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PROGRAMA DE INDUCCIN Y REINDUCCIN

ELABORACIN REVISIN APROBACIN

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Henry Giraldo Gallego Rosario Walteros Moya Marieth Vanegas Castillo


Cargo: Profesional Universitario Cargo: Director Tcnico Cargo: Director
PROCEDIMIENTO Cdigo: P-TH-13

Versin: 01
Programa de induccin y Fecha: 30/10/2009
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4
6. CONTENIDO..................................................................................................... 9
7. DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................... 11
8. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 12
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 12
10. ANEXOS ........................................................................................................ 12
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1. OBJETO

Este procedimiento tiene por objeto establecer las directrices para realizar las
actividades de induccin a todo el personal que ingresa a la entidad y a reorientar
la integracin del personal antiguo a la cultura organizacional en virtud de los
cambios producidos en los procesos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica todas las actividades de induccin y reinduccin en la


Administracin Central, incluye la participacin directa de la Direccin de Talento
Humano.

3. DEFINICIONES

3.1 INDUCCIN

Mtodo que se utiliza para dar a conocer a los nuevos servidores pblicos la
informacin bsica de la organizacin y del cargo a desempear.

3.2 REINDUCCIN

Mtodo que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los antiguos servidores
pblicos, los cambios en la informacin bsica de la organizacin y del cargo
desempeado.

3.3 PROGRAMA DE INDUCCIN

Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integracin a la cultura


organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculacin. El
aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en perodo de prueba
deber ser tenido en cuenta en la evaluacin de dicho perodo.

3.4 PROGRAMA DE REINDUCCIN

Est dirigido a reorientar la integracin del empleado a la cultura organizacional en


virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos de la organizacin.
Los programas de reinduccin se impartirn a todos los empleados por lo menos
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cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e


incluirn obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de las normas sobre
inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.

4. NORMATIVIDAD

- Ley 190 de 1995 - Articulo 64.


- Ley 443 de 1998.
- Ley 909 de 2004.
- Decreto 1567 de 1998.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 CLASIFICACIN

PROCESO: Asuntos Administrativos.

SUBPROCESO: Talento Humano.

5.2 INTERRELACIONES

PROVEEDOR: Direccin de Talento Humano.

CLIENTE: Servidores pblicos de la Administracin Central.

5.3 RIESGOS Y CONTROLES

5.3.1 Riesgos

- No establecer con el nuevo servidor pblico un programa de induccin.


- Elaborar y ejecutar un Plan de induccin o reinduccin que no responda
adecuadamente a las necesidades reales del cargo.
- No programar reinduccin cada dos aos de acuerdo con lo establecido por ley.
- Inasistencia de funcionarios a las capacitaciones programadas.

5.3.2 Puntos de control

- Llevar a cabo las actividades establecidas en el procedimiento.


- Dejar registro del Programa de Induccin.
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- Estructuracin de los planes de induccin o reinduccin, basado en las


orientaciones de la entidad y las necesidades del cargo.
- Registro y Control de los asistentes a los eventos de induccin o reinduccin
programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de los
funcionarios.
- Definir al principio de cada ao en el plan de capacitacin y formacin las
actividades de Reinduccin.
- Registro y Control de los asistentes a los eventos de induccin y reinduccin y
listados de asistencia donde se deje constancia.

5.4 REGLAS GENERALES

Es obligacin de la entidad:

a. La induccin se har en dos fases: Recibimiento al servidor pblico y ubicacin;


b. Comunicar al funcionario la filosofa institucional en sus primeros das de
estada en la Entidad;
c. Adiestrar al servidor pblico en la ejecucin de su labor;
d. Disear los programas de induccin y de reinduccin a los cuales se refiere el
Decreto - Ley 1567 de 1998 e impartirlos a sus empleados, siguiendo las
orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administracin
Pblica bajo la orientacin del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.

El empleado tiene las siguientes obligaciones en relacin con la capacitacin:

Asistir a los programas de induccin o reinduccin, segn su caso, impartidos por


la entidad. Los programas de reinduccin se impartirn a todos los funcionarios
por lo menos cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan dichos
cambios, e incluirn obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de las
normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral
administrativa.

Programa de induccin:

La induccin se llevar a cabo al ingreso de nuevos funcionarios a la Entidad, con


sta se busca facilitarle el proceso de integracin a la cultura organizacional.

Al personal que ingresa a la Entidad, se le realiza el proceso de induccin


dependiendo del cargo as:

1. Recibimiento al Servidor Pblico:


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En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes:

- Posesionar a los funcionarios nombrados en un acto formal con presencia de


las Directivas de la Entidad.

- Dirigir comunicacin escrita al nuevo funcionario donde se manifieste la


complacencia de la Entidad con su vinculacin.

- Estas estrategias permitirn significar la importancia que para la Entidad tiene


su vinculacin, as como la responsabilidad que asume frente a sta y la
sociedad en su calidad de servidor Pblico.

2. Ubicacin del funcionario en la Entidad:

En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes:

- Informar acerca de la Entidad: naturaleza, misin, visin, directivos, normas que


la rigen, planta fsica.
- Socializar el cdigo de tica y las funciones de su cargo consagradas en el
manual de funciones y competencias laborales.
- Presentar a sus compaeros de trabajo.
- Con estas estrategias se pretende que el servidor Pblico conozca la Entidad a
la cual ingres, facilitando su incorporacin a la vida Institucional.

Objetivos:

- Familiarizar al servidor Pblico nuevo con la estructura de la Entidad y con su


misin.
- Iniciar la integracin del servidor a los valores y propsitos institucionales.
- Crear sentido de pertenencia en el nuevo Servidor Pblico.
- Instruir a los servidores pblicos nuevos sobre los asuntos relacionados con las
dependencias, responsabilidades individuales, deberes y derechos.
- Iniciar el acercamiento a los compaeros para la integracin a los equipos de
trabajo.

Este se lleva a cabo a travs del formato Programa de Induccin en el cual se


relacionan los siguientes temas:

a. Temas relacionados con la entidad en general.

- Historia de la entidad.
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- Misin, visin, objetivos.


- Cdigo de tica.
- Cdigo de buen gobierno.
- Estructura de la entidad.
- Nombres y funciones de los directivos.
- Perodo de prueba: Sentido del mismo, duracin.
- Normas de seguridad.
- Principales servicios que presta la entidad, segn su misin.
- Normas que rigen la entidad.
- Instalaciones.

b. Planes y programas institucionales

- Sistema de planeacin.
- Polticas y planes generales.
- Programas y proyectos especiales.
- Sistemas de evaluacin y control de la programacin.

c. Prestaciones y servicios al personal

- Poltica salarial y de compensacin (primas, bonificaciones, prestaciones, entre


otros).
- Vacaciones.
- Capacitacin y desarrollo: normatividad, reglamentaciones, programas.
- Horarios
- Solicitud de permisos.
- Solicitud de certificaciones laborales.
- Evaluacin deL Desempeo.
- Acuerdos de Gestin.

d. Actividades propias del cargo a ejecutar

- Manual de funciones y competencias laborales.


- Procedimientos y registros del proceso.
- Cdigo Disciplinario nico

Ejecucin programa de induccin: El empleado tiene la obligacin de asistir al


programa de induccin segn lo establecido en el Programa de induccin, el jefe
de personal o su delegado tiene la responsabilidad de garantizar que se ejecute
ste a cabalidad o de reprogramar las actividades segn sea el caso.

Evaluacin programa de induccin: una vez se ha ejecutado la induccin al


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funcionario se lleva a cabo la respectiva evaluacin con la finalidad de conocer el


grado de comprensin de los temas tratados y reforzar los temas que registr
debilidades.

Programa de Reinduccin:

Los programas de reinduccin se impartirn a todos los funcionarios por lo menos


cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e
incluirn obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de las normas sobre
inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.

Las actividades de reinduccin se planifican en el Plan Institucional de


Capacitacin y Formacin, en el cual se pueden definir los siguientes temas:

- Actualizacin y avances normativos que inciden en el funcionamiento de la


entidad, del sector y de la rama a la cual pertenezcan los servidores.
- Beneficios alcanzados por el Plan de Desarrollo y polticas vigentes dentro de la
administracin.
- Redefinicin de la misin institucional, establecimiento de metas y
procedimientos, simplificacin de trmites, diseo de proyectos y sistemas de
informacin, determinacin de indicadores de gestin.
- Revisin, renovacin y afianzamiento de los valores que han de sustentar la
prestacin del servicio pblico.

El empleado tiene la obligacin de asistir a los programas de Reinduccin segn


lo establecido en el Plan institucional de Capacitacin y Formacin, la asistencia a
estas quedar consignada en el formato Control de Asistencia.
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6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO


1 Programar induccin a nuevo empleado a
Formato
travs del formato programa de induccin, Profesional
programa de 2 horas
que suscribe junto con el superior Universitario
induccin
inmediato.
2 Exponer al nuevo funcionario los
fundamentos y filosofa de la Entidad:
Induccin
Misin, Visin, Polticas, Objetivos,
Principios, valores ticos.
3 Explicar la forma de acceder en Intranet a
consultar la documentacin que hace parte
del Manual de Induccin y reinduccin del
personal de la entidad para la consulta de:
- Cdigo de tica.
- Cdigo de Buen Gobierno.
- Creacin y organizacin de la entidad.
- Estructura organizacional Organigrama.
- Funciones por dependencia.
- Situaciones administrativas.
- Rgimen salarial y prestacional.
- Evaluacin del Desempeo.
- Acuerdos de Gestin. Induccin Profesional
- Capacitacin, bienestar social e Universitario
incentivos. Superior
2 horas
- Deberes, derechos, prohibiciones y Inmediato
sanciones. Servidor pblico
- Delitos contra la administracin pblica. interesado
- Retiro del servicio pblico
- Seguridad social.
- Horario de trabajo.
- Responsabilidades y autoridades.
- Polticas del rea de trabajo.
- Normas.
- Procedimientos.
4 Comunicar y explicar las funciones a
desempear en el cargo. Induccin

5 Presentar al nuevo servidor pblico a los


funcionarios de la Entidad. Induccin

6 Evaluar el grado de entendimiento por


parte del funcionario de los temas vistos
Induccin
en la induccin para conocer en cuales es
necesario reforzar.
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No. DESCRIPCIN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO


7 Coordinar para el caso de reinduccin, la
socializacin con los servidores pblicos
sobre la forma de acceder y consultar la
Reinduccin
informacin disponible dentro de Intranet
sobre el Manual de Induccin y
Reinduccin.
8 Dejar registro en el formato Control de Profesional
Asistencia, cuando se lleven a cabo las Universitario
Control de 2 horas
actividades de socializacin para la Servidor pblico
asistencia
consulta del manual de induccin y interesado
reinduccin dentro de Intranet.
9 Realizar evaluacin de induccin o
reinduccin con el fin de medir el grado de
comprensin de los temas tratados, Evaluacin
diligenciando cuestionario a travs de
Intranet.
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7. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO 1

Programar induccin Evaluar el grado de


a nuevo empleado entendimiento de los
temas vistos en la
induccin

Exponer al nuevo
funcionario los Coordinar en caso
fundamentos y la de reinduccin la
filosofa de la entidad socializacin de la
forma de acceder y
consultar en Intranet
el Manual de
Induccin y
Explicar la forma de Reinduccin
acceder en Intranet a
consultar el Manual de
Induccin y Reinduccin

Dejar registro de
socializacin
diligenciando control
Comunicar y explicar de asistencia
las funciones a
desempear en el
cargo

Realizar evaluacin
de induccin o
Presentar al nuevo reinduccin con el fin
servidor pblico a los de medir el grado de
funcionarios de la comprensin
entidad

FIN
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8. REGISTROS DE CALIDAD

DISPOSICIN
IDENTIFICACIN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN ACCESO CONSERVACIN
FINAL

Personal Tiempo de
Cdigo Nombre Recoleccin Indizacin Clasificacin Mtodo
Autorizado Retencin
F-DAS-22 Programa de Profesional Carpeta Consecutivo Director 1 ao Archivo
induccin universitario cronolgico Tcnico Hojas de Vida
Profesional
Universitario

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

9.1 Documentacin Sistema Integrado de Gestin MECI - SGC.


9.2 Manual de Funciones y Competencias Laborales.

10. ANEXOS

10.1 F-DAS-22 Programa de Induccin.