DOCENTE: ING. MARY SALTOS MBA. Marzo 2017 CONTENIDO Organigramas: Normas generales para su preparacin.
Manuales Administrativos.
Reorganizacin Administrativa. OBJETIVO
Fortalecer la formacin integral de los
estudiantes egresados, para el rendimiento del examen complexivo ORGANIGRAMAS Concepto Representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. Objeto Es el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin ORGANIGRAMAS Utilidad Proporciona una imagen formal de la organizacin. Facilita el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de jerarqua. Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional. Constituye una fuente autorizada de consulta. ORGANIGRAMAS Requisitos Fundamentales
Precisin: en los organigramas, las unidades administrativas y sus
interrelaciones deben definirse con exactitud.
Sencillez: debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente.
ORGANIGRAMAS Requisitos Fundamentales
Uniformidad: para facilitar su interpretacin conviene
homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su diseo.
Presentacin: en su preparacin deben considerarse
criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.
Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre de quien
lo prepar y fecha de autorizacin o actualizacin) ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
Por su naturaleza:
MICROADMINISTRATIVOS: una sola organizacin.
MACROADMINISTRATIVOS: involucran a ms de una
organizacin. ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
Por su mbito:
GENERALES: representan nicamente a los rganos principales
de la institucin y sus relaciones bsicas.
ESPECFICOS: se refieren nicamente a una dependencia o
unidad administrativa en concreto. ORGANIGRAMAS Organigrama General ORGANIGRAMAS Organigrama Especfico ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
Por su contenido:
INTEGRALES: representacin grfica de todas las unidades
administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. ORGANIGRAMAS Organigrama Integral o Estructural ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las principales funciones,
adems de las unidades y sus interrelaciones.
Es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en
forma general. ORGANIGRAMAS Organigrama Funcional y de Funciones ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican para cada
unidad administrativa los puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. ORGANIGRAMAS Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades o Nominal ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
Por su presentacin:
VERTICALES: presentan las unidades de arriba hacia abajo, el
rgano de mayor jerarqua est colocado en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada, y las relaciones entre las unidades se representan por lneas verticales. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin. ORGANIGRAMAS Organigrama Vertical ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda a
derecha y colocan el rgano superior en el extremo izquierdo, los niveles jerrquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las unidades se representan por lneas horizontales. ORGANIGRAMAS Organigrama Horizontales ORGANIGRAMAS Clasificacin de organigramas
MIXTOS: esta presentacin utiliza combinaciones
verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades administrativas. ORGANIGRAMAS Diseo de organigramas
1.FIGURAS: los elementos grficos esenciales para la elaboracin de
organigramas son las figuras (comnmente rectngulos) para presentar las unidades administrativas y las lneas de conexin para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, as como la clase de relacin entre los rganos de la institucin. ORGANIGRAMAS 2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamao de la misma.
3. DIMENSIN: los rectngulos que forman parte de un
organigrama deben tener dimensiones semejantes.
4. COLOCACIN DE LAS FIGURAS: se debe tener presente
el nivel jerrquico que ocupa la unidad dentro de la organizacin y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que se desea elaborar. ORGANIGRAMAS LNEAS DE CONEXIN: muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades administrativas.
1) RELACIN LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilidad
se transmite mediante una sola lnea.
2) RELACIN DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relacin de mando
especializado. Se representa por medio de lneas cortas de trazo fino discontinuo ORGANIGRAMAS 3) RELACIN DE COORDINACIN: tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organizacin. Se representa por medio de lneas largas de trazo descontinu.
4) RELACIN DE ASESORA: existe entre unidades que brindan
informacin tcnica o conocimientos especializados a unidades de lnea. ORGANIGRAMAS Lneas de autoridad
INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoras,
que forman parte de la estructura organizacional, a los rganos de lnea. (estn conformadas con recursos de la empresa).
Se representan por medio de lneas continuas de trazo fino
colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad a la cual se adscriben. ORGANIGRAMAS EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma independiente de sta.
Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de
trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la cual dependen jerrquicamente. ORGANIGRAMAS Recomendaciones para las lneas de conexin
Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que
interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar las figuras.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas
orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio de autoridad-responsabilidad. ORGANIGRAMAS Recomendaciones para las lneas de conexin
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar
vinculadas a l por una sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en
todo el organigrama. ORGANIGRAMAS Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas
1. AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debe
emanar del titular de la organizacin apoyado por los niveles de decisin, en especial por el responsable del rgano administrativo.
2. INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO: personal
compenetrado en la materia. ORGANIGRAMAS 3.DETERMINACIN DEL PROGRAMA DE TRABAJO: planeacin de actividades plasmada en un documento (grfica de Gantt).
4.CAPTACIN DE INFORMACIN: entrevistas con los
empleados, revisar archivos y documentos.
5.CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA INFORMACIN:
ordenarse en carpetas, y utilizar equipos de computo. ORGANIGRAMAS
6.ANLISIS DE INFORMACIN: analizar los datos obtenidos
con el fin de detectar contradicciones o duplicidad de funciones.