Es una importante herramienta de comunicacin.

82
Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Construccin del Equipo

La construccin del equipo es un proceso que:


Organiza un grupo de individuos que se asocian en una
accin conjunta procurando alcanzar objetivos
comunes
Facilita el trabajo en equipo y la satisfaccin de los
miembros
Crea un equipo sinrgico que combina los talentos
individuales con un positivo espritu de equipo para
lograr resultados
Ayuda a construir y reconstruir el equipo basndose en
las necesidades del Proyecto
83

Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Cmo construir un equipo de proyecto

Planifique la actividad:
Qu equipo va a construir?
Cmo planea construirlo?
Cundo va a construirlo?
A quin va a elegir para el equipo?
Cul ser la misin del equipo?

84
Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Cmo construir un equipo de proyecto

 Planifique la actividad
Elija el personal apropiado para
el equipo:
Habilidades tcnicas: conocimiento,
experiencia, capacidad
Trato personal: independencia,
seguridad, orientacin a una meta,
capacidad de trabajar en equipo

85

Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Cmo construir un equipo de proyecto

 Planifique la actividad
 Elija el personal apropiado para el
equipo
Construya el equipo:
Organice el grupo diverso... en un equipo
Haga asignaciones especficas.
Defina claramente roles y responsabilidades.

86
Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Cmo construir un equipo de proyecto

 Planifique la actividad
 Elija el personal apropiado para el
equipo
 Construya el equipo
Arme la ruta de las comunicaciones:
Asegrese de que la informacin significativa sea
comunicada
Mantenga la informacin fluyendo en ambas
direcciones
Conduzca reuniones de revisin de estado agendadas
regularmente y distribuya actas de reunin
87

Inicio Formulacin y Gestin de Proyectos

Cmo construir un equipo de proyecto

 Planifique la actividad
 Elija el personal apropiado para el
equipo
 Construya el equipo
 Arme la ruta de las comunicaciones
Obtenga el compromiso:
Apoye el lento pero importante proceso de
asegurar el compromiso del equipo al proyecto.

88
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Capitulo 2:
Planificacin del Proyecto

89

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Cuatro razones fundamentales para


planificar el Proyecto:

Para eliminar o reducir la incertidumbre


Para mejorar la eficiencia de la operacin
Para obtener mejor entendimiento de los
objetivos
Para proveer las bases para la supervisin y
control del trabajo

Fuente: Kerzner, Project Management: A Systems Approach to


Planning, Scheduling, and Controlling, Eighth Edition

90
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Consecuencias de una planificacin pobre:

El proyecto se inicia sin definir los requerimientos


Entusiasmo salvaje
Desilusin
Caos
Bsqueda del culpable
Castigo al inocente
Promocin de los que no participaron

Fuente: Kerzner, Project Management: A Systems Approach to Planning,


Scheduling, and Controlling, Eighth Edition
91

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Agenda de la planificacin de Proyectos

Gerenciamiento del Alcance del Proyecto


Alcance del proyecto y del producto; productos y subproductos;
enunciacin de alcance, estructura de desglose del trabajo; gestin de
los cambios
Gerenciamiento del Tiempo del Proyecto
Definicin de las actividades; redes; estimacin de la duracin de las
actividades y desarrollo del cronograma
Gerenciamiento de los Costos del Proyecto
Planificacin de recursos; estimacin de costos y presupuestacin
Gerenciamiento de los Riesgos del Proyecto
Planificacin del gerenciamiento de los riesgos; identificacin y anlisis
de los riesgos; planificacin y tipificacin de las respuestas
Integracin del Plan del Proyecto

92
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Proceso de la planificacin
Definicin del trabajo (alcance)
Inicio: Acta del Proyecto

Evaluar
requerimientos del Descomponer
producto y productos y
alternativas del subproductos en
Proyecto. partes (paquete de
trabajo) que puedan
Definir objetivos,
ser estimados,
productos y
adjudicados y
subproductos a
gestionados
entregar

93

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Proceso de la planificacin
Determinar recursos y esfuerzo
Para cada paquete identificar los recursos

Para cada paquete identificar actividades

Para cada actividad estimar el esfuerzo

Conociendo recursos y esfuerzo:


estimar costos

94
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Proceso de la planificacin
Determinar Calendario y Presupuesto
Conociendo las actividades: determinar sus
relaciones lgicas y dependencias

Conociendo esfuerzo, duracin y dependencias:


desarrollar el calendario

Conociendo el costo y el calendario: desarrollar el


presupuesto

Incluir
Incluircalendario
calendario yypresupuesto
presupuesto
en el Plan del Proyecto
en el Plan del Proyecto
95

Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Definicin del Trabajo:


Gestin del Alcance del Proyecto

Procesos para asegurar que el


proyecto incluye todo el trabajo
requerido, y slo el requerido, para
completarlo exitosamente

96
Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Gestin del Alcance del Proyecto


Por qu?

Para saber:
cundo se puede decir termin
la diferencia entre trabajo autorizado y nuevos
requerimientos
cunto trabajo ha sido realizado:
Hice el 70% de qu?. Punto crtico para el
seguimiento de la ejecucin (concepto del Valor
Ganado o Earned Value)

97

Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Tipos de Alcance
del Producto del Proyecto
Facilidades y funciones que Trabajo que debe hacerse
caracterizan un producto o para generar el producto
servicio

Control Control
Contra los Contra el
Requerimientos Plan del Proyecto

Casa de 2 dormitorios, 1 bao, living Planos, preparar terreno, cimientos,


comedor con cocina integrada estructura, carpintera, electricidad,
98
Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Enunciado del Alcance

Es una base documental que sirve para:


toma de futuras decisiones
comunicar, confirmar y desarrollar una
visin compartida del alcance del
proyecto entre los distintos
interesados

99

Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Contenido del Enunciado del Alcance

Justificacin (necesidades del negocio)


Producto del proyecto (descripcin sumaria)
Lista resumida de Subproductos cuya
entrega completa y satisfactoria marca la
finalizacin del proyecto
Objetivos (costo, cronograma y calidad con
atributos, medida y valores absolutos o
relativos)

100
Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Contenido del Enunciado del


Alcance (continuacin)

Justificacin (necesidades del negocio)


Producto del proyecto (descripcin sumaria)
Lista resumida de Subproductos cuya
entrega completa y satisfactoria marca la
finalizacin del proyecto
Objetivos (costo, cronograma y calidad con
atributos, medida y valores absolutos o
relativos)

101

Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Producto y Subproductos entregables

Tangible
Subproducto
Subproducto11
Subproducto
Subproducto22

Proyecto Producto
Producto Subproducto
Subproducto33 Medible
Subproducto
Subproducto44
Subproducto
Subproducto55

Verificable
102
Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Producto y Subproductos entregables

Tangible
Terreno
Terreno
Planos
Planos

Proyecto Vivienda
Vivienda Construccin
Construccin Medible
Final
Finalde
deobra
obra
Servicios
Serviciosconectados
conectados

Verificable
103

Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Contenido del Enunciado del


Identificar las
Alcance (continuacin)
exclusiones, lo que no
se ha incluido
Justificacin (necesidades del negocio)
explcitamente estar
implcitamente
Producto del proyecto (descripcin
excluido
sumaria)
Lista resumida de Subproductos cuya
entrega completa y satisfactoria marca
la finalizacin del proyecto
Objetivos (costo, cronograma y calidad
con atributos, medida y valores
absolutos o relativos)
104
Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Enunciado del Alcance, MAL ejemplo


de objetivos del Proyecto
Atributo Unidad Valor
Costo U$S Lo menos posible as
Cronograma Das em
Rpido
l
Calidad
ob
La mejor
Pr
105

Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Enunciado del Alcance, ejemplo de


objetivos del Proyecto
Atributo Unidad Valor
Costo U$S 150.000
Cronograma Das 520
Calidad Desviaciones 3
estndar de
0,05 mm
106
Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Enunciado del Alcance

Existirn varias versiones en el tiempo, con


distinto nivel de detalle.
Se ajusta a medida que:
se conoce ms el proyecto,
se profundiza el nivel de descomposicin
del trabajo

107

Alcance Formulacin y Gestin de Proyectos

Cuando la definicin de alcance es pobre, es


esperable que los costos finales sean mayores
debido a los cambios inevitables que cortan el
ritmo del proyecto, causan retrabajo, aumentan
el plazo, disminuyen la productividad y moral de
la fuerza de trabajo

108
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

La gestin del cambio en el Proyecto

Un cambio casi siempre afecta varias reas del proyecto


(alcance, costo, tiempo, riesgos). Ignorar esto puede llevar a un
incumplimiento de los objetivos acordados del proyecto.

La gestin del cambio en el proyecto es una actividad que se


realiza desde el inicio hasta su conclusin.

109

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

La gestin del cambio en el Proyecto


incluye:
Identificar que debe producirse un cambio o que ya se
ha producido
Influir sobre los factores que podran sortear el control
de cambios, de forma tal que solamente se
implementen los cambios aprobados
Analizar, estudiar el impacto y aprobar los cambios
solicitados.
Mantener la integridad de la planificacin del proyecto,
incorporando los cambios aprobados y slo los
aprobados, manteniendo la documentacin actualizada
Controlar y actualizar el alcance, presupuesto,
cronograma, calidad. 110
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Plan de gestin de alcance

Proporciona orientacin sobre cmo se definir,


documentar, verificar, gestionar y controlar el
alcance del proyecto. Incluye entre otros,
especificaciones sobre
Cmo se obtendr la verificacin y aceptacin formal
de los productos entregables completados del
proyecto
Cmo se procesarn las solicitudes de cambio al
enunciado detallado del alcance del proyecto.
Puede ser informal y esbozado, o formal y detallado.

111

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

112
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)


(o WBS en ingls)

Una descomposicin jerrquica con orientacin hacia el


producto entregable relativa al trabajo que ser ejecutado
por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del
proyecto y crear los productos entregables requeridos.

113

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejemplo de EDT
Escuela Rural

Diseo Construccin

Planos generales Terreno nivelado


Planos estructurales Cimientos

Planos elctrica Paredes


Planos sanitarios Techo
Planos zonas Aberturas
recreo y deportes
Sanitaria 114
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Estructura de Desglose del Trabajo

Orientada a subproductos entregables


Organiza y define el alcance total del proyecto; el trabajo
que no est en la EDT est fuera del alcance del
proyecto
Integra el Enunciado del Alcance, y es usada para
confirmar el conocimiento compartido del alcance
Siempre que sea posible debe elaborarse con la
participacin del equipo de trabajo

115

Formulacin y Gestin de Proyectos

Niveles de desglose de la EDT

Producto resultado del proyecto


Entregable
Paquete de trabajo
Actividad

Paquete de trabajo: asignable a una unidad


ejecutora del proyecto.
Actividad: ms fcil de manejar, estimar (recursos,
tiempo) y asignar a una persona o equipo.

116
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Importancia de la EDT:

Identifica todo el trabajo necesario (elimina reas


misteriosas y olvidos)
Cada miembro del equipo visualiza la relacin de su
trabajo con el conjunto, enfocandoal equipo en los
productos a lograr
Base para definir el equipo, estimar tiempo, calcular costos
y tomar decisiones
Conduce a una planificacin y documentacin detallada
Facilita la comprensin de todos los interesados

117

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejercicio

Proyecto Reingeniera
Ferreteras y Pintureras TODO
Desarrollar la EDT del Proyecto
Ejercicio C

118
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Resumen de los principales documentos

Acta de Constitucin del Proyecto


Enunciado de alcance: Identifica los principales
subproductos a entregar y los objetivos a cumplir.
Incluye la
Estructura de Desglose del Trabajo: Identifica
todos los subproductos del proyecto, hasta un nivel
de desagregacin que facilita la asignacin de
tiempo, recursos (costo) y responsable
Plan de gestin del alcance: indica cmo se va a
gestionar y actualizar el alcance

119

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Siguiente paso luego de la EDT: determinar


recursos y esfuerzo

Necesitamos:
Definir recursos (cules y cuntos) para cada paquete
de trabajo de la EDT:
 Personas (perfil, capacidad)
 Equipos (caractersticas, capacidad)
 Materiales (tipo)
Considerar la disponibilidad de recursos de la
organizacin

120
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar recursos y esfuerzo

Y vincular los recursos con los costos:


Decisiones resultado de elegir entre alternativas de
distinto costo.
Se dispone del conocimiento o se adquiere?
Se capacita o se contrata experto?
Un experto o tres principiantes?
Considerar el costo del Proyecto versus el costo del
ciclo de vida del Producto

121

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar recursos y esfuerzo


Definir las actividades necesarias para
cada producto, subproducto y
paquete de trabajo en la EDT
Para cada actividad definida, estimar la duracin.
Normalmente ser una funcin de la cantidad y
calidad de los recursos asignados.

Ejemplo de las actividades del subproducto Techo de la escuela:


 Armar el encofrado:
1 capataz y 5 peones? o 1 oficial y 2 peones?
 Hacer tendido elctrico: 1 electricista y 1 auxiliar
 Rellenar: 1 capataz, 1 oficial y 10 peones? o
 Secar: ningn recurso
122
Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejercicio

Reingeniera de la cadena de Ferreteras y Pintureras


TODO
D1: Lista de actividades
D2: Recursos requeridos
D3: Esfuerzos estimados

123

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar Cronograma

Fechas de inicio y fin: del Proyecto y de cada actividad


Para:
 generar un cronograma realista y
 enfocar la atencin en tareas crticas
Previamente debemos conocer las
 relaciones lgicas y
 dependencias
entre las actividades: usamos el anlisis de red.

Presentacin de este curso


Definir Preparar
Presentar
temario presentacin 124
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Tipos de diagramas de red

Mtodo de Diagramacin por precedencia o Actividad en


el nodo; las flechas indican dependencias

A B C
Inicio Final

D E F

125

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Red

Generar un Diagrama de la Red del Proyecto que


grficamente muestra las
actividades y sus relaciones

Identificar
Desarrollar Probar y Ajustar
necesidades

Documentar Instalar

Licitar Comprar
equipamiento
126
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Red: relaciones


Probar y ajustar; Documentar y Comprar son
antecesoras de Instalar
Comprar es sucesora de Licitar...
Desarrollar y Probar son secuenciales
Desarrollar y Licitar son paralelas

Identificar
Desarrollar Probar y Ajustar
necesidades

Documentar Instalar

Licitar Comprar
equipamiento
127

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Red: razones de dependencia


Para instalar el equipamiento,
la Aduana debe habilitar el
retiro de la zona franca

 Externa: depende de evento externo al proyecto


 Obligatoria: propia de la naturaleza del trabajo
 Discrecional: definida por el equipo del proyecto

128
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Red:Para pintarde dependencia


razones
las paredes
hay que
construirlas
 Externa: dependeprimero
de evento externo al
proyecto
 Obligatoria: propia de la naturaleza del
trabajo
 Discrecional: definida por el equipo del
proyecto

129

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Red: razones de dependencia


Antes de
entregar el
producto al
 Externa: dependecliente
de evento
debe externo al
proyecto pasar por control
 Obligatoria: propiade
decalidad
la naturaleza del
trabajo
 Discrecional: definida por el equipo del
proyecto

130
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Retraso
Es el tiempo que debe transcurrir
Tarea A entre la terminacin de una tarea y
el comienzo de la siguiente.
2d
Tarea B

Adelanto
Es el tiempo que debe adelantarse el
Tarea A comienzo de una actividad antes que
2d la precedente finalice.
Tarea B
131

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Tipos de dependencia

Inicio a inicio Fin a fin


Tarea 1 Tarea 1 2 das

2 das
Tarea 2 Tarea 2

Inicio a fin Fin a inicio


Tarea 1 Tarea 1
10 das
Tarea 2
1 da
Tarea 2
132
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar Cronograma paso 2

Estimar esfuerzo requerido para cada actividad


Diagrama de la red
Definir Preparar
Presentar
temario presentacin

Duracin de las actividades

Definir temario 3 das

Preparar presentacin 12 captulos * 5 das = 60 das

Presentar 12 captulos * 30 min. = 6 horas

Total 64 das (?)


133

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar Cronograma paso 3


Combinar esfuerzo requerido para las
actividades con recursos disponibles

Antes Ahora
Definir (3 das / 2 pers ) + 0,5 da coord
3 das = 2 das
temario
Preparar (60 das / 4 exposit.) + 2 das
60 das coord = 17 das
presentacin
Presentar 1 da 6 hs / 2 hs da = 3 das

Total 64 das 22 das


134
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Mtodos de estimacin

Basada en informacin histrica


Juicio de expertos (a partir de informacin histrica)
De abajo a arriba (bottom up): estimar cada paquete de trabajo y
por agregacin el total de la EDT (mayor costo y tiempo)
Por analoga (de arriba abajo o top down): en base a informacin
histrica de proyectos similares (estimacin temprana)
Paramtrica: en base a informacin histrica y relaciones estadsticas
que relacionan unidades de trabajo con el esfuerzo requerido para
generarlas
Por fase: ante el comienzo de cada fase se estima su costo a partir de
un mayor conocimiento de la misma

135

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Recomendaciones para estimar

Basarse en las necesidades del Proyecto, no en


imposiciones de la gerencia
Agregar tiempos de reserva al calendario y/o a las
actividades (riesgos e incertidumbre en la
estimacin) documentados
Documentar todo lo que se asume o supone
La informacin histrica es esencial para una buena
estimacin. Registrar toda informacin relevante del
proyecto para facilitar y mejorar las estimaciones de
los siguientes.

136
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Mtodo del Camino Crtico

Comienzo Duracin Fin temprano


temprano
Identificacin de
la actividad
Comienzo Holgura Fin tardo
tardo

137

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

El Camino Crtico

Es el camino ms largo (en tiempo) de la red


Todas sus actividades tienen holgura cero
Cualquier retraso en una actividad del camino crtico
provocar un retraso en el proyecto
Pueden existir varios caminos crticos?
Y caminos casi-crticos?
De qu sirve conocerlo(s)?

138
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar Cronograma

Combinar:
 Diagrama de la red
 Esfuerzo requerido para las actividades
 Recursos necesarios y recursos disponibles
 Condiciones especiales (hitos, restricciones,
adelantos o atrasos)
 Calendario (das hbiles, horarios de trabajo
generales y particulares)
 Consideraciones de riesgo (reserva y contingencia)
para determinar fecha REALISTA de inicio y de
terminacin de cada actividad y del proyecto

139

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Representaciones del cronograma


GANTT, diagrama de barras

140
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Representaciones del cronograma


Diagrama detallado con relaciones lgicas

Muestra las
dependencias

141

Formulacin y Gestin de Proyectos

Prctica

Herramienta OpenProj

142
Formulacin y Gestin de Proyectos

Y si los tiempos no dan?


Intensificacin
Agregar recursos a las actividades del camino crtico
con el objetivo de cumplir con el trabajo mas
rpidamente
Casi siempre incrementa los costos del proyecto

Ejecucin Rpida
Analizar el camino crtico para intentar realizar
actividades en paralelo (ej. diseo y desarrollo)
Generalmente aumenta el riesgo

143

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar Presupuesto

Para el presupuesto del proyecto se debe considerar:


Costos de los recursos necesarios (tipo, cantidad y tiempo)
para cada paquete de trabajo
Impacto de los riesgos (duracin, recursos ...)
Las necesidades de la organizacin: cmo se computan los
gastos:
 Al imputar o autorizar
 Al emitir la orden de compra
 Al recibir la factura
 Al completar el pago
144
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Determinar Presupuesto

Asignar presupuesto de costo a cada paquete de


trabajo de la EDT.
Asegurar que el proyecto se complete dentro del
presupuesto aprobado.
Influir en los costos del Proyecto al inicio donde las
posibilidades son mayores
Grfico en el tiempo del presupuesto que se utilizar
para medir y supervisar los costos

145

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Resumen

Elaborar la Lista de Actividades de cada paquete de


trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)
Armar el Diagrama de Red con las relaciones entre los
paquete de trabajo (y sus actividades)
Definir los Recursos necesarios asignndolos a cada
actividad
Establecer la Duracin de cada actividad en funcin de
los recursos disponibles

Elaborar el Calendario y Presupuesto


146
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Supuestos y Restricciones

Mltiples decisiones tomadas en los Proyectos se basan


en restricciones y supuestos:
Restricciones impuestas externamente por una
contexto dado o por los interesados en el proyecto
Supuestos razonables que hace el equipo como
resultado de un anlisis de situacin
A menudo ambas responden a situaciones contextuales
temporales que, al cambiar, requieren revisar las
decisiones tomadas

SIEMPRE DOCUMENTAR 147

Formulacin y Gestin de Proyectos

Riesgos

Suceso o condicin incierta que, si ocurre, tendr


efectos positivos o negativos en los objetivos del
Proyecto

Gestin de riesgos: maximizar la probabilidad y


consecuencia de sucesos positivos y minimizar la
probabilidad y consecuencia de sucesos adversos

Afecta al Plan del Proyecto, quizs al Alcance,


seguramente al Cronograma y al Presupuesto
148
Formulacin y Gestin de Proyectos

Las personas, organizaciones, proyectos y


el Riesgo
Las personas y, por extensin, las organizaciones, tienen
actitudes hacia el riesgo que afectan tanto a la exactitud de la
percepcin del riesgo como a la forma en que responden.
Las actitudes respecto al riesgo deberan hacerse explcitas
siempre que sea posible.
Para cada proyecto, se debe desarrollar un enfoque consistente
hacia el riesgo que cumpla con los requisitos de la organizacin
La comunicacin acerca del riesgo y su tratamiento deben ser
abiertos y honestos.
Las respuestas a los riesgos reflejan el equilibrio percibido de
una organizacin entre tomar y evitar los riesgos.
Para tener xito, la organizacin debe estar comprometida a
tratar la gestin de riesgos de forma proactiva y consistente
durante todo el proyecto.
Fuente: PMBOK, 3a Edicin
149

Formulacin y Gestin de Proyectos

Proceso de Gestin de Riesgos

Identificacin
INICIO PLANIF. Anlisis cualitativo y
cuantitativo
CONTROL EJECUCION
Plan de respuesta
CIERRE

Seguimiento y control de Riesgos

150
Formulacin y Gestin de Proyectos

Identificacin de Riesgos

Determinar qu riesgos pueden afectar al Proyecto


y documentar sus caractersticas
Proceso iterativo y participativo
Revisar y utilizar documentos de la planificacin,
listas de riesgos de proyectos similares, anlisis
FODA, detalle de supuestos, opinin experta,
tormenta de ideas
Elaborar una lista exhaustiva de riesgos
Asociar a c/u toda la informacin definida en el plan
(actividad, responsable, disparadores o sntomas de
ocurrencia)
151

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Riesgos

Analizar todos los Riesgos identificados


Determinar probabilidad de ocurrencia
Determinar impacto en el proyecto
Combinar ambos elementos
Priorizarlos de acuerdo al nivel de riesgo
aceptable (umbral de tolerancia) para el
Proyecto o la Organizacin.

152
Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Riesgos
Ejemplo de matriz de Probabilidad e Impacto a
utilizar como herramienta para categorizar Riesgos

Probabilidad
Impacto
baja media alta
bajo bajo bajo medio
medio bajo medio alto
alto medio alto alto

153

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de riesgos

Condiciones de impacto de riesgos sobre objetivos


Escala del riesgo
Objetivo Muy bajo Bajo Moderado Alto Muy alto
0.05 0.10 0.20 0.40 0.80
Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento
Costo no significativo < 10% 10-20% 20-40% > 40%

Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento


Tiempos no significativo < 5% 5-10% 10-20% >20%
Disminucin
reas menores reas principales Reduccin Resultado
Alcance apenas
afectadas afectadas no aceptable inservible
perceptible
Degradacin Slo aplicaciones Reduccin
Reduccin Resultado
Calidad apenas muy exigentes sujeta a
no aceptable inservible
perceptible afectadas aprobacin

154
Formulacin y Gestin de Proyectos

Plan de Respuesta a los Riesgos

Es el proceso de desarrollar opciones y determinar


acciones para mejorar las oportunidades y reducir
las amenazas a los objetivos del proyecto.

En funcin de
el Anlisis de Riesgos realizado, y
el umbral de riesgo aceptable para el proyecto
se modifican o introducen nuevas
Actividades y
Recursos
en el Cronograma, Presupuesto y el Plan del Proyecto
155

Formulacin y Gestin de Proyectos

Estrategias de respuesta a Riesgos-amenazas

Evitar: es cambiar el plan para eliminar la amenaza o para proteger el


objetivo (ej: cambio del alcance para eliminar actividades riesgosas,
agregar tiempo o recursos, adoptar un enfoque conocido en vez de
uno innovador)
Transferir: es trasladar consecuencias y responsabilidad de
respuesta a otro (ej: seguros, contratacin de terceros especialistas
con garanta de cumplimiento)
Mitigar: actuar para reducir probabilidad o impacto a lmites
aceptables (ej: realizar ms pruebas, generar un prototipo, disear
redundancia para reducir el impacto)
Aceptar: es no cambiar el plan ni identificar alternativas viables (ej:
asignar montos y tiempos de reserva). Puede implicar el desarrollo de
planes de contingencia.

156
Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejemplo de estrategias ante un riesgo

Proyecto: Ir a Atlntida a la playa


Plan inicial: Ir en auto por Av. Giannastasio.
Riesgo: Sufrir un accidente en la carretera.
Estrategias:
Evitar: ir a la playa en Montevideo
Transferir: contratar un seguro de accidentes
Mitigar: buscar un camino alternativo con menos probabilidad de
accidentes (ruta Interbalnearia). Utilizar cinturn de seguridad.
Aceptar: ir de todos modos sabiendo de la existencia del riesgo.
Averiguar direcciones de talleres mecnicos en la ruta, telfono de
auxilios, casas de alquiler de autos.
157

Formulacin y Gestin de Proyectos

Registro de Riesgos contiene a esta altura:

Riesgos identificados
sus descripciones
las reas del proyecto afectadas (por ejemplo, un
elemento de la EDT)
sus causas y probabilidad de ocurrencia
cmo pueden afectar a los objetivos del proyecto
estrategias de respuesta acordadas y
acciones especficas acordadas en cada caso.
Propietarios de los riesgos y responsabilidades
asignadas

158
Formulacin y Gestin de Proyectos

Registro de Riesgos contiene (cont.)

Sntomas y seales de advertencia de ocurrencia de


riesgos
Reservas para contingencias de tiempo y costo
diseadas para contemplar las tolerancias al riesgo
de los interesados
Planes para contingencias y disparadores que
provocan su ejecucin

159

Formulacin y Gestin de Proyectos

Registro de Riesgos contiene (cont.)

Planes de reserva para usarlos como reaccin a un


riesgo que ha ocurrido, y cuya respuesta primaria
demostr ser inadecuada
Riesgos residuales que se espera que queden
despus de haber implementado las respuestas
planificadas, as como aquellos que han sido
deliberadamente aceptados
Riesgos secundarios que surgen como resultado
directo de la implementacin de una respuesta a los
riesgos

160
Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejercicio

Proyecto Reingeniera
Ferreteras y Pintureras TODO
E: Identificacin y Anlisis de Riesgos

161

Formulacin y Gestin de Proyectos

Matriz de Asignacin de Responsabilidades

Relaciona la estructura del proyecto con las


actividades para ayudar a asegurar que cada
elemento del alcance del trabajo tiene
responsable asignado.

Persona o sector
Actividad Ana Juan Sofa Dto. Comercial Ricardo
Definir E A C
Disear E A C E
Desarrollar E C
Probar E E A I
E = ejecuta, A = aprueba, C = es consultado, I = es informado
162
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Plan del Proyecto:


la suma de todos los planes

Definicin del trabajo (Acta de


Constitucin del Proyecto, Enunciado de
Alcance, Estructura de Desglose del
Trabajo, Plan de Gestin del Alcance)
Recursos requeridos y Equipo de trabajo
Calendario
Presupuesto
163

Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Plan del Proyecto:


la suma de todos los planes

Estrategia del Proyecto


Plan de gestin de recursos humanos
Plan de gestin de las comunicaciones
Plan de gestin de riesgos, Lista de riesgos
cuantificados y Plan de respuesta
Plan de gestin de cambios
Plan de calidad
Supuestos y restricciones
Plan de gestin de las adquisiciones

164
Planificacin Formulacin y Gestin de Proyectos

Viabilidad de la planificacin
Para que la gente acepte compromisos:
 el proyecto debe ser creble
 los objetivos, realistas y alcanzables
Cada uno:
 debe participar en la definicin del
contenido, del proceso y en la estimacin de
tiempo y costo de su trabajo
 tiene que sentir el valor de su contribucin
en hacer que el todo funcione
No existe un plan comprometido a menos que
cada uno se haya comprometido con su parte 165

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejecucin del Proyecto

166
Formulacin y Gestin de Proyectos

Secuencia de grupos de procesos en una


fase o proyecto
Nivel de
actividad

Ejecucin

Planificacin

Inicio Cierre
Control

Tiempo

Inicio Fin
167

Formulacin y Gestin de Proyectos

Procesos de Ejecucin del Proyecto


Hacer todo lo que en el Plan del Proyecto se defini
que haba que hacer
Algunas de las cosas que hace un Director de Proyecto
durante la Ejecucin:
Determinar y manejar las expectativas de los interesados
Asegurar un entendimiento comn del trabajo
Implementar el Plan de Proyecto, o lo que haya resultado
luego de los procesos de Cambio aprobados
Juntar y documentar lecciones aprendidas
Establecer y gestionar canales de comunicacin
Evaluar la efectividad del equipo de proyecto actuando
como un equipo
168
Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejecucin
Implementar cambios aprobados, acciones
correctivas, acciones preventivas, reparacin de
defectos
Implementar procedimientos de aseguramiento de la
calidad
Producir reportes del proyecto
Mantener actividades de construccin del equipo
Obtener el entrenamiento necesario para los
miembros del equipo
Distribuir informacin
Quitar piedras del camino. Resolver problemas
169

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejecucin

Contactar a la direccin para asegurar los recursos


y comprometerlos para el momento en que sern
necesarios
Guiar, asistir, comunicar, liderar, negociar, ayudar
Autorizar el trabajo en las actividades del proyecto
Mantener reuniones de avance con el equipo
Enfocarse en la previsin de problemas en lugar de
simplemente atenderlos cuando aparecen
Asegurarse que todos los miembros del equipo
tienen las habilidades, conocimientos, informacin y
equipamiento necesario para realizar su trabajo
170
Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejecucin

Recomendar cambios y acciones correctivas que


deban incorporarse a la gestin del cambio
Seguir las polticas organizacionales, sus procesos
y procedimientos
Asegurar la aceptacin de los distintos entregables
del proyecto
Mantener a todo el mundo enfocado en completar el
proyecto ajustndose al cronograma y cumpliendo
el alcance y el presupuesto
Reevaluar el cumplimiento de los objetivos del
proyecto cuando un problema grave ocurre
171

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejecucin

Implementar mecanismos de recompensa y


reconocimiento
Implementar planes de contingencia (definidos en el
Plan del Proyecto) que puedan necesitarse
Realizar adquisiciones planificadas:
 Elaborar pliegos
 Adjudicar
 Recibir, controlar, conformar recepcin
 Conformar facturas

172
Formulacin y Gestin de Proyectos

Tcnicas y herramientas que el Director de


Proyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecucin

Habilidades generales de conduccin


 Comunicacin
 Negociacin
 Liderazgo

173

Formulacin y Gestin de Proyectos

Tcnicas y herramientas que el Director de


Proyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecucin

Habilidades generales de conduccin


Habilidades y conocimiento en el Producto

174
Formulacin y Gestin de Proyectos

Tcnicas y herramientas que el Director de


Proyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecucin

Habilidades generales de conduccin


Habilidades y conocimiento en el Producto
Sistema de autorizacin del trabajo
Pueden ser autorizaciones verbales o escritas
Coordinacin y sincronizacin del trabajo
Verificacin de que se realiza todo lo que hay que
hacer, y solamente lo que hay que hacer, de
acuerdo al Plan

175

Formulacin y Gestin de Proyectos

Tcnicas y herramientas que el Director de


Proyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecucin

Habilidades generales de conduccin


Habilidades y conocimiento en el Producto
Sistema de autorizacin del trabajo
Reuniones de control de avance
Actualizacin de informacin entre los miembros
del equipo y en general todos los interesados
Identificacin de reas problemticas
Discusin de soluciones y alternativas
176
Formulacin y Gestin de Proyectos

Tcnicas y herramientas que el Director de


Proyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecucin

Habilidades generales de conduccin


Habilidades y conocimiento en el Producto
Sistema de autorizacin del trabajo
Reuniones de control de avance
Sistema de informacin para la direccin del
proyecto
procedimientos y herramientas de recopilacin de
informacin de avance y de distribucin de
informacin entre los participantes
177

Formulacin y Gestin de Proyectos

Tcnicas y herramientas que el Director de


Proyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecucin

Habilidades generales de conduccin


Habilidades y conocimiento en el Producto
Sistema de autorizacin del trabajo
Reuniones de control de avance
Sistema de informacin para la direccin del
proyecto
Procedimientos organizacionales

178
Formulacin y Gestin de Proyectos

Comunicacion

Habilidades generales de conduccin


Comunicacin
Negociacin
Liderazgo

179

Formulacin y Gestin de Proyectos

Qu es gestionar las comunicaciones del


proyecto?

Es la generacin, recoleccin,
distribucin, almacenamiento,
recuperacin y destino final de la
informacin del proyecto, en forma
oportuna y apropiada.

180
Formulacin y Gestin de Proyectos

Modelo bsico de comunicacin

ide
idea a

codificacin decodificacin

ruido

mensaje

emisor receptor
medio 181

Formulacin y Gestin de Proyectos

El modelo completo

ruido

Decodificar Codificar
Comentarios- mensaje

emisor receptor

ruido

Codificar Decodificar
Mensaje

182
Formulacin y Gestin de Proyectos

Barreras que afectan la codificacin

Objetivos en la comunicacin
Habilidades de comunicacin
idea Marco de referencia
Credibilidad del emisor
Necesidades
Personalidad, intereses
Sensibilidad interpersonal
codificacin Actitud, emocin, auto-inters
Posicin, status
Suposiciones sobre los receptores
Relacin preexistente con los
receptores

emisor
183

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ruidos en la comunicacin

Ambiente organizacional Reuniones


Clima poltico Telfono
Nivel de cultural Correo electrnico
Separacin geogrfica Ambigedad, que lleva a que
Requerimientos de contacto personal omos lo que queremos or
Nmero de intermediarios asociamos con la experiencia
Competencia de mensajes

ruido

emisor receptor
184
Formulacin y Gestin de Proyectos

Barreras que afectan la decodificacin

Tendencia evaluatoria
Preconceptos ide
Habilidades de comunicacin
Marco de referencia
a
Necesidades
Personalidad, intereses
Sensibilidad interpersonal
Actitud, emocin, auto-inters decodificacin
Posicin, status
Suposiciones sobre el emisor
Relacin preexistente con el emisor
Falta de retroalimentacin responsable
Escucha selectiva

Las Barreras y Ruidos suelen ser fuente


de CONFLICTOS receptor
185

Formulacin y Gestin de Proyectos

Para reducir el impacto de las Barreras:


Encare las comunicaciones tempranamente en el
proyecto.
No asuma que el mensaje que envi ser recibido
del modo que pens.
Enve el mensaje y obtenga feedback, si es posible
en ms de una forma. Use redundancia
adecuadamente.
Elija el momento adecuado para su interlocutor.
Las comunicaciones ms fluidas tienen lugar en
ambientes favorables. Esfurcese por cultivar
buenas relaciones.
Elija comunicacin cara a cara cuando sea posible
y sepa que...
186
Formulacin y Gestin de Proyectos

Composicin del mensaje

En una comunicacin interpersonal, si el 100%


del mensaje se divide en palabras, tono y
gestos corporales:
las palabras son el % del mensaje
el tono es el %
los gestos forman el %

187

Formulacin y Gestin de Proyectos

Composicin del mensaje

En una comunicacin interpersonal, si el 100%


del mensaje se divide en palabras, tono y
gestos corporales:
las palabras son el 7% del mensaje
el tono es el 38%
los gestos forman el 55%

188
Formulacin y Gestin de Proyectos

Para comunicarse mejor ESCUCHAR!


Normalmente retenemos slo el 25% de lo que escuchamos.
Para una mejor escucha, adoptar comportamientos

Verbales No verbales
Hacer preguntas Hacer contacto visual
Parafrasear Mostrar expresin atenta
Resumir Acercarse al expositor
Pedir ejemplos Escuchar la real
Explicitar los sentimientos intencin detrs del
del expositor mensaje

189

Formulacin y Gestin de Proyectos

Empata: excelente ayuda a la comunicacin


Empata ES: Empata NO ES:
estar interesado en el otro emitir juicios de valor
querer entender dar consejos
animarlo a expresarse cambiar de tema
captar su emocin contar tu propia historia
respetarla prepararse para la respuesta
entender su realidad
Escucha emptica implica:
concentrarse en la idea principal
mirar a la persona
tomar notas si la informacin es amplia
prestar atencin al contenido afectivo
no formular preguntas hasta que el emisor haya terminado
poner en palabras propias lo dicho por el otro.
190
Formulacin y Gestin de Proyectos

Canales de Comunicacin
1- 3- 6
El nmero de canales de
comunicacin se incrementa
geomtricamente en funcin
del nmero de personas
involucradas:

n*(n-1)/2
Ejemplo: en un equipo de 7 personas hay 21 canales de
comunicacin
191

Formulacin y Gestin de Proyectos

Tipos de comunicacin

Formal escrita (Acta de Constitucin del


Proyecto, Plan del proyecto)
Informal escrita (memos, notas tcnicas)
Formal verbal (presentaciones)
Informal verbal (conversaciones)

192
Formulacin y Gestin de Proyectos

Planificar la Comunicacin del Proyecto

Debe realizarse en la etapa de Planificacin


Objetivo: determinar las necesidades de informacin
y comunicacin de los interesados en el proyecto.

Quin necesita informacin


Qu informacin necesita
Plan de
Cundo debe recibirla Comunicaciones
Cmo debe recibirla
Quin debe entregarla

193

Formulacin y Gestin de Proyectos

Aplicar (y ajustar cuando sea necesario) el plan definido

PLAN DE COMUNICACIN
Proyecto
Fecha

Destinatario Mensaje Medio Frecuencia Tiempo Responsable


a quin se debe informar qu cmo cuntas veces cundo por quin

194
Formulacin y Gestin de Proyectos

Reuniones efectivas (1/3)

Establecer un horario y cumplirlo


Agendar las reuniones con anticipacin
Reunirse con el equipo regularmente, pero no demasiado
Solo convocar a reuniones cuando son necesarias
Dejar claro el propsito de la reunin
Preparar la agenda, si es posible con aporte del equipo
Calcular el tiempo a asignar a cada tema
Comenzar por temas sencillos
Dejar para la mitad los de mayor importancia o complejidad
Terminar con un tema que se perciba positivamente
Distribuir la agenda con antelacin
195

Formulacin y Gestin de Proyectos

Reuniones efectivas (2/3)

Hacer conocer a las personas sus responsabilidades en la reunin


por adelantado
Durante la reunin, respetar la agenda.
Tratar un tema por vez y no pasar al siguiente hasta que se haya
resuelto el actual
Presidir y conducir la reunin con reglas claras
Motivar a participar. Permita a cada participante hacerlo a su
modo. Promueva, incite, apoye. Vea las diferencias como aportes.
Investigue las razones y puntos de vista.
No tome el silencio como una aprobacin. Pida opiniones y vos
qu opins, Luca?

196
Formulacin y Gestin de Proyectos

Reuniones efectivas (3/3)

Est listo para confrontar al miembro conversador: Bueno, ya


escuchamos la opinin de Julio. Qu opina el resto?
Tome decisiones. Chequee el acuerdo y compromiso con las
decisiones.
Asegrese de que queden definidos entregables y fechas lmite
para todo el trabajo que resulte de las reuniones
Haga seguimiento de las tareas asignadas/pendientes
Documente y distribuya minutas o actas de las reuniones
Termine puntualmente
Pregntese a s mismo si la reunin fue necesaria.

197

Formulacin y Gestin de Proyectos

Desarrollo del equipo del Proyecto


(Team Building)
Objetivo: mejorar las competencias e interacciones
de los miembros del equipo a fin de mejorar el
rendimiento del proyecto.

Mejora de habilidades
Mejorar las relaciones del equipo para
lograr un verdadero trabajo de equipo

198
Formulacin y Gestin de Proyectos

Construccin de equipo

El resultado de armar un
De lo contrario
buen equipo:

Interdependencia. Frustracin
Consenso en objetivos de Conflicto y competencia
proyecto bien definidos desleal
Compromiso de trabajar en Reuniones improductivas
conjunto Falta de confianza en el
Equipo es responsable Director del Proyecto
como unidad
Nivel moderado de
competencia y conflicto

199

Formulacin y Gestin de Proyectos

5 cosas que los equipos esperan de su lder:

expectativas (dime lo que esperas de m)


oportunidad (dame la oportunidad de hacerlo)
retroalimentacin (dime cmo lo estoy haciendo)
gua (dame lineamientos cuando y como los
necesito)
recompensa (recompnsame de acuerdo a mi
contribucin)

200
Formulacin y Gestin de Proyectos

Reglas bsicas para el desarrollo del equipo


Comenzar temprano
Reclutar a la mejor gente posible
Asegurarse que todos quienes aportarn significativamente al
proyecto, formen parte del equipo
Continuar las actividades de formacin del equipo durante todo el
proyecto
Tener una reunin de inicio (ver ms adelante)
Asignar claramente roles y responsabilidades a cada miembro
Obtener compromisos y acuerdo de los miembros en todos los
asuntos principales
Comportarse como un modelo a seguir
Utilizar la delegacin como la mejor manera de obtener
compromiso
No tratar de forzar o manipular a los miembros del equipo
Evaluar regularmente la efectividad del equipo
Construir lazos de comunicacin 201

Formulacin y Gestin de Proyectos

Reunin puntapi inicial

Objetivos principales
Que el proyecto inicie con el pie derecho
Iniciar el proceso de construccin del equipo
Otros objetivos
Conocerse Identificar areas
Establecer relaciones problemticas
Establecer objetivos Establecer
Revisar estado actual responsabilidades y
del proyecto dependencias
Revisar planes Obtener compromisos

202
Formulacin y Gestin de Proyectos

Teoras de la motivacin
Motivacin: lo que hace a un ser humano decidir
gastar energa en algo y que da inicio, dirige o
detiene un comportamiento.

Es vital para el Director de Proyecto conocer qu es lo


que motiva a su gente (a cada uno) y cmo lograr un
ambiente de trabajo en el que todos quieran:
PERTENECER
CUMPLIR
SUPERARSE

203

Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades

Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin
Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
204
Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades

Comida
Autorealizacin Ropa
Estima Confort

Sociales - Afiliacin Auto preservacin

Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
205

Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades

Seguridad de s y de
sus pertenencias
Evitar Riesgo
Autorealizacin
Evitar Dao
Estima
Evitar Dolor
Sociales - Afiliacin
Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
206
Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades


Compaa
Aceptacin
Amor y afecto
Pertenencia al grupo
Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin

Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
207

Formulacin y Gestin de Proyectos

Responsabilidad
Teora de Maslow: la Jerarqua Auto
de necesidades
respeto
Reconocimiento
Sentido de ser competente
Sentido de equidad
Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin
Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
208
Formulacin y Gestin de Proyectos

Alcanzar el potencial
Teora de Maslow: la JerarquaIndependencia
de necesidades
Creatividad
Auto expresin

Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin

Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
209

Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de la motivacin de Herzberg

Visin tradicional
Insatisfaccin Satisfaccin

Visin de Herzberg

Insatisfaccin No Insatisfaccin
Oportunidad para avanzar,
Factores de Higiene para crecer, para desarrollarse,
para ser reconocido, trabajo
Remuneracin, condiciones de interesante.
trabajo, relacionamiento con
compaeros, nivel de Motivadores
supervisin.
No Satisfaccin Satisfaccin
210
Formulacin y Gestin de Proyectos

Desarrollo del equipo del Proyecto


(Team Building)
Objetivo: mejorar las competencias e interacciones
de los miembros del equipo a fin de mejorar el
rendimiento del proyecto.

Mejora de habilidades
Mejorar las relaciones del equipo para
lograr un verdadero trabajo de equipo

211

Formulacin y Gestin de Proyectos

Construccin de equipo

El resultado de armar un
De lo contrario
buen equipo:

Interdependencia. Frustracin
Consenso en objetivos de Conflicto y competencia
proyecto bien definidos desleal
Compromiso de trabajar en Reuniones improductivas
conjunto Falta de confianza en el
Equipo es responsable Director del Proyecto
como unidad
Nivel moderado de
competencia y conflicto

212
Formulacin y Gestin de Proyectos

5 cosas que los equipos esperan de su lder:

expectativas (dime lo que esperas de m)


oportunidad (dame la oportunidad de hacerlo)
retroalimentacin (dime cmo lo estoy haciendo)
gua (dame lineamientos cuando y como los
necesito)
recompensa (recompnsame de acuerdo a mi
contribucin)

213

Formulacin y Gestin de Proyectos

Reglas bsicas para el desarrollo del equipo


Comenzar temprano
Reclutar a la mejor gente posible
Asegurarse que todos quienes aportarn significativamente al
proyecto, formen parte del equipo
Continuar las actividades de formacin del equipo durante todo el
proyecto
Tener una reunin de inicio (ver ms adelante)
Asignar claramente roles y responsabilidades a cada miembro
Obtener compromisos y acuerdo de los miembros en todos los
asuntos principales
Comportarse como un modelo a seguir
Utilizar la delegacin como la mejor manera de obtener
compromiso
No tratar de forzar o manipular a los miembros del equipo
Evaluar regularmente la efectividad del equipo
Construir lazos de comunicacin 214
Formulacin y Gestin de Proyectos

Reunin puntapi inicial

Objetivos principales
Que el proyecto inicie con el pie derecho
Iniciar el proceso de construccin del equipo
Otros objetivos
Conocerse Identificar areas
Establecer relaciones problemticas
Establecer objetivos Establecer
Revisar estado actual responsabilidades y
del proyecto dependencias
Revisar planes Obtener compromisos

215

Formulacin y Gestin de Proyectos

Teoras de la motivacin
Motivacin: lo que hace a un ser humano decidir
gastar energa en algo y que da inicio, dirige o
detiene un comportamiento.

Es vital para el Director de Proyecto conocer qu es lo


que motiva a su gente (a cada uno) y cmo lograr un
ambiente de trabajo en el que todos quieran:
PERTENECER
CUMPLIR
SUPERARSE

216
Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades

Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin

Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
217

Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades

Comida
Autorealizacin Ropa
Estima Confort

Sociales - Afiliacin Auto preservacin


Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
218
Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades

Seguridad de s y de
sus pertenencias
Evitar Riesgo
Autorealizacin
Evitar Dao
Estima
Evitar Dolor
Sociales - Afiliacin

Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
219

Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de Maslow: la Jerarqua de necesidades


Compaa
Aceptacin
Amor y afecto
Pertenencia al grupo
Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin
Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
220
Formulacin y Gestin de Proyectos

Responsabilidad
Teora de Maslow: la Jerarqua Auto
de necesidades
respeto
Reconocimiento
Sentido de ser competente
Sentido de equidad
Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin

Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
221

Formulacin y Gestin de Proyectos

Alcanzar el potencial
Teora de Maslow: la JerarquaIndependencia
de necesidades
Creatividad
Auto expresin

Autorealizacin
Estima

Sociales - Afiliacin
Seguridad

Necesidades Fisiolgicas
222
Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de la motivacin de Herzberg

Visin tradicional
Insatisfaccin Satisfaccin

Visin de Herzberg

Insatisfaccin No Insatisfaccin
Oportunidad para avanzar,
Factores de Higiene para crecer, para desarrollarse,
para ser reconocido, trabajo
Remuneracin, condiciones de interesante.
trabajo, relacionamiento con
compaeros, nivel de Motivadores
supervisin.
No Satisfaccin Satisfaccin
223

Formulacin y Gestin de Proyectos

Teora de las expectativas

Antes de realizar una tarea, la gente piensa con cuidado cunto


esfuerzo debera invertir en ella. Se siente motivada si tiene la
expectativa de un resultado favorable. La decisin surge de una
valoracin triple:
1 - Lazo esfuerzo-resultado: si hago el esfuerzo, qu
posibilidades hay que llegue al resultado esperado?
2 - Lazo resultado-recompensa: qu probabilidad existe de recibir
la recompensa una vez logrado el resultado esperado?
3 - Valor de la recompensa: cunto vale la recompensa para m?

224
Formulacin y Gestin de Proyectos

Los conflictos y el rendimiento en el Proyecto

alto Visin interaccionista

Nivel de
rendimiento
Visin tradicional

bajo alto
Nivel de conflicto

Evitar Aceptar Animar 225

Formulacin y Gestin de Proyectos

Conflicto

Medio ambiente de alto estrs. Los conflictos


Roles ambiguos.
Mltiples jefes.
son inevitables
Preocupaciones en cuanto a en los proyectos
tecnologas avanzadas.

Fuentes principales (tensin) Fuentes secundarias


Cronogramas Procedimientos
Prioridades de proyecto administrativos
Recursos Costo
Opiniones tcnicas y Choques de personalidad
negociaciones sobre la
ejecucin

226
Formulacin y Gestin de Proyectos

Conflictos en ciclo de vida

Prioridades Prioridades Cronograma Cronograma


Procedimientos Cronograma Opiniones Choque de
tcnicas personalidad
Cronograma Procedimientos
Mano de obra Opiniones Mano de obra Mano de obra
tcnicas Prioridades Prioridades
Costo
Mano de obra Procedimientos Costo
Opiniones tcnicas
Choque de Costo Opiniones tcnicas
Choque de
personalidad
personalidad Choque de Procedimientos
Costo personalidad

Inicio Planificacin Ejecucin Finalizacin

227

Formulacin y Gestin de Proyectos

Manejo de Conflictos

Confrontar: ambas partes trabajan para hallar una


solucin.
Comprometer: ambas partes ceden en algo.
Suavizar, acomodar: suavizar las diferencias y resaltar
los puntos en comn.
Evitar: retirarse de situaciones de conflicto reales o
potenciales.
Forzar: una de las partes gana y la otra pierde.

228
Formulacin y Gestin de Proyectos

Manejo de Conflictos

Confrontar: ambas partes trabajan para hallar una


solucin. Da una solucin definitiva y slida.
Comprometer: ambas partes ceden en algo. Idem.
Suavizar, acomodar: suavizar las diferencias y resaltar
los puntos en comn. No resuelve el problema pero
mantiene un ambiente cordial. Solucin de corto plazo.
Evitar: retirarse de situaciones de conflicto reales o
potenciales. Es una tctica de retraso que enfra la
situacin temporalmente. No resuelve el problema.
Forzar: una de las partes gana y la otra pierde. Puede
resolver el problema pero los sentimientos heridos
pueden regresar generando nuevos problemas.

229

Formulacin y Gestin de Proyectos

Formas de Resolucin de Conflictos segn...


Fuerza Confrontar
mucho est seguro de la razn ambos pueden obtener lo
en emergencias buscado (o quiz ms)
si hay mucho en juego Comprometer para ganar compromiso y crear un
si Ud. es ms fuerte para soluciones temporales en entendimiento comn
para ganar status o asuntos complejos hay tiempo y complementariedad
demostrar poder como 2a instancia si la para mantener buenas relaciones
confrontacin falla hay confianza y respeto mutuo
Importa si ambas partes necesitan ser
ganadoras
uno Evitar Suavizar
si no puede ganar o no tiene
no puede ganar para crear obligacin de
mismo tiempo
hay poco en juego retribucin posterior
si no est seguro de tener razn
para ganar tiempo hay poco en juego o poca
para mantener buena relacin
para ganar status o confianza
demostrar poder para mantener armona y paz
para desanimar al otro si cualquier solucin ser buena
para mantener si perdera de cualquier modo
poco neutralidad para ganar tiempo

poco Importan los dems mucho

Fuente: Verma, Human Resource Skills for the Project Manager, vol. 2 230
Formulacin y Gestin de Proyectos

Tipos de poder

Legtimo: posicin dentro de la jerarqua


Coercitivo: basado en el miedo
De Recompensa: algo de valor a cambio de (estos
cooperacin son los
Experto: el DP es respetado por sus mejores
conocimientos y habilidades a usar)
De Referencia: el DP cita la autoridad de una
persona ms poderosa
Otros: manejo del presupuesto, burortico, etc.
231

Formulacin y Gestin de Proyectos

La Calidad en el Proyecto

Calidad:
Es el grado en el que un conjunto de caractersticas
inherentes cumplen con los requisitos. (PMBOK)

Es la totalidad de las facilidades y caractersticas de un


producto o servicio que permiten satisfacer
necesidades explcitas o implcitas. (ISO 9000)

232
Formulacin y Gestin de Proyectos

Costo/beneficio de la calidad

Los procesos que aseguran la calidad tienen que


balancear el costo/beneficio de hacerlo.
Costo de conformidad: definir procesos ms
estables, realizar experimentos, actividades
de anlisis y control de calidad
Costo de no conformidad: retrabajo, prdida
de clientes y de imagen pblica
La tendencia actual es
prevenir ms que controlar
233

Formulacin y Gestin de Proyectos

Gestin de la Calidad del Proyecto

Incluye los procesos requeridos para asegurar que el


proyecto ser capaz de satisfacer las necesidades
por las cuales fue iniciado.
Incluye todas las actividades gerenciales relativas a
la calidad (poltica, objetivos, responsabilidades,
planificacin, aseguramiento, control y mejora de
la calidad.)
Abarca tanto al proyecto como al producto.
El coste de la calidad a menudo es absorbido por la
organizacin y no por el proyecto.

234
Formulacin y Gestin de Proyectos

Planificar la Calidad

Tiene por objetivo: identificar qu normas de calidad


son relevantes para el proyecto y determinar cmo
satisfacerlas
El plan de calidad es parte fundamental en el
proceso de planificacin
Recordar que: la calidad se integra mediante la
planificacin, no mediante la inspeccin

235

Formulacin y Gestin de Proyectos

Plan de calidad

Qu estndares se aplicarn en el proyecto.


Quin est involucrado en gestionar la calidad,
cules sern sus deberes especficos y cundo se
harn.
Revisin de decisiones tempranas.
Reuniones relacionadas con la calidad.
Reportes relacionados con la calidad.
Mtricas que se utilizarn para medir la calidad.
Cules entregables sern medidos y cundo.

236
Formulacin y Gestin de Proyectos

Control del Proyecto

237

Formulacin y Gestin de Proyectos

Consiste en....

Supervisar y medir regularmente para identificar


variaciones respecto a lo planeado:
Verificar que se cumpla con el alcance
Gestionar los cambios de alcance
Controlar el cronograma
Controlar los costos del proyecto
Realizar los procesos de control de calidad
Llevar el control de los riesgos

238
Formulacin y Gestin de Proyectos

Consiste en....

Focalizar la atencin en los elementos que


proveen mejor informacin respecto al avance

Con la informacin disponible, se tomarn las


mejores decisiones para manejar en forma ms
efectiva los cambios que acontecen

Nunca las cosas son tal como las


planeamos inicialmente
239

Formulacin y Gestin de Proyectos

Cmo planificamos el seguimiento?

Qu indicadores vamos a monitorear


Con qu frecuencia
Cmo los vamos a obtener
En qu mbito se toman las decisiones y acciones de
ajuste
A quin debemos comunicarlas

240
Formulacin y Gestin de Proyectos

Reunin de seguimiento

Normalmente se hacen reuniones de


seguimiento, con el equipo de trabajo, con
el cliente, con el jefe de la unidad ejecutora,
donde se analiza el Informe de avance

La frecuencia de las mismas vara:


Semanal con el equipo de trabajo?
Mensual con el cliente?
Semanal, quincenal o mensual con el jefe?
241

Formulacin y Gestin de Proyectos

Informe de avance

 Avance en el cronograma
 Costos incurridos
 Resultados del control de calidad
 Productos obtenidos
 Desvos respecto a lo previsto
 Cambios en el alcance (solicitados, a proponer o
inevitables). Identificar la necesidad de realizar
cambios antes de que acontezcan, de manera que
la decisin se tome en el mbito previsto por el
proyecto
 Supervisin y control de riesgos
 Incidencias y Alertas
242
Formulacin y Gestin de Proyectos

Informe de avance

Cul es la causa de los desvos?


Estn dentro del control del proyecto?
Estn fuera de control?
Algunas de las causas frecuentes:
Error en estimacin del trabajo a realizar
Cambi la realidad en forma no prevista
No se cumpli alguna de las suposiciones
El rendimiento fue menor al esperado:
Falta de motivacin
Se requiere mayor entrenamiento
Etc.
243

Formulacin y Gestin de Proyectos

Cunto avanzamos?

El eterno 90%
Cmo nos atrasamos 1 ao? muy fcil... de a
un da por vez!
Hay cantidad de mitos y excusas que
obstaculizan el cumplimiento

244
Formulacin y Gestin de Proyectos

Herramientas comunes del control de avance

Diagrama de Gantt: Modelo implcito dificulta determinar


si el proyecto est o no atrasado
Diagrama de evolucin de gastos: permite ver en el
tiempo lo gastado respecto a lo que se planific gastar,
pero sin relacionarlo con los logros planificados

245

Formulacin y Gestin de Proyectos

Anlisis de Medicin del Rendimiento


Durante la ejecucin del Proyecto: cmo podemos
determinar, de una manera cuantitativa, el grado
de avance de acuerdo a lo planificado?
Ejemplo:

Momento del control:


Actividad 1 20 Completada y cost 15
Plan Actividad 2 30 Completada y cost 35
Actividad 3 50 Incompleta y gastamos 45

Y no menos importante: cmo terminar el


proyecto si ahora vamos as? 246
Formulacin y Gestin de Proyectos

Cierre del Proyecto

247

Formulacin y Gestin de Proyectos

Consiste en....

Ejecutar un conjunto tareas para


asegurarnos que el proyecto se
complete en forma adecuada.

Todo proyecto debe tener un mojn


bien claro y definido que diga FIN

248
Formulacin y Gestin de Proyectos

El proceso de cierre

Debe realizarse siempre,


independientemente de las
circunstancias por las que
el proyecto para, es
cancelado o completado!

249

Formulacin y Gestin de Proyectos

Consiste en....
EL PROCESO QUE MS COMNMENTE SE OLVIDA

Archivar documentos del proyecto


Ejecutar el cierre de los contratos
Documentar las lecciones aprendidas
Formalizar el cierre del proyecto
Reconocer la contribucin de los integrantes del equipo
Festejar el fin del proyecto

250
Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejecutar el cierre de los contratos

Revisar la documentacin del contrato


Realizar la aceptacin formal y el cierre
explcito
Verificar el Estado de Cuenta y acordar pagos
pendientes
Archivar

251

Formulacin y Gestin de Proyectos

Aprender - lecciones aprendidas

Las revisiones post-proyecto se


concentran en:
Qu funcion bien
Qu funcion mal
Qu debe ser mejorado

252
Formulacin y Gestin de Proyectos

Aprender - lecciones aprendidas

Los beneficios de la revisin no terminan cuando los


resultados son presentados.
El beneficio real es:
aprender de los errores
aprender de los aciertos

Debe siempre procurarse que las lecciones aprendidas


funcionen como una memoria organizacional y su alcance
vaya ms all de los integrantes del proyecto

253

Formulacin y Gestin de Proyectos

Formalizar el cierre del proyecto

El cierre del proyecto es la confirmacin de que se han


alcanzado todos los requerimientos propuestos:
El cliente ha aceptado formalmente todos los
productos y entregables
La Organizacin ejecutora ha recibido todos los
elementos requeridos

Hacer una presentacin del proyecto!


254
Formulacin y Gestin de Proyectos

Reconocer la contribucin de los


integrantes y festejar el fin del proyecto

Reconocer pblicamente el mrito de las personas


Compartir los logros con el equipo, el cliente, nuestro
jefe
Reubicar a sus integrantes y promoverlos en la medida
de lo posible
Festejar el fin del proyecto es clave!

255

Formulacin y Gestin de Proyectos

Ejercicio Final

Qu debi haberse hecho en La Calurosa?

256
Formulacin y Gestin de Proyectos

Bibliografa recomendada

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)


del Project Management Institute (PMI) - 4ta. Edicin -
2008
Administracin Exitosa de Proyectos - Jack Gido &
James Clements - International Thompson Editores -
1999

257

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