Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras

Unidad 2. Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras

ESTUDIANTE: ANYERSON WILFREDO PIZO OSSA

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su
empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la

normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseo del programa de auditoras1: el programa de auditora que

disee debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditora.

b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.

c. Criterios de auditora.

d. Auditores seleccionados por procesos.

e. Recursos necesarios.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe

contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditora.

b. Procesos a ser auditados.

c. Criterios de auditora y documentacin de referencia.

d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de auditora.

e. Mtodos de auditora a utilizar.

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

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3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.

Respuestas
a. Objetivos y alcance del programa de auditora.

OBJETIVO

Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de

verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad
se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con
las polticas administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de
las actividades de la alcalda de Florencia, realizando recomendaciones
imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los
objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades
de mejora a la operacin de las actividades; apoyando a la alta direccin en la
toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

ALCANCE

Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as

como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las
auditoras internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la
calidad en la alcalda de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.

B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.

ACTIVIDADES
FECHA
Programa de auditora (aprobado por el representante legal previa presentacin
por parte del jefe de control interno)
28/02/2014
Elaborar planes de auditoria
07/03/2014
Auditoria
14/03/2014
Reunin de apertura
28/03/2014
Recoleccin de informacin
04/04/2014
Conclusiones de la auditoria09/04/2014
Reunin de cierre
17/04/2014
Informe auditoria
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21/04/2014
Distribuir el informe
22/04/2014
Realizar seguimiento
02/05/2014

NOTA

De esa manera se dio desarrollo el cronograma de auditoras del ao.

C. Criterios de auditoria

PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
RESPONSABLES

Alta direccin
Dependencia de la entidad
Organismos de control

Programa de auditoria
Plan de auditoria
Procesos de laentidad
Planes de mejoramiento vigentes
Auditorias anteriores
Programa de auditora (aprobado por el representante legal previa
presentacin por parte del jefe de control interno)

Evidencia de auditorias
Hallazgos
Acciones correctivas y preventivas
Informes de auditoria

Alta direccin
Dependencias

Jefe de control interno

Elaborar planes de auditoria

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Auditoria

Reunin de apertura

Recoleccin de informacin

Conclusiones de la auditoria

Reunin de cierre
Informe auditoria
Distribuir el informe
Realizar seguimiento

d. Auditores seleccionados por procesos.

Nombre
Cargo
Elaboro
Jose C. Rojas
Profesional universitarioRealizo
Noribys Blanco
Jefe oficina control interno
Aprob
Conny Torres
Jefe oficina control interno

e. Recursos necesarios.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores

de calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras Software:

internet, aplicativos, office

INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el

trabajo de los auditores en la oficina de control interno
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2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener
lo siguiente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.

Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de

la Procuradura Regional Choco

ALCANCE:

Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto de

gastos generales, del nivel central.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS.

Procesos estratgicos:

Planeacin estratgica
Desarrollo del plan estratgico
Desarrollo de planes operativos anuales

Procesos misionales

Proceso preventivo
Proceso de intervencin
Proceso disciplinario

Proceso de apoyos conexos:

Procesos de relatora
Proceso centro de atencin al publico
Proceso registro de sanciones e inhabilidades SIRI
Tramites de acciones jurdicas

Procesos de apoyo:

Proceso estratgico
Proceso de contratacin
Proceso financiero
Proceso de gestin humana
Proceso de seleccin y carrera
Procesos administrativos
Procesos del IEMP
Procesos de tecnologa informtica

Procesos de evaluacin y control:

MECI
Sistemas de gestin de calidad
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C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.

a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora.

i. Precisar los detalles de la auditora tales como:

o Determinacin del tipo de auditoria

o Determinacin del equipo y medios de almacenamiento electrnico a utilizar
o Consideracin y definicin de fechas, inicio y terminacin, actividades in
situ, preparacin y entrega de informe
o Asignacin de tareas al equipo auditor
o Determinacin de recursos necesarios

Definir

Objetivos
Alcance
Antecedentes

b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de

Control Interno

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS

ACTIVIDADES DE AUDITORA.

Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la

Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas
prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la
siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora

Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
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Aprobacin y distribucin del informe de auditora

E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR. Para aplicar el mtodo deductivo a

la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar

Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y

principios de contabilidad de general aceptacin.

Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen

Aplicacin de normas generales a situaciones especficas

Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

AUDITOR.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito

asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.

Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,

tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones
tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales

como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de
auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.

Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de

lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.

Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la

asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.

Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin

especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras

el desarrollo de esta actividad.

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente

comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
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cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en
la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa
puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo
tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la
organizacin. El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la
organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos
de contratacin.