GESTIN DE RIESGOS DE UN PROYECTO

Introduccin
Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre s para el cumplimiento de un objetivo, de
acuerdo a un presupuesto, calidades y un tiempo establecido previamente. Surge para dar respuesta al
planteo de un problema complejo. Sin embargo, en el diseo e implementacin de un proyecto no se dispone,
en general, de toda la informacin necesaria para llevarlo a cabo y por ende, el proyectista o director de
proyecto se encuentra en una situacin de incertidumbre.
Durante el desarrollo del proyecto pueden tener lugar eventos o condiciones que son difciles o incluso
hasta imposibles de predecir con antelacin, pueden incorporarse nuevos recursos o retirarse los que ya han
realizado su tarea, finalizan etapas y se inician otras. Esto muestra que se trabaja en un ambiente de
permanente inestabilidad, con frecuentes cambios y perodos en los que la regularidad prevista de las
actividades se altera. Es admitido por los directivos de un proyecto que las condiciones o eventos que no han
sido previstos con antelacin, en muchos casos influencian el logro de los objetivos del proyecto.
La incertidumbre puede proceder de factores internos o endgenos (cultura organizacional, procesos,
procedimientos, etc.), o bien de factores externos o exgenos (contexto social, poltico y econmico). Estos
ltimos son cada vez ms variables y exigentes segn el nivel de competitividad del entorno en el que se
desenvuelva el proyecto.

Conceptos Bsicos
Riesgo de un proyecto
Es la posibilidad de que suceda algn evento o fenmeno no deseado durante el ciclo de vida del proyecto
y que tendr un impacto negativo sobre los objetivos del mismo. Se expresa en trminos de frecuencia de
ocurrencia y consecuencias.
Riesgo= Frecuencia de ocurrencia*Magnitud de las consecuencias (Impacto)
El riesgo es de naturaleza estocstica, y se basa en la existencia de un peligro, concretable en un dao,
y al cual hay asociada una determinada frecuencia de ocurrencia.

Gestin del riesgo

Se define como el proceso de establecer el contexto y ambiente organizacional de la entidad, identificar
los riesgos potenciales del proyecto, determinar su frecuencia de ocurrencia y su impacto, establecer un
orden de prioridad segn su importancia y establecer planes de control para eliminar o mitigar los mismos.
La gestin del riesgo supone una estrategia proactiva de parte del director del proyecto y se lleva a cabo
previo al comienzo de las actividades. De este modo, ante un evento imprevisto que tenga lugar durante
la ejecucin del proyecto y que implique riesgos para la concrecin de alguno de sus objetivos, la direccin
se encuentra preparada para dar respuesta.
En otras palabras, gestionar el riesgo requiere del siguiente conjunto de actividades:
1. Estudio del contexto y ambiente organizacional
2. Identificacin de riesgos
3. Anlisis Cuali y Cuantitativo de riesgos
4. Planificacin de la Respuesta a los riesgos

PROCESO DE GESTIN DEL RIESGO

I. ESTUDIO DEL CONTEXTO Y AMBIENTE ORGANIZACIONAL

Esta etapa consiste en determinar los factores internos y externos, que pueden dar lugar a eventos no
deseados que afectan negativamente el cumplimiento de la misin y objetivos del proyecto.
Los factores externos pueden ser del mbito social, cultural, econmico, tecnolgico, poltico y legal, ya
sean locales, nacionales o internacionales, segn el caso de anlisis.
 Los factores internos estn vinculados a la estructura organizativa; la cultura organizacional; el modelo de
operacin; el cumplimiento de polticas, planes y programas; los sistemas de informacin; los procesos y
procedimientos; y los recursos humanos, materiales y econmicos con que dispone una organizacin para
llevar a cabo un proyecto.

Tcnicas para el estudio del contexto

Inventario de factores: se elaboran listas de factores internos y externos que pueden originar eventos no
deseados, y que sean inherentes a proyectos similares al que se lleva a cabo.
Vigilancia: proceso sistemtico y permanente de bsqueda, captacin, recoleccin, anlisis y difusin de
informacin pblica estratgica en el entorno de la organizacin (por ejemplo, avances tecnolgicos,
marco jurdico) as como del seguimiento y anlisis del entorno de los competidores y de los proveedores.
Anlisis del diagrama de procesos del proyecto: se realiza una representacin esquemtica de
interrelaciones de entradas, salidas, tareas involucradas en el proceso y responsabilidades, y se analizan
los posibles eventos no deseados frente a los objetivos de ese proceso.

Resultados del estudio del contexto

En esta etapa se genera la informacin necesaria para determinar las causas de los riesgos.

II. IDENTIFICACIN DEL RIESGO

Esta etapa consiste en la definicin de los posibles riesgos que pueden surgir a lo largo de la vida del
proyecto (por ejemplo, posibilidad de sufrir un dao o prdida econmica) y la documentacin de sus
caractersticas. Para ello, es necesario disponer de una descripcin detallada del proyecto y de toda la
informacin relacionada a la gestin del mismo (estructura organizacional, estimacin de costos y duraciones,
gestin de los recursos, gestin de la calidad, etc.). Adicionalmente, es posible recopilar datos histricos sobre
proyectos anteriores similares, de modo de conocer qu tipo de riesgos se asumieron y el costo de las
decisiones adoptadas para su eliminacin o mitigacin.
En esta etapa pueden participar: el director del proyecto, los miembros del equipo, el equipo de gestin de
riesgos (si existe), expertos en la materia que no formen parte del mismo, clientes y usuarios finales.
Para cada riesgo detectado durante la ejecucin del proyecto se recomienda recabar los siguientes datos:
- Etapa: nombre o identificacin de la etapa del proyecto en la que se podra presentar el riesgo.
- Objetivo de la etapa
- Riesgo: descripcin del evento que puede afectar el logro del/os objetivo/s del proyecto.
- Causas (factores externos o internos): son los medios, agentes o circunstancias que generan el riesgo.
- Descripcin: detalle de las formas o caractersticas en que se manifiesta el riesgo identificado.
- Efectos: posibles consecuencias como resultado de la materializacin del riesgo sobre los objetivos del
proyecto (multas, prdidas econmicas, de imagen, dao ambiental, etc.).
A continuacin, se detalla un ejemplo de identificacin de riesgo en la etapa de un proyecto de obra civil.

IDENTIFICACIN DEL RIESGO

ETAPA: Construccin de Obra Gruesa
OBJETIVO: Disponer de las habilitaciones legales y recursos necesarios para la ejecucin de la obra gruesa
(replanteo, construccin de cimientos, vigas y columnas, y mampostera).
CONSECUENCIAS
CAUSAS RIESGO DESCRIPCIN
POTENCIALES
Demoras en el trmite de
Retrasos de las
habilitacin municipal.
Inicio de las tareas No se inician las tareas tareas sucesoras
Demoras del proveedor en la
de obra gruesa con de la obra en la fecha Multas
entrega de materiales.
retraso. prevista. Penalizaciones
Inasistencia del personal de los
Prdida de Imagen
gremios de trabajo.
Preguntas claves
Qu puede suceder?
Cmo puede suceder?

Tcnicas para la identificacin del riesgo

Listas de chequeo (check lists): contienen riesgos, fuentes de riesgo y posibles respuestas, a partir de la
experiencia de proyectos anteriores.
Entrevistas a expertos: proporcionan informacin, basada en el expertiz del entrevistado, que permite
identificar aquellos riesgos que no han sido considerados.
Tcnicas de recopilacin de informacin: Brainstorming (tormenta de ideas) con el equipo de proyecto,
partes interesadas y expertos; Mtodo Delphi (juicios realizados por expertos independientes) para
obtener una visin acerca del futuro; o Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
(FODA).
Tcnicas de diagramacin: diagramas de causa-efecto, flujo de sistemas y diagrama de influencias
(representaciones grficas de situaciones que muestran las influencias causales, la cronologa de eventos
y otras relaciones entre variables y resultados).

Resultados de la identificacin del riesgo

En base al anlisis de la informacin recopilada es posible determinar el listado de fuentes de riesgos, sus
causas y potenciales consecuencias.
Ejemplos de fuentes de riesgo
En un proyecto, los riesgos pueden estar asociados a:
Cliente y/o Usuario
Requerimientos (requisitos) imprecisos o incompletos.
Modificaciones frecuentes de los requerimientos (requisitos) del proyecto durante su ejecucin.
Cumplimiento inadecuado de las responsabilidades del cliente y/o usuario (i.e. retrasos o falta de pago).
Restricciones Contractuales (i.e. penalizaciones o multas por incumplimiento de fechas lmite de etapas
o de finalizacin).
Falta de expectativas realistas sobre los resultados del proyecto.
Calendarios
Tareas o Hitos faltantes.
Estimaciones no precisas de la duracin de las tareas.
Asignaciones de tiempo muy limitadas para la ejecucin de las tareas.
Recursos
Falta de claridad en la definicin de roles y/o responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto.
Falta de disponibilidad de los recursos (humanos y/o materiales).
Falta de adecuacin de habilidades y/o conocimientos, o de especializacin requeridos para la ejecucin
de las actividades.
Recursos inadecuados.
Rotacin del personal.
Experiencia
Empleo de nueva tecnologa.
Nuevo ambiente o entorno de desarrollo.
Proceso de Administracin de Proyectos
Divisin inadecuada de tareas, errores en la identificacin de la totalidad de las actividades involucradas
en el proyecto.
Estimaciones imprecisas de tiempo y costo.
 Fallas del flujo de trabajo: en la entrega, en la autorizacin de la terminacin, incumplimiento de fechas
lmite.
III. ANLISIS DE RIESGOS
Esta etapa consiste en determinar la frecuencia de ocurrencia de los eventos o sucesos no deseados que
impliquen riesgos para el proyecto, y de prever las consecuencias en el caso de que sucedieran, con el objeto
de obtener informacin que permita establecer el nivel de riesgo y las medidas a implementar. Se divide en
dos partes: anlisis cualitativo y cuantitativo.
Preguntas claves
Cul es la frecuencia de ocurrencia del evento no deseado que genera un riesgo?
Cules son las consecuencias en caso de ocurrencia?
Cmo se clasifican estos riesgos?
Cul es el nivel de riesgo del proyecto?

A. ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Se basa en los datos provenientes de la etapa anterior. Permite establecer prioridades para los riesgos
identificados con el objeto de realizar los pasos siguientes como anlisis cuantitativo de riesgos o planificacin
de la respuesta a los riesgos. Esto permite centrarse en los riesgos de alta prioridad mejorando as el
rendimiento del proyecto y de los recursos empleados.
Para evaluar la prioridad de los riesgos identificados se utiliza la frecuencia de ocurrencia, el impacto de las
consecuencias sobre los objetivos del proyecto si los riesgos ocurren efectivamente, y otros factores como
plazo y tolerancia al riesgo de las restricciones del mismo (costo, cronograma, alcance y calidad).
La frecuencia de ocurrencia es el nmero de veces que se repite el evento en un intervalo de tiempo
determinado. El impacto es el efecto de las consecuencias sobre los objetivos del proyecto cuando el riesgo
se ha materializado.
Tcnicas para el Anlisis Cualitativo
Evaluacin de frecuencia e impacto de los riesgos: la primera determina la frecuencia de ocurrencia de
cada riesgo especfico. La segunda estudia las consecuencias potenciales sobre un objetivo del proyecto.
La frecuencia de ocurrencia del riesgo podra medirse a partir de la siguiente Tabla de ocurrencias. Las
mismas pueden modificarse en funcin de la cantidad de niveles que determine el equipo responsable de
gestionar los riesgos.
Nivel Descriptor Descripcin Frecuencia
El evento puede ocurrir en Una ocurrencia entre 3 y 5 aos o una
1 Insignificante
circunstancias excepcionales. probabilidad de 2 ocurrencias en 109 eventos.
El evento puede ocurrir en Una ocurrencia entre 1 y 3 aos o una
2 Baja
algn momento. probabilidad de 6 ocurrencias en 107 eventos.
El evento probablemente
Una ocurrencia por mes o una probabilidad de
3 Mediana ocurrir en la mayora de las
una ocurrencia en 100 eventos.
circunstancias.
Se espera que el evento
Una ocurrencia por semana o una probabilidad
4 Alta ocurra en la mayora de las
de 5 ocurrencias en 100 eventos.
circunstancias.

Bajo el criterio del impacto, las consecuencias del riesgo se pueden analizar mediante las siguientes
especificaciones:
 Nivel Descriptor Descripcin
Si el evento ocurriera, las consecuencias tendran bajo
1 Menor
efecto o impacto sobre el proyecto.
Si el evento ocurriera, las consecuencias tendran
2 Moderado
medianas consecuencias sobre el proyecto.
Si el evento ocurriera, tendra altas consecuencias o
3 Mayor
efectos sobre sobre el proyecto.
Si el evento ocurriera, tendra fatales consecuencias o
4 Catastrfico
efectos sobre sobre el proyecto.

Matriz de probabilidad e impacto: especifica combinaciones de frecuencia de ocurrencia e impacto

(determinados en la evaluacin previa) que permiten calificar a los riesgos en funcin de su prioridad (baja,
moderada o alta). Pueden emplearse trminos descriptivos o valores numricos. El director de proyecto o
la organizacin debe determinar qu combinaciones de frecuencia e impacto resultan en una clasificacin
de riesgo extremo, alto, moderado o bajo. Un ejemplo de matriz de probabilidad e impacto podra ser el
siguiente:

FRECUENCIA DE IMPACTO
OCURRENCIA Menor Moderado Mayor Catastrfico
Insignificante B B A A
Baja B B A A
Mediana M M E E
Alta M A E E
B: Zona de Riesgo Baja, asumir el riesgo.
M: Zona de riesgo Moderada, reducir el riesgo.
A: Zona de riesgo Alta, reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir.
E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, compartir o transferir.

Evaluacin de la calidad de los datos sobre riesgos: consiste en examinar la exactitud, calidad, fiabilidad e
integridad de los datos sobre riesgo.
Evaluar la urgencia de los riesgos: se pueden incluir indicadores como tiempo de respuesta en el
establecimiento de las prioridades o seales de advertencia.

Resultados del Anlisis Cualitativo

Listado de riesgos del proyecto clasificados en base a prioridades: el director de proyecto puede emplear
el mismo para centrar recursos en aquellos elementos de mayor importancia.
Riesgos agrupados por categoras: esto permite identificar causas comunes de riesgos o reas del proyecto
que requieren especial atencin.
Lista de riesgos que requieren respuesta a corto plazo.
Lista de riesgos que requieren anlisis y respuesta adicionales: algunos riesgos posiblemente requieran un
mayor anlisis.

B. ANLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

En esta etapa se analiza el efecto de los riesgos priorizados en la etapa anterior y se les asigna una
calificacin numrica.
Tcnicas para el Anlisis Cuantitativo
1. Recopilacin y representacin de datos
Entrevistas a expertos
Distribuciones de probabilidad: las distribuciones continuas permiten representar la incertidumbre de
los valores (por ejemplo, duraciones de tareas, costos de componentes del proyecto); las distribuciones
discretas permiten representar eventos inciertos.
2. Anlisis cuantitativo de riesgos y modelado
rboles de decisin: diagramas que relacionan las posibles opciones y los sucesos causales asociados,
incorporando las probabilidades de cada escenario posible.
Modelado y simulacin: emplea un modelo de un sistema para analizar el comportamiento estocstico
del mismo. Utiliza funciones de probabilidad para simular los posibles resultados del proyecto, por
ejemplo, mtodo de Monte Carlo.
Clculo del riesgo de un proyecto
Una vez identificados los eventos no deseados que pueden alterar el cronograma del proyecto, se analizan
los efectos de cada uno sobre la duracin total utilizando como herramienta el Diagrama de Gantt. Esta
diferencia de tiempo entre el cronograma planificado y el cronograma afectado por el evento no deseado se
multiplica por la frecuencia de ocurrencia de tal evento.
Consideremos el siguiente ejemplo de proyecto de Mantenimiento de Ductos de una duracin de 70 das
por contrato y el Diagrama de Gantt correspondiente:

Supngase que para la tarea de compra de vlvulas, perteneciente al camino crtico, tiene lugar un evento
no deseado, producindose una demora en la entrega que es superior a la que haba sido programada por
tratarse de un bien importado. Esto generar un retraso de la duracin total del proyecto:
 La diferencia de tiempo obtenida entre la duracin prevista del proyecto y aquella debido a la ocurrencia
del evento no deseado es de 5 das. Al multiplicar este valor por la frecuencia de ocurrencia de tal evento, por
ejemplo 1/365 (baja, 1 ocurrencia por ao) se puede obtener el riesgo:
1
= = 5 = 1,37 10
365
El mismo anlisis se repite para cada evento generador de riesgo identificado. Se genera de este modo un
listado con todos los eventos no deseados y su riesgo asociado, luego se realiza una clasificacin de los mismos
estableciendo mayor prioridad para aquellos que presentan mayor riesgo.

Resultados del Anlisis Cuantitativo

Anlisis probabilstico del proyecto: se realizan estimaciones de los posibles resultados del cronograma y
los costos del proyecto, indicando las fechas de conclusin y costos posibles con sus niveles de confianza
asociados.
Determinacin de la probabilidad de lograr los objetivos de costo y tiempo.
Lista priorizada de riesgos cuantificados: incluye aquellos riesgos que representan la mayor amenaza para
el proyecto.
Tendencias en los resultados del anlisis cuantitativo de riesgos: a medida que se repite el anlisis puede
identificarse una tendencia que lleve a conclusiones que afecten a las respuestas a los riesgos.

IV. PLANIFICACIN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

Esta etapa consiste en desarrollar respuestas y determinar acciones frente a los riesgos identificados y
cuantificados para reducir amenazas a los objetivos del proyecto. El resultado obtenido de la valoracin del
riesgo tambin se denomina tratamiento del riesgo. La planificacin de la respuesta a los riesgos aborda los
mismos de acuerdo a su prioridad, incorporando recursos y actividades en el cronograma, presupuesto y plan
de gestin del proyecto.
Tcnicas para el tratamiento de los riesgos
Evitar: se modifica el plan de gestin del proyecto para prevenir la materializacin del riesgo adverso. Por
ejemplo, ampliacin del cronograma.
Mitigar o Reducir: se toman las medidas que permitan disminuir la frecuencia de ocurrencia y/o el impacto
del riesgo. Por ejemplo, optimizacin del uso de los recursos, implementacin de hitos o etapas de control,
considerar listas de proveedores de insumos alternativos. Es el mtodo ms sencillo y econmico.
 Compartir o Transferir: se reducen los efectos del riesgo a travs del traspaso de las prdidas a otras
organizaciones. Por ejemplo, contratos de seguro o de riesgo compartido, tercerizacin de la mano de
obra. Transferir el riesgo simplemente da a otra parte la responsabilidad de su gestin, no lo elimina.

Asumir un riesgo: luego de que el riesgo se ha reducido o transferido puede permanecer un riesgo
denominado riesgo residual, en este caso el director del proyecto acepta la prdida residual probable y
elabora planes de contingencia para el manejo del mismo.

Resultados de la planificacin de respuesta a los riesgos

Riesgos identificados, sus descripciones, etapas del proyecto afectadas y cmo pueden afectar a los
objetivos generales del proyecto.
Determinacin de los encargados de gestionar los riesgos y sus responsabilidades.
Resultados de los procesos de anlisis de riesgo (cualitativo y cuantitativo).
Planes de respuesta para contingencias y disparadores que provocan su ejecucin.
Planes de reserva para gestionar un riesgo que ha ocurrido efectivamente y para el cual, la respuesta
primaria fue inadecuada.
Plan de gestin del proyecto actualizado
Acuerdos contractuales relacionados al riesgo: por ejemplo acuerdos por seguros, servicios y otros temas,
especificando la responsabilidad de cada parte en cuanto a riesgos especficos en caso de que ocurran.

V. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS

El entorno del proyecto es muy variable, por esta razn durante la ejecucin del mismo, los planeamientos
que se determinaron en su inicio pueden perder validez.
El seguimiento y control de riesgos es el proceso de identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar
el seguimiento de los riesgos previamente identificados y de aquellos que se encuentran en la lista de
supervisin, analizar nuevamente los riesgos existentes, efectuar el seguimiento de las condiciones que
disparan los planes para contingencias, realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecucin
de las respuestas a los riesgos mientras se evala su efectividad.
Este es un proceso continuo que se realiza durante toda la vida del proyecto.

PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

Establece la forma en que se organizar y llevar a cabo la Gestin de riesgos del proyecto. El plan debe
incluir los siguientes puntos:
- Listado de Riesgos identificados y categorizados: se evala cada uno de los riesgos identificados
determinando su frecuencia de ocurrencia y su impacto, se exponen estos resultados en una matriz y se
definen categoras para los mismos (alto, moderado o bajo).
- Definicin de roles y responsabilidades: se definen los miembros del equipo de trabajo que sern
responsables de gestionar cada uno de los riesgos identificados.
- Elaboracin del presupuesto: se definen los recursos y costos necesarios para llevar a cabo el tratamiento
definido para cada riesgo.
- Cronograma: se establecen las fechas para la implementacin de las acciones de tratamiento de riesgos.
BIBLIOGRAFA
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