La digitalizacin de archivos se basa en el Procedimiento General Operativo del

Proagro 2013, las cuales indican:

III. Caractersticas de la documentacin.

Los archivos digitalizados de la documentacin que se requiera para integrar el Expediente del
predio, sern a cargo del productor y debern apegarse a los siguientes criterios:

1. Los archivos digitales de los documentos que entreguen los propietario-productores, debern
tener las siguientes caractersticas:

a) La calidad de cada pgina digitalizada de un documento en escala de grises debe ser de 200
puntos por pulgada (DPI).
b) El tamao de cada pgina digitalizada de un documento en escala de grises no sobrepasar los
550 KB por pgina tamao carta.

c) El tamao de cada pgina digitalizada de un documento en escala de grises no sobrepasar los

800 KB por pgina tamao oficio.
d) Generacin de tipo de Archivo en formato PDF con OCR, para permitir realizar
bsquedas de informacin no estructurada en su contenido.
e) La imagen contendr la orientacin del documento fuente.
f) Los documentos digitalizados debern almacenarse en un archivo por documento, aun
cuando el documento este compuesto de varias pginas.

Y en cuanto al predio se indica lo siguiente:

Los datos de georreferenciacin del predio, debern contar con un formato shape en proyeccin
UTM de la zona que corresponda y con el sistema de referencia WGS84; incluyendo el archivo de
parmetros de proyeccin (*prj).

Adicionalmente se deber de cumplir con los siguientes campos.

en lo referente al predio este se manejara en un manual diferente, por lo que el presente

manual muestra la manera de configurar y operar el escner hp n8420 el cual fue usado
en el caso de digitalizacin de proagro a partir de 2013 por parte de los prestadores de
dicho servicio.
Aun as existen varias opciones en el mercado que pueden dar el rendimiento, calidad y
resultados necesarios.

En principio, se deben crear los perfiles necesarios para la digitalizacin.

abrir el software del escner

aceptar

seleccionar la opcin crear perfil, nombrar al perfil

segn las opciones, (del alimentador, del cristal, etc.) y continuar.
 en la pestaa de diseseo se debe seleccionar la opcin
deseada, (del alimentador o del cristal) en caso de ser del alimentador se recomienda que
sea siempre dplex y en el tamao de pagina oficio.

en la pestaa de escanear se debe seleccionar una

resolucin de 200ppp y en escala de grises de 8bits.

en la pestaa de proceso se debe seleccionar enderezado

automatico, orientacin auto y eliminar paginas en blanco.
 en la pestaa de destino seleccionamos configuracin

y comprobamos que sea un archivo que permite bsquedas,

y le damos en aceptar.

ahora solo comprobamos en la pestaa de destino que el

idioma del ocr sea espaol y seleccionamos la carpeta de destino y damos guardar. Con
esto tenemos nuestro perfil de digitalizacin listo.
 el cual aparece en la ventana principal y le damos
en escanear.

al terminar de escanear
aparece esta ventana, la cual nos da la opcin de continuar escaneando.

e inclusive incluir documentos

desde el cristal, tambin es de notar que debajo de cada hoja en blanco hay una equis de
color rojo, la que nos indica que la pagina ser descartada y no formara parte del
documento final, tambin en este caso se aprecia que aun y cuando la configuracin es
para hoja tamao oficio, identifica las hojas al tamao original.
 una vez terminado el escaneo de
todos los documentos necesarios para la integracin del expediente, se procede a
agregar los separadores, posicionndose en la primera pagina del documento que se
desea separar y dando click a agregar documentos separadores, en este paso se puede
adems corregir algunos otros detalles como rotacin de pagina, deshacer eliminar, etc.

una vez terminada la separacin

de los documentos, se le da en el botn de listo, y aparece la ventana de buscar carpeta,
posicionada en la ubicacin previamente definida, y nos da la opcin de crear nuevas
carpetas.

una vez decidida la ubicacin se da click en aceptar y se deja que continue el proceso de
guardado, el cual lleva algo de tiempo, dependiendo del archivo a procesar y listo.
 una vez dentro de nuestra
carpeta los archivos aparecen de la siguiente manera, y el nombre que se asigne
depender del acomodo de los expedientes, por ejemplo en este caso el acomodo es:

Tierra, agua, curp, comp. de domicilio e identificacin.

Motivo por el cual es fcil asignar un nombre aun sin acceder al archivo.