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Informatique de Tahiti SAGE Comptabilit

TRAITEMENTS DE FIN DANNEE

GENERALITES

Le nouvel exercice peut tre ouvert ds la fin de lanne courante. Ainsi vous pourrez
commencer la saisie des critures concernant la nouvelle anne tout en continuant saisir sur
lanne passe.

Si vous avez dj ouvert le nouvel exercice avant la fin de lancien, lors de louverture du
dossier comptable, lexercice ouvert par dfaut est celui qui correspond la date systme
(date affiche par lhorloge du PC) :
- Jusquau 31/12 : lancien exercice
- partir du 01/01 : le nouvel exercice

Il est possible de passer dun exercice un autre par le menu Fentre en cliquant sur la
ligne concerne.

Lexercice courant est affich dans la barre de titre afin de ne pas commettre derreur.

La procdure de report nouveau nest pas une procdure fige, tout moment, il sera
possible de lancer, voir de relancer les reports nouveaux.
Lors dun relancement des reports nouveaux, SAGE Comptabilit corrige lcriture de report
en fonction des modifications, des suppressions et des ajouts dcritures effectues sur lancien
exercice.

Cette correction sera effectue uniquement sur des critures non lettres.

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Deux possibilits vous sont offertes par le logiciel, le mode Assistant et le mode Manuel.

La comptabilit 100 ne peut avoir que cinq exercices ouverts au maximum, pour pouvoir ouvrir
le nouvel exercice, il sera peut-tre ncessaire darchiver le premier exercice donc le plus
ancien.
Se reporter au paragraphe ARCHIVAGE

Lorsque la comptabilisation sur lancien exercice sera termine, vous pourrez procder la
clture de celui-ci, ainsi les critures seront valides et plus aucune modification ne sera
possible.

VERIFICATIONS
Avant deffectuer tout traitement, il est impratif :

- deffectuer le lettrage des comptes du plan comptable dont le mode Report


nouveau est positionn sur Dtail (exemple : les comptes collectifs 4 )

- de terminer le rapprochement bancaire des critures de lexercice prcdent lancien


exercice (elles ne seront plus visibles sur le rapprochement bancaire du nouvel exercice
qui ne prends que lanne en cours et lanne passe ; contre-passer les critures si
ncessaire)

- il doit y avoir au moins un journal de type Gnral cr pour la socit. Si aucun


journal de ce type n'est cr, le programme le signalera par un message.

- dans la ligne 100, lancer la fonction Etats \ Analyse et contrles \ Contrle du


paramtrage, choisir dans Type de contrle loption Analyse des comptes par
nature en laissant cocher Anomalies seulement. Une fois le traitement termin,
effectuer les modifications dans les fiches du plan comptable.

- deffectuer une sauvegarde de la socit (fichier SOCIETE.MAE )

- lancer larchivage du premier exercice si vous avez dj cinq exercices en ligne


(exemple : 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 archivage de 2006 pour ouverture de 2011)

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CREATION DU NOUVEL EXERCICE


Cette commande permet denregistrer les dates du nouvel exercice et de paramtrer les
informations ncessaires la gnration automatique des nouveaux.

Cliquez sur le bouton Nouvel exercice/report des AN de la barre doutils Fonctions


avances pour activer cette commande. Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant
sur licne Nouvel exercice/report des AN de la barre verticale Fin dexercice.

Lexcution de cette commande est impossible si vous avez dj cinq exercices en ligne. Il
vous faudra clturer et archiver le plus ancien pour pouvoir lexcuter.

Cette commande ne peut pas tre lance en mode Multi-Utilisateurs. Une seule personne
doit tre dans la socit de comptabilit.

Elle peut tre utilise en Mode assistant, si celui-ci est slectionn dans le menu Fentre ou
en Mode manuel.

1 - Mode Assistant

Si vous avez dans le menu Fentre / Mode assistant de coch vous navez qu rpondre
aux diffrentes questions qui vous sont poses. Normalement, les options proposes par
dfaut sont celles utiliser.

ATTENTION : Le libell des critures des comptes reports en dtail ninclut pas
automatiquement la date dorigine de lcriture.

Pour retrouver la date dorigine des critures sur le nouvel exercice, la question
Paramtrage du libell des critures d nouveaux, il faut cliquer sur la case Structurer
le libell, prciser en prenant les options AN au @D @L afin de conserver la date et le
libell dorigine.

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2 - Mode Manuel

Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande Traitement /


Fin dexercice /Nouvel exercice, c'est--dire lorsque la commande Fentre / Mode
assistant est dsactive (non coche).

Date de dbut - Date de fin


Le programme renseigne automatiquement la date de dbut du nouvel exercice. Elle est gale
au premier jour du mois suivant la fin de lexercice prcdent. Elle ne peut pas tre modifie.
Saisissez la date de fin du nouvel exercice. Le programme propose un exercice de 12 mois : la
date affiche par dfaut est donc la date de dbut d'exercice + 12 mois. Vous pouvez la
modifier (en la tapant sous la forme JJMMAA).
Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement
une date.

Cration de lexercice antrieur


Cochez cette option pour que le programme cre un exercice comptable antrieur. Dans ce
cas, seule la zone Date de dbut est accessible.

- Report des comptes gnraux -

Gnration des reports gnraux


Cochez cette option pour que le programme gnre les reports nouveaux des mouvements
enregistrs sur les comptes gnraux.

Si la gnration des reports gnraux nest pas demande, aucun report nouveaux ne sera
gnr pour le nouvel exercice. Les zones incluses dans cet encadr sont, dans ce cas,
inaccessibles.

Le report seffectue de la faon suivante :


- Pour les comptes reports en Dtail : les critures non lettres ou partiellement
lettres sont reprises dans le journal des nouveaux mentionn dans la zone suivante.
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- Pour les comptes reports en Solde : le solde du compte est report dans le journal
des nouveaux prcis dans la zone suivante.

Si loption Report en solde des comptes par devise est coche, le programme reportera
autant de lignes que de devises portes sur le compte.

1er N de pice
Saisissez ici le numro de pice que vous souhaitez affecter l'criture d' nouveau pour les
comptes repris en solde.

Code journal
Slectionnez le journal sur lequel les nouveaux seront gnrs. Seuls les journaux de type
Gnral sont proposs. Si un code journal est mentionn dans la zone Journal gnral du
volet Saisie de la fiche socit, celui-ci sera repris par dfaut dans cette zone.

Libell
Saisissez ici le libell que vous souhaitez affecter l'criture d' nouveau pour les comptes
repris en solde. Par dfaut, le programme propose A.N. au complt de la date de dbut
du nouvel exercice.

Mode de report
Le programme propose deux modes de report des nouveaux :
- Selon code report nouveau : dans ce cas, le programme se rfre au paramtrage
de chaque fiche compte. Seuls les comptes paramtrs avec un report nouveau
(dtail ou solde) seront reports sur l'exercice suivant (mode prconis par dfaut).
- Selon code lettrage automatique : dans ce cas, seront repris en dtail tous les
comptes pour lesquels l'option Lettrage automatique est slectionne ; les autres
comptes seront repris en solde.

Compte de /
Indiquez les codes des comptes reporter sous forme de fourchette. En mode de report Selon
code lettrage automatique, la fourchette de comptes 1 5 (soit 10000000 599ZZZZZZ)
s'affiche automatiquement ; elle peut tre modifie.

Incohrence du code report suivant la nature


Si, durant le traitement, le programme dtecte une incompatibilit entre le code report et la
nature du compte, slectionnez ici la mesure prendre. Ce test n'est propos qu'en mode de
report selon le code report nouveau.
- Rtablissement du code report : cette option est propose par dfaut ; le
programme gnre les critures d' nouveau en modifiant le code report en cas
d'anomalie.
- Arrt du traitement : la premire incompatibilit rencontre, le programme affiche
un message signalant qu'une incohrence est dtecte et que le traitement est arrt.
- Pas de contrle de cohrence : le programme gnre les nouveaux sans aucun
contrle de cohrence entre les codes report et la nature des comptes.

Inclure les journaux de situation

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Cochez cette case pour que le programme retienne les journaux de type Situation
(attention : ils ne sont pas clturables dans le futur).

Report en solde des comptes par devise


Non coche par dfaut, cette option est notamment utile pour conserver le solde des comptes
de banque par devise. Le report en solde des comptes en devises ne sapplique quaux
comptes dont loption Saisie devise est coche.

Affectation du rsultat de l'exercice


Cochez cette case pour que le programme affecte le rsultat en fonction des paramtres
dfinis dans l'encadr Nouvel exercice du volet Paramtres de la fonction A propos de.
- Journal Nouveau
- Type dcriture A nouveau par dfaut, conserver
- Compte douverture , pour stocker le rsultat de lexercice en instance daffectation
- Compte bnfice
- Compte perte

- Gnration des reports analytiques -

Si vous souhaitez gnrer les reports analytiques, cochez la zone correspondante puis saisissez
ou slectionnez le code journal analytique mouvementer.
Le cas chant, le programme reporte, pour chaque compte gnral, le solde de ses sections
de ventilation.
Le report nouveau de chaque section doit avoir t demand sur sa fiche (commande
Structure / Plan analytique).
Le code journal indiqu doit tre de type OD analytique. Si le journal slectionn ne convient
pas, le programme l'indique par l'affichage d'un message d'alerte bloquant.

Inclure les reports analytiques antrieurs


Cette case cocher permet de demander le report, en plus du report des ventilations issues
des mouvements enregistrs sur les comptes gnraux ventilables, des reports antrieurs
(notamment pour le suivi des chantiers).
Avant la gnration des reports analytiques, le programme contrle l'existence des sections
d'attente au niveau des plans analytiques. Dans le cas contraire, une fentre de saisie d'une
section d'attente est affiche. Cette fentre est affiche pour chaque plan comportant des
sections analytiques avec l'option Report nouveau.

Inclure les OD analytiques


Cette case cocher permet de demander le report, en plus du report des ventilations issues
des mouvements enregistrs sur les comptes gnraux ventilables, des OD analytiques,
critures enregistres par la commande Traitement / Saisie des OD analytiques.
La zone de saisie du code journal analytique associ propose le code du journal dOD
analytiques enregistr dans le volet Saisie de la fiche de lentreprise. Ce journal est
modifiable.

- Gnration des reports des cycles -

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Cette option permet de reporter les observations des cycles et des regroupements.

Les montants des critures dOD analytiques (enregistres par la commande Saisie des OD
analytiques) sont cumuls aux montants des critures analytiques issues des critures
gnrales pour constituer le solde reporter.
Les reports sont gnrs dans le journal d'OD analytique indiqu, et quilibrs sur les sections
d'attente dfinies.

Pour les critures gnres avec un processus de synchronisation, les critures de report
(nature automatique ou saisie) ne sont pas transfres. Les reports devront donc tre gnrs
de part et d'autre. Thoriquement les reports devraient tre identiques sur les deux bases
synchronises. Il peut exister des dcalages un instant, par exemple le client synchronise ses
donnes au 31/12 et gnre de suite ses reports, l'expert-comptable procde des
modifications/ajouts sur cette priode, le client devra la rception du message de
synchronisation rgnrer ses reports.

Dans le cas dun journal synchronis par le client, si une criture a une date antrieure la
date de synchronisation alors un message dalerte bloquant saffiche :
Lajout dcritures sur un journal synchronis est impossible .
Dans le cas dune gnration dcritures venant de lexpert-comptable, elles doivent tre
postrieures la date de validation sinon un message bloquant saffiche :
Lajout dcritures sur un journal cltur est impossible .
Dans le cas dune gnration dcritures venant de lexpert-comptable, elles doivent tre
antrieures la date de synchronisation sinon un message bloquant saffiche :
Lajout dcritures sur un journal non synchronis est impossible .

Il est recommand de garder les options par dfaut. Cliquez sur le bouton OK ou Fin pour
excuter lopration qui peut dure plus ou moins longuement suivant le volume des critures
gnrer.

Si le paramtrage de Fichier \ A Propos de \ Paramtres \ Nouvel exercice na pas t


renseign, la fin du traitement la fentre suivante peut souvrir :

Cette fentre vous donne le rsultat comptable et demande un compte daffectation du rsultat
qui peut tre 8900000 Rsultat en instance daffectation, 12000000 Rsultat exercice,
ou bien un compte dattente.

A la fin du traitement, lancien exercice se fermera et le logiciel se mettra automatique sur le


nouvel exercice.

Cette opration de gnration des reports peut-tre lance autant de fois que cela
sera ncessaire, au fur et mesure que des modifications seront apportes sur
lancien exercice. Il est important de se repositionner sur lancien exercice avant de
relancer les reports sinon un autre nouvel exercice se trouverai alors ouvert.

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ARCHIVAGE
Larchivage permet de supprimer lexercice cltur, le plus ancien de la socit, pour le
dplacer dans une nouvelle socit darchive afin de pouvoir consulter et diter lensemble des
donnes.
Si celui-ci nest pas cltur :
Se reporter au paragraphe CLOTURE DE LEXERCICE

Il est obligatoire darchiver un exercice lorsquon souhaite ouvrir un sixime exercice. Larchive
permet aussi de diminuer la taille de la socit en activit et donc de diminuer les temps de
traitement. Larchive peut donc tre effectue avant datteindre les cinq exercices en ligne.
Il est conseill de ne garder que trois exercices en ligne afin de limiter la taille du fichier, si
le dossier est important.

Se positionner sur lexercice archiver.


Lancer la fonction Traitement / Fin dexercice / Suppression du premier exercice

Le programme propose la fentre suivante :

Les informations proposes par SAGE doivent tre modifies de la faon suivante :

Il est impratif de modifier le nom du fichier en remplaant DOS par le nom de la socit
archiver, en donnant prcisment lanne que lon archive, ainsi que lextension .ARC doit
tre remplace par .MAE .
Garder loption Suppression de lexercice dans le fichier coche.
Dcochez reprise des critures non rapproches ou cochez la en saisissant le compte
dquilibre

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Si celui-ci nest pas renseign le message suivant apparaitra

Attention au chemin, il est important denregistrer cette nouvelle socit dans le mme
rpertoire ou dossier que les autres socits de comptabilit (exemple dans \DONNSAGE)
Laisser la capacit en Ko tel quelle est propose par SAGE.
Faire Enregistrer, le traitement sera dautant plus long que les donnes seront importantes.

A la fin du traitement lexercice napparatra plus dans le menu Fentre.

CLOTURE DE LEXERCICE
1 - Clture des journaux

Il est obligatoire de clturer les journaux pour pouvoir clturer lexercice. Les critures ne
seront ni modifiables, ni supprimables aprs le traitement.
Il est donc important de faire une sauvegarde de la socit avant de lancer ce traitement.

Lancer la fonction Traitement / Clture des journaux.

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Les journaux doivent tre imprativement imprims pour pouvoir les clturer.
Si certains journaux ne sont pas dits (imprimante barre ), slectionner-les puis cliquer
sur le bouton Imprimer. Une imprimante apparat cot de celle barre.

NB : il nest plus indispensable maintenant lors du traitement dimprimer physiquement sur


papier, on peut imprimer dans un fichier PDF re-imprimable tout loisir.

Slectionner les journaux non clturs totalement puis cliquer sur le bouton Clture totale.
Un cadenas ferm apparat cot du crayon (non cltur) ou du cadenas ouvert (clture
partielle).

Le bouton OK permet de lancer le traitement.

Ne pas utiliser laperu avant impression pour ldition des journaux car
lopration ne sera pas valide et la clture ne sera pas effectue.

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ATTENTION !!!!!!

Il est possible de rencontrer lors de la clture des journaux le message suivant :

Dans ce cas-l, il faut modifier le paramtrage du compte de caisse rattach au code journal
pour lequel nous avons le message.

Aller dans le menu Structure / Plan comptable / double-cliquer sur le compte concern :

- Changer la nature de compte en Aucune au lieu de Caisse ,


- Relancer le traitement de clture des journaux,
- Remettre la nature de compte Caisse .

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ATTENTION !!!!!!

Il est possible de rencontrer le message suivant :

Dans ce cas 2 solutions :

1 Les critures de ces journaux sont valides et reprises au bilan, il faut donc les dplacer
vers un journal de type gnral (attention si tous les journaux de type
gnral ont t clturs, il faudra donc crer un nouveau code journal).

Pour ce faire ouvrir les 2 journaux en simultan, slectionner les critures dans le
journal de type situation appuyer sur ALT et faire glisser la slection vers le
journal de type gnral avec la souris.

2 Les critures sont des critures de simulation, on peut donc les supprimer sans
problme

2 - Clture de lexercice

Lancer la fonction Traitement / Fin dexercice / Clture de lexercice.

Lancer lopration en cliquant sur Ok.

Lopration est irrversible.

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