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Aprendizaje N 1, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el primer y

segundo contenido de estudio y el material adicional, dispuesto para la


realizacin de esta gua.

Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para


alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta
gua, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y web grafas,
en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente


referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades


para un adecuado proceso y culminacin del programa de formacin.

3.1. Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:

Es indispensable identificar que la Administracin Documental en la actividad


archivstica es la base de la circulacin de la informacin en las organizaciones, y
trasciende al xito en la toma de decisiones y la promocin de los sistemas de
gestin de calidad.

Despus de haber estudiado el primer y segundo contenido de estudio, es


importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de
las temticas planteadas.

Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE


GESTIN DOCUMENTAL, el cual usted deber observar y analizar con
detenimiento, y posteriormente reflexionar acerca de la importancia de incluir en
el sistema empresarial, la Gestin o Administracin Documental.

Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en


cuenta el anlisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del
conocimiento.

- La gestin documental es soporte bsico en el sistema de gestin de la calidad y


en general para las distintas certificaciones ISO y OHSAS. La documentacin en
el sistema de gestin de la calidad es la base y soporte del sistema. Las normas
internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestin de la
calidad de una organizacin est documentado. En resumen partimos de la base
de que la gestin documental en un sistema de gestin de la calidad, forma parte
integrante del propio sistema.

La auditora del sistema precisa, igualmente, de la gestin documental como


garanta de la gestin, no solo para la ISO 9001, tambin para la ISO 14001 y para
la familia OHSAS 18000. El auditor revisar la gestin documental para comprobar
su grado de fiabilidad y si realmente est integrada en el sistema de gestin de
calidad.

La documentacin del sistema de gestin de la calidad puede bien relacionarse


con las actividades totales de una organizacin o bien con una parte de esas
actividades, depender del tipo de organizacin, tamao y otros factores.

Es importante que los requisitos y el contenido de la documentacin del sistema


de gestin de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se
pretenden satisfacer.

Los documentos de la planificacin de la calidad pueden incluir la planificacin


administrativa y operativa, la preparacin de la aplicacin del sistema de la gestin
de la calidad incluyendo la organizacin la programacin y el enfoque por el cual
los objetivos de la calidad han de ser logrados.

El sistema de gestin de la calidad considera a la organizacin como un


subconjunto de procesos interrelacionados entre s, frecuentemente los resultados
de un proceso se transforman en elementos de entradas en otros procesos. La
bsqueda de la eficacia en el funcionamiento de una organizacin se basa
precisamente en identificar estos procesos y las interacciones entre ellos y adaptar
la gestin documental a una serie de documentos que soporten esos procesos,
subprocesos e interacciones entre ellos.

Cada organizacin debe desarrollar y gestionar la documentacin necesaria que


demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos,
identificando as cada grupo de documentacin con las diferentes actividades.

Gestin de calidad: documentos necesarios.

La forma de organizar la documentacin del sistema de gestin de calidad


normalmente sigue a los procesos de la organizacin y en su caso a la estructura
de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinacin
de ambas.
En cuanto al nmero de documentos del sistema de gestin de la calidad
depender de distintos factores:

a.- El tamao de la organizacin y el tipo de actividades.

b.- La complejidad de los procesos y sus interacciones.

c.- La competencia del personal.

La documentacin mnima que todo sistema de gestin de la calidad debe


desarrollar es la siguiente:

a) Poltica de la calidad y sus objetivos;

b) Manual de calidad;

c) Procedimientos documentados;

d) Instrucciones de trabajo;

e) Formularios;

f) Planes de calidad;

g) Especificaciones;

h) Documentos externos;

i) Registros.

La documentacin del sistema de gestin de calidad puede estar en cualquier tipo


de medio, ya sea en papel o en medios electrnicos. En la prctica realmente la
gestin documental ser una gestin mixta, parte de los documentos estarn
informatizados y parte de los documentos en archivos fsicos.

Agrupacin de los documentos de la gestin de calidad: Todos los documentos


que gestionamos se pueden agrupar en tres estamentos:

Manual de Calidad,

Procedimientos,

Instrucciones, formularios, registros y otros

Manual de Calidad: Describe el sistema de gestin de la calidad de acuerdo con la


poltica y los objetivos de calidad establecidos. Incluye el propio manual, la poltica
de calidad y los objetivos.
Procedimientos del sistema de gestin de calidad: Conjunto de documentos que
describen los procedimientos interrelacionados requeridos para implementar el
sistema de gestin de calidad.

Instrucciones, formularios y otros documentos, son documentos de trabajo


detallados.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA GESTION DE


CALIDAD

Aunque el sistema de gestin documental es imprescindible para implantar la ISO,


ya de por s aporta numerosos beneficios a la organizacin:

a) Describe el sistema de gestin de calidad de la organizacin.

b) Las funciones relacionadas se pueden entender mejor y se explican y ponen en


evidencia las interrelaciones.

c) Informa a los empleados del compromiso de la direccin con la calidad.

d) Ayuda a cada empleado a comprender la funcin que desempea dentro de la


organizacin, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con
el sistema de gestin de calidad.

e) Facilita el entendimiento entre los empleados y la direccin.

f) Es base para las expectativas del desempeo del trabajo

g) explica la forma en que se llevarn a cabo las actividades para lograr los
requisitos especificados

h) mide los alcances de los requisitos especificados

i) sirve de base para la formacin de los nuevos trabajadores y para la


actualizacin peridica de los empleados actuales

k) facilita el orden y equilibrio de la organizacin

l) facilita el camino a la mejora continua

m) da confianza a los clientes

n) demuestra ante terceros y otras partes interesadas las capacidades de la


organizacin.

o) sirve de referencia a proveedores de los requisitos necesarios dentro de la


organizacin.
p) es bsico para desempear las labores de las auditorias del sistema de gestin
de calidad.

q) sirve de evaluacin continua del sistema de gestin de calidad.

ELABORACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA


CALIDAD

Responsabilidad de la elaboracin, requisitos, listado de la documentacin


necesaria para el sistema, mtodos de elaboracin, control de documentos,
clasificacin, requisitos en el diseo, gestin documental, entregas y recepcin de
los documentos, documentos obsoletos, documentacin externa archivos.

Responsabilidad de la elaboracin.

La responsabilidad para elaborar y disear la documentacin del sistema de


gestin de calidad debe recaer en personas que se encuentren involucradas en
los procesos y actividades. Esto proporciona entre otras cosas un sentido de
compromiso del personal y al entendimiento de los requisitos y dems contenido
de los documentos. La elaboracin estar guiada y supervisada por las personas
responsables del control y seguimiento del sistema de gestin de calidad.

Mtodos de elaboracin y control de la documentacin del sistema de gestin de


la calidad, distribucin, archivo, control de documentos obsoletos e identificacin
de las copias no controladas.

Primero hay que identificar la documentacin necesaria para el sistema de gestin


de calidad y ello se realizar en base a los procesos identificados y a las
interacciones entre procesos. La identificacin de los procesos debe ser la base
que marque la necesidad de documentacin.

Pero antes de emitir y redactar la documentacin hay que establecer la base de la


misma:

Decidir qu requisitos de documentacin del sistema de gestin de la calidad son


aplicables de acuerdo a la norma del sistema de gestin de calidad seleccionada.

Obtener datos del sistema de gestin de calidad y procesos existentes.

Establecer y listar los documentos del sistema de gestin existente y listar cuales
son aplicables y tiles.
Formar al personal involucrado en cuanto a los requisitos de la norma en lo
referente a la documentacin.

Obtener las fuentes de documentacin o referencias de las distintas unidades


operativas.

Determinar la estructura y formato de los documentos.

Preparar diagramas de flujos que diseen el camino o recorrido de los


documentos.

Aplicar los documentos en un periodo de prueba, que servir para validarlos o


rectificarlos.

Revisar toda la documentacin antes de su puesta en vigor.

Referencias documentales: Los documentos sern identificados mediante


referencias en funcin de las normas y captulos de la gestin de calidad.

Debe fijarse un mtodo de distribucin de documentos, as como de revisin y


actualizacin de los mismos. Sabiendo que hay que dejar constancia escrita o
mediante medios informticos del reparto de documentacin a los involucrados en
los distintos procesos.

Todos los documentos tienen que estar identificados con quien lo elabora, revisa,
aprueba y distribuye. El sistema tiene que tener claro e identificado un registro en
el que se especifique la distribucin de cada documento.

Hay que definir un procedimiento para la emisin y control de los cambios en los
documentos.

Las copias de los documentos que no entran en el sistema de distribucin de


calidad, tienen que estar identificadas como copias no controladas. (un simple
sello y fecha puede ser suficiente). Es una forma de evitar la aparicin y uso de
prcticas sobre documentos obsoletos.

Los documentos obsoletos tienen que estar igualmente identificados y controlados


y mantenerse en archivo durante el tiempo que se haya pactado.

Adems de los documentos emitidos por la organizacin hay que controlar la


documentacin externa que afecta de un modo y otro a nuestra organizacin,
productos, servicios y que por tanto est relacionada con el sistema de gestin de
calidad.
Los documentos tienen que estar archivados o en sistemas informticos con
acceso libre a todo el personal implicado. Hay que tener igualmente un archivo
probatorio, ya sea fsico o informtico, de las distintas entregas de documentacin
a personal implicado.

GESTION DOCUMENTAL PRACTICA EN UN SISTEMA DE GESTION DE


CALIDAD

La gestin documental entendida como la elaboracin de los documentos, segn


unos requisitos, manejo, movimiento de dichos documentos, actualizacin,
archivos, es bien sencilla, se basa principalmente en tener todos los documentos
controlados, asegurarse de que las personas implicadas en los distintos procesos
tengan conocimiento sobre los mismos, que el personal est bien formado y que
los documentos estn vivos, actualizados, es decir control de las revisiones y de
los documentos obsoletos.

En la prctica y resumiendo todo lo expuesto sobre el movimiento de los


documentos, deber existir un archivo (fsico o informtico o mixto) de:

Todos los documentos (manuales, normas y procedimientos) que estn


contemplados en el sistema de gestin de calidad.

Un archivo de la documentacin externa: contratos, certificaciones, calibraciones,


reglamentacin, manuales de maquinaria y herramientas afecta al sistema de
gestin de calidad, etc. .

Registros, formularios.

Un archivo de documentos obsoletos.

Otros archivos tales como: ficha de cualificacin de personal, control de cursos y


formacin del personal, reconocimientos mdicos, titulaciones oficiales del
personal, no conformidades, comits de seguimiento del sistema de gestin de
calidad, indicadores, reclamaciones de clientes, etc.

Todos estos registros, archivos, no conformidades, reclamaciones etc. debern


estar perfectamente estructurados pues ser la fuente de comprobaciones de las
auditorias.